Le guide d’un expert pour mener de meilleures évaluations des performances + modèle

Comment se préparer à un entretien d’évaluation

Se préparer à mener un entretien d’évaluation n’est pas une tâche à prendre à la légère, et ce n’est certainement pas quelque chose à faire la veille au soir de l’entretien !

Les entretiens d’évaluation demandent du temps pour être préparés. Si vous vous précipitez, vos collaborateurs le remarqueront. 

Petite demande : répondez à notre enquête d’une minute pour nous dire ce que vous pensez vraiment de l’utilisation d’agents d’IA dans les entretiens d’évaluation, les promotions et le coaching. Votre contribution nous aide à mieux comprendre les véritables difficultés auxquelles les équipes RH sont confrontées avec l’IA dans la gestion des performances.

Étape 1 : réfléchissez aux performances de votre équipe et de votre collaborateur

La première étape de la préparation d’un entretien d’évaluation consiste à réfléchir aux performances de la personne concernée, ainsi qu’à celles de l’équipe.

Réfléchissez à ce qui s’est passé de manière positive, neutre ou négative. Que s’est-il passé indépendamment de la volonté de l’équipe ou de la personne ? Quelle est la contribution de cette personne à l’équipe ? Réfléchir à ces points est une excellente façon de commencer.

Un autre élément à prendre en compte est votre propre perception. Si vous ne travaillez pas au quotidien avec cette personne, qui le fait et qui pourrait vous renseigner sur ses performances récentes au sein de l’équipe ?

En particulier lorsque je gère des employés très autonomes, recueillir les retours de leurs collègues peut être extrêmement utile pour mener des entretiens d’évaluation justes, précis et pertinents.

Souvent, un processus de feedback à 360 degrés est utilisé, mais celui-ci peut prendre beaucoup de temps. Vous pouvez rapidement recueillir les retours de vos collègues sur les performances de votre collaborateur à l’aide de Google Forms ou de Microsoft Forms.

Lorsque je réfléchis aux performances d’une personne en vue d’un entretien, je rédige souvent les consignes ou les questions d’évaluation définies par mon entreprise. J’utilise ensuite des puces pour relever quelques éléments concernant chaque employé sous chaque consigne.

En somme, je réalise une version abrégée de l’entretien d’évaluation, que je développerai ensuite dans mon compte rendu afin d’y inclure des exemples et des recommandations pour l’avenir.

Author's Tip

 

La personne dont vous évaluez les performances tirera également profit d’une réflexion sur ses performances et ses contributions dans le cadre de son poste. De nombreux processus formels d’entretien d’évaluation commencent par une auto-évaluation de l’employé. Cette étape permet de favoriser une conversation en direct plus ciblée et plus productive sur les performances.

Étape 2 : rédigez vos retours et reliez-les aux attentes liées au poste 

Une fois que vous avez rassemblé vos réflexions, les retours nécessaires de vos collègues et établi votre plan, vous êtes prêt à rédiger le compte rendu.

La rédaction du compte rendu est l’une des parties les plus importantes de l’entretien.

On peut même considérer que cette étape est plus importante que la conversation en direct, en particulier lorsque vous donnez des retours destinés à favoriser le développement de la personne et que vous attendez d’elle qu’elle modifie son comportement à la suite de la réunion.

Le compte rendu écrit est un document que les personnes pourront consulter ultérieurement pour revoir leurs retours. Il s’agit également d’un document officiel présentant les performances et les retours sur les performances d’un employé donné.

Les comptes rendus d’entretiens d’évaluation (la partie écrite) doivent toujours inclure des énoncés sur les performances, des comparaisons avec les attentes ou les comportements attendus, des exemples détaillés de bonnes ou de mauvaises performances, ainsi que l’impact de ces performances sur les autres.

Les KPI et les indicateurs sont d’excellents outils de mesure à utiliser pour évaluer les performances, identifier les possibilités d’amélioration et définir les objectifs de performance à venir.

