Graafinen arviointiasteikko: asiantuntijan opas + mallipohja

Tavoitteena on luoda johdonmukainen tapa seurata suoriutumista ajan mittaan, verrata työntekijöitä keskenään ja tehdä päätöksiä suoriutumista koskevien tietojen perusteella.

Asteikko toimii erityisen hyvin tehtävissä, joissa tiettyjä työntekijöiden käyttäytymismalleja, kuten luotettavuutta, tarkkuutta tai tiimityötä, on mitattava yksilöiden ja tiimien välillä.

Miten graafinen arviointiasteikko toimii?

Graafisen arviointiasteikon hienous piilee sen yksinkertaisuudessa ja intuitiivisuudessa.

Aloita valitsemalla tehtävässä tärkeä ominaisuus tai käyttäytymismalli ja arvioi sitä määritellyllä vaihteluvälillä. 

Vaihteluväli voi koostua numeroista, sanoista tai jopa symboleista. Sitten tehdään varsinainen arviointi. Esihenkilöt (ja joskus kollegat) käyvät läpi jokaisen ominaisuuden ja merkitsevät työntekijän sijoittumisen asteikolla. Esimerkiksi ”Luotettavuus = 4” tai ”Tiimityö = Erinomainen”.

Kun arviot on kerätty, niistä tulee osa työntekijän laajempaa suoritusarviointia. Esihenkilöt voivat:

• Verrata tiimin jäsenten tuloksia ja havaita malleja.
• Seurata pisteitä ajan mittaan nähdäkseen, missä joku kehittyy tai taantuu.
• Käyttää pisteitä valmennuskeskustelujen lähtökohtana. Jos työntekijä saa esimerkiksi luotettavuudesta arvosanan ”keskimääräistä heikompi” mutta tiimityöstä arvosanan ”erinomainen”, esihenkilöllä on käsiteltävänään sekä huolenaihe että vahvuus.
• Yhdistää tulokset yleiseksi suoritusarvioksi, joka vaikuttaa organisaation arviointijärjestelmään.

Graafisen arviointiasteikon hienous piilee siinä, että se muuttaa suoriutumisen kaltaisen monimutkaisen asian rakenteeksi, jota esihenkilöt ja henkilöstöhallinnon ammattilaiset voivat todella hyödyntää. 

Asteikko itsessään ei ole lopullinen totuus, mutta se auttaa luomaan pohjan johdonmukaisemmille, oikeudenmukaisemmille ja käytännönläheisemmille suoriutumista koskeville keskusteluille.

Asteikon erilaiset rakenteet

Graafinen arviointiasteikko voidaan rakentaa eri tavoin omien erityistarpeidesi mukaan.

Numeerinen

Yleisin vaihtoehto, kuten asteikko 1–5 tai 1–10. Voit esimerkiksi arvioida asiakaspalvelun reagointikyvyn arvosanalla 4/5. 

Tämän vaihtoehdon etuna on, että tuloksia voidaan laskea yhteen, verrata ja seurata ajan mittaan.

Jos myyntitiimisi viestintätaidon keskimääräinen pistemäärä oli viime vuonna 3,2 ja tänä vuonna 4,1, voit nähdä mitattavissa olevan kehityksen.

Numeeriset asteikot ovat selkeitä ja sopivat hyvin datan käsittelyyn, mutta ne voivat tuntua kylmiltä, jos numeroiden taustalla ei ole kontekstia. Siitä huolimatta ne ovat edelleen henkilöstöhallinnon yleisin arviointijärjestelmä.

Kuvaileva

Numeroiden sijaan käytät sanoja, kuten heikko, tyydyttävä, hyvä ja erinomainen. Tämä tuo selkeyttä, sillä ”erinomainen” on helpompi tulkita kuin ”5” ilman asiayhteyttä.

Jos esimerkiksi arvioit luotettavuutta, esihenkilö voi merkitä arvosanaksi ”hyvä” henkilölle, joka yleensä noudattaa määräaikoja mutta myöhästyy niistä toisinaan. 

Haittapuolena on, että ilman selkeitä määritelmiä yhden esihenkilön ”hyvä” voi olla toisen esihenkilön ”tyydyttävä”.

Symbolinen

Tähdet, hymiöt ja valintamerkit symboloivat suoriutumista. Niitä käytetään usein asiakaskyselyissä, mutta ne voivat myös tehdä työntekijöille annettavasta palautteesta hieman lähestyttävämpää.

Vähittäiskaupan tiimi voi esimerkiksi käyttää hymiöitä asiakastyytyväisyyden seuraamiseen päivittäin, kun taas henkilöstöhallinto voi käyttää tähtiä vertaisten välisen tunnustuksen arviointiin.

Riskinä on, että symbolit tuntuvat epämuodollisilta. Tämä voi edistää sitoutumista, mutta niistä on vähemmän hyötyä, jos tarvitset täsmällisiä tietoja suoriutumisesta. Muista vain kalibroida suoritusarviointisi yksilöiden ja tiimien välillä, erityisesti jos käytät symbolista graafista arviointiasteikkoa työntekijän suoriutumisen mittaamiseen. 

Yleiset arviointikategoriat

Kaikki ominaisuudet eivät sovellu yhtä hyvin graafiseen arviointiasteikkoon. Parhaita kategorioita ovat ne, jotka ovat havaittavia, toistettavia ja suhteellisen helposti vertailtavia tiimin jäsenten välillä.

Toisin sanoen, jos voit osoittaa selkeitä työntekijän käyttäytymismalleja tai tuloksia, niiden mittaaminen asteikolla on yleensä järkevää.

Seuraavassa on viisi ominaisuutta, jotka soveltuvat hyvin graafisiin arviointiasteikkoihin, sekä ohjeita niiden rakenteen laatimiseen:

• Työn laatu: Kuinka tarkkaa, kattavaa tai viimeisteltyä työn tulos on? Suunnittelijaa voidaan arvioida luovuuden ja yksityiskohtien huomioimisen perusteella, kun taas varastotyöntekijän arviointi voi perustua virheettömään tilausten käsittelyyn.
  • Ehdotettu asteikkotyyppi: Numeerinen tai kuvaileva
  • Esimerkki: 1 = Toistuvia virheitä, 3 = Täyttää laatustandardit, 5 = Ylittää standardit ja kiinnittää erinomaisesti huomiota yksityiskohtiin.
• Luotettavuus: Voitko luottaa siihen, että tämä henkilö saapuu paikalle, noudattaa määräaikoja ja vie tehtävät loppuun? Esimerkiksi projektipäällikkö, joka toimittaa työnsä johdonmukaisesti ajallaan, saisi korkean arvosanan, kun taas henkilö, joka usein ylittää määräajat, sijoittuisi asteikolla alemmaksi.
  • Ehdotettu asteikkotyyppi: Kuvaileva
  • Esimerkki: “Harvoin luotettava”, “Yleensä luotettava”, “Aina luotettava”. Esihenkilöt voivat valita vaihtoehdon, joka kuvaa parhaiten läsnäoloa, täsmällisyyttä ja tehtävien loppuun saattamista.
• Viestintä: Tämä voi kattaa suullisen, kirjallisen tai digitaalisen viestinnän. “Erinomainen” viestijä saattaa selittää ideat selkeästi kokouksissa ja vastata sähköposteihin nopeasti, kun taas matalampi arvosana voi kuvastaa päivitysten puuttumista tai epäselviä ohjeita.
  • Ehdotettu asteikkotyyppi: Symbolinen tai kuvaileva (vältä tässä numeerista asteikkoa ja määrittele symbolit ja kuvaukset tarkasti, koska kaikkien odotukset viestinnästä ja reagointinopeudesta ovat erilaiset)
  • Esimerkki: Hymynaama-asteikko ( 🙁 😐 🙂 😀) selkeyden ja reagointinopeuden arviointiin tai kuvailevat vaihtoehdot, kuten “Heikko”, “Keskitasoinen”, “Erinomainen”.
• Tiimityö: Yhteistyö voi ratkaista onnistumisen tai epäonnistumisen. Korkean arvosanan voisi saada henkilö, joka auttaa mielellään kollegoitaan ja edistää tiimin tavoitteita, kun taas matalampi arvosana voi viitata ristiriitoihin tai haluttomuuteen tehdä yhteistyötä.
  • Ehdotettu asteikkotyyppi: Numeerinen tai symbolinen
  • Esimerkki: Numeerinen asteikko 1–5, jossa 1 = “Tekee harvoin yhteistyötä” ja 5 = “Tukee johdonmukaisesti tiimin tavoitteita oma-aloitteisesti”. Vaihtoehtoisesti vertaisarvioinneissa voidaan käyttää tähtiä (★–★★★★★), jotta arviointi tuntuisi helpommin lähestyttävältä.
• Tuottavuus: Kuinka paljon saadaan aikaan odotuksiin verrattuna? Puhelinpalvelukeskuksen työntekijällä tämä voi tarkoittaa tunnissa käsiteltyjen puheluiden määrää, kun taas ohjelmistoinsinöörillä se voi kuvastaa valmiiksi saatettujen ominaisuuksien tai ratkaistujen ohjelmistovirheiden määrää.
  • Ehdotettu asteikkotyyppi: Numeerinen tai kuvaileva
  • Esimerkki: 1 = “Saavuttaa tavoitteet harvoin”, 3 = “Täyttää odotukset johdonmukaisesti”, 5 = “Ylittää tavoitteet säännöllisesti ja erittäin tehokkaasti”.

Arviointiasteikkojen muodot

Kun tiedät, mitä mittaat, sinun on päätettävä, miten esität sen. Muodolla on merkitystä, koska se vaikuttaa siihen, kuinka helppoa asteikkoa on käyttää ja kuinka merkityksellistä tietoa saadaan myöhemmin. 

Huonoin lopputulos syntyy, kun ihmiset eivät ymmärrä asteikkoa ja sitä sovelletaan epäjohdonmukaisesti, joten tämä on luultavasti tärkein osa graafisten arviointiasteikkojen tekemisessä todella toimiviksi! 

Lineaarinen

Lineaarinen muoto on tutuin vaihtoehto. Se on suora viiva tai arviointien luettelo, kuten 1–5 tai “heikosta erinomaiseen”. Kuvittele suoritusarviointilomake, jossa arvioit “tiimityötä” ympyröimällä numeron väliltä 1 (tekee harvoin yhteistyötä) ja 5 (erinomainen yhteistyökumppani).

• Milloin sitä käytetään:
  • Nopeissa arvioinneissa, joissa nopeus on tärkeää.
  • Kun haluat vertailla useiden työntekijöiden tuloksia.
  • Asiakaspalautekyselyissä, joissa vastaajat eivät käytä sen täyttämiseen yli 10 sekuntia.
• Esimerkki: 

Luotettavuus
1 = Harvoin luotettava	2 = Keskimääräistä heikompi luotettavuus	3 = Yleensä luotettava	4 = Erittäin luotettava	5 = Aina luotettava

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Matriisi

Matriisimuoto on ruudukko, jossa useita ominaisuuksia asetetaan vastakkain asteikon pisteiden kanssa yhdessä taulukossa. Tässä tapauksessa ominaisuuksien asteikko on yhdenmukainen (esimerkiksi 1–5), mutta eri ominaisuudet arvioidaan kaikki samassa taulukossa.

Jokainen rivi edustaa ominaisuutta (kuten laatua, luotettavuutta tai viestintää), ja jokainen sarake on arvosana (kuten 1–5). Se muistuttaa paljon taulukkolaskentataulukkoa, ja esihenkilöt voivat täyttää sen yhdessä näkymässä.

Tämä muoto on erityisen hyödyllinen suuria tiimejä hallinnoiville henkilöstöhallinnon ammattilaisille, sillä se tarjoaa jäsennellyn näkymän useista työnkuvauksista.

• Milloin sitä käytetään:
  • Vuosittaisissa suoritusarvioinneissa, joissa arvioidaan useita osaamisalueita samanaikaisesti. 
  • Työntekijän vahvuuksien ja heikkouksien välisten mallien havaitsemiseen. 
  • Tiimitason analyysiin, kun halutaan verrata yksilöitä samojen luokkien perusteella. 

• Esimerkki:

Tarkistuslista

Tarkistuslistamuodossa jatkumo jätetään pois ja sen sijaan tarjotaan valittaviksi ennalta määritettyjä väittämiä. Esihenkilö merkitsee kunkin ominaisuuden kohdalla parhaiten sopivan vaihtoehdon. 

• Milloin sitä käytetään:
  • Tehtävissä, joissa odotukset ovat hyvin tarkkoja (kuten vaatimustenmukaisuuteen, turvallisuuteen tai teknisiin tehtäviin liittyvissä rooleissa)
  • Nopeissa seurantakeskusteluissa tai koeajan arvioinneissa, joissa vivahteikkuus ei ole yhtä tärkeää kuin kyllä/ei-vastauksen selkeys.
  • Tilanteissa, joissa eri arvioijat saattavat tulkita numerot eri tavoin, tämä vaihtoehto voi osoittaa, milloin suoritusta on parannettava.
• Esimerkki:

Vaikka nämä ovat vain muutamia esimerkkejä siitä, miten graafisia arviointiasteikkoja voidaan luoda ja muotoilla, tärkeintä on keskittyä siihen, mitä organisaatiosi todella arvostaa, ja rakentaa asteikot näiden tekijöiden ympärille. 

Mitä ikinä teetkin, varmista, että kaikki ymmärtävät asteikon ja osaavat käyttää sitä tehokkaasti (kouluta heidät siihen). Älä myöskään jätä kalibrointia väliin! Käytä aikaa sen tarkistamiseen, ymmärtävätkö ihmiset todella, mitä yrität välittää.

Graafisen arviointiasteikon edut

Graafiset arviointiasteikot ovat säilyttäneet asemansa, koska ne ovat yksinkertaisia, käytännöllisiä ja mukautettavia. Tässä on joitakin niiden tärkeimmistä eduista:

Helppokäyttöinen ja helposti ymmärrettävä

Esihenkilö ei tarvitse erityistä henkilöstöhallinnon koulutusta graafisen arviointiasteikon täyttämiseen. Numeron 1–5 ympyröiminen tai ruudun rastittaminen on yksinkertaista. Myös työntekijät ymmärtävät sen heti – kukaan ei tarvitse kymmenen minuutin selitystä ennen arvioinnin alkamista.

Esimerkki: Vähittäiskaupan myymäläpäällikkö voi arvioida viisi työntekijää alle tunnissa ja antaa johdonmukaista palautetta luotettavuudesta ja asiakaspalvelusta ilman prosessin tarpeetonta monimutkaistamista.

Mahdollistaa työntekijöiden nopean vertailun

Graafisten arviointiasteikkojen avulla kaikki voidaan arvioida samojen ominaisuuksien perusteella, mikä helpottaa mallien havaitsemista. 

Ehkä koko tiimisi saa korkeat arvosanat tiimityöstä mutta matalat tuottavuudesta, mikä kertoo, mihin koulutuksessa tai resursseissa kannattaa keskittyä. Tai saatat huomata, että yksi heikosti suoriutuva työntekijä jää jatkuvasti kollegoidensa alapuolelle luotettavuudessa.

Esimerkki: Asiakaspalveluosastolla ”viestintä”-luokan keskiarvot voivat osoittaa, ketkä asiakaspalvelijat tarvitsevat valmennusta ja ketkä kannattaa pyytää mentoroimaan muita.

Tukee suorituksen määrällistä seurantaa

Numeroita voidaan seurata ajan mittaan ja käyttää trendianalyysiin. Tämä on erittäin hyödyllistä, kun haluat perustella henkilöstöhallintoon liittyviä päätöksiä, kuten ylennyksiä, palkankorotuksia tai lisäkoulutusta.

Esimerkki: Jos työntekijän ”työn laatu” -arvosana nousee arvosta 2 arvoon 4 kolmen arviointikierroksen aikana, sinulla on tietoa ylennyksen perustelemiseen.

Joustavuus käyttötarkoituksessa

Graafiset arviointiasteikot eivät rajoitu vuosittaisiin arviointeihin. Niitä voidaan käyttää seurantakeskusteluissa, tavoitteiden seurannassa, vertaisarvioinneissa ja jopa ulkoisissa yhteyksissä, kuten asiakaskyselyissä. 

Esimerkki: Ohjelmistoyritys voi käyttää numeerista asteikkoa työntekijöiden tavoitteiden arviointiin neljännesvuosittaisissa arvioinneissa ja samalla kerätä tähtien avulla asiakastyytyväisyysarvioita jokaisen tukipyynnön jälkeen.

Haitat ja rajoitukset

Kaikesta helppoudestaan huolimatta graafisiin arviointiasteikkoihin liittyy todellisia haittoja. Jos niitä ei suunnitella ja käytetä huolellisesti, ne voivat aiheuttaa hämmennystä tai jopa epäoikeudenmukaisuutta.

Arvioijan harhan mahdollisuus

Ilman selkeitä määritelmiä yhden esihenkilön “4” voi olla toiselle “2”. Henkilökohtaiset tunteet, kulttuurierot tai tiedostamattomat ennakkoluulot voivat kaikki vääristää tuloksia. Sädekehävaikutus on erityisen yleinen: yhdellä osa-alueella osoitettu vahvuus vaikuttaa arvioihin muilla osa-alueilla.

Esimerkki: Esihenkilö, jolla on vahva henkilökohtainen yhteys työntekijään, saattaa antaa tälle arvosanan “5” tiimityöskentelystä, vaikka tämä ei aina osallistu ryhmäprojekteihin yhtä paljon kuin muut.

Pisteiden kontekstin puute

Numero tai tähtiarvio ei selitä, miksi joku sai kyseisen arvosanan. Ilman jatkokeskusteluja työntekijöille voi jäädä epäselväksi, missä he onnistuvat tai mitä heidän pitäisi kehittää.

Esimerkki: Se, että jollekulle kerrotaan hänen saaneen viestinnästä arvosanan “3”, ei selitä, liittyykö ongelma sähköposteihin, esityksiin vai reagointinopeuteen.

Ei ihanteellinen monimutkaisiin tehtäviin

Joidenkin työtehtävien suoriutumista ei voi tiivistää muutamaan asteikolla arvioitavaan ominaisuuteen. Johtaminen, strateginen ajattelu tai luova työ edellyttävät usein vivahteikkaampaa arviointia.

Esimerkki: Ohjelmistoarkkitehdin innovatiivisuuden arviointi asteikolla 1–5 tuntuu pelkistävältä. Sanallinen arviointi tai 360 asteen palaute voisi antaa kattavamman kuvan, erityisesti jos hän kehittää jotakin täysin uutta.

Liiallisen yksinkertaistamisen ja hyödyttömyyden riski

Konteksti on kaikki kaikessa, ja ihmiset tarvitsevat sanoilla annettua todellista ja arvokasta palautetta, eivät vain numeroita. Jos luotat ainoastaan graafisiin arviointiasteikkoihin, suorituksen johtaminen voi muuttua pelkäksi numerotaulukoksi. 

Se voi heikentää työntekijöiden motivaatiota eikä anna esihenkilöille riittävästi tietoa, jotta he voisivat auttaa ihmisiä kehittymään tai suuntaamaan toimintaansa uudelleen tehtävänkuvansa mukaisesti.

Esimerkki: Työntekijä, joka saa jatkuvasti “4”-arvosanoja eri kategorioissa, saattaa vaikuttaa suoriutuvan hyvin. Ilman keskusteluja voi kuitenkin jäädä huomaamatta, että hän on uupunut tai ettei työ tarjoa hänelle riittävästi haasteita.

Esimerkkejä graafisista arviointiasteikoista työntekijöiden suorituksen arvioinnissa

Graafisen arviointiasteikon suunnitteluun ei ole yhtä ainoaa “oikeaa” tapaa. Rakenne riippuu siitä, mitä haluat mitata ja kuinka paljon yksityiskohtia tarvitset. Tässä on kolme yleistä lähestymistapaa esimerkkeineen:

Numeerinen asteikko 1–5

Tämä on suoraviivaisin versio: arvioi kukin kategoria numeerisella asteikolla.

Milloin käyttää: Vuosittaisissa arvioinneissa, tavoitteiden seurannassa ja kaikkialla, missä tarvitset selkeää dataa, jonka voit laskea yhteen tai jota voit analysoida työntekijöiden välillä.

Sanallinen kuvaileva asteikko

Numeroiden sijaan kuvailevat sanat tarjoavat enemmän kontekstia ja auttavat kuvaamaan, miltä “hyvä” näyttää.

Ominaisuus	Täyttää odotukset harvoin	Täyttää odotukset joskus	Täyttää odotukset johdonmukaisesti	Ylittää odotukset
Tiimityöskentely	☐	☐	☑	☐
Tuottavuus	☐	☐	☐	☑

Milloin käyttää: Tehtävissä, joissa laadulliset yksityiskohdat ovat tärkeämpiä kuin numeeriset keskiarvot, tai kun haluat esihenkilöiden harkitsevan valintaansa tarkemmin.

Esimerkki symbolisesta asteikosta

Symbolit tekevät asteikosta visuaalisemman ja usein helpommin lähestyttävän, mutta numeerisen asteikon tavoin niistä puuttuu konteksti ja ne ovat täysin subjektiivisen tulkinnan varassa.

Ominaisuus	🙁	😐	🙂	😀
Asiakaspalvelu	☐	☐	☑	☐
Viestintä	☐	☑	☐	☐

Tai tähtimuoto:

• ★☆☆☆☆ = Heikko
• ★★☆☆☆ = Tyydyttävä
• ★★★★☆ = Erittäin hyvä
• ★★★★★ = Erinomainen

Milloin käyttää: Asiakaspalautteessa, vertaisarvioinneissa tai epämuodollisissa tunnustusohjelmissa, joissa numeerinen tai kuvaileva muoto saattaisi tuntua liian muodolliselta.

Näin luot graafisen arviointiasteikon: vaihe vaiheelta

Graafiset arviointiasteikot vaativat huolellista suunnittelua. Huolimattomasti laadittu asteikko voi aiheuttaa epäselvyyttä tai jopa vinoumia, mutta hyvin rakennettu asteikko voi tehdä arvioinneista johdonmukaisempia ja hyödyllisempiä.

Näin luot asteikon, joka todella toimii:

Vaihe 1: Tunnista keskeiset suorituskriteerit

Aloita päättämällä, mitä todella haluat mitata. Mieti ominaisuuksia tai tuloksia, joilla on organisaatiossasi eniten merkitystä ja joita tarvitaan työtehtävän onnistuneeseen suorittamiseen työtehtävän kuvauksen mukaisesti. Tällaisia voivat olla esimerkiksi laatu, luotettavuus, tiimityö tai työntekijän erityiset tavoitteet.

Älä kuormita asteikkoa liikaa; 5–7 tarkasti määriteltyä ominaisuutta riittää hyvin. Itse pidän parempana työskennellä neljän tarkasti määritellyn ominaisuuden kanssa, jotka vastaavat parhaiten työtehtävän kuvausta.

Esimerkki: Puhelinpalvelukeskus voisi valita ydinkategorioiksi ”viestinnän”, ”ongelmanratkaisun” ja ”asiakastyytyväisyyden”. Rakennusalan yritys voisi keskittyä ”turvallisuuteen”, ”tuottavuuteen” ja ”tiimityöhön”.

Vaihe 2: Valitse arviointimuoto

Päätä, käytätkö numeerista, kuvailevaa vai symbolista asteikkoa. Kun tarvitset tiimien välillä vertailukelpoista mitattavaa tietoa, numeerinen asteikko toimii parhaiten. Jos selkeys on keskiarvoja tärkeämpää, käytä kuvailevaa sanamuotoa.

Epämuodollisissa kyselyissä tai asiakaspalautteessa symbolit ovat usein paras vaihtoehto. Jos luot asteikkoa koko organisaatiolle, harkitse kuvailevaa asteikkoa, jossa on selkeät ja yksityiskohtaiset kuvaukset (jatka lukemista saadaksesi tietää, miten se määritellään).

