Entretiens Individuels : Guide Essentiel + Modèle
Au cours de ma carrière, j'ai participé à d'innombrables réunions individuelles, à la fois en tant que contributeur individuel et en tant que manager.
En tant que manager, je les considère comme essentielles pour instaurer la confiance et encourager une communication ouverte en offrant un espace dédié au feedback, au soutien et à l'alignement.
Elles m’aident à rester connecté à ce qui se passe avec les membres de mon équipe, à résoudre les éventuels problèmes dès leur apparition et à favoriser leur développement professionnel.
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Cela dit, peu importe votre niveau de préparation, vous serez inévitablement confronté à des conversations délicates, des surprises et quelques moments inconfortables.
Ceci étant, je vais partager comment mieux vous préparer à ces petites tempêtes qui surviennent et mener des entretiens individuels efficaces avec vos collaborateurs.
Qu'est-ce qu'une réunion individuelle ?
Une réunion individuelle est une conversation régulière et planifiée entre un manager et un membre de son équipe, généralement de façon hebdomadaire ou bimensuelle.
Ces réunions sont conçues pour encourager la communication ouverte, permettant aux collaborateurs de discuter de leur performance, poser des questions, demander des conseils, partager des retours et aborder d'éventuels sujets de préoccupation. Utiliser un logiciel de réunion individuelle peut faciliter ce processus (vous pouvez également bénéficier de ces avantages d'un logiciel de gestion de réunions).
C’est aussi un espace où les managers peuvent offrir un soutien personnalisé, fournir des retours et s’aligner sur les objectifs.
Avantages des réunions individuelles
Les réunions individuelles sont des outils importants dans la boîte à outils du management des personnes car elles offrent une plateforme pour une communication ouverte entre les managers et les membres de l'équipe.
Les principaux avantages comprennent :
- Renforcer les relations : Des points réguliers permettent de créer du lien et de bâtir la confiance, donnant aux membres de l'équipe le sentiment d'être écoutés et valorisés.
- Clarifier les attentes : Les managers et leurs collaborateurs peuvent s’aligner sur les objectifs, traiter les priorités et clarifier les tâches et les attentes.
- Un soutien personnalisé : Ces réunions donnent l'occasion aux managers de proposer des retours adaptés, d’aborder les difficultés et de soutenir le développement en fonction des besoins individuels.
- Encourager le feedback des employés : Les employés disposent d’un espace sûr pour exprimer leurs préoccupations, proposer des suggestions et demander du soutien. C’est l’un de mes outils préférés pour collecter le feedback des employés.
- Renforcer la responsabilisation : Des mises à jour régulières aident les deux parties à rester engagées envers les objectifs et à tenir leurs engagements, ce qui améliore la performance.
Dans l'ensemble, des réunions individuelles efficaces favorisent un engagement plus élevé, une gestion continue de la performance et une culture de travail plus positive et bienveillante.
Elles sont particulièrement importantes pour la gestion des équipes à distance où il est plus difficile de percevoir l’état d’esprit des collaborateurs.
À qui appartient la réunion individuelle ?
Le collaborateