Graafinen arviointiasteikko: asiantuntijan opas + mallipohja

Tavoitteena on luoda johdonmukainen tapa seurata suoriutumista ajan mittaan, vertailla työntekijöitä keskenään ja tehdä päätöksiä suoriutumista koskevien tietojen perusteella.

Asteikko toimii erityisen hyvin tehtävissä, joissa tiettyjä työntekijöiden käyttäytymistapoja, kuten luotettavuutta, tarkkuutta tai tiimityötä, on mitattava yksilöiden ja tiimien välillä.

Miten graafinen arviointiasteikko toimii?

Graafisen arviointiasteikon hienous piilee sen yksinkertaisuudessa ja intuitiivisuudessa.

Aloitat valitsemalla tehtävässä tärkeän ominaisuuden tai käyttäytymistavan ja arvioit sitä määritellyllä vaihteluvälillä. 

Vaihteluväli voi koostua numeroista, sanoista tai jopa symboleista. Sitten tehdään varsinainen arviointi. Esihenkilöt (ja joskus kollegat) käyvät läpi jokaisen ominaisuuden ja merkitsevät, mille tasolle työntekijä sijoittuu. Esimerkiksi ”Luotettavuus = 4” tai ”Tiimityö = Erinomainen”.

Kun arviot on kerätty, niistä tulee osa laajempaa työntekijän suoritusarviointia. Esihenkilöt voivat:

• Verrata tiimin jäsenten tuloksia ja tunnistaa malleja.
• Seurata pisteitä ajan mittaan nähdäkseen, missä joku kehittyy tai suoriutuminen heikkenee.
• Käyttää pisteitä lähtökohtana valmennuskeskusteluille. Jos työntekijä esimerkiksi saa luotettavuudesta arvosanan ”alle keskitason” mutta tiimityöstä arvosanan ”erinomainen”, esihenkilöllä on käsiteltävänään sekä varoitusmerkki että vahvuus.
• Yhdistää tulokset yleiseksi suoritusarvioksi, joka vaikuttaa organisaation arviointijärjestelmään.

Graafisen arviointiasteikon hienous piilee siinä, että se pelkistää niinkin monimutkaisen asian kuin suoriutumisen rakenteeksi, jota esihenkilöt ja henkilöstöhallinnon ammattilaiset voivat todella hyödyntää. 

Asteikko itsessään ei ole lopullinen totuus, mutta se auttaa luomaan pohjan johdonmukaisemmille, oikeudenmukaisemmille ja käytännön toimiin johtaville suoriutumiskeskusteluille.

Asteikon erilaiset rakenteet

Graafisen arviointiasteikon rakenne voidaan toteuttaa eri tavoin ainutlaatuisten tarpeidesi mukaan.

Numeerinen

Yleisin vaihtoehto on esimerkiksi asteikko 1–5 tai 1–10. Voit esimerkiksi arvioida ”asiakaspalvelun reagointikyvyn” arvosanalla 4 asteikolla 1–5. 

Tämän vaihtoehdon etuna on, että tuloksia voidaan laskea yhteen, vertailla ja seurata ajan mittaan.

Jos myyntitiimisi ”viestinnän” keskiarvo oli viime vuonna 3,2 ja tänä vuonna 4,1, voit nähdä mitattavissa olevan edistymisen.

Numeeriset asteikot ovat selkeitä ja tiedon kannalta helppokäyttöisiä, mutta ne voivat tuntua kylmiltä, jos numeroiden taustalla ei ole asiayhteyttä. Siitä huolimatta ne ovat edelleen henkilöstöhallinnon yleisin arviointijärjestelmä.

Kuvaileva

Numeroiden sijaan käytät sanoja, kuten heikko, tyydyttävä, hyvä ja erinomainen. Tämä lisää selkeyttä, koska ”erinomainen” on helpompi tulkita kuin ”5” ilman asiayhteyttä.

Jos esimerkiksi arvioit luotettavuutta, esihenkilö voi merkitä arvosanaksi ”hyvä” henkilölle, joka yleensä noudattaa määräaikoja mutta myöhästyy niistä toisinaan. 

Haittapuolena on se, että ilman selkeitä määritelmiä yhden esihenkilön ”hyvä” voi olla toiselle esihenkilölle ”tyydyttävä”.

Symbolinen

Symbolit, kuten tähdet, hymiöt tai valintamerkit, kuvaavat suoriutumista. Niitä käytetään usein asiakaskyselyissä, mutta ne voivat myös tehdä työntekijöille annettavasta palautteesta hieman lähestyttävämpää.

Vähittäiskaupan tiimi voi esimerkiksi käyttää hymiöitä asiakastyytyväisyyden seuraamiseen päivittäin, kun taas henkilöstöhallinto voi käyttää tähtiä vertaisten toisilleen antaman tunnustuksen arviointiin.

Riskinä on, että symbolit tuntuvat epämuodollisilta. Tämä voi olla hyväksi sitoutumiselle, mutta ne ovat vähemmän hyödyllisiä, jos tarvitset tarkkoja tietoja suoriutumisesta. Muista vain kalibroida suoritusarviosi yksilöiden ja tiimien välillä, erityisesti jos käytät symbolista graafista arviointiasteikkoa työntekijän suoriutumisen mittaamiseen. 

Yleiset arviointikategoriat

Kaikki ominaisuudet eivät sovellu yhtä hyvin graafiseen arviointiasteikkomenetelmään. Parhaita kategorioita ovat ne, jotka ovat havaittavia, toistettavia ja suhteellisen helposti vertailtavissa tiimin jäsenten kesken.

Toisin sanoen, jos voit osoittaa selkeitä työntekijän käyttäytymismalleja tai tuloksia, niiden mittaaminen asteikolla on yleensä järkevää.

