Miksi osallistavat kokoukset ovat parempia (ja miten niitä johdetaan)
Tiimikokoukset ovat tilanteita, joissa todellinen työpaikkakulttuuri – toisin kuin ilmaistu tai teoreettinen kulttuuri – tulee todella esiin. Usein ne ovat työntekijöille ainoa tilaisuus olla yhdessä, tuoda vahvuutensa näkyviksi ja saada tunnustusta.
Osallistava kokouskulttuuri johtaa suurempaan innovatiivisuuteen ja yhdenvertaisempiin uramenestyksen mahdollisuuksiin sekä auttaa ihmisiä tuomaan koko itsensä työpaikalle. Joten missä ongelma piilee? No, tuskin tulee kenellekään tätä lukevalle yllätyksenä, että useimmat ihmiset vihaavat kokouksia (ja hyvästä syystä).
Tässä artikkelissa tarkastelemme, kuinka voit johtaa kokouksia (kasvokkain, hybridinä ja virtuaalisesti) niin, että saat tuottavuustehtäväsi hoidettua, tuot tiimisi viisauden esiin ja edistät ihmisten välistä yhteyttä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Totuus useimmista kokouksista
Kuvittele kokous saman henkilön kanssa, joka aina hallitsee keskustelua, ajaa omaa agendaansa eikä kuuntele, mitä muut sanovat.
Kokousaika loppuu tai ylittyy, ihmiset eivät ole valmistautuneet osallistumaan (voi että, ja tämä todella ärsyttää minua), ja esityslista joko puuttuu kokonaan tai on aivan liian täynnä.
Kokouksen osallistujina lähdemme kokouksesta ylikuormittuneina ja hämmentyneinä, ja meistä tuntuu, ettei kukaan ollut tehnyt kotiläksyjään siitä, millaisia kokouksen tavoitteiden pitäisi olla tai mitä osallistujat tarvitsivat.
Ne eivät ole tuottavia, ne ovat usein epäjärjestelmällisiä, ja yleensä paikalle pyydetään vääriä ihmisiä tai oikeat ihmiset puuttuvat. Ne vievät huomion tärkeämmistä asioista tai samat ihmiset hallitsevat niitä käyttäen koko käytettävissä olevan ajan.
Tällaisissa kokouksissa istuminen aiheuttaa minulle ahdistusta ja jättää minut liian turhautuneeksi puhuakseni ja esittääkseni kysymyksiä, erityisesti suuremmissa virtuaalikokouksissa (en tiedä sinusta, mutta jos en joutuisi enää koskaan viettämään sekuntiakaan Zoomissa, se olisi minulle aivan liian myöhään).
Tämä saattaa olla kiistanalainen väite, mutta mielestäni kokousten pitäisi olla osallistujille hyödyllisiä. Hurjaa, eikö?
Tosiasia on, että me kaikki rakastamme salaa kokouksia! Niiden täytyy vain olla osallistavia!
Mikä tekee kokouksesta osallistavan?
Osallistavassa kokouksessa monimuotoisen ihmisryhmän jokainen jäsen kokee olevansa nähty, edustettu, kunnioitettu ja arvostettu kokousmuodon aikana yhdessä työskenneltäessä.
Ihmiset lähtevät kokouksesta energisinä, yhteyttä kokeneina ja motivoituneina saattamaan työnsä loppuun.
Kun keskustelut ovat tasapainossa, niitä ohjataan sujuvasti eteneviksi ja, mikä tärkeintä, olemme kärsivällisiä toisiamme kohtaan, ihmiset kokevat, että heitä kuunnellaan ja ymmärretään ja että heidän aikaansa arvostetaan.
Tämä on osallistavien kokousten tunnusmerkki, eikä se synny sattumalta. Osallistavan kokouksen johtaminen edellyttää ennakkosuunnittelua, oman ajankäytön hallintaa, osallistumisen yhdenvertaisuuden varmistamista ja ennen kaikkea sitä, että ryhmää autetaan onnistuneesti käsittelemään kokouksen sisältö niin, että kaikki ovat samalla sivulla ja voivat hyötyä mukana olemisesta.
