Équipe de recrutement : taille, structure et externalisation
Les équipes de recrutement jouent un rôle incroyablement important au sein des organisations. Elles sont responsables de veiller à ce que les bons talents soient au bon endroit pour aider l’organisation à atteindre ses objectifs.
Utilisez ce guide pour comprendre les rôles et responsabilités clés ainsi que les options d’externalisation.
7 rôles clés dans une équipe de recrutement
Le recrutement est un sport d’équipe nécessitant la contribution de plusieurs personnes aux compétences variées. Selon l’organisation, voici qui peut être impliqué :
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1. Le recruteur
Le recruteur gère l’ensemble du processus de recrutement, depuis la publication des offres d’emploi jusqu’au tri des CV, la conduite des entretiens et la présentation des offres.
Il fait le lien entre les candidats et l’entreprise, garantissant une expérience candidat de qualité et travaillant en étroite collaboration avec les managers recrutant pour améliorer le processus.
Certaines organisations disposent d’un recruteur dédié, tandis que dans d’autres, ce rôle sera assumé par le responsable RH.
La construction d’un poste de recruteur solide commence par s’assurer que votre équipe a suivi des formations de base en recrutement.
2. Le responsable du recrutement
Le responsable du recrutement définit les exigences du poste et travaille avec le recruteur pour concevoir le processus d’entretien. Il mène les entretiens pour évaluer l’adéquation technique et la compatibilité avec l’équipe, puis prend la décision d’embauche finale. Il participe également au processus d’intégration des nouveaux collaborateurs.
Dans le recrutement de startups, le responsable du recrutement endosse également les responsabilités liées au recrutement.
3. Le coordinateur recrutement
Le coordinateur recrutement s’occupe de la logistique, comme la planification des entretiens et la coordination des communications entre les candidats et l’équipe d’entretien. Il veille au bon déroulement du processus d’entretien, gère la maintenance nécessaire pour garder votre système de recrutement opérationnel, et assiste les recruteurs sur des tâches administratives.
4. Le spécialiste marque employeur
Le spécialiste de la marque employeur crée et diffuse des contenus mettant en valeur la marque et la culture uniques de l’entreprise pour attirer des talents. Il gère les canaux de recrutement marketing (site carrière de l’entreprise, réseaux sociaux, annonces d’emploi) et veille à l’alignement de la marque employeur avec les efforts de recrutement.
5. Sourceur de candidats
Le sourceur est chargé d’identifier, d’entrer en contact et de constituer un vivier de candidats potentiels, c’est-à-dire de réaliser la sourcing de candidats.
Il recherche de manière proactive des candidats via différents canaux comme des logiciels de sourcing, LinkedIn, les job boards, les réseaux sociaux et les événements de networking.
Les sourceurs se concentrent sur les candidats passifs qui ne postulent pas activement, effectuent le premier contact et pré-sélectionnent les profils avant de transmettre les candidats qualifiés aux recruteurs.
6. Contributeurs individuels
Dans le cadre d’un processus de recrutement collaboratif, il arrive que des membres de l’équipe participent aux entretiens pour évaluer le fit culturel et les compétences techniques, ainsi que pour permettre aux candidats de découvrir l’équipe et de leur poser des questions.
En outre, les contributeurs individuels peuvent aider à sourcer des candidats via la cooptation et participer aux actions de marketing de recrutement.
7. Fondateur ou PDG
Dans les entreprises de petite taille, le fondateur ou le PDG est souvent impliqué dans la définition des stratégies de recrutement, la conduite d’entretiens pour des postes de direction et la garantie de l’alignement avec la mission et les valeurs de l’entreprise. Ils peuvent donner l’approbation finale pour les recrutements clés et influencer l’approche globale du recrutement.
Déterminer la bonne taille pour votre équipe de recrutement
La taille de votre équipe de recrutement dépendra essentiellement des facteurs suivants :
1. Volume de recrutements
- Considérez vos objectifs annuels en matière d'embauche. Plus vous devez recruter de personnes, plus l’équipe de recrutement doit être grande. Un repère courant est 1 recruteur pour 25 à 40 recrutements annuels, mais cela peut varier selon la complexité des postes.
- Estimez la charge de travail par recruteur. Les recruteurs peuvent gérer différents volumes de recrutements selon que les postes sont de niveau débutant, intermédiaire ou hautement spécialisé.
2. Complexité des postes
- Postes techniques ou spécialisés. Les postes difficiles à pourvoir ou de niche prennent généralement plus de temps à recruter, ce qui implique qu’il peut être nécessaire d’avoir davantage de recruteurs ou de spécialistes en sourcing.
- Postes à fort turnover. Pour les postes avec un taux de rotation élevé, vous pourriez avoir besoin d’une capacité de recrutement supplémentaire pour répondre à la demande constante.
3. Stade de croissance de l'entreprise
- Start-up vs. entreprise établie. Les start-up peuvent avoir une petite équipe de recrutement flexible pouvant évoluer selon les besoins, tandis que les entreprises plus grandes ou à forte croissance nécessitent une équipe plus structurée avec des rôles dédiés (recruteurs, sourceurs, coordinateurs).
- Expansion planifiée. Si vous vous préparez à une forte croissance ou à l'entrée sur de nouveaux marchés, il faudra une équipe plus importante pour gérer la vague d’embauches.
4. Efficacité du processus de recrutement
- Technologie et outils. Si votre entreprise utilise un système de suivi des candidatures (ATS) ou des outils pilotés par l’IA, vous pouvez automatiser une partie du processus et permettre à une équipe plus réduite de gérer un plus grand nombre de candidats.
- Sous-traitance et agences. Si vous externalisez certains recrutements à des agences ou utilisez des services de recrutement externes, il est possible de conserver une équipe de recrutement interne plus restreinte.
5. Références du secteur
- Analysez les normes du secteur. Renseignez-vous sur les ratios courants recruteur-employé dans votre secteur d’activité. Par exemple, les entreprises technologiques affichent souvent des ratios plus bas (1:15-1:25), tandis que les entreprises du commerce de détail ou de l’hôtellerie peuvent avoir des ratios plus élevés (1:50 ou plus).
6. Marque employeur et expérience candidat
- Accent mis sur la marque employeur. Si votre société accorde une grande importance à la marque employeur, il pourrait être nécessaire d’avoir une équipe plus étoffée pour créer du contenu, gérer les réseaux sociaux et engager les candidats, surtout dans des secteurs très concurrentiels.
- Priorité à l'expérience candidat. Une équipe de recrutement qui souhaite offrir une expérience candidat personnalisée aura besoin de davantage de ressources, notamment des coordinateurs pour la planification et la communication.
Configuration de l’équipe de recrutement
Aucune organisation ne fonctionne exactement de la même façon, mais voici comment les équipes de recrutement sont généralement structurées dans les petites, moyennes et grandes organisations.
1. Start-up
- Configuration : Équipe restreinte et très flexible où les rôles sont souvent combinés.
- Structure de l’équipe : Habituellement composée de 1 à 2 recruteurs, voire d’une seule personne gérant les RH et le recrutement. Dans les start-up en phase très précoce, l’embauche est parfois assurée par les fondateurs ou les responsables de département. Les sourceurs et coordinateurs de recrutement sont rares, les recruteurs gérant le processus dans son intégralité. La priorité est donnée au recrutement rapide des talents clés, avec l’implication de tous les membres de l’équipe si nécessaire.
- Caractéristiques : Agile et adaptable, l’objectif est de pourvoir rapidement les postes critiques pour soutenir la croissance. Les processus de recrutement sont peu formalisés, reposant sur le réseau personnel, le bouche-à-oreille et la prospection directe.
2. Organisations de taille moyenne
- Configuration : Plus structurée, avec l’apparition de rôles spécialisés.
- Structure de l’équipe : Comprend des recruteurs dédiés ; certaines entreprises ajoutent des sourceurs ou des coordinateurs pour gérer les volumes importants d’embauche. Les équipes de recrutement collaborent davantage avec les RH pour l’intégration et la rétention, il peut aussi y avoir un chef d’équipe ou un responsable du recrutement qui supervise l’ensemble du processus.
- Caractéristiques : Équilibre entre efficacité et spécialisation, capacité à évoluer sans complexité excessive.
3. Organisations à forte croissance
- Configuration : Équipes évolutives, hautement structurées avec des rôles bien définis.
- Structure de l'équipe : Une combinaison de recruteurs, sourceurs, coordinateurs et responsables de la marque employeur. Les chefs d’équipe ou managers peuvent être chargés de superviser des équipes ou divisions spécifiques, afin d’assurer que le recrutement suive le rythme des besoins d’embauche rapides. Parfois, des recruteurs indépendants ou des agences de recrutement sont également sollicitées pour pourvoir des postes urgents.
- Caractéristiques : Le recrutement rapide et à haut volume nécessite des équipes bien coordonnées, prêtes à se développer rapidement grâce à des processus rationalisés.
4. Grandes organisations
- Configuration : Hautement structurée, avec des rôles et des départements distincts.