Par exemple, si une personne travaille dans la vente, vous pouvez évaluer la qualité de son travail et son sens des responsabilités en indiquant dans quelle mesure elle a réussi à atteindre les objectifs et les indicateurs fixés. De même que les objectifs doivent être mesurables, les performances doivent l’être également.*

Exemple de compte rendu

« Brent continue d’éprouver des difficultés à prêter attention aux détails, notamment lorsqu’il configure notre système de gestion de l’apprentissage. Le fait que Brent omette des détails, comme l’inscription aux cours, a pour conséquence que les employés ne sont pas affectés aux cours qu’ils doivent suivre. Lorsque les personnes ne sont pas affectées aux bons cours, comme la formation à la conformité, cela signifie que nous ne sommes pas en conformité en tant qu’entreprise, car nous n’avons pas efficacement facilité la formation à la conformité requise. »

En plus de présenter un récit avec des exemples concrets et mesurables, vous devez également, en tant qu’évaluateur et responsable, être prêt à décrire comment vous aiderez la personne à améliorer ses compétences ou à adopter le comportement souhaité.

Oui, les récits d’évaluation des performances peuvent être longs, mais, d’après mon expérience, un récit plus long et plus approfondi est le plus utile lorsqu’il s’agit d’aider les employés à comprendre leurs performances et de documenter celles-ci sur le long terme.

*Article utile pour la définition des objectifs : Mettre les organisations sur la voie du succès grâce à la méthode des objectifs en cascade

Étape 3 : Se préparer à mener l’évaluation des performances

Une fois que vous avez rassemblé vos réflexions et tout commentaire supplémentaire, réfléchi aux performances de la personne et rédigé le récit, vous êtes maintenant prêt à vous préparer à mener l’évaluation des performances.

Si vous vous préparez à avoir une conversation difficile, élaborez un plan pour lancer la discussion et réfléchissez à quelques questions que le membre de l’équipe pourrait avoir au départ. Soyez prêt à aborder chaque point avec des exemples concrets.

Personnellement, j’aime commencer sur une note positive, mettre en avant les bonnes contributions de la personne à l’équipe au cours de la période évaluée, puis aborder les critiques constructives et les possibilités d’évolution, ainsi que ce que je prévois de faire pour accompagner l’employé dans son parcours. 

Conseil de pro : j’aime souvent envoyer mon récit au membre de l’équipe juste avant de rejoindre la conversation en direct. Je préfère qu’il en fasse de même, mais pas avant que j’aie rédigé mon récit.

Cette méthode de rédaction des évaluations des performances est appelée une évaluation en double aveugle. Je trouve que cette méthode aide chaque personne à faire son propre travail (rien de ces absurdités consistant à reprendre l’autoévaluation de l’employé dans l’évaluation du responsable) et à participer à la conversation avec des réflexions pertinentes.

Comment mener une évaluation des performances

Vous avez effectué la préparation, la réflexion, la collecte des commentaires et la rédaction du récit. Vient maintenant la partie la plus importante : la conversation.

C’est à ce moment que l’évaluation des performances cesse d’être une simple formalité pour devenir quelque chose d’utile. La conversation en direct vous donne, à vous et au membre de votre équipe, l’occasion de vous aligner, de vous ajuster et de vous réengager autour du travail et de la suite. 

Mais ne vous attendez pas à suivre votre script à 100 %. 

Les meilleures conversations naissent souvent de l’inattendu. Lorsqu’un employé évoque quelque chose de surprenant, voire quelque chose qui semble hors sujet, ce n’est pas une distraction. C’est un éclairage.

Lorsque cela se produit, votre rôle est d’écouter, de rester curieux et de maintenir une conversation productive et humaine. Voici comment mener l’évaluation de manière à lui donner toute son importance.

1. Adopter le bon ton

Commencez par cadrer la conversation. Vous voulez indiquer clairement qu’il ne s’agit pas d’un verdict sur les performances, mais d’un moment partagé pour réfléchir et planifier. Créer ce climat de sécurité dès le départ peut atténuer toute tension et ouvrir la voie à un dialogue honnête.

