Asiantuntijan opas parempien suoritusarviointien toteuttamiseen + mallipohja

Miten suoritusarviointiin valmistaudutaan

Suoritusarvioinnin vetämiseen valmistautumiseen ei pidä suhtautua kevyesti, eikä se todellakaan ole asia, joka pitäisi tehdä suoritusarviointia edeltävänä iltana!

Suoritusarviointien laatiminen vie aikaa. Jos kiirehdit, ihmiset huomaavat sen. 

Nopea kysymys: Vastaa 60 sekunnin kyselyymme ja kerro, mitä todella ajattelet tekoälyagenttien käytöstä suoritusarvioinneissa, ylennyksissä ja valmennuksessa. Vastauksesi auttaa meitä ymmärtämään paremmin niitä todellisia haasteita, joita henkilöstöhallinnon tiimit kohtaavat tekoälyn käytössä suorituksen johtamisessa.

Vaihe 1: Pohdi tiimisi ja työntekijän suoriutumista

Ensimmäinen vaihe suoritusarviointiin valmistautumisessa on pohtia yksilön suoriutumista sekä tiimin suoriutumista.

Pohdi, mikä on ollut myönteistä, neutraalia tai kielteistä. Mitä tapahtui tiimin tai yksilön vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella? Miten yksilö osallistuu tiimin toimintaan? Näiden seikkojen pohtiminen on hyvä tapa aloittaa.

Toinen huomioitava asia on oma näkemyksesi. Jos et työskentele henkilön kanssa päivittäin, kuka työskentelee ja kuka voisi antaa sinulle tietoa siitä, miten tiimin jäsen on viime aikoina suoriutunut?

Erityisesti silloin, kun johdan hyvin itsenäisiä työntekijöitä, kollegoilta kerätty palaute voi olla erittäin hyödyllistä reilujen, täsmällisten ja arvokkaiden suoritusarviointien toteuttamisessa.

Usein käytetään 360 asteen palautemenettelyä, mutta se voi viedä paljon aikaa. Voit kerätä nopeasti palautetta kollegoilta tiimin jäsenen suoriutumisesta Google- tai Microsoft Forms -lomakkeilla.

Kun pohdin yksilön suoriutumista arviointiin valmistautuessani, kirjoitan usein yritykseni määrittelemät suoritusarvioinnin kehotteet tai kysymykset. Sen jälkeen käytän luettelomerkkejä tunnistaakseni kunkin työntekijän osalta muutamia asioita kunkin kehotteen alle.

Teen siis lyhennetyn version suoritusarvioinnista, jota laajennan myöhemmin tekstissäni lisäämällä siihen esimerkkejä ja suosituksia tulevaisuutta varten.

Author's Tip

 

Myös arvioitava työntekijä hyötyy siitä, että hän pohtii suoriutumistaan ja panostaan tehtävässään. Monet muodolliset suoritusarviointiprosessit alkavat työntekijän itsearvioinnilla. Tämä vaihe auttaa tekemään varsinaisesta suoritusarviointikeskustelusta keskittyneemmän ja hedelmällisemmän.

Vaihe 2: Laadi palautteesi ja yhdistä se tehtävän odotuksiin 

Kun olet koonnut ajatuksesi ja tarvittavan vertaispalautteen sekä laatinut arvioinnin rungon, olet valmis kirjoittamaan varsinaisen tekstin.

Tekstin kirjoittaminen on yksi arvioinnin tärkeimmistä osista.

Voidaan väittää, että tämä vaihe saattaa olla itse keskustelua tärkeämpi, erityisesti silloin, kun annat kehittymiseen tähtäävää palautetta ja odotat henkilön muuttavan käyttäytymistään tapaamisen seurauksena.

Kirjallinen teksti on asiakirja, johon ihmiset palaavat tarkastellakseen saamaansa palautetta. Se on myös virallinen asiakirja, jossa kuvataan yksittäisen työntekijän suoriutuminen ja siitä annettu palaute.

Suoritusarviointien tekstiosuuksien tulisi aina sisältää suoriutumista koskevia lausumia, vertailuja odotuksiin tai odotettuun käyttäytymiseen, yksityiskohtaisia esimerkkejä hyvästä tai heikosta suoriutumisesta sekä kuvaus siitä, miten henkilön suoriutuminen vaikuttaa muihin.

KPI:t ja mittarit ovat erinomaisia mittausvälineitä suoriutumisen arviointiin, kehitysmahdollisuuksien tunnistamiseen ja suoriutumisen tulevien tavoitteiden asettamiseen.