Esimerkki: Asiantuntijapalveluyrityksessä numeerisia asteikkoja voidaan käyttää vuotuisissa arvioinneissa selkeän tiedon saamiseksi. Asiakaspalveluosasto puolestaan voisi käyttää tähtiarvioita jokaisen tukipyynnön jälkeen.

Vaihe 3: Määrittele asteikon tasot selkeästi

Tässä monet organisaatiot kompastuvat. Jos et määrittele, mitä kukin taso tarkoittaa, yhden esihenkilön ”hyvä” voi olla toisen ”erinomainen”. Kuvaa tasot selkeästi ja yksiselitteisesti.

Esimerkki luotettavuudesta:

• 1 = Harvoin luotettava, myöhästyy määräajoista usein
• 2 = Joskus luotettava, myöhästyy määräajoista usein
• 3 = Yleensä luotettava, myöhästyy määräajoista toisinaan
• 4 = Tavallisesti luotettava, noudattaa määräaikoja
• 5 = Aina luotettava, noudattaa määräaikoja johdonmukaisesti tai saavuttaa tulokset ennen niitä

Mitä konkreettisempia esimerkkisi ovat, sitä johdonmukaisempia arvioinnit ovat eri esihenkilöiden välillä. 

Huomaa, että jos käytät tämänkaltaisia kuvailevia tai numeerisia asteikkoja (kuten yllä olevassa esimerkissä, joka on molempia), muista luoda asteikko jokaiselle arvioitavalle ominaisuudelle tai käyttäytymiselle. 

Tässä on esimerkki todellisesta suorituksen johtamisen asteikosta, jossa käytetään sekä numeroita että kuvauksia yhdessä määritelmien ja esimerkkien kanssa. 

Tätä asteikkoa sovellettiin useisiin ominaisuuksiin, ja sitä käytettiin työn suoriutumisen kokonaisarviona. Huomaa, että kyseessä on käyttäytymiseen ankkuroitu asteikko, joka sisältää enemmän tietoa kuin tyypillinen graafinen arviointiasteikko.

Pisteet	Kuvaus	Määritelmä	Esimerkit
1	Ei pätevä tehtävässään	Työskentelyn taso aiheuttaa resurssien siirtymistä muilta alueilta (valvonnan, koulutuksen, laadun tai oikea-aikaisuuden vuoksi)	Työsuhteen ensimmäiset 30–60 päivää, tarvitsee jatkuvaa valvontaa ja kaikki työ on tarkistettava laadunvarmistuksessa, ei ole täysin sitoutunut tehtävän toimitusstandardeihin. Huomautus: tehtävässään ensimmäiset 30–60 päivää oleva työntekijä ei saisi saada muodollista suorituksen arviointia. Ota yhteyttä henkilöstöhallintoon tämän prosessin ohittamiseksi.
2	Osittain pätevä tehtävässään	Suoriutuu useimmista tehtävän toiminnoista, mutta saattaa vielä opetella. Saattaa olla vaikeuksia työn valmistumisessa ajoissa tai sen täydellisyydessä.	On uusi tehtävässään tai tehtävä on muuttunut, ja tehtävässä suoriutuminen on vaikeaa taitojen tai muuttuneiden odotusten vuoksi. Tarvitsee enemmän valvontaa ja laadunvarmistusta kuin tehtävässään täysin pätevät työntekijät.
3	Täysin pätevä tehtävässään	Suoriutuu tehtävistään suunnitellulla tavalla tasaisen laadukkaasti ja saavuttaa johdonmukaisia tuloksia. Tarvitsee vain vähän tai ei lainkaan valvontaa. Voi toimia tämän tehtävän roolimallina pätevyytensä ansiosta.	On toiminut tehtävässään yli 120 päivää tai on aiemmin suoriutunut vastaavalla tavalla korkeiden standardien mukaisesti. Tarvitsee vain vähän valvontaa. Hänen voidaan luottaa kouluttavan muita vastaavassa tehtävässä toimivia.
4	Edisti osaston toimintaa tehtävässään suoriutumisellaan	On täysin pätevä tehtävässään ja ylitti tehtävän edellytykset arviointijakson aikana. Suoriutuminen näkyy selvästi osaston toiminnan parantumisena (uusia prosesseja otettu käyttöön, parempi idea, vähentynyt turha työ jne.)	Erittäin pätevä tehtävässään. Otti arviointijakson aikana vastuulleen lisätehtäviä, johti merkittävää osastokohtaista hanketta tai on valmis ylennykseen.
5	Edisti yrityksen toimintaa tehtävässään (ja sen ulkopuolella) suoriutumisellaan	On täysin pätevä tehtävässään ja vaikutti tehtävänsä ulkopuolella arviointijakson aikana. Suoriutuminen näkyy selvästi organisaation toiminnan parantumisena (mitattavissa kasvaneina tuloina, työntekijöiden tai asiakkaiden lisääntyneenä tyytyväisyytenä tai pienentyneinä kustannuksina)	Erittäin pätevä tehtävässään ja edistää jatkuvasti parannuksia kaikilla alueilla. Suuri potentiaali seuraavan tason tehtäviin ja/tai johti yrityksen toimintaa muuttavaa hanketta.

Vaihe 4: Kouluta esihenkilöt johdonmukaiseen soveltamiseen

Paraskin asteikko epäonnistuu, jos esihenkilöt tulkitsevat sitä eri tavoin. Koulutukseen tulisi sisältyä harjoitustilanteita, joissa esihenkilöt arvioivat esimerkkityöntekijöitä ja vertailevat sitten perustelujaan. Tämä kalibrointiprosessi auttaa rakentamaan yhdenmukaisuutta.

Esimerkki: Anna esihenkilöille seuraava tilanne: ”Työntekijä palauttaa työnsä johdonmukaisesti ajoissa, mutta tarvitsee toisinaan muistutuksia.” Keskustelkaa siitä, onko luotettavuuden arvosana 3 vai 4, ja sopikaa yhteisestä standardista.

Vaihe 5: Tarkastele ja säädä palautteen perusteella

Kun olet käyttänyt asteikkoa ensimmäisen arviointikierroksen ajan, kerää palautetta. Oliko esihenkilöiden mielestä sitä helppo käyttää? Kokivatko työntekijät pisteiden vastaavan todellisuutta? Oliko jokin luokka epäselvä? Hyödynnä palautetta sanamuotojen hienosäätöön, arvioitavien ominaisuuksien määrän muuttamiseen tai määritelmien parantamiseen. 

Kyllä, voit muuttaa arviointimenetelmääsi ja -prosessiasi. Ei, sinun ei tarvitse tehdä sitä samalla tavalla kuin viime vuonna vertailun mahdollistamiseksi. Paremmat arviointimenetelmät nyt ovat paljon arvokkaampia kuin historialliset vertailut.

Esimerkki: Organisaatio, joka käytti alun perin numeerista asteikkoa 1–10, saattaa siirtyä asteikkoon 1–5 huomattuaan, että esihenkilöt erottelivat toisistaan arvosanoja ”6” ja ”7”, vaikka niiden välillä ei ollut todellista eroa.

Milloin graafista arviointiasteikkoa käytetään suorituksen johtamisessa

Graafiset arviointiasteikot eivät ole ihmelääke työntekijöiden arviointiin liittyviin ongelmiin, mutta joissakin tilanteissa ne voivat toimia erinomaisesti. Tässä on kolme yleisintä käyttötarkoitusta: 

• Vuosittaiset suorituksen arvioinnit: Kun kehität ja käytät standardoitua asteikkoa, graafiset arviointiasteikot toimivat hyvin muodollisissa arviointiprosesseissa, joissa jokainen työntekijä arvioidaan samojen ominaisuuksien perusteella. Tämä helpottaa suoritusten vertailua tiimien välillä ja kehityksen seuraamista vuodesta toiseen.
• Taitojen arviointi: Asteikkoja voidaan käyttää myös työntekijän henkilökohtaisiin, tiimin tai yrityksen tavoitteisiin liittyvien tiettyjen taitojen mittaamiseen. Tämä on erityisen hyödyllistä tehtävissä, joissa vaaditaan teknistä osaamista tai pätevyyttä.
• Asiakaspalvelun arvioinnit: Asiakasrajapinnassa toimivat tiimit hyötyvät nopeista ja yksinkertaisista arvioinneista, jotka tarjoavat mitattavaa palautetta. Graafisia arviointiasteikkoja käytetään usein palvelun jälkeisissä kyselyissä tai palvelupuheluiden laatutarkastuksissa. Saatat jopa nähdä fyysisen myymälän kuitin alaosassa kutsun palvelun arviointiin!

Vaihtoehtoja graafiselle arviointiasteikolle

Graafiset arviointiasteikot ovat suosittuja, koska ne ovat yksinkertaisia, mutta ne eivät aina ole oikea työkalu. Tavoitteistasi riippuen voit harkita seuraavia vaihtoehtoja:

More Articles

• 15 suoritusarvioinnin parasta käytäntöä + mallipohja
• Valmennus ja valvonta tulevat samassa työkalussa
• Mikä on suorituksenhallintajärjestelmä? + esimerkkejä

Käyttäytymiseen ankkuroituvat arviointiasteikot (BARS)

Kuten yllä olevassa esimerkissä, BARS tekevät perinteisestä asteikosta terävämmän liittämällä jokaisen pisteen tiettyyn, havaittavaan käyttäytymiseen. Sen sijaan, että esihenkilöt joutuisivat tulkitsemaan, mitä ”hyvä” tai ”erinomainen” tarkoittaa, BARS ilmaisevat sen selkeästi. 

Tämä vähentää subjektiivisuutta ja auttaa työntekijöitä ymmärtämään täsmälleen, miltä suoriutuminen näyttää kullakin tasolla.

Esimerkki tiimityöstä asteikolla 1–5:

1 = Osallistuu ryhmätilanteisiin harvoin ja vastustaa usein yhteistyötä

2 = Osallistuu toisinaan, mutta saattaa tarvita kannustusta ja on haluton tekemään kompromisseja

3 = Osallistuu tiimikeskusteluihin, toimii yleensä yhteistyöhaluisesti ja suorittaa annetut tehtävät

4 = Tekee säännöllisesti yhteistyötä, pyytää muiden näkemyksiä ja auttaa tiimiä saavuttamaan yhteisymmärryksen

5 = Kannustaa aktiivisesti yhteistyöhön, ohjaa tiimin jäseniä ja ratkaisee ristiriitoja rakentavasti

BARS-menetelmässä jokainen pistemäärä perustuu käyttäytymiseen, joten kaksi esihenkilöä arvioi todennäköisemmin yhdenmukaisesti. Vastapainona on se, että BARS-menetelmän suunnittelu vaatii paljon aikaa ja vaivaa, koska jokaiselle ominaisuudelle ja asteikon jokaiselle pisteelle on määriteltävä käyttäytymismallit.

Ne soveltuvat parhaiten tehtäviin, joissa täsmällisyys on tärkeää (kuten johtamiseen, asiakasrajapinnan tehtäviin tai tehtäviin, joissa vinoumalla voisi olla vakavia seurauksia).

Tavoitejohtaminen (MBOs)

Tavoitejohtamisessa huomio siirretään ominaisuuksien tai käyttäytymisen arvioinnista siihen, saavuttavatko työntekijät tietyt, mitattavat tavoitteet.

Tavoitteista sopivat yleensä sekä työntekijä että hänen esihenkilönsä, mikä tekee lähestymistavasta yhteistyöhön perustuvan ja tulevaisuuteen suuntautuvan. MBOs keskittyvät siihen, mitä tehdään, eivät siihen, miten se tehdään. 

Esimerkkejä myyntitehtävän MBO-tavoitteista:

• Tavoite 1: Hanki 500,000 dollarin arvosta uutta liiketoimintaa vuosineljänneksen aikana
• Tavoite 2: Säilytä 90 % nykyisistä asiakkaista
• Tavoite 3: Kasvata kauppojen keskimääräistä kokoa 15 %

Arviointijakson lopussa suoriutumista mitataan sen perusteella, kuinka hyvin nämä tavoitteet saavutettiin: täysin, osittain tai ei lainkaan.

