Asiantuntijan opas parempien suoritusarviointien tekemiseen + malli

Miten suoritusarviointiin valmistaudutaan

Suoritusarvioinnin vetämiseen valmistautumista ei pidä ottaa kevyesti, eikä se todellakaan ole tehtävä, joka tehdään arviointia edeltävänä iltana!

Suoritusarviointien laatiminen vie aikaa. Jos kiirehdit, työntekijäsi huomaavat sen. 

Nopea kysymys: Vastaa 60 sekunnin kyselyymme ja kerro, mitä todella ajattelet tekoälyagenttien käytöstä suoritusarvioinneissa, ylennyksissä ja valmennuksessa. Vastauksesi auttavat meitä ymmärtämään paremmin HR-tiimien todellisia haasteita tekoälyn käytössä suoritusjohtamisessa.

Vaihe 1: Pohdi tiimisi ja työntekijäsi suoriutumista

Ensimmäinen vaihe suoritusarviointiin valmistautumisessa on pohtia sekä yksilön että tiimin suoriutumista.

Pohdi, mitkä asiat ovat olleet myönteisiä, neutraaleja tai kielteisiä. Mitä tapahtui tiimin tai yksilön vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella? Miten yksilö vaikuttaa tiimiin? Näiden seikkojen pohtiminen on hyvä tapa aloittaa.

Toinen huomioitava asia on oma käsityksesi tilanteesta. Jos et työskentele henkilön kanssa päivittäin, kuka työskentelee hänen kanssaan ja keneltä voisit saada tietoa siitä, miten tiimin jäsen on viime aikoina suoriutunut?

Erityisesti silloin, kun johdan hyvin itsenäisiä työntekijöitä, vertaisilta kerätty palaute voi olla erittäin hyödyllistä oikeudenmukaisten, täsmällisten ja arvokkaiden suoritusarviointien toteuttamisessa.

Usein käytetään 360 asteen palautemenettelyä, mutta se voi viedä paljon aikaa. Voit kerätä nopeasti palautetta kollegoilta tiimin jäsenen suoriutumisesta Google- tai Microsoft Forms -lomakkeilla.

Kun pohdin yksilön suoriutumista arviointiin valmistautuessani, kirjoitan usein yritykseni määrittelemät suoritusarvioinnin kehotteet tai kysymykset. Sen jälkeen käytän luettelomerkkejä tunnistaakseni kunkin työntekijän osalta muutamia asioita kunkin kehotteen alle.

Pohjimmiltaan teen suoritusarvioinnista tiivistetyn version, jota laajennan myöhemmin kirjallisessa kuvauksessa lisäämällä siihen esimerkkejä ja suosituksia tulevaisuutta varten.

Author's Tip

 

Myös arvioitava työntekijä hyötyy siitä, että hän pohtii omaa suoriutumistaan ja panostaan tehtävässään. Monet muodolliset suoritusarviointiprosessit alkavat työntekijän itsearvioinnilla. Tämä vaihe auttaa tukemaan keskittyneempää ja antoisampaa suoritusarviointikeskustelua.

Vaihe 2: Laadi palautteesi ja yhdistä se tehtävän odotuksiin 

Kun olet koonnut ajatuksesi ja mahdollisen vertaispalautteen sekä laatinut arvioinnin rungon, olet valmis kirjoittamaan kuvauksen.

Kirjallisen kuvauksen laatiminen on yksi arvioinnin tärkeimmistä osista.

Voidaan perustellusti väittää, että tämä vaihe saattaa olla itse keskustelua tärkeämpi, erityisesti silloin, kun annat kehittymiseen tähtäävää palautetta ja odotat henkilön muuttavan käyttäytymistään tapaamisen seurauksena.

Kirjallinen kuvaus on asiakirja, johon ihmiset palaavat tarkastellakseen saamaansa palautetta. Se on myös virallinen asiakirja, jossa kuvataan yksittäisen työntekijän suoriutuminen ja siitä annettu palaute.

Suoritusarviointien kirjallisten kuvausten tulisi aina sisältää suoriutumista koskevia lausumia, vertailuja odotuksiin tai odotettuun käyttäytymiseen, yksityiskohtaisia esimerkkejä hyvästä tai heikosta suoriutumisesta sekä tietoa siitä, miten henkilön suoriutuminen vaikuttaa muihin.

KPI:t ja mittarit ovat erinomaisia mittaustyökaluja suoriutumisen arviointiin, kehitysmahdollisuuksien tunnistamiseen ja tulevien suoriutumistavoitteiden asettamiseen.

Jos henkilö työskentelee esimerkiksi myynnissä, voit kuvata työn laatua ja vastuullisuutta kertomalla, kuinka hyvin hän on saavuttanut asetetut tavoitteet ja mittarit. Aivan kuten tavoitteiden tulisi olla mitattavia, myös suoriutumisen tulisi olla mitattavaa.*

Esimerkki kirjallisesta kuvauksesta

”Brentillä on edelleen vaikeuksia yksityiskohtien huomioimisessa, erityisesti silloin, kun hän määrittää oppimisenhallintajärjestelmäämme. Se, että Brentiltä jää huomaamatta esimerkiksi kurssi-ilmoittautumisiin liittyviä yksityiskohtia, johtaa siihen, ettei työntekijöitä ilmoiteta kursseille, jotka heidän on suoritettava. Kun ihmisiä ei ilmoiteta oikeille kursseille, kuten vaatimustenmukaisuuskoulutukseen, se tarkoittaa, että yrityksenä emme noudata vaatimuksia, koska emme ole järjestäneet vaadittua vaatimustenmukaisuuskoulutusta tehokkaasti.”

Sen lisäksi, että arvioinnissa esitetään konkreettisia ja mitattavia esimerkkejä, sinun arvioijana ja johtajana tulee myös olla valmis kuvailemaan, miten autat henkilöä kehittämään taitojaan tai omaksumaan toivotun toimintatavan.

Kyllä, suorituksen arviointia koskevat kuvaukset voivat olla pitkiä, mutta kokemukseni mukaan pidempi ja perusteellisempi kuvaus on hyödyllisin silloin, kun työntekijöitä autetaan ymmärtämään suoriutumistaan ja kun suoriutumisesta halutaan dokumentoida tietoa pidemmällä aikavälillä.

*Hyödyllinen artikkeli tavoitteiden asettamisesta: Organisaatioiden menestyksen tielle porrastettujen tavoitteiden menetelmällä

Vaihe 3: Valmistaudu toteuttamaan suorituksen arviointi

Kun olet koonnut ajatuksesi ja mahdollisen lisäpalautteen, pohtinut henkilön suoriutumista ja kirjoittanut kuvauksen, olet valmis valmistautumaan suorituksen arvioinnin toteuttamiseen.

Jos valmistaudut vaikeaan keskusteluun, suunnittele etukäteen, miten aloitat keskustelun, ja pohdi muutamaa kysymystä, joita tiimin jäsenellä todennäköisesti on alussa. Valmistaudu puhumaan jokaisesta kohdasta konkreettisten esimerkkien avulla.

Henkilökohtaisesti aloitan mielelläni myönteisestä näkökulmasta, tuon esiin henkilön arviointijakson aikana tiimille antamat hyvät panokset ja siirryn sitten rakentavaan kritiikkiin ja kehittymismahdollisuuksiin sekä siihen, mitä aion tehdä tukeakseni työntekijää hänen matkallaan. 

Asiantuntijavinkki: Lähetän usein kuvaukseni tiimin jäsenelle juuri ennen liittymistä suoraan keskusteluun. Toivon myös saavani kuvauksen häneltä samalla tavalla, mutta vasta sen jälkeen, kun olen kirjoittanut omani.

Tätä suorituksen arviointien kirjoittamistapaa kutsutaan kaksoissokkoutetuksi arvioinniksi. Mielestäni tämä menetelmä auttaa kumpaakin tekemään oman työnsä (ei mitään työntekijän itsearvioinnin toistamista esihenkilön arvioinnissa) ja tulemaan keskusteluun pohdiskelevien näkemysten kanssa.

Näin toteutat suorituksen arvioinnin

Olet valmistellut asian, pohtinut suoriutumista, kerännyt palautetta ja kirjoittanut kuvauksen. Nyt tulee tärkein osa: keskustelu.

Tässä vaiheessa suorituksen arviointi muuttuu pelkästä muodollisuudesta hyödylliseksi. Keskustelu antaa sinulle ja tiimin jäsenelle mahdollisuuden löytää yhteinen suunta, tehdä muutoksia ja sitoutua uudelleen työhön ja tulevaan. 

Älä kuitenkaan odota, että pysyt käsikirjoituksessasi sataprosenttisesti. 

Parhaat keskustelut syntyvät usein odottamattomista tilanteista. Kun työntekijä ottaa esiin jotain yllättävää, ehkä jopa jotain, joka vaikuttaa perusteettomalta, kyse ei ole häiriötekijästä. Se on näkemys.

Kun näin tapahtuu, sinun tehtäväsi on kuunnella, säilyttää utelias asenne ja pitää keskustelu rakentavana ja inhimillisenä. Näin toteutat arvioinnin tavalla, jolla on merkitystä.

1. Luo sopiva sävy

Aloita kehystämällä keskustelu. Haluat tehdä selväksi, ettei kyse ole suoritusta koskevasta tuomiosta, vaan yhteisestä hetkestä, jossa pohditaan tilannetta ja suunnitellaan tulevaa. Turvallisen ilmapiirin luominen heti alussa voi lievittää jännitteitä ja avata oven rehelliselle vuoropuhelulle.

Esimerkki: ”Arvostan sitä, että käytät tähän aikaa tänään. Tavoitteeni on käydä läpi valmistelemani palaute, mutta yhtä tärkeää on kuulla, millaisena olet kokenut työsi ja missä näet mahdollisuuksia kehittyä.”

Tällaisen sävyn luominen heti alussa rakentaa psykologista turvallisuutta ja kertoo tiimin jäsenelle, että keskustelu on häntä ja hänen kanssaan käytävä keskustelu, ei vain hänestä käytävä keskustelu.

2. Palaa tavoitteisiin ja odotuksiin

Ennen palautteeseen siirtymistä luo yhteinen tilannekuva kertaamalla arviointijaksolle alun perin asetetut tavoitteet ja odotukset. 

Ota esiin tavoitteita ja päämääriä koskevat dokumentit tai se, mitä työntekijä sanoi tekevänsä, ja tarkista nopeasti, miten nämä asiat on objektiivisesti saatu valmiiksi niille varatussa ajassa. 

Tämä auttaa palauttamaan keskustelun siihen, mistä sovittiin, ja antaa teille molemmille yhteisen vertailukohdan suoriutumisen arviointia varten.

Jos painopisteet muuttuivat arviointijakson aikana, tunnusta se. Jos odotukset olivat epäselviä, ota siitäkin vastuu. Keskustelun pohjaaminen asiayhteyteen pitää sen oikeudenmukaisena ja keskittyneenä.

3. Esitä palautteesi selkeästi

Nyt on aika esittää palautteesi suoraan, harkitusti ja konkreettisiin asioihin perustuen. 

Aloita siitä, mikä sujuu hyvin – tuo esiin onnistumiset, vahvuudet ja havaitsemasi myönteiset toimintamallit – ja siirry sitten kehittymismahdollisuuksiin. 

Käytä konkreettisia esimerkkejä havainnollistamaan näkökohtiasi ja kerro selkeästi niiden vaikutuksista. Tilanne–Käyttäytyminen–Vaikutus-mallit (SBI) voivat auttaa jäsentämään viestisi.

Kun käyt havaintojasi läpi, keskity käyttäytymiseen ja tuloksiin, älä oletuksiin tai vaikutelmiin. Tämä auttaa tiimin jäsentä ymmärtämään paitsi sen, mitä huomasit, myös miksi sillä on merkitystä.

Muista, että palaute vaikuttaa eri ihmisiin eri tavoin. Jotkut nyökyttelevät mukana, kun taas toiset saattavat tarvita aikaa asian käsittelyyn. Anna heille tilaa pysähtymällä ja kysymällä heidän näkemystään:

• “Vastaako tämä sitä, miten sinä koit tilanteen?”
• “Lisäisitkö jotain tai näetkö asian eri tavalla?”

Jos he kertovat palautettasi jakaessasi jotain odottamatonta tai heidän versionsa tapahtumista haastaa oletuksesi, pysy avoimena ja anna heidän käydä asia läpi ilman keskeytyksiä. 

Sinun ei tarvitse ratkaista jokaista yksityiskohtaa siinä hetkessä. Tunnusta heidän näkemyksensä ja kerro, että otat sen huomioon:

“Kiitos, että kerroit tuon. Minulla ei ollut tuota taustatietoa, ja haluan pohtia, miten se sopii laajempaan kokonaisuuteen.”

Tavoitteena ei ole “voittaa” keskustelua. Tavoitteena on rakentaa yhteinen ymmärrys. 

4. Pyydä heidän näkemystään

Kun olet antanut palautteesi ja mahdollisesti saanut hieman lisätietoa siitä, miten työntekijäsi koki tilanteen, siirry täysin kuuntelemaan ja pyydä tiimin jäsentä pohtimaan kokemustaan tehtävässään. 

Tämä ei ole vain kohteliaisuus työntekijää kohtaan. Työntekijäsi näkemyksen kuunteleminen auttaa ymmärtämään, mikä toimii, mikä ei toimi ja millaista tukea hän saattaa tarvita kehittyäkseen edelleen.

Esitä avoimia kysymyksiä, kuten:

• “Mistä olet tänä vuosineljänneksenä kaikkein ylpein?”
• “Mikä on ollut suurin haasteesi?”
• “Mikä mielestäsi auttoi sinua onnistumaan tai esti sinua onnistumasta?”

Anna heidän puhua keskeytyksettä. Vaikka heidän näkemyksensä ei täysin vastaisi omaasi, heidän näkemyksensä kuuleminen auttaa rakentamaan luottamusta ja tuomaan esiin oivalluksia, jotka ovat saattaneet jäädä sinulta huomaamatta. 

Kun he avautuvat, tunnusta se vaivannäkö ja haavoittuvuus, jota rehellisyys ja avoimuus edellyttävät, ja keskity kehittymiseen sen sijaan, että pyrkisit olemaan oikeassa tai “korjaamaan” heidän näkemystään. 

5. Keskustele kehittymisestä ja uratavoitteista

Ota seuraavaksi askel taaksepäin. Millä alueilla he haluavat kehittyä? Mikä heitä juuri nyt innostaa? Hyödynnä tämä keskustelun osa tulevien tavoitteiden tai haastavien kehittymismahdollisuuksien suunnitteluun.

Tässä ei pitäisi olla kyse puutteiden korjaamisesta tai ihmisten muuttamisesta. Kyse on vahvuuksien hyödyntämisestä, osaamisen kehittämisestä ja kehittymisen yhdistämisestä siihen, mihin suuntaan liiketoiminta on menossa. 

Ole rehellinen siitä, mikä on mahdollista, mutta tarjoa myös anteliaasti tukea, valmennusta, näkyvyyttä tai yhteyksiä.

Tee asiasta sitten konkreettinen. Yhdistä heidän tavoitteensa aina kun mahdollista todellisiin liiketoimintamahdollisuuksiin, kuten haastaviin projekteihin tai tiimin uusiin tarpeisiin, jotta keskustelu tuntuu merkitykselliseltä ja käytännönläheiseltä. 

6. Sovi selkeistä seuraavista vaiheista

Arvioinnin päätteeksi tee yhteenveto tärkeimmistä kohdista ja sovituista asioista, jotta molemmat lähtevät keskustelusta yhteisen selkeyden ja seuraavia vaiheita koskevan ymmärryksen kanssa. 

Muuta yleisluontoinen palaute konkreettisiksi tavoitteiksi tai kehittymistoimiksi, joilla on aikataulut ja selkeät onnistumisen mittarit. Varmista mahdollisuuksien mukaan, että ne liittyvät tiimin tai yrityksen prioriteetteihin.

Jos tämä tarkoittaa työntekijäsi yhdistämistä jonkun toisen kanssa mentorointia varten tai hänen lisäämistään kiinnostavaan uuteen projektiin, pane asia heti alulle. 

Muista myös sopia säännöllisistä seurantakeskusteluista tai epämuodollisista jatkokeskusteluista, jotta arviointi toimii jatkuvan vuoropuhelun alkuna eikä jää yksittäiseksi tapahtumaksi.

7. Päätä myönteiseen sävyyn

Arvioinnin päättäminen vilpittömään arvostukseen vahvistaa työntekijän merkitystä ja auttaa häntä lähtemään keskustelusta motivoituneena ja arvostettuna.

Päätä keskustelu johonkin aitoon ja konkreettiseen. Kerro heille, mitä arvostat heidän työssään, älä muodollisuutena vaan osoituksena heidän panoksestaan. Se voi olla taito, jota he ovat kehittäneet, projekti, josta he ovat ottaneet vastuun, tai tapa, jolla he toimivat tiimissä.

Esimerkki: “Arvostan todella sitä, kuinka paljon vakautta olet tuonut tähän vuoteen. Se on auttanut tiimiä pysymään keskittyneenä joidenkin vaikeiden suunnanmuutosten aikana, ja näen työsi vaikutuksen joka viikko. Odotan innolla, että pääsemme työskentelemään kanssasi tulevien projektiemme parissa.”

Päättäminen optimistisesti heidän tulevan kehityksensä ja sen suhteen, että sitoudut tukemaan heitä, vahvistaa luottamusta, kohottaa mielialaa ja luo tulevaisuuteen suuntaavan sävyn heidän kehityksensä seuraavaa vaihetta varten.

Tämä auttaa tiimin jäsentä lähtemään arvioinnista katse tulevaisuuteen suunnattuna sen sijaan, että hän jäisi katsomaan taaksepäin.

Jätä lopuksi aina ovi avoimeksi jatkokeskusteluille. Hyvä arviointikeskustelu ei päätä palautekiertoa. Sen sijaan se luo perustan sille, miten työskentelette yhdessä tulevien kuukausien aikana.

Parhaat käytännöt suoritusarviointeihin

Tässä on joitakin suoritusarviointien parhaita käytäntöjä, joiden avulla saat kaiken irti tästä arvokkaasta ajasta. 

Vältä yksipuolisia keskusteluja

Kun on aika toteuttaa varsinainen suorituksen arviointi, on helppo ajatella, että kyseessä on yksipuolinen keskustelu, jossa sinä esihenkilönä kerrot tiimin jäsenelle, miten hän on suoriutunut.

Tällaista toimintaa sinun on ehdottomasti vältettävä! Suorituksen arvioinnin tulisi olla kaksisuuntainen keskustelu.

Kun työntekijä puhuu omasta suorituksestaan, hän oppii ja ymmärtää pohdiskelevan palautteen paljon paremmin kuin silloin, jos vain kerrot (tai luet) sen hänelle.

Tehokas suorituksen johtaminen on mahdollista vain, jos johdat keskustelua niin, että jaat omat pohdiskelevat näkemyksesi ja saat palautetta työntekijältä tai arvioitavalta. 

Antamalla rakentavaa palautetta ja käymällä avointa keskustelua arviointiprosessi tuottaa syvällisempiä näkemyksiä molemmille osapuolille, mikä johtaa ajan mittaan parempaan suoriutumiseen.

Rehellisyys on paras toimintaperiaate

Yksi pahimmista asioista, joita voit tehdä työntekijän suorituksen arviointia koskevassa tapaamisessa, on kierrellä ongelmia. Tämä pätee paitsi suorituksen arviointipäivänä myös joka päivä, sillä palautteen tulisi olla jatkuvaa, oikea-aikaista, täsmällistä ja toimintaan ohjaavaa. 

Esihenkilöiden ja työntekijän välille voi helposti muodostua viestintään ja avoimuuteen liittyviä esteitä. Se on inhimillistä ja niiden käsitteleminen vaatii usein tietoista pyrkimystä.

Yksi parhaista tavoista osoittaa rehellisyytesi suorituksen arvioinnin aikana on miettiä, mitä tiedät työntekijästä ja miten arvelet hänen haluavan vastaanottaa palautetta. Kyseessä on kultaisen säännön muunnelma: kohtele muita niin kuin he haluavat itseään kohdeltavan. 

Jotkut saattavat toivoa, että olet suorasanaisempi, kun taas toiset tarvitsevat hienovaraisempaa lähestymistapaa. Olemme kaikki erilaisia tässä suhteessa.

Jos rehellisyys tuottaa edelleen vaikeuksia, yksi vinkki on ottaa askel taaksepäin ja tarkastella viestintääsi sekä muita vuorovaikutustaitojasi.

Riippumatta siitä, mitä teet, varmista aina, että päätät keskustelun myönteiseen ja mahdollisuuksiin keskittyvään sävyyn. Haluat, että työntekijä lähtee keskustelusta inspiroituneena ja arvostettuna sekä tietää selkeästi, miten hän voi kehittyä.

Anna yksityiskohtaista palautetta

Kun annat palautetta, et halua olla epämääräinen. Älä puhu ylimalkaisesti tai pelkästään vertauskuvin. Tarvitset konkreettisia yksityiskohtia ja esimerkkejä, erityisesti kun tuot esiin kehittymismahdollisuuksia.

Ehkä hän teki viime kuussa projektissa jotain, jonka haluat ottaa esiin; ehkä hän sai projektin takaisin aikatauluun tai vaikutti siihen, että asiat jäivät jälkeen aikataulusta.

Ole täsmällinen selittäessäsi esimerkkiä suoriutumisesta ja muista tuoda esiin hyvän tai heikomman suoriutumisen vaikutukset. Olemalla täsmällinen ja korostamalla toiminnan vaikutuksia autat palautteen vastaanottajaa ymmärtämään, miten hänen toimintansa vaikuttaa muihin ihmisiin.

Mitä konkreettisempia esimerkkejä voit antaa palautteesi tueksi, sitä parempi. Tiedän, että esimerkkejä voi olla vaikea keksiä, jos arviointeja ei tehdä kovin usein.

Siksi suorituksen arviointeja kannattaa tehdä useammin, esimerkiksi kuukausittain tai neljännesvuosittain, ja pitää arviointijakso lähellä palautteen antamisen ajankohtaa. Näin voit käyttää esimerkkejä, kun ne ovat vielä tuoreessa muistissa ja yksityiskohdat ovat edelleen selkeitä.

Varaa aikaa ja kuuntele aktiivisesti

Kun toteutat arviointia, esitä palautteesi ja tarkkaile reaktioita: kehonkieltä, äänensävyä ja sanoja.

Kun annat palautetta, erityisesti kielteistä palautetta, saatat huomata työntekijän siirtyvän pakene-tilaan ja lopettavan kuuntelemisen! 

Sinun on myös suhtauduttava empaattisesti hänen näkökulmaansa ja oltava tarkkana kiinnostavien huomioiden varalta, joita hän saattaa esittää arvioinnin aikana.

Älä sivuuta kehittymismahdollisuuksia, vaan käytä aikaa kaiken palautteen läpikäymiseen ja keskustelkaa tavoista käsitellä palautetta. Pohtikaa myös, mitä sinä esihenkilönä voit tehdä edistääksesi hänen kasvuaan.

Johda empaattisesti

Ota huomioon sen henkilön ympäristö ja elämäntilanne, jolle annat palautetta. Et koskaan tiedä, mitä jonkun elämässä tapahtuu, eivätkä ihmiset usein kerro meille kaikkein merkityksellisimmistä ja tärkeimmistä asioista, joita heidän elämässään on meneillään. 

Harjoita empatiaa, älä oleta tietäväsi kaikkea, mitä on meneillään, ja suhtaudu ihmisiisi ymmärtäväisesti. 

Hyödynnä saatavilla olevia työkaluja

Suorituksen arviointien toteuttamisen tueksi on saatavilla runsaasti työkaluja. Mikset hyödyntäisi niitä? Ne helpottavat kaikkien elämää.

Valitsemasi työkalu riippuu organisaatiostasi, työskentelytyylistäsi ja tavastasi toteuttaa suorituksen arviointeja.

Yksi suorituksen arviointiohjelmiston suosikkiominaisuuksistani on mahdollisuus dokumentoida seuranta itse arvioinnin yhteydessä, jotta sinä tai tuleva esihenkilö voitte myöhemmin palata palautteeseen, keskustelun muistiinpanoihin ja sovittuihin jatkotoimiin. 

Pidempään ihmisiä johtavana esihenkilönä nämä ovat myös erinomaisia pohdinnan välineitä, joiden avulla voit nähdä, kuinka pitkälle työntekijäsi ovat kehittyneet.

Totu antamaan palautetta jatkuvasti – sekä hyvää että huonoa

Jos johdat ihmisiä, yksi tärkeimmistä tehtävistäsi on antaa jatkuvasti olennaista ja yksityiskohtaista palautetta – sekä hyvää että huonoa. Säännöllisen palautteen antaminen on olennainen johtamistaito. 

Kohdista palaute työntekijöiden käyttäytymiseen, vaikutuksiin ja tuloksiin sekä pohdi omaa rooliasi ja vastuutasi ihmistesi kehittämisessä.

Älä pidättele negatiivista palautetta ajan mittaan äläkä odota seuraavaa suoritusarviointikierrosta palautteen, etenkään negatiivisen palautteen, antamiseen. Palaute, kritiikki tai kehittymistä koskevat huomiot eivät saa koskaan tulla yllätyksenä suoritusarvioinnissa.

Kertaa, miten annetaan tehokasta palautetta, joka on oikea-aikaista, täsmällistä ja tuloksiin keskittyvää.

Sovita palautteesi tehtävän roolia koskeviin odotuksiin

Kaikki roolit ja suorituskyvyn mittarit edellyttävät selkeitä odotuksia ollakseen tehokkaita. 

Muista, että suoritusarvioinnin tarkoituksena on verrata henkilön suoriutumista tehtävässä tehtävän vaatimuksiin, ei hänen aiempaan suoriutumiseensa tai muiden tiimin jäsenten suoriutumiseen.

Tämä sekoitetaan usein, ja ongelmia syntyy, kun suoriutumista verrataan johonkin muuhun kuin tehtävän selkeisiin odotuksiin.

Jos arvioitavalla roolilla ei ole tehtävänkuvausta, jossa määritellään selkeät vastuut, tavoitteet ja KPI:t, on aika ryhtyä laatimaan sellaista, jotta tulevat suoritusarvioinnit voidaan perustaa tehtävän selkeisiin ja kirjallisiin odotuksiin.

Huomioi suoritusarvioinnin asiayhteys ja rakenne

Jos käytät asteikkoja tai arvosanoja, varmista, että ne ovat organisaation odotusten ja käytäntöjen mukaisia. 

Vältä olemasta esihenkilö, joka “ei koskaan anna vitosia” organisaatiossa, jossa muut esihenkilöt antavat huippuarvosanan. 

Usein HR-tiimilläsi on tilastotietoa siitä, kuinka suuri osuus työntekijöistä tyypillisesti saa kunkin arvosanan. Hyödynnä tätä tietoa ymmärtääksesi, miten hyvää suoriutumista organisaatiossasi arvioidaan.

Asiantuntijan vinkki: Jos arvioit itsensä huippusuoriutujiksi kokevien henkilöiden suoriutumista, varo lannistamasta heitä antamalla suoritusarvosanaa, jonka voidaan katsoa olevan “alaspäin pyöristetty” tai puutteellinen. 

