Henkilöstötoiminnot tuotteena
Julkaistu uudelleen Jessican Medium-julkaisun luvalla.
Kokemukseni mukaan työssäni on kaksi puolta: henkilöstötoiminnot — ja — ihmistoiminnot.
Kun aloitin urani, hallinnollisia tehtäviä oli myös melko paljon, mutta ilokseni voin todeta, että sopimusten skannaamisen ja tietojen manuaalisen lisäämisen neljään eri HRIS-järjestelmään (yhä uudelleen ja uudelleen) ajat ovat yleisesti ottaen takanapäin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ihmistoiminnot
Viime vuosina ihmistoiminnot ovat saaneet melko paljon näkyvyyttä HR-maailmassa. IMHO ihmistoiminnot kattavat kaikki työni osa-alueet, joissa todella tarvitaan ihmistä. Empatiaa, kuuntelemista, valmentamista, tukemista sekä vahvojen kannanottojen esittämistä yrityksen eettisten periaatteiden ja arvojen puolesta.
Mikään räätälöity algoritmi maailmassa ei pysty tekemään sitä, mitä me teemme ihmistoiminnoissa (ainakaan vielä).
Monien vertaisteni ja kollegoideni tavoin rakastan todella työni ihmistoimintoihin liittyvää puolta; kollegoideni kanssa rakentamani suhteet auttavat minua jatkamaan silloin, kun haasteet tuntuvat ylitsepääsemättömiltä, ja tavoittelen sitä tunnetta, kun kutsun tiimiimme jonkun, jonka todella uskon muovaavan tekemisemme tulevaisuutta.
En usko, että ihmistoimintoja voi oikeastaan käsitellä tuotteena, koska kyse on enemmän räätälöidystä palvelusta. Siinä pääsevät esiin arvoni, jotka liittyvät palvelevaan johtamiseen. Siksi haluan puhua henkilöstötoimintojen osuuksista…
Henkilöstötoiminnot
Henkilöstötoiminnot ovat (suurelta osin näkymätön) tuote, johon tiimisi sitoutuu rekrytoinnin aikana ja jonka käyttöä se jatkaa siihen asti, kunnes se jättää irtisanoutumisilmoituksensa (ja jopa sen jälkeen alumniohjelmissa, kuten Googlen tunnetusti loistavassa ohjelmassa).
Tuotteen täytyy:
1) Olla prosessin tulos
2) Tarjota jotain hyödyllistä
Tiivistettynä: työntekijäkokemus.
Yrityksen rekrytoimaksi tuleminen, sen tiloissa (fyysisissä tai muissa) työskenteleminen ja uran rakentaminen sen arvojen, käytäntöjen ja ohjelmien mukaisesti muodostavat joitakin elämäsi suurimmista ”ostopäätöksistä”.
Tehokkaan henkilöstötiimin työ on tämän tuotteen rakentamista, ylläpitämistä ja jatkuvaa kehittämistä, jotta se voisi olla maailman paras (tai alasi paras, jos et tunne itseäsi aivan niin kunnianhimoiseksi).
Näiden totuuksien vuoksi maailman parhaat henkilöstötiimit toimivat tuotehallintotoimintojen tavoin. Ne eivät välttämättä kuvaile itseään näin, mutta tämä on usein yksi syy siihen, että ne menestyvät, herättävät ihailua ja tekevät innovatiivista työtä. Näin päätän myös itse toimia rakentaessani toimintoa.
Teen tämän noudattamalla kahta periaatetta, jotka olen kiitollisena lainannut tuotehallinnan työskentelytavoista:
A. Maksimoi vaikutus missioon: kehitä tuotteen strategia, joka maksimoi vaikutuksen organisaation missioon annettujen lähtötietojen perusteella.
B. Saavuta kaikki muiden avulla: PM:t eivät rakenna tai käytä tuotetta suoraan, vaan mahdollistavat sen, että heidän ympärillään olevat ihmiset voivat tehdä sen paremmin. — Brandon Chung
Maksimoi vaikutus missioon
Henkilöstötoiminnot ovat suurelta osin monien työntekijäkokemuksen osa-alueiden kohtalon herroja. En usko, että henkilöstötoiminnoissa olisi monia epämääräisiä asioita, kulttuuri mukaan lukien.
Ajattelen kulttuuria erittäin muovautuvana, konkreettisena kilpailuetuna. Tehtävämme on käyttää henkilöstötoimintojemme käytäntöjä tämän edun terävöittämiseen aina kun mahdollista, jotta voimme rakentaa sellaisen ympäristön, jossa ihmiset voivat tehdä parhaansa (onnellisina).
Työnantajabrändin kehittämiseen liittyvät toimenpiteet ovat osoittaneet pitkälle, kuinka konkreettista ja käytännönläheistä kulttuurin rakentaminen voi olla ja kuinka tiiviisti henkilöstötiimien on oltava sidoksissa yrityksen missioon.
Jos yrityksesi missio on ”Inspiroi jokaista kissaa olemaan majesteettisempi”, henkilöstötiimin tehtävänä on tehdä kaikkensa, jotta ihmiset voivat saavuttaa tuon mission. Ei ole mitään järkeä luoda ohjelmaa, joka antaa tiimillesi mahdollisuuden valmistaa Euroopan parasta keramiikkaa, ellei tuota keramiikkaa tietenkin jotenkin käytetä kissojen tekemiseen majesteettisemmiksi.
Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?
Aina kun lisäät jotain henkilöstöhallinnon tiekartallesi tai otat vastaan palautetta joltain tiimisi jäseneltä, kysy: ”Miten se, että teen pyytämäsi asian, auttaa meitä inspiroimaan majesteettisempia kissoja?” (tai mikä tahansa tehtävänne onkaan.)
Jos vastaus on: ”No, en tiedä – ajattelen vain, että olisi mukavaa mennä askartelemaan keramiikkaa.” Älä priorisoi sitä.
Jos vastaus on myönteinen, kannattaa myös kysyä: ”Onko tämä asia, joka auttaa meitä eniten saavuttamaan tuon tehtävän?”
Jos mahdollista, tee sitten testi. Kokeile asiaa, tutki dataa ja selvitä, tuottaako se tarkoitetun vaikutuksen. On tärkeää järjestää retrospektiivejä, joissa sinä ja muu henkilöstöhallinnon tiimi olette todella rehellisiä siitä, saavutitteko sen, mitä lähditte tavoittelemaan – vaikuttiko toimintanne tiimin kykyyn toteuttaa tehtävänne?
Jos ette – miksi? Miten voisitte toimia paremmin?
Jos saavutitte – loistavaa. Levittäkää sitä laajemmalle ja maksimoikaa tuotteen tavoittavuus.
Saavuta kaikki muiden avulla
Kuten Martin Eriksson huomauttaa: ”Tuotepäälliköillä ei yksinkertaisesti ole suoraa valtaa useimpiin asioihin, joita heidän tuotteidensa menestykseen tarvitaan – käyttäjä- ja datatutkimuksesta suunnitteluun ja kehitykseen sekä markkinointiin, myyntiin ja tukeen.”
Sama pätee henkilöstöhallintoon. Todella hyvä henkilöstöhallinto – suorituskykyä ja kehittymistä koskevista keskusteluista ja hyvistä kahdenkeskisistä tapaamisista aina tehokkaan rekrytointikoneiston avulla rakennettuun maailmanluokan kollegoiden tiimiin – toteutetaan itse asiassa näitä koneistoja käyttävien ihmisten toimesta. Henkilöstöhallinnon työntekijöiden pitäisi harvoin pyörittää tällaista koneistoa omin käsin:
- Esihenkilöiden tulisi omistaa suorituskykyä ja kehittymistä koskevat keskustelut
- Rekrytointitiimien tulisi toteuttaa rekrytointiharjoitukset
- Tiimiemme tulisi antaa palautetta toisilleen
- Yksilöiden tulisi rakentaa omat ura- ja oppimismahdollisuutensa.
Henkilöstöhallinnon tiimien tulisi kuitenkin antaa kaikille ympärillään oleville ihmisille mahdollisuus tehdä kaikki nämä asiat todella, todella hyvin työskentelemällä yhdessä muiden kanssa hyvin suunniteltujen työkalujen, prosessien ja toimintamenettelyjen luomiseksi (ja osallistumalla ihmisten tukemiseen tarvittaessa).
Aina kun minua pyydetään rakentamaan prosessi, työkalu tai käytäntö, teen kaikkeni selvittääkseni, miten voisin rakentaa jotain, joka valmistuttuaan vaatii henkilöstötiimiltä lähes nolla vuorovaikutusta ja tarjoaa silti poikkeuksellisia kokemuksia (jolloin minulle jää enemmän aikaa uusien työkalujen kehittämiseen tai tärkeään ihmisten tukemiseen).
Joskus kyseessä on hyvin jäsennelty malliasiakirja, toisinaan taas ohjelmisto, joka mahdollistaa reaaliaikaisen palautteen. Jos luon jotain, joka edellyttää tiimini jäseneltä uuden prosessin hallintaa tai muodostaa pullonkaulan hyväksynnöissä, olen mokannut todella pahasti (ja minulla on parasta olla hyvä syy).