Seuraavassa on viisi ominaisuutta, jotka soveltuvat hyvin graafisiin arviointiasteikkoihin, sekä ohjeet niiden jäsentämiseen:

• Työn laatu: Kuinka tarkka, täydellinen tai viimeistelty lopputulos on? Suunnittelijaa voidaan arvioida luovuuden ja yksityiskohtien huomioimisen perusteella, kun taas varastotyöntekijää voidaan arvioida virheettömän tilausten käsittelyn perusteella.
  • Suositeltu asteikkotyyppi: Numeerinen tai kuvaileva
  • Esimerkki: 1 = Toistuvia virheitä, 3 = Täyttää laatuvaatimukset, 5 = Ylittää vaatimukset ja kiinnittää poikkeuksellisen hyvin huomiota yksityiskohtiin.
• Luotettavuus: Voitko luottaa siihen, että tämä henkilö saapuu paikalle, noudattaa määräaikoja ja vie asiat loppuun? Esimerkiksi projektipäällikkö, joka toimittaa työnsä jatkuvasti ajallaan, saisi korkean arvosanan, kun taas henkilö, joka myöhästyy usein määräajoista, sijoittuisi asteikolla alemmas.
  • Suositeltu asteikkotyyppi: Kuvaileva
  • Esimerkki: ”Harvoin luotettava”, ”Yleensä luotettava”, ”Aina luotettava”. Esihenkilöt voivat valita vaihtoehdon, joka kuvaa parhaiten läsnäoloa, täsmällisyyttä ja asioiden loppuun viemistä.
• Viestintä: Tämä voi kattaa suullisen, kirjallisen tai digitaalisen viestinnän. ”Erinomainen” viestijä saattaa selittää ideat selkeästi kokouksissa ja vastata sähköposteihin nopeasti, kun taas matalampi arvosana voi kuvastaa päivitysten puuttumista tai epäselviä ohjeita.
  • Suositeltu asteikkotyyppi: Symbolinen tai kuvaileva (vältä tässä numeerista asteikkoa; määrittele symbolit ja kuvaukset täsmällisesti, koska ihmisten odotukset viestinnästä ja reagointinopeudesta vaihtelevat)
  • Esimerkki: Hymynaama-asteikko ( 🙁 😐 🙂 😀) selkeyden ja reagointinopeuden arviointiin tai kuvailevat vaihtoehdot, kuten ”Heikko”, ”Keskitasoinen”, ”Erinomainen”.
• Tiimityö: Yhteistyö usein ratkaisee onnistumisen. Korkean arvosanan voisi saada henkilö, joka auttaa mielellään kollegoitaan ja osallistuu tiimin tavoitteiden saavuttamiseen, kun taas matalampi arvosana voi viitata ristiriitoihin tai haluttomuuteen tehdä yhteistyötä.
  • Suositeltu asteikkotyyppi: Numeerinen tai symbolinen
  • Esimerkki: Numeerinen asteikko 1–5, jossa 1 = ”Tekee harvoin yhteistyötä” ja 5 = ”Tekee jatkuvasti enemmän kuin odotetaan tiimin tavoitteiden tukemiseksi”. Vaihtoehtoisesti vertaisarvioinneissa voidaan käyttää tähtiä (★–★★★★★), jotta arviointi olisi helpommin lähestyttävää.
• Tuottavuus: Kuinka paljon saadaan aikaan odotuksiin verrattuna? Puhelinpalvelukeskuksen työntekijällä tämä voi tarkoittaa käsiteltyjen puheluiden määrää tunnissa; ohjelmistoinsinöörillä se voi kuvastaa valmiiksi saatuja ominaisuuksia tai ratkaistuja ohjelmistovirheitä.
  • Suositeltu asteikkotyyppi: Numeerinen tai kuvaileva
  • Esimerkki: 1 = ”Saavuttaa tavoitteet harvoin”, 3 = ”Täyttää odotukset johdonmukaisesti”, 5 = ”Ylittää tavoitteet säännöllisesti ja erittäin tehokkaasti”.

Arviointiasteikkojen muodot

Kun tiedät, mitä mittaat, sinun on päätettävä, miten esität sen. Muodolla on merkitystä, koska se vaikuttaa siihen, kuinka helppoa asteikkoa on käyttää ja kuinka merkityksellistä data on myöhemmin. 

Huonoin lopputulos syntyy, kun ihmiset eivät ymmärrä asteikkoa ja sitä käytetään epäjohdonmukaisesti, joten tämä on luultavasti tärkein osa graafisten arviointiasteikkojen tekemisessä todella toimiviksi! 

Lineaarinen

Lineaarinen muoto on tutuin vaihtoehto. Se on suora viiva tai luettelo arvioinneista, kuten 1–5 tai ”heikosta erinomaiseen”. Kuvittele suoritusarviointilomake, jossa arvioit ”tiimityötä” ympyröimällä numeron välillä 1 (tekee harvoin yhteistyötä) ja 5 (erinomainen yhteistyökumppani).

• Milloin sitä käytetään:
  • Nopeissa arvioinneissa, joissa nopeus on tärkeää.
  • Kun haluat verrata useiden työntekijöiden tuloksia keskenään.
  • Asiakaspalautekyselyissä, joissa ihmiset eivät käytä sen täyttämiseen yli 10 sekuntia.
• Esimerkki: 

Luotettavuus
1 = Harvoin luotettava	2 = Keskimääräistä heikompi luotettavuus	3 = Yleensä luotettava	4 = Erittäin luotettava	5 = Aina luotettava

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Matriisi

Matriisimuoto on ruudukko, jossa useita ominaisuuksia asetetaan vastakkain asteikon pisteiden kanssa yhdessä taulukossa. Tässä tapauksessa ominaisuuksien asteikko on yhdenmukainen (esimerkiksi 1–5), mutta eri ominaisuudet arvioidaan kaikki taulukossa.

Jokainen rivi edustaa ominaisuutta (kuten laatua, luotettavuutta tai viestintää), ja jokainen sarake pistemäärää (esimerkiksi 1–5). Se muistuttaa paljon taulukkolaskentataulukkoa, ja esihenkilöt voivat täyttää sen yhdessä näkymässä.

Tämä muoto on erityisen hyödyllinen suuria tiimejä johtaville henkilöstöhallinnon ammattilaisille, koska se tarjoaa jäsennellyn näkymän useisiin työnkuvauksiin.

• Milloin sitä käytetään:
  • Vuosittaisissa suoritusarvioinneissa, joissa arvioit useita osaamisalueita samanaikaisesti. 
  • Työntekijän vahvuuksien ja heikkouksien välisten mallien havaitsemiseen. 
  • Tiimitason analyysiin, kun haluat verrata henkilöitä samoissa kategorioissa. 

• Esimerkki:

Tarkistuslista

Tarkistuslistamuodossa jatkumo jätetään pois, ja sen sijaan tarjolla on valittavia, ennalta määriteltyjä väittämiä. Kunkin ominaisuuden kohdalla esihenkilö merkitsee parhaiten sopivan vaihtoehdon. 

• Milloin sitä käytetään:
  • Tehtävissä, joissa on hyvin tarkat odotukset (kuten vaatimustenmukaisuudessa, turvallisuudessa tai teknisissä tehtävissä)
  • Nopeissa tilannekatsauksissa tai koeajan arvioinneissa, joissa vivahteikkuus ei ole yhtä tärkeää kuin selkeä kyllä/ei-vastaus.
  • Tilanteissa, joissa eri arvioijat saattavat tulkita numerot eri tavoin; tämä vaihtoehto voi osoittaa, milloin suorituskykyä on parannettava.
• Esimerkki:

Vaikka nämä ovat vain muutamia esimerkkejä siitä, miten graafisia arviointiasteikkoja voidaan luoda ja muotoilla, tärkeintä on keskittyä siihen, mitä organisaatiosi todella arvostaa, ja rakentaa asteikot näiden tekijöiden ympärille. 

Mitä ikinä teetkin, varmista, että kaikki ymmärtävät asteikon ja osaavat käyttää sitä tehokkaasti (kouluta heidät siihen). Älä myöskään jätä arviointien yhdenmukaistamista väliin! Käytä aikaa sen tarkistamiseen, ymmärtävätkö ihmiset todella, mitä heiltä odotetaan.

Graafisen arviointiasteikon edut

Graafiset arviointiasteikot säilyttävät suosionsa, koska ne ovat yksinkertaisia, käytännöllisiä ja mukautuvia. Tässä on joitakin niiden tärkeimmistä eduista:

Helppo käyttää ja ymmärtää

Esihenkilö ei tarvitse erityistä henkilöstöhallinnon koulutusta graafisen arviointiasteikon täyttämiseen. Numeron 1–5 ympyröiminen tai ruudun merkitseminen on suoraviivaista. Myös työntekijät ymmärtävät sen heti – kenenkään ei tarvitse kuunnella kymmenen minuutin selitystä ennen arvioinnin alkamista.

Esimerkki: Vähittäismyymälän esihenkilö voi arvioida viisi työntekijää alle tunnissa ja antaa johdonmukaista palautetta luotettavuudesta ja asiakaspalvelusta ilman prosessin tarpeetonta monimutkaistamista.

Mahdollistaa työntekijöiden nopean vertailun

Graafisten arviointiasteikkojen avulla kaikkia voidaan arvioida samojen ominaisuuksien perusteella, mikä helpottaa mallien havaitsemista. 

Ehkä koko tiimisi saa korkeat pisteet tiimityöstä mutta matalat tuottavuudesta, mikä kertoo, mihin koulutuksessa tai resursseissa kannattaa keskittyä. Tai saatat huomata, että yksi heikosti suoriutuva työntekijä jää johdonmukaisesti kollegoistaan jälkeen luotettavuudessa.

Esimerkki: Asiakaspalveluosastolla viestintäkategorian keskiarvot voivat osoittaa, ketkä asiakaspalvelijoista tarvitsevat valmennusta ja ketkä voidaan valita muiden mentoriksi.

Tukee suorituksen määrällistä seurantaa

Numeroita voidaan seurata ajan mittaan ja käyttää trendianalyysiin. Tästä on paljon hyötyä, kun haluat perustella henkilöstöhallinnon päätöksiä, kuten ylennyksiä, palkankorotuksia tai lisäkoulutusta.

Esimerkki: Jos työntekijän ”työn laatu” -pistemäärä nousee arvosta 2 arvoon 4 kolmen arviointikierroksen aikana, sinulla on tietoa ylennyksen perustelemiseksi.

Joustavuus käyttötarkoituksessa

Graafiset arviointiasteikot eivät rajoitu vuosittaisiin arviointeihin. Niitä voidaan käyttää tilannekatsauksissa, tavoitteiden seurannassa, vertaisarvioinneissa ja jopa ulkoisissa tilanteissa, kuten asiakaskyselyissä. 

Esimerkki: Ohjelmistoyritys voi käyttää numeerista asteikkoa työntekijöiden tavoitteiden arviointiin neljännesvuosittaisissa arvioinneissa ja kerätä samalla asiakastyytyväisyyttä kuvaavia tähtiarvioita jokaisen tukipyynnön jälkeen.

Haitat ja rajoitukset

Kaikesta kätevyydestään huolimatta graafisiin arviointiasteikkoihin liittyy todellisia haittoja. Jos niitä ei suunnitella ja käytetä huolellisesti, ne voivat aiheuttaa epäselvyyttä tai jopa epäoikeudenmukaisuutta.

Arvioijan ennakkoasenteiden mahdollisuus

Ilman selkeitä määritelmiä yhden esihenkilön ”4” voi olla toisen ”2”. Henkilökohtaiset tunteet, kulttuurierot tai tiedostamattomat ennakkoasenteet voivat kaikki vääristää tuloksia. Haloefekti on erityisen yleinen: vahvuus yhdellä alueella vaikuttaa arvioihin muilla alueilla.

Esimerkki: Esihenkilö, jolla on työntekijään vahva henkilökohtainen suhde, saattaa antaa tälle ryhmätyöskentelystä arvosanan ”5”, vaikka tämä ei aina osallistu ryhmäprojekteihin yhtä paljon kuin muut.

Pisteiden kontekstin puute

Numero- tai tähtiarvio ei selitä, miksi joku sai kyseisen arvosanan. Ilman jatkokeskusteluja työntekijöille voi jäädä epäselväksi, missä he onnistuvat ja mitä heidän pitäisi kehittää.

Esimerkki: Kun henkilölle kerrotaan, että hän saa viestinnästä arvosanan ”3”, se ei selitä, liittyykö ongelma sähköposteihin, esityksiin vai reagointinopeuteen.

Ei ihanteellinen monimutkaisiin tehtäviin

Kaikkia tehtäviä ei voi tiivistää muutamaan asteikolla arvioitavaan ominaisuuteen. Johtaminen, strateginen ajattelu ja luova työ edellyttävät usein vivahteikkaampaa arviointia.

Esimerkki: Ohjelmistoarkkitehdin innovatiivisuuden arvioiminen asteikolla 1–5 tuntuu pelkistävältä. Sanallinen arvio tai 360 asteen palaute voisi antaa kokonaisvaltaisemman kuvan, etenkin jos henkilö kehittää jotain täysin uutta.

Liiallisen yksinkertaistamisen ja hyödyttömyyden riski

Konteksti on kaikki kaikessa, ja ihmiset tarvitsevat todellista, arvokasta palautetta sanoina, eivät vain numeroina. Jos luotat pelkästään graafisiin arviointiasteikkoihin, suorituksen johtaminen voi muuttua pelkäksi numeroiden laskentataulukoksi. 

Se voi heikentää työntekijöiden motivaatiota eikä anna esihenkilöille riittävästi tietoa auttaakseen ihmisiä kehittymään tai mukautumaan uudelleen tehtävänkuvaansa.

Esimerkki: Työntekijä, joka saa jatkuvasti kaikista kategorioista arvosanan ”4”, saattaa vaikuttaa suoriutuvan hyvin. Ilman keskusteluja voi kuitenkin jäädä huomaamatta, että hän on uupunut tai ettei hänen työnsä tarjoa riittävästi haasteita.

Esimerkkejä graafisista arviointiasteikoista työntekijöiden suorituksen arvioinnissa

Graafisen arviointiasteikon suunnitteluun ei ole yhtä ainoaa ”oikeaa” tapaa. Rakenne riippuu siitä, mitä haluat mitata ja kuinka paljon yksityiskohtia tarvitset. Tässä on kolme yleistä lähestymistapaa esimerkkeineen:

Numeerinen asteikko 1–5

Tämä on yksinkertaisin versio: arvioi jokainen kategoria numeerisella asteikolla.

Milloin käyttää: Vuosittaisissa arvioinneissa, tavoitteiden seurannassa ja kaikkialla, missä tarvitset selkeää dataa, jonka voit laskea keskiarvoksi tai jota voit analysoida työntekijöiden välillä.

Sanallinen kuvausasteikko

Numeroiden sijaan kuvailevat sanat antavat enemmän kontekstia ja auttavat kuvaamaan, miltä ”hyvä” näyttää.

Ominaisuus	Täyttää odotukset harvoin	Täyttää odotukset joskus	Täyttää odotukset johdonmukaisesti	Ylittää odotukset
Ryhmätyöskentely	☐	☐	☑	☐
Tuottavuus	☐	☐	☐	☑

Milloin käyttää: Tehtävissä, joissa laadulliset yksityiskohdat ovat numeerisia keskiarvoja tärkeämpiä, tai kun haluat esihenkilöiden harkitsevan valintaansa tarkemmin.

Esimerkki symbolisesta asteikosta

Symbolit tekevät asteikosta visuaalisemman ja usein helpommin lähestyttävän, mutta numeerisen asteikon tavoin niistä puuttuu konteksti ja ne ovat täysin alttiita subjektiivisuudelle.

Ominaisuus	🙁	😐	🙂	😀
Asiakaspalvelu	☐	☐	☑	☐
Viestintä	☐	☑	☐	☐

Tai tähtimuodossa:

• ★☆☆☆☆ = Heikko
• ★★☆☆☆ = Kohtalainen
• ★★★★☆ = Erittäin hyvä
• ★★★★★ = Erinomainen

Milloin käyttää: Asiakaspalautteeseen, vertaisarviointeihin tai epävirallisiin tunnustusohjelmiin, joissa numeerinen tai kuvaileva muoto saattaisi tuntua liian muodolliselta.

Graafisen arviointiasteikon luominen: vaihe vaiheelta

Graafiset arviointiasteikot vaativat huolellista suunnittelua. Huolimattomasti laadittu asteikko voi aiheuttaa hämmennystä tai jopa vinoumaa, mutta hyvin rakennettu asteikko voi tehdä arvioinneista johdonmukaisempia ja hyödyllisempiä.

Näin luot asteikon, joka todella toimii:

Vaihe 1: Tunnista keskeiset suorituskriteerit

Aloita päättämällä, mitä todella haluat mitata. Pohdi ominaisuuksia tai tuloksia, joilla on organisaatiossasi eniten merkitystä ja joita tarvitaan työn onnistuneeseen suorittamiseen työtehtävän kuvauksen mukaisesti. Esimerkiksi laatu, luotettavuus, tiimityö tai työntekijän erityiset tavoitteet.

Älä kuormita asteikkoa liikaa; 5–7 tarkoin rajattua ominaisuutta riittää hyvin. Itse pidän parhaana työskennellä 4 tarkoin rajatun ominaisuuden kanssa, jotka vastaavat parhaiten työnkuvausta.

Esimerkki: Puhelinpalvelukeskus voisi valita ydinkategorioiksi ”viestintätaidot”, ”ongelmanratkaisu” ja ”asiakastyytyväisyys”. Rakennusyritys voisi keskittyä ”turvallisuuteen”, ”tuottavuuteen” ja ”tiimityöhön”.

Vaihe 2: Valitse arviointimuoto

Päätä, käytätkö numeerista, kuvailevaa vai symbolista asteikkoa. Roolien kohdalla, joissa tarvitset mitattavaa tietoa eri tiimien välillä, numeerinen asteikko toimii parhaiten. Jos selkeys on keskiarvoja tärkeämpää, käytä kuvailevaa sanamuotoa.

Epävirallisissa kyselyissä tai asiakaspalautteessa symbolit ovat usein toimiva vaihtoehto. Jos luot asteikkoa koko organisaatiolle, harkitse kuvailevaa asteikkoa, jossa on selkeät ja yksityiskohtaiset kuvaukset (jatka lukemista saadaksesi tietää, miten se määritellään).

Esimerkki: Asiantuntijapalveluyrityksessä numeerisia asteikkoja voidaan käyttää vuosittaisissa arvioinneissa selkeän tiedon saamiseksi. Asiakaspalveluosasto puolestaan voisi käyttää tähtiarvioita jokaisen tukipyynnön jälkeen.

Vaihe 3: Määrittele asteikon tasot selkeästi

Tässä monet organisaatiot kompastuvat. Jos et määrittele, mitä kukin taso tarkoittaa, yhden esihenkilön ”hyvä” voi olla toisen ”erinomainen”. Kuvaa tasot selkeästi ja yksiselitteisesti.