Exemple : « Je vous remercie de consacrer du temps à cet échange aujourd’hui. Mon objectif est de passer en revue les commentaires que j’ai préparés, mais, tout aussi important, je veux entendre comment vous avez vécu votre travail et où vous voyez des possibilités d’évolution. »

Adopter ce ton dès le début instaure une sécurité psychologique et fait savoir à votre membre d’équipe que la conversation est pour lui et qu’elle se déroule avec lui, et qu’elle ne porte pas seulement sur lui.

2. Revenir sur les objectifs et les attentes

Avant de passer aux commentaires, réalignez les attentes en revoyant les objectifs et les attentes initiaux pour la période évaluée. 

Sortez la documentation relative aux objectifs, aux cibles ou à ce que l’employé avait dit qu’il ferait, puis vérifiez rapidement et objectivement l’achèvement de ces éléments dans le délai qui leur était imparti. 

Cela aide à réancrer la conversation dans ce qui avait été convenu et donne à chacun de vous un point de référence commun pour évaluer les performances.

Si les priorités ont changé en cours de cycle, reconnaissez-le. Si les attentes n’étaient pas claires, assumez-le également. Ancrer la conversation dans son contexte permet de la garder équitable et ciblée.

3. Communiquer clairement vos commentaires

Il est maintenant temps de présenter vos commentaires de manière directe, réfléchie et étayée par des éléments précis. 

Commencez par ce qui fonctionne bien : soulignez les réussites, les points forts et les tendances positives que vous avez observés, puis passez aux possibilités d’évolution. 

Utilisez des exemples concrets pour illustrer vos points et soyez clair quant à leur impact. Des modèles comme Situation–Comportement–Impact (SBI) peuvent aider à structurer votre message.

Lorsque vous exposez vos observations, concentrez-vous sur les comportements et les résultats, et non sur les suppositions ou les impressions. Cela aide le membre de l’équipe à comprendre non seulement ce que vous avez remarqué, mais aussi pourquoi cela compte.

Gardez à l’esprit que chacun reçoit les commentaires différemment. Certaines personnes acquiesceront ; d’autres auront besoin de temps pour réfléchir. Laissez de l’espace en faisant une pause et en leur demandant leur point de vue :

• « Est-ce que cela correspond à la façon dont vous l’avez vécu ? »
• « Y a-t-il quelque chose que vous ajouteriez ou que vous voyez différemment ? »

Si, pendant que vous partagez vos commentaires, la personne vous fait part de quelque chose d’inattendu ou si sa version des faits remet en question ce que vous aviez supposé, restez ouvert et laissez-la expliquer son point de vue sans l’interrompre. 

Vous n’avez pas besoin de résoudre chaque détail sur le moment. Reconnaissez ce qui a été dit et faites-lui savoir que vous en tiendrez compte :

« Merci de me l’avoir expliqué. Je n’avais pas ce contexte et je veux réfléchir à la manière dont il s’inscrit dans une perspective plus large. »

Le but n’est pas de « gagner » la conversation. Il s’agit de construire une compréhension commune. 

4. Invitez la personne à partager son point de vue

Une fois que vous avez partagé vos commentaires et éventuellement obtenu davantage d’informations sur la façon dont votre collaborateur a vécu la situation, passez pleinement en mode écoute et invitez le membre de l’équipe à réfléchir à son expérience dans son rôle. 

Il ne s’agit pas seulement d’une simple courtoisie envers le collaborateur : écouter son point de vue permet de comprendre ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et le soutien dont il pourrait avoir besoin pour continuer à progresser.

Posez des questions ouvertes comme :

• « De quoi êtes-vous le plus fier ce trimestre ? »
• « Quel a été votre plus grand défi ? »
• « Selon vous, qu’est-ce qui vous a aidé à réussir (ou vous a freiné) ? »

Laissez la personne parler sans l’interrompre. Même si son point de vue ne correspond pas entièrement au vôtre, l’écouter contribue à instaurer la confiance et à faire émerger des éléments que vous avez peut-être négligés. 

