Graafinen arviointiasteikko: asiantuntijaopas + malli

Tavoitteena on luoda yhdenmukainen tapa seurata suoriutumista ajan mittaan, vertailla työntekijöitä keskenään ja tehdä päätöksiä suoriutumista koskevien tietojen perusteella.

Asteikko toimii erityisen hyvin tehtävissä, joissa tiettyjä työntekijöiden käyttäytymismalleja, kuten luotettavuutta, tarkkuutta tai tiimityötä, on mitattava yksilöiden ja tiimien välillä.

Miten graafinen arviointiasteikko toimii

Graafisen arviointiasteikon vahvuus on sen yksinkertaisuudessa ja intuitiivisuudessa.

Aluksi valitset tehtävän kannalta tärkeän ominaisuuden tai käyttäytymismallin ja arvioit sitä määritellyllä asteikolla. 

Asteikko voi koostua numeroista, sanoista tai jopa symboleista. Seuraavaksi tehdään itse arviointi. Esihenkilöt (ja joskus kollegat) käyvät läpi jokaisen ominaisuuden ja merkitsevät, mille tasolle työntekijä sijoittuu. Esimerkiksi ”Luotettavuus = 4” tai ”Tiimityö = Erinomainen”.

Kun arviot on kerätty, niistä tulee osa työntekijän laajempaa suorituksen arviointia. Esihenkilöt voivat:

• Vertailla tiimin jäsenten tuloksia ja tunnistaa kehityssuuntia.
• Seurata pisteitä ajan mittaan nähdäkseen, missä joku kehittyy tai suoriutuu aiempaa heikommin.
• Käyttää pisteitä valmennuskeskustelujen lähtökohtana. Jos työntekijä saa esimerkiksi luotettavuudesta arvosanan ”alle keskitason” mutta tiimityöstä ”erinomainen”, esihenkilöllä on käsiteltävänään sekä varoitusmerkki että vahvuus.
• Yhdistää tulokset yleiseksi suoritusarvioksi, joka liitetään organisaation arviointijärjestelmään.

Graafisen arviointiasteikon vahvuus on siinä, että se muuttaa suoriutumisen kaltaisen monimutkaisen asian rakenteeksi, jota esihenkilöt ja henkilöstöhallinnon ammattilaiset voivat todella käyttää. 

Asteikko ei itsessään ole lopullinen totuus, mutta se auttaa luomaan pohjan yhdenmukaisemmille, oikeudenmukaisemmille ja käytännönläheisemmille suoritusta koskeville keskusteluille.

Asteikon erilaiset rakenteet

Graafinen arviointiasteikko voidaan rakentaa eri tavoin omien yksilöllisten tarpeidesi mukaan.

Numeerinen

Yleisin vaihtoehto, kuten asteikko 1–5 tai 1–10. Voit esimerkiksi arvioida ”asiakaspalvelun reagointikyvyn” arvosanaksi 4/5. 

Tämän vaihtoehdon etuna on, että tuloksia voidaan keskiarvoistaa, vertailla ja seurata ajan mittaan.

Jos myyntitiimisi ”viestinnän” keskiarvopistemäärä oli viime vuonna 3,2 ja tänä vuonna 4,1, voit nähdä mitattavissa olevan kehityksen.

Numeeriset asteikot ovat selkeitä ja sopivat hyvin tietojen käsittelyyn, mutta ne voivat tuntua kylmiltä, jos numeroiden taustalla ei ole kontekstia. Siitä huolimatta ne ovat edelleen henkilöstöhallinnon yleisin arviointijärjestelmä.

Kuvaileva

Numeroiden sijaan käytetään sanoja, kuten heikko, tyydyttävä, hyvä ja erinomainen. Tämä lisää selkeyttä, koska ”erinomainen” on helpompi tulkita kuin ”5” ilman kontekstia.

Jos esimerkiksi arvioit luotettavuutta, esihenkilö voi merkitä arvosanaksi ”hyvä” henkilölle, joka yleensä pitää kiinni määräajoista, mutta jolla on toisinaan vaikeuksia niiden noudattamisessa. 

Haittapuolena on, että ilman selkeitä määritelmiä yhden esihenkilön ”hyvä” voi olla toisen esihenkilön ”tyydyttävä”.

Symbolinen

Symbolit, kuten tähdet, hymiöt tai valintamerkit, kuvaavat suoriutumista. Niitä käytetään usein asiakaskyselyissä, mutta ne voivat myös tehdä työntekijöille annettavasta palautteesta hieman lähestyttävämpää.

Vähittäiskaupan tiimi voi esimerkiksi käyttää hymiöitä asiakastyytyväisyyden seuraamiseen päivittäin, kun taas henkilöstöhallinto voi käyttää tähtiä vertaisten toisilleen antaman tunnustuksen arviointiin.

Riskinä on, että symbolit tuntuvat epämuodollisilta, mikä voi olla hyväksi sitoutumisen kannalta mutta vähemmän hyödyllistä, jos tarvitset tarkkoja suorituskykytietoja. Muista vain kalibroida suorituskyvyn arviointisi yksilöiden ja tiimien välillä, erityisesti jos käytät symbolista graafista arviointiasteikkoa työntekijän suorituskyvyn mittaamiseen. 

Yleiset arviointikategoriat

Kaikki ominaisuudet eivät sovellu yhtä hyvin graafiseen arviointiasteikkomenetelmään. Parhaita kategorioita ovat ne, jotka ovat havaittavissa, toistettavissa ja suhteellisen helposti vertailtavissa tiimin jäsenten välillä.

Toisin sanoen, jos voit osoittaa selkeitä työntekijän käyttäytymismalleja tai tuloksia, niiden mittaaminen asteikolla on yleensä järkevää.

Seuraavat viisi ominaisuutta soveltuvat hyvin graafisiin arviointiasteikkoihin, ja mukana on ohjeita niiden jäsentämiseen:

• Työn laatu: Kuinka täsmällinen, kattava tai viimeistelty lopputulos on? Suunnittelijaa voidaan arvioida luovuuden ja yksityiskohtien huomioimisen perusteella, kun taas varastotyöntekijän arviointi voisi perustua virheettömään tilausten käsittelyyn.
  • Suositeltu asteikkotyyppi: Numeerinen tai kuvaileva
  • Esimerkki: 1 = Usein virheitä, 3 = Täyttää laatustandardit, 5 = Ylittää standardit ja huomioi yksityiskohdat erinomaisesti.
• Luotettavuus: Voitko luottaa siihen, että tämä henkilö saapuu paikalle, noudattaa määräaikoja ja hoitaa asiat loppuun? Esimerkiksi projektipäällikkö, joka toimittaa työnsä johdonmukaisesti ajallaan, saisi korkean arvosanan, kun taas henkilö, joka jättää määräaikoja usein noudattamatta, sijoittuisi asteikolla alemmas.
  • Suositeltu asteikkotyyppi: Kuvaileva
  • Esimerkki: “Harvoin luotettava”, “Yleensä luotettava”, “Aina luotettava.” Esihenkilöt voivat valita vaihtoehdon, joka kuvaa parhaiten läsnäoloa, täsmällisyyttä ja asioiden loppuun hoitamista.
• Viestintä: Tämä voi kattaa suullisen, kirjallisen tai digitaalisen viestinnän. “Erinomainen” viestijä saattaa selittää ideat selkeästi kokouksissa ja vastata sähköposteihin nopeasti, kun taas matalampi arvosana voi kuvastaa päivitysten puuttumista tai epäselviä ohjeita.
  • Suositeltu asteikkotyyppi: Symbolinen tai kuvaileva (vältä tässä numeerista asteikkoa; määrittele symbolit ja kuvaukset täsmällisesti, sillä kaikkien odotukset viestinnän ja reagointinopeuden suhteen ovat erilaisia)
  • Esimerkki: Hymynaama-asteikko ( 🙁 😐 🙂 😀) selkeyden ja reagointinopeuden arviointiin tai kuvailevat vaihtoehdot, kuten “Heikko”, “Keskitasoinen”, “Erinomainen.”
• Tiimityö: Yhteistyö voi ratkaista onnistumisen tai epäonnistumisen. Korkean arvosanan voisi saada henkilö, joka auttaa mielellään kollegoitaan ja edistää tiimin tavoitteita, kun taas matalampi arvosana voisi viitata ristiriitoihin tai haluttomuuteen tehdä yhteistyötä.
  • Suositeltu asteikkotyyppi: Numeerinen tai symbolinen
  • Esimerkki: Numeerinen asteikko 1–5, jossa 1 = “Tekee harvoin yhteistyötä” ja 5 = “Tekee johdonmukaisesti enemmän kuin häneltä odotetaan tukeakseen tiimin tavoitteita.” Vaihtoehtoisesti vertaisarvioinneissa voidaan käyttää tähtiä (★–★★★★★), jotta arvioinnista tulee lähestyttävämpää.
• Tuottavuus: Kuinka paljon saadaan aikaan odotuksiin verrattuna? Puhelinpalvelukeskuksen työntekijän kohdalla tämä voisi tarkoittaa tunnissa käsiteltyjen puheluiden määrää; ohjelmistoinsinöörin kohdalla se voisi kuvastaa valmiiksi saatettujen ominaisuuksien tai korjattujen virheiden määrää.
  • Suositeltu asteikkotyyppi: Numeerinen tai kuvaileva
  • Esimerkki: 1 = “Saavuttaa tavoitteet harvoin”, 3 = “Täyttää odotukset johdonmukaisesti”, 5 = “Ylittää tavoitteet säännöllisesti ja toimii erittäin tehokkaasti.”

Arviointiasteikkojen muodot

Kun tiedät, mitä mittaat, sinun on päätettävä, miten esität sen. Muodolla on merkitystä, koska se vaikuttaa siihen, kuinka helppoa asteikkoa on käyttää ja kuinka merkityksellistä data tulee myöhemmin olemaan. 

Huonoin lopputulos syntyy, kun ihmiset eivät ymmärrä asteikkoa ja sitä käytetään epäjohdonmukaisesti, joten tämä on todennäköisesti tärkein osa graafisten arviointiasteikkojen tekemisessä aidosti toimiviksi! 

Lineaarinen

Lineaarinen muoto on tutuin vaihtoehto. Se on suora viiva tai arviointien luettelo, kuten 1–5 tai “heikosta erinomaiseen”. Kuvittele suorituskyvyn arviointilomake, jossa arvioit “tiimityötä” ympyröimällä numeron väliltä 1 (tekee harvoin yhteistyötä)–5 (erinomainen yhteistyökumppani).

• Milloin sitä kannattaa käyttää:
  • Nopeisiin arviointeihin, joissa nopeus on tärkeää.
  • Kun haluat verrata useiden työntekijöiden tuloksia.
  • Asiakaspalautekyselyissä, joissa ihmiset eivät käytä sen täyttämiseen yli 10 sekuntia.
• Esimerkki: 

Luotettavuus
1 = Harvoin luotettava	2 = Keskimääräistä heikompi luotettavuus	3 = Yleensä luotettava	4 = Erittäin luotettava	5 = Aina luotettava

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Matriisi

Matriisimuoto on ruudukko, jossa useita ominaisuuksia asetetaan vastakkain asteikon pisteiden kanssa yhdessä taulukossa. Tässä tapauksessa ominaisuuksien asteikko on yhdenmukainen (esimerkiksi 1–5), mutta eri ominaisuudet arvioidaan kaikki samassa taulukossa.

Jokainen rivi edustaa ominaisuutta (kuten laatua, luotettavuutta tai viestintää), ja jokainen sarake pistemäärää (kuten 1–5). Se näyttää paljon laskentataulukolta, ja esihenkilöt voivat täyttää sen yhdellä kertaa.

Tämä muoto on erityisen hyödyllinen henkilöstöhallinnon ammattilaisille, jotka johtavat suuria tiimejä, sillä se tarjoaa jäsennellyn näkymän useisiin työnkuvauksiin.

• Milloin sitä kannattaa käyttää:
  • Vuosittaisissa suoritusarvioinneissa, joissa arvioit useita osaamisalueita kerralla. 
  • Työntekijän vahvuuksien ja heikkouksien välisten mallien havaitsemiseen. 
  • Tiimitason analyysiin, kun haluat verrata henkilöitä samoissa kategorioissa. 

