Entretiens Individuels : Guide Essentiel + Modèle
En tant que manager, je considère les réunions individuelles comme essentielles pour instaurer la confiance et encourager une communication ouverte en offrant un espace dédié aux retours, au soutien et à l'alignement. Elles me permettent de rester connecté à ce qui se passe avec les membres de mon équipe, de résoudre rapidement les problèmes éventuels et de favoriser leur développement professionnel.
Cela dit, peu importe à quel point vous êtes préparé, vous serez inévitablement confronté à des conversations difficiles, à des surprises et à quelques moments gênants.
Cela étant, je vais partager comment mieux vous préparer aux petites tempêtes qui surviennent et mener des réunions individuelles efficaces avec les membres de votre équipe.
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Que sont les réunions individuelles ?
Une réunion individuelle est une conversation régulière et planifiée entre un manager et un membre de son équipe, généralement chaque semaine ou toutes les deux semaines.
Ces réunions sont conçues pour encourager une communication ouverte, permettant aux membres de l'équipe de discuter de leurs performances, de poser des questions, de demander des conseils, de donner leur avis et d’aborder toute préoccupation. L’utilisation d’un logiciel de réunions individuelles peut faciliter ce processus (vous pouvez également bénéficier de ces avantages avec un logiciel de gestion de réunions).
C’est aussi un espace pour les managers pour apporter un soutien personnalisé, offrir des retours et s’aligner sur les objectifs.
Avantages des réunions individuelles
Les réunions individuelles sont des outils importants dans la boîte à outils de la gestion des ressources humaines car elles offrent une plateforme pour une communication ouverte entre les managers et les membres de l’équipe.
Parmi les avantages clés :
- Renforcement des relations : Des échanges réguliers favorisent la connexion et instaurent la confiance, faisant en sorte que les membres de l’équipe se sentent écoutés et valorisés.
- Clarification des attentes : Les managers et leurs collaborateurs peuvent s’aligner sur les objectifs, définir les priorités et clarifier les tâches et attentes.
- Soutien personnalisé : Ces réunions permettent aux managers d’offrir des retours individualisés, de surmonter les difficultés et de soutenir la progression en fonction des besoins de chacun.
- Favoriser les retours des employés : Les collaborateurs disposent d’un espace sûr pour exprimer leurs préoccupations, faire des suggestions et demander de l’aide. C’est l’un de mes outils préférés pour recueillir des retours des employés.
- Renforcer la responsabilité : Les points réguliers aident les deux parties à rester responsables de leurs objectifs et à tenir leurs engagements, ce qui améliore la performance.
Dans l’ensemble, des réunions individuelles efficaces favorisent un meilleur engagement, une gestion continue de la performance et une culture de travail plus positive et plus solidaire.
Elles sont particulièrement importantes pour gérer des équipes à distance où il est plus difficile de percevoir l’état d’esprit des collaborateurs.
Qui est responsable de la réunion individuelle ?
Le collaborateur devrait principalement prendre en charge l’ordre du jour d’une réunion individuelle. Cela lui donne la possibilité d’aborder ses besoins, ses objectifs et les éventuels défis qu’il souhaite évoquer, rendant la réunion plus centrée sur son évolution et son engagement.
Lorsqu’il définit l’ordre du jour, cela l’incite à prendre en main son développement et garantit que la réunion soit adaptée à ses priorités.
Cependant, les managers doivent également contribuer à l’ordre du jour, notamment pour les bilans de performance, l’alignement sur les objectifs de l’équipe ou les retours.
Une approche équilibrée pourrait consister à ce que le collaborateur envoie un ordre du jour préliminaire à l’avance, le manager ajoutant les points supplémentaires qu’il souhaite aborder.
Cela rend la réunion à la fois productive et en accord avec les objectifs de l’organisation tout en mettant l’accent sur les priorités et le développement du collaborateur.
Comment les managers et les employés doivent-ils aborder les entretiens individuels ?