MBO toimii hyvin tehtävissä, joissa on konkreettisia tuloksia, kuten myyntikiintiöitä, projektien tuotoksia tai tuottavuustavoitteita. Se motivoi vahvasti, koska työntekijät tietävät täsmälleen, miltä onnistuminen näyttää. 

Haasteena kuitenkin on, että menetelmä voi jättää huomiotta laajemmat ominaisuudet, kuten tiimityön, johtajuuden tai innovatiivisuuden, jos niitä ei sisällytetä tavoitteisiin. Toisin sanoen pelkästään MBO-tavoitteisiin perustuva arviointi voi luoda myrkyllisen ympäristön, jossa kaikki jahtaavat tavoitetta eivätkä välitä siitä, kuinka monen ihmisen he suututtavat siinä sivussa. 

Vaikka tämä on melko surkea lähestymistapa, kokemukseni mukaan MBO-tavoitteiden ja käyttäytymisen arvioinnin yhdistäminen auttaa tasapainottamaan kokonaisuutta. 

Kriittisen tapahtuman menetelmä

Kriittisen tapahtuman menetelmä perustuu tarinankerronnalliseen lähestymistapaan, jossa keskitytään tiettyihin erinomaisen tai heikon suoriutumisen tilanteisiin. Asteikolla arvioimisen sijaan esihenkilöt dokumentoivat ajan mittaan ”kriittisiä tapahtumia”, jotka muodostavat myöhemmin suoriutumista koskevan keskustelun perustan.

Esimerkki asiakaspalvelusta:

• Myönteinen tapahtuma: Työntekijä jäi työpäivän jälkeen ratkaisemaan asiakkaan monimutkaista laskutusongelmaa ja sai asiakkaalta kirjallista kiitosta.
• Kielteinen tapahtuma: Työntekijä käsitteli palvelupuhelun huonosti, mikä lisäsi asiakkaan turhautumista ja edellytti esihenkilön puuttumista tilanteeseen.

Kriittisten tapahtumien dokumentointi tarjoaa konkreettista näyttöä suoriutumisesta, mikä tekee palautteesta uskottavampaa ja helpommin hyödynnettävää. 

Se on erityisen hyödyllinen tehtävissä, joissa yksittäisillä toimilla voi olla merkittäviä seurauksia (kuten terveydenhuollossa, turvallisuustehtävissä tai hätätilanteisiin reagoinnissa).

Menetelmän haittapuolena on se, että se edellyttää johdonmukaista kirjaamista. Jos esihenkilöt eivät kirjaa tapahtumia tai tallentavat vain kielteiset tilanteet, arviointi voi vaikuttaa puolueelliselta ja työilmapiiri voi kärsiä. 

Kertomuksellinen/essee-arviointi

Kertomuksellinen (tai essee-)arviointimenetelmä perustuu työntekijän suoriutumisen kirjalliseen kuvaukseen jäsenneltyjen arviointien sijaan. Esihenkilöt kuvaavat yksityiskohtaisesti vahvuuksia, heikkouksia, saavutuksia ja kehittämiskohteita usein vapaamuotoisena tekstinä.

Esimerkki markkinoinnista:

• Myönteinen huomio: Työntekijä kehitti sosiaalisen median kampanjan, joka ylitti sitoutumistavoitteet 40 prosentilla, ja koordinoi onnistuneesti tiimien välistä yhteistyötä.
• Rakentava huomio: Työntekijä jätti toisinaan sisäisiä määräaikoja noudattamatta, koska sitoutui samanaikaisesti liian moneen projektiin.
  

Kertomukselliset arvioinnit mahdollistavat rikkaan ja yksilöllisen kuvan suoriutumisesta sekä auttavat tuomaan esiin vivahteet, asiayhteyden ja kasvupotentiaalin. Ne voivat olla erityisen arvokkaita pienille tiimeille, luovissa tehtävissä tai organisaatioissa, joissa kehittäminen asetetaan tiukan mittaamisen edelle.

Haittapuolena on, että ne ovat subjektiivisia, aikaa vieviä ja vaikeasti vertailtavia työntekijöiden välillä. Kaksi esihenkilöä voi kirjoittaa hyvin eri tavoin, ja ilman standardoitua muotoa oikeudenmukaisuuden ja johdonmukaisuuden varmistaminen on haastavaa.

Sijoittelu/parivertailu

Sijoittelumenetelmä arvioi työntekijöitä järjestämällä heidät parhaasta heikoimpaan yleisen suoriutumisen perusteella, kun taas parivertailussa mennään pidemmälle vertaamalla jokaista työntekijää pareittain kaikkiin muihin työntekijöihin suhteellisen aseman määrittämiseksi.

Esimerkki myynnistä:

• Sijoittelu: Esihenkilö asettaa viisi myyntiedustajaa järjestykseen heidän tuottamansa kokonaismyynnin perusteella siten, että edustaja A on ensimmäisenä ja edustaja E viimeisenä.
• Parivertailu: Jokaista edustajaa verrataan suoraan kaikkiin muihin edustajiin; edustaja A voidaan arvioida paremmaksi neljässä neljästä vertailusta, kun taas edustaja C voi olla parempi vain yhdessä neljästä vertailusta.

Tämä menetelmä antaa selkeän kuvan suhteellisesta suoriutumisesta, joten se on hyödyllinen, kun organisaatioiden on tehtävä päätöksiä ylennyksistä, bonuksista tai irtisanomisista. Se pakottaa tekemään eroja työntekijöiden välille, mikä voi olla erityisen arvokasta erittäin kilpailuhenkisissä tai tuloskeskeisissä tehtävissä.

Haittapuolena on, että se kannustaa kilpailuun yhteistyön sijaan ja voi lannistaa heikoimmin sijoittuneita työntekijöitä. Se toimii myös parhaiten tiimeissä, joiden jäsenillä on samankaltaiset roolit – esimerkiksi suunnittelijan vertaaminen data-analyytikkoon ei tuottaisi merkityksellisiä oivalluksia.

