12 negatiivisen palautteen esimerkkiä ja miten sitä annetaan

Jotta palaute, olipa se myönteistä tai kielteistä, voisi kannustaa, innostaa ja haastaa ihmisiä rakentavalla tavalla, sen on täytettävä seuraavat kriteerit:

• Yksityiskohtaista ja tosiasioihin perustuvaa: Älä nojaa epämääräisiin vaikutelmiin! Tämä ei tarkoita, ettet voisi antaa palautetta siitä, miltä jonkun toiminta sinusta tai jostakusta toisesta tuntui, mutta muista esittää konkreettisia esimerkkejä siitä, mitä tapahtui tai sanottiin.
• Rakentavaa: Tämä tarkoittaa, että tarkistat omat tarkoitusperäsi varmistaaksesi, että pyrit korjaamaan toimintatapoja tai virheitä etkä vain purkamaan mieltäsi palautteen saajaan.
• Suorasukaista: Älä kaunistele tai yritä hämärtää viestiä. Vaikutuksen lieventäminen ei aina auta ihmisiä ymmärtämään, mikä heidän tilanteensa on.
• Ole avoin: Avaa palautetilanne keskustelulle silloin, kun se on tarkoituksenmukaista. Keskustelussa voidaan pohtia, mitä palautteen saajan pitäisi tehdä kehittyäkseen, tai yrittää ymmärtää hänen tarkoitusperiään.

Palaamme alla kielteisen palautteen antamisen parhaisiin käytäntöihin, mutta edellä mainitut ovat vähimmäiskriteerit sen varmistamiseksi, ettei palautteesi ole pelkkää sanallista sormella osoittelua.

Author's Tip

Muista, ettei kukaan ole täydellinen palautteen antaja tai vastaanottaja! Kyse on oppimismatkasta, ja on tärkeää kohdata toisemme myös ihmisinä sen aikana.

Miksi kielteinen palaute on tärkeää?

Kielteinen palaute on elintärkeää, koska se auttaa yksilöitä ja tiimejä kehittymään ja kasvamaan. Siksi  en koskaan kaihda rakentavan kielteisen palautteen antamista tiimeilleni:

Edistää kasvua ja kehittymistä

Rakentava kritiikki tuo esiin alueet, joilla joku voi kehittyä, ja auttaa häntä kehittämään taitojaan sekä suoriutumaan paremmin tulevaisuudessa. 

Pidä mielessä, että nämä kehityskohteet voivat joskus olla henkilölle itselleen sokeita pisteitä, joten hän tarvitsee ulkopuolisen näkökulman niiden tunnistamiseen.

Selkeyttää odotuksia

Se varmistaa, että työntekijät ymmärtävät, mitä heiltä odotetaan ja missä he eivät ehkä yllä odotuksiin, mikä vähentää toistuvien virheiden mahdollisuutta.

Varmista, että odotukset selkeytetään varhaisessa vaiheessa ja riittävän usein ja että pidät ne selkeinä. Muuten palaute odotuksista, joista henkilö ei ollut tietoinen, voi tuntua tyhjältä.

Parantaa suoritusta

Kun työntekijät tietävät, missä heidän on kehityttävä ja miten, he voivat työskennellä tehokkaammin, mikä vaikuttaa myönteisesti sekä yksilön että tiimin suoritukseen. Tämä palautteen kulku voi myös tarjota selkeitä tavoitteita ja motivaatiota niiden saavuttamiseen.

Rakentaa luottamuksen ja avoimuuden kulttuuria

Palautteen antaminen edistää avointa viestintää ja luottamusta sekä kulttuuria, jossa työntekijät tuntevat olevansa arvostettuja, koska heidän kehittymisensä asetetaan etusijalle. 

Saatat ajatella, etteivät ihmiset pidä sinusta, jos tuot heidän kanssaan esiin kehityskohteita. 

Todella sitoutuneet tiimin jäsenet, jotka haluavat kehittyä ja jatkaa erinomaista suoriutumista, arvostavat kuitenkin avoimuutta. 

Tätä on itse asiassa tutkittu. Vuonna 2022 Harvardin ja Berkeleyn tutkijat havaitsivat, että aliarvioimme ihmisten halua saada rakentavaa palautetta ja että vain 5 % työntekijöistä uskoi esihenkilöidensä antavan suoraa ja kriittistä palautetta heidän suoriutumisestaan.