Lorsqu’elle se livre, reconnaissez les efforts et la vulnérabilité nécessaires pour être honnête et ouvert, et concentrez-vous sur le développement plutôt que sur le fait d’avoir raison ou de « corriger » son point de vue. 

5. Discutez du développement et des objectifs de carrière

Prenez ensuite du recul. Dans quelle direction la personne souhaite-t-elle progresser ? Qu’est-ce qui l’enthousiasme en ce moment ? Utilisez cette partie de la conversation pour définir les objectifs à venir ou les occasions de relever de nouveaux défis.

Il ne devrait pas s’agir de combler des lacunes ou de changer les personnes. Il s’agit de s’appuyer sur les points forts, de développer les compétences et d’aligner le développement sur l’évolution de l’entreprise. 

Soyez honnête quant à ce qui est possible, mais faites également preuve de générosité dans le soutien, l’accompagnement, la visibilité ou les mises en relation que vous proposez.

Rendez ensuite les choses concrètes. Dans la mesure du possible, reliez les objectifs de la personne à de véritables occasions professionnelles, comme des projets stimulants ou de nouveaux besoins de l’équipe, afin que la conversation paraisse pertinente et ancrée dans la réalité. 

6. Définissez clairement les prochaines étapes

À la fin de l’entretien, résumez les points clés et les accords conclus afin que vous repartiez tous deux avec une vision commune et une compréhension de ce qui va se passer ensuite. 

Transformez les commentaires généraux en objectifs concrets ou en actions de développement assortis d’échéances et de critères de réussite clairs, en veillant à les relier autant que possible aux priorités de l’équipe ou de l’entreprise.

Si cela implique de mettre votre collaborateur en relation avec quelqu’un d’autre pour un accompagnement ou de l’intégrer à un nouveau projet enthousiasmant, lancez immédiatement le processus. 

Veillez également à établir une fréquence pour les points de suivi ou les échanges informels, afin que l’entretien marque le début d’une conversation continue et non un événement ponctuel.

7. Terminez sur une note positive

Conclure l’entretien par une appréciation sincère renforce la valeur du collaborateur et l’aide à quitter la conversation avec le sentiment d’être motivé et respecté.

Terminez par quelque chose de sincère et de précis. Faites-lui savoir ce que vous appréciez dans son travail, non pas par formalité, mais comme reflet de sa contribution. Il peut s’agir d’une compétence qu’il a approfondie, d’un projet qu’il a mené ou de la manière dont il contribue à la vie de l’équipe.

Exemple : « J’apprécie vraiment la stabilité que vous avez apportée cette année. Cela a aidé l’équipe à rester concentrée lors de changements difficiles, et je vois chaque semaine l’impact de votre travail. Je me réjouis de collaborer avec vous sur nos prochains projets. »

Terminer sur une note optimiste quant à sa progression future et à votre engagement à l’accompagner renforce la confiance, améliore le moral et donne une orientation positive à la prochaine étape de son développement.

Cela aide le membre de votre équipe à quitter l’entretien en se tournant vers l’avenir plutôt qu’en restant tourné vers le passé.

Enfin, laissez toujours la porte ouverte à un suivi. Une excellente conversation d’évaluation ne met pas fin au cycle de retours. Au contraire, elle donne le ton de la manière dont vous travaillerez ensemble au cours des mois à venir.

Bonnes pratiques en matière d’évaluations des performances

Voici quelques bonnes pratiques en matière d’évaluations des performances pour vous aider à tirer le meilleur parti de ce temps précieux. 

Évitez les conversations à sens unique

Lorsqu’il s’agit de mener concrètement une évaluation des performances, il est facile de penser qu’il s’agira d’une conversation à sens unique, durant laquelle vous, en tant que responsable, expliquerez à votre collaborateur comment il se comporte.