Jos joku työskentelee esimerkiksi myynnissä, voit kuvata hänen työnsä laatua ja vastuullisuutta ilmoittamalla, kuinka hyvin hän on onnistunut saavuttamaan asetetut tavoitteet ja mittarit. Aivan kuten tavoitteiden tulisi olla mitattavia, myös suoriutumisen tulisi olla mitattavaa.*

Esimerkki tekstistä

“Brentillä on edelleen vaikeuksia yksityiskohtien huomioimisessa, erityisesti oppimisenhallintajärjestelmäämme määritettäessä. Se, että Brentiltä jää yksityiskohtia huomaamatta, kuten kurssille ilmoittautumisia, johtaa siihen, etteivät työntekijät tule ilmoitetuiksi kursseille, jotka heidän on suoritettava. Kun ihmisiä ei ilmoiteta oikeille kursseille, kuten vaatimustenmukaisuuskoulutukseen, tämä tarkoittaa, että yrityksemme ei noudata vaatimuksia, koska emme ole järjestäneet vaadittua vaatimustenmukaisuuskoulutusta tehokkaasti.”

Konkreettisia ja mitattavia esimerkkejä sisältävän kuvauksen lisäksi sinun arvioijana ja johtajana tulisi myös pystyä kuvaamaan, miten autat henkilöä kehittämään taitojaan tai omaksumaan halutun toimintatavan.

Suoritusarvioiden kuvaukset voivat olla pitkiä, mutta kokemukseni mukaan pidempi ja perusteellisempi kuvaus on hyödyllisin, kun työntekijöitä autetaan ymmärtämään suoriutumistaan ja kun suoriutuminen halutaan dokumentoida pidemmällä aikavälillä.

*Hyödyllinen artikkeli tavoitteiden asettamisesta: Organisaatioiden ohjaaminen kohti menestystä ketjutettujen tavoitteiden avulla

Vaihe 3: Valmistaudu suoritusarvion esittämiseen

Kun olet koonnut ajatuksesi ja mahdollisen lisäpalautteen, pohtinut henkilön suoriutumista ja kirjoittanut kuvauksen, olet valmis valmistautumaan suoritusarvion esittämiseen.

Jos valmistaudut vaikeaan keskusteluun, suunnittele, miten aloitat keskustelun, ja pohdi muutamaa kysymystä, joita tiimin jäsenellä saattaa aluksi olla. Valmistaudu käsittelemään jokaista kohtaa konkreettisten esimerkkien avulla.

Henkilökohtaisesti pidän siitä, että aloitan myönteisellä sävyllä, tuon esiin henkilön arviointijakson aikana tekemät hyvät panokset tiimille ja siirryn sitten rakentavaan kritiikkiin ja kehittymismahdollisuuksiin sekä siihen, mitä aion tehdä työntekijän tukemiseksi hänen kehittymispolullaan. 

Asiantuntijan vinkki: Lähetän usein kuvaukseni tiimin jäsenelle juuri ennen kuin liityn varsinaiseen keskusteluun. Toivon samaa myös heiltä, mutta vasta sen jälkeen, kun olen kirjoittanut kuvaukseni.

Tätä suoritusarvioiden kirjoittamismenetelmää kutsutaan kaksoissokkotyyppiseksi arvioinniksi. Mielestäni tämä menetelmä auttaa kumpaakin osapuolta tekemään oman työnsä (eikä kyse ole siitä, että työntekijän itsearviointi vain toistetaan johtajan arviossa) ja saapumaan keskusteluun pohdiskelevien näkemysten kanssa.

Näin käyt suoritusarvion

Olet tehnyt valmistelut, pohtinut asioita, kerännyt palautetta ja kirjoittanut kuvauksen. Nyt on vuorossa tärkein osa: keskustelu.

Tässä vaiheessa suoritusarvio muuttuu pelkästä muodollisuudesta joksikin hyödylliseksi. Varsinainen keskustelu antaa sinulle ja tiimin jäsenelle mahdollisuuden löytää yhteinen suunta, tehdä muutoksia ja sitoutua uudelleen työhön ja tulevaan. 

Älä kuitenkaan odota, että pystyt noudattamaan käsikirjoitustasi täysin. 

Parhaat keskustelut syntyvät usein odottamattomista tilanteista. Kun työntekijä ottaa esiin jotain yllättävää, ehkä jopa jotain, joka vaikuttaa asiaankuulumattomalta, kyse ei ole häiriötekijästä. Se on näkemys.

Kun näin tapahtuu, tehtäväsi on kuunnella, säilyttää utelias asenne ja pitää keskustelu rakentavana ja inhimillisenä. Näin käyt arvion niin, että sillä on merkitystä.

1. Luo oikea sävy

Aloita kehystämällä keskustelu. Haluat tehdä selväksi, ettei kyse ole suoritusarviosta tuomiona, vaan yhteisestä hetkestä pohtia ja suunnitella. Turvallisen ilmapiirin luominen heti alussa voi lieventää jännitteitä ja avata oven rehelliselle vuoropuhelulle.