Huh!

Älä lankea tähän ansaan ja oleta, etteivät ihmiset halua kuulla, miten he suoriutuvat odotuksiin nähden ja mitä he voivat tehdä kehittyäkseen.

Epävarmuus omasta asemasta voi aiheuttaa paljon enemmän sitoutumisen puutetta kuin kielteinen palaute.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Estää suurempia ongelmia

Ongelmien käsitteleminen varhaisessa vaiheessa palautteen avulla auttaa estämään niiden kärjistymisen vakavammiksi ongelmiksi, joita voi myöhemmin olla vaikeampi ratkaista. 

Aivan kuten missä tahansa ihmissuhteessa: jos et tuo asioita esiin, aseta rajoja ja annat asioiden vain olla, tilanne räjähtää lopulta käsiin ja korjattavaa on paljon enemmän kuin pienen halkeaman kohdalla, joka voidaan korjata ajoissa.

Kuinka antaa kielteistä palautetta

Kielteisen palautteen antaminen edellyttää harkittua lähestymistapaa, jotta palaute olisi rakentavaa ja johtaisi myönteisiin tuloksiin.

Mainitsin edellä, mitä palautteelta edellytetään, jotta sitä voidaan pitää laadukkaana, mutta tässä on käytännön vinkkejä siihen, mitä tehdä palautetta oikeasti annettaessa.

1. Ole täsmällinen: Keskity tiettyyn käyttäytymiseen tai tilanteeseen yleistämisen sijaan. Kuvaile tarkasti, mitä tapahtui ja miten se vaikutti tiimiin tai organisaatioon. Tässä suorituksenhallintaohjelmisto on hyödyllinen yksityiskohtien kirjaamisessa.
2. Käytä yksityistä tilaa: Anna kielteinen palaute kahden kesken, jotta vältät nolostumisen ja varmistat, että henkilö tuntee saavansa kunnioitusta. Muista: arvostele yksityisesti, kehu julkisesti.
3. Vältä yllätyshyökkäyksiä: Ota henkilöön yhteyttä ja kysy: “Hei, haluaisin keskustella kanssasi palautteesta. Sopiiko nyt?”. Saatat tavoittaa hänet todella hankalaan aikaan, jos vedät hänet sivuun yllättäen.
4. Säilytä rauhallisuus ja objektiivisuus: Pidä sävy neutraalina äläkä anna tunteiden vaikuttaa palautteeseen. Pysy tosiasioissa.
5. Anna palaute ajoissa: Anna palautetta mahdollisimman pian sen jälkeen, kun huomaat kyseisen käyttäytymisen, jotta palaute olisi mahdollisimman relevanttia ja siihen voitaisiin reagoida. Jos odotat liian pitkään, annat ymmärtää, että kielteinen käyttäytyminen tai virhe hyväksytään.
6. Älä tuo mukanasi luetteloa: Ota mahdollisuuksien mukaan esiin yksi asia kerrallaan. Ota toinen asia esiin vain, jos se liittyy hyvin suoraan ensimmäiseen. Sama koskee esimerkkejä: jos annat palautetta ajoissa, luetteloa ei alun perinkään tarvittaisi!
7. Kannusta kaksisuuntaiseen viestintään: Anna henkilölle mahdollisuus kertoa oma näkökulmansa ja esittää kysymyksiä. Tämä antaa tilanteelle kontekstia ja auttaa ymmärtämään sitä paremmin.
8. Keskity ratkaisuihin: Pyri ohjaamaan kaksisuuntaista keskustelua kohti parannusehdotuksia tai tarjoa keinoja asian ratkaisemiseksi. Tämä osoittaa, että palautteen tarkoitus on auttaa, ei arvostella.
9. Palaa asiaan myöhemmin: Laadi suunnitelma asian käsittelemiseksi uudelleen myöhemmin ja tarkista, onko edistystä tapahtunut. Tämä korostaa palautteen merkitystä ja osoittaa, että tuet henkilöä hänen kehittymisessään.

Edellä kerrotun tärkein opetus on, että palautteen antamisen taustalla oleva tarkoitus on erittäin tärkeä.

