10 étapes pour améliorer votre expérience de départ des employés
Le départ d’un employé est toujours une démarche délicate.
Quel que soit le poste occupé par l’employé quittant l’entreprise, sa démission déclenchera une série d’étapes logistiques à effectuer avant son dernier jour.
Dans cet article, je vais vous guider pas à pas à travers le processus de départ d’un employé et vous fournir une liste de vérification que vous pourrez adapter pour votre propre organisation.
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Qu’est-ce que le départ d’un employé ?
Le départ est le processus formel de séparation d’un employé de votre organisation. Dans la plupart des cas, le processus de départ commence lorsqu’un employé remet une lettre de démission. Mais ce n’est pas toujours le cas. Le départ à la retraite peut également initier un processus de départ, tout comme les licenciements ou les mises à pied involontaires.
Je détaillerai chacune de ces étapes ci-dessous, mais les éléments clés d’un processus de départ bien conçu devraient inclure les points suivants :
- Informer les parties prenantes clés des ressources humaines, de l’informatique, des opérations, du service juridique, de la paie et de la direction de haut niveau
- Informer le superviseur direct de l’employé concerné et ses collègues avec discrétion
- Élaborer un plan de transition et réattribuer les responsabilités
- S'assurer que le transfert des connaissances vers les autres membres de l’équipe se déroule sans heurt
- Mener un entretien de départ pour recueillir un retour d’expérience honnête
- Récupérer tout équipement appartenant à l’entreprise
- Désactiver l’accès de l’employé aux ressources et technologies de l’entreprise.
Pourquoi le départ des employés est-il important ?
L’expérience du départ est importante à envisager pour plusieurs raisons clés. Notamment :
- C’est une occasion de recueillir des retours, d’identifier des problèmes potentiels à corriger, de fermer toute faille informatique et de s’assurer qu’il ne reste aucun point en suspens.
- Les employés peuvent clore sereinement leur passage dans l’entreprise, transmettre leurs connaissances au personnel restant et partir dans de bonnes conditions.
- En veillant à ce que les employés sur le départ aient la possibilité de donner leur avis et de faciliter une transition fluide de leurs responsabilités, ils quitteront l’entreprise avec une impression beaucoup plus professionnelle.
- La conséquence de cela est qu'ils seront plus susceptibles de recommander votre entreprise comme un bon lieu de travail.
- Cela permet également de conserver la possibilité de réembaucher des employés boomerang—des employés qui quittent l’entreprise pour aller travailler ailleurs, puis reviennent quelques années plus tard.
Départ vs Intégration
L’intégration et le départ sont deux processus cruciaux du cycle de vie de l’employé, ayant chacun un objectif distinct. Alors que l’intégration vise à incorporer les nouveaux employés dans l’entreprise, le départ formalise la séparation d’un employé avec l’organisation.
Intégration : Accueil et Inclusion
L’intégration est la phase initiale permettant à un nouvel employé de s’intégrer dans l’organisation. Elle vise à aider les nouveaux recrutés à comprendre la culture d’entreprise, à s’aligner sur ses objectifs et à leur fournir les outils et connaissances nécessaires pour occuper leur poste efficacement.
Imaginez un nouveau responsable marketing qui rejoint une entreprise technologique. Lors de son intégration, il reçoit une formation sur les produits de l’entreprise, rencontre les membres de son équipe et se voit présenter les projets en cours.
Il est également accompagné pour découvrir les politiques, valeurs et attentes de l’entreprise.
Départ : Séparation formelle et Transition
Imaginons maintenant un employé qui décide de partir pour une nouvelle opportunité. Pendant le processus de départ, il transmet ses projets, restitue tout le matériel de l’entreprise et partage ses raisons de départ ainsi que ce qui aurait pu le retenir lors de l’entretien de sortie. Ce processus aide l’entreprise à identifier des axes d’amélioration et à garantir un transfert harmonieux des responsabilités.
Le départ vise à maintenir une relation positive avec l’employé sortant et à assurer la conformité et la sécurité.
Ce processus aide également l’entreprise à identifier des moyens de s’améliorer et garantit un transfert de responsabilités sans heurt.
Dites au revoir à vos employés comme il se doit grâce à notre liste de contrôle gratuite pour le départ.
Comment bien gérer le départ d’un employé ?
Suivez ces 10 étapes simples pour vous assurer que votre processus de départ d'employé·e est mené de manière cohérente à chaque départ.
1. Documentez la démission ou la rupture de contrat
Pour que la démission soit officielle aux yeux des RH, il est important de demander une lettre de démission formelle indiquant que l’employé·e a pris la décision de quitter volontairement son poste.
La lettre doit également préciser :
- Le dernier jour de travail de l'employé·e
- S'ils ou elles prévoient de travailler jusqu'à leur dernier jour ou d'utiliser le temps de congé payé restant.
Si un·e employé·e est licencié·e de manière involontaire, vous devrez documenter cela avec une lettre officielle de licenciement.
