Retour d’entretien : le guide d’un expert avec exemples

Je vais ici partager les meilleures pratiques de feedback candidat et comment en faire un élément d’une expérience candidat positive (même lorsque la réponse est négative).

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Qu’est-ce que le feedback d’entretien ?

Le feedback d’entretien est une évaluation et un résumé de la performance d’un·e candidat·e au cours du processus d’entretien.

Il est généralement fourni par l’intervieweur ou le panel chargé de l’entretien et comprend des observations, des évaluations et des recommandations concernant les compétences, l’expérience, les qualifications et l’adéquation générale du/de la candidat·e au poste.

L’objectif du feedback d’entretien est d’offrir aux candidat·e·s des observations pertinentes sur leurs points forts et axes d’amélioration. 

Examinez quelques exemples de feedback positif et vous verrez rapidement qu’ils mettent en avant les points forts du/de la candidat·e, comme l’expertise technique, les aptitudes à la communication ou l’expérience pertinente, tout en valorisant ses réalisations et contributions durant le processus d’entretien.

Le feedback constructif, quant à lui, met l’accent sur les axes d’amélioration, comme le développement des compétences techniques ou relationnelles, ou l’acquisition d’une expérience supplémentaire sur un domaine précis.

Fournir aux candidat·e·s un feedback pertinent améliore leur expérience candidat et renforce votre marque employeur. 

Savoir que les candidat·e·s ne peuvent pas simplement être rejeté·e·s sans retour ajoute une responsabilité supplémentaire aux intervieweurs, ce qui contribuera à améliorer la qualité du feedback recueilli et mènera à de meilleures décisions d’embauche (capturer et transmettre un feedback de qualité est une compétence de recruteur que je recherche et forme).

Le feedback doit également fonctionner dans les deux sens : les organisations peuvent et doivent solliciter le retour des candidat·e·s afin d’améliorer le processus de recrutement.

Meilleures pratiques pour donner un feedback d’entretien

Comme pour tout type de feedback, il est primordial de veiller à ce que le retour donné aux candidat·e·s soit constructif, clair et utile. Voici les meilleures pratiques à retenir :

1. Agissez rapidement : Donnez votre retour dès que possible après l’entretien, tant que les détails sont encore frais dans l’esprit de l’intervieweur et du/de la candidat·e. Si le panel a fait son travail et soumis son retour dans les 24 heures, j’essaie idéalement de transmettre le feedback au/à la candidat·e dans les 72 heures qui suivent. 
2. Concentrez-vous sur les critères liés au poste : Basez votre feedback sur les critères et compétences réellement attendus. Efforcez-vous d’identifier les biais personnels ou les commentaires non liés aux capacités professionnelles du/de la candidat·e (le recrutement collaboratif peut être utile ici).
3. Soyez constructif/constructive : Proposez des pistes d’amélioration au lieu de vous limiter aux points négatifs.
4. Restez professionnel/le et respectueux/euse : Adoptez un ton professionnel et soyez respectueux/euse. Le feedback doit être formulé de manière à encourager et soutenir (plus de conseils dans l’excellent article d’Alana Fallis sur comment donner un feedback).
5. Soyez honnête : Donnez un retour franc, sans l’adoucir excessivement ni être trop abrupt ou dur.
6. Utilisez des outils : Des outils tels que les systèmes de suivi des candidatures ou des logiciels de recrutement similaires peuvent aider à rassembler les feedbacks pour les candidat·e·s et à recueillir leur retour.
7. Documentez le feedback : Conservez une trace du retour donné. Cela aide à garantir la cohérence et sert de référence lors de futures interactions avec le/la candidat·e.
8. Encouragez les questions : Permettez au/à la candidat·e de poser des questions et de demander des éclaircissements pour s’assurer qu’il/elle comprend bien le feedback et puisse l’appliquer efficacement.

Conseil de mémoire

La meilleure pratique consiste à saisir vos retours dans le système et à prendre une décision dans les 24 heures suivant l’entretien. Cela permet de s’assurer que vous vous souvenez de tout ce qu’il s’est passé.