Esimerkki luotettavuudesta:

• 1 = Harvoin luotettava, myöhästyy määräajoista usein
• 2 = Joskus luotettava, myöhästyy määräajoista usein
• 3 = Yleensä luotettava, myöhästyy määräajoista toisinaan
• 4 = Tavallisesti luotettava, noudattaa määräaikoja
• 5 = Aina luotettava, noudattaa määräaikoja johdonmukaisesti tai suoriutuu niitä paremmin

Mitä konkreettisempia esimerkkisi ovat, sitä johdonmukaisempia arviot ovat eri esihenkilöiden välillä. 

Huomaa, että jos käytät tämäntyyppisiä kuvailevia tai numeerisia asteikkoja (kuten yllä oleva esimerkki, joka on molempia), muista luoda erillinen asteikko jokaiselle arvioitavalle ominaisuudelle tai käyttäytymiselle. 

Tässä on esimerkki todellisesta suorituksen johtamisen asteikosta, jossa käytetään sekä numeroita että kuvauksia yhdessä määritelmien ja esimerkkien kanssa. 

Tätä asteikkoa sovellettiin useisiin ominaisuuksiin, ja sitä käytettiin työn kokonaissuorituksen pisteytykseen. Huomaa, että kyseessä on käyttäytymiseen ankkuroitu asteikko, joka sisältää enemmän tietoa kuin tyypillinen graafinen arviointiasteikko.

Pisteet	Kuvaus	Määritelmä	Esimerkit
1	Ei pätevä tehtävässään	Suoriutuu tasolla, joka vie resursseja muilta alueilta (valvonnan, koulutuksen, laadun tai oikea-aikaisuuden vuoksi)	Työsuhteen ensimmäiset 30–60 päivää, tarvitsee jatkuvaa valvontaa ja kaikki työ tarkistetaan laadunvarmistuksessa, ei ole täysin sitoutunut tehtävän toimitusstandardeihin. Huomautus: Tehtävässään ensimmäiset 30–60 päivää oleva työntekijä ei saisi saada muodollista suoritusarviointia. Ota yhteyttä henkilöstöhallintoon tämän prosessin ohittamiseksi.
2	Osittain pätevä tehtävässään	Suoriutuu useimmista tehtävän toiminnoista, mutta saattaa vielä opetella. Saattaa kohdata vaikeuksia työn valmistumisessa ajallaan tai työn täydellisyydessä.	On uusi tehtävässä tai tehtävä on muuttunut, ja tehtävässä suoriutuminen tuottaa vaikeuksia taitojen tai muuttuneiden odotusten vuoksi. Tarvitsee enemmän valvontaa ja laadunvarmistusta kuin tehtävässään täysin pätevät työntekijät.
3	Täysin pätevä tehtävässään	Suoriutuu tehtävästä suunnitellulla tavalla ja tuottaa johdonmukaista laatua ja tuloksia. Tarvitsee vain vähän tai ei lainkaan valvontaa. Voi toimia tämän tehtävän esikuvana pätevyytensä ansiosta.	On toiminut tehtävässä yli 120 päivää tai on aiemmin suoriutunut vastaavasti korkealla tasolla. Tarvitsee vain vähän valvontaa. Häneen voidaan luottaa samankaltaisessa tehtävässä työskentelevien kouluttajana.
4	Edisti osaston kehitystä tehtävässään suoriutumisellaan	On täysin pätevä tehtävässään ja ylitti suorituskauden aikana tehtävässä vaaditun tason. Suoriutuminen näkyy selvästi osaston myönteisenä kehityksenä (uusia prosesseja on otettu käyttöön, parempi idea, työn kuormittavuuden väheneminen jne.)	Erittäin pätevä tehtävässään. Otti suorituskauden aikana vastuulleen lisätehtäviä, johti merkittävää osastotason projektia tai on valmis ylennykseen.
5	Edisti yrityksen kehitystä tehtävässään ja sen ulkopuolella suoriutumisellaan	On täysin pätevä tehtävässään ja osallistui suorituskauden aikana tehtävänsä ulkopuoliseen työhön. Suoriutuminen näkyy selvästi organisaation myönteisenä kehityksenä (se voidaan mitata kasvaneina tuloina, työntekijöiden tai asiakkaiden tyytyväisyyden lisääntymisenä tai kustannusten vähenemisenä)	Erittäin pätevä tehtävässään ja edistää jatkuvasti parannuksia kaikilla alueilla. Omaa suuren potentiaalin seuraavan tason tehtäviin ja/tai johti yrityksen toimintaa muuttanutta aloitetta.

Vaihe 4: Kouluta esihenkilöt johdonmukaiseen soveltamiseen

Paraskin asteikko epäonnistuu, jos esihenkilöt tulkitsevat sitä eri tavoin. Koulutukseen tulisi sisältyä harjoitustilanteita, joissa esihenkilöt arvioivat esimerkkityöntekijöitä ja vertailevat sitten perustelujaan. Tämä kalibrointiprosessi auttaa yhdenmukaistamaan käytäntöjä.

Esimerkki: Anna esihenkilöille seuraava tilanne: “Työntekijä palauttaa työnsä johdonmukaisesti ajallaan, mutta tarvitsee toisinaan muistutuksia.” Keskustelkaa siitä, onko luotettavuuden arvosana 3 vai 4, ja sopikaa yhteisestä standardista.

Vaihe 5: Tarkastele ja mukauta palautteen perusteella

Kun olet käyttänyt asteikkoa ensimmäisen arviointikierroksen ajan, kerää palautetta. Oliko sitä esihenkilöiden mielestä helppo käyttää? Tuntuiko työntekijöistä, että pisteet vastasivat todellisuutta? Oliko jokin luokka epäselvä? Hyödynnä palautetta sanamuotojen hienosäätöön, ominaisuuksien määrän muuttamiseen tai määritelmien parantamiseen. 

Kyllä, voit muuttaa arviointimenetelmääsi ja -prosessiasi. Ei, sinun ei tarvitse tehdä sitä samalla tavalla kuin viime vuonna vertailun mahdollistamiseksi. Paremmat arviointimenetelmät ovat nykyhetkessä paljon arvokkaampia kuin historialliset vertailut.

Esimerkki: Organisaatio, joka käytti aluksi numeerista asteikkoa 1–10, saattaa siirtyä asteikkoon 1–5 huomattuaan, että esihenkilöt erottelivat toisistaan arvosanoja “6” ja “7” ilman todellista eroa.

Milloin graafista arviointiasteikkoa käytetään suorituskyvyn hallinnassa

Graafiset arviointiasteikot eivät ole ihmelääke työntekijöiden arviointiin liittyviin ongelmiisi, mutta joissakin tilanteissa ne voivat olla todella hyödyllisiä. Tässä on kolme yleisintä käyttötapaa: 

• Vuosittaiset suoritusarvioinnit: Kun kehität ja käytät standardoitua asteikkoa, graafiset arviointiasteikot toimivat hyvin muodollisissa arviointiprosesseissa, joissa jokainen työntekijä arvioidaan samojen ominaisuuksien perusteella. Tämä helpottaa suoritusten vertailua tiimien välillä ja kehityksen seurantaa vuodesta toiseen.
• Taitojen arviointi: Asteikkoja voidaan käyttää myös työntekijän henkilökohtaisiin, tiimi- tai yritystavoitteisiin liittyvien erityistaitojen mittaamiseen. Tämä on erityisen hyödyllistä tehtävissä, joissa vaaditaan teknistä osaamista tai pätevyyttä.
• Asiakaspalvelun arvioinnit: Asiakasrajapinnassa työskentelevät tiimit hyötyvät nopeista ja yksinkertaisista arvioinneista, jotka tuottavat mitattavaa palautetta. Graafisia arviointiasteikkoja käytetään usein palvelun jälkeisissä kyselyissä tai palvelupuheluiden laatutarkastuksissa. Saatat jopa nähdä fyysisen myymälän kuitin alaosassa kutsun palvelun arviointiin!

Graafisen arviointiasteikon vaihtoehdot

Graafiset arviointiasteikot ovat suosittuja, koska ne ovat yksinkertaisia, mutta ne eivät aina ole oikea työkalu. Tavoitteistasi riippuen voit harkita seuraavia vaihtoehtoja:

More Articles

• Tekoälyvalmentajasi saa loistavia arvioita mutta ei tuloksia
• Neljä näyttöä, joita Z-sukupolvi ei sammuta (eikä HR:n pitäisi pyytää heitä sammuttamaan)
• 17 suorituskyvyn hallintaohjelmiston tärkeintä hyötyä organisaatioille

Käyttäytymiseen ankkuroitu arviointiasteikko (BARS)

Kuten yllä olevassa esimerkissä, BARS-arvioinnit antavat perinteiselle asteikolle terävyyttä yhdistämällä jokaisen kohdan tiettyyn, havaittavaan käyttäytymiseen. Sen sijaan että esihenkilöt joutuisivat tulkitsemaan, mitä ”hyvä” tai ”erinomainen” tarkoittaa, BARS-arvioinnit ilmaisevat sen selkeästi. 

Tämä vähentää subjektiivisuutta ja auttaa työntekijöitä ymmärtämään täsmälleen, miltä suoriutuminen näyttää kullakin tasolla.

Esimerkki tiimityöskentelystä asteikolla 1–5:

1 = Osallistuu harvoin ryhmätilanteisiin ja vastustaa usein yhteistyötä

2 = Osallistuu toisinaan, mutta saattaa tarvita kannustusta ja on haluton tekemään kompromisseja

3 = Osallistuu tiimikeskusteluihin, toimii yleensä yhteistyöhaluisesti ja suorittaa annetut tehtävät

4 = Tekee säännöllisesti yhteistyötä, pyytää muiden näkemyksiä ja auttaa tiimiä saavuttamaan yhteisymmärryksen

5 = Kannustaa aktiivisesti yhteistyöhön, ohjaa tiimikavereita ja ratkaisee ristiriitoja rakentavasti

BARS-arvioinneissa jokainen pistemäärä perustuu käyttäytymiseen, joten kaksi esihenkilöä arvioi todennäköisemmin johdonmukaisesti. Haittapuolena on se, että BARS-arviointien suunnittelu vaatii huomattavasti aikaa ja vaivaa, sillä käyttäytyminen on määriteltävä jokaiselle ominaisuudelle ja asteikon jokaiselle kohdalle.

Ne sopivat parhaiten tehtäviin, joissa täsmällisyys on tärkeää (esimerkiksi johtamiseen, asiakasrajapinnan tehtäviin tai tehtäviin, joissa ennakkoluuloilla voisi olla vakavia seurauksia).

Tavoitejohtaminen (MBO:t)

Tavoitejohtaminen siirtää painopisteen ominaisuuksien tai käyttäytymisen arvioinnista siihen, saavuttavatko työntekijät tietyt mitattavat tavoitteet.

Tavoitteista sopivat yleensä sekä työntekijä että hänen esihenkilönsä, mikä tekee lähestymistavasta yhteistyöhön perustuvan ja tulevaisuuteen suuntautuvan. MBO-arvioinneissa keskitytään siihen, mitä tehdään, ei siihen, miten se tehdään. 

Esimerkkejä myyntitehtävän MBO-tavoitteista:

• Tavoite 1: Hanki 500 000 dollarin arvosta uutta liiketoimintaa vuosineljänneksen aikana
• Tavoite 2: Säilytä 90 % nykyisistä asiakkaista
• Tavoite 3: Kasvata kauppojen keskimääräistä arvoa 15 %

Arviointijakson lopussa suoriutumista mitataan sen perusteella, kuinka hyvin nämä tavoitteet saavutettiin: saavutettiinko ne kokonaan, osittain vai ei lainkaan.

MBO toimii hyvin tehtävissä, joissa on konkreettisia tuloksia, kuten myyntikiintiöitä, projektien tuotoksia tai tuottavuustavoitteita. Se on erittäin motivoivaa, koska työntekijät tietävät täsmälleen, miltä onnistuminen näyttää. 

Haasteena kuitenkin on, että menetelmä saattaa sivuuttaa laajemmat ominaisuudet, kuten tiimityöskentelyn, johtajuuden tai innovatiivisuuden, jos niitä ei sisällytetä tavoitteisiin. Toisin sanoen pelkkiin MBO-tavoitteisiin perustuva arviointi voi luoda myrkyllisen ympäristön, jossa kaikki tavoittelevat yhtä päämäärää eivätkä välitä siitä, kuinka monen ihmisen kanssa he joutuvat riitoihin matkan varrella. 