Selon la nature de la rupture, votre équipe des ressources humaines préparera la lettre en précisant :
- Si la rupture est avec ou sans cause.
- S'il y a des indemnités de départ ou d'autres avantages offerts à la personne concernée.
Les lettres de licenciement jouent un rôle important en tant que documents juridiques, car la formulation utilisée pourra qualifier ou non la personne licenciée à bénéficier d’un soutien financier supplémentaire de la part du gouvernement, le cas échéant.
Vous pourriez envisager de simplifier les démarches de sortie en utilisant un logiciel de signature électronique pour gérer efficacement et en toute sécurité les documents d’offboarding.
2. Communiquez avec les parties prenantes clés
Une fois qu’un·e employé·e a officiellement présenté sa démission, vous devez communiquer la nouvelle aux parties prenantes clés de votre entreprise.
Pour faciliter ce processus, je recommande de créer une liste de diffusion dédiée à l'offboarding qui inclut tous les contacts principaux des services suivants.
- RH
- Informatique
- Opérations
- Paie
- Haute direction
- Collègues
- Le ou la responsable de l'employé·e
Ce que vous ne devez surtout pas faire, c'est tenter de garder le départ secret. Il est important de donner l’opportunité aux personnes de dire au revoir — tant pour elles-mêmes que pour l’employé·e sur le départ.
Cela permettra également d'assurer la transmission des connaissances et de limiter les risques de rumeurs.
3. Élaborez un plan de transition
Élaborer un plan de transition doit être la priorité numéro un du ou de la responsable de l’employé·e partant.
La première étape consiste à travailler avec l’employé·e afin d’établir une liste de toutes ses responsabilités actuelles. Ceci doit inclure toutes les tâches hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles, annuelles ou autres pour lesquelles il ou elle est responsable.
Vous devrez ensuite déterminer qui pourra être formé·e pour reprendre ces tâches, soit à court, soit à long terme.
Une partie du plan de transition doit consister à fixer les attentes quant à ce que l’employé·e sur le départ peut attendre et à ce que vous souhaitez qu’il ou elle réalise lors de ses derniers jours.
Un plan de transition est aussi une bonne occasion d’évaluer les autres membres de votre équipe qui pourraient être prêts pour une mobilité interne au travers d’un changement de poste, comme une promotion ou un transfert latéral de responsabilités.
Essayez de réattribuer les responsabilités en recherchant la meilleure adéquation possible, selon les compétences et l’expérience.
Si vous avez une petite équipe, vous pouvez même envisager de demander individuellement à chaque membre quelles responsabilités l'intéressent et qu'il ou elle aimerait reprendre.
4. Lancez les activités de transfert des connaissances
L'employé·e sur le départ devrait rencontrer régulièrement ses collègues pour expliquer les tâches et leur présenter étape par étape les nouveaux processus. Il ou elle peut également aider en rédigeant des instructions qui serviront de documents de référence à l’avenir (c’est un domaine où l’IA appliquée à l’offboarding peut être utile), ou même en enregistrant des vidéos expliquant comment réaliser les tâches clés du début à la fin.
Il est important de s’assurer que l’employé·e sortant·e laisse suffisamment de temps aux membres de l’équipe qui reprennent de nouvelles responsabilités pour poser toutes leurs questions.
Si le transfert des responsabilités est précaire ou temporaire, il est judicieux de former plusieurs employés à la réalisation des tâches concernées. Cela inclut le superviseur direct ou le chef d’équipe de l’employé si celui-ci ne sait pas déjà comment procéder.
Si le plan consiste à embaucher un nouvel employé pour remplacer la personne sortante, il faut alors privilégier au maximum la documentation écrite ou vidéo.
5. Mener un Entretien de Départ
Les entretiens de départ offrent une précieuse opportunité de comprendre la rotation du personnel, car ils permettent d’obtenir des retours honnêtes sur les raisons du départ des employés.
Ces retours peuvent aider les équipes RH à identifier des tendances émergentes dans l’environnement de travail, ou à générer de nouvelles idées pour des stratégies de rétention qui pourraient être mises en place.
Un entretien de départ doit toujours être réalisé par un membre de votre équipe des ressources humaines, et jamais par le superviseur direct du salarié partant.
Les retours doivent être traités de manière confidentielle et ne devraient généralement pas être partagés avec d’autres membres de l’équipe RH avant que le dernier jour de l’employé se soit écoulé.
6. Organiser un Pot de Départ ou une Autre Forme de Reconnaissance
Il est d’usage et professionnel de prévoir une forme de reconnaissance publique pour les contributions de l’employé à l’entreprise avant son dernier jour.
Si la personne n’a été employée que pendant une courte période, un simple email de remerciement adressé à toute l’entreprise peut suffire.
Vous pouvez trouver étrange d’offrir un cadeau à un employé sur le départ. Pourtant, c’est une action simple qui peut améliorer son expérience de départ et peut même, à terme, en faire un salarié boomerang.
