Comment Licencier Quelqu’un de la Bonne Manière : 10 Étapes Indispensables

Mike Gibbons

on May 7, 2026

Utilisez ce guide pour rester conforme à la réglementation, préparer les membres restants de l'équipe et minimiser le stress et le traumatisme lors de la fin du contrat de travail de quelqu'un.

TABLE OF CONTENTS Raisons de Licencier Quelqu'un Raisons de Ne Pas Licencier Quelqu'un Comment Mettre Fin Au Contrat de Travail de la Bonne Manière

Mettre fin à l'emploi de quelqu'un n'est jamais facile. En tant que personne ayant déjà dû licencier des employés moi-même, je sais que c'est l'une des responsabilités les plus difficiles, émotionnelles et stressantes qu'un dirigeant ou propriétaire de petite entreprise puisse avoir.

Selon les circonstances, cela peut également s’avérer complexe.

L’objectif de cet article est de démystifier le processus de licenciement et de minimiser le stress et le traumatisme pour toutes les parties concernées.

En suivant ces actions appropriées lors du licenciement d’un employé, vous créerez le meilleur résultat possible en tant qu’employeur, tout en permettant à l’employé de se sentir respecté et de partir avec un certain niveau de dignité.

Raisons de licencier quelqu’un

Lorsque nous mettons fin à l'emploi de quelqu’un, nous devons garder à l’esprit l’impact que cela peut avoir sur cette personne, sa famille et les membres de l’équipe qu’elle laisse derrière elle.

Des préoccupations légales et éthiques doivent également être prises en compte. Pour cette raison, documentez tout.

Performance insuffisante et continue

Lorsqu’un employé ne répond pas de façon constante aux standards de performance de l’entreprise malgré une formation et un accompagnement adéquats, le licenciement peut s’avérer nécessaire.

L’incapacité ou le refus de s’adapter aux changements importants dans l’environnement de travail, tels que de nouvelles technologies, procédures ou une restructuration organisationnelle, peut freiner les progrès et l’évolution de l’entreprise.

Violation du règlement intérieur ou du code de conduite

Adopter un comportement qui enfreint les politiques de l’organisation ou le code de conduite, comme le harcèlement, la violence, la discrimination ou le vol, peut justifier un licenciement. Cela permet de préserver un environnement de travail sûr et respectueux.

Activités illégales ou manquements à l’éthique

L’implication dans des activités illégales ou des manquements éthiques graves, tels que la fraude, le détournement de fonds ou la violation de la confidentialité, peut être suffisamment grave pour justifier un licenciement.

Raisons de ne pas licencier quelqu’un

Avant de prendre la décision très concrète de mettre fin au contrat d’une personne, demandez-vous si la situation ne pourrait pas d’abord être corrigée.

Sous-performance temporaire

Si un employé auparavant performant traverse une baisse de régime, ne tirez pas de conclusions hâtives.

Il traverse peut-être des difficultés personnelles, ou il n’a pas une vision claire de son rôle et de ses responsabilités. Parfois, une simple discussion suffit.

Proposer un soutien, peut-être sous la forme d’un plan d’amélioration de la performance, d’un poste différent ou même d’un congé, avant toute décision de licenciement, favorisera la fidélité et la productivité à long terme.

Comment mettre fin à l’emploi de quelqu’un de la bonne façon

Suivez ces bonnes pratiques pour que le processus soit le plus indolore possible pour la personne concernée et pour l’équipe.

À faire absolument #1 : Évitez d'utiliser le mot « licencié »

Malgré le titre de cet article, je n’aime pas utiliser les mots « licencié » ou « renvoyé » lorsque je parle de la fin d’un contrat de travail.

Même si ces termes sont clairs, ils sont durs et témoignent d’un manque de respect et d’empathie envers les personnes concernées.

À l’inverse, si vous restez trop vague, il y a un risque que l’employé ne sache plus exactement où il en est concernant sa situation professionnelle.

Par exemple, un « licenciement économique » se produit lorsque l’entreprise n’a plus assez de travail à confier à l’employé à ce moment-là, mais il reste techniquement employé par l’entreprise.

Dire « laisser partir » donne l'impression que c'était le choix de l’employé de partir et que vous l’avez juste… laissé partir ?

Je préfère dire que le contrat de travail d’une personne a « pris fin », c’est clair, mais beaucoup moins brutal que « renvoyé » ou « licencié ».

À faire absolument #2 : Soyez certain(e) que le licenciement est la MEILLEURE option

De nombreuses raisons valables peuvent vous avoir conduit à ce point : une performance insuffisante persistante, un manque d’alignement avec la vision ou les valeurs de l’organisation, ou tout simplement une incompatibilité de personnalité avec vous ou votre équipe.

Quelle que soit la raison, dans ce cas, veillez à vous poser certaines des questions suivantes avant de vous précipiter pour licencier quelqu’un :

Ai-je fait un effort raisonnable pour corriger la sous-performance ?
Ai-je mis en place un plan d'amélioration de la performance ?
Ai-je réalisé des entretiens d'évaluation réguliers et des entretiens individuels ?
Existe-t-il un autre poste au sein de l'organisation qui pourrait mieux lui convenir ?
Ai-je vérifié mes observations avec d’autres membres de l’équipe et responsables ?
Est-ce que cela sera une totale surprise pour cet employé et ses collègues ?

Bien sûr, dans le cas où des problèmes plus graves, voire illégaux, entrent en jeu — tels que la fraude, le vol, le harcèlement sexuel ou la violence — la décision de mettre fin au contrat de travail peut être beaucoup plus facile.

À faire absolument n°3 : Mettez toutes les chances légales de votre côté

Une fois que vous avez décidé de mettre fin à un contrat de travail, vous devez être conscient des questions juridiques et réglementaires suivantes en lien avec le licenciement d’un salarié :

Politiques de licenciement de l’entreprise : qu'elles soient inscrites dans un livret d’accueil ou simplement issues des pratiques d'entreprise ;
Contrats de travail : ils régissent contractuellement les relations employeur / employé et comportent souvent des clauses relatives à la rupture de contrat ;
Droits fondamentaux protégeant les personnes contre la discrimination, comme la Civil Rights Act américaine et la Loi canadienne sur les droits de la personne ;
Législation sur l’emploi : qu’il s’agisse de lois provinciales (ex. : Employment Standards Act de la Colombie-Britannique), ou de législation fédérale (ex. : Code canadien du travail ou la loi WARN aux États-Unis)
Pratiques de la common law : selon le ministère canadien de la Justice, il s’agit de « lois non écrites qui ont évolué en un système de règles basé sur la jurisprudence. »

Les responsables des ressources humaines ou un avocat spécialisé en droit du travail vous aideront à éviter les erreurs courantes liées à des points tels que la période d’essai, l’emploi à volonté, et le licenciement pour cause réelle et sérieuse vs. sans cause. Ils pourront également répondre aux questions fréquentes comme :

Quel préavis ou quelle indemnité dois-je verser ?
Le préavis ou l’indemnité dépendent-ils de la raison du licenciement ?
Puis-je licencier un employé pour n’importe quelle raison à tout moment ?
Puis-je simplement rétrograder un salarié ou baisser son salaire en espérant qu’il démissionne ?

Par exemple, en Colombie-Britannique, les salariés sont le plus souvent licenciés « sans cause », ce qui signifie que leur contrat de travail peut être rompu sans motif à fournir.

Cependant, si l’employé a dépassé sa période d’essai, il aura droit à une forme de préavis ou d’indemnité. Ces ruptures diffèrent de celles « pour cause réelle », généralement liées à des infractions manifestes et graves à la législation ou aux politiques de l’entreprise.

À faire absolument n°4 : Rédigez la lettre de licenciement

Une fois que vous avez pris la décision de licencier quelqu’un et consulté les ressources humaines ou votre avocat, de nombreuses actions doivent être réalisées avant l’entretien de rupture.

Celles-ci doivent être menées discrètement et dans la plus grande confidentialité. Les seules autres personnes à impliquer ou à informer sont votre responsable RH, votre supérieur hiérarchique et le responsable informatique.

La lettre de licenciement est la version écrite des messages que vous communiquerez lors de l’entretien de rupture, et elle est remise au salarié durant cet entretien.