Esimerkki: “Arvostan sitä, että käytät tähän aikaa tänään. Tavoitteeni on käydä läpi valmistelemani palaute, mutta yhtä tärkeää on kuulla, millaisena olet kokenut työsi ja missä näet mahdollisuuksia kehittyä.”

Tällaisen sävyn luominen heti alussa vahvistaa psykologista turvallisuutta ja kertoo tiimin jäsenelle, että keskustelu käydään häntä varten ja hänen kanssaan, eikä se koske vain häntä.

2. Palaa tavoitteisiin ja odotuksiin

Ennen palautteeseen siirtymistä palauta yhteinen tilannekuva käymällä läpi arviointijaksolle alun perin asetetut tavoitteet ja odotukset. 

Ota esiin tavoitteita ja päämääriä koskeva dokumentaatio tai se, mitä työntekijä sanoi tekevänsä, ja tarkista nopeasti, miten objektiivisesti nämä asiat saatiin valmiiksi niille varatun ajan kuluessa. 

Tämä auttaa ankkuroimaan keskustelun uudelleen sovittuihin asioihin ja antaa teille molemmille yhteisen lähtökohdan suoriutumisen arviointiin.

Jos painopisteet muuttuivat kesken jakson, tunnista se. Jos odotukset olivat epäselviä, ota siitäkin vastuusi. Keskustelun perustaminen asiayhteyteen pitää sen oikeudenmukaisena ja keskittyneenä.

3. Esitä palautteesi selkeästi

Nyt on aika esittää palautteesi suoraan, harkitusti ja yksityiskohtiin perustuen. 

Aloita siitä, mikä sujuu hyvin – tuo esiin onnistumiset, vahvuudet ja myönteiset toimintamallit, joita olet havainnut, ja siirry sitten kehittymismahdollisuuksiin. 

Käytä konkreettisia esimerkkejä havainnollistaaksesi näkökantojasi ja kerro selkeästi vaikutuksista. Tilanne–käyttäytyminen–vaikutus (SBI) -mallin kaltaiset mallit voivat auttaa jäsentämään viestiäsi.

Kun käyt havaintojasi läpi, keskity käyttäytymiseen ja tuloksiin, älä oletuksiin tai vaikutelmiin. Tämä auttaa tiimin jäsentä ymmärtämään paitsi sen, mitä huomasit, myös miksi sillä on merkitystä.

Pidä mielessä, että palaute vaikuttaa jokaiseen eri tavalla. Jotkut nyökyttelevät myötäilevästi, kun taas toiset saattavat tarvita aikaa käsitellä kuulemaansa. Anna heille tilaa pysähtymällä ja kysymällä heidän näkökulmaansa:

• “Vastaako tämä sitä, miten sinä koit tilanteen?”
• “Haluaisitko lisätä jotain tai näetkö asian eri tavalla?”

Jos he palautetta jakaessasi kertovat jotain odottamatonta tai heidän versionsa tapahtumista haastaa oletuksesi, pysy avoimena ja anna heidän kertoa näkemyksensä loppuun keskeyttämättä. 

Kaikkia yksityiskohtia ei tarvitse ratkaista siinä hetkessä. Tunnusta heidän kertomansa ja kerro, että otat sen huomioon:

“Kiitos, että kerroit tuon. Minulla ei ollut tuota taustatietoa, ja haluan pohtia, miten se sopii kokonaiskuvaan.”

Tavoitteena ei ole “voittaa” keskustelua. Tavoitteena on rakentaa yhteinen ymmärrys. 

4. Pyydä heidän näkökulmaansa

Kun olet jakanut palautteesi ja mahdollisesti saanut hieman lisätietoa siitä, miten tilanne sujui työntekijäsi näkökulmasta, siirry kokonaan kuuntelemaan ja pyydä tiimin jäsentä pohtimaan kokemustaan tehtävässä. 

Tämä ei ole vain kohteliaisuus työntekijää kohtaan, vaan työntekijäsi näkökulman kuunteleminen auttaa ymmärtämään, mikä toimii, mikä ei toimi ja millaista tukea hän saattaa tarvita kehittyäkseen edelleen.

Esitä avoimia kysymyksiä, kuten:

• “Mistä olet tässä vuosineljänneksessä kaikkein ylpein?”
• “Mikä on ollut suurin haasteesi?”
• “Mikä mielestäsi auttoi sinua onnistumaan (tai esti sinua onnistumasta)?”

Anna heidän puhua keskeyttämättä. Vaikka heidän näkemyksensä ei täysin vastaisi omaasi, heidän näkökulmansa kuuleminen auttaa rakentamaan luottamusta ja tuomaan esiin oivalluksia, jotka ovat saattaneet jäädä sinulta huomaamatta. 