Haastavaa on se, että vaikka osallisuutta on mahdollista mitata työntekijäkokemusalustoilla, kuten Alerialla tai Culture Ampilla, aitojen keskustelujen käyminen kasvokkain joko ryhmissä tai kahden kesken tiimisi kanssa ei välttämättä tuota kaikkein tarkimpia tai rehellisimpiä vastauksia.
Jos alat vasta nyt pohtia kokoustesi tekemistä osallistaviksi, sinun on ehkä ensin tehtävä hieman itsetutkiskelua ennen kuin kysyt ihmisiltä suoraan heidän kokemuksistaan.
Voit aloittaa tästä.
Osallistavan kokouksen keskeiset elementit
Tietoisuus
Osallistavien kokousten johtaminen vaatii hyvien aikomusten lisäksi tietoisuutta, mutta siitä kaikki alkaa. Sinun on oltava tietoinen käyttämästäsi kielestä, siitä, ketkä ovat kokouksessa, ketkä eivät ole kokouksessa mutta joiden pitäisi olla siellä, sekä siitä, mitä tietoja osallistujat tarvitsevat hyötyäkseen kokouksesta.
Yleinen esimerkki on ihmisten kutsuminen “tyypeiksi”. Kaikki eivät samastu tyypiksi.
Inhimillisyys
Jos olet kaltaiseni, vältät yleensä kamalaa joutavaa jutustelua, jota käydään jokaisen kokouksen ensimmäisten 3 minuutin aikana. En halua vältellä siellä olevien ihmisten kanssa juttelemista, en vain kestä puhua säästä tai jonkun uudesta hiustyylistä yhä uudelleen.
Olin kerran kokoussarjassa, jossa sattumalta eri henkilö kommentoi saman henkilön hiustyyliä jokaisen sellaisen kokouksen alussa, johon hiustyylin omaava henkilö ja minä osallistuimme koko viikon ajan. Kun viidennessä kokouksessa uusi henkilö huomautti Jennien hiustyylistä jo viidennen kerran, aloin uskoa olevani jonkinlaisessa simulaatiossa.
On niin monia muitakin tapoja luoda syvällisiä yhteyksiä ihmisinä, ja osallistavissa kokouksissa on ennen kaikkea kyse tapojen löytämisestä tähän (sen sijaan, että kommentoitaisiin hiuksia, ulkonäköä tai säätä). Tässä on 5 tapaa käydä parempaa kevyttä keskustelua (ilman säästä puhumista).
Esteettömyys
Me kaikki emme opi ja käsittele tietoa samalla tavalla. Osallistavat johtajat ja esihenkilöt ottavat tämän huomioon esitellessään päivityksiä, tehdessään ilmoituksia, johtaessaan muutosta ja käsitellessään ongelmia tiimiensä kanssa.
Tämä edellyttää, että käytät aikaa tutustuaksesi tiimiisi (kahdenkeskiset tapaamiset, kyselylomakkeet tai arvioinnit sopivat tähän), jotta voit varmistaa, että huomioit kykyjen, neurokirjon ja oppimistyylien erot. Tämä on olennaista kokousten osallistavuuden varmistamiseksi.
Saatat myös olla kiinnostunut hankkimaan erityistä DEI-koulutusta.
Näkyvyys
Kokousten tulisi tarjota tiimin jäsenille mahdollisuus tuoda esiin ajatuksiaan, tukea toisiaan ja pyytää apua. Varmista, että kaikille tiimisi jäsenille tarjoutuu tasavertaisia mahdollisuuksia tulla nähdyiksi silloin, kun kaikki ovat samassa tilassa.
Laita monimuotoisuuslausumasi käytäntöön
Perinteiset kokousmuodot keskittyvät ulospäinsuuntautuneisiin, neurotyypillisiin ja systeemisesti hallitseviin identiteetteihin.
Kuten tiedät, ihmiset voivat erota toisistaan loputtoman monilla tavoilla: sosioekonomisen taustan, koulutustason, rodun, seksuaalisen suuntautumisen, sukupuolen, uskonnon, poliittisten kytkösten, oppimistyylien, neurokirjon, fyysisten, psyykkisten ja emotionaalisten kykyjen vaihtelun, persoonallisuuden piirteiden, kulttuuriperinnön tai introverttiyden ja ekstroverttiyden suhteen. Luettelo jatkuu.