La lettre expose uniquement des faits et n’inclut aucune explication concernant la rupture. Elle est polie, respectueuse et concise, et comprend les informations suivantes :

Date d’effet de la rupture ;
Si la rupture a été effectuée pour un motif valable ou sans motif ;
Détails concernant le package de départ (rémunération, avantages sociaux, assurance santé, stock-options, etc.) ;
Bénéfices liés à la rupture auxquels l’employé peut avoir droit, par exemple aide à la réinsertion professionnelle ;
Informations post-emploi par ex. dossier officiel de fin d’emploi, restitution des biens de l’entreprise ; et
Nom et coordonnées d’un contact pour d’éventuelles questions.
Formule de clôture chaleureuse exprimant sincèrement des vœux de réussite pour l’avenir de l’employé.

REMARQUE : Dans certains cas où une indemnité supplémentaire est proposée, il peut être demandé en échange que l’employé signe une lettre de renonciation avant une date précise (souvent sous une semaine).

À faire absolument n°5 : Préparer la communication à l’équipe

Le départ d’un salarié peut être un choc pour ses collègues, surtout s’ils n’étaient pas au courant de ses performances ou d’autres problèmes.

Préparez une communication par email à envoyer au reste de votre équipe ou à toute l’organisation (s’il s’agit d’une petite entreprise) immédiatement après l’entretien de licenciement.

Pensez aussi à parler en personne avec les personnes les plus affectées par le départ de l’employé, qu’il s’agisse de collègues proches, de collaborateurs directs ou de personnes qui devront reprendre plus de responsabilités. La manière dont vous gérerez cette communication jouera un rôle important pour reconstruire la confiance après un licenciement auprès des personnes concernées.

Dans toutes les discussions, qu’elles soient par email ou en personne, pensez à respecter votre ancien employé, à éviter les propos désobligeants, et à ne pas partager les raisons de votre décision.

Le départ d’un salarié peut être un choc pour ses collègues, surtout s’ils n’étaient pas au courant de ses performances ou d’autres problèmes.

Pensez aussi à parler en personne avec les personnes les plus affectées par le départ de l’employé, qu’il s’agisse de collègues proches, de collaborateurs directs ou de personnes qui devront reprendre plus de responsabilités.

À faire absolument n°6 : Préparer un plan de transition pour l’équipe

Chaque fois qu’un salarié quitte l’entreprise, volontairement ou non, de nombreuses actions d’offboarding sont nécessaires.

Cependant, en cas de licenciement, nombre de ces actions devront être réalisées discrètement.

Parmi ces tâches on retrouve notamment :

Contacter les clients ou fournisseurs concernés.
Transférer les responsabilités à d’autres membres de l’équipe.
Désactiver l’accès aux locaux, au réseau et à toute infrastructure informatique.

Dans certains cas, il pourra aussi être opportun de prévoir ou faire appel à un agent de sécurité pour accompagner le salarié licencié lors de sa sortie des locaux.

Je ne recommande cela que si vous craignez une réaction agressive ou violente de l’employé, ou en cas de risque significatif de vol ou de dégradation de biens de l’entreprise.

À faire absolument n°7 : Choisir le bon moment et le lieu approprié (et la présence d’un témoin)

Mettez toutes les chances de votre côté pour que l’entretien de licenciement se déroule sans accroc en choisissant un endroit, un jour et une heure appropriés. Voici quelques meilleures pratiques que j’ai apprises au fil des ans :

Assurez la confidentialité et le calme

Utilisez une salle de réunion sans fenêtres, ou dont les fenêtres peuvent être occultées. Évitez les lieux publics tels que les restaurants et n’utilisez pas votre propre bureau pour éviter d’interrompre l’équipe.

Évitez le vendredi

Se faire licencier peut être traumatisant, et les ressources de soutien comme les conseillers ou thérapeutes ne travaillent pas souvent le week-end. En évitant les vendredis, vous (ou votre responsable RH) restez également disponible le lendemain si l’employé a des questions.

Évitez les vacances

Sauf urgence liée à la rupture, n’interrompez pas le contrat d’un salarié juste avant un congé d’une semaine par exemple.

Choisissez une période plus calme de la journée

Essayez de programmer l’entretien de licenciement à un moment où moins de personnes sont présentes. Par exemple, si l’employé est régulièrement au bureau tôt avant l’arrivée de ses collègues, effectuez l’entretien à ce moment-là.

Rencontrez-vous en face à face

Se faire licencier peut être un événement traumatisant dans la vie, alors évitez de le faire par e-mail, SMS ou téléphone, et faites-le en face à face.

Si vous travaillez dans un environnement hybride, essayez d’organiser la rencontre en personne un jour où vous savez que la personne est au bureau. Si vous travaillez entièrement à distance, faites-le virtuellement (ils trouveraient bizarre d’être convoqués au bureau pour une « réunion spéciale »).

Ayez un témoin présent

Il est important d’avoir une autre personne dans la pièce pour minimiser tout débat juridique sur ce qui a été dit ou non.

Généralement, il s’agira de quelqu’un des ressources humaines, mais si vous êtes dans une petite entreprise, cela pourrait être un assistant administratif ou un autre membre de l’équipe en qui vous avez confiance.

À faire absolument #8 : Pratiquez, pratiquez, pratiquez

Licencier quelqu’un peut être une expérience stressante, surtout si c’est la première fois.

L’issue de la réunion de licenciement sera fortement influencée par la façon dont vous et votre responsable RH vous comportez, donc rédigez un script, faites des jeux de rôle, et entraînez-vous. Cela dit, il est important d’être prêt à toute éventualité, y compris si votre script ne se passe pas comme prévu.

Vous pouvez vous attendre à toute une gamme d’émotions de la part de la personne licenciée. J’ai vu des réactions de surprise et de choc, même dans des cas où j’avais clairement communiqué sur les mauvaises performances et averti que le poste était en danger.

J’ai vu des gens se mettre en colère, pleurer, négocier, ou simplement rester stoïques et silencieux. Si vous et votre représentant RH répétez vos rôles et gardez la réunion sur les rails, tout ira bien.

À faire absolument #9 : Annoncez la mauvaise nouvelle rapidement et respectueusement

Il est temps de mettre vos plans, votre préparation et votre entraînement en action. Voici une série d’étapes que j’ai suivies lors de réunions de licenciement précédentes. Gardez à l’esprit que chaque organisation et chaque situation est unique, donc adaptez-les si nécessaire.

Étape 1 : Accompagnez l’employé à la salle de réunion

C’est souvent une étape difficile et inconfortable pour plusieurs raisons.

D’abord, la réunion n’a pas été programmée dans le calendrier de l’employé, donc vous espérez qu’il est présent et qu’il n’est pas sorti prendre un café ou autre. Parfois, vous devrez simplement attendre son retour.

Une fois que vous l’avez trouvé, dites quelque chose comme ceci :

« [Nom de l’employé], j’ai besoin que tu me rejoignes pour une réunion rapide dans la salle de conférence. »

À ce moment-là, il se doutera peut-être de ce qui va lui arriver et commencera à vous poser des questions. Continuez simplement à répéter : « Nous en parlerons une fois dans la salle de réunion. »

Étape 2 : Allez droit au but et évitez les banalités

Dès que votre employé verra votre responsable RH dans la pièce avec un air sérieux, il comprendra que quelque chose ne va pas.

Asseyez-vous le plus rapidement possible, évitez toute plaisanterie ou conversation futile, et expliquez la situation de façon bienveillante mais ferme. Voici un exemple de script pour un licenciement sans motif :

« [Nom de l’employé], je suis ici pour t’informer que nous mettons fin à ton contrat de travail, sans cause, à compter d’aujourd’hui. [Nom du responsable RH] est là pour t’expliquer les prochaines étapes, t’apporter des précisions sur l’indemnité de départ et les avantages sociaux, et te fournir des ressources pour t’aider dans ta transition vers un nouvel emploi. [Nom de l’employé], je te souhaite plein de succès pour l’avenir. Prends soin de toi et bonne chance. »

À ce stade, idéalement, vous pouvez vous lever et quitter la salle. Cependant, votre ancien employé peut commencer à poser des questions, essayer de négocier, ou devenir en colère et accusateur. Continuez à répéter ceci :

« [Nom de l’employé], je t’ai donné toutes les informations possibles. À présent, je te recommande de laisser [Nom du responsable RH] t’expliquer chaque étape pour que tu puisses te concentrer sur la suite. Prends soin de toi, et bonne chance. »

Étape 3 : Concluez la réunion

Si vous avez un représentant RH, il prendra souvent en charge cette partie. Sinon, cela peut vous revenir. Voici quelques éléments à gérer après avoir annoncé la mauvaise nouvelle :

Papiers administratifs : remettez-lui la lettre de licenciement, la lettre de décharge (si applicable) et le relevé d’emploi, puis expliquez tous ces documents et leur signification.
Indemnité de départ : s’il s’agit d’un licenciement sans cause et qu’il a droit à un préavis, expliquez le fonctionnement, ce qu’il advient de la couverture santé, des avantages, etc.
Sécurité et biens : récupérez tous les badges, clés, téléphones, ordinateurs portables, etc. qui donnent accès à la propriété ou au réseau.

Étape 4 : Raccompagnez l’employé vers la sortie

Votre représentant RH peut accompagner l'employé jusqu'à son bureau pour récupérer ses effets personnels, ses clés de voiture, etc.

Cependant, s’il a accumulé 20 ans de choses, je recommande de planifier un créneau en dehors des heures de travail pour lui permettre de les récupérer. Il essaiera peut-être de discuter avec ses collègues, mais il vaut mieux écourter ces conversations en disant :

« [Nom de l’employé], nous avons besoin que vous récupériez vos affaires et que vous partiez, mais n’hésitez pas à contacter les gens une fois rentré chez vous. »

Enfin, raccompagnez l’employé hors du bureau ou du bâtiment, mais assurez-vous qu’il soit en état de rentrer chez lui en toute sécurité. S’il est bouleversé, par exemple, proposez d’appeler un taxi pour qu’il puisse rentrer.

Action indispensable n°10 : Exécutez vos plans post-licenciement

Vous vous souvenez de tout le travail préparatoire que vous avez fait pour communiquer avec l’équipe, préparer vos plans de transition et demander à l’informatique d’être prêt à couper l’accès réseau de l’employé ?

Eh bien, dès que l’employé quitte le bâtiment, il est temps de mettre ces plans à exécution.

Comme vous l’avez sans doute remarqué, bien que l’entretien de licenciement soit important, l’essentiel du travail réside dans la planification et la préparation. En prenant les bonnes dispositions en amont, vous maximisez vos chances d’assurer une transition en douceur de l’employé hors de l’organisation.

Licencier quelqu’un est une partie malheureuse de l’expérience employé

Pendant tout le processus de licenciement, gardez à l’esprit que les employés restants observeront de très près comment vous avez géré la situation.

Avez-vous fait preuve d’empathie et de respect, ou au contraire de dénigrement et d’inattention ?

Était-ce une véritable surprise pour tout le monde, y compris pour l’employé concerné, ou chacun a-t-il pu constater que vous aviez fait tout votre possible pour éviter une mesure aussi drastique ?

La façon dont vous vous comportez dans ces situations stressantes peut renforcer ou briser la relation avec votre équipe et affecter l’ensemble de l’expérience employé.

Un logiciel dédié à l’expérience employé facilite les tâches comme la communication, le soutien, la gestion des performances et la définition des objectifs.

Ils aident à éviter des situations malheureuses telles que la rupture d’un contrat de travail et favorisent l’engagement, la fidélisation et la performance.

Points clés à retenir

Réfléchissez d’abord aux alternatives et aux impacts : Avant de décider de licencier un employé, explorez toutes les mesures correctives possibles, comme un plan d’amélioration de la performance.
Préparation légale et éthique : Garantissez la conformité avec les normes légales et éthiques en documentant soigneusement le processus, en consultant des professionnels RH ou des avocats, et en rédigeant une lettre de licenciement respectueuse et factuelle.
Communication et comportement efficaces : Gérez le processus de licenciement avec empathie et respect, choisissez la bonne formulation et le bon moment, et préparez-vous à différentes réactions. Après le licenciement, communiquez efficacement avec l’équipe et gérez la transition en douceur pour maintenir un climat de travail positif.

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