Kun valitset työvoimanhallintaohjelmistoa, keskity löytämään työkalu, joka säästää aikaasi, auttaa tiimiäsi noudattamaan vaatimuksia ja vähentää kalliita virheitä. Oikean ohjelmiston tulisi vastata ainutlaatuisia tarpeitasi ja auttaa sinua työskentelemään fiksummin, ei kovemmin. Tässä oppaassa autan sinua vertailemaan vaihtoehtojasi, jotta voit tehdä tiimisi ja tavoitteidesi kannalta luottavaisen ja perustellun päätöksen.
9 asiaa, joita kannattaa etsiä työvoimanhallintaohjelmistoa valittaessa
Kun arvioit työvoimanhallintaohjelmistoa, keskity tekijöihin, jotka vastaavat tiimisi erityistarpeita ja tavoitteita. Ota huomioon nämä keskeiset näkökohdat:
1. Hinnoittelupaketin joustavuus
Hinnoittelupaketin joustavuudella tarkoitetaan ohjelmiston mukauttamista muuttuviin tarpeisiisi. Se on tärkeää, koska tiimisi saattaa kasvaa tai muuttua, jolloin tarvitset erilaisia ominaisuuksia. Etsi ohjelmisto, jonka käyttöpakettia voi helposti päivittää tai vaihtaa edullisempaan.
Työvoimanhallintaohjelmiston hinnoittelussa on useita vaihtoehtoja, jotka mahdollistavat useampien käyttäjien ja/tai erilaisten ominaisuuksien käyttöönoton. Kysy esittelyn aikana, kuinka nopeasti voit muuttaa käyttöpakettiasi. Tämä joustavuus estää sinua maksamasta liikaa tai jäämästä ilman tarpeellisia ominaisuuksia tarpeidesi muuttuessa.
2. Tietojen käyttö ja raportointi
Strategisen henkilöstöhallinnon konsultti Lyndsi Wilson korostaa: ”Kattavat raportointiominaisuudet ovat ratkaisevan tärkeitä kaikissa henkilöstöhallinnon järjestelmissä. Järjestelmän tulisi mahdollistaa raporttien luominen niin, että saat tietoa palkanmaksusta, henkilöstön vaihtuvuudesta ja muista keskeisistä mittareista ilman, että sen käyttö on liian monimutkaista.”
Tietojen käyttö ja raportointi auttavat sinua tekemään perusteltuja päätöksiä. Tarvitset ohjelmiston, joka tarjoaa helposti luettavia raportteja työntekijöiden suoriutumisesta, läsnäolosta ja työvuorosuunnittelusta.
Testaa raportointiominaisuudet kokeilujakson aikana varmistaaksesi, että ne vastaavat tarpeitasi. Kysy myös, voitko mukauttaa raportteja keskittymään mittareihin, jotka ovat tiimillesi tärkeimpiä.
3. Integraatiot teknologiajärjestelmääsi
Integraatio varmistaa, että ohjelmisto toimii sujuvasti muiden käyttämiesi työkalujen kanssa. Se on tärkeää, koska se estää tietosiilot ja tehostaa toimintoja.
Tarkista, integroituko ohjelmisto nykyisiin henkilöstöhallinnon, palkanmaksun tai viestinnän työkaluihisi. Pyydä toimittajilta esimerkkejä onnistuneista toteuttamistaan integraatioista. Testaa integraatio-ominaisuudet kokeilujakson aikana nähdäksesi, kuinka saumattomasti tiedot siirtyvät järjestelmien välillä.
4. Käyttöönotto ja tuki
Kuten Wilson neuvoo: ”Hyvä asiakastuki on välttämätöntä erityisesti palkanmaksun ja etujen kaltaisissa asioissa. Sinun on voitava luottaa siihen, että saat nopeasti apua, jos jokin menee pieleen.”
Käyttöönotto ja tuki määrittävät, kuinka nopeasti tiimisi voi alkaa käyttää ohjelmistoa tehokkaasti.