Vaikka tämä on melko surkea lähestymistapa, kokemukseni mukaan MBO-tavoitteiden yhdistäminen käyttäytymisen arviointiin tasapainottaa ilmapiiriä. 

Kriittisten tapahtumien menetelmä

Kriittisten tapahtumien menetelmä perustuu tarinankerronnalliseen lähestymistapaan, jossa keskitytään tiettyihin poikkeuksellisen hyvän tai heikon suoriutumisen tilanteisiin. Asteikkoarvioinnin sijaan esihenkilöt dokumentoivat ajan mittaan ”kriittisiä tapahtumia”, jotka muodostavat myöhemmin suoriutumista koskevan keskustelun perustan.

Esimerkki asiakaspalvelusta:

• Myönteinen tapahtuma: Työntekijä jäi työpäivän jälkeen ratkaisemaan asiakkaan monimutkaista laskutusongelmaa ja sai asiakkaalta kirjallista kiitosta.
• Kielteinen tapahtuma: Työntekijä hoiti palvelupuhelun huonosti, mikä lisäsi asiakkaan turhautumista ja edellytti esihenkilön puuttumista tilanteeseen.

Kriittisten tapahtumien dokumentointi tarjoaa konkreettista näyttöä suoriutumisesta, mikä tekee palautteesta uskottavampaa ja helpommin hyödynnettävää. 

Se on erityisen hyödyllinen tehtävissä, joissa yksittäisillä teoilla voi olla merkittäviä seurauksia (esimerkiksi terveydenhuollossa, turvallisuustehtävissä tai hätätilanteisiin vastaamisessa).

Haittapuolena on, että menetelmä edellyttää johdonmukaista kirjaamista. Jos esihenkilöt eivät kirjaa tapahtumia tai tallentavat vain kielteiset tapahtumat, arviointi voi vaikuttaa puolueelliselta ja työmotivaatio voi kärsiä. 

Kuvaileva/esseemuotoinen arviointi

Kuvaileva eli esseemuotoinen arviointimenetelmä perustuu työntekijän suoriutumisen kirjalliseen kuvaukseen jäsenneltyjen arviointiasteikkojen sijaan. Esihenkilöt kuvaavat yksityiskohtaisesti vahvuuksia, heikkouksia, saavutuksia ja kehittämiskohteita, usein vapaamuotoisena tekstinä.

Esimerkki markkinoinnista:

• Myönteinen huomio: Työntekijä kehitti sosiaalisen median kampanjan, joka ylitti sitoutumistavoitteet 40 prosentilla, ja koordinoi onnistuneesti yhteistyötä eri tiimien välillä.
• Rakentava huomio: Työntekijä myöhästyi toisinaan sisäisistä määräajoista, koska sitoutui samanaikaisesti liian moneen projektiin.
  

Kuvailevat arvioinnit mahdollistavat yksityiskohtaisen ja henkilökohtaisen kuvan suoriutumisesta sekä vivahteiden, asiayhteyden ja kehittymispotentiaalin huomioimisen. Ne voivat olla erityisen arvokkaita pienille tiimeille, luovissa tehtävissä tai organisaatioissa, joissa kehittäminen asetetaan tiukan mittaamisen edelle.

Haittapuolena on se, että ne ovat subjektiivisia, aikaa vieviä ja vaikeasti vertailtavia työntekijöiden välillä. Kaksi esihenkilöä saattaa kirjoittaa hyvin eri tavoin, ja ilman standardoitua muotoa oikeudenmukaisuuden ja johdonmukaisuuden varmistaminen on haastavaa.

Sijoittaminen / pareittainen vertailu

Sijoittamismenetelmässä työntekijät arvioidaan järjestämällä heidät parhaiten suoriutuvasta heikoimmin suoriutuvaan kokonaisvaltaisen suoriutumisen perusteella, kun taas pareittaisessa vertailussa mennään pidemmälle vertaamalla jokaista työntekijää pareittain kaikkiin muihin työntekijöihin suhteellisen aseman määrittämiseksi.

Esimerkki myynnistä:

• Sijoittaminen: Esihenkilö asettaa viisi myyntiedustajaa järjestykseen heidän tuottamiensa kokonaistulojen perusteella siten, että edustaja A on kärjessä ja edustaja E viimeisenä.
• Pareittainen vertailu: Jokaista edustajaa verrataan suoraan kaikkiin muihin edustajiin; edustaja A voidaan arvioida paremmaksi neljässä neljästä vertailusta, kun taas edustaja C voi olla parempi vain yhdessä neljästä.

Tämä menetelmä antaa selkeän kuvan suhteellisesta suoriutumisesta, joten se on hyödyllinen, kun organisaatioiden on tehtävä päätöksiä ylennyksistä, bonuksista tai irtisanomisista. Se pakottaa tekemään eroja työntekijöiden välillä, mikä voi olla erityisen arvokasta erittäin kilpailuhenkisissä tai tuloskeskeisissä tehtävissä.

Haittapuolena on, että se kannustaa kilpailuun yhteistyön sijaan ja voi heikentää heikoimmin sijoittuvien työntekijöiden motivaatiota. Se toimii myös parhaiten tiimeissä, joissa työntekijöillä on samankaltaiset tehtävät – esimerkiksi suunnittelijan vertaaminen data-analyytikkoon ei tuottaisi merkityksellisiä havaintoja.

Ladattavat mallit

Graafisen arviointiasteikon malli

• Graafisen arviointiasteikon malli – ilmainen HR-lataus
• Suoriutumisen arvioinnin graafisen arviointiasteikon malli – ilmainen HR-lataus

Huomautus: suorituksenhallintaohjelmistosi saattaa myös sisältää oppaita ja malleja, joita voit käyttää!

Usein kysytyt kysymykset

Mitä eroa on graafisella arviointiasteikolla ja Likert-asteikolla?

Graafista arviointiasteikkoa käytetään tyypillisesti suorituskyvyn hallinnassa ominaisuuksien tai käyttäytymisen arviointiin jatkumolla (esimerkiksi 1–5 luotettavuudesta tai tiimityöskentelystä).