Anna palautetta vain silloin, kun koet, että vastaanottajalla on jotain korjattavaa tai parannettavaa.

Toinen asia, jota suosittelen välttämään, on niin sanottu “myönteisen palautteen voileipä”, jossa kielteinen palaute sijoitetaan kehujen väliin. Tämä voi hämärtää viestiä etenkin silloin, kun kyse on vakavasta palautteesta.

Huomautus palautekaavoista

Jos haet tietoa aiheesta “Kuinka antaa palautetta?”, löydät paljon kaavoja palautteen jäsentämiseen. Tällaisia ovat esimerkiksi:

• Palautematriisi — palautteen jakaminen myönteiseen/odotettuun, myönteiseen/odottamattomaan, kielteiseen/odotettuun ja kielteiseen/odottamattomaan.
• SBII — tilanne, käyttäytyminen, vaikutus, tarkoitus
• CEDAR — asiayhteys, esimerkit, diagnoosi, toimenpiteet, arviointi
• STAR — tilanne, tehtävä, toiminta, tulos
• EEC — esimerkki, vaikutus, muutos

Ja paljon muuta…

Näistä kaavoista voi olla hyötyä lähtökohtana, mutta on tärkeää olla soveltamatta niitä liian jäykästi. 

Lopulta kuulostat palauterobotilta. 

Keskeistä on mukauttaa palautetyylisi tilanteeseen ja palautteen vastaanottavaan henkilöön.

Siksi annan tässä artikkelissa yleisiä ohjeita palautteen lähestymiseen enkä suosittele tiettyä kaavaa.

Sinulle on hyödyllisempää oppia, MITEN palautetta ajatellaan, kuin oppia täyttämään tyhjiä kohtia Mad Libs -pelin tapaan.

12 esimerkkiä kielteisestä palautteesta

Alla on yleisiä esimerkkejä kielteisestä palautteesta ja siitä, miten niitä voidaan käsitellä rakentavasti, jotta havainnollistaisin, mitä tarkoitan.

1. Suoriutuminen

Palaute: ”Olen huomannut, että lippujesi ratkaisuprosentti on laskenut huomattavasti. Jos vertaamme tilannetta viime neljännekseen, olet tällä hetkellä saavuttamassa vain 50 % silloisesta tuloksestasi.

Sen perusteella, mitä näen, lippujen tyypit eivät ole muuttuneet monimutkaisemmiksi, ja tavoitteesi on ratkaista X lippua neljännestä kohden. 

Halusin ottaa tämän asian esille nyt, koska haluan nähdä, mitä voimme tehdä sen korjaamiseksi ennen neljänneksen päättymistä. Mitä mielestäsi voisimme tehdä, jotta pääsisit jälleen vauhtiin?”

Selitys: Edellä oleva palaute on todennäköisesti lähtökohta laajemmalle keskustelulle, mutta se antaa meille muutamia tärkeitä vihjeitä. 

Ensinnäkin siinä ilmaistaan selkeästi odotukset sekä tavoitteiden ja henkilön nykyisen tilanteen välinen ero.

Toiseksi se osoittaa, että esihenkilö on perehtynyt työhön eikä oleta lippujen olevan samanlaisia.

Lisäksi palaute annetaan oikea-aikaisesti. Se annetaan ennen neljänneksen päättymistä, joten henkilöllä on vielä aikaa korjata suuntaansa.

Author's Tip

Älä odota, että henkilö ei saavuta tavoitetta, jos sinulla oli jo paljon aiemmin todisteita siitä, ettei hän todennäköisesti tule saavuttamaan sitä. Palaute päättyy myös kysymykseen, jonka tarkoituksena on ratkaista tilanne ja saada palautteen vastaanottaja ottamaan vastuu siitä, mitä tavoitteen saavuttaminen edellyttää.

2. Viestintä

Palaute: ”Kun olimme suunnittelupalaverissa kehitystiimin kanssa, en pysynyt kärryillä toimintasuunnitelmastasi. 

Tuotepäällikkönä odottaisin sinun johtavan keskustelua ja ohjaavan kehitystiimiä tuotteen tiekartan läpi, mutta koko kokous rönsyili ilman selkeitä tavoitteita tulevalle sprintille. 