Tämä toimii, koska uskon, että parhaat edut, joita voit tarjota kenelle tahansa, ovat a) uskomattomat kollegat ja b) mahdollisimman suuri luottamus ja vastuu omien työtehtävien hoitamisesta. Nämä kaksi tavoitetta ovat mahdollisia vain maailmanluokan rekrytoinnin avulla, ja kun olette saavuttaneet tämän työpaikan nirvanan, on järkevää luottaa siihen, että kolleganne pystyvät täydellisesti tekemään rekrytointipäätöksiä, viestimään palautteesta ja edistämään tiimiensä kehittymistä.
Tiimit tarvitsevat kuitenkin työkalut, joiden avulla ne voivat tehdä tämän mitattavasti, luotettavasti ja tehokkaasti. Kaikkien kokemusteni perusteella ja tutkimusten mukaan ihmiset välittävät todella paljon menettelytapojen oikeudenmukaisuudesta, kun kyse on henkilöstöhallinnon työstä – se on osa työntekijäkokemusta, jonka tarjoaminen kuuluu meille.
Mitä tarvitset voidaksesi työskennellä tällä tavalla?
Palaute
Jos ajattelet tiimiäsi työntekijäkokemuksesi asiakkaana, yksi tuotehallinnan tärkeimmistä periaatteista on selkeiden ja avoimien palautesilmukoiden kehittäminen.
Ensimmäiseksi sinun tulisi luoda kanavia, joissa tiimisi voi antaa rehellistä, hyödyllistä ja määrällistä palautetta henkilöstöhallinnon tiimin tekemästä työstä. Yksi työkalu, jota käytän mielelläni, on RANDS-testi, ja olen alkanut ottaa käyttöön myös kysymystä ”Kuinka pettynyt olisit, jos henkilöstöhallinnon toiminto lakkaisi olemasta?” Tavoitteeni on, että yli 90 % vastaa ”Jonkin verran pettynyt” tai ”Erittäin pettynyt”.
Voi myös olla hyödyllistä tarjota anonyymi paikka kysymysten esittämiseen ja palautteen antamiseen. Aiemmin olen rakentanut Slackiin ”kysy meiltä mitä tahansa” -botteja tai avoimia palautekyselyitä. Läpinäkyvyys on aina vastaus, sillä ilman sitä tiimin on vaikea antaa rehellistä palautetta kokemuksistaan.
Muotoiluajattelu
Jotta voit johtaa henkilöstötoimintojasi tehokkaasti tuotetoiminnon tavoin, sinun on otettava käyttöön muotoiluajattelua ja ketterän työn käytäntöjä. Tämä saattaa vaatia koulutusta tai yksinkertaisesti osallistumista tuote-, suunnittelu- ja teknisten tiimiesi retrospektiiveihin, päivittäisiin tilannepalavereihin ja tiekartoitussessioihin.
Olen pyrkinyt toteuttamaan tämän järjestämällä tiimieni kanssa neljännesvuosittaisia tiekartoitus- ja retrospektiivisessioita, joissa asetetaan selkeät tavoitteet ja projektit sekä määritellään sprintit, aikataulut ja tilaa testaamiselle ja iteroinnille. Näiden sessioiden aikana on tärkeää pitää seuraavat asiat mielessä riippumatta siitä, millaisia henkilöstöhankkeita päätät toteuttaa:
- Mikä tavoite on (missio)
- Mitä ympäristö ympärilläsi viestii (palaute)
- Mitä henkilöihin, rahaan ja aikaan liittyviä rajoitteita on olemassa.
Työkalut
Tuoteajatteluun perustuvan henkilöstötiimin johtamiseen tarvitset työkaluja suunnitteluun, palautteeseen, seurantaan ja testaamiseen. Jotkin näistä ovat kalliimpia mutta varsin tehokkaita (Peakon), kun taas jotkin ovat edullisia mutta käytännöllisiä kasvaville yrityksille (Google Forms).
Riippumatta siitä, kumpaan ryhmään kuulut, pyri luovuuteen siinä, miten käytät näitä työkaluja, ja huolellisuuteen niiden sisältämien tietojen kanssa sekä siinä, mitä niistä saatava tieto ja raportit kertovat. Saattaa olla hyödyllistä palkata HR-analyytikko koko vuodeksi tai osaksi vuotta. Toteutin tämän käytännön työskennellessäni Wonderblylla.
Pohdi tätä
Kuulisin mielelläni muilta, jotka työskentelevät tällä tavalla: mitä ohjelmia olette ottaneet käyttöön? Mikä on toiminut ja mikä ei? Mitä minulta puuttuu ja miten voisin hoitaa työni paremmin?
Aiheeseen liittyvää luettavaa:
