Esihenkilötason ohittavat kokoukset: kattava opas prosessiin

Mikä on ohitustason kokous?

Ohitustason kokous on ylemmän esihenkilön ja sellaisen henkilön välinen keskustelu, joka raportoi jollekin hänen suorista alaisistaan (eli asiantuntijatehtävässä työskentelevälle henkilölle). Keskitason esihenkilö ei osallistu kokoukseen, vaan hänet “ohitetaan”, jotta voidaan keskustella alemman tason työntekijöiden kanssa.

Ohitustason kokousten tarkoituksena on kerätä palautetta, joka auttaa lopulta päätöksenteon ohjaamisessa.

Ne auttavat ylempiä johtajia ymmärtämään, mistä työntekijät välittävät, mitkä ovat heidän kipukohtansa, mikä innostaa ja motivoi heitä sekä mitä mieltä he ovat esihenkilöistään. 

Ne myös lisäävät näkyvyyttä, rakentavat yhteyttä ja luottamusta sekä edistävät johtajien ja etulinjan työntekijöiden parempia suhteita.

Ohitustason kokousten järjestäminen

Ohitustason kokoukset eivät ole rakettitiedettä, mutta niitä tulisi lähestyä järjestelmällisesti, jotta saadaan tehokasta palautetta.

Tässä on prosessi, jota suosittelen johtajille ja organisaatioille, jotka haluavat järjestää ohitustason kokouksia.

1. Valmistautuminen: sävyn määrittäminen

Jos harkitset ohitustason kokousten järjestämistä ensimmäistä kertaa, on olemassa muutamia tapoja helpottaa ihmisiä keskustelemaan esihenkilönsä esihenkilön kanssa.

Kerro asiasta tiimikokouksessa

Esihenkilöiden tulisi kertoa tiimille kokouksessa ohitustason kokouksista ja siitä, mitä niiltä voi odottaa. Tämä osoittaa, että he ovat sitoutuneita niihin ja innostuneita niistä, eikä kyse ole siitä, että teet jotain sulkeaksesi heidät ulkopuolelle tai toimiaksesi heidän selkänsä takana (ei “nappaamistilanteita”).

Kerro asiasta Slackissa tai sähköpostitse

Ota tiimiin yhteyttä sähköpostitse tai Slackissa vahvistaaksesi kokousten tavoitteen, niiden yhteyden yrityksesi arvoihin tai kulttuuriin (“Kuten tiedätte, yksi arvoistamme liittyy oppimiseen, joten haluan oppia teiltä ja nähdä, mitä voisimme tehdä tiimissämme toisin tai mitä voisimme vahvistaa”) sekä seuraavat vaiheet (esimerkki: “Otan jokaiseen teistä erikseen yhteyttä sopiakseni tapaamisajan”).

Järjestä ensin ryhmäharjoitus

Kulttuuristasi ja siitä riippuen, kuinka epämukavalta tai erilaiselta tämä saattaa tiimin jäsenistä tuntua, voit harkita ensin ryhmäharjoitusta. 

Vie tiimi lounaalle (ehkä virtuaalisesti), jotta voit luoda rennomman tilan avoimen vuoropuhelun aloittamiselle, ja siirry seuraavalla kierroksella kahdenkeskisiin keskusteluihin.

Valmistele kysymykset etukäteen

Ehkä data kertoo sinulle tarinaa, jonka haluat varmistaa, sinulla on projekti, josta haluat tietää enemmän, tai olet kuullut kuiskauksia tietystä esihenkilöstä tai tiimistä.

Oli tilanne mikä tahansa, kannattaa käyttää aikaa joidenkin kysymysten valmistelemiseen etukäteen, jotta voit perehtyä sinua eniten kiinnostaviin aiheisiin (joitakin esimerkkejä on tulossa).

Voit jakaa kysymykset haastateltavalle kalenterikutsussa.

2. Kokouksen järjestäminen: turvallisen tilan luominen

Ennakkoon tehdystä työstä huolimatta on luonnollista, että työntekijät saattavat edelleen epäröidä todellisten ajatustensa ja tunteidensa jakamista.

Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla saat kokouksesta mahdollisimman paljon irti.

