Etätyö paransi tuottavuuttamme, mutta entä tiimidynamiikka?
Etätyö on osoittautunut useille erittäin menestyville yrityksille paljon muuksikin kuin vain väliaikaiseksi ratkaisuksi. Sean Maguire, Synivaten toimitusjohtaja, tarjosi minulle kiehtovan näkökulman tähän kysymykseen äskettäisessä haastattelussa hänen kanssaan.
Vuonna 2011 perustettu yritys sopeutui COVID-19-pandemian aiheuttamiin muutoksiin ja IT-alan kehittyviin vaatimuksiin. Tämä strateginen suunnanmuutos ei ainoastaan mahdollistanut liiketoiminnan jatkumista, vaan paransi merkittävästi myös tiimihenkeä ja tuottavuutta.
Haastattelussani Maguiren kanssa keskustelimme etätyön mullistavasta vaikutuksesta hänen yritykseensä ja saimme näkemyksiä, jotka voisivat muuttaa tapaa, jolla yritykset suhtautuvat etätoimintaan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Etätoiminnan kehitys
Pandemian iskiessä Synivaten oli sopeuduttava kiireellisesti. Alun perin perinteisiin kasvokkain tapahtuviin vuorovaikutustilanteisiin perustunut yritys tunnisti etätyön hyödyt paitsi väliaikaisena ratkaisuna myös strategisena mahdollisuutena.
Näin siirtymä toteutui.
Työskentelyn toimintatapojen uudelleenarviointi
Siirtyminen etätoimintaan ei tarkoittanut vain sijainnin vaihtamista – se edellytti uudelleenajattelua siitä, miten työn kaikki osa-alueet voitaisiin toteuttaa.
Esimerkiksi tiimikokoukset siirtyivät neuvotteluhuoneista virtuaalisiin tapaamisiin ja kahviautomaattikeskustelut Slack-kanaville. Tämä muutos auttoi säilyttämään tiimin toimintatavat ja jopa paransi viestinnän tehokkuutta.
Yrityskulttuurin muutokset
Etätyöhön siirtyminen edellytti myös kulttuurista sopeutumista.
Synivaten johto pyrki luomaan ympäristön, jossa jokainen tiimin jäsen koki olevansa arvostettu ja tuettu, ymmärtäen, ettei fyysinen toimisto enää ollut heidän ammatillisen vuorovaikutuksensa keskus. Tämä sisälsi säännöllisiä virtuaalisia sosiaalisia tapahtumia ja suunnitelmallisia yhteydenottoja, jotta kukaan ei tuntisi itseään eristyneeksi.
Keskeinen osa kulttuurin muutosta oli automaation lisääminen.
“Uusien organisaatioiden perehdytys- ja työstäpoistumisprosessien automatisointi on ratkaisevan tärkeää”, Maguire sanoi. ”Prosessin automatisointi tarjoaa uudelle käyttäjälle erittäin sujuvan alun. Pahinta on, että joku aloittaa yrityksessä ja hänen ensimmäinen päivänsä on tällainen: no, miksi minulla ei ole pääsyä tähän tai tuohon järjestelmään? Se aloittaa asiat todella huonolla tavalla.”
Teknologian hyödyntäminen
Slackin kaltaisten työkalujen käyttöönotto oli ratkaisevan tärkeää. Sen lisäksi, että nämä työkalut ylläpitivät viestintää, ne auttoivat parantamaan tiimin koordinointia.
Synivate ei käyttänyt Slackia vain viestintään, vaan mukautti sen vastaamaan toimintaprosessejaan. Eri projekteille, osastoille ja jopa sosiaaliselle kanssakäymiselle luotiin omat kanavat. Tämä rakenne auttoi pitämään keskustelut keskittyneinä ja olennaisina, vähentäen hälyä ja parantaen tiedonkulkua.
Synivate tunnisti etätyön mahdollisesti aiheuttaman eristäytyneisyyden ja otti Slackissa käyttöön päivittäiset suunnitellut lyhyet tapaamiset sekä viikoittaiset tiimin yhteiset tilannekatsaukset. Nämä olivat lyhyitä ja jäsenneltyjä tapaamisia, joiden tarkoituksena oli yhdenmukaistaa tiimin tavoitteet, jakaa päivityksiä ja käsitellä mahdollisia välittömiä huolenaiheita.