• Esimerkki:

Tarkistuslista

Tarkistuslistamuodossa jatkumo jätetään pois, ja sen sijaan tarjotaan valittavaksi ennalta määritettyjä väittämiä. Esihenkilö merkitsee kunkin ominaisuuden kohdalla parhaiten sopivan vaihtoehdon. 

• Milloin sitä kannattaa käyttää:
  • Tehtävissä, joissa odotukset ovat hyvin tarkasti määriteltyjä (kuten vaatimustenmukaisuuteen, turvallisuuteen tai teknisiin tehtäviin liittyvissä rooleissa)
  • Nopeissa seurantakeskusteluissa tai koeajan arvioinneissa, joissa vivahteikkuus ei ole yhtä tärkeää kuin selkeä kyllä/ei-vastaus.
  • Tilanteissa, joissa eri arvioijat saattavat tulkita numerot eri tavoin, tämä vaihtoehto voi osoittaa, milloin suorituskykyä on parannettava.
• Esimerkki:

Vaikka nämä ovat vain muutamia esimerkkejä graafisten arviointiasteikkojen luomisesta ja muotoilusta, tärkeintä on keskittyä siihen, mitä organisaatiosi todella arvostaa, ja rakentaa asteikot näiden tekijöiden ympärille. 

Mitä ikinä teetkin, varmista, että kaikki ymmärtävät asteikon ja osaavat käyttää sitä tehokkaasti (kouluta heidät siihen). Älä myöskään ohita kalibrointia! Käytä aikaa sen tarkistamiseen, ymmärtävätkö ihmiset todella, mitä heiltä odotetaan.

Graafisen arviointiasteikon edut

Graafiset arviointiasteikot ovat säilyneet käytössä, koska ne ovat yksinkertaisia, käytännöllisiä ja mukautuvia. Tässä on joitakin niiden tärkeimmistä hyödyistä:

Helppo käyttää ja ymmärtää

Esihenkilö ei tarvitse erityistä henkilöstöhallinnon koulutusta graafisen arviointiasteikon täyttämiseen. Numeron ympyröiminen asteikolta 1–5 tai ruudun valitseminen on suoraviivaista. Myös työntekijät ymmärtävät sen heti – kukaan ei tarvitse kymmenen minuutin selitystä ennen arvioinnin alkamista.

Esimerkki: Vähittäismyymälän esihenkilö voi arvioida viisi työntekijää alle tunnissa ja antaa yhdenmukaista palautetta luotettavuudesta ja asiakaspalvelusta ilman prosessin tarpeetonta monimutkaistamista.

Mahdollistaa työntekijöiden nopean vertailun

Graafisten arviointiasteikkojen avulla kaikki voidaan arvioida samojen ominaisuuksien perusteella, mikä helpottaa mallien havaitsemista. 

Ehkä koko tiimisi saa korkeat pisteet tiimityöskentelystä mutta matalat tuottavuudesta, mikä kertoo, mihin koulutuksessa tai resursseissa kannattaa keskittyä. Tai saatat huomata, että yksi heikosti suoriutuva työntekijä jää jatkuvasti työtovereidensa alapuolelle luotettavuudessa.

Esimerkki: Asiakaspalveluosastolla ”viestintä”-kategorian keskiarvot voivat osoittaa, ketkä asiakaspalvelijat tarvitsevat valmennusta ja ketkä kannattaa pyytää mentoroimaan muita.

Tukee suorituskyvyn määrällistä seurantaa

Numeroita voidaan seurata ajan mittaan ja käyttää trendianalyysiin. Tämä on erittäin hyödyllistä, kun haluat perustella henkilöstöhallinnon päätöksiä, kuten ylennyksiä, palkankorotuksia tai lisäkoulutusta.

Esimerkki: Jos työntekijän ”työn laatu” -arvosana nousee arvosta 2 arvoon 4 kolmen arviointikierroksen aikana, sinulla on tietoa ylennysesityksen tueksi.

Joustavuus käyttötapauksissa

Graafiset arviointiasteikot eivät rajoitu vuosittaisiin arviointeihin. Niitä voidaan käyttää seurantakeskusteluissa, tavoitteiden seurannassa, vertaisarvioinneissa ja jopa ulkoisissa tilanteissa, kuten asiakaskyselyissä. 

Esimerkki: Ohjelmistoyritys voi käyttää numeerista asteikkoa työntekijöiden tavoitteiden arviointiin neljännesvuosittaisten arviointien aikana ja kerätä samalla asiakastyytyväisyysarvioita tähdillä jokaisen tukipyynnön jälkeen.

Haitat ja rajoitukset

Kaikesta helppokäyttöisyydestään huolimatta graafisiin arviointiasteikkoihin liittyy todellisia haittoja. Jos niitä ei suunnitella ja käytetä huolellisesti, ne voivat aiheuttaa hämmennystä tai jopa epäoikeudenmukaisuutta.

Arvioijan puolueellisuuden mahdollisuus

Ilman selkeitä määritelmiä yhden esihenkilön ”4” voi olla toiselle ”2”. Henkilökohtaiset tunteet, kulttuurierot tai tiedostamattomat ennakkoluulot voivat kaikki vääristää tuloksia. Sädekehävaikutus on erityisen yleinen: jonkin osa-alueen vahvuus vaikuttaa arvioihin muilla osa-alueilla.

Esimerkki: Esihenkilö, jolla on työntekijään vahva henkilökohtainen suhde, saattaa antaa hänelle arvosanan ”5” tiimityöskentelystä, vaikka hän ei aina osallistuisikaan ryhmäprojekteihin yhtä paljon kuin muut.

Arviointien asiayhteyden puute

Numero- tai tähtiarvio ei kerro, miksi joku sai kyseisen arvosanan. Ilman jatkokeskusteluja työntekijät voivat jäädä epätietoisiksi siitä, missä he onnistuvat tai mitä heidän pitäisi kehittää.

Esimerkki: Se, että henkilölle kerrotaan hänen saaneen viestinnästä arvosanan ”3”, ei selitä, liittyykö ongelma sähköposteihin, esityksiin vai reagointinopeuteen.