Le rôle du manager
Lors d’un entretien individuel, le rôle du manager est de favoriser une communication ouverte et bilatérale afin de soutenir le développement personnel et professionnel de ses collaborateurs tout en alignant leur travail sur les objectifs de l’équipe et de l’organisation. Les principales responsabilités comprennent :
- Écouter activement : Les managers doivent instaurer un climat de confiance pour permettre à leurs collaborateurs d’exprimer leurs idées, préoccupations et retours. Cela favorise la confiance et aide le manager à cerner les éventuelles difficultés rencontrées par le collaborateur.
- Fournir des retours : Proposer des retours constructifs sur la performance, reconnaître les réussites et aborder les axes d’amélioration.
- Soutenir le développement : Discuter des aspirations professionnelles et des besoins de développement du collaborateur afin d’identifier les formations, projets ou opportunités de mentorat pour accompagner sa progression.
- Définir et aligner les objectifs : Examiner ensemble les progrès sur les objectifs en cours et établir des attentes claires pour les travaux à venir. Cela garantit l’alignement avec les objectifs de l’équipe et de l’entreprise.
- Résoudre les difficultés : Si le collaborateur rencontre des obstacles, le manager peut aider à envisager des solutions, lever les freins ou fournir les ressources nécessaires à sa réussite.
Favoriser l’engagement : Des entretiens individuels réguliers montrent à l’employé que son manager se soucie de son bien-être et de sa carrière, ce qui renforce la motivation et l’engagement.
Le rôle du collaborateur
Le rôle du collaborateur est de s’impliquer activement et de manière proactive, afin de s’assurer que la conversation soit constructive et bénéfique pour son évolution et l’alignement sur les objectifs de l’équipe. Ses responsabilités incluent :
- Se préparer à l’avance : Revoir le travail récent, les progrès sur les objectifs et les points à aborder. Être préparé permet de garder la conversation centrée et efficace.
- Partager des mises à jour : Informer sur ses avancées, ses réussites et toutes difficultés rencontrées. Cela permet au manager de rester informé et d’apporter un soutien rapide si nécessaire.
- Demander du feedback : Solliciter des retours constructifs et s’ouvrir aux axes d’amélioration. Cela témoigne d’une volonté de progresser et favorise le dialogue bilatéral.
- Exprimer ses objectifs et besoins : Partager ses aspirations professionnelles, besoins en développement ou ressources nécessaires pour mieux accomplir sa mission. Cela contribue à aligner son travail avec les perspectives d’évolution.
- Aborder les difficultés : Faire preuve d’honnêteté sur les obstacles ou préoccupations, qu’ils concernent la charge de travail, les défis des projets ou la dynamique de l’équipe. Cela permet de trouver des solutions et de clarifier les attentes.
- Assurer le suivi : Après la réunion, mettre en œuvre les retours, avancer sur les actions décidées et progresser sur les objectifs. Un suivi constant renforce la responsabilité et la progression.
En résumé, le collaborateur est responsable de son évolution et de son travail, en utilisant les entretiens individuels pour demander des conseils, transmettre des informations et clarifier les attentes.
Que discuter lors d'un entretien individuel
Lors d’un entretien individuel, la conversation doit être structurée pour aborder les besoins immédiats, la progression à long terme et l’alignement sur les objectifs.
Si les sujets discutés lors d’un 1:1 peuvent varier selon les réunions et selon le style de management, il est essentiel de mettre en place une structure générale commune à chaque échange.
Voici un exemple d’ordre du jour pour une réunion de 30 minutes :
Point d'accueil du collaborateur (5 minutes)
C'est votre occasion de créer un lien personnel. Posez des questions ouvertes qui instaurent une écoute active et un climat de confiance. Il est important d'inclure :
- Bilan d'énergie et d'émotions : Demandez à votre collaborateur comment il va, ce qu’il ressent, quel est son niveau d’énergie et ce qui lui préoccupe. Si son énergie est basse, s’il est stressé ou préoccupé, cela va influencer la suite de la conversation en tête-à-tête.
- Lien personnel : Prenez des nouvelles de sa vie personnelle. Demandez comment vont son partenaire ou ses enfants, ou intéressez-vous à son hobby. Cela est essentiel pour instaurer une relation de confiance et mettre en place le bon climat pour la réunion.