Etsi toimittajia, jotka tarjoavat kattavaa koulutusta ja nopeasti reagoivaa asiakastukea. Kysy esittelyn aikana käyttöönoton prosessista ja saatavilla olevista tukikanavista.
Arvioi esimerkiksi, tarjoaako toimittaja reaaliaikaista keskustelutukea tai nimetyt asiakkuuspäälliköt, jotka auttavat ongelmatilanteissa.
5. Rooliperusteiset käyttöoikeudet
Rooliperusteiset käyttöoikeudet määrittävät, kuka voi käyttää mitäkin ohjelmiston osa-aluetta. Tämä ominaisuus on ratkaisevan tärkeä turvallisuuden ylläpitämiseksi ja sen varmistamiseksi, että työntekijät pääsevät käsiksi vain olennaisiin tietoihin. Valitse ohjelmisto, jonka avulla käyttöoikeuksia voi helposti määrittää ja muuttaa. Testaa kokeilujakson aikana, kuinka helppoa roolien määrittäminen ja käyttöoikeuksien rajoittaminen tarpeen mukaan on.
6. Toimialakohtainen vaatimustenmukaisuus
”Vaatimustenmukaisuus on erittäin tärkeä tekijä”, sanoo Crystal Pinney-Ramos, cClearHR:n HR-teknologiastrategi. ”Järjestelmän pitäisi auttaa pysymään muuttuvien palkanmaksua koskevien säädösten ja verojen tasalla, erityisesti jos hallinnoit työntekijöitä eri osavaltioissa tai maissa”.
Toimialakohtainen vaatimustenmukaisuus varmistaa, että ohjelmisto täyttää lainsäädännölliset ja sääntelyyn liittyvät vaatimukset. Tämä on ratkaisevan tärkeää, jos toimialallasi on tiukat vaatimustenmukaisuusvaatimukset.
Pyydä toimittajalta esimerkkejä siitä, miten he ovat auttaneet vastaavia yrityksiä pysymään vaatimustenmukaisina, ja varmista vaatimustenmukaisuuteen liittyvät ominaisuudet kokeilujakson aikana.
7. Mukautusvaihtoehdot
Mukautusvaihtoehtojen avulla voit sovittaa ohjelmiston prosesseihisi. Tämä on tärkeää, koska jokainen tiimi toimii eri tavalla. Etsi ohjelmisto, jonka koontinäyttöjä, työnkulkuja ja ilmoituksia voi mukauttaa.
Kysy esittelyn aikana, kuinka helppoa näiden muutosten tekeminen on ja kuinka työkalu voidaan mukauttaa ainutlaatuiseen työnkulkuusi ilman laajaa tukea.
8. Automaatio-ominaisuudet
Automaatio-ominaisuudet säästävät aikaa toistuvissa tehtävissä, kuten työvuorojen suunnittelussa ja palkanmaksussa. Ne vapauttavat tiimisi keskittymään strategisempaan työhön. Etsi ohjelmisto, joka tarjoaa automaatiota tiimillesi aikaa vievillä osa-alueilla.
Testaa kokeilujakson aikana automaatio-ominaisuuksia määrittämällä muutama prosessi. Kysy, kuinka ohjelmisto päivittää työvuorot tai käsittelee palkanmaksun automaattisesti.
9. Mobiili- tai monipaikkatuki
Mobiili- tai monipaikkatuki on välttämätön, jos tiimisi työskentelee etänä tai eri toimipaikoissa. Tämä on myös keskeinen mobiilin työvoimanhallintaohjelmiston etu, joka varmistaa, että kaikki voivat käyttää ohjelmistoa sijainnistaan riippumatta.
Tarkista, onko ohjelmistolla mobiilisovellus tai verkkokäyttömahdollisuus. Testaa esittelyn aikana sovelluksen toiminnallisuus ja helppokäyttöisyys. Varmista, että se tukee kaikkia ominaisuuksia, joita tiimisi tarvitsee liikkeellä ollessaan.