Seuraavassa kokouksessa odottaisin sinun ottavan keskustelun hallintaasi ja ihannetapauksessa valmistelevan ennakkomateriaalin sekä kokouksen tavoitteet, jotka meiltä tällä hetkellä puuttuvat käytäntönä. 

Jos esiin nousee aiheeseen liittymättömiä asioita, tee niistä muistiinpano ja mainitse, että niistä voidaan keskustella toisessa yhteydessä.”

Selitys: Edellä oleva palaute on tiivis ja käsittelee tiettyä tilannetta sekä ongelmaa hyvin suorasukaisesti. Se tarjoaa myös muutamia ehdotuksia parannuksiin.

Kaikki palautetilanteet eivät johda näin laajaan keskusteluun, mutta on tärkeää, että ihmiset ymmärtävät erilaiset viestintätilanteet ja -tyylit, joita heidän odotetaan käyttävän.

3. Yhteistyön puute

Palaute: ”Toimitustiimi kertoi minulle, että lupasit asiakkaalle tietyn määräajan keskustelematta ensin heidän kanssaan. 

Ymmärrän, että liiketoiminnan kehitysjohtajana haluat saavuttaa myyntitavoitteesi, mutta meidän on varmistettava, että toimitustiimillä on valmiudet täyttää asiakkaiden odotukset, joita olet asettanut.

Tiukan määräajan kurominen umpeen jälkikäteen on paljon vaikeampaa kuin nopeampi toimitus kohtuullisemmassa määräajassa ja asiakkaidemme ilahduttaminen. 

Tämän seurauksena toimitustiimi joutui tekemään kahdeksan viikon ajan ylitöitä ja viikonlopputöitä, mikä ei ole kestävää.

Haluaisin, että tunnet paremmin toimitustiimin kapasiteetin. Mitä tiedät heidän työstään tähän mennessä, ja miten voit varmistaa, että pysyt ajan tasalla koko prosessista ketjun kaikissa vaiheissa?”

Selitys: Kun kyse on yhteistyötä koskevasta palautteesta, on tärkeää osoittaa, millaisia vaikutuksia henkilön laiminlyönnillä on ollut muihin tiimeihin. 

Kukaan meistä ei tee mitään yksin, joten on tärkeää tarkastella koko ketjua. Myös edellä oleva palaute on tilanteen, vaikutusten ja odotusten osalta selkeä. 

Koska palautteen vastaanottaja on kokenut henkilö, on entistä tärkeämpää haastaa hänet palaamaan luoksesi ratkaisun kanssa ja kertomaan, miten hän korjaisi tilanteen.

4. Palautteen antaminen

Palaute: ”Ymmärrän, että turhauduit, kun varastotiimi ei käsitellyt asiakkaan tilausta oikein, etenkin koska kyse oli jo toisen kerran samasta henkilöstä, mutta on mahdotonta hyväksyä, että yksinkertaisesti vedät hänet huoneeseen, korotat ääntäsi hänelle viiden minuutin ajan ja marssit ulos.

Tarvitsen sinun kohtelevan kaikkia kunnioittavasti ja pyrkivän ratkaisemaan ongelman sen sijaan, että moittisit ihmisiä. 

Odotan, että pyydät anteeksi ja lähestyt henkilöä esittämällä enemmän kysymyksiä sekä osoittamalla uteliaisuutta siitä, mitä tapahtui ja miksi virhe jatkui.”

Selitys: Yleisesti ottaen palautteeseen liittyvän palautteen antaminen on hieman vaikeaa, koska et halua antaa palautetta heti sen jälkeen, kun joku on antanut sinulle palautetta – vältä vastapalautteen antamista. 

Jos palautetta kuitenkin annetaan pahantahtoisesti tai epärakentavasti, sinun on puututtava tilanteeseen ja korjattava kyseinen toimintatapa edellä olevan esimerkin mukaisesti.

Tunnusta turhauttava tilanne, mutta älä vahvista tällaista käytöstä. Selvitä tarkasti, mitä odotetaan, ja ehkä lähetä hänelle tämä artikkeli!