C’est précisément le comportement que vous devez éviter ! Une conversation d’évaluation des performances doit être un échange à double sens.

Lorsqu’un collaborateur parle de ses performances, il apprend et comprend beaucoup mieux les retours réflexifs que si vous vous contentez de les lui donner (ou de les lui lire).

Un système de gestion des performances efficace exige des conversations au cours desquelles vous partagez tous les deux vos réflexions et recueillez les commentaires du collaborateur ou de la personne évaluée.

En fournissant des retours constructifs et en ayant une conversation ouverte, le processus d’évaluation permettra d’obtenir des informations plus approfondies des deux côtés, ce qui entraînera de meilleures performances au fil du temps.

L’honnêteté est la meilleure des politiques

L’une des pires choses que vous puissiez faire lors d’un entretien d’évaluation des performances est de tourner autour du pot. Cela ne vaut pas seulement pour le jour de l’évaluation, mais pour chaque jour, car les retours doivent être continus, opportuns, précis et exploitables. 

Il est facile que des obstacles s’installent entre les responsables et un collaborateur en matière de communication et de transparence. C’est dans la nature humaine et cela nécessite souvent un effort conscient pour y remédier.

L’une des meilleures façons de faire preuve d’honnêteté lors d’une évaluation des performances consiste à réfléchir à ce que vous savez du collaborateur et à la manière dont vous pensez qu’il souhaiterait recevoir des retours. C’est une variante de la règle d’or : traitez les autres comme ils aimeraient être traités. 

Certaines personnes préféreront peut-être que vous soyez plus direct, tandis que d’autres auront besoin que vous les ménagiez davantage. Nous sommes tous différents sur ce point.

Si vous avez toujours du mal à faire preuve d’honnêteté, un conseil consiste à prendre du recul et à examiner votre communication ainsi que vos autres compétences comportementales.

Quoi que vous fassiez, veillez toujours à terminer sur une note positive, axée sur les possibilités. Vous voulez que le collaborateur quitte la conversation en se sentant inspiré et apprécié, avec une feuille de route claire indiquant les domaines dans lesquels il peut s’améliorer.

Fournissez des retours détaillés

Lorsque vous donnez des retours, vous ne devez pas rester vague. Vous ne devez pas vous contenter de généralités ni parler uniquement par analogies. Vous avez besoin de détails et d’exemples concrets, en particulier lorsque vous soulignez des possibilités d’amélioration.

Il y a peut-être quelque chose que le collaborateur a fait sur un projet le mois dernier et que vous souhaitez évoquer ; peut-être a-t-il remis un projet dans les délais ou contribué à ce que certaines tâches prennent du retard.

Soyez précis lorsque vous expliquez un exemple de performance et veillez à souligner l’impact d’une bonne ou d’une moins bonne performance. En étant précis et en mettant en évidence les effets des comportements, vous aidez la personne qui reçoit l’information à comprendre en quoi ses actions ont un impact sur les autres.

Plus vous pouvez fournir d’exemples concrets pour étayer vos retours, mieux c’est. Je sais qu’il peut être difficile de trouver des exemples lorsque les évaluations ne sont pas très fréquentes.

C’est pourquoi il est préférable de mener des évaluations des performances plus fréquemment, par exemple tous les mois ou tous les trimestres, avec une période d’évaluation proche du moment où l’évaluation est communiquée. Vous pourrez ainsi utiliser des exemples alors qu’ils sont encore frais et que les détails restent clairs.

Prenez votre temps et écoutez activement

Lorsque vous menez l’évaluation, présentez vos retours et observez les réactions : le langage corporel, le ton de la voix et les mots.

Lorsque vous donnez des retours, en particulier des retours négatifs, vous pourriez remarquer que le collaborateur passe en mode de fuite et cesse d’écouter ! 

Vous devez également faire preuve d’empathie envers son point de vue et rester attentif aux éléments intéressants qu’il pourrait soulever pendant l’évaluation.

