Kuinka käyttää porrastettuja tavoitteita + kätevä työtaulukko

Mitä porrastetut tavoitteet ovat?

”Tavoitteena on varmistaa, että kaikki kulkevat samaan suuntaan selkeiden prioriteettien ja jatkuvan rytmin mukaisesti.” – Felipe Castro, Lean Performance

Porrastetut tavoitteet ovat ylhäältä alaspäin etenevä lähestymistapa tavoitteiden asettamiseen. Se alkaa vuoden korkean tason teeman, organisaation yhteisten keskeisten tavoitteiden sekä johtajien, osastojen ja tiimien tavoitteiden määrittämisestä ja päättyy yksittäisten työntekijöiden tavoitteisiin.

Onnistuneesti toteutettuna tämä malli mahdollistaa sen, että yksilöt ja tiimit ovat sekä linjassa keskenään että itsenäisiä haluttujen tulosten saavuttamisessa.

Lisäksi säännöllinen viestintä ja tilannekatsaukset varmistavat, että kaikki ovat samalla sivulla ja työskentelevät aktiivisesti yhteisten tulosten saavuttamiseksi.

Ei niin hauska tilastotieto: vain 16 prosentilla etulinjan työntekijöistä on selkeä käsitys siitä, miten heidän työnsä edistää organisaation strategisia tavoitteita. 

Porrastetut tavoitteet auttavat ihmisiä ymmärtämään, miten heidän työnsä edistää organisaation laajempaa menestystä.

Porrastettujen tavoitteiden hyödyt

On monia hyviä syitä siihen, miksi porrastetut tavoitteet ovat yleistymässä.

• Yhdenmukaisuus vision ja strategian kanssa: Porrastetut tavoitteet varmistavat, että yksilöiden ja tiimien tavoitteet ovat linjassa organisaation laajempien päämäärien kanssa, ja helpottavat prioriteettien asettamista.
• Viestinnän parantuminen: Porrastettujen tavoitteiden prosessiin liittyy yleensä keskusteluja ja neuvotteluja organisaation eri tasojen välillä. Tämä parantaa viestintää ja varmistaa, että kaikki ymmärtävät kokonaisuuden sekä oman roolinsa sen saavuttamisessa.
• Suorituskyvyn hallinnan tehostuminen: Porrastetut tavoitteet tarjoavat kehyksen suorituskyvyn hallinnalle. Ne tarjoavat selkeät kriteerit yksilöiden ja tiimien suoritusten arviointiin sekä rakentavan palautteen antamiseen ja ammatillisen kehityksen edistämiseen.
• Osallistumisen ja motivaation lisääntyminen: Kun työntekijät ymmärtävät, miten heidän työnsä edistää organisaation menestystä, se lisää työntekijöiden sitoutumista.
• Helpottaa resurssien hallintaa: Kun tavoitteet ovat selkeitä kaikilla tasoilla, organisaatiot voivat hallita ja kohdentaa resursseja paremmin, mikä varmistaa, etteivät työpanokset päällekkäisty ja että resursseja käytetään tehokkaasti.

Seuraavaksi kerron, miten voit ottaa porrastettujen tavoitteiden mallin käyttöön organisaatiossasi.

Porrastettujen tavoitteiden käyttöönotto organisaatiossasi

1. Selkeytä organisaation tavoitteet

”Selkeys mahdollistaa keskittymisen” – Thomas Leonard, henkilökohtaisen valmennuksen uranuurtaja

Tavoitteenasetannan ensimmäinen todellinen vaihe on saada selville, mikä on juuri nyt tärkeintä ja miksi.

Ylimmän johdon tehtävänä on selkeyttää tiimeilleen, mikä on organisaatiolle tärkeintä.