5. Huono asiakaspalvelu

Palaute: ”Haluaisin keskustella tarkemmin tämänpäiväisestä vuorovaikutustilanteestasi potilaan kanssa. Hän soitti takaisin lääkärikeskuksen ajanvaraukseen täysin järkyttyneenä, koska kävit diagnoosin läpi liian nopeasti ja hän jäi puhelinajan jälkeen entistä hämmentyneemmäksi. 

Potilas sanoi myös, että sanoit: ”En ole täällä vastaamassa jatkokysymyksiisi, vaan ainoastaan kertomassa sinulle diagnoosin faktat.”

Puhelu nauhoitettiin, joten kuuntelin koko keskustelun. Tämä saattaa olla tosiasiallisesti oikein, mutta potilaan torjuminen tällaisena ahdistavana hetkenä on täysin sopimatonta. 

Odotan, ettet laiminlyö hoitovelvollisuuttasi riippumatta siitä, kuinka kiire sinulla mahdollisesti on tai mitä sinulle on sanottu tehtäväksesi. Tämä ei täytä standardejamme, ja haluan nähdä sinulta toimintasuunnitelman siitä, miten aiot parantaa ymmärrystäsi potilaiden hoidosta.”

Selitys: Yllä oleva esimerkki on todellinen palaute, jonka autoin sairaalassa tiiminvetäjänä työskentelevää ystävääni kirjoittamaan.

Kuten näet, kyse on erittäin vakavasta asiasta, joka voi mahdollisesti vaikuttaa tämän henkilön uraan, joten todisteiden ja lokitietojen tarkistaminen oli tärkeää.

Jos todisteita ei ole saatavilla, odottaisin palautteen koostuvan pääasiassa kysymyksistä, esimerkiksi: mitä puhelun aikana tapahtui?

Varmista jälleen palautetta antaessasi, että toistat odotukset ja kerrot haluavasi vastaanottajan pohtivan korjaavia seuraavia toimenpiteitä.

6. Aloitteellisuuden puute

Palaute: ”Olen viime aikoina huomannut, että tiimikokouksissamme keksit monia mahdollisia ideoita ja tunnistat prosesseihimme ja standardeihimme liittyviä ongelmia, mutta kun keskustelemme kahden kesken ideoistasi niiden kehittämiseksi ja sinulle omistettavan projektin luomiseksi, en kuule sinulta lainkaan aloitteita.

Tämä huolestuttaa minua, sillä haluan kuulla tiimiltäni, mitä he haluavat nähdä prosessissa tai standardissa, en vain valituksia. 

Jos kyse olisi satunnaisesta valituksesta, ymmärtäisin sen, mutta nyt sama on jatkunut useita viikkoja: samoista ongelmista valitetaan, eikä ratkaisua ehdoteta. 

Haluan nähdä, että sinulla on myös halua ratkaista ongelmia, sillä sitä odottaisin senioriasemassa olevalta henkilöltä, ja olemme keskustelleet etenemisestäsi kohti ylennystä.”

Selitys: Tiimissä saattaa olla yksi henkilö, joka valittaa aina asioista ja on aina ”se, joka huomaa ongelmat”, mutta ei koskaan ratkaise niitä.

Ongelman huomaaminen on hyvä ominaisuus ja kehitettävä taito, mutta jos et työskentele millään tavalla myös ratkaisun parissa, olet sivustakatsoja.

Yllä oleva palaute on tärkeää, sillä se testaa, onko tällä henkilöllä todella ideoita, ja yhdistää asian uudelleen hänen ylennystään koskeviin odotuksiin.

Yksi asia, jonka saatat tässä huomata, on se, että henkilö on seurannut tätä toimintaa muutaman viikon ajan. 

Oikea-aikaisuus ei tarkoita sitä, että puutut välittömästi ensimmäiseen kertaan, kun henkilö tunnisti ongelman eikä keksinyt siihen ratkaisua. Se olisi epärealistista. 

Jos toimintamalli kuitenkin alkaa toistua, anna palautetta niin varhain kuin on tarkoituksenmukaista.

7. Prosessien noudattamatta jättäminen

Palaute: ”Halusin keskustella Jiran käytöstäsi. Tiimimme pelisäännöissä todetaan, että olemme kaikki, sinä mukaan lukien, sopineet käyttävämme sitä tällä tavalla, enkä näe, että työsi kirjataan sinne asianmukaisesti.