\u003c!– /wp:paragraph –\u003e \u003c!– wp:paragraph –\u003e

Likert-asteikkoa käytetään yleisemmin kyselyissä, joissa vastaajat ilmaisevat olevansa samaa tai eri mieltä väittämän kanssa (esimerkiksi ”Viestin tehokkaasti tiimini kanssa” → Täysin eri mieltä – Täysin samaa mieltä). Ne näyttävät samanlaisilta, mutta niiden tarkoitus on erilainen: graafiset arviointiasteikot mittaavat suoriutumista, kun taas Likert-asteikot mittaavat asenteita tai mielipiteitä.\u003c/p\u003e

Mikä on yleisin arviointiasteikko henkilöstöhallinnossa?

Numeerinen asteikko 1–5 on ylivoimaisesti yleisin. Se on yksinkertainen, helposti keskiarvoistettava ja sekä esihenkilöille että työntekijöille tuttu. Vaikka se ei ole täydellinen, se näyttää tasapainottavan helppokäyttöisyyden ja riittävän vaihteluvälin, jotta suoriutumisen merkitykselliset erot voidaan tuoda esiin.

Miten vältät puolueellisuuden käyttäessäsi graafista arviointiasteikkoa?

Puolueellisuutta syntyy, kun esihenkilöt tulkitsevat asteikkoa eri tavoin tai antavat henkilökohtaisten tunteidensa vaikuttaa arvioihin. Sen vähentämiseksi määrittele selkeästi, mitä kukin asteikon kohta tarkoittaa, kouluta esihenkilöt käyttämään sitä yhdenmukaisesti ja järjestä kalibrointitilaisuuksia, joissa esihenkilöt vertailevat arvioita ja yhdenmukaistavat odotuksiaan.

\u003c!– /wp:paragraph –\u003e \u003c!– wp:paragraph –\u003e

Käyttäytymisesimerkkien hyödyntäminen kullakin tasolla auttaa myös (lue lisää käyttäytymiseen ankkuroitujen arviointiasteikkojen käytöstä).

Voidaanko graafista arviointiasteikkoa käyttää vertaisarvioinneissa?

Kyllä, mutta varoen. Vertaiset näkevät usein asioita, joita esihenkilöt eivät näe, kuten päivittäisen yhteistyön ja viestinnän, mutta vertaisarvioinnit voivat myös muuttua suosituimmuuskilpailuiksi, jos asteikkoa ei ole määritelty hyvin.

\u003c!– /wp:paragraph –\u003e \u003c!– wp:paragraph –\u003e

Pidä kategoriat selkeinä (kuten tiimityöskentely ja viestintä) ja käytä arviointia yhtenä tietolähteenä, älä ainoana suoriutumisen mittarina.

Voidaanko graafisia arviointiasteikkoja mukauttaa eri tehtäviin?

Kyllä! Vaikka asteikon rakenne pysyy samana, kategorioita voidaan mukauttaa. Myyntitehtävässä voidaan esimerkiksi painottaa liikevaihtotavoitteita ja asiakasviestintää, kun taas teknisessä tehtävässä voidaan keskittyä tarkkuuteen ja ongelmanratkaisuun. Tärkeintä on pitää asteikot koko organisaatiossa riittävän yhdenmukaisina, jotta vertailu tuottaa hyödyllistä tietoa.

Sopiiko graafinen arviointiasteikko etätiimeille?

Se voi sopia, mutta etätyö lisää monimutkaisuutta. Ominaisuuksia, kuten ”näkyvyyttä” tai ”reagointikykyä”, voi olla vaikeampi mitata oikeudenmukaisesti.

\u003c!– /wp:paragraph –\u003e \u003c!– wp:paragraph –\u003e

Jotta asteikko toimisi, mukauta kategoriat keskittymään tuloksiin ja viestintään ja varmista, etteivät esihenkilöt arvioi työntekijöitä vain sen perusteella, kenet he ”näkevät” useimmin verkossa.

Toimivatko graafiset arviointiasteikot pienissä organisaatioissa?

Kyllä, ja joillakin tavoin niitä on pienissä tiimeissä jopa helpompi hallita. Yksinkertainen numeerinen tai kuvaileva asteikko voi tuoda arviointeihin rakennetta ilman monimutkaisten ohjelmistojen tarvetta. Varmista vain, että määritelmät ovat selkeitä puolueellisuuden välttämiseksi, jos arvioinnin tekee vain yksi tai kaksi esihenkilöä.

Minkä suurimman virheen organisaatiot tekevät graafisten arviointiasteikkojen kanssa?

Ne pitävät numeroa koko totuutena. Arvosana ”3” tai ”4” on vain keskustelunavaus. Todellinen arvo syntyy, kun esihenkilöt käyttävät arvosanoja lähtökohtana \u003ca href=\u0022https://peoplemanagingpeople.com/performance-management/how-conduct-performance-review/\u0022\u003esuorituskykyarviointien tekemiseen\u003c/a\u003e ja valmennuskeskusteluihin, eivätkä pidä niitä lopullisena totuutena suoriutumisesta.\u003cspan data-sheets-root=\u00221\u0022\u003ePalautteen antaminen on vaikeaa! Nykyiseen arkeemme kuuluu jatkuvia pyyntöjä osallistua kyselyihin, antaa palautetta ostoksen jälkeen ja arvioida jopa lentokentän wc-tilojen siisteyttä.

Kun siirrytään henkilöstöhallinnon maailmaan, merkittävin palautetilanne on pelätty työntekijän suorituskykyarviointi. Esihenkilöt inhoavat niiden kirjoittamista, työntekijät valmistautuvat vastaanottamaan ne ja henkilöstöhallinto toivoo, ettei koko tilanne muutu jälleen yhdeksi ”ensi vuonna toimimme paremmin” -keskusteluksi.

Tässä kohtaa graafisen arviointiasteikon kaltaisia työkaluja käytetään tuomaan prosessiin rakennetta ja johdonmukaisuutta.

Tässä artikkelissa käyn läpi, miten graafinen arviointiasteikkomenetelmä toimii, sen edut ja haitat sekä joitakin parhaita käytäntöjä sen tehokkaaseen hyödyntämiseen.\u003c/span\u003e