Tämä käytäntö auttoi ylläpitämään rytmiä ja piti kaikki ajan tasalla, edistäen yhtenäisyyden ja tarkoituksen tunnetta.
Slackin hyötyjen maksimoimiseksi Synivate järjesti kaikille tiimin jäsenille koulutuksia, joissa keskityttiin viestinnän parhaisiin käytäntöihin, tiedostojen jakamiseen ja Slackin ominaisuuksien tehokkaaseen käyttöön.
He laativat myös Slackin käyttöä koskevat ohjeet varmistaakseen, että viestintä oli kunnioittavaa ja tuottavaa.
Neuvoja muille yrityksille:
- Jäsennä kanavasi harkitusti: Järjestä Slack-kanavat selkeiden aiheiden tai projektien ympärille, jotta keskustelut pysyvät järjestyksessä ja tietotulva vähenee.
- Hyödynnä integraatioita: Hyödynnä integraatioita muiden työkalujen kanssa ja tee Slackista työympäristösi keskus, jotta useiden sovellusten välillä siirtymisen tarve vähenee.
- Sopikaa viestinnän käytännöistä: Laadi selkeät ohjeet siitä, miten ja milloin Slackia käytetään, mukaan lukien odotukset vastausajoista ja eri kanaville sopivista viestityypeistä.
- Säännöllinen koulutus: Tarjoa jatkuvasti koulutusta ja päivityksiä uusista ominaisuuksista ja parhaista käytännöistä, jotta tiimin taidot ja tehokkuus alustan käytössä säilyvät.
- Suunnitellut kohtaamiset: Järjestä säännöllisiä virtuaalisia kokouksia ja yhteydenottoja tiimin sitoutumisen ylläpitämiseksi ja sen varmistamiseksi, että kaikki tuntevat olevansa yhteydessä muihin ja arvostettuja.
Siirtyminen ei sujunut ilman haasteita, mutta tulokset olivat selkeitä. Tuottavuus kasvoi mitattavasti, projektit valmistuivat johdonmukaisemmin ajallaan ja tiimin jäsenet ilmoittivat työtyytyväisyytensä parantuneen.
Ydinarvot ja viestintä
Kaikissa organisaatioissa etätyöhön siirtyminen liittyy vahvasti niiden ydinarvoihin, jotka ovat enemmän kuin tavoitteellisia ihanteita—ne ovat käytännön ohjeita, jotka vaikuttavat päivittäisiin toimiin ja päätöksiin.
Synivatessa näitä arvoja vaalitaan aktiivisesti seuraavasti:
Äärimmäinen omistajuus
Tämä tarkoittaa, että jokainen tiimin jäsen roolista riippumatta ottaa täyden vastuun panoksestaan ja työnsä tuloksista. Tämän edistämiseksi Synivate on ottanut käyttöön läpinäkyvän palautemekanismin, jossa työntekijät esittelevät säännöllisesti projektejaan kollegoilleen arvioitaviksi. Näin edistetään vastuullisuuden ja jatkuvan parantamisen kulttuuria.
Asiakastyytyväisyys
Tämä ydinarvo tarkoittaa asiakkaiden odotusten ylittämistä ennakoivan palvelun ja ongelmien nopean ratkaisemisen avulla. Synivate mittaa asiakastyytyväisyyttä säännöllisesti kyselyillä ja sillä on käytössään reagoiva järjestelmä, joka varmistaa, että jokainen tiimin jäsen tuntee palautteen ja reagoi siihen. Tämä näkyvyys auttaa kaikkia ymmärtämään suoran vaikutuksensa asiakaskokemuksiin.
Tiimityö
Synivate edistää vahvaa tiimiyhtenäisyyttä järjestämällä säännöllisesti virtuaalisia tiiminrakennusaktiviteetteja ja käyttämällä yhteistyöhön perustuvia projektinhallintatyökaluja, jotka edellyttävät kaikkien jäsenten aktiivista osallistumista. Näin varmistetaan, ettei kukaan jäsen tunne itseään eristyneeksi fyysisestä etäisyydestä huolimatta.
Prosessien noudattaminen
Vakiintuneiden prosessien noudattaminen on ratkaisevan tärkeää erityisesti etäympäristössä.
Synivate käyttää yksityiskohtaisia prosessikuvauksia, jotka on integroitu projektinhallintatyökaluihin. Näin varmistetaan, että kaikki tiimin jäsenet noudattavat samoja menettelytapoja ja ohjeita, joita tarkistetaan ja päivitetään säännöllisesti muuttuvien tarpeiden mukaan.
Neuvokkuus
Neuvokkuuden edistämiseksi Synivate tarjoaa ongelmanratkaisua ja luovaa ajattelua käsitteleviä koulutuksia.
Yritys ylläpitää myös sisäistä wikiä, jossa työntekijät voivat jakaa löytämiään innovatiivisia ratkaisuja ja oikoteitä. Näin edistetään ympäristöä, jossa neuvokkuus tunnistetaan ja palkitaan.
Myös Slackin kaltaisten alustojen käyttäminen paitsi tehtäviin liittyviin keskusteluihin myös näiden ydinarvojen vahvistamiseen kuuluu kokonaisuuteen. Esimerkiksi:
- Omat kanavat: Slackissa on erityisiä kanavia kiitoksille ja tunnustuksille, joissa tiimin jäsenet juhlistavat ydinarvojen näkymistä käytännössä.
- Säännölliset tapaamiset: Päivittäiset ja viikoittaiset tapaamiset eivät ole pelkkiä toiminnallisia päivityksiä, vaan niihin kuuluu myös osio ydinarvojen pohtimiselle. Siinä tiimin jäsenet kertovat, miten he ovat toteuttaneet näitä arvoja työssään.
Arvot toimivat kompassina, joka ohjaa tiimin jäseniä heidän päivittäisissä tehtävissään ja vuorovaikutuksessaan sekä varmistaa fyysiset rajat ylittävän yhtenäisen lähestymistavan työhön.
Aktiivinen sitoutuminen ydinarvoihin on keskeistä vahvojen tiimisuhteiden ja yhteisen päämäärän tunteen ylläpitämisessä. Ne ovat ratkaisevan tärkeitä pitkäaikaisen menestyksen kannalta etätyöympäristössä.
Palautteen ja tunnustuksen rooli tiimisuhteiden rakentamisessa
Palautteella ja tunnustuksella on keskeinen rooli myönteisen ja yhtenäisen työympäristön edistämisessä sekä etätyöntekijöiden johtamisen haasteiden voittamisessa.
Maguire on ymmärtänyt tämän ja ottanut Synivatella käyttöön ”Palautesperjantain” — viikoittaisen hetken, jolloin tiimin jäsenet voivat huomioida ja arvostaa toistensa ponnisteluja. Tämä käytäntö liittyy läheisesti yrityksen ydinarvoihin ja toimii alustana tiimityön periaatteiden vahvistamiselle päivittäisessä toiminnassa.
Palautesperjantai ylittää perinteisen käsityksen palautteesta ylhäältä alaspäin etenevänä prosessina. Sen sijaan se kannustaa vertaistunnustuksen kulttuuriin, jossa arvostus ja rakentava palaute liikkuvat vapaasti organisaation kaikilla tasoilla.
Tämä lähestymistapa tekee palautteesta demokraattisempaa ja muuttaa sen johtamisen tehtävän sijaan yhteiseksi vastuuksi. Se palvelee kahta tarkoitusta: se motivoi yksilöitä tunnustamalla heidän panoksensa ja vahvistaa samalla tiimin siteitä, kun jäsenet kokevat saavansa arvostusta ja tulevansa nähdyiksi kollegoidensa taholta.
Keskittymisen ja vastuullisuuden ylläpitäminen
Etätyöhön siirryttäessä vähäisempi valvonta voi johtaa häiriötekijöihin ja tuottavuuden laskuun.
Tämän ratkaisemiseksi he ottivat käyttöön Slack-keskustelut, mutta strategisella tavalla, joka parantaa tuottavuutta sen sijaan, että häiritsisi sitä.
Slack-keskustelujen tarkoitus ja ajoitus
Toisin kuin spontaanit työpisteellä piipahtamiset, jotka voivat keskeyttää työnkulun, Synivaten Slack-keskustelut suunnitellaan huolellisesti ja niiden tarkoitus määritellään etukäteen.
Nämä keskustelut varataan tärkeille ja kiireellisille aiheille, jotta niiden ajoitus sopii työnkulkuun eikä keskeytä sitä.