Organisaation selkeys sisältää näihin keskeisiin osa-alueisiin liittyvien vastausten määrittelyn ja niistä viestimisen:

• Missio tai tarkoitus: Miksi organisaatio on olemassa?
• Visio: Millainen on tulevaisuuden visiomme? Miten voisimme päästä sinne? Jos tarvitset apua alkuun pääsemisessä, tutustu näihin 15 esimerkkiin visiolausunnoista.
• Arvot: Mitkä periaatteet ohjaavat käyttäytymistä ja päätöksentekoa?
• Strategiset suunnitelmat: Missä haluamme olla kolmen vuoden kuluttua? Entä viiden vuoden kuluttua? Mitä tuloksia pyrimme saavuttamaan, jotta ne ovat linjassa missiomme ja visiomme kanssa? Miten arvomme ohjaavat meitä?
• Tavoitteet: Mikä on meille tärkeintä saavuttaa lähitulevaisuudessa? Mitkä painopistealueet vievät organisaatiota eteenpäin vision saavuttamiseksi?

Selkeässä organisaatiossa sen missio, visio ja arvot on määritelty, ja ne kehittyvät liiketoiminnan mukana. Strateginen suunnitelma jaetaan laajasti, ja kaikilla organisaation tasoilla työskentelevät ihmiset tietävät, miten heidän työnsä edistää näiden tavoitteiden saavuttamista.

Hyvä käytäntö selkeyden lisäämiseksi on, että johtotason tiimi luo vuodelle korkean tason vuositeeman ja keskeiset koko organisaation tavoitteet, jotka haluatte saavuttaa strategisen suunnitelman edistämiseksi.

Yhdessä nämä elementit luovat selkeyttä, joka auttaa ohjaamaan päätöksentekoa ja edistää tavoitteiden yhdenmukaistamista koko organisaatiossa.

2. Kehitä strategisia tavoitteita

“Tavoitteet ovat kuin kartta. Ne auttavat meitä määrittämään, mihin haluamme päätyä, ja antavat meille henkilökohtaisen suunnan, johon keskittää energiamme.” - Catherine Pulsifer

Strateginen suunnitteluprosessi on olennainen osa minkä tahansa organisaation menestystä. 

Liian usein organisaatiot eivät kuitenkaan saavuta haluamiaan tuloksia, koska niiden tavoitteita ei ole asianmukaisesti linjattu niiden toimien kanssa. 

Voit korjata tämän epäsuhtaisuuden aloittamalla ylhäältä ja jalkauttamalla tavoitteet yksilötasolle asti.

Vähintään kolme viikkoa ennen uuden vuosineljänneksen alkua organisaation ylimpien johtajien tulisi työskennellä yhdessä keskeisten strategisten tavoitteiden ja toivottujen tulosten määrittämiseksi. 

Heidän tulisi tehdä tämä paitsi itsensä myös osastojensa puolesta, kuten johtajan tavoitteessa kuvataan.

Johtajien tulisi olla vastuussa tiimiensä saavuttamista tuloksista, kuten heidän henkilökohtaisissa tavoitteissaan kuvataan.

Tämä tarkoittaa, että jos tiimi ei saavuta tavoitettaan, johtajan tulisi myös jäädä omasta tavoitteestaan. Näiden tavoitteiden tulisi liittyä toisiinsa ja olla yhdenmukaisia. Voitetaan yhdessä, opitaan yhdessä. 

Esimerkiksi HR-johtajalla voi olla tavoitteena nopeuttaa rekrytointia ja perehdytystä yrityksen kasvutavoitteiden saavuttamiseksi. Tavoitetta mitataan vuosineljänneksen aikana palkattujen henkilöiden määrällä ja sille asetetaan tietty numeerinen tavoite. 

Vaikka tämä johtaja ei todennäköisesti itse aikatauluta ja toteuta kaikkia haastatteluja tavoitteen saavuttamiseksi, hän on vastuussa tiimeistä, jotka saavuttavat nämä tulokset.

Siksi hänet tulisi asettaa vastuuseen tiimin menestyksen tukemisesta mitattavan tavoitteen muodossa.

Jos tiimi jää jälkeen, tämä kannustaa johtajaa tukemaan tiimiä sen tavoitteen saavuttamisessa osallistujana eikä vain tiimin tulosten tarkkailijana tai arvioijana. 

Jokaisen johtajan tulisi asettaa osastolleen 3–5 tavoitetta, jotka kuvaavat sitä, mikä on tärkeintä saavuttaa heidän vastuualueillaan tulevan vuosineljänneksen aikana.

Jokaisen tavoitteen tulisi sisältää se, mitä he aikovat saavuttaa, mitä tehtäviä, ohjelmia tai muutoksia tavoitteen saavuttaminen saattaa edellyttää sekä se, miten tavoitetta mitataan.

Puhumme tästä tavoitteiden luomisen kaavasta myöhemmin tarkemmin, joten jatka lukemista!

3. Julkaise tavoitteet läpinäkyvästi

"Läpinäkyvyys, rehellisyys, ystävällisyys, hyvä huolenpito ja jopa huumori toimivat yrityksissä aina." - John Gerzema

Kun tavoitteet on asetettu ylimmän tason johtajille, ne on sen jälkeen tehtävä näkyviksi koko organisaatiolle.

Tavoitteiden läpinäkyvä julkaiseminen auttaa kaikkia organisaation jäseniä ymmärtämään, mikä on tärkeintä, minkä parissa kukin johtaja ja tiimi työskentelee, sekä tarjoaa keskeistä tietoa tiimien välisistä riippuvuuksista ja yhteistyömahdollisuuksista.

Author's Tip

Harkitse tavoitteiden julkaisemista verkkolinkin avulla, jotta johtajat voivat päivittää niitä. Jaettuun asiakirjaan johtava vain luku -linkki saattaa riittää, mutta monimutkaisempiin jakamismenetelmiin voi kuulua vuositeeman, johtajan tai muiden visualisointien mukaan suodatettavia koontinäyttöjä.

4. Kehitä tavoitteita tiimi- ja yksilötasolla

“Yksi johtamisen avaimista on ymmärtää, että jokaisella on lahjoja ja kykyjä. Hyvä johtaja oppii valjastamaan nämä lahjat yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi.” – Ben Carson, entinen Yhdysvaltain asunto- ja kaupunkikehitysministeri

Kun ylemmän tason johtajat ovat selkeyttäneet tavoitteet, esihenkilöt ja yksilöt voivat tarkastella vastuualueitaan ja määrittää, miten he voivat parhaiten osallistua. 

Esihenkilöiden tulisi ottaa huomioon tiiminsä jäsenten vastuut, johtajan määrittelemät strategiset tavoitteet, keskeiset koko organisaation tavoitteet, joista heidän johtajansa tavoitteet on johdettu, sekä mahdolliset muut tiimin tavoitteet vuosineljännekselle.

Tästä lähtien yksittäiset tavoitteet muodostuvat sen perusteella, mitä kukin tiimin jäsen on ainutlaatuisesti pätevä tekemään ja mitkä ovat hänen vastuualueensa. 

Kun asetan tavoitteita tiimieni kanssa, järjestän työpajan, jossa asetamme tavoitteet yhdessä.

Tiiminä tapaamme vuosineljänneksen ensimmäisellä viikolla ja ilmaisemme uudelleen ja vahvistamme tiimimme tarkoituksen, käymme läpi ylemmän tason johtajiemme tavoitteet ja selvitämme, onko muita keskeisiä strategisia asioita, jotka tiimimme on saavutettava.

Tämän jälkeen kehitämme tiimimme tavoitteet. Seuraavaksi jokainen vahvistaa vastuualueensa ja määrittää, miten hän voi auttaa. Näin tavoitteet määritellään yksilötasolla, organisaation keskeisistä tavoitteista alaspäin johdettuina. 

Tavoitteiden kirjoittamiseen on monia eri tapoja, ja jokaisella menetelmällä on omat vahvuutensa. Arvostan suuresti SMART-tavoitemallia, mutta tiedän, että jotkut suosivat OKR:iä.

Kokemukseni mukaan parhaisiin menetelmiin sisältyy mitattava tulos, yleensä mittari, jotta on selvää, milloin tavoite on saavutettu.

Jokainen kirjallinen tavoite voi noudattaa tätä kaavaa: 

Huomautus: Kun määrittelet mitattavia asioita, keskity tuloksiin, älä tuotoksiin. 

Henkilöstöasiantuntijan tavoitteena voisi olla viiden ylennyksen käsittely viikossa – entä sitten? 