Kun he avautuvat, osoita arvostavasi sitä vaivannäköä ja haavoittuvuutta, jota avoimesti ja rehellisesti puhuminen vaatii, ja keskity kehittymiseen sen sijaan, että yrittäisit olla oikeassa tai “korjata” heidän näkökulmaansa. 

5. Keskustele kehittymisestä ja uratavoitteista

Seuraavaksi ota hieman etäisyyttä. Missä he haluavat kehittyä? Mikä heitä juuri nyt innostaa? Hyödynnä tämä keskustelun osa tulevien tavoitteiden tai haastavampien mahdollisuuksien määrittämiseen.

Tässä ei pitäisi olla kyse puutteiden korjaamisesta tai ihmisten muuttamisesta. Kyse on vahvuuksien hyödyntämisestä, osaamisen kehittämisestä ja kehittymisen yhteensovittamisesta sen kanssa, mihin liiketoiminta on menossa. 

Ole rehellinen siitä, mikä on mahdollista, mutta tarjoa myös avokätisesti tukea, valmennusta, näkyvyyttä tai yhteyksiä.

Tee tavoitteista sitten konkreettisia. Yhdistä heidän tavoitteensa aina kun mahdollista todellisiin liiketoimintamahdollisuuksiin, kuten haastaviin projekteihin tai tiimin uusiin tarpeisiin, jotta keskustelu tuntuu merkitykselliseltä ja käytännönläheiseltä. 

6. Sovi selkeistä seuraavista vaiheista

Arvioinnin lopuksi tee yhteenveto keskeisistä kohdista ja sovituista asioista, jotta lähdette molemmat keskustelusta yhteisen ymmärryksen ja seuraavia vaiheita koskevan selkeyden kanssa. 

Muuta yleisluontoinen palaute konkreettisiksi tavoitteiksi tai kehittymistoimiksi, joilla on aikataulut ja selkeät onnistumisen mittarit, ja varmista mahdollisuuksien mukaan, että ne liittyvät tiimin tai yrityksen prioriteetteihin.

Jos tämä tarkoittaa työntekijäsi yhdistämistä mentorin kanssa tai hänen lisäämistään kiinnostavaan uuteen projektiin, käynnistä asia heti. 

Muista myös sopia säännöllisistä seurantakeskusteluista tai epämuodollisista jatkotapaamisista, jotta arvioinnista tulee jatkuvan keskustelun alku eikä yksittäinen tapahtuma.

7. Päätä myönteiseen sävyyn

Arvioinnin päättäminen vilpittömään arvostukseen vahvistaa työntekijän merkitystä ja auttaa häntä lähtemään keskustelusta motivoituneena ja arvostettuna.

Päätä johonkin aitoon ja konkreettiseen. Kerro, mitä arvostat hänen työssään, ei muodollisuutena vaan osoituksena hänen panoksestaan. Se voi olla taito, jota hän on kehittänyt, projekti, josta hän on ottanut vastuun, tai tapa, jolla hän toimii tiimissä.

Esimerkki: “Arvostan todella paljon sitä vakautta, jota olet tuonut tähän vuoteen. Se on auttanut tiimiä pysymään keskittyneenä vaikeiden suunnanmuutosten aikana, ja näen työsi vaikutuksen joka viikko. Odotan innolla, että saan työskennellä kanssasi tulevissa projekteissamme.”

Päättäminen optimistiseen näkemykseen heidän tulevasta kehittymisestään ja omaan sitoutumiseesi heidän tukemiseensa vahvistaa luottamusta, kohottaa mielialaa ja luo tulevaisuuteen suuntautuvan sävyn heidän kehittymisensä seuraavaan vaiheeseen.

Tämä auttaa tiimin jäsentä lähtemään arvioinnista tulevaan katsoen menneisyyteen palaamisen sijaan.

Jätä lopuksi aina ovi avoimeksi jatkokeskustelulle. Hyvä arviointikeskustelu ei päätä palautekierrosta. Sen sijaan se luo pohjan sille, miten työskentelette yhdessä tulevina kuukausina.

Suoritusarviointien parhaat käytännöt

Tässä on joitakin suoritusarviointien parhaita käytäntöjä, joiden avulla saat kaiken irti tästä arvokkaasta ajasta. 

Vältä yksipuolisia keskusteluja

Kun suoritat varsinaista suoritusarviointia, on helppo ajatella, että kyseessä on yksipuolinen keskustelu, jossa sinä esihenkilönä kerrot tiimin jäsenelle, miten hän suoriutuu.

Tätä sinun tulee ehdottomasti välttää! Suoritusarvioinnin tulisi olla kaksisuuntainen keskustelu.

Kun työntekijä puhuu omasta suoriutumisestaan, hän oppii ja ymmärtää pohdiskelevan palautteen paljon paremmin kuin silloin, jos vain kerrot (tai luet) sen hänelle.

Tehokas suorituksenhallintajärjestelmä edellyttää keskusteluja, joissa jaatte molemmat omat pohdiskelevat näkemyksenne ja saatte palautetta työntekijältä eli arvioitavalta henkilöltä.

Antamalla rakentavaa palautetta ja käymällä avointa keskustelua arviointiprosessi tuottaa syvällisempiä näkemyksiä molemmille osapuolille, mikä johtaa ajan mittaan parempaan suoriutumiseen.

Rehellisyys on paras toimintatapa

Yksi pahimmista asioista, joita voit tehdä työntekijän suoritusarviointikokouksessa, on vältellä ongelmia. Tämä ei päde ainoastaan suoritusarvioinnin päivään, vaan jokaiseen päivään, sillä palautteen tulisi olla jatkuvaa, oikea-aikaista, täsmällistä ja toimintaan kannustavaa. 

Esihenkilöiden ja työntekijöiden välille voi helposti muodostua viestintään ja avoimuuteen liittyviä esteitä. Se kuuluu ihmisluontoon, ja niiden käsitteleminen vaatii usein tietoista ponnistelua.

Yksi parhaista tavoista osoittaa rehellisyyttäsi suoritusarvioinnin aikana on pohtia, mitä tiedät työntekijästä ja miten arvelet hänen haluavan vastaanottaa palautetta. Kyseessä on kultaisen säännön muunnelma: kohtele muita niin kuin he haluavat itseään kohdeltavan. 

Jotkut saattavat haluta sinun olevan suorasukaisempi, kun taas toiset tarvitsevat pehmeämmän lähestymistavan. Olemme kaikki erilaisia tässä suhteessa.

Jos rehellisyys tuottaa edelleen vaikeuksia, yksi vinkki on ottaa askel taaksepäin ja tarkastella viestintääsi sekä muita pehmeitä taitojasi.

Riippumatta siitä, mitä teet, varmista aina, että päätät keskustelun myönteiseen ja mahdollisuuksiin keskittyvään sävyyn. Haluat, että hän lähtee keskustelusta inspiroituneena ja arvostettuna sekä tietää selkeästi, miten hän voi kehittyä.

Anna yksityiskohtaista palautetta

Kun annat palautetta, et halua olla epämääräinen. Et halua puhua ylimalkaisesti tai vain käyttää vertauksia. Tarvitset konkreettisia yksityiskohtia ja esimerkkejä, erityisesti silloin, kun tuot esiin kehitysmahdollisuuksia.

Ehkä hän teki viime kuussa jossakin projektissa jotain, jonka haluat ottaa esiin; ehkä hän sai projektin valmistumaan aikataulussa tai oli osaltaan aiheuttamassa asioiden viivästymistä.

Ole täsmällinen selittäessäsi esimerkkiä suoriutumisesta ja muista korostaa hyvän tai heikomman suoriutumisen vaikutusta. Olemalla täsmällinen ja tuomalla esiin käyttäytymisen vaikutukset autat tiedon vastaanottajaa ymmärtämään, miten hänen toimintansa vaikuttaa muihin ihmisiin.

Mitä konkreettisempia esimerkkejä voit antaa palautteesi tueksi, sitä parempi. Tiedän, että esimerkkejä voi olla vaikea keksiä, jos arviointeja ei tehdä kovin usein.

Siksi suoritusarvioinnit kannattaa tehdä useammin, esimerkiksi kuukausittain tai neljännesvuosittain, ja arviointijakson kannattaa ajoittua lähelle arvioinnin antamisajankohtaa. Näin voit käyttää esimerkkejä, kun ne ovat vielä tuoreessa muistissa ja yksityiskohdat ovat edelleen selkeitä.

Varaa aikaa ja kuuntele aktiivisesti

Kun käyt arviointikeskustelua, esitä palautteesi ja tarkkaile reaktioita: kehonkieltä, äänensävyä ja sanoja.

Kun annat palautetta, erityisesti kielteistä palautetta, saatat huomata hänen siirtyvän pakene tai taistele -tilaan ja lopettavan kuuntelemisen! 

Sinun on myös suhtauduttava empaattisesti hänen näkökulmaansa ja pidettävä silmällä kiinnostavia huomioita, joita hän saattaa esittää arvioinnin aikana.

Älä sivuuta kehitysmahdollisuuksia, vaan käytä aikaa kaiken palautteen läpikäymiseen ja keskustele tavoista käsitellä palautetta. Pohdi myös, mitä voit esihenkilönä tehdä edistääksesi hänen kasvuaan.