Ohjeet keskustelujen järjestämiseen
Määritelkää selkeät ohjeet sille, milloin keskustelu järjestetään ja mitä sen tulee sisältää. Tässä on muutama huomioitava asia.
- Laukaisevat tilanteet: Keskustelu järjestetään, kun päätös edellyttää yhteistyöhön perustuvaa näkemystä laajemmin kuin mitä asynkroninen viestintä pystyy tehokkaasti tarjoamaan tai kun projekti saavuttaa kriittisen tarkistuspisteen, joka edellyttää samanaikaista palautetta.
- Sisältöä koskevat ohjeet: Jokaisella keskustelulla on tarkasti rajattu asialista. Osallistujien odotetaan valmistautuvan asiaankuuluvien tietojen, kysymysten tai välitöntä huomiota vaativien päivitysten kanssa. Tämä valmistautuminen varmistaa, että keskustelut ovat ytimekkäitä ja tuottavia.
- Integrointi työnkulkuun: Jotta keskustelut voidaan integroida paremmin päivittäiseen rutiiniin ilman, että niistä tulee häiriötekijöitä, Synivate hyödyntää käytäntöjä, joissa huomioidaan luonnolliset työrytmit. Keskustelut järjestetään usein ajankohtina, jolloin tiimin jäsenet todennäköisemmin ovat vähemmän syventyneitä yksittäisiin tehtäviin, kuten aamupäivän puolivälissä tai heti lounaan jälkeen.
Tiimin jäsenet kertovat, että nämä kohdennetut ja ajallisesti rajatut keskustelut auttavat selkeyttämään tavoitteita, yhdenmukaistamaan työskentelyä nopeasti ja hyödyntämään kaikkien aikaa tehokkaasti. Tämä lähestymistapa muuttaa mahdolliset häiriötekijät tilaisuuksiksi parantaa tiimityötä ja vauhdittaa projektien etenemistä.
Etätyön omaksuminen
Synivaten tulevaisuutta koskeva Maguiren visio vastaa liiketoimintamaailman laajempia suuntauksia ja hybridityön parhaita käytäntöjä, ja siinä korostuvat SaaS-ratkaisut ja automaatio.
Tässä ei ole kyse vain teknologian hyödyntämisestä nykyaikaistamisen vuoksi, vaan tehokkuuden parantamisesta ja prosessien sujuvoittamisesta erityisesti perehdytyksen ja työsuhteen päättämisen osalta.
Etäympäristössä, jossa fyysinen vuorovaikutus on rajallista, näiden prosessien automatisointi voi vähentää merkittävästi viivästyksiä ja väärinkäsityksiä. Investoimalla järjestelmiin, jotka tekevät näistä prosesseista saumattomia ja käyttäjäystävällisiä, voit varmistaa, etteivät tiimin muutokset häiritse työnkulkua kokonaisuudessaan.
Siirtyminen SaaS-ratkaisuihin ja automaatioon on strateginen ratkaisu, joka vastaa modernin etä- tai hybriditiimin tarpeisiin. Nämä teknologiat tarjoavat skaalautuvuutta, joustavuutta ja saavutettavuutta – hajautetun tiimin kannalta olennaisia ominaisuuksia.
3 tärkeintä johtopäätöstä
- Viestintätyökalujen strateginen integrointi voi parantaa merkittävästi tiimidynamiikkaa ja toiminnan tehokkuutta mukauttamalla työnkulkuja ja integroimalla erilaisia tuottavuusalustoja.
- Vahvasti sisäistetyt ydinarvot ovat ratkaisevan tärkeitä tiimin yhtenäisyyden ja motivaation ylläpitämisessä etätyöympäristöissä, sillä ne ohjaavat vuorovaikutusta ja päätöksentekoprosesseja fyysisen läsnäolon puuttuessa.
- Keskeisten suorituskykymittareiden, kuten asiakkaiden vastausaikojen, projektien toimitusten ja asiakastyytyväisyyden, säännöllinen mittaaminen on olennaista etätyömallien tehokkuuden arvioimiseksi ja osoittamiseksi. Se tarjoaa näkemyksiä, jotka voivat johtaa lisäparannuksiin.
Jos haluat oppia lisää etä- ja hybridityön uusimmista suuntauksista, siitä mikä toimii ja mikä ei, muista tilata People Managing People -uutiskirje. Saat uusimmat näkemykset suoraan sähköpostiisi.