Ladattavat mallit

Graafisen arviointiasteikon malli

• Graafisen arviointiasteikon malli – ilmainen HR-lataus
• Graafisen arviointiasteikon suoriutumisen arviointimalli – ilmainen HR-lataus

Huomautus: suoriutumisen johtamiseen tarkoitettu ohjelmistosi saattaa myös sisältää oppaita ja malleja, joita voit käyttää!

Usein kysytyt kysymykset

Mitä eroa on graafisella arviointiasteikolla ja Likert-asteikolla?

Graafista arviointiasteikkoa käytetään tyypillisesti suorituskyvyn hallinnassa ominaisuuksien tai käyttäytymisen arviointiin jatkumolla (esimerkiksi 1–5 luotettavuudesta tai tiimityöstä).

Likert-asteikkoa käytetään yleisemmin kyselyissä, joissa vastaajat ilmaisevat olevansa samaa tai eri mieltä väittämän kanssa (esimerkiksi ”Viestin tehokkaasti tiimini kanssa” → täysin eri mieltä – täysin samaa mieltä). Ne näyttävät samankaltaisilta, mutta niiden tarkoitus on erilainen: graafiset arviointiasteikot mittaavat suoriutumista, kun taas Likert-asteikot mittaavat asenteita tai mielipiteitä.

Mikä on HR:ssä yleisimmin käytetty arviointiasteikko?

Numeerinen asteikko 1–5 on ylivoimaisesti yleisin. Se on yksinkertainen, sen keskiarvo on helppo laskea ja se on tuttu sekä esihenkilöille että työntekijöille. Vaikka se ei ole täydellinen, se näyttää tasapainottavan helppokäyttöisyyden ja riittävän vaihteluvälin merkityksellisten suoriutumiseron osoittamiseen.

Miten vältät vinoumat graafista arviointiasteikkoa käytettäessä?

Vinoumia syntyy, kun esihenkilöt tulkitsevat asteikkoa eri tavoin tai antavat henkilökohtaisten tunteidensa vaikuttaa pisteisiin. Voit vähentää tätä määrittelemällä selkeästi, mitä kukin asteikon kohta tarkoittaa, kouluttamalla esihenkilöt käyttämään sitä johdonmukaisesti ja järjestämällä kalibrointitilaisuuksia, joissa esihenkilöt vertailevat arvioita ja yhdenmukaistavat odotuksiaan.

Käyttäytymisesimerkkien käyttäminen kullakin tasolla auttaa myös (lue lisää käyttäytymiseen ankkuroitavista arviointiasteikoista).

Voiko graafista arviointiasteikkoa käyttää vertaisarvioinneissa?

Kyllä, mutta varoen. Vertaiset näkevät usein asioita, joita esihenkilöt eivät näe, kuten päivittäisen yhteistyön ja viestinnän, mutta vertaisarvioinnit voivat myös muuttua suosiokilpailuiksi, jos asteikkoa ei ole määritelty hyvin.

Pidä kategoriat selkeinä (kuten tiimityö ja viestintä) ja käytä vertaisarviointia yhtenä tietolähteenä, ei ainoana suoriutumisen mittarina.

Voiko graafisia arviointiasteikkoja mukauttaa eri rooleihin?

Kyllä! Vaikka asteikon rakenne pysyy samana, kategorioita voidaan mukauttaa. Myyntiroolissa voidaan esimerkiksi painottaa liikevaihtotavoitteita ja asiakasviestintää, kun taas teknisessä roolissa voidaan keskittyä tarkkuuteen ja ongelmanratkaisuun. Tärkeintä on pitää asteikot koko organisaatiossa riittävän yhdenmukaisina, jotta vertailuista saadaan hyödyllisiä.

Sopiiko graafinen arviointiasteikko etätiimeille?

Se voi sopia, mutta etätyö lisää monimutkaisuutta. Ominaisuuksia, kuten ”näkyvyyttä” tai ”reagointialttiutta”, voi olla vaikeampi mitata oikeudenmukaisesti.

Jotta se toimisi, mukauta kategoriat keskittymään tuloksiin ja viestintään sekä varmista, etteivät esihenkilöt arvioi ihmisiä vain sen perusteella, kenet he näkevät useimmin verkossa.

Toimivatko graafiset arviointiasteikot pienissä organisaatioissa?

Kyllä, ja joillakin tavoilla niitä on jopa helpompi hallita pienissä tiimeissä. Yksinkertainen numeerinen tai kuvaileva asteikko voi tuoda arviointeihin rakennetta ilman monimutkaisia ohjelmistoja. Varmista kuitenkin, että määritelmät ovat selkeitä vinoumien välttämiseksi, jos arviointeja tekee vain yksi tai kaksi esihenkilöä.

Mikä on suurin virhe, jonka organisaatiot tekevät graafisten arviointiasteikkojen kanssa?

Numeroa kohdellaan koko totuutena. Arvosana ”3” tai ”4” on vain keskustelun aloituskohta. Todellinen arvo syntyy, kun esihenkilöt käyttävät arvosanoja lähtökohtana suorituskykyarviointien tekemisessä ja valmennuskeskusteluissa, eivätkä pidä niitä viimeisenä sanana suoriutumisesta.Palautteen antaminen on vaikeaa! Nykyiseen ihmiselämäämme kuuluu jatkuvasti pyyntöjä osallistua kyselyihin, antaa palautetta oston jälkeen ja jopa arvioida käsitystämme lentokentän vessojen siisteydestä.

Siirryttäessä HR-maailmaan merkittävin palautetoiminto on pelätty työntekijän suorituskykyarviointi. Esihenkilöt inhoavat niiden kirjoittamista, työntekijät valmistautuvat vastaanottamaan ne, ja HR toivoo, ettei koko tilanne muutu jälleen yhdeksi ”ensi vuonna parannamme” -keskusteluksi.

Juuri tässä käytetään graafisen arviointiasteikon kaltaisia työkaluja tuomaan menettelyihin rakennetta ja johdonmukaisuutta.

Tässä artikkelissa kerron, miten graafinen arviointiasteikkomenetelmä toimii, mitkä ovat sen edut ja haitat sekä mitkä ovat parhaat käytännöt sen tehokkaaseen hyödyntämiseen.