Johda empaattisesti

Huomioi sen henkilön ympäristö ja elämäntilanne, jolle annat palautetta. Et voi koskaan tietää, mitä jonkun elämässä tapahtuu, eivätkä ihmiset usein kerro meille kaikkein vaikuttavimmista ja tärkeimmistä asioista, joita heidän elämässään on meneillään. 

Harjoita empatiaa, älä oleta tietäväsi kaikkea, mitä on meneillään, ja osoita ymmärrystä ihmisillesi. 

Hyödynnä saatavilla olevia työkaluja

Suoritusarviointien tekemisen tueksi on saatavilla runsaasti työkaluja. Mikset hyödyntäisi niitä? Ne helpottavat kaikkien elämää.

Valitsemasi työkalu riippuu organisaatiostasi, työskentelytavastasi ja siitä, miten toteutat suoritusarviointeja.

Yksi suoritusarviointiohjelmiston suosikkiominaisuuksistani on mahdollisuus dokumentoida jatkotoimet itse arvioinnin yhteydessä, jotta sinä tai tuleva esihenkilö voi myöhemmin tarkastella palautetta, keskustelun muistiinpanoja ja sovittuja jatkotoimia. 

Kun johdat ihmisiä pidemmän ajanjakson ajan, nämä ovat myös erinomaisia pohdinnan apuvälineitä, joiden avulla voit nähdä, kuinka pitkälle työntekijäsi ovat kehittyneet.

Totuttele antamaan jatkuvasti sekä myönteistä että kielteistä palautetta

Jos johdat ihmisiä, yksi tärkeimmistä tehtävistäsi on antaa jatkuvasti olennaista ja yksityiskohtaista palautetta – sekä myönteistä että kielteistä. Säännöllisen palautteen antaminen on olennainen johtamistaito. 

Kohdista palaute työntekijöiden käyttäytymiseen, vaikutuksiin ja tuloksiin sekä pohdi omaa rooliasi ja vastuutasi ihmistesi kehittämisessä.

Älä panttaa kielteistä palautetta äläkä odota seuraavaa suoritusarviointikierrosta palautteen antamiseen, etenkään kielteisen palautteen tapauksessa. Palautteen, kritiikin tai kehittymistä koskevien huomioiden ei pitäisi koskaan tulla yllätyksenä suoritusarvioinnissa.

Kertaa tietosi tehokkaan palautteen antamisesta, joka on oikea-aikaista, täsmällistä ja tuloksiin keskittyvää.

Sovita palautteesi tehtävän odotuksiin

Kaikki tehtävät ja suorituksen mittarit edellyttävät selkeitä odotuksia ollakseen tehokkaita. 

Muista, että suoritusarvioinnin tarkoituksena on verrata henkilön suoriutumista tehtävässä kyseisen tehtävän vaatimuksiin, ei hänen aiempaan suoriutumiseensa tai muiden tiimin jäsenten suoriutumiseen.

Tämä ymmärretään usein väärin, ja ongelmia syntyy, kun suoriutumista verrataan johonkin muuhun kuin tehtävän selkeisiin odotuksiin.

Jos arvioitavasta tehtävästä ei ole olemassa työnkuvausta, jossa vastuut, tavoitteet ja KPI:t on määritelty selkeästi, on aika ryhtyä laatimaan sellaista, jotta tulevat suoritusarvioinnit voidaan perustaa arviointiin, jossa suoriutumista verrataan tehtävän selkeästi kirjattuihin odotuksiin.

Huomioi suoritusarvioinnin konteksti ja rakenne

Jos käytät asteikkoja tai arvosanoja, varmista niiden yhdenmukaisuus organisaation odotusten ja käytäntöjen kanssa. 

Vältä olemasta se esihenkilö, joka ”ei koskaan anna vitosia” organisaatiossa, jossa muut esihenkilöt antavat korkeimman arvosanan. 

Usein henkilöstöhallinnon tiimilläsi on tilastoja siitä, kuinka suuri osuus työntekijöistä tyypillisesti saa kunkin arvosanan. Hyödynnä tätä tietoa ymmärtääksesi, miten hyvästä suoriutumisesta organisaatiossasi annetaan arvio.

Asiantuntijan vinkki: Jos arvioit itseään huippusuoriutujina pitäviä henkilöitä, varo lannistamasta heitä antamalla suoritusarvosanaa, jonka voidaan katsoa olevan ”alaspäin pyöristetty” tai puutteellinen. 

Usein korkeimmalla tasolla suoriutuvat ihmiset ovat hyvin tietoisia suoritusarvosanoista ja saattavat lannistua, jos heidän nykyinen suoritusarvosanansa on aiempaa arvosanaa matalampi, etenkin jos he kokevat työskennelleensä viime aikoina tavallista kovemmin. 

Pohdi suoritusarviointien vaikutusta hyvin suoriutuviin henkilöihin ja sitä, mikä näitä ihmisiä motivoi. Älä anna vahvan työntekijän suorituksen pintapuolisen arvioinnin aiheuttaa henkilöstön pysyvyyteen liittyvää ongelmaa (kyllä, tämä on hyvin yleinen ongelma).

Tarkista ennakkoluulosi

Harkitse palautteen keräämistä useista lähteistä arviointiesi vinoumien vähentämiseksi, etenkin jos et työskentele päivittäin kovin läheisesti yksittäisten työntekijöidesi kanssa. 

Kun esimerkiksi arvioin projektipäälliköitä, tiedän, ettei minun mielipiteeni heidän esihenkilönään oikeastaan ole ratkaiseva. Sen sijaan ratkaisevia ovat niiden ihmisten mielipiteet, joita projektipäälliköt palvelevat.

Saadakseni tämän tiedon lähetän palautepyyntöjä kunkin projektipäällikön keskeisille sidosryhmille ja kerään palautetta sekä yksittäisen projektipäällikön suoriutumisesta että projektinhallintatiimin maineesta.

Anna ihmisillesi mahdollisuus pohtia palautettasi

Hanki lisää selkeyttä ja esitä kysymyksiä. Ihmiset tarvitsevat usein aikaa käsitelläkseen tietoa, ja heille voi olla hyödyksi saada aikaa lukea arviointisi, pohtia sitä ja tulla sitten luoksesi kysymysten kanssa. 

Suoritusarviointia tehdessäsi jätä keskustelu jossain määrin avoimeksi, jotta voit kutsua esiin lisäkeskustelua ja kysymyksiä sekä osoittaa tiimisi jäsenelle, että olet hänen tukenaan ja sitoutunut auttamaan häntä kehittymään henkilökohtaisesti ja ammatillisesti.

Yleisiä suoritusarviointiesimerkkejä

Siirrytään nyt joihinkin arviointilausekkeisiin, joita voit hyödyntää.

Aluksi kannattaa käydä läpi kategoriat ja kysymykset, joita suoritusarvioinnin aikana käsitellään.

Tämä ei missään nimessä ole täydellinen luettelo. Voit vapaasti valita siitä sopivat kohdat ja lisätä haluamiasi asioita, mutta aloittaaksesi harkitse seuraavia elementtejä, joita voidaan soveltaa lähes jokaiseen organisaation rooliin:

1. Vahvuudet
2. Kehitysmahdollisuudet
3. Ongelmanratkaisu
4. Viestintä
5. Tiimityö
6. Vastuunotto
7. Työn laatu

Voit sitten laatia kustakin näistä yksityiskohtaisia suoritusmuistiinpanoja, joissa korostetaan arviointijakson aikana ilmennyttä myönteistä tai vähemmän toivottavaa käyttäytymistä. 

Esimerkki myönteisestä viestintää koskevasta suoritusarvioinnista

“Moriahin viestintä on selkeää, oikea-aikaista ja kattavaa. Hän onnistuu erinomaisesti varmistamaan, että ne ihmiset, joiden on tiedettävä asioista… todella tietävät niistä. Esimerkiksi kun Moriah johti uuden tuoteuutisemme julkaisua, kaikki sidosryhmät, asiakkaat, tukihenkilöt ja myyjät saivat tiedon asiasta, ja heillä oli jopa mahdollisuus esittää kysymyksiä ennen julkaisua. Moriah toimii tehokkaasti nopeatempoisessa ympäristössämme ja tasapainottaa liiketoiminnan tulokset sen varmistamisen kanssa, että toimimme työntekijöidemme kannalta oikein.”

Esimerkki vähemmän myönteisestä viestintää koskevasta arvioinnista

“Sandra on hyvä viestijä, mutta hän ei viesti projektien keskeisistä yksityiskohdista sidosryhmille johdonmukaisesti, minkä vuoksi jotkut ihmiset jäävät tärkeiden asioiden suhteen tietämättömiksi. Esimerkiksi verkkosivuston uudistamisprojektissa Sandra ja tiimi päättivät, milloin uudet sivut julkaistaan, mutta Sandra ei johtanut tiimiä tiedottamaan johtajille ja muulle henkilöstölle tulevasta verkkosivustomuutoksesta. Kun muutos julkaistiin, se yllätti monet, myös toimitusjohtajamme ja keskeiset myyntijohtajamme.”

Esimerkki työn laatua koskevasta myönteisestä arvioinnista

“Moriahin työn laatu on poikkeuksellista. Hän asettaa suunnittelulle, tuottavuudelle ja organisoinnille kultaisen mittapuun siinä määrin, että muut organisaation jäsenet pyytävät nimenomaisesti saada työskennellä Moriahin kanssa, koska he luottavat hänen työnsä laatuun ja toimitustensa johdonmukaisuuteen. Moriah on vaikutusvaltainen toimija ja auttaa ylläpitämään korkeita laatustandardeja omassa tiimissään sekä projekteissa, joissa hän on mukana. Moriah edistää muiden kehittymistä kouluttamalla heitä omiin toimintatapoihinsa ja laatimalla mallipohjia, joiden avulla muut voivat oppia vastaavia laatutaitoja.”

Esimerkki työn laatua koskevasta vähemmän myönteisestä arvioinnista

“Sandra pystyy tuottamaan laadukasta työtä, mutta hän tekee parhaansa vain työskennellessään suoraan kanssani niin, että tarkistan jokaisen välivaiheen ja varmistan, että Sandra pyrkii aktiivisesti saattamaan tehtävän loppuun. Esimerkiksi Sandra sitoutui toimittamaan suosituksen oppimisjärjestelmämme muutoksista tällä vuosineljänneksellä. Kun kysyin Sandralta tämän tavoitteen etenemisestä, hän kertoi, ettei ollut vielä aloittanut tehtävää, jonka määräaika oli vain muutaman viikon kuluttua. Sandra aloitti työn, mutta tarvitsi huomattavan paljon suoraa vuorovaikutusta kanssani saadakseen tehtävän päätökseen. Tähän sisältyi muutamia suunnan korjauksia, kuten vaatimustenmukaisuuteen ja raportointiin liittyviä tarkennuksia. Ajanhallinnan, tehtävän vaatimusten ymmärtämisen ja sidosryhmien ajan tasalla pitämisen korostaminen ja kehittäminen auttavat parantamaan Sandran työn laatua.”

Muista olla täsmällinen. Konkreettisten esimerkkien käyttäminen kunkin osa-alueen kommenttien perusteluna tuottaa paljon parempaa palautetta kuin epämääräiset ilmaukset, kuten "hän on tiimipelaaja". Mitä paremmin pystyt perustelemaan asian aiemmilla esimerkeillä, KPI-mittareilla ja tunnusluvuilla, sitä parempi.

Suoritusarviointipohja

Hanki suoritusarvioinnin mallipohjamme!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Seuraavat vaiheet suoritusarviointeja varten

Esimiehenä suoritusarvioinnit ovat yksi vaikuttavimmista tehtävistä, joita työssäsi hoidat.

Jos olet henkilöstöhallinnon johtaja, yksi tehtäväsi keskeisistä osa-alueista on auttaa esimiehiä oppimaan, miten annetaan tehokasta suorituspalautetta ja toteutetaan suoritusarviointeja, jotka motivoivat työntekijöitä parhaaseensa. 

Tärkeimmät huomiot

• Esimiehenä sinun tulee antaa jatkuvasti sekä myönteistä että kielteistä palautetta, ja kaiken palautteen tulee sisältää konkreettisia esimerkkejä sekä kuvaus käyttäytymisen vaikutuksesta.
• Muodollisia suoritusarviointeja tulisi tehdä usein, mahdollisuuksien mukaan joko neljännesvuosittain tai puolivuosittain.
• Jokaisella tehtävällä tulisi olla selkeät suoritusodotukset. Suoritusarvioinnit tulee tehdä tehtävälle asetettujen odotusten perusteella, ei henkilön aiemman suoriutumisen tai muiden tiimin jäsenten suoriutumisen perusteella.
• Varmista myös, että jokaisella työntekijällä on mahdollisuus arvioida omaa suoriutumistaan. 
• Kun valmistaudut suoritusarviointikeskusteluun, dokumentoi henkilön suoriutumisen keskeiset kohdat ja kehitysmahdollisuudet kuvailevaan tekstiin.
• Keskustele henkilön kanssa kahden kesken ja käy läpi sekä hänen oman arvionsa että palautteesi hänen suoriutumisestaan. Kerro keskustelun aikana konkreettisia esimerkkejä ja yksityiskohtaisia kuvauksia sekä myönteisestä että kielteisestä käyttäytymisestä ja niiden vaikutuksesta organisaatioon.
• Suoritusarviointikeskustelun jälkeen sitoudu kaikkiin seuraaviin vaiheisiin ja seuraa niiden etenemistä sähköpostitse tai organisaatiosi suoritusjohtamisen työkalussa.
• Muista, että esimiehenä tai suorituksen arvioijana olet keskeinen osa yksittäisen työntekijän kasvua ja kehittymistä. Ole kumppani, ole rehellinen ja valmistaudu seuraamaan, kuinka työntekijäsi kohoavat uusiin korkeuksiin!