- Structure de l'équipe : Comprend des recruteurs spécialisés par domaine d’activité (ex : technologie, ventes, opérations), des sourceurs dédiés, des coordinateurs du recrutement, des équipes marque employeur et des analystes de données. Il peut y avoir des responsables du recrutement par région ou par département, avec une équipe opérationnelle en charge des processus, de la conformité et du reporting. La marque employeur et la stratégie d’acquisition de talents peuvent être des départements séparés.
- Caractéristiques : Grande complexité, efforts concentrés sur l’efficacité et l’échelle, avec des processus bien définis et des outils tels que les systèmes ATS et CRM pour gérer le volume de candidats et d’offres d’emploi.
Définir les indicateurs et KPIs
Ce qui se mesure se gère. Voici quelques indicateurs de recrutement et KPIs couramment utilisés par les équipes pour identifier des problèmes et optimiser le processus.
1. Délai d’embauche / délai de pourvoi
- Définition :
- Délai d’embauche : nombre de jours entre l’entrée d’un candidat dans le process (ex : dépôt de candidature) et l’acceptation de l’offre d’emploi.
- Délai de pourvoi : nombre total de jours entre la publication d’une offre et le recrutement d’un candidat.
- Importance : Ces métriques mesurent l’efficacité du processus de recrutement. Un délai court d’embauche ou de pourvoi signifie des placements rapides, ce qui permet d’éviter les pertes de productivité et de réduire les coûts de recrutement.
2. Qualité de l’embauche
- Définition : Un indicateur qui évalue la valeur qu’un nouveau collaborateur apporte à l’organisation, fondé généralement sur les évaluations de performance, le taux de rétention et la rapidité avec laquelle les objectifs clés sont atteints.
- Importance : Il s’agit d’un indicateur essentiel de l’efficacité du recrutement, mesurant la contribution des nouvelles recrues au succès de l’entreprise.
3. Nombre de candidats
- Définition : Le nombre total de candidats postulant à un poste donné ou à l’ensemble des postes ouverts.
- Importance : Cette métrique permet d’évaluer la portée et l’attrait des offres d’emploi, ainsi que l’efficacité des canaux de sourcing. Un grand nombre de candidatures indique une bonne image employeur et un marketing efficace, mais il est aussi important d’équilibrer quantité et qualité.
4. Nombre d’entretiens
- Définition : Le nombre d’entretiens réalisés pour chaque poste ouvert, des premiers échanges jusqu’aux entretiens finaux.
- Importance : Suivre cette métrique permet d’évaluer l’efficacité du processus d’entretien. Un nombre trop élevé peut traduire un process trop complexe ou une difficulté à identifier le bon profil. Cela peut également révéler des goulets d’étranglement.
5. Taux de conversion
- Définition : Pourcentage de candidats qui passent d’une étape du processus de recrutement à la suivante, par exemple, du tri des candidatures aux entretiens ou des entretiens à la proposition d’embauche.
- Importance : Cela aide les recruteurs à identifier à quel moment les candidats quittent l’entonnoir de recrutement. Un taux élevé d’abandon à une étape précise peut indiquer des problèmes liés à la correspondance des profils, au manque de clarté de la fiche de poste ou au déroulement des entretiens.
6. Qualité des sources
- Définition : Cela mesure l'efficacité des différents canaux de recrutement (par exemple, sites d'emploi, recommandations, LinkedIn) pour produire des candidats de haute qualité. Il évalue d'où proviennent les embauches réussies et suit leurs performances ou leur longévité au sein de l'entreprise.
- Importance : Comprendre quelles sources produisent les meilleurs candidats aide à optimiser les efforts de sourcing, permettant aux recruteurs de se concentrer sur les canaux les plus efficaces, tout en réduisant les coûts et les délais de recrutement.
7. Coût par embauche
- Définition : Le coût total associé à l'embauche d'un nouvel employé, incluant la publicité, les frais d'agence de recrutement, les salaires des recruteurs, les vérifications de références et toute autre dépense liée à l'embauche, divisé par le nombre d'embauches réalisées.
- Importance : Cet indicateur aide les entreprises à gérer et à optimiser leur budget de recrutement. Réduire le coût par embauche tout en conservant ou en améliorant la qualité des recrutements est un objectif courant en recrutement.
8. Satisfaction des candidats
- Définition : Une mesure du degré de satisfaction des candidats vis-à-vis du processus de recrutement, souvent recueillie par le biais d'enquêtes après l'entretien ou une fois la décision d'embauche prise.
- Importance : La satisfaction des candidats reflète l'expérience globale des candidats et impacte la marque employeur. Des taux de satisfaction élevés peuvent attirer plus de talents, même si le candidat n'obtient pas le poste, car il peut recommander votre entreprise ou postuler à nouveau à l'avenir.
Externalisation du Processus de Recrutement
Parfois, les organisations choisissent d'externaliser certaines parties du processus de recrutement, notamment le sourcing de candidats. Lorsqu'il s'agit d'externaliser le recrutement, il existe un certain nombre d'options pour répondre à la plupart des besoins :
RPO à la Demande (Externalisation du Processus de Recrutement)
- Définition : Le RPO à la demande offre un soutien en recrutement flexible et à court terme, qui peut être sollicité selon les besoins. Cela convient parfaitement pour faire face à des pics d'embauche spécifiques, comme un besoin temporaire de recruteurs supplémentaires lors de périodes de recrutement saisonnier ou pour un projet particulier.
- Comment cela fonctionne : Une entreprise s'associe à un prestataire RPO afin de renforcer ses efforts internes de recrutement lorsque le besoin s'en fait sentir. Le prestataire peut fournir des recruteurs, des spécialistes du sourcing ou même mettre à disposition ses technologies et outils pour accompagner le recrutement de l'entreprise pendant une période limitée.
- Avantages :
- Évolutivité et flexibilité pour faire face à des besoins soudains en recrutement sans engagements à long terme.
- Rentable puisque les services sont engagés uniquement en cas de besoin.
- Recrutement plus rapide sans nécessité d'augmenter durablement l'équipe de recrutement interne.
- Idéal pour : Les entreprises qui font face à des pics d'embauche ponctuels, à des besoins liés à des projets ou à des ressources internes limitées en recrutement.
RPO par groupe de fonctions
- Définition : Le RPO par groupe de fonctions consiste à externaliser le recrutement pour un département, une fonction métier ou une unité opérationnelle spécifique de l'entreprise (par exemple, informatique, ventes, marketing, etc.). Il s'agit d'une approche ciblée d'externalisation pour certains postes ou groupes.
- Comment cela fonctionne : Le prestataire RPO prend en charge le recrutement pour une fonction ou une équipe spécifique de l'organisation. Il s'occupe de tout : sourcing, entretiens, intégration, ainsi que la marque employeur pour cette fonction. L'équipe RH interne gère les autres domaines tandis que le prestataire RPO devient une extension de l’équipe d'acquisition de talents de l'entreprise pour ce groupe spécifique.
- Avantages :
- Expertise spécialisée en recrutement sur certaines fonctions, ce qui se traduit par des candidats de meilleure qualité.
- Permet aux recruteurs internes de se concentrer sur d'autres domaines de l'entreprise.
- Évolutif et adaptable aux besoins d'un département ou d'une division spécifique.
- Idéal pour : Les organisations qui ont besoin d'un soutien spécialisé en recrutement dans des domaines nécessitant une expertise pointue ou connaissant une forte demande, tels que les fonctions techniques ou commerciales.
3. RPO complet
- Définition : La RPO complète consiste à ce qu’un prestataire RH externe prenne en charge l’intégralité du processus de recrutement d’une organisation. Cela inclut tout, depuis la recherche de talents, la présélection, les entretiens, la gestion des offres et l’intégration, ainsi que la stratégie de gestion des talents et la marque employeur.
- Fonctionnement : Le prestataire RPO s’intègre totalement à l’organisation, utilisant souvent la marque et les outils de l’entreprise pour gérer toutes les opérations de recrutement. Il devient un partenaire stratégique à long terme, gérant l’ensemble des activités d’acquisition de talents pour l’entreprise. Cela comprend généralement l’utilisation de technologies avancées, d’analyses de recrutement, et de stratégies de marque employeur.
- Avantages :
- Un accompagnement complet en recrutement, permettant aux équipes RH internes de se concentrer sur d’autres domaines.
- Une expertise dans la gestion du recrutement à grande échelle et la stratégie d’acquisition de talents.
- Accès à des outils avancés, à la technologie et à des informations sur le marché.
- Peut conduire à de meilleures embauches, une réduction du délai de recrutement et une amélioration générale des processus de recrutement.
- Idéal pour : Les grandes entreprises avec d’importants besoins en recrutement, celles en forte croissance ou celles qui souhaitent optimiser et externaliser complètement leur processus de recrutement.
Les options RPO incluent des sociétés RPO spécialisées, des organisations professionnelles d’employeurs ou, particulièrement pour l’embauche à l’international, un employeur enregistré.
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