Etätyö paransi tuottavuuttamme, mutta entä tiimidynamiikka?
Etätyö on osoittautunut useille erittäin menestyneille yrityksille paljon muuksikin kuin vain väliaikaiseksi ratkaisuksi. Sean Maguire, Synivaten toimitusjohtaja, tarjosi minulle kiehtovan näkökulman tähän kysymykseen äskettäisessä haastattelussa.
Vuonna 2011 perustettu yritys sopeutui COVID-19-pandemian aiheuttamiin muutoksiin ja IT-alan kehittyviin vaatimuksiin. Tämä strateginen suunnanmuutos ei ainoastaan mahdollistanut liiketoiminnan jatkumista, vaan paransi huomattavasti myös tiimihenkeä ja tuottavuutta.
Haastattelussani Maguiren kanssa keskustelimme etätyön mullistavasta vaikutuksesta hänen yritykseensä ja saimme näkemyksiä, jotka voisivat muuttaa tapaa, jolla yritykset suhtautuvat etätoimintaan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Etätoimintojen kehitys
Pandemian alkaessa Synivate joutui sopeutumaan kiireellisesti. Alun perin perinteiseen kasvokkaiseen vuorovaikutukseen perustunut yritys tunnisti etätyön hyödyt paitsi väliaikaisena ratkaisuna myös strategisena mahdollisuutena.
Näin siirtymä eteni.
Työn dynamiikan uudelleenarviointi
Siirtyminen etätoimintaan ei tarkoittanut ainoastaan työskentelypaikan vaihtamista – se edellytti uudelleenajattelua siitä, miten työn kaikki osa-alueet voitaisiin toteuttaa.
Esimerkiksi tiimikokoukset siirtyivät neuvotteluhuoneista virtuaalisiksi kokoontumisiksi ja vesiautomaattikeskustelut Slack-kanaville. Tämä muutos auttoi säilyttämään tiimin dynamiikan ja jopa paransi viestinnän tehokkuutta.
Kulttuuriset muutokset
Etätyöhön siirtyminen edellytti myös kulttuurista sopeutumista.
Synivaten johto pyrki luomaan ympäristön, jossa jokainen tiimin jäsen tunsi olevansa arvostettu ja tuettu, ymmärtäen, ettei fyysinen toimisto enää ollut heidän ammatillisen vuorovaikutuksensa keskus. Tähän kuuluivat säännölliset virtuaaliset sosiaaliset tapahtumat ja jäsennellyt kuulumisten vaihdot, jotta kukaan ei tuntisi itseään eristyneeksi.
Keskeinen osa kulttuurin muutosta oli automaation lisääminen.
“Uusien työntekijöiden perehdytys- ja lähtöprosessien automatisointi on ratkaisevan tärkeää”, Maguire sanoi. ”Prosessin automatisointi tarjoaa uudelle työntekijälle erittäin selkeän aloituksen. Pahinta on, että joku aloittaa yrityksessä ja hänen ensimmäinen päivänsä kuluu siihen, että hän ihmettelee, miksei hänellä ole pääsyä tähän tai tuohon järjestelmään. Se aloittaa asiat todella väärällä tavalla.”
Teknologian hyödyntäminen
Slackin kaltaisten työkalujen käyttöönotto oli ratkaisevan tärkeää. Sen lisäksi, että nämä työkalut ylläpitivät viestintää, ne auttoivat tehostamaan tiimin koordinointia.
Synivate ei käyttänyt Slackia ainoastaan viestintään, vaan mukautti sen vastaamaan toimintaprosessejaan. Eri projekteille, osastoille ja jopa sosiaaliselle vuorovaikutukselle luotiin omat kanavansa. Tämä rakenne auttoi pitämään keskustelut keskittyneinä ja olennaisina, vähentämään hälyä ja parantamaan tiedonkulkua.
Synivate tiedosti, että etätyö voi tuntua eristävältä, joten se otti Slackin kautta käyttöön päivittäiset suunnitellut lyhyet kokoontumiset ja viikoittaiset tiimin kuulumisten vaihdot. Nämä olivat lyhyitä ja jäsenneltyjä tapaamisia, joiden tarkoituksena oli yhdenmukaistaa tiimin tavoitteet, jakaa päivityksiä ja käsitellä mahdollisia välittömiä huolenaiheita.
Tämä käytäntö auttoi ylläpitämään rytmiä ja piti kaikki ajan tasalla, vahvistaen yhtenäisyyden ja tarkoituksen tunnetta.
Hyödyntääkseen Slackin edut mahdollisimman hyvin Synivate investoi kaikkien tiimin jäsenten koulutustilaisuuksiin, joissa keskityttiin viestinnän parhaisiin käytäntöihin, tiedostojen jakamiseen ja Slackin ominaisuuksien tehokkaaseen käyttöön.
He loivat myös Slack-etikettiä koskevat ohjeet varmistaakseen, että viestintä oli kunnioittavaa ja tuottavaa.
Neuvoja muille yrityksille:
- Rakenna kanavat harkitusti: Järjestä Slack-kanavat selkeiden teemojen tai projektien ympärille, jotta keskustelut pysyvät järjestyksessä ja tietotulva vähenee.
- Hyödynnä integraatioita: Hyödynnä integraatioita muiden työkalujen kanssa ja tee Slackista työympäristösi keskus, jolloin tarve käyttää useita sovelluksia vähenee.
- Sovi viestintäkäytännöistä: Laadi selkeät ohjeet siitä, miten ja milloin Slackia käytetään, mukaan lukien odotukset vastausajoista ja eri kanaviin sopivista viestityypeistä.
- Järjestä säännöllistä koulutusta: Tarjoa jatkuvasti koulutusta ja päivityksiä uusista ominaisuuksista ja parhaista käytännöistä, jotta tiimin taidot ja tehokkuus alustan käytössä säilyvät.
- Suunnitellut vuorovaikutustilanteet: Järjestä säännöllisiä virtuaalikokouksia ja kuulumisten vaihtoja, jotta tiimin sitoutuminen pysyy vahvana ja jokainen tuntee olevansa yhteydessä muihin ja arvostettu.
Siirtymä ei sujunut ongelmitta, mutta tulokset olivat selviä. Tuottavuus kasvoi mitattavasti, projektit valmistuivat aiempaa johdonmukaisemmin ajallaan, ja tiimin jäsenet ilmoittivat olevansa tyytyväisempiä työhönsä.
Perusarvot ja viestintä
Jokaisessa organisaatiossa etätyöhön siirtyminen liittyy kiinteästi sen perusarvoihin, jotka ovat enemmän kuin tavoitteellisia ihanteita – ne ovat käytännön toimintaohjeita, jotka vaikuttavat päivittäisiin tekoihin ja päätöksiin.
Synivatessa näitä arvoja vaalitaan aktiivisesti seuraavilla tavoilla:
Äärimmäinen vastuunotto
Tämä tarkoittaa, että jokainen tiimin jäsen roolista riippumatta ottaa täyden vastuun omasta panoksestaan ja työnsä tuloksista. Tämän edistämiseksi Synivate on ottanut käyttöön läpinäkyvän palautemekanismin, jossa työntekijät esittelevät säännöllisesti projektejaan kollegoilleen arvioitaviksi. Näin vahvistetaan vastuunkannon ja jatkuvan kehittymisen kulttuuria.
Asiakastyytyväisyys
Tässä perusarvossa on kyse asiakkaiden odotusten ylittämisestä ennakoivan palvelun ja ongelmien nopean ratkaisemisen avulla. Synivate mittaa asiakastyytyväisyyttä säännöllisesti kyselyillä ja sillä on käytössään toimiva järjestelmä, joka varmistaa, että jokainen tiimin jäsen tuntee palautteen ja reagoi siihen. Tämä näkyvyys auttaa kaikkia ymmärtämään suoran vaikutuksensa asiakaskokemuksiin.
Tiimityö
Synivate edistää vahvaa tiimiyhtenäisyyttä järjestämällä säännöllisesti virtuaalisia tiiminrakennustapahtumia ja käyttämällä yhteistyöhön perustuvia projektinhallintatyökaluja, jotka edellyttävät kaikkien jäsenten aktiivista osallistumista. Näin varmistetaan, ettei kukaan tunne olevansa eristyksissä fyysisestä etäisyydestä huolimatta.
Prosessien noudattaminen
Vakiintuneiden prosessien noudattaminen on ratkaisevan tärkeää etenkin etätyössä.