• Toista tarkoitus. Toista kokouksen alussa sen tarkoitus ja kerro, että heidän vastauksiaan käsitellään luottamuksellisesti. Nyt on myös hyvä hetki kertoa heille kohdistamastasi erityisestä kiitoksesta.
• Kuuntele vain. Tämä ei ole ongelmanratkaisutilaisuus, joten vastusta halua ratkaista ongelmia. Kuuntele yksinkertaisesti aktiivisesti ja jos esiin tulee jotain kiinnostavaa, käytä 5 miksi -menetelmän kaltaisia tekniikoita perehtyäksesi asiaan syvemmin.
• Poistukaa toimistolta. Kokous voi olla hyödyllistä järjestää myös vähemmän muodollisessa ympäristössä, esimerkiksi viemällä henkilö kahville tai lounaalle. JPMorgan Chase -yhtiön toimitusjohtaja Jamie Dimon tiettävästi matkustaa eri toimipisteidensä välillä bussilla järjestäen ohitustason kokouksia.

3. Seuranta: vie asiat päätökseen

Kun olet käynyt keskustelut, on erittäin tärkeää huolehtia myös niiden jälkitoimista! 

Haluat varmistaa, että tiimi kokee tulleensa kuulluksi ja että hyödynsit heidän palautettaan muutosten tekemiseen (tai kerroit, miksi et toteuttanut mitään uutta, jos se ei ollut järkevää).

Huonoin mahdollinen lopputulos on se, että käytte nämä keskustelut ja ihmiset ajattelevat niiden olleen vain näön vuoksi, joten vie asiat loppuun asti!

1. Kiitä. Lähetä kokousten jälkeen kiitosviestit, joissa mainitset pari keskustelussa esiin noussutta keskeistä huomiota ja toimenpidettä.
2. Yhdistä kaikki toimenpiteet näihin keskusteluihin. Viittaa niihin tiimikokouksissa tai ilmoittaessasi muutoksista tai uusista aloitteista: ”Kuukausittaisten esihierarkian ohittavien tapaamisteni aikana kuulemani palautteen perusteella…” tai ”Tiimiltä saatujen näkemysten ansiosta…”
3. Viittaa keskeisiin aiheisiin tavatessasi heidät uudelleen jatkaaksesi keskustelua: ”Kun viimeksi keskustelimme, mainitsit X:n. Onko tilanne parantunut tai miten siinä on edistytty?”

Tahti

Organisaatiosi koosta ja siitä, kuinka nopeasti se muuttuu tai kehittyy, riippuen suosittelen esihierarkian ohittaville tapaamisille neljännesvuosittaista tai kaksi kertaa vuodessa toteutuvaa rytmiä.

Näin sinulla on mahdollisuus toteuttaa esiin tuodut ehdotukset, edistää parannuksia nopeasti ja kerätä seurantapalautetta sen selvittämiseksi, vaikuttivatko muutokset toivotulla tavalla.

Esihierarkian ohittavien tapaamisten kysymykset

On tärkeää, että sinulla on muutamia johdattelevia kysymyksiä, mutta luot myös tilaa avoimelle vuoropuhelulle ja annat keskustelun edetä siihen suuntaan, jonka työntekijä sille ottaa!

Tässä on joitakin erityisiä kysymyksiä keskustelun ohjaamiseksi.

Sitoutumisen tason arviointi

1. Asteikolla 1–10, millainen tämä kuukausi on ollut sinulle? Mikä olisi tehnyt siitä kympin?
2. Mikä tehtävässäsi tai tässä tiimissä (tai yrityksessä) innostaa sinua tällä hetkellä eniten?
3. Mikä huolestuttaa sinua tai mistä olet eniten huolissasi?
4. Mikä on viimeaikainen onnistumisesi?

Tiimin tai organisaation ongelmien tunnistaminen

5. Mikä on tällä hetkellä kohtaamasi este?
6. Mitä tiimissä tapahtuu sellaista, mistä et usko minun olevan tietoinen (tai tietävän riittävästi)?
7. Onko jokin prosessi, jota voisimme mielestäsi parantaa?
8. Tiedätkö yrityksen tavoitteet?

Palautteen saaminen esihenkilöstä

9. Mitä arvostat esihenkilössäsi eniten?
10. Mitä toivoisit oman esihenkilösi tekevän toisin?
11. Onko sinulle selvää, mitä sinulta odotetaan ja mitkä tavoitteesi ovat?
12. Mitä voisin tehdä toisin tämän osaston johtajana?