Odotan kaikkien insinöörien noudattavan prosessia, mutta haluan ymmärtää, miksi et ole noudattanut sitä ja millaisia haasteita on ilmennyt.”

Selitys: Kun prosessi on vakiintunut ja sitä noudattamatta jättänyt henkilö on osallistunut prosessin luomiseen, on joskus tärkeää tunnustaa, että hänellä on saattanut olla mahdollisuus tuoda näkemyksensä esiin, mutta hän ei tehnyt niin.

Asian päättäminen kysymykseen avaa keskustelun, sillä sinulla ei välttämättä ole kaikkia tietoja. 

Ehkä juuri hänen työnsä on luonteeltaan vähemmän ennalta määritettävää eikä siksi sovi tähän uuteen lähestymistapaan. Ehkä hänestä ei tuntunut, että hän olisi voinut tuoda asiaa esiin. Olet ilmaissut odotukset ja yrität nyt selvittää asiayhteyttä tarkemmin.

8. Yksityiskohtiin kiinnittämättä jättäminen

Palaute: ”Kolmessa viimeisimmässä näille kolmelle asiakkaalle lähettämässäsi hinnoittelutarjouksessa oli kaikissa virheitä, jotka jouduin korjaamaan jälkikäteen. Virheet olivat keskenään erilaisia, asiakkaat jäivät hyvin hämmentyneiksi, ja nyt meidän on palautettava heidän luottamuksensa. Sinun on kiinnitettävä huomiota yksityiskohtiin — mitä näissä tilanteissa tapahtui?”

Yksityiskohtiin kiinnittäminen on todennäköisesti tärkeää useimmissa tehtävissä, mutta suosittelen aina esittämään lopuksi kysymyksen, jotta ymmärtäisit, mitä tapahtui.

On todennäköisesti kolme syytä siihen, miksi henkilö ei ehkä kiinnittänyt huomiota yksityiskohtiin:

1. Koska he eivät vain ole oppineet asioita kunnolla tai heidän tietonsa ovat vanhentuneita
2. He ovat paljon enemmän ”suuren kokonaiskuvan” ihmisiä
3. Heillä on niin paljon töitä, että yksityiskohtien huomioiminen unohtuu.

Selvitä ensin, mikä näistä on kyseessä, ennen kuin alat tehdä oletuksia.

9. Esiintymistaidot

Palaute: ”Viimeisimmässä koko henkilöstön kokouksessa olit selvästi hermostunut esittäessäsi koko tiimille, ja se näkyi. Huomasin, että olit valmistellut diasi todella huolellisesti, mutta varsinainen esityksesi oli kaoottinen ja sitä oli vaikea seurata. 

Minunkin täytyi kehittää tätä taitoa, ja vertaisenasi ymmärrän, että se voi olla vaikeaa. Miten voisin auttaa sinua kehittymään tässä?”

Selitys: Esiintymistaidot ovat asia, joka jokaisen täytyy oppia ja jota kaikkien täytyy jatkuvasti kehittää, joten tarjoa opettamista, jos olet yksi niistä ihmisistä, joille tämä on luontaista!

Siitä huolimatta yllä oleva palaute on ytimekästä ja tunnustaa sen, mitä todella tapahtui —sekä myönteisen että kielteisen—ilman että viesti sekoittuu. 

Kuten näet, palaute tulee myös vertaiselta. Kaiken palautteen ei tarvitse tulla esihenkilöltä; joskus parhaat neuvot saamme vertaiselta.

Se myös päättyy tarjoukseen auttaa. Jokaisen palautteen ei tarvitse olla ehdoton määräys odotuksista ja niin edelleen. Joskus sinun täytyy ojentaa auttava kätesi!

10. Päätöksenteko

Palaute: ”Muutamissa viimeisimmissä asiakastapaamisissa huomasin, että heille antamasi konsultointineuvot eivät ole olleet tehokkaimpia mahdollisia tai sellaisia, joita suosittelisimme kyseisessä asiassa.

Yksi asiakkaista otti minuun yhteyttä ja kysyi, miksi emme suositelleet prosessia X, vaikka se mainittiin hänelle myyntiprosessin aikana. Voitko käydä kanssani läpi ajattelusi?”