 

Parfois, certaines personnes peuvent avoir besoin d’un peu de temps pour réfléchir et c’est tout à fait normal, mais il m’est souvent arrivé qu’un responsable de recrutement ne transmette pas son retour pendant une semaine, me dise « J’avais besoin d’y réfléchir », puis rédige un feedback sur le mauvais candidat !

Exemples de retours d'entretien

Exemples de retours positifs

Compétences techniques

• « Vous avez démontré une forte maîtrise de Python et proposé une solution claire et efficace au problème de codage. Votre compréhension des algorithmes et des structures de données était impressionnante. »
• « Votre expérience avec des outils de gestion de projet comme Jira et Asana est évidente, et vous avez donné un excellent exemple de votre gestion efficace de plusieurs projets simultanément. »

Compétences comportementales

• « Vous avez communiqué vos idées avec clarté et assurance. Votre capacité à expliquer des concepts complexes de manière simple a été très efficace. »
• « Vous avez montré d'excellentes compétences en résolution de problèmes, surtout lorsque vous avez parlé de la façon dont vous avez géré un défi inattendu lors de votre précédent projet. »

Adéquation culturelle

• « Votre enthousiasme pour nos valeurs d’entreprise et notre mission était très évident. Nous pensons que vous seriez à l’aise au sein de notre équipe et que vous y contribueriez positivement. »
• « Votre approche collaborative et les exemples de projets en équipe ont montré que vous accordez de l’importance au travail collectif et que vous êtes à l’aise pour travailler en groupe. »

Forces

• « Votre expérience approfondie en marketing digital et vos campagnes réussies correspondent parfaitement aux besoins de notre équipe marketing. »
• « Votre attitude proactive et votre volonté de relever de nouveaux défis se sont démarquées. Nous apprécions votre envie d’apprendre et d’évoluer. »

Préparation 

• « Le candidat a fait preuve d’une préparation exceptionnelle, arrivant avec une compréhension claire du poste et de la mission de l’entreprise. Ses questions pertinentes sur nos projets et nos processus témoignaient d’une recherche approfondie et d’un réel intérêt pour contribuer à notre équipe. »
• « Il était évident que le candidat avait lu attentivement la description du poste et préparé des exemples pertinents pour mettre en valeur ses compétences, rendant ses réponses concises et adaptées au poste. »

Attitude positive 

• « Le candidat a gardé une attitude positive et enthousiaste tout au long de l’entretien, ce qui a rendu la conversation agréable et dynamique. Son optimisme face aux défis était particulièrement encourageant. »
• « Le candidat a abordé les questions difficiles avec confiance et une perspective positive, démontrant sa résilience et sa capacité à se concentrer sur les solutions plutôt que sur les problèmes. »

Travail d'équipe

• « Il a montré une grande compréhension de la dynamique d’équipe, soulignant comment il privilégie la communication ouverte et le respect mutuel pour atteindre les objectifs communs. »
• « Le candidat a parlé avec enthousiasme de son rôle dans les succès passés de ses équipes et a exprimé une réelle reconnaissance pour la contribution de ses collègues. »

Exemples de retours négatifs

Compétences techniques

• « Même si vous avez de bonnes connaissances de base en Java, nous avons remarqué certaines lacunes dans votre compréhension de concepts avancés comme la concurrence et le multithreading. »
• « Votre familiarité avec les bases de données SQL est manifeste, mais votre expérience avec les bases de données NoSQL semble limitée, ce qui est une exigence clé pour ce poste. »

Compétences comportementales :

• « Parfois, vos réponses étaient trop brèves, rendant difficile l’évaluation complète de votre raisonnement et de votre expérience. Des réponses plus développées seraient appréciées. »
• « Vous sembliez hésitant lorsqu’on vous a interrogé sur la gestion de conflits en milieu professionnel. Une certaine assurance dans la résolution de conflits est importante pour ce poste. »

Adéquation culturelle :

• « Nous avons perçu une certaine hésitation lorsque nous avons évoqué l’environnement de travail flexible de notre entreprise. Il est essentiel pour nous que les membres de l’équipe soient à l’aise avec le travail à distance et qu’ils sachent bien s’y adapter. »
• « Votre préférence pour le travail autonome pourrait poser problème dans une équipe où la collaboration est très présente. »

Axes d’amélioration :

• « Nous avons remarqué que vous aviez du mal avec les questions de jugement situationnel. Une pratique plus poussée des questions d’entretien comportemental pourrait vous aider à mieux exprimer vos stratégies de résolution de problèmes. »
• « Votre présentation technique manquait d’approfondissement, notamment dans l’explication des raisons de vos choix de conception. Donner plus de contexte et de justification renforcerait vos arguments. »

Mauvaise communication

• « Le candidat a eu du mal à formuler clairement ses idées, rendant difficile la compréhension complète de son expérience et de ses compétences. Ses réponses étaient souvent vagues ou manquaient de détails nécessaires pour évaluer ses aptitudes. »
• « Lorsqu’on lui a demandé de développer des exemples précis, le candidat a fourni des réponses incomplètes ou hors sujet, ce qui laisse penser qu’il a des difficultés à transmettre efficacement des informations pertinentes. »

Manque de préparation

• « Le candidat semblait ne pas connaître les exigences du poste et n’a pas pu fournir d’exemples adaptés montrant en quoi son expérience correspondait aux attentes. Cela a donné l’impression qu’il n’avait pas consulté en détail la description de l’offre. »
• « Lorsqu’on lui a demandé ce qu’il savait de notre entreprise et de sa mission, le candidat a donné des réponses très générales, indiquant qu’il n’avait pas effectué de recherche sur notre organisation ou ses valeurs avant l’entretien. »

Conseil pour la structuration

J’aime commencer par le positif, puis aborder ce qui peut être amélioré. Si j’ai le détail, je propose des recommandations, qui ont pu inclure par le passéd’autres postes auxquels ils pourraient mieux convenir, scompétences et connaissances à développer, et sla structuration de leurs réponses de façon plus claire.

Que faut-il inclure dans un retour d’entretien ?

Lorsque je fais un retour à un candidat, j’essaie toujours d’inclure les éléments suivants :

Retour positif

Soulignez tout point fort et aspect positif observé lors du processus, par exemple s’ils ont bien communiqué ou impressionné par leurs connaissances techniques.

« Vous avez démontré une très bonne compréhension du poste et êtes venu bien préparé avec des exemples illustrant clairement votre expertise technique et vos compétences en résolution de problèmes.

Vos réponses étaient claires, concises et adressaient directement les questions posées, mettant en avant votre excellente capacité de communication.

Nous avons également apprécié votre attitude positive et votre enthousiasme pour le poste : il était évident que vous êtes véritablement motivé(e) à l’idée de rejoindre notre équipe.

De plus, les exemples spécifiques que vous avez partagés sur votre expérience de travail collaboratif ont montré votre capacité d’adaptation et un solide esprit d’équipe. Dans l’ensemble, vous avez laissé une impression très positive et nous pensons que vous pourriez parfaitement convenir à ce poste. »

Retour constructif

Il s’agit ici d’être précis, d’apporter des exemples et des conseils concrets sur des domaines comme des compétences spécifiques, l’aptitude à résoudre des problèmes ou la préparation. Exemple :

« Merci d’avoir pris le temps d’échanger avec nous. Même si votre enthousiasme pour le poste était évident, j’ai remarqué que certaines de vos réponses auraient pu être plus ciblées et détaillées.

Fournir des exemples précis en lien avec les exigences du poste vous permettrait d’illustrer vos compétences et expériences de façon plus efficace. 

Par ailleurs, il serait bénéfique de consacrer davantage de temps à la recherche sur l’entreprise et le poste afin d’aligner encore mieux vos réponses à nos attentes et besoins.

Ce sont des points faciles à améliorer pour de futurs entretiens et j’apprécie vos efforts lors de notre échange. »

Performance vs exigences du poste

Faites toujours le lien entre la performance du candidat et ce qui est exigé pour exceller dans le poste, par exemple :

« Merci pour le temps et les efforts que vous avez consacrés au processus d’entretien. Bien que vous ayez démontré de solides compétences en [compétence ou atout spécifique, par exemple, 'connaissances techniques en analyse de données'], le poste nécessite une capacité plus avancée à [exigence spécifique, par exemple, 'présenter efficacement des analyses à des interlocuteurs non techniques']. 

Renforcer vos compétences en communication afin de transmettre des informations complexes de manière claire et percutante vous aidera à exceller dans ce type de poste. Votre enthousiasme et votre envie d’apprendre sont évidents, et avec un développement supplémentaire dans ce domaine, vous avez le potentiel de dépasser les attentes dans des rôles similaires. »

Opportunités futures

Faites des suggestions pour de futurs entretiens ou postes susceptibles de mieux correspondre au profil du candidat, en se basant sur ses points forts et ses axes d'amélioration, et donnez des conseils sur la manière de renforcer ses compétences ou d’acquérir de l’expérience supplémentaire dans certains domaines.

« Merci pour le temps et l’investissement que vous avez accordés au processus d’entretien. Vous avez montré un fort potentiel, en particulier dans [domaine spécifique, par exemple, 'la résolution de problèmes ou l’expertise technique'], ce qui constitue une excellente base pour réussir.

Bien qu'il existe des axes d'amélioration qui pourraient renforcer vos capacités à vous épanouir dans ce poste — tels que [domaine spécifique à développer, par exemple, 'compétences en leadership ou collaboration interfonctionnelle'] — je perçois des opportunités de croissance significatives.

Je vous encourage à continuer à développer votre expérience dans [domaine spécifique] et à explorer des postes vous permettant d’affiner ces compétences. Avec votre engagement et votre attitude proactive, je suis convaincu·e que vous trouverez des opportunités où vous pourrez exceller et avoir un impact significatif. »

Ce qu’il ne faut pas inclure dans un feedback d’entretien

Généralisations

Fournissez des exemples précis et des détails pour étayer votre feedback. Les remarques vagues telles que « ne correspondait pas tout à fait » sans contexte approprié peuvent prêter à confusion et frustrer les candidats. Tout commentaire devrait pouvoir être étayé par des exemples concrets.

Commentaires excessivement critiques

Bien qu’il soit important d’aborder les axes d’amélioration, évitez un langage dur ou trop critique qui pourrait décourager le candidat ou nuire à sa confiance en lui. 

Cela signifie qu’il faut éviter les mots ou formulations du type « nul », « décevant », « incompétent », « vous n’avez pas ce qu’il faut ».

Si vous pensez vraiment qu’un poste ne leur convient pas, veillez à le formuler de manière constructive et à fournir des conseils et recommandations.

Tout propos discriminatoire

Sachez que dans de nombreuses juridictions, comme le Royaume-Uni et l’Union européenne, des lois encadrent strictement l’accès et la protection des données. 

Le retour d’entretien constitue une donnée liée à un·e candidat·e spécifique et, selon ces réglementations (Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD), il·elle a le droit de demander toutes les données que détient une entreprise à son sujet. 

De nombreux autres pays se sont inspirés du RGPD pour leur législation (Brésil, Inde, Turquie et Californie, États-Unis jusqu’à présent), il est donc important que tout le monde en soit conscient.

En pratique, cela signifie que vos feedbacks doivent être objectifs, clairs et en lien avec les compétences, l’expérience requise et la performance du candidat lors de l’entretien par rapport à ces éléments. 

C’est pourquoi il ne doit y avoir aucun commentaire sur la tenue du candidat, son accent, et surtout rien qui puisse être considéré comme discriminatoire.

Je donne ces avertissements parce que j’ai malheureusement pu en observer. Bien que je sois ravi·e d’avoir pu repérer ces biais manifestes et les traiter avec les intéressés à l’époque, veillez à ce qu’aucun retour enregistré ne vous mette en difficulté.

Et non, on ne peut pas contourner la loi en essayant de limiter les feedbacks ou quoi que ce soit dans ce genre. Si vous êtes reconnu·e coupable d’avoir caché des informations concernant le candidat, les amendes sont véritablement lourdes. 

Ma règle d’or est la suivante : si l’équipe d’Amazon n’a pas trouvé le moyen de limiter les feedbacks, alors personne ne le peut !

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FAQ sur les retours d'entretien

Quels sont les avantages des retours d'entretien ?

Comment donner un retour à un candidat ?

Comment rédiger un retour après un entretien ?

Quel niveau de détail faut-il donner dans un retour ?