Ei ihanteellinen monimutkaisiin tehtäviin

Kaikkia työtehtäviä ei voi tiivistää muutamaan asteikolla arvioitavaan ominaisuuteen. Johtaminen, strateginen ajattelu ja luova työ edellyttävät usein vivahteikkaampaa arviointia.

Esimerkki: Ohjelmistoarkkitehdin innovatiivisuuden arvioiminen asteikolla 1–5 tuntuu pelkistävältä. Sanallinen arvio tai 360 asteen palaute voisi antaa kattavamman kuvan, etenkin jos hän kehittää jotain täysin uutta.

Liiallisen yksinkertaistamisen ja hyödyttömyyden riski

Asiayhteys on ratkaiseva, ja ihmiset tarvitsevat sanoilla annettua todellista ja arvokasta palautetta, eivät vain numeroita. Jos luotat pelkästään graafisiin arviointiasteikkoihin, suorituksen johtaminen voi muuttua pelkäksi numerotaulukoksi. 

Se voi heikentää työntekijöiden motivaatiota eikä anna esihenkilöille riittävästi tietoa ihmisten auttamiseksi kehittymään tai mukautumaan uudelleen työnkuvaansa.

Esimerkki: Työntekijä, joka saa jatkuvasti arvosanan ”4” eri kategorioissa, saattaa vaikuttaa suoriutuvan hyvin. Ilman keskusteluja voi kuitenkin jäädä huomaamatta, että hän on uupunut tai että hänen työnsä ei tarjoa riittävästi haasteita.

Esimerkkejä graafisista arviointiasteikoista työntekijöiden suoritusten arvioinnissa

Graafisen arviointiasteikon suunnitteluun ei ole yhtä ainoaa ”oikeaa” tapaa. Rakenne riippuu siitä, mitä haluat mitata ja kuinka paljon yksityiskohtia tarvitset. Tässä on kolme yleistä lähestymistapaa esimerkkeineen:

Numeerinen asteikko 1–5

Tämä on suoraviivaisin versio: arvioi jokainen kategoria numeerisella asteikolla.

Milloin käyttää: Vuosittaisissa arvioinneissa, tavoitteiden seurannassa ja kaikissa tilanteissa, joissa tarvitset selkeää tietoa, jota voit keskiarvoistaa tai analysoida työntekijöiden välillä.

Kuvaileva sanallinen asteikko

Numeroiden sijaan kuvailevat sanat antavat enemmän asiayhteyttä ja auttavat kuvaamaan, miltä ”hyvä” näyttää.

Ominaisuus	Täyttää odotukset harvoin	Täyttää odotukset joskus	Täyttää odotukset jatkuvasti	Ylittää odotukset
Tiimityöskentely	☐	☐	☑	☐
Tuottavuus	☐	☐	☐	☑

Milloin käyttää: Tehtävissä, joissa laadulliset yksityiskohdat ovat tärkeämpiä kuin numeeriset keskiarvot, tai kun haluat esihenkilöiden pohtivan valintaa tarkemmin.

Graafisen arviointiasteikon esimerkki

Symbolit tekevät asteikosta visuaalisemman ja usein helpommin lähestyttävän, mutta numeerisen asteikon tavoin niistä puuttuu konteksti ja ne ovat täysin subjektiivisia.

Ominaisuus	🙁	😐	🙂	😀
Asiakaspalvelu	☐	☐	☑	☐
Viestintä	☐	☑	☐	☐

Tai tähtimuodossa:

• ★☆☆☆☆ = Heikko
• ★★☆☆☆ = Kohtalainen
• ★★★★☆ = Erittäin hyvä
• ★★★★★ = Erinomainen

Milloin käytetään: Asiakaspalautteessa, vertaisarvioinneissa tai epämuodollisissa tunnustusohjelmissa, joissa numeerinen tai kuvaileva muoto saattaisi tuntua liian muodolliselta.

Graafisen arviointiasteikon luominen: vaihe vaiheelta

Graafiset arviointiasteikot edellyttävät huolellista suunnittelua. Huolimattomasti laadittu asteikko voi aiheuttaa sekaannusta tai jopa vinoumaa, mutta hyvin rakennettu asteikko voi tehdä arvioinneista johdonmukaisempia ja hyödyllisempiä.

Näin luot asteikon, joka todella toimii:

Vaihe 1: Tunnista keskeiset suorituskykykriteerit

Aloita päättämällä, mitä todella haluat mitata. Pohdi ominaisuuksia tai tuloksia, joilla on organisaatiossasi eniten merkitystä ja joita tehtävän onnistunut suorittaminen tehtävänkuvauksen mukaan edellyttää. Näitä voivat olla esimerkiksi laatu, luotettavuus, tiimityö tai työntekijän erityiset tavoitteet.

Älä kuormita asteikkoa liikaa; 5–7 kohdennettua ominaisuutta riittää hyvin. Itse pidän parhaana työskennellä neljän kohdennetun ominaisuuden kanssa, jotka sopivat parhaiten yhteen tehtävänkuvauksen kanssa.

Esimerkki: Puhelinpalvelukeskus voi valita keskeisiksi kategorioiksi ”viestinnän”, ”ongelmanratkaisun” ja ”asiakastyytyväisyyden”. Rakennusyritys voi keskittyä ”turvallisuuteen”, ”tuottavuuteen” ja ”tiimityöhön”.

Vaihe 2: Valitse arviointimuoto

Päätä, käytätkö numeerista, kuvailevaa vai symbolista asteikkoa. Kun tarvitset tiimien välillä vertailukelpoista mitattavaa tietoa, numeerinen asteikko toimii parhaiten. Jos selkeys on keskiarvoja tärkeämpää, käytä kuvailevaa sanamuotoa.

Epämuodollisissa kyselyissä tai asiakaspalautteessa symbolit ovat usein sopivin vaihtoehto. Jos luot asteikon koko organisaatiolle, harkitse kuvailevaa asteikkoa, jossa on selkeät ja yksityiskohtaiset kuvaukset (jatka lukemista, niin opit, miten se määritellään).

Esimerkki: Asiantuntijapalveluyrityksessä numeerisia asteikkoja voidaan käyttää vuosittaisissa arvioinneissa selkeän tiedon saamiseksi. Asiakaspalveluosasto puolestaan voisi käyttää tähtiarvioita jokaisen tukipyynnön jälkeen.

Vaihe 3: Määrittele asteikon tasot selkeästi

Tässä kohdassa monet organisaatiot kompastuvat. Jos et määrittele, mitä kukin taso tarkoittaa, yhden esihenkilön ”hyvä” voi olla toisen ”erinomainen”. Kuvaa tasot selkeästi.

Esimerkki luotettavuudesta:

• 1 = Harvoin luotettava, määräajat ylittyvät usein
• 2 = Joskus luotettava, määräajat ylittyvät usein
• 3 = Yleensä luotettava, määräajat ylittyvät toisinaan
• 4 = Tyypillisesti luotettava, noudattaa määräaikoja
• 5 = Aina luotettava, noudattaa määräaikoja johdonmukaisesti tai suoriutuu niitä paremmin

Mitä konkreettisempia esimerkkisi ovat, sitä johdonmukaisempia arvioinnit ovat eri esihenkilöiden välillä. 

Huomaa, että jos käytät tämänkaltaisia kuvailevia tai numeerisia asteikkoja (kuten yllä oleva esimerkki, joka on molempia), muista luoda oma asteikko jokaiselle arvioitavalle ominaisuudelle tai käyttäytymiselle. 

Tässä on esimerkki todellisesta suorituskyvyn hallinnan asteikosta, jossa käytetään sekä numeroita että kuvauksia yhdessä määritelmien ja esimerkkien kanssa. 

Tätä asteikkoa sovellettiin useisiin ominaisuuksiin, ja sitä käytettiin työn kokonaissuoriutumisen arviointiin. Huomaa, että kyseessä on käyttäytymiseen ankkuroitu arviointiasteikko, joka sisältää enemmän tietoa kuin tyypillinen graafinen arviointiasteikko.

Pistemäärä	Kuvaus	Määritelmä	Esimerkit
1	Ei pätevä tehtävässä	Suoriutuu tasolla, joka vie resursseja muilta alueilta (valvonnan, koulutuksen, laadun tai oikea-aikaisuuden vuoksi)	Työsuhteen ensimmäiset 30–60 päivää, tarvitsee jatkuvaa valvontaa ja kaiken työn laadunvarmistuksen, eikä ole täysin sitoutunut tehtävän toimitusstandardeihin. Huomautus: Tehtävässään ensimmäiset 30–60 päivää oleva työntekijä ei saisi saada muodollista suoritusarviointia. Ota yhteyttä henkilöstöhallintoon tämän prosessin ohittamiseksi.
2	Osittain pätevä tehtävässä	Suoriutuu useimmista tehtävän toiminnoista, mutta saattaa vielä opetella. Saattaa kohdata vaikeuksia työn valmistumisessa ajallaan tai työn täydellisyydessä.	On uusi tehtävässä tai tehtävä on muuttunut, ja tehtävässä suoriutuminen on vaikeaa taitojen tai muuttuneiden odotusten vuoksi. Tarvitsee enemmän valvontaa ja laadunvarmistusta kuin tehtävässä täysin pätevät työntekijät.
3	Täysin pätevä tehtävässä	Suoriutuu työtehtävästä suunnitellulla tavalla tasaisen laadukkaasti ja saavuttaa odotetut tulokset. Tarvitsee vain vähän tai ei lainkaan valvontaa. Voi toimia tämän tehtävän roolimallina pätevyytensä ansiosta.	On ollut tehtävässä yli 120 päivää tai on aiemmin suoriutunut vastaavasti korkealla tasolla. Tarvitsee vain vähän valvontaa. Hänen voidaan luottaa kouluttavan muita vastaavassa tehtävässä.
4	Edisti osaston toimintaa tehtävässä suoriutumisellaan	On täysin pätevä tehtävässä ja ylitti tehtävän edellytykset arviointijakson aikana. Suoriutuminen on helposti tunnistettavissa osaston toimintaa parempaan suuntaan muuttavaksi (uusia prosesseja otettu käyttöön, parempi idea, vähentynyt turha työ jne.)	Erittäin pätevä tehtävässään. Otti arviointijakson aikana vastuulleen lisätehtäviä, johti merkittävää osastotason hanketta tai on valmis ylennettäväksi.
5	Edisti yrityksen toimintaa tehtävässä suoriutumisellaan (ja sen ulkopuolella)	On täysin pätevä tehtävässä ja osallistui tehtävänsä ulkopuoliseen työhön arviointijakson aikana. Suoriutuminen on helposti tunnistettavissa organisaation toimintaa parempaan suuntaan muuttavaksi (se voidaan mitata kasvaneena liikevaihtona, lisääntyneenä työntekijöiden tai asiakkaiden tyytyväisyytenä tai pienentyneinä kustannuksina)	Erittäin pätevä tehtävässään ja edistää jatkuvasti parannuksia kaikilla alueilla. Hänellä on hyvät edellytykset seuraavan tason tehtäviin ja/tai hän johti koko yritystä muuttavaa hanketta.

Vaihe 4: Kouluta esihenkilöt soveltamaan asteikkoa yhdenmukaisesti

Paraskin asteikko epäonnistuu, jos esihenkilöt tulkitsevat sitä eri tavoin. Koulutukseen tulisi sisältyä harjoitustilanteita, joissa esihenkilöt arvioivat esimerkkityöntekijöitä ja vertailevat sitten perustelujaan. Tämä kalibrointiprosessi auttaa saavuttamaan yhteisen linjan.

Esimerkki: Anna esihenkilöille seuraava tilanne: ”Työntekijä palauttaa työnsä johdonmukaisesti ajallaan, mutta tarvitsee toisinaan muistutuksia.” Keskustelkaa siitä, onko luotettavuudesta annettava arvosana 3 vai 4, ja sopikaa yhteisestä standardista.

Vaihe 5: Tarkastele ja muokkaa palautteen perusteella

Kun olet käyttänyt asteikkoa ensimmäisen arviointikierroksen ajan, kerää palautetta. Oliko esihenkilöiden mielestä sitä helppo käyttää? Kokivatko työntekijät, että pisteet vastasivat todellisuutta? Oliko jokin luokka epäselvä? Hyödynnä palautetta sanamuotojen hienosäätämiseen, ominaisuuksien määrän muuttamiseen tai määritelmien parantamiseen. 

Kyllä, voit muuttaa arviointimenetelmääsi ja -prosessiasi. Ei, sinun ei tarvitse tehdä sitä samalla tavalla kuin viime vuonna voidaksesi vertailla tuloksia. Paremmat arviointimenetelmät nyt ovat paljon arvokkaampia kuin historialliset vertailut.

Esimerkki: Organisaatio, joka käytti aluksi numeerista asteikkoa 1–10, saattaa siirtyä asteikkoon 1–5 huomattuaan, että esihenkilöt erottelivat pilkuntarkasti arvosanojen ”6” ja ”7” välillä, vaikka niiden välillä ei ollut todellista eroa.

Milloin graafista arviointiasteikkoa käytetään suorituskyvyn hallinnassa

Graafiset arviointiasteikot eivät ole ihmelääke työntekijöiden arviointiin liittyviin ongelmiisi, mutta tietyissä tilanteissa ne voivat olla erittäin hyödyllisiä. Tässä on kolme yleisintä käyttötarkoitusta: 

• Vuosittaiset suoritusarvioinnit: Kun kehität ja käytät standardoitua asteikkoa, graafiset arviointiasteikot toimivat hyvin muodollisissa arviointiprosesseissa, joissa jokainen työntekijä arvioidaan samojen ominaisuuksien perusteella. Tämä helpottaa suoritusten vertailua tiimien välillä ja kehityksen seuraamista vuodesta toiseen.
• Taitojen arviointi: Asteikkoja voidaan käyttää myös yksittäisen työntekijän, tiimin tai yrityksen tavoitteisiin liittyvien erityistaitojen mittaamiseen. Tämä on erityisen hyödyllistä tehtävissä, joissa vaaditaan teknistä osaamista tai pätevyyttä.
• Asiakaspalvelun arvioinnit: Asiakasrajapinnassa työskentelevät tiimit hyötyvät nopeista ja yksinkertaisista arvioinneista, jotka tarjoavat mitattavaa palautetta. Graafisia arviointiasteikkoja käytetään usein palvelun jälkeisissä kyselyissä tai palvelupuheluiden laatutarkastuksissa. Saatat jopa nähdä fyysisen myymälän kuitin alareunassa kutsun palvelun arviointiin!

Graafisen arviointiasteikon vaihtoehdot

Graafiset arviointiasteikot ovat suosittuja, koska ne ovat yksinkertaisia, mutta ne eivät aina ole oikea työkalu. Tavoitteistasi riippuen voit harkita seuraavia vaihtoehtoja:

More Articles

• 15 suoritusarvioinnin parasta käytäntöä + mallipohja
• Valmennus ja valvonta tulevat samassa työkalussa
• Mikä on suorituksenhallintajärjestelmä? + esimerkkejä

Käyttäytymiseen ankkuroituvat arviointiasteikot (BARS)

Kuten edellä olevassa esimerkissä, BARS-menetelmä antaa perinteiselle asteikolle käytännön pohjan liittämällä jokaisen pisteen tiettyyn, havaittavaan käyttäytymiseen. Sen sijaan, että esihenkilöt joutuisivat tulkitsemaan, mitä ”hyvä” tai ”erinomainen” tarkoittaa, BARS ilmaisee sen selkeästi. 

Tämä vähentää subjektiivisuutta ja auttaa työntekijöitä ymmärtämään tarkalleen, miltä suoriutuminen näyttää kullakin tasolla.

Esimerkki tiimityöstä asteikolla 1–5:

1 = Osallistuu ryhmätilanteisiin harvoin ja vastustaa usein yhteistyötä

2 = Osallistuu toisinaan, mutta saattaa tarvita kannustusta ja suhtautuu kompromisseihin vastahakoisesti

3 = Osallistuu tiimikeskusteluihin, toimii yleensä yhteistyöhaluisesti ja suorittaa annetut tehtävät

4 = Tekee säännöllisesti yhteistyötä, pyytää muiden näkemyksiä ja auttaa tiimiä saavuttamaan yhteisymmärryksen

5 = Kannustaa aktiivisesti yhteistyöhön, ohjaa tiimikavereita ja ratkaisee ristiriitoja rakentavasti

BARS-menetelmässä jokainen pistemäärä perustuu käyttäytymiseen, joten kaksi esihenkilöä arvioi todennäköisemmin yhdenmukaisesti. Haittapuolena on, että BARS-menetelmän suunnittelu vaatii huomattavasti aikaa ja vaivaa, koska jokaiselle ominaisuudelle ja jokaiselle asteikon pisteelle on määriteltävä käyttäytymismallit.

Menetelmä sopii parhaiten tehtäviin, joissa täsmällisyys on tärkeää, kuten johtamiseen, asiakasrajapinnassa työskenteleviin tehtäviin tai tehtäviin, joissa vinoumalla voisi olla vakavia seurauksia.

Tavoitejohtaminen (MBOs)

Tavoitejohtaminen siirtää huomion ominaisuuksien tai käyttäytymisen arvioinnista siihen, saavuttavatko työntekijät tietyt mitattavat tavoitteet.

Tavoitteista sopivat yleensä yhdessä työntekijä ja hänen esihenkilönsä, mikä tekee lähestymistavasta yhteistyöhön perustuvan ja tulevaisuuteen suuntautuvan. MBOs keskittyy siihen, mitä tehdään, eikä siihen, miten se tehdään. 

Esimerkkejä myyntitehtävän MBO-tavoitteista:

• Tavoite 1: Hanki 500 000 dollarin arvosta uutta liiketoimintaa vuosineljänneksen aikana
• Tavoite 2: Säilytä 90 % nykyisistä asiakkaista
• Tavoite 3: Kasvata kauppojen keskimääräistä arvoa 15 %

Arviointijakson lopussa suoriutumista mitataan sen perusteella, kuinka hyvin nämä tavoitteet saavutettiin: täysin, osittain tai ei lainkaan.

MBO toimii hyvin tehtävissä, joissa tulokset ovat konkreettisia, kuten myyntikiintiöissä, projektien tuotoksissa tai tuottavuustavoitteissa. Se on erittäin motivoiva menetelmä, koska työntekijät tietävät tarkalleen, miltä onnistuminen näyttää. 

Haasteena kuitenkin on, että menetelmä voi jättää laajemmat ominaisuudet, kuten tiimityön, johtajuuden tai innovatiivisuuden, huomiotta, jos niitä ei sisällytetä tavoitteisiin. Toisin sanoen pelkkiin MBO-tavoitteisiin perustuva arviointi voi luoda myrkyllisen työympäristön, jossa kaikki tavoittelevat yhtä päämäärää eivätkä välitä siitä, kuinka monen ihmisen kanssa he joutuvat riitoihin matkan varrella. 

Vaikka tämä on melko surkea lähestymistapa, kokemukseni mukaan MBO-tavoitteiden yhdistäminen käyttäytymisen arviointiin tasapainottaa työilmapiiriä. 

Kriittisten tapahtumien menetelmä

Kriittisten tapahtumien menetelmä perustuu tarinankerronnalliseen lähestymistapaan, jossa keskitytään tiettyihin poikkeuksellisen hyvän tai heikon suoriutumisen tilanteisiin. Asteikolla arvioimisen sijaan esihenkilöt kirjaavat ajan mittaan ”kriittisiä tapahtumia”, jotka muodostavat myöhemmin suoriutumista koskevan keskustelun perustan.

Esimerkki asiakaspalvelusta:

• Myönteinen tapahtuma: Työntekijä jäi työpäivän jälkeen ratkaisemaan asiakkaan monimutkaista laskutusongelmaa ja sai asiakkaalta kirjallista kiitosta.
• Kielteinen tapahtuma: Työntekijä käsitteli palvelupuhelun huonosti, mikä lisäsi asiakkaan turhautumista ja edellytti esihenkilön puuttumista tilanteeseen.

Kriittisten tapahtumien dokumentointi tarjoaa konkreettista näyttöä suoriutumisesta, mikä tekee palautteesta uskottavampaa ja helpommin hyödynnettävää. 

Menetelmä on erityisen hyödyllinen tehtävissä, joissa yksittäisillä toimilla voi olla merkittäviä seurauksia, kuten terveydenhuollossa, turvallisuustehtävissä tai hätätilanteisiin vastaamisessa.

Haittapuolena on, että menetelmä edellyttää johdonmukaista kirjanpitoa. Jos esihenkilöt eivät kirjaa tapahtumia tai tallentavat vain kielteiset tilanteet, arviointi voi vaikuttaa vinoutuneelta ja työilmapiiri voi kärsiä. 

Kerronnallinen/essee-arviointi

Kerronnallinen eli essee-arviointimenetelmä perustuu työntekijän suoriutumisen kirjalliseen kuvaukseen rakenteisten arviointien sijaan. Esihenkilöt kuvaavat yksityiskohtaisesti vahvuuksia, heikkouksia, saavutuksia ja kehittämiskohteita usein vapaamuotoisena tekstinä.

Esimerkki markkinoinnista:

• Myönteinen huomio: Työntekijä kehitti sosiaalisen median kampanjan, joka ylitti sitoutumistavoitteet 40 prosentilla, ja koordinoi onnistuneesti tiimien välistä yhteistyötä.
• Rakentava huomio: Työntekijä ei toisinaan pysynyt sisäisissä määräajoissa, koska sitoutui samanaikaisesti liian moneen projektiin.
  

Kerronnalliset arvioinnit mahdollistavat yksityiskohtaisen ja henkilökohtaisen kuvan suoriutumisesta sekä tuovat esiin vivahteet, asiayhteyden ja kehityspotentiaalin. Ne voivat olla erityisen arvokkaita pienissä tiimeissä, luovissa tehtävissä tai organisaatioissa, joissa kehitystä painotetaan tiukan mittaamisen sijaan.

Haittapuolena on se, että ne ovat subjektiivisia, aikaa vieviä ja vaikeasti työntekijöiden välillä vertailtavia. Kaksi esihenkilöä saattaa kirjoittaa hyvin eri tavoin, ja ilman standardoitua muotoa oikeudenmukaisuuden ja johdonmukaisuuden varmistaminen on haastavaa.

Sijoittaminen / parivertailu

Sijoitusmenetelmässä työntekijät arvioidaan järjestämällä heidät parhaasta heikoimpaan kokonaissuorituksen perusteella, kun taas parivertailussa mennään pidemmälle vertaamalla jokaista työntekijää pareittain kaikkiin muihin heidän keskinäisen asemansa määrittämiseksi.

Esimerkki myynnistä:

• Sijoittaminen: Esihenkilö järjestää viisi myyntiedustajaa järjestykseen heidän tuottamiensa kokonaistulojen perusteella siten, että edustaja A on ylimpänä ja edustaja E alimpana.
• Parivertailu: Jokaista edustajaa verrataan suoraan kaikkiin muihin edustajiin; edustaja A voidaan arvioida paremmaksi neljässä neljästä vertailusta, kun taas edustaja C saattaa olla parempi vain yhdessä neljästä.

Tämä menetelmä antaa selkeän kuvan suoritusten suhteellisesta tasosta, joten se on hyödyllinen, kun organisaatioiden on tehtävä päätöksiä ylennyksistä, bonuksista tai irtisanomisista. Se pakottaa tekemään eroja työntekijöiden välille, mikä voi olla erityisen arvokasta erittäin kilpailuhenkisissä tai tuloskeskeisissä tehtävissä.

Haittapuolena on, että se kannustaa kilpailuun yhteistyön sijaan ja voi heikentää heikoimmalle tasolle sijoittuvien työntekijöiden motivaatiota. Se toimii myös parhaiten tiimeissä, joissa työntekijöiden tehtävät ovat samankaltaisia – esimerkiksi suunnittelijan vertaaminen data-analyytikkoon ei tuottaisi merkityksellisiä havaintoja.

Ladattavat mallit

Graafisen arviointiasteikon malli

• Graafisen arviointiasteikon malli – maksuton henkilöstöhallinnon lataus
• Graafisen arviointiasteikon suoritusarviointimalli – maksuton henkilöstöhallinnon lataus

Huomautus: Myös suorituksen johtamisen ohjelmistosi saattaa sisältää oppaita ja malleja, joita voit käyttää!

Usein kysytyt kysymykset

Mitä eroa on graafisella arviointiasteikolla ja Likert-asteikolla?

Graafista arviointiasteikkoa käytetään tyypillisesti suorituskyvyn hallinnassa ominaisuuksien tai käyttäytymisen arviointiin jatkumolla (esimerkiksi 1–5 luotettavuudesta tai tiimityöskentelystä).

Likert-asteikkoa käytetään yleisemmin kyselyissä, joissa vastaajat ilmoittavat olevansa samaa tai eri mieltä väittämän kanssa (esimerkiksi ”Viestin tehokkaasti tiimini kanssa” → Täysin eri mieltä – Täysin samaa mieltä). Ne näyttävät samanlaisilta, mutta niiden tarkoitus on erilainen: graafiset arviointiasteikot mittaavat suorituskykyä, kun taas Likert-asteikot mittaavat asenteita tai mielipiteitä.

Mikä on yleisin arviointiasteikko henkilöstöhallinnossa?

Numeerinen asteikko 1–5 on ylivoimaisesti yleisin. Se on yksinkertainen, keskiarvon laskeminen on helppoa, ja sekä esihenkilöt että työntekijät tuntevat sen. Vaikka se ei ole täydellinen, se näyttää tasapainottavan helppokäyttöisyyden ja riittävän vaihteluvälin merkityksellisten suorituskykyerojen osoittamiseksi.

Miten vältät vinoumat graafista arviointiasteikkoa käytettäessä?

Vinoumia syntyy, kun esihenkilöt tulkitsevat asteikkoa eri tavoin tai antavat henkilökohtaisten tunteidensa vaikuttaa pisteisiin. Tämän vähentämiseksi määrittele selkeästi, mitä kukin asteikon kohta tarkoittaa, kouluta esihenkilöt käyttämään sitä johdonmukaisesti ja järjestä kalibrointitilaisuuksia, joissa esihenkilöt vertailevat arvioita ja yhdenmukaistavat odotuksiaan.

Käyttäytymisesimerkkien käyttäminen kullakin tasolla auttaa myös (lue lisää käyttäytymiseen ankkuroitavista arviointiasteikoista).

Voidaanko graafista arviointiasteikkoa käyttää vertaisarvioinneissa?

Kyllä, mutta varoen. Vertaiset näkevät usein asioita, joita esihenkilöt eivät näe, kuten päivittäisen yhteistyön ja viestinnän, mutta vertaisarvioinnit voivat myös muuttua suosiokilpailuiksi, jos asteikkoa ei ole määritelty hyvin.

Pidä luokat selkeinä (kuten tiimityöskentely ja viestintä) ja käytä sitä yhtenä tietolähteenä, älä ainoana suorituskyvyn mittarina.

Voidaanko graafisia arviointiasteikkoja mukauttaa eri rooleihin?

Kyllä! Vaikka asteikon rakenne pysyy samana, luokkia voidaan mukauttaa. Myyntiroolissa voidaan esimerkiksi painottaa liikevaihtotavoitteita ja asiakasviestintää, kun taas teknisessä roolissa voidaan keskittyä tarkkuuteen ja ongelmanratkaisuun. Olennaista on pitää asteikot riittävän yhdenmukaisina koko organisaatiossa, jotta mielekkäät vertailut ovat mahdollisia.

Onko graafinen arviointiasteikko tehokas etätiimeille?

Se voi olla, mutta etätyö lisää monimutkaisuutta. Ominaisuuksia, kuten ”näkyvyyttä” tai ”reagointikykyä”, voi olla vaikeampi mitata oikeudenmukaisesti.

Jotta se toimisi, mukauta luokat keskittymään tuloksiin ja viestintään ja varmista, etteivät esihenkilöt arvioi työntekijöitä vain sen perusteella, kenet he ”näkevät” useimmiten verkossa.

Toimivatko graafiset arviointiasteikot pienissä organisaatioissa?

Kyllä, ja joillakin tavoilla niitä on jopa helpompi hallita pienissä tiimeissä. Yksinkertainen numeerinen tai kuvaileva asteikko voi tuoda arviointeihin rakennetta ilman monimutkaisten ohjelmistojen tarvetta. Varmista vain, että määritelmät ovat selkeitä vinoumien välttämiseksi, jos arvioinnin tekee vain yksi tai kaksi esihenkilöä.

Minkä suurimman virheen organisaatiot tekevät graafisten arviointiasteikkojen kanssa?

Ne kohtelevat numeroa koko totuutena. Arvosana ”3” tai ”4” on vain keskustelunavaus. Todellinen arvo syntyy, kun esihenkilöt käyttävät arvosanoja lähtökohtana suorituskykyarviointien tekemiseen ja valmennuskeskusteluihin, eivätkä suorituskykyä koskevana viimeisenä sanana.Palautteen antaminen on vaikeaa! Nykyiseen arkeemme kuuluu jatkuvia pyyntöjä osallistua kyselyihin, antaa palautetta oston jälkeen ja jopa arvioida käsitystämme lentokentän kylpyhuoneiden siisteydestä.

Siirryttäessä henkilöstöhallinnon maailmaan tärkein palautetoiminto on pelätty työntekijän suorituskykyarviointi. Esihenkilöt inhoavat niiden kirjoittamista, työntekijät valmistautuvat vastaanottamaan ne, ja henkilöstöhallinto toivoo, ettei koko asia ajaudu jälleen yhdeksi ”ensi vuonna toimimme paremmin” -keskusteluksi.

Siinä käytetään työkaluja, kuten graafista arviointiasteikkoa, tuomaan menettelyihin rakennetta ja johdonmukaisuutta.

Tässä artikkelissa kerron, miten graafinen arviointiasteikkomenetelmä toimii, mitkä ovat sen edut ja haitat sekä mitkä ovat parhaat käytännöt sen tehokkaaseen hyödyntämiseen.