Selitys: Strategian ja päätöksenteon kaltaisissa asioissa on tärkeää perehtyä päätöksen taustalla olevaan ajatteluun ennen kuin arvostelet sitä perusteellisesti ja sitä, miten henkilö päätyi kyseiseen ratkaisuun.

Näin ei korjata ainoastaan tehtyä päätöstä, vaan opetat hänelle myös paremman tavan tehdä arvioita. Tai voi käydä päinvastoin, jolloin opit itse lisää taustatekijöistä tai uuden ajattelutavan!

11. Täsmällisyys

Palaute: Koska olemme täysin etänä työskentelevä tiimi, on todella tärkeää, että hyödynnämme tapaamiset ja sen ajan, joka meillä on yhteistyöhön tai yhteiseen keskusteluun. 

Olen huomannut, että olet viime kuukauden aikana liittynyt useimpiin kokouksiin 5–10 minuuttia myöhässä, sekä tiimimme sisäisissä että eri toimintojen välisissä kokouksissa. 

Tämä on arvokasta tiimiaikaa, josta jäät paitsi, ja tiimin täytyy sen jälkeen myös palata aiempiin asioihin saadakseen sinut ajan tasalle.

Koska tästä on nyt muodostunut tapa, halusin kertoa sinulle mahdollisimman varhain, ettei tämä ole hyväksyttävää ja että sinun täytyy korjata tilanne.”

Selitys: Jälleen kerran tällaisen asian täytyy perustua ainakin jonkinlaiseen toistuvaan toimintatapaan. Älä käy jonkun kimppuun, jos hän myöhästyy kerran —hänen vaikutusmahdollisuuksiensa ulkopuolella on voinut tapahtua kaikenlaista, mikä ei toistuisi.

Heti kun huomattava toistuva toimintatapa kuitenkin ilmenee, kerro hänelle, ettei se ole hyväksyttävää ja että se on kaikkien ajan tuhlaamista.

12. Palaute esihenkilölle

Palaute: ”Tiimiesityksen aikana, jossa meidän piti kertoa tiimille työskentelemäni projektin tilanteesta, olin valmistellut perusteellisesti kokonaisen esityksen ja siihen liittyvän ennakkomateriaalin. 

Keskeytit minut kuitenkin ja käytännössä päivitit tilanteen tiimille itse. Osa hallussasi olleista tiedoista ei ollut ajantasaisinta, mikä aiheutti hämmennystä ennakkomateriaalin lukeneessa tiimissä.

Lopulta minusta tuntui, että asemaani heikennettiin ja ettei minuun luotettu siinä, että olisin pystynyt kertomaan tiimille riittävästi projektin etenemisestä, erityisesti koska keskeytit minut jatkuvasti vastataksesi kysymyksiin, jotka tiimi esitti suoraan minulle.” 

Selitys: Voit ehdottomasti antaa palautetta siitä, miten jonkun toiminta on vaikuttanut henkilökohtaisesti sinuun —erityisesti kuten yllä olevassa esimerkissä esihenkilöstä, joka jyräsi kokouksen yli liian innokkaasti.

Tällaisissa tilanteissa varmista silti, että puhut tosiasioista ja siitä, mitä tapahtui, ja kerrot vain siitä, miltä sinusta tuntui, et kenestäkään muusta.

Muista ihmisistä on sopivaa puhua vain, jos he kertovat sinulle suoraan ongelmista, joita heillä oli (esimerkiksi yllä mainitusta hämmennyksestä).

More Articles

• 15 ylöspäin suuntautuvaa palautekysymystä, jotka jokaisen esihenkilön tulisi esittää
• Kuinka eNPS lasketaan + kyselyopas
• Miten rehellinen puhuminen ja empaattinen kuunteleminen luovat yhteyttä työpaikalla

Miten vastaanottaa kielteistä palautetta

Olemme puhuneet paljon siitä, miten kielteistä palautetta annetaan, mutta muista, että saat varmasti itsekin jossain vaiheessa kielteistä palautetta. Iloitse siitä, sillä tämä on tilaisuutesi oppia!