Usein korkeimmalla tasolla suoriutuvat ihmiset ovat hyvin tietoisia suoritusarvosanoista ja saattavat lannistua, jos heidän nykyinen arvosanansa on aiempaa arvosanaa heikompi, etenkin jos he kokevat työskennelleensä viime aikoina tavallista ahkerammin. 

Pohdi suoritusarviointien vaikutusta hyvin suoriutuviin henkilöihin ja sitä, mikä näitä ihmisiä motivoi. Älä anna vahvan työntekijän suorituksen pintapuolisen arvioinnin aiheuttaa henkilöstön pysyvyyteen liittyvää ongelmaa (kyllä, tämä on hyvin yleinen ongelma).

Tarkista ennakkoluulosi

Harkitse palautteen keräämistä useista lähteistä vähentääksesi arviointeihin liittyviä ennakkoluuloja, etenkin jos et työskentele yksittäisten työntekijöidesi kanssa kovin läheisesti päivittäisessä työssäsi. 

Kun esimerkiksi arvioin projektipäälliköitä, tiedän, ettei mielipiteeni heidän esihenkilönään ole oikeastaan se, millä on merkitystä. Sen sijaan tärkeää on niiden ihmisten mielipide, joita projektipäälliköt palvelevat.

Saadakseni tämän tiedon lähetän palautepyynnöt kunkin projektipäällikön keskeisille sidosryhmille ja kerään palautetta sekä yksittäisen projektipäällikön suoriutumisesta että projektinhallintatiimin saamasta vaikutelmasta.

Anna ihmisillesi mahdollisuus pohtia palautettasi

Hanki lisää selkeyttä ja esitä kysymyksiä. Ihmiset tarvitsevat usein aikaa tiedon käsittelyyn, ja he voivat hyötyä siitä, että saavat ensin lukea arviosi, pohtia sitä ja tulla sitten luoksesi kysymyksineen. 

Kun käyt suoritusarviointia, jätä keskustelu jossain määrin avoimeksi lisäkeskustelulle ja kysymyksille sekä osoita tiimin jäsenelle, että olet hänen tukenaan ja sitoutunut auttamaan häntä kasvamaan henkilökohtaisesti ja ammatillisesti.

Yleisiä suoritusarviointiesimerkkejä

Siirrytään nyt joihinkin arviointilausekkeisiin, joita voit hyödyntää.

Aluksi kannattaa aloittaa luokitteluista ja kysymyksistä, joita käsitellään suoritusarvioinnin aikana.

Tämä ei suinkaan ole kattava luettelo. Voit vapaasti valita siitä haluamasi kohdat ja lisätä omia, mutta päästäksesi alkuun pohdi seuraavia osa-alueita, jotka soveltuvat lähes jokaiseen organisaation rooliin:

1. Vahvuudet
2. Kehitysmahdollisuudet
3. Ongelmanratkaisu
4. Viestintä
5. Tiimityö
6. Vastuunotto
7. Työn laatu

Näiden jokaisen avulla voit luoda erityisiä suoritusarviointimerkintöjä, joissa korostetaan arviointijakson aikana ilmennyttä myönteistä tai vähemmän toivottavaa käyttäytymistä. 

Esimerkki viestintää koskevasta myönteisestä suoritusarvioinnista

”Moriahin viestintä on selkeää, oikea-aikaista ja kattavaa. Hän varmistaa erinomaisesti, että kaikki, joiden tarvitsee tietää, myös tietävät. Esimerkiksi kun Moriah johti uuden tuotepäivityksemme julkaisua, kaikille sidosryhmille, asiakkaille, tukihenkilöille ja myyjille tiedotettiin asiasta, ja heillä oli jopa mahdollisuus esittää kysymyksiä ennen julkaisua. Moriah toimii tehokkaasti nopeatempoisessa ympäristössämme ja tasapainottaa liiketoimintatavoitteet sen varmistamisen kanssa, että toimimme työntekijöidemme kannalta oikein.”

Esimerkki vähemmän myönteisestä viestintää koskevasta arvioinnista

”Sandra viestii hyvin, mutta ei välitä projektien keskeisiä tietoja sidosryhmille johdonmukaisesti, minkä vuoksi jotkut ihmiset jäävät keskeisten asioiden suhteen tietämättömiksi. Esimerkiksi verkkosivuston uudistamisprojektissa Sandra ja tiimi päättivät, milloin uudet sivut julkaistaan, mutta Sandra ei johtanut tiimiä tiedottamaan johtajille ja muulle henkilöstölle tulevasta verkkosivuston muutoksesta. Kun muutos julkaistiin, se tuli monille, mukaan lukien toimitusjohtajallemme ja keskeisille myyntijohtajille, yllätyksenä.”

Esimerkki työn laatua koskevasta myönteisestä arvioinnista

”Moriahin työn laatu on poikkeuksellista. Hän asettaa suunnittelun, tuottavuuden ja organisoinnin kultaisen standardin siinä määrin, että muut organisaation jäsenet pyytävät nimenomaisesti päästä työskentelemään Moriahin kanssa, koska he luottavat hänen työnsä laatuun ja toimitustensa johdonmukaisuuteen. Moriah on vaikutusvaltainen tekijä ja auttaa ylläpitämään korkeita laatustandardeja tiimissään sekä projekteissa, joissa hän on mukana. Moriah auttaa kehittämään muita kouluttamalla heitä omissa toimintatavoissaan ja tuottamalla malleja, joiden avulla muut voivat oppia vastaavia laatutaitoja.”

Esimerkki työn laatua koskevasta vähemmän myönteisestä arvioinnista

”Sandra pystyy tuottamaan laadukasta työtä, mutta tekee parhaansa vain työskennellessään suoraan kanssani niin, että tarkistan jokaisen välivaiheen ja varmistan, että Sandra pyrkii aktiivisesti saattamaan tehtävän päätökseen. Esimerkiksi Sandra sitoutui toimittamaan suosituksen oppimisjärjestelmämme muutoksista tämän vuosineljänneksen aikana. Kun kysyin Sandralta tämän tavoitteen etenemisestä, hän kertoi, ettei ollut vielä aloittanut muutaman viikon kuluttua erääntyvän tehtävän tekemistä. Sandra aloitti työn, mutta tarvitsi tehtävän suorittamiseen huomattavan määrän suoraa vuorovaikutusta kanssani, mukaan lukien muutamia suunnanmuutoksia esimerkiksi vaatimustenmukaisuuteen ja raportointiin liittyen. Ajanhallintaan, tehtävän vaatimusten ymmärtämiseen ja sidosryhmien ajan tasalla pitämiseen liittyvän osaamisen vahvistaminen auttaa parantamaan Sandran työn laatua.”

Muista olla täsmällinen. Konkreettisten esimerkkien käyttäminen kommenttiesi perustelemiseen kullakin osa-alueella tuottaa paljon parempaa palautetta kuin epämääräiset ilmaukset, kuten ”hän on tiimipelaaja”. Mitä paremmin pystyt perustelemaan asian aiemmilla esimerkeillä, KPI-mittareilla ja muilla mittareilla, sitä parempi.

Suoritusarviointimalli

Hanki suoritusarviointimallimme!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Suoritusarviointien seuraavat vaiheet

Esihenkilönä suoritusarvioinnit ovat yksi vaikuttavimmista tehtävistä, joita roolissasi toteutat.

Jos olet henkilöstöhallinnon johtaja, yksi roolisi keskeisistä tehtävistä on auttaa esihenkilöitä oppimaan, kuinka antaa tehokasta suorituspalautetta ja toteuttaa suoritusarviointeja, jotka motivoivat työntekijöitä parhaaseen suoritukseensa. 

Tärkeimmät opit

• Esihenkilönä sinun tulee antaa jatkuvasti sekä myönteistä että kielteistä palautetta, ja kaikkeen palautteeseen tulee sisältyä konkreettisia esimerkkejä sekä käyttäytymisen vaikutus
• Muodolliset suoriutumisen arvioinnit tulisi tehdä usein, mahdollisuuksien mukaan joko neljännesvuosittain tai puolivuosittain.
• Jokaisella roolilla tulee olla selkeät suoriutumista koskevat odotukset. Suoriutumista arvioidaan rooliin kohdistuvien odotusten perusteella, ei yksilön aiemman suoriutumisen tai muiden tiimin jäsenten suoriutumisen perusteella.
• Varmista, että jokaisella työntekijällä on myös mahdollisuus arvioida omaa suoriutumistaan. 
• Valmistaudu suoriutumisen arviointikeskusteluun dokumentoimalla yksilön suoriutumisen kohokohdat ja kehitysmahdollisuudet kuvailevaan tekstiin.
• Keskustele kahden kesken työntekijän kanssa ja käy läpi sekä hänen arvionsa että oma palautteesi hänen suoriutumisestaan. Kerro keskustelun aikana konkreettisia esimerkkejä ja yksityiskohtia sekä myönteisestä että kielteisestä käyttäytymisestä ja niiden vaikutuksesta organisaatioon.
• Sovi suoriutumisen arviointikeskustelun jälkeen mahdollisista seuraavista vaiheista ja seuraa niiden etenemistä sähköpostitse tai organisaatiosi suorituksen johtamisen työkalussa.
• Muista, että esihenkilönä tai suoriutumisen arvioijana olet keskeinen osa yksittäisen työntekijän kasvua ja kehittymistä. Ole kumppani, ole rehellinen ja valmistaudu näkemään työntekijöidesi nousevan uusiin korkeuksiin!