Työvoimanhallintaohjelmiston valinta: 5-vaiheinen viitekehys
Valitessasi oikeaa työvoimanhallintaohjelmistoa keskity sovittamaan työkalu tiimisi erityistarpeisiin ja tavoitteisiin. Aseta etusijalle ominaisuudet, jotka parantavat tehokkuutta ja sopivat saumattomasti nykyisiin prosesseihisi. Tämä vaiheittainen opas auttaa sinua valinnassa:
Vaihe 1: Tunnista tarpeesi
Aloita määrittelemällä tiimisi tarpeet varmistaaksesi, että valitsemasi ohjelmisto vastaa tavoitteitasi ja haasteitasi:
Kerää sidosryhmien näkemykset
Ota mukaan keskeiset sidosryhmät, kuten HR, palkanlaskenta, taloushallinto, IT ja johto, jotta saat monipuolisia näkemyksiä.
Järjestä kohderyhmäkeskusteluja tai lähetä kyselyitä ymmärtääksesi heidän prioriteettejaan ja haasteitaan. Tämä yhteistyöhön perustuva lähestymistapa varmistaa, että ohjelmisto vastaa kaikkien tarpeita ja ehkäisee tulevia ristiriitoja.
Esimerkiksi HR saattaa tarvita parempia työvuorosuunnittelun ominaisuuksia, kun taas IT voi keskittyä turvallisuuteen.
Luettele ja priorisoi kipukohdat
Tunnista ja luettele nykyisen järjestelmäsi kipukohdat tai esteet. Priorisoi nämä ongelmat niiden tehokkuuteen ja työntekijöiden tyytyväisyyteen kohdistuvan vaikutuksen perusteella.
Jos esimerkiksi aikataulutusvirheitä esiintyy usein, priorisoi ohjelmisto, jossa on monipuoliset aikataulutustyökalut. Näiden kipukohtien käsitteleminen ensin tuottaa tiimillesi välitöntä hyötyä.
Varmista yhdenmukaisuus sisäisten käytäntöjen kanssa
Varmista, että ohjelmistovalintasi on yhdenmukainen sisäisten käytäntöjen, toimittajamieltymysten, turvallisuusprotokollien ja sääntelytavoitteiden kanssa. Tarkista, tukeeko ohjelmisto asiaankuuluvien säädösten noudattamista. Tämä yhdenmukaisuus auttaa välttämään oikeudellisia ongelmia ja varmistaa sujuvan käyttöönoton.
Jos yrityksesi esimerkiksi asettaa tietoturvan etusijalle, keskity ohjelmistoon, jossa on vahvat salausprotokollat.
Erota välttämättömät ominaisuudet
Erota välttämättömät ominaisuudet hyödyllisistä mutta ei välttämättömistä ominaisuuksista, jotta voit keskittyä siihen, mikä todella on tärkeää. Välttämättömiin ominaisuuksiin voivat kuulua työajan seuranta ja raportointi, kun taas hyödyllisiä mutta ei välttämättömiä ominaisuuksia voisivat olla mukautettavat koontinäytöt.
Tämä erottelu auttaa tehostamaan arviointiprosessia ja pysymään budjetissa.
Esitä nämä kysymykset:
- Mitä valituksia tai esteitä esiintyy useimmin?
- Mitä tarpeita ei tällä hetkellä täytetä?
- Mitkä ominaisuudet ratkaisisivat kolme merkittävintä kipukohtaasi?
- Millaista sijoitetun pääoman tuottoa odotat tältä investoinnilta?
- Miten ohjelmisto on yhdenmukainen turvallisuusprotokolliemme kanssa?