Jos organisaatiollasi on monimuotoisuuslausuma, jossa väitetään, että “juhlistatte monimuotoisuutta”, mutta se ei huomioi sitä, miten ihmiset työskentelevät yhdessä, eikä kehity näistä perinteisistä ja sortavista kokousmuodoista, et toteuta sen tarkoitusta.
Maailmassa, jossa eroillamme on tunnustettua arvoa, osallistavien kokousten asettaminen etusijalle vie asiat käytäntöön.
Näin järjestät osallistavia kokouksia
Muista tämä: osallistavat kokoukset ovat hyvin fasilitoituja kokouksia. Vahva fasilitaattori voi muuttaa kokouksen hyödyttömästä tuottavaksi, osallistujat tietämättömistä innostuneiksi ja projektin pelätystä valmiiksi.
Jokainen, joka johtaa järjestäytynyttä ihmisryhmää kohti yhteistä tavoitetta, toimii fasilitaattorin roolissa ja voi omaksua fasilitointitaitoja.
Se on tiimin esihenkilö, joka kutsuu kokouksen koolle kertoakseen, milloin asiakkaat voivat odottaa uuden tuotteen julkaisua, ja varmistaa, että kaikille on selvää, miten asiasta viestitään.
Se on projektipäällikkö, joka pitää kaikki ajan tasalla aikatauluista, muutoksista ja esteistä.
Työn ulkopuolella tunnet varmasti ystävän, joka suunnittelee, yhdistää ihmisiä ja on yksinkertaisesti hyvä kuuntelija. Siinä on fasilitointia. Pidämmehän tällaisista ystävistä?
Jokaisella fasilitaattorilla on erilainen tyyli, ja jokaisessa ryhmässä on omanlaisensa dynamiikka. Tämä tekee fasilitoinnista niin kiinnostavaa. Taitava fasilitaattori mukautuu ryhmän tarpeisiin. Hän saa ihmiset puhumaan. Hän osaa tunnistaa ryhmän tiettyjen persoonallisuuksien, mielipiteiden ja herkkyyksien vaikutukset.
Mitä se tarkalleen ottaen on?
Fasilitointi tarkoittaa tarvittavien resurssien, tietojen ja tuen tarjoamista, jotta oppijat tai osallistujat voivat suorittaa tehtävän.
Kuulostaa opettamiselta, eikö?
Fasilitointi eroaa opettamisesta, mutta ne eivät sulje toisiaan pois. Opettajat auttavat oppilaita hankkimaan uusia taitoja tai tietoja kertomalla heille tietoa jostakin aihealueesta. Lopputulos on mitattavissa, kuten arvosana. Opettajat ovat yleensä sisältöasiantuntijoita, ja heillä on tyypillisesti kaikki oikeat vastaukset.
Fasilitaattorit auttavat osallistujia kokouskokemuksessa ohjaamalla kokonaisprosessia. Hyvät fasilitaattorit tietävät, että kyse on vähemmän heistä ja enemmän ryhmästä, ja luovat siten osallistavan ympäristön. He esittävät oikeita kysymyksiä auttaakseen ihmisiä tekemään oivalluksia itse ja tuovat huoneessa olevien ihmisten viisauden esiin.
Milloin sitten oikeastaan voimme huomata fasilitointia tapahtuvan?
Silloin, kun esihenkilösi pyytää kaikkia kertomaan kokouksen alussa, miten heillä menee tai mihin he keskittyvät yksilöinä, jotta kaikille kokouksessa oleville annetaan mahdollisuus puhua.
Se tapahtuu, kun osallistujat käyvät avointa keskustelua koulutuksen aikana ja fasilitaattori rakentaa yhteisen teeman jaetun sisällön pohjalta edistääkseen psykologista turvallisuutta ja yhteenkuuluvuuden tunnetta.
Se tapahtuu aivoriihen aikana, kun ideat kerätään järjestelmällisesti ja fasilitaattori nimeää kirjaajan tallentamaan ideat, antaa jollekulle tehtäväksi seurata chat-ikkunaa ja kierrättää rooleja tasapuolisen osallistumisen kannustamiseksi.
Tutustutaan viiteen suosikkitekniikkaamme osallistavampien kokousten fasilitointiin.
1. Luokaa yhteiset pelisäännöt
Yhteiset pelisäännöt ovat joukko perussääntöjä, joita osallistujien odotetaan noudattavan. Ne voivat olla elävä asiakirja, jota voidaan tarkistaa kokousten pitkän keston aikana.
Tavoitteena on luoda avoin ja osallistava tila, jossa jokainen tuntee olonsa turvalliseksi ja kokee tulevansa nähdyksi ja kuulluksi. Kun ryhmän odotukset tehdään selkeiksi ja kaikkien nähtäville, ihmiset voivat paremmin luottaa siihen, että heitä kunnioitetaan ja että he voivat jakaa ajatuksiaan avoimesti ja turvallisesti kokouksessa.
2. Kuulumiskierrokset
Kuulumiskierrokset ovat yksinkertainen ja luonteva tapa edistää osallistavaa ihmisten välistä yhteyttä. Ne voivat liittyä työhön tai olla työstä riippumattomia, ja ne järjestetään yleensä kokouksen alussa kaikkien saavuttua. Ne sopivat parhaiten alle kymmenen hengen ryhmille.
Fasilitaattori pyytää ryhmää kiertämään vuorotellen ja vastaamaan yksinkertaiseen kysymykseen, kuten ”Mitä sinulle kuuluu tänään?” tai ”Millaista tukea tarvitset?”. Jos osallistujat eivät tunne toisiaan, tämä on erinomainen tilaisuus kertoa oma nimi ja jotain ainutlaatuista itsestään.
Koska fasilitoinnissa on kyse ihmisten välisestä yhteydestä, on tärkeää luoda kaikille mahdollisuuksia tutustua toisiinsa, jos he eivät vielä tunne toisiaan.
3. Käykää esityslista ja toivotut tulokset yhdessä läpi, yhdessä
Niin yksinkertaista, mutta silti usein unohdettua – osallistujille olennaisen esityslistan laatiminen ja sen toimittaminen heille ennen kokouksen alkua on erittäin tärkeää. Näin kaikki voivat valmistautua ja tietävät, mitä heiltä odotetaan. Vielä parempi on, jos pyydät osallistujilta näkemyksiä etukäteen.
Kun pyydät näkemyksiä ennen kokoontumista, ihmisillä on mahdollisuus pohtia mahdollisia kysymyksiään ennen kokousta, joten he voivat tulla paikalle valmiina kuuntelemaan sisältöä.
Muista, etteivät ihmiset pysty samanaikaisesti kuuntelemaan sanottua ja miettimään kysymyksiä. Jos olet varannut kokouksen loppuun aikaa kysymyksille, anna siihen mahdollisuus. Älä kiirehdi päättämään kokousta vain siksi, että välillä on muutama hetki hiljaista. Hiljaisuus tarkoittaa, että ihmiset ajattelevat ennen kuin puhuvat, mikä on hyvä asia.
4. Kahden minuutin 360
Tämä tekniikka antaa osallistujille mahdollisuuden pysähtyä ja pohtia sanottua sekä tilaisuuden puhua ääneen. Puhuessaan osallistujat voivat esittää kysymyksen, tehdä havainnon tai käsitellä kokouksen sisältöä muuten suullisesti. Kutsumme tätä kahden minuutin 360:ksi, koska juuri siitä on kyse.
1) Pysähtykää kahdeksi kokonaiseksi minuutiksi hiljaista pohdintaa varten.
2) Kiertäkää kerran kaikkien osallistujien luona ja antakaa jokaiselle mahdollisuus puhua.
Tämä saattaa aluksi tuntua täysin oudolta ja kiusalliselta (hiljaisuus tuntuu yhteiskunnassamme epämukavalta), mutta se voi olla tehokas ja yksinkertainen tapa rakentaa monimuotoisuutta ja osallisuutta kokouksissa.
Erityisesti tärkeän ilmoituksen, suuren prosessimuutoksen, tuotteen koulutuksen tai jonkin muun välitettävän tiedon yhteydessä osoita osallistujille kunnioituksesi antamalla heille aikaa pohtia jaettua sisältöä ja vastata siihen heti.
5. Anna kaikille puheenvuoro
Fasilitaattorin tehtävänä on varmistaa, että kaikilla on yhtäläinen mahdollisuus osallistua kokoukseen. Tee mielessäsi havaintoja siitä, kuka esittää kysymyksiä, kuka puhuu eniten ja kuka pysyy hiljaa.
Jos ryhmä jakaa ajatuksiaan, varmista, ettet arvaile tai kysy, kuka vielä haluaa puheenvuoron. Tämä on hyvin yksinkertainen tapa osoittaa, että tiedostat ryhmän tarpeet, mikä on fasilitoinnissa olennaista.
Muista, etteivät tärkeimmät sanottavat asiat aina tule niiden ihmisten suusta, jotka puhuvat eniten. Anna kaikille puheenvuoro.
Hybridi- ja virtuaalikokoukset
Hybridi- ja virtuaalikokousmuodoissa on kuitenkin otettava huomioon enemmän, sillä kuten olemme nähneet, kaikki kiteytyy tietoisuuden, inhimillisyyden, saavutettavuuden ja näkyvyyden huomioimiseen.
Toimi tarkoituksellisesti
Kerro selkeästi tavoitteesi osallistaa etäosallistujat. Se on hyvin yksinkertaista, mutta sitä harvoin huomioidaan. Kerro esittäjille, että kyseessä on hybridikokous ja että heidän tulee pitää esityksensä sen mukaisesti.
Hyödynnä teknologiaa
Chatit voivat olla hyviä lisäyksiä kokouksiin, kun niitä käytetään asianmukaisesti. Etäosallistujilla on chatissa enemmän mahdollisuuksia muotoilla kysymys tai kommentti, mikä voi olla henkilökohtaisesti vaikeampaa.
Myös Equal Time -palvelun kaltaiset työkalut voivat auttaa seuraamaan, kuinka paljon kukin puhuu, jotta varmistat eri ihmisille mahdollisuuden osallistua keskusteluun.
Tarjoa tukea ja rakenna yhteyttä
Etäosallistuminen hybridikokoukseen voi tuntua eristävältä. Se, että virtuaaliosallistujille on nimetty “yhteyshenkilö”, joka vastaa kysymyksiin ja pitää heidän puoliaan, auttaa merkittävästi. Muista pysähtyä ja tarkistaa, onko joku pyytänyt puheenvuoroa tai esittänyt kysymyksen esityksen aikana.
Suuremmissa kokouksissa, kun paikan päällä olevat osallistujat ovat tapaamisten välissä, kokeile järjestää etäosallistujille virtuaalisia verkostoitumis- tai ryhmäytymismahdollisuuksia. Pikaverkostoituminen on hyvä tapa toteuttaa tämä.
Varmista selkeä ja saavutettava ääni, kuva ja kokousta koskevat tiedot
Erityisesti suurissa kokouksissa verkossa ei kuulla mitään, mikä ei kuulu mikrofonin kautta. Tämä vaikeuttaa myös sen tietämistä, kuka esiintyy. Varmista, että käytössäsi on asianmukaiset äänentoistolaitteet, ja pyydä virtuaaliosallistujilta palautetta äänen laadusta.
Käytä reaaliaikaisesti päivittyvää digitaalista tapahtumasuunnittelutyökalua lisätäksesi esityslistaan yksityiskohtia ja muutoksia, esitelläksesi kaikki puhujat selkeästi sekä kertoaksesi kokouskutsuissa ja/tai esityslistalla, mitä tapaaminen sisältää. Nämä ovat myös kokoustenhallintaohjelmiston tarjoamia hyötyjä.
Mielestäni johtavassa tai esihenkilöasemassa olevien ei ole enää hyväksyttävää aloittaa esityksiään arvostelemalla omia diojaan ennen puhumisen aloittamista. Näytä esimerkkiä ja käytä hyvin jäsenneltyjä, aivoystävällisiä dioja, jotka ovat saavutettavia ja helposti seurattavia. Takaan, että yleisösi osallistuu paljon aktiivisemmin hybridi- ja virtuaalikokouksiisi (vinkki: useimmat ihmiset eivät lue diojasi ja kuuntele sinua samanaikaisesti).
Kameran edessä oleminen pitkiä aikoja on ainutlaatuinen uupumuksen muoto. Laadi ohjeet siitä, milloin kamera pidetään päällä tai pois päältä. Kannatan vahvasti Zoom-kameran sammuttamista puoltavaa käytäntöä suurissa hybridikokouksissa.
Tuo etäosallistujien ääni kuuluviin
Vanhan käsityksen mukaan suuriin kokouksiin paikan päällä osallistuminen auttaa paremmin etenemään uralla, joten huomioi erityisesti, etteivät nämä osallistujat saa organisaatiossa yhtä paljon näkyvyyttä kuin paikan päällä olevat. Jos sinulla on mahdollisuus tuoda etäosallistujan työ esiin, tee se!
Työskentelin aiemmin pienessä koulutusalan yrityksessä Portlandissa Oregonissa. Yrityksessä järjestettiin kuukausittain hybridikokouksia, joissa koko henkilöstö osallistui ja joita johti henkilöstöstä ja suorituksesta vastaava varajohtaja.
Tämä kokous oli työpaikkakulttuurin täysosuma. Hän ja henkilöstöpäällikkömme olivat aktiivisesti käynnistämässä erilaisia ohjelmia, joiden tavoitteena oli parantaa työntekijäkokemusta. Jo kauan ennen covidia tämä organisaatio arvosti etätyöntekijöitään ja näki heidät merkittävänä mahdollisuutena monipuolistaa henkilöstöä.
Yksi hänen johtamistaan suosikkiohjelmista oli nimeltään “Huomaa ja sano”. Sen kautta kuka tahansa organisaation jäsen saattoi antaa kollegalle tunnustusta. Tiimikulttuuriin kuului, että tunnustukset lähetettiin kirjallisesti ja luettiin ääneen kaikille puhelun osallistujille.
Yrityksessä oli alle 80 työntekijää, joten prosessiin kului noin 10 minuuttia. Se oli kuitenkin hyvin yksinkertainen ja hauska tapa tunnustaa tiettyjä saavutuksia ja tuoda muiden työ merkityksellisellä tavalla esiin joka kuukausi.
Kaikki riippuu fasilitoinnista
Muista, että osallistavat kokoukset perustuvat siihen, että kaikille varmistetaan yhtäläiset ja tasapuoliset osallistumismahdollisuudet, rakennetaan yhteenkuuluvuuden tunnetta ja vaalitaan psykologista turvallisuutta, kun työskentelemme yhdessä ryhmissä.
Johdatpa sitten tavanomaista tiimikokousta, ideointisessiota tai jopa seuraavaa ryhmäytymistapahtumaasi tai sosiaalista kokoontumistasi, hyvät fasilitointitaidot johtavat laadukkaampaan vuorovaikutukseen, luovempiin ideoihin ja vahvempiin yhteyksiin.
Haluatko kehittää fasilitointitaitojasi? Ota minuun yhteyttä LinkedInissä saadaksesi lisätietoja ja harkitse osallistumista jollekin näistä kokousten hallinnan kursseista, jotka auttavat sinua järjestämään tehokkaampia, tuottavampia ja osallistavampia kokouksia.
Lisää resursseja osallistavampien työpaikkojen rakentamiseen:
- Neurodiversiteetin tukeminen työpaikalla: hyödyntämätön osaajapotentiaali
- Miten rakentaa monimuotoisuuteen, yhdenvertaisuuteen & inkluusioon perustuva organisaatio (Katie Zink Social Construct Consulting -yrityksestä)
- 3 tapaa tukea näkymättömiä vammoja työpaikalla
- Parhaat kokoustilojen varausohjelmistot