Synivate käyttää yksityiskohtaisia prosessikuvauksia, jotka on integroitu projektinhallintatyökaluihin. Näin varmistetaan, että kaikki tiimin jäsenet noudattavat samoja menettelytapoja ja ohjeita, joita tarkistetaan ja päivitetään säännöllisesti muuttuvien tarpeiden mukaan.
Ongelmanratkaisukyky
Ongelmanratkaisukyvyn edistämiseksi Synivate järjestää koulutuksia ongelmanratkaisusta ja luovasta ajattelusta.
Lisäksi yrityksellä on sisäinen wiki, jossa työntekijät voivat jakaa löytämiään innovatiivisia ratkaisuja ja oikoteitä. Näin edistetään ympäristöä, jossa kekseliäisyys huomataan ja palkitaan.
Myös Slackin kaltaisten alustojen käyttäminen paitsi tehtäviin liittyviin keskusteluihin myös näiden perusarvojen vahvistamiseen kuuluu tähän. Esimerkiksi:
- Omistetut kanavat: Slackissa on erityisiä kanavia kiitoksille ja tunnustuksille, joissa tiimin jäsenet juhlistavat perusarvojen mukaista toimintaa.
- Säännölliset tilannekatsaukset: Päivittäiset ja viikoittaiset tilannekatsaukset eivät ole pelkästään toiminnallisia päivityksiä, vaan niihin sisältyy myös osio perusarvojen pohdinnalle. Siinä tiimin jäsenet kertovat, miten he ovat toteuttaneet näitä arvoja työssään.
Arvot toimivat kompassina, joka ohjaa tiimin jäseniä päivittäisissä tehtävissä ja vuorovaikutuksessa sekä varmistaa yhtenäisen lähestymistavan työhön fyysiset rajat ylittäen.
Aktiivinen sitoutuminen perusarvoihin on avain vahvan tiimihengen ja yhteisen tarkoituksen ylläpitämiseen. Ne ovat olennaisia tekijöitä pitkäaikaisen menestyksen kannalta etätyöympäristössä.
Palautteen ja tunnustuksen rooli tiimihengen rakentamisessa
Palautteella ja tunnustuksella on keskeinen rooli myönteisen ja yhtenäisen työympäristön rakentamisessa sekä etätyöntekijöiden johtamisen haasteiden voittamisessa.
Maguire on ymmärtänyt tämän ja ottanut Synivatessa käyttöön ”Palauteperjantain”, joka on omistettu viikoittainen ajankohta tiimin jäsenten toistensa työn huomioimiselle ja arvostamiselle. Tämä käytäntö liittyy kiinteästi yrityksen perusarvoihin ja toimii alustana tiimityön periaatteiden vahvistamiselle päivittäisessä toiminnassa.
Palauteperjantai ylittää perinteisen käsityksen palautteesta ylhäältä alaspäin etenevänä prosessina. Sen sijaan se edistää vertaisilta toisille annettavan tunnustuksen kulttuuria, jossa arvostus ja rakentava palaute kulkevat vapaasti organisaation kaikilla tasoilla.
Tämä lähestymistapa tekee palautteesta demokraattisempaa ja muuttaa sen koko yhteisön vastuuksi johtamistehtävän sijaan. Sillä on kaksi tarkoitusta: se motivoi yksilöitä tunnustamalla heidän panoksensa ja vahvistaa samalla tiimien välisiä siteitä, sillä jäsenet kokevat vertaistensa arvostavan ja huomioivan heidät.
Keskittymisen ja vastuullisuuden ylläpitäminen
Etätyöhön siirryttäessä valvonnan väheneminen voi johtaa häiriötekijöihin ja tuottavuuden laskuun.
Tämän ratkaisemiseksi he ottivat käyttöön Slack-keskustelut, mutta strategisesti toteutettuna niin, että ne parantavat tuottavuutta eivätkä häiritse sitä.
Slack-keskustelujen tarkoitus ja ajoitus
Toisin kuin spontaanit työpisteellä käynnit, jotka voivat keskeyttää työnkulun, Synivaten Slack-keskustelut suunnitellaan huolellisesti ja tarkoituksenmukaisesti.
Nämä keskustelut on varattu tärkeille ja kiireellisille aiheille, jotta niiden ajoitus sopii työnkulkuun sen sijaan, että se keskeyttäisi sen.