Mikään ei kuitenkaan lannista palautteen antamista ja estä omaa oppimistasi yhtä tehokkaasti kuin huono suhtautuminen palautteen vastaanottamiseen —varsinkin jos olet johtaja! Tässä muutama vinkki, joiden avulla voit välttää sen:

• Älä torju palautetta suoralta kädeltä. Voit keskustella siitä, mutta pohdi sitä ensin ja anna sille sen ansaitsema huomio.
• Älä käytä tilaisuutta hyväksesi antaaksesi heille palautetta takaisin. Se voi vaikuttaa siltä, että haet kostoa sen sijaan, että suhtautuisit palautteeseen aidosti.
• Älä puhu siitä, kuinka muut ovat tehneet samaa kuin sinä ja selvinneet siitä ilman seuraamuksia, sillä et välttämättä tiedä, ovatko he todella tehneet niin. Et ehkä tiedä, millaisen palautekeskustelun heidän esihenkilönsä on käynyt heidän kanssaan.

Ja näin kannattaa toimia sen sijaan:

• Kiitä heitä palautteesta, etenkin jos he ovat sinua nuorempia tai vähemmän kokeneita.
• Esitä kysymyksiä selventääksesi epäselviä asioita tai saadaksesi lisätietoja.
• Pyydä apua kehittyäksesi tietyillä alueilla tai kysy, voitko palata heidän puoleensa saadaksesi apua, kun olet pohtinut seuraavia askeleitasi.
• Kuuntele ymmärtääksesi palautetta sen sijaan, että kuuntelisit vain vastataksesi heidän sanoihinsa ja antaaksesi ”oikean vastauksen”.

Palautekulttuurin luominen

Paras tapa varmistaa palautteen johdonmukaisuus, oikea-aikaisuus ja rakentavuus on rakentaa palautekulttuuria. Tämä vie suorituksen johtamisen todella uudelle tasolle.

Tämä voi olla haastavaa, mutta tässä on muutama olennainen asia:

• Tämän kulttuurin luominen on matka – erityisesti kasvavalle yritykselle – joten kannusta palautteen antamiseen jatkuvasti.
• Varmista, ettei palaute kulje vain yhteen suuntaan, tai sinusta tulee yksinvaltias etkä pysty oppimaan ja kehittymään johtajana. 360 asteen palautteen kerääminen on hyvä tapa saada palautetta johtajista ja auttaa ihmisiä tuntemaan olonsa mukavaksi palautetta antaessaan.
• Tunnusta se rohkeus, jota puheeksi ottaminen vaatii, erityisesti puhuttaessa johtajille ja kollegoiden kesken. Tämä luo mallin, jota kaikki voivat seurata.
• Opeta ihmisille, miten palautetta annetaan rakentavasti ja tuloksellisesti. Kaikki eivät tiedä sitä automaattisesti.
• Panosta aikaan ja ohjaa ennakoivasti. Jos kulttuurin annetaan kehittyä omalla painollaan, se palaa vähimmän vastuksen tielle, joka ei välttämättä ole jatkuvan palautteen tie.

Muista, että palaute on lahja

Laadukkaan palautteen antaminen, olipa se myönteistä tai kielteistä, vaatii harjoittelua, mutta se on lahja, jota valtaosa ihmisistä arvostaa ja toivottavasti välittää eteenpäin.

Kielteisen palautteen antaminen vaatii huolellisuutta ja rohkeutta, joten anna itsellesi aikaa ja tilaa. Panosta tämän taidon kehittämiseen, niin huomaat, kuinka oma tiimisi alkaa puhua avoimesti, kukoistaa ja rakentaa vahvempia siteitä.

Jos jotain, niin se, että kielteisen palautteen antaminen vaatii enemmän harjoittelua, antaa minulle toivoa siitä, etteivät useimmat meistä ole luonnostaan kielteisiä ihmisiä!

Tilaa uutiskirje saadaksesi lisää näkemyksiä

Jos haluat lisää asiantuntijanäkemyksiä palautteen antamisesta ja suorituksen johtamisen kehittämisestä, tilaa viikoittainen uutiskirjeemme HR- ja liiketoimintajohtajille. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua kasvamaan urallasi ja vaikuttamaan organisaatiossasi entistä enemmän.