7. Récupérer le Matériel de l’Entreprise
Dans les grandes entreprises, cette étape reviendra souvent au personnel informatique ou aux responsables des opérations. Les actions ne peuvent être réalisées qu’au dernier jour de l’employé, mais il est possible de relever à l’avance tout le matériel appartenant à l’entreprise en possession du salarié partant.
C’est particulièrement important à l’ère actuelle du travail hybride, car les salariés ont plus tendance à conserver du matériel de l’entreprise tel que :
- Ordinateurs portables
- Écrans
- Chaises de bureau
- Téléphones
- Badges et cartes d’accès
- Cartes de parking
- Cartes de crédit de l’entreprise
Pour les grandes entreprises qui gèrent de nombreux allers et venues, il peut être judicieux d’utiliser un système de suivi des actifs pour faciliter cette partie du processus de séparation.
8. Désactiver l’Accès aux Technologies de l’Entreprise
La désactivation de l’accès au réseau et aux autres technologies doit également être effectuée par votre équipe informatique ou opérationnelle.
Assurez-vous d’avoir bien communiqué à la fois à votre équipe informatique et au salarié partant la date à laquelle son accès sera coupé.
Veillez à informer votre équipe informatique ou vos opérations de tout changement concernant le dernier jour de travail d’un employé.
Pour les employés licenciés ou remerciés de manière involontaire, il convient de désactiver leur accès informatique immédiatement afin de prévenir tout risque de sécurité lié à des salariés mécontents.
9. Prendre des Nouvelles des Employés Restants
Selon l’importance de l’employé qui part, vos autres salariés pourront être confrontés à de nouveaux défis en matière de charge de travail.
Les managers ou chefs d’équipe doivent prendre le temps d’échanger individuellement avec chaque membre de l’équipe pour savoir comment ils vont et s’ils ont besoin d’un accompagnement supplémentaire.
Les autres membres de l’équipe voudront aussi connaître le plan à long terme pour le poste de l’ancien salarié. Sera-t-il remplacé, ou l’équipe devra-t-elle absorber la totalité de ses tâches ?
Il vaut mieux être transparent lors de ces discussions et ne pas présumer que tout se passe bien.
10. Prendre en Compte les Retours d’Entretien de Départ
Il est inutile de demander des retours lors d’un entretien de départ si aucune action ne doit en découler.
Identifiez les mesures pouvant être prises immédiatement ainsi que les axes qui pourraient être étudiés comme objectifs à plus long terme.
Par exemple, si un employé estime n’avoir pas été suffisamment formé pour une tâche précise, mettez en place cette formation complémentaire pour les membres restants de l’équipe sans attendre.
En revanche, si un employé indique qu’il part en raison d’un problème plus large, comme l’absence de développement de carrière personnel, cela doit être signalé pour des discussions à un niveau supérieur afin d’examiner comment l’équipe de direction peut mieux soutenir les objectifs de développement professionnel de leurs équipes.
Meilleures pratiques pour l’offboarding
Voici quelques meilleures pratiques pour mener un offboarding efficace.
1. Mener des entretiens de sortie approfondis
Il est important d’aborder ces entretiens de manière constructive, en encourageant une communication honnête et ouverte. Cela peut aider à identifier des axes potentiels d’amélioration, à mettre en avant ce qui fonctionne bien et à maintenir une relation positive avec l’employé sortant.
À retenir : Les entretiens de sortie sont une opportunité d’obtenir un retour sincère et de comprendre les raisons du départ d’un employé, ce qui peut s’avérer essentiel pour améliorer l’organisation.
2. Assurer une transition fluide des responsabilités
Il est essentiel de commencer ce processus bien avant le dernier jour de l’employé afin d’éviter toute perturbation du flux de travail. Une communication claire du plan de transition auprès du reste de l’équipe est également importante pour gérer les attentes et maintenir la productivité.
À retenir : Une transition de responsabilités bien gérée permet d’assurer la continuité et de réduire l’impact du départ d’un employé sur le fonctionnement de l’organisation.
Se préparer pour l’avenir
L’offboarding des employés est un processus clé qui, s’il est géré avec soin et précision, peut être très bénéfique tant pour l’organisation que pour l’employé partant.
À retenir
L’offboarding est bien plus qu’une série de tâches administratives. C’est une occasion de clore un chapitre professionnel de façon positive, de recueillir des informations précieuses et d’assurer la réussite continue et la sécurité de l’entreprise.
Bien que l’offboarding puisse sembler être une procédure simple, son impact est considérable. Un offboarding efficace laisse une impression positive et durable aux employés partants, ce qui peut ouvrir la voie à de futures collaborations ou à leur retour en tant que « employés boomerang ».
En somme, un processus d’offboarding bien mené est tout aussi important que l’onboarding pour façonner l’expérience des collaborateurs et renforcer l’image employeur.
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