Ohjeet keskustelujen järjestämiseen
Laatikaa selkeät ohjeet siitä, milloin keskustelu järjestetään ja mitä sen tulee sisältää. Tässä on muutamia huomioitavia asioita.
- Käynnistävät tilanteet: Keskustelu järjestetään, kun päätös edellyttää yhteistä panosta enemmän kuin mitä asynkroninen viestintä pystyy tehokkaasti tarjoamaan tai kun projekti saavuttaa kriittisen tarkistuspisteen, joka edellyttää reaaliaikaista palautetta.
- Sisältöä koskevat ohjeet: Jokaisella keskustelulla on selkeä asialista. Osallistujien odotetaan valmistautuvan tuomalla mukanaan asiaankuuluvat tiedot, kysymykset tai päivitykset, jotka vaativat välitöntä huomiota. Tämä valmistautuminen varmistaa, että keskustelut ovat ytimekkäitä ja tuottavia.
- Integrointi työnkulkuun: Jotta keskustelut voidaan yhdistää paremmin päivittäiseen rutiiniin ilman, että niistä tulee häiriötekijöitä, Synivate käyttää aikataulutuskäytäntöjä, joissa huomioidaan luonnolliset työskentelyrytmit. Keskustelut ajoitetaan usein ajankohtiin, jolloin tiimin jäsenet eivät todennäköisesti ole syvästi keskittyneitä yksilöllisiin tehtäviin, kuten aamupäivän keskivaiheille tai heti lounaan jälkeen.
Tiimin jäsenet kertovat, että nämä keskitetyt, ajallisesti rajatut keskustelut auttavat selkeyttämään tavoitteita, yhdenmukaistamaan pyrkimyksiä nopeasti ja hyödyntämään kaikkien aikaa tehokkaasti. Tämä lähestymistapa muuttaa mahdolliset häiriötekijät tilaisuuksiksi vahvistaa tiimityötä ja vauhdittaa projektin etenemistä.
Etätyön omaksuminen
Katse tulevaisuuteen suunnattuna Maguiren visio Synivatesta vastaa liike-elämän laajempia suuntauksia ja hybridityön parhaita käytäntöjä, ja siinä korostuvat SaaS-ratkaisut ja automaatio.
Tässä ei ole kyse vain teknologian hyödyntämisestä nykyaikaistamisen vuoksi, vaan tehokkuuden parantamisesta ja prosessien sujuvoittamisesta, erityisesti perehdytyksen ja työsuhteen päättämisen osalta.
Etäympäristössä, jossa fyysinen vuorovaikutus on rajallista, näiden prosessien automatisointi voi vähentää merkittävästi viivästyksiä ja väärinkäsityksiä. Investoimalla järjestelmiin, jotka tekevät näistä prosesseista sujuvia ja käyttäjäystävällisiä, voit varmistaa, etteivät tiimin muutokset häiritse työnkulkua kokonaisuutena.
SaaS-ratkaisuihin ja automaatioon siirtyminen on strateginen liike, joka vastaa nykyaikaisen etä- tai hybriditiimin tarpeisiin. Nämä teknologiat tarjoavat skaalautuvuutta, joustavuutta ja saavutettavuutta – hajautetun tiimin kannalta olennaisia ominaisuuksia.
3 tärkeintä oppia
- Viestintävälineiden strateginen integrointi voi parantaa merkittävästi tiimin toimintaa ja operatiivista tehokkuutta mukauttamalla työnkulkuja ja yhdistämällä erilaisia tuottavuusalustoja.
- Vahvasti sisäistetyt perusarvot ovat ratkaisevan tärkeitä tiimin yhtenäisyyden ja motivaation ylläpitämisessä etätyöympäristöissä. Ne ohjaavat vuorovaikutusta ja päätöksentekoprosesseja fyysisen läsnäolon puuttuessa.
- Keskeisten suorituskykymittareiden, kuten asiakkaiden vastausaikojen, projektien toimitusten ja asiakastyytyväisyyden, säännöllinen mittaaminen on olennaista etätyömallien tehokkuuden arvioimiseksi ja osoittamiseksi. Se tarjoaa tietoa, joka voi johtaa uusiin parannuksiin.
Jos haluat oppia lisää etä- ja hybridityön uusimmista suuntauksista sekä siitä, mikä toimii ja mikä ei, tilaa People Managing People -uutiskirje. Saat uusimmat näkemykset suoraan sähköpostiisi.