Kehittyminen

13. Miten voin auttaa sinua uratavoitteidesi saavuttamisessa?
14. Miten voisimme organisaationa tukea sinua paremmin?
15. Mikä on mielestäsi urasi seuraava askel?
16. Mitä muuta palautetta sinulla on, josta emme puhuneet, tai minkä kysymyksen jätin kysymättä, vaikka olisit toivonut minun kysyvän sen?

Chat GPT -kehotteet esihierarkian ohittavien tapaamisten kysymysten laatimiseen 

Chat GPT — olet ehkä kuullut siitä! Se on hyödyllinen monissa tehtävissä, kuten haastattelukysymysten laatimisessa.

Tässä on kehotteita, joiden avulla voit laatia kysymyksiä esihierarkian ohittaviin tapaamisiin. 

• Kehote nro 1: "Laadi esihierarkian ohittavan tapaamisen kysymyksiä, jotka keskittyvät tiimin dynamiikan ja työilmapiirin ymmärtämiseen."
• Kehote nro 2: "Luo esihierarkian ohittavan tapaamisen kysymyksiä, jotka käsittelevät työntekijöiden ammatillista kehittymistä ja uratavoitteita."
• Kehote nro 3: "Laadi oivaltavia esihierarkian ohittavan tapaamisen kysymyksiä johtamista ja esihenkilötyön vaikuttavuutta koskevista käsityksistä.”

Ymmärrät varmaan idean! Voit myös tutustua tähän oppaaseen, joka käsittelee ChatGPT:n käyttöä henkilöstöhallinnossa.

Esihierarkian ohittavien tapaamisten hyödyt

Esihierarkian ohittavat tapaamiset ovat tehokkaita sekä johtajalle että tiimille. Hyötyjä ovat muun muassa:

• Arvokasta palautetta. Johtajat saavat arvokkaita näkemyksiä tiimin jäsenistä, siitä, mikä on heille tärkeää, sekä mahdollisuuksista parantaa työympäristöä tai käynnistää muutoksia. 
• Työntekijöiden sitoutuminen lisääntyy. Työntekijälle jää tunne, että välität hänestä ja haluat tukea häntä uralla ja päivittäisessä työssä.
• Palautekulttuurin luominen. Ohitustason tapaamiset osoittavat, että olet avoin palautteelle, mikä tekee ihmisistä todennäköisemmin halukkaita antamaan sitä.
• Osaajien tunnistaminen ja kehittäminen: Ohitustason tapaamiset antavat ylemmille johtajille mahdollisuuden tunnistaa ja huomioida potentiaaliset osaajat. Tämä voi olla ratkaisevan tärkeää seuraajasuunnittelun ja osaamisen kehittämiseen liittyvien aloitteiden kannalta.

Eräs johtaja, jonka kanssa työskentelin, huomasi ohitustason tapaamisten kautta, ettei uusi organisaatiorakenne toiminut. 

Hän saattoi saada tämän tiedon vain tiimiltä suoraan saadun palautteen kautta, koska esihenkilöt eivät olleet varmoja siitä, miten palautetta pitäisi esittää asemansa vuoksi uudessa rakenteessa. 

Eräs toinen tuntemani johtaja pitää ohitustason tapaamisia erittäin tehokkaina markkinapalautteen kuulemiseen tiimin jäseniltä, jotka keskustelevat suoraan asiakkaiden kanssa. 

He voivat esittää suoria jatkokysymyksiä ja muodostaa kokonaiskuvan asiakaskeskusteluista sen sijaan, että saisivat palautteen esihenkilöiden kautta toisen käden tietona.

Ohitustason tapaamisten parhaat käytännöt

Johtajien parhaat käytännöt ohitustason tapaamisissa

Tässä on yhteenveto parhaista käytännöistäni, joiden avulla johtajat voivat toteuttaa tehokkaita ohitustason tapaamisia.

• Valmistautuminen: Valmistaudu tapaamiseen perusteellisesti ja perehdy tiimin nykyisiin projekteihin ja haasteisiin.
• Aktiivinen kuunteleminen: Keskity kuuntelemaan työntekijää aktiivisesti ja osoita aitoa kiinnostusta hänen näkökulmiaan kohtaan.
• Luottamuksellisuus: Vakuuta työntekijälle, että keskustelu on luottamuksellinen, ja pidä se sellaisena turvallisen ja avoimen keskusteluympäristön luomiseksi.
• Jatkotoimet: Sitoudu ryhtymään konkreettisiin jatkotoimiin esiin tuotujen huolenaiheiden tai ehdotusten perusteella.
• Läpinäkyvyys: Kerro avoimesti tapaamisen tavoitteista ja siitä, miten palautetta hyödynnetään.

Työntekijöiden parhaat käytännöt ohitustason tapaamisissa

Seuraavassa on joitakin vinkkejä, jotka voit jakaa haastateltavalle, jotta hän voi valmistautua ja antaa mahdollisimman arvokasta palautetta.

• Rehellisyys: Kerro näkemyksistäsi ja kokemuksistasi rehellisesti ja rakentavasti.
• Täsmällisyys: Esitä erityisiä esimerkkejä tai ehdotuksia, kun keskustelet ongelmista tai parannuksista.
• Ammattimaisuus: Säilytä ammattimainen käytös erityisesti arkaluonteisista aiheista keskusteltaessa.
• Avoimuus: Ole valmis sekä antamaan että vastaanottamaan palautetta.
• Valmistautuminen: Valmistele etukäteen asioita tai kysymyksiä, jotta saat tapaamisesta kaiken mahdollisen hyödyn.

Ohitustason tapaamiset osoittavat vahvaa johtajuutta

Vahvana, läsnä olevana, haavoittuvana ja helposti lähestyttävänä johtajana toimiminen ei ole koskaan ollut tärkeämpää.

Vaikka työntekijät lähtevät esihenkilöiden ja yritysten luota, jotka eivät välitä heistä, he myös pysyvät yrityksissä, joissa he kokevat tulevansa kuulluiksi, arvostetuiksi ja tuetuiksi. 

He pysyvät sellaisten esihenkilöiden ja johtajien kanssa, jotka käyttävät aikaa yhteyden ottamiseen ja kuuntelemiseen, reagoivat heidän palautteeseensa ja saavat heidät tuntemaan, että heitä kuunnellaan.

Ohitustason keskustelut ovat erinomainen tapa rakentaa luottamusta, kerätä palautetta, lisätä työntekijöiden sitoutumista ja pitää parhaat työntekijät yrityksessä.

Ne ovat tärkeä osa yleistä työntekijöiden kuuntelemisen strategiaasi.

Keskeiset opit

• Tarkoitus ja hyödyt: Ohitustason tapaamiset yhdistävät ylemmät johtajat organisaation alempien tasojen työntekijöihin läpinäkyvyyden parantamiseksi ja suoran palautteen keräämiseksi. Ne auttavat myös lisäämään sitoutumista ja tunnistamaan osaajia.
• Tapaamisten toteuttaminen: Tehokkaat ohitustason tapaamiset edellyttävät valmistautumista, aktiivista kuuntelemista, luottamuksellisuutta ja johdonmukaisia jatkotoimia. On ratkaisevan tärkeää luoda miellyttävä ympäristö avoimille keskusteluille, ja erityisten ohjaavien kysymysten valmistelu voi auttaa ohjaamaan keskustelua tehokkaasti.
• Vaikutus johtajuuteen ja kulttuuriin: Nämä tapaamiset osoittavat vahvaa johtajuutta ja edistävät myönteistä organisaatiokulttuuria. Ne rakentavat luottamusta, osoittavat johdon sitoutumista työntekijöiden palautteeseen ja ovat keskeisiä parhaiden osaajien pitämisessä organisaatiossa, sillä ne saavat työntekijät tuntemaan itsensä arvostetuiksi ja kuulluiksi.

Liity ihmisten johtamisen yhteisöön

Jos tarvitset lisätukea esihenkilön esihenkilön kanssa pidettäviin kokouksiin ja työntekijäpalautteen keräämiseen, liity ihmisten johtamisen yhteisöön, joka on kannustava HR- ja yritysjohtajien yhteisö. Sen jäsenet jakavat tietoa auttaakseen sinua edistymään urallasi ja vaikuttamaan organisaatiossasi entistä enemmän.