Mise à jour sur le travail du collaborateur (10 minutes)
C'est ici que la conversation passe du personnel au professionnel. Gardez en tête que si un point nécessite un échange plus long ou approfondi, prévoyez une réunion distincte pour l’aborder.
- Points d'action précédents : Demandez au collaborateur de faire le point sur les actions convenues lors du dernier entretien individuel. Vérifiez s’il existe des obstacles qui l’empêchent de compléter une action en particulier.
- Mises à jour sur les projets et objectifs : Faites le point sur les objectifs à long terme, les projets ou tâches qui lui ont été confiés. Est-il satisfait de son travail, et de quoi dépend sa satisfaction professionnelle ?
Mise à jour du manager et perspectives (10 minutes)
C’est maintenant à vous. Profitez de cette partie de la conversation pour :
- Partager des informations et mises à jour importantes : Cela peut concerner de nouvelles politiques de l'entreprise ou des processus, mais uniquement ceux qui ont un impact direct sur le collaborateur.
- Gestion de la performance non urgente : C'est l'occasion de poser des attentes générales ou de partager un retour constructif. Proposez également votre soutien !
- Nouveaux objectifs, responsabilités ou missions : Le point individuel est le bon moment pour parler de l’avenir. Cela inclut toute évolution des objectifs, aspirations professionnelles, poste ou responsabilités du collaborateur. Assurez-vous d’obtenir son avis.
Temps flexible (5 minutes)
Comme pour toute réunion, prévoyez toujours un court laps de temps pour approfondir un sujet important, récapituler les actions à mener ou tout simplement terminer la réunion en avance !
Ce qu'il ne faut PAS faire en entretien 1:1
En règle générale, un 1:1 ne doit pas être le principal levier de gestion de la performance, du développement professionnel ou de pilotage des projets et tâches.
Essayer de tout regrouper dans ces réunions courtes et régulières n’est tout simplement pas réaliste.
Il s'agit plutôt d’engagement des collaborateurs, voici donc quelques exemples de sujets à NE PAS aborder en 1:1, et qui nécessitent des réunions dédiées :
- Feedback de performance urgent : Si un collaborateur a commis une erreur grave, il est crucial de lui faire un retour rapidement et de clarifier les attentes pour que cela ne se reproduise pas. Attendre le prochain 1:1 serait trop tard.
- Formation aux compétences métier. Le tête-à-tête ne doit pas servir de session de formation pour apprendre des compétences spécifiques. Prévoyez une formation dédiée sans contrainte de temps et sans interférer avec d’autres sujets.
- Mises à jour détaillées sur le statut d’un projet. Le 1:1 permet un point général (par exemple, tout se déroule bien/retard/avance), mais pour des suivis détaillés ou discussions approfondies, privilégiez des réunions dédiées ou des rapports de projets.
Exemples de questions en entretien individuel selon le type
1. Questions générales
- « Comment s’est passée ta semaine ? Y a-t-il eu des moments forts ou des difficultés ? »
- « De quoi es-tu particulièrement fier(e) depuis notre dernier point ? »
- « Y a-t-il des obstacles ou des frustrations sur lesquels je peux t’aider ? »
- « Comment se passe [projet ou centre d’intérêt personnel] ? »
2. Fixation des objectifs
- « Quels objectifs souhaites-tu te fixer pour le prochain trimestre, et comment s’alignent-ils avec tes aspirations professionnelles à long terme ? »
- « De quoi aurais-tu besoin de ma part pour t’aider à atteindre ces objectifs ? Y a-t-il des ressources ou des formations spécifiques qui pourraient t’être utiles ? »
- « Comment mesureras-tu le succès pour ces objectifs et quelles sont les étapes que tu envisages pour y parvenir ? »
3. Discussion sur le développement
- « Y a-t-il des compétences ou domaines de connaissance que tu aimerais développer davantage, que ce soit dans ton rôle actuel ou dans le cadre d’objectifs professionnels futurs ? »
- « Quels types de projets ou d’expériences trouverais-tu enrichissants pour ta progression au cours de l’année à venir ? »
- « Que penses-tu de ta trajectoire professionnelle actuelle ? Souhaiterais-tu explorer de nouveaux axes ou y apporter des ajustements ? »
4. Questions liées à la performance
- « Comment juges-tu tes performances récentes ? Y a-t-il quelque chose que tu aimerais améliorer ou sur lequel te concentrer ? »
- « Quels retours as-tu reçus récemment de la part des membres de l’équipe ou des clients, et comment y as-tu réagi ? »
- « Rencontres-tu des défis spécifiques dans ton travail qui pourraient avoir un impact sur ta performance ? Comment puis-je t’aider ? »
5. Premier 1:1 avec un nouveau membre de l’équipe
- « Qu’est-ce qui t’enthousiasme le plus dans ce poste et qu’espères-tu accomplir dans les prochains mois ? »
- « Penses-tu disposer des outils et ressources nécessaires pour bien commencer ? Y a-t-il quelque chose de précis sur lequel je peux t’aider ? »
- « Comment aimes-tu recevoir des retours, et que trouves-tu le plus utile de la part d’un manager ? »
6. Questions de niveau supérieur (si vous êtes le manager de leur manager)
- « Comment ressens-tu la dynamique globale au sein de ton équipe ? Y a-t-il des aspects à améliorer selon toi ? »
- « Y a-t-il quelque chose concernant tes projets actuels ou tes objectifs dont je devrais être informé et qu’il serait utile d’aborder ensemble ? »
- « Selon toi, que pourrait faire ton équipe ou ton manager pour mieux te soutenir dans ton rôle ? »
Meilleures pratiques pour les réunions individuelles
Des entretiens individuels efficaces reposent sur la régularité, l’efficacité, l’ouverture et la confiance. Voici quelques bonnes pratiques pour y parvenir :
- Fixez un planning régulier : Gardez les réunions régulières (hebdomadaires, bimensuelles ou mensuelles) et respectez l'engagement en temps pour montrer leur importance. Cependant, il est aussi acceptable de sauter une séance s’il n’y a rien à discuter.
- Optez pour l’informel : Les 1:1 sont l'occasion de créer des liens et de gagner en confiance, alors privilégiez une ambiance détendue et accordez du temps aux discussions informelles.
- Préparez un ordre du jour : Les deux parties doivent proposer des sujets ou questions à aborder. Les thèmes courants comprennent le suivi des projets, les difficultés rencontrées, les retours d’expérience et les objectifs de carrière.
- Créez un environnement confortable : Assurez-vous de disposer d’un espace confidentiel et sécurisé permettant une communication honnête, sans distraction ni interruption.
- Concentrez-vous sur l’écoute : Laissez la personne s’exprimer librement et privilégiez la compréhension de son point de vue avant de répondre.
- Célébrez les réussites : Reconnaître les succès est essentiel pour encourager la performance et valoriser les comportements attendus.
- Donnez un feedback constructif : Offrez un retour précis et concret, accompagné d’exemples. Le guide d’Alana Fallis sur comment donner des retours est une excellente ressource à ce sujet.
- Encouragez le feedback dans les deux sens : Invitez à donner un retour sur votre style de management et à proposer des suggestions pour améliorer l’équipe ou les processus de travail.
- Discutez de l’évolution et du développement : Parlez des objectifs professionnels, des possibilités d’apprentissage et des axes de développement des compétences pour marquer votre engagement envers leur progression.
- Faites le suivi des actions : Concluez avec des prochaines étapes claires et des engagements, puis vérifiez leur avancement lors des réunions suivantes.
Votre modèle de réunion individuelle
J’ai conçu un modèle simple pour vous aider à mener une conversation 1:1 efficace. Ce modèle de réunion individuelle, pratique et imprimable, comprend :
- Guide de démarrage rapide avec les meilleures pratiques essentielles pour les réunions individuelles
- Un cadre simple pour organiser l’ordre du jour de votre réunion individuelle
- Exemples de questions à poser lors des réunions individuelles
- Espaces pour prendre des notes
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Modèle de réunion individuelle
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