Ne passez pas rapidement sur les possibilités d’amélioration ; prenez le temps de revoir l’ensemble des retours et de discuter des moyens d’y répondre, notamment de ce que vous pouvez faire en tant que responsable pour contribuer à son développement.

Faites preuve d’empathie

Tenez compte de l’environnement et de la réalité de la personne à laquelle vous donnez des retours. Vous ne savez jamais ce qui se passe dans la vie de quelqu’un et, souvent, les gens ne nous parlent pas des choses les plus importantes et les plus marquantes qui se déroulent. 

Faites preuve d’empathie, ne présumez pas que vous savez tout ce qui se passe et faites preuve d’indulgence envers vos collaborateurs. 

Utilisez les outils disponibles

De nombreux outils sont disponibles pour vous aider à mener les évaluations de performance. Pourquoi ne pas les utiliser ? Ils contribuent à faciliter la vie de tout le monde.

L’outil que vous choisirez dépendra de votre organisation, de votre style de travail et de votre manière de mener les évaluations de performance.

L’une de mes fonctionnalités préférées des logiciels d’évaluation de performance est la possibilité de documenter le suivi en même temps que l’évaluation elle-même, afin que vous-même ou un futur responsable puissiez revenir sur les commentaires, les notes de la conversation et le suivi convenu. 

En tant que responsable d’équipe sur le long terme, ces outils de réflexion sont également très utiles pour voir le chemin parcouru par vos collaborateurs dans leur développement.

Habituez-vous à donner continuellement des retours, positifs comme négatifs

Si vous gérez une équipe, l’une de vos principales responsabilités consiste à fournir en continu des retours pertinents et détaillés, positifs comme négatifs. Donner régulièrement des retours est une compétence essentielle du management. 

Concentrez vos retours sur les comportements, les impacts et les résultats des collaborateurs, et réfléchissez à votre rôle et à votre responsabilité dans le développement de vos équipes.

Ne conservez pas les retours négatifs au fil du temps et n’attendez pas le prochain cycle d’évaluation pour donner votre avis, en particulier lorsqu’il est négatif. Les retours, critiques ou remarques liées au développement ne doivent jamais être une surprise lors d’une évaluation de performance.

Perfectionnez votre pratique consistant à donner des retours efficaces, opportuns, précis et axés sur les résultats.

Alignez vos retours sur les attentes liées au poste

Tous les postes et les mesures de performance nécessitent des attentes claires pour être efficaces. 

Rappelez-vous qu’une évaluation de performance vise à comparer la performance de la personne dans son poste aux exigences de celui-ci, et non à ses performances passées ou à celles de ses collègues.

Cette distinction est souvent mal comprise, et des problèmes surviennent lorsque la performance est comparée à autre chose qu’aux attentes claires du poste.

Si le poste que vous évaluez ne dispose pas d’une fiche de poste précisant clairement les responsabilités, les objectifs et les KPI, il est temps de vous atteler à sa rédaction afin que les futures évaluations de performance puissent se fonder sur une évaluation au regard d’attentes professionnelles claires et écrites.

Tenez compte du contexte et de la structure de l’évaluation de performance

Si vous utilisez des échelles ou des notes, veillez à ce qu’elles soient alignées sur les attentes et les normes de l’organisation. 

Évitez d’être le responsable qui « ne donne jamais de cinq » dans une organisation où les autres responsables attribuent la note maximale. 

Souvent, votre équipe des ressources humaines dispose de statistiques sur la proportion de collaborateurs qui reçoivent généralement chaque note. Utilisez ces informations à votre avantage pour comprendre comment la bonne performance est évaluée dans votre organisation.

Conseil de pro : si vous évaluez la performance de personnes qui se considèrent comme des éléments très performants, veillez à ne pas les décourager en leur attribuant une note de performance qui pourrait être considérée comme « arrondie à l’inférieur » ou incomplète. 