Kysymys ”Entä sitten?” auttaa sinua löytämään mitattavan tuloksen. Ylennysten käsittely on tuotos, kun taas tulos on se, että työntekijät ylennetään ilman merkittävää kitkaa henkilöstöhallinnon kanssa. 

Mitattava tulos on se, että henkilöstöhallinnon kanssa on helppo asioida, eli esihenkilöt eivät pyri kiertämään prosesseja ja siten aiheuttamaan lisää työtä kaikille (silmiä pyöritellen).

Esimerkkejä yhdenmukaisista ja toimivista tavoitteista

Rooli	Tavoite	Miten	Onnistumisen mittari
Asiakasmenestyspäällikkö	Parantaa asiakkaideni pysyvyyttä.	Järjestämällä neljännesvuosittaisia liiketoimintakatsauksia ja tekemällä yhteistyötä teknisen tuen edustajien kanssa varmistaakseni, että asiakkaani saavat hyvää tukea ja ovat tietoisia keskeisistä ongelmista.	90 % minulle osoitettujen asiakkaiden pysyvyys.
Teknisen tuen edustaja	Parantaa asiakastyytyväisyyspistemäärääni kaikissa käsittelemissäni tukipyynnöissä.	Varmistan, että asiakkaat saavat vastauksen kaikkiin tukipyyntöihin neljän työ­tunnin kuluessa. Jos en pysty ratkaisemaan asiakkaan ongelmaa, toistan ongelman ja dokumentoin sen, kun siirrän asian seuraavan tason tiimille, mutta pidän tukipyynnön edelleen vastuullani, kunnes ongelma on ratkaistu.	Asiakastyytyväisyyspistemääräni kokonaiskeskiarvon nostaminen 4,5 tähteen viidestä. Ensimmäiseen vastaukseen kuluvan keskimääräisen ajan lyhentäminen alle neljään työtuntiin.
Henkilöstöasiantuntija	Parantaa työntekijöiden pysyvyyttä	Laadin uusien työntekijöiden perehdytysoppaan, jossa korostetaan yrityksen onnistuneen perehdytyksen kannalta tärkeimpiä järjestelmiä ja prosesseja. Opas julkaistaan yrityksen intranetissä.	Vähintään 20 uutta työntekijää pitää opasta hyödyllisenä perehdytyskokemuksensa kannalta. Sähköpostitse esitettyjen, oppaassa käsiteltyihin asioihin liittyvien tiimikysymysten määrä vähenee 10 %.

Tavoitteiden yhdistäminen ja yhdenmukaistaminen: esimerkki

Tavoitteiden yhdenmukaistaminen yrityksen keskeisten tavoitteiden ja johtajan tavoitteiden kanssa mahdollistaa yhdenmukaisuuden koko organisaatiossa ja antaa vapautta organisaation tavoitteiden saavuttamiseen.

Monissa tapauksissa tavoitteet yhdenmukaistetaan selkeästi keskeisistä liiketoimintatavoitteista yksilötason tavoitteisiin asti. 

Joskus tiimin tai esihenkilön tavoitteet eivät kuitenkaan liity suoraan hierarkiassa ylempänä olevien johtajien tavoitteisiin, mutta ne ovat silti tärkeitä saavuttaa ja sopivat hyvin yhteen vuosittaisen teeman kanssa.

Se on täysin hyväksyttävää! 

Nämä tavoitteet ovat edelleen tärkeitä, ja ne kannattaa dokumentoida ja saavuttaa organisaation edistämiseksi.

Porrastettujen tavoitteiden parhaat käytännöt

Aseta neljännesvuosittainen rytmi

Kokemukseni mukaan organisaatiot etenevät niin nopeasti, että yksilöiden vuosittaiset tavoitteet vanhenevat lähes välittömästi niiden asettamisen jälkeen. 

Olosuhteet muuttuvat, markkinoita syntyy, roolit muuttuvat ja tuotteet kehittyvät. Siksi yritykset, jotka asettavat suorituskykytavoitteita neljännesvuosittain, voivat saada 31 % enemmän tuottoa kuin vuosittain uudelleenarvioivat yritykset.