Vaihe 2: Tutki työvoimanhallintaohjelmistojen toimittajia
Perehdy toimittajien tutkimiseen, jotta voit vertailla ja arvioida työvoimanhallintaohjelmistovaihtoehtoja tehokkaasti:
Tee toimittajakartoituksia
Aloita tutustumalla arvostelusivustoihin, ranking-listoihin ja tapaustutkimuksiin saadaksesi käsityksen saatavilla olevista vaihtoehdoista. Etsi toimittajia, joilla on myönteisiä arvosteluja ja näyttöä menestyksestä. Tämä alustava kartoitus auttaa tunnistamaan mahdolliset vaihtoehdot ilman, että vaihtoehtojen määrä käy ylivoimaiseksi.
Kiinnitä huomiota toistuviin kehuihin tai valituksiin luotettavuuden arvioimiseksi. Voit jopa käyttää ChatGPT:n kaltaista työkalua niiden tiivistämiseen.
Vertaile työkaluja
Vertaile työkaluja esimerkiksi yrityksen koon, integraatioiden ja ulkoistus- tai sisäisten toimintamallien perusteella. Varmista, että ohjelmisto sopii tiimisi kokoon ja teknologia-arkkitehtuuriin.
Pieni yritys saattaa esimerkiksi tarvita yksinkertaisemman työkalun, kun taas suurempi yritys voi tarvita laajoja integraatioita. Tämä vertailu rajaa vaihtoehtosi niihin, jotka vastaavat tarpeitasi.
Tunnista keskeiset erottautumistekijät
Tunnista keskeiset erottautumistekijät, kuten käyttöönottotuki, käyttäjäkokemus ja joustavuus erityisiin käyttötapauksiin. Jotkin toimittajat saattavat tarjota henkilökohtaista käyttöönoton ohjausta, kun taas toiset loistavat helppokäyttöisillä käyttöliittymillä.
Valitse toimittajia, jotka vastaavat tiimisi prioriteetteja. Jos esimerkiksi tarvitset vahvaa käyttöönottotukea, priorisoi toimittajat, jotka tarjoavat kohdennettua käyttöönottoapua.
Dokumentoi havainnot
Dokumentoi havaintosi pysyäksesi selvillä siitä, mitä kukin toimittaja tarjoaa, ja laadi vertailutaulukko havainnollistamaan ominaisuuksien, hinnoittelun ja tuen eroja.
Tämä dokumentaatio on korvaamaton apu lopullista päätöstä tehdessä, sillä se auttaa muistamaan, mikä kussakin toimittajassa erottui edukseen, ja helpottaa keskusteluja tiimisi kanssa.
Esitä nämä kysymykset:
- Mitä kukin työkalu tekee parhaiten?
- Sopiiko se tiimisi kokoon, budjettiin ja teknologiapinoon?
- Millaista tukea ja dokumentaatiota on saatavilla?
- Miten käyttökokemus vertautuu eri toimittajien välillä?
- Onko erityisiin käyttötapauksiin saatavilla joustavia vaihtoehtoja?
Harkitsemisen arvoiset työvoimanhallintaohjelmistot
Tässä on luetteloni kymmenestä parhaasta saatavilla olevasta työvoimanhallintaohjelmistosta, joka auttaa sinua pääsemään alkuun haussa:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vaihe 3: Laadi työvoimanhallintaohjelmistojen ehdokaslista ja ota yhteyttä
Rajaa toimittajavaihtoehtojasi ja ala olla yhteydessä mahdollisiin kumppaneihin löytääksesi parhaiten sopivan vaihtoehdon:
Laadi toimittajien ehdokaslista
Luo tutkimuksesi perusteella 2–4 toimittajan ehdokaslista. Valitse mukaan toimittajat, jotka vastaavat parhaiten tarpeitasi. Vaihtoehtojen rajaaminen auttaa keskittämään ponnistelusi lupaavimpien ehdokkaiden arviointiin.
Tämä vaihe säästää aikaa ja varmistaa, että olet yhteydessä vain toimittajiin, jotka voivat aidosti vastata tarpeisiisi.
Lähetä RFI tai RFP
Harkitse työvoimanhallintaohjelmistoa koskevan RFP:n tai RFI:n lähettämistä saadaksesi toimittajilta yksityiskohtaisia tietoja. Näin ymmärrät paremmin heidän tarjontaansa ja sitä, miten se vastaa vaatimuksiasi.
Hyödynnä tätä prosessia epäselvyyksien selvittämiseen ja pyydä tarkkoja tietoja ominaisuuksista, hinnoittelusta ja tuesta. Se on erityisen hyödyllinen monimutkaisten tarpeiden yhteydessä tai silloin, kun sinun on vertailtava samankaltaisia toimittajia.
Varaa esittelyt
Varaa esittelyt ehdokaslistalle valituilta toimittajilta ja valmistele kohdennetut kysymykset. Hyödynnä tämä tilaisuus nähdäksesi ohjelmiston käytännössä ja arvioidaksesi sen käyttökokemusta.
Kysy esittelyjen aikana tiimillesi tärkeimmistä ominaisuuksista ja pyydä näkemään tarpeisiisi liittyviä työnkulkuja. Tämä käytännön kokemus auttaa arvioimaan, onko ohjelmisto intuitiivinen ja vastaako se odotuksiasi.
Käytä yhdenmukaisia kriteerejä
Sovella kaikkiin toimittajiin yhdenmukaisia arviointikriteerejä varmistaaksesi reilun vertailun. Laadi tarkistuslista pakollisista ominaisuuksista, tukivaihtoehdoista ja hinnoittelutiedoista. Yhdenmukaisuus auttaa punnitsemaan objektiivisesti, miten kukin toimittaja vastaa prioriteettejasi. Se myös helpottaa keskusteluja tiimisi kanssa, kun käytte läpi kutakin vaihtoehtoa.
Esitä nämä kysymykset:
- Voitteko esitellä todellisen asiakastarinan, joka vastaa tilannettamme?
- Millaista tukea tai käyttöönottoresursseja tarjoatte?
- Mitkä ominaisuudet edellyttävät päivitystä?
- Miten ohjelmistonne integroituu nykyisiin työkaluihimme?
- Mikä on tyypillinen käyttöönottoaikanne?
Vaihe 4: Laadi liiketoimintaperustelu
Muunna toimittajia koskeva tutkimuksesi vakuuttavaksi liiketoimintaperusteluksi, jota johtoryhmäsi kannattaa:
Tiivistä ongelmakohdat
Aloita tiivistämällä tiimisi kohtaamat ongelmakohdat ja uuden ohjelmiston käyttöönoton odotetut tulokset. Kuvaa selkeästi, miten ohjelmisto ratkaisee nämä ongelmat. Jos esimerkiksi aikataulutusvirheet ovat yleisiä, kerro, miten automatisoitu aikataulutus voi vähentää virheitä ja säästää aikaa. Näiden seikkojen korostaminen osoittaa konkreettisesti työvoimanhallintaohjelmiston hyödyt.
Esitä kustannusarviot
Etsi ja esitä suuntaa-antavat kustannusarviot ja käyttöönoton aikataulut, jotta taloudellisesta tilanteesta saadaan selkeä kokonaiskuva. Näiden tietojen esittäminen auttaa johtoa ymmärtämään hankkeeseen liittyvän taloudellisen sitoumuksen ja aikataulun.
Esitä sijoitetun pääoman tuotto
Esitä sijoitetun pääoman tuotto, tehokkuushyödyt sekä toimettomuuden taloudelliset ja toiminnalliset riskit. Selitä, miten ohjelmisto voi parantaa tuottavuutta ja vähentää kustannuksia ajan mittaan. Esimerkiksi nopeampi perehdytys voi lyhentää uusien työntekijöiden tuottavuuden saavuttamiseen kuluvaa aikaa. Korosta nykytilan ylläpitämiseen liittyviä riskejä, kuten jatkuvaa tehottomuutta tai vaatimustenmukaisuusongelmia, jotta muutoksen tarve tulee selväksi.