Souvent, les personnes qui atteignent les niveaux de performance les plus élevés connaissent très bien les notes de performance et peuvent être découragées si leur note actuelle est inférieure à la précédente, surtout si elles estiment avoir travaillé plus dur que d’habitude récemment. 

Réfléchissez à l’impact des évaluations de performance sur les personnes très performantes et à la manière dont elles sont motivées. Ne laissez pas votre évaluation superficielle de la performance d’un collaborateur performant provoquer un problème de fidélisation (oui, c’est un problème très courant).

Vérifiez vos biais

Envisagez de recueillir des retours auprès de plusieurs sources afin de limiter les biais dans vos évaluations, en particulier si vous ne travaillez pas très étroitement avec vos collaborateurs au quotidien. 

Par exemple, lorsque j’évalue des chefs de projet, je sais que mon opinion en tant que responsable ne correspond pas réellement à ce qui compte ; ce sont plutôt les opinions des personnes qu’ils accompagnent qui sont importantes.

Pour obtenir ces informations, j’envoie des demandes de retour aux principales parties prenantes de chaque chef de projet et je recueille des retours à la fois sur la performance de chaque chef de projet et sur la perception de l’équipe de gestion de projet.

Donnez à vos collaborateurs la possibilité de réfléchir à vos retours

Obtenez davantage de clarté et posez des questions. Souvent, les personnes ont besoin de temps pour assimiler les informations, et elles peuvent tirer parti du temps dont elles disposent pour lire votre évaluation, y réfléchir, puis revenir vers vous avec des questions. 

Lors d'un entretien d'évaluation, laissez la conversation quelque peu ouverte afin d'inviter à poursuivre la discussion et les échanges, et de montrer à votre collaborateur que vous êtes là pour lui et que vous vous engagez à l'aider à progresser sur le plan personnel et professionnel.

Exemples courants d'évaluations de performance

Examinons maintenant quelques formulations d'évaluation que vous pouvez utiliser.

Pour commencer, vous devez définir des catégories et des questions à aborder lors de l'entretien d'évaluation.

Cette liste n'est en aucun cas exhaustive. N'hésitez pas à sélectionner les éléments qui vous conviennent et à en ajouter d'autres, mais, pour commencer, tenez compte des éléments suivants, qui peuvent s'appliquer à presque tous les postes au sein d'une organisation :

1. Points forts
2. Possibilités d'amélioration
3. Résolution de problèmes
4. Communication
5. Travail d'équipe
6. Responsabilité
7. Qualité du travail

Pour chacun de ces éléments, vous pouvez ensuite rédiger des notes d'évaluation précises mettant en évidence des exemples de comportements positifs ou moins souhaitables observés pendant la période d'évaluation. 

Exemple d'évaluation positive de la communication

« Les communications de Moriah sont claires, rapides et exhaustives. Elle excelle à s'assurer que les personnes qui ont besoin de savoir… savent effectivement. Par exemple, lorsque Moriah a dirigé le lancement de la mise à jour de notre nouveau produit, toutes les parties prenantes, les clients, les agents du service client et les commerciaux en ont été informés et ont même eu la possibilité de poser des questions avant le lancement. Moriah évolue dans notre environnement au rythme soutenu tout en conciliant les résultats commerciaux avec la nécessité d'agir de manière appropriée pour nos employés. »

Exemple d'évaluation moins positive de la communication

« Sandra communique efficacement, mais elle ne partage pas systématiquement les détails essentiels des projets avec les parties prenantes, ce qui laisse certaines personnes dans l'ignorance sur des sujets importants. Par exemple, dans le cadre du projet de refonte du site web, Sandra et l'équipe ont décidé de la date de mise en ligne des nouvelles pages, mais Sandra n'a pas dirigé l'équipe pour informer les responsables et le reste du personnel de la prochaine modification du site web. Lorsque celle-ci a été publiée, elle a donc pris de nombreuses personnes, notamment notre PDG et plusieurs responsables commerciaux clés, par surprise. »