Jos organisaatiosi toimii nopeasti ja haluat saavuttaa enemmän, lopeta vuositavoitteiden asettaminen yksilöille. Aseta sen sijaan neljännesvuositavoitteita ja arvioi niiden merkityksellisyyttä, tarpeellisuutta ja edistymistä viikoittain tai joka toinen viikko. 

Tiimeissäni asetamme tavoitteet jokaisen vuosineljänneksen alussa ja arvioimme niiden merkityksellisyyttä, tarpeellisuutta ja edistymistä viikoittain tai joka toinen viikko. 

Siedämme prioriteettien muuttumista vuosineljänneksen alussa, mutta varmistamme myös, että teemme sen, mitä sanoimme tekevämme. Se on hienovaraista tasapainoilua. Sitoudu ja toimi!

Tässä on ryhmäni tyypillinen tavoitteenasettamisen aikataulu, joka toistetaan neljännesvuosittain: 

1. 3 viikkoa ennen vuosineljänneksen alkua: Arvioikaa keskeiset projektit, prioriteetit ja organisaation tavoitteet. Tänä aikana ylimmän tason johtajat julkaisevat myös omat tavoitteensa täysin läpinäkyvästi. Koko organisaatio tutustuu niihin ja ottaa ne huomioon tiimien ja yksilöiden tavoitteiden suunnittelun keskeisenä osana. 
2. 1–2 viikkoa ennen vuosineljänneksen alkua: Sovittakaa yhteisten projektien tavoitteet yhteen muiden toimintojen tiimien kanssa. Jos tarvitsette toiselta tiimiltä jotain suuremman tavoitteen saavuttamiseksi, varmistakaa, että asia käsitellään heidän kokouksessaan – ja että he asettavat tavoitteita koko organisaation projektien mukaisesti. 
3. Vuosineljänneksen aloitusviikko: Kokoontukaa tiiminä sopimaan tarkoituksesta ja prioriteeteista sekä asettamaan omat tavoitteenne. Vahvistakaa tavoitteet muiden osastojen kanssa ja kirjattakaa kaikki tavoitteet (joko paperille tai työkaluun). 
4. Viikoittain tai joka toinen viikko vuosineljänneksen aikana: Kirjoittakaa lyhyt edistymispäivitys kaikista tavoitteista. Arvioikaa tavoitteet varmistaaksenne, että prioriteetit näkyvät niissä täsmällisesti. Viestikää tiimien välillä tavoitteiden edistymisestä ja varmistakaa, että kaikki riippuvuudet otetaan huomioon keskeisten toimintojen aikataulutuksessa. 
5. Koko vuosineljänneksen ajan: Toteuttakaa, toteuttakaa, toteuttakaa! Dokumentoikaa edistyminen jatkuvasti ja viestikää taukoamatta. 
6. Vuosineljänneksen viimeiset 3 viikkoa: Toistakaa vaihe 1 valmistautuaksenne seuraavaan vuosineljännekseen.
7. Vuosineljänneksen lopussa: Juhlistakaa onnistumisia! Kokoontukaa tiiminä raportoimaan saavutetuista tuloksista ja keskustelemaan siitä, mikä on tärkeintä saavuttaa seuraavalla vuosineljänneksellä.

Neljännesvuositavoitteiden asettaminen ja edistymisen seuraaminen viikoittain tai joka toinen viikko auttaa tiimejäsi etenemään keskittyneesti.

Mitä enemmän harjoittelet tätä tavoitteiden asettamisen rytmiä suoritusarvioinneissa, sitä kevyemmältä se tuntuu ja sitä tehokkaammaksi se muuttuu.

Hanki johdon tuki

“Aseta realistisia tavoitteita, arvioi niitä jatkuvasti uudelleen ja ole johdonmukainen.” – Venus Williams

Johdon tuki on olennaisen tärkeää toteutuksen ja tavoitteiden jalkautusprosessin tukemisen kannalta. Ilman keskeisten johtajien tukea tavoitteiden asettamisen ohjelma voi päätyä näyttämään ylimääräiseltä toiminnalta. 