Esitä nämä kysymykset:
- Minkä liiketoimintaongelman tämä ratkaisee?
- Mitä riskejä toimettomuuteen liittyy?
- Mitä taloudellisia ja toiminnallisia hyötyjä tästä saadaan?
- Kuinka pian voimme odottaa näkevämme tuloksia?
- Mitä mittareita käytämme onnistumisen mittaamiseen?
Vaihe 5: Ota työvoimanhallintaohjelmisto käyttöön ja perehdytä käyttäjät
Suunnittele sujuva käyttöönottoprosessi, kun olet valinnut työvoimanhallintaohjelmiston toimittajan:
Viestintä käyttöönoton suunnitelmasta
Viestitä käyttöönoton suunnitelmasta selkeästi kaikille käyttäjille, jotta kaikki tietävät, mitä odottaa. Jaa tärkeät päivämäärät, koulutustilaisuudet ja prosessien muutokset. Hyödynnä sähköposteja, kokouksia ja sisäisen viestinnän työkaluja pitääksesi kaikki ajan tasalla (lue lisää sisäisen viestinnän työkalujen hyödyistä täällä). Avoimuus auttaa hallitsemaan odotuksia ja vähentää muutosvastarintaa.
Nimeä sisäiset vastuuhenkilöt
Nimeä sisäiset vastuuhenkilöt ja yhteyshenkilöt valvomaan käyttöönottoa. Määritä tiimin jäsenet vastaamaan eri osa-alueista, kuten koulutuksesta tai teknisestä tuesta. Tämä varmistaa vastuunjaon ja tarjoaa käyttäjille henkilön, jolta he voivat kysyä neuvoa. Selkeä vastuunjako auttaa sujuvoittamaan prosessia ja ehkäisemään pullonkauloja.
Varmista koulutuksen suorittaminen
Varmista, että tiimit suorittavat koulutuksen ja ottavat työkalun yhdenmukaisesti käyttöön. Järjestä pakollisia koulutustilaisuuksia ja seuraa osallistumista. Tarjoa jatkuvaa tukea varten lisämateriaaleja, kuten oppaita tai video-ohjeita. Yhdenmukainen koulutus varmistaa, että kaikki osaavat käyttää ohjelmistoa tehokkaasti ja että investoinnista saadaan mahdollisimman suuri hyöty.
Luo palautesilmukoita
Luo käyttöönoton aikana palautesilmukoita käyttäjien näkemysten keräämiseksi ja ongelmien ratkaisemiseksi. Kannusta tiimejä jakamaan kokemuksiaan ja kohtaamiaan haasteita. Hyödynnä toimittajan resursseja, kuten tukitiimejä tai käyttäjäfoorumeita, ongelmien nopeaan ratkaisemiseen. Säännöllinen palaute auttaa tekemään tarvittavia muutoksia ja parantamaan käyttäjätyytyväisyyttä.
Esitä nämä kysymykset:
- Mikä on muutoksenhallintasuunnitelma?
- Kuka vastaa käyttöönotosta?
- Miten seuraatte varhaista onnistumista?
- Mitä koulutusmateriaaleja on saatavilla?
- Miten keräätte käyttäjäpalautetta?
Mitä seuraavaksi:
Jos parhaillaan tutkit työvoimanhallintaohjelmistoja, ota yhteyttä SoftwareSelect-neuvonantajaan saadaksesi maksuttomia suosituksia.
Täytät lomakkeen ja käyt lyhyen keskustelun, jossa perehdytään tarpeidesi yksityiskohtiin. Sen jälkeen saat tarkasteltavaksesi ohjelmistojen esivalikoiman. He tukevat sinua jopa koko ostoprosessin ajan, myös hintaneuvotteluissa.