Exemple d'évaluation positive de la qualité du travail

« La qualité du travail de Moriah est exceptionnelle. Elle établit une référence absolue en matière de planification, de productivité et d'organisation, au point que d'autres personnes au sein de l'organisation demandent spécifiquement à travailler avec elle, car elles ont confiance en la qualité de son travail et en la constance de ses résultats. Moriah joue un rôle influent et contribue à maintenir des normes de qualité élevées au sein de son équipe et dans les projets auxquels elle participe. Moriah contribue au développement des autres en les formant à ses méthodes et en créant des modèles qui les aident à acquérir des compétences similaires en matière de qualité. »

Exemple d'évaluation moins positive de la qualité du travail

« Sandra est capable de produire un travail de qualité, mais elle ne fournit son meilleur travail que lorsqu'elle travaille directement avec moi, que je vérifie chaque étape intermédiaire et que je m'assure qu'elle s'efforce activement d'achever la tâche. Par exemple, Sandra s'était engagée à fournir une recommandation concernant des modifications à apporter à notre système de formation au cours de ce trimestre. Lorsque je lui ai demandé où en était cet objectif, elle m'a informé qu'elle n'avait pas encore commencé à travailler sur la tâche, dont l'échéance était prévue dans quelques semaines seulement. Sandra s'est mise au travail, mais elle a eu besoin d'un accompagnement direct important de ma part pour mener la tâche à bien, notamment pour effectuer quelques corrections de trajectoire concernant les exigences de conformité et les rapports. Une attention accrue et de meilleures compétences en matière de gestion du temps, de compréhension des exigences de la tâche et d'information des parties prenantes tout au long du processus contribueront à améliorer la qualité du travail de Sandra. »

N'oubliez pas d'être précis. L'utilisation d'exemples concrets pour justifier vos commentaires dans chaque domaine générera des retours bien plus utiles que des formulations vagues comme « cette personne sait travailler en équipe ». Plus vous pourrez étayer vos propos à l'aide d'exemples antérieurs, de KPI et de métriques, meilleurs seront vos résultats.

Modèle d'entretien d'évaluation

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Prochaines étapes pour vos évaluations des performances

En tant que manager, les évaluations des performances comptent parmi les activités les plus déterminantes de votre fonction.

Si vous êtes responsable des ressources humaines, l’un des éléments essentiels de votre fonction consiste à aider les managers à apprendre à fournir des retours efficaces sur les performances et à mener des évaluations qui motivent les employés à donner le meilleur d’eux-mêmes. 

Points clés à retenir

• En tant que manager, vous devez fournir en permanence des retours positifs et négatifs, et chaque retour doit inclure des exemples précis ainsi que l’impact du comportement
• Les évaluations formelles des performances doivent avoir lieu fréquemment, idéalement chaque trimestre ou chaque semestre.
• Chaque fonction doit avoir des attentes claires en matière de performances. Les évaluations des performances doivent être réalisées par rapport aux attentes liées à la fonction, et non aux performances passées d’une personne ou à celles des autres membres de l’équipe.
• Veillez également à ce que chaque employé ait la possibilité de réfléchir à ses performances. 
• Pour préparer l’entretien d’évaluation des performances, consignez sous forme narrative les points forts et les possibilités d’amélioration des performances de la personne.
• Ayez un entretien individuel avec la personne afin d’examiner à la fois son évaluation et vos retours sur ses performances. Tout au long de l’entretien, partagez des exemples précis et des détails concrets concernant les comportements positifs et négatifs, ainsi que leur impact sur l’organisation.
• Après l’entretien d’évaluation des performances, engagez-vous sur les prochaines étapes et assurez un suivi par e-mail ou via l’outil de gestion des performances de votre organisation.
• N’oubliez pas qu’en tant que manager ou évaluateur des performances, vous jouez un rôle essentiel dans la croissance et le développement de chaque employé. Soyez un partenaire, soyez honnête et soyez prêt à voir vos employés atteindre de nouveaux sommets !