Organisaation ylimmän johdon tuella saatat pystyä harkitsemaan tavoitteiden yhdistämistä palkitsemiseen.

Bonukset sidotaan usein tavoitteiden saavuttamiseen, ja tavoitteiden jalkautusmenetelmä sopii hyvin suoritusperusteiseen palkitsemiseen, sillä se sisältää mitattavia tuloksia, joita voidaan seurata ja raportoida ajan mittaan.

Kun on aika aloittaa, esittele malli, hanki tuki ja johda tiimisi sitoutumaan tavoitteisiin. Tee tavoitteet näkyviksi ja sisällytä säännölliset tavoitepäivitykset vakiintuneeseen työnkulkuusi.

Hyödynnä teknologiaa

Tavoitteiden jatkuva seuranta viikoittain tai joka toinen viikko tehtävillä dokumentoiduilla päivityksillä joko jaetussa asiakirjassa tai laskentataulukossa voi olla työlästä.

Tavoitteenasettamisohjelmisto auttaa tavoitteiden asettamisessa ja seurannassa. Sen avulla voit näyttää, miten tavoitteet ovat linjassa eri puolilla organisaatiota, ja visualisointityökalut auttavat kaikkia näkemään tarkasti, kuinka lähellä kunkin tavoitteen saavuttamista ollaan.

Vaihtoehtoisesti saatat haluta käyttää OKR-ohjelmistoa, jos OKR:t ovat sinun juttusi, tai suorituksenhallintaohjelmisto sisältää todennäköisesti tavoitteiden seurantaan tarkoitettuja työkaluja.

Hyvät käytännöt ajoituksessa ja tiimien välisissä näkökohdissa

“Tavoite ilman aikataulua on vain unelma.” – Robert Herjavec

Kun otat tavoitteiden asettamisen ohjelman käyttöön ja alat toteuttaa sitä, pidä mielessä neljännesvuositavoitteiden prosessin syklinen luonne. 

Se jatkuu neljänneksestä toiseen!

Ensimmäiset vuosineljännekset saattavat tuntua hieman kömpelöiltä, mutta pysy suunnitelmassa! Tiimit ja yksilöt tottuvat käytäntöön, ja ajan myötä siitä tulee varmasti helpompaa ja selkeämmin ymmärrettyä. 

Monissa tapauksissa organisaation eri toimintojen välisten tavoitteiden saavuttaminen edellyttää, että useat tiimit ja yksittäiset henkilöt suorittavat kukin osan työstä. Tällaisissa tapauksissa kannattaa asettaa erityiset määräajat tavoitteille, joilla on myöhempiä riippuvuuksia.

30 % organisaatioista pitää yksiköiden välisen koordinoinnin puutetta strategian toteuttamisen suurimpana haasteena.

Kun työskentelet koko organisaation laajuisten tavoitteiden parissa, yhteistyö ja suunnittelu muiden tiimien kanssa ovat ratkaisevan tärkeitä yhteisen menestyksemme kannalta. 

Kokoontukaa niiden tiimien kanssa, joiden kanssa työskentelet tiiviimmin, ennen vuosineljänneksen alkua, jotta ehdit mukaan niiden suunnitelmiin ennen kuin ne asettavat ja vahvistavat omat tavoitteensa.

Teen jatkuvasti yhteistyötä muutaman tiimin kanssa, ja olemme sopineet toistuvasta kokouksesta ennen jokaisen vuosineljänneksen alkua, jotta voimme varmistaa yhteisen suunnan ja ottaa toisemme huomioon suunnitelmissamme.

Se todella toimii!

Tavoitteiden vyörytyksen työtaulukko

Pääset alkuun käyttämällä alla olevaa työtaulukkoa, jonka avulla voit selkeyttää organisaatiosi tärkeimpiä tuloksia, keskeisiä liiketoimintatavoitteita ja johtajien tavoitteita sekä alkaa sen jälkeen kirjoittaa yksilöiden tavoitteita tässä artikkelissa esitellyn tavoitekaavan avulla.

Hanki tavoitteiden vyörytyksen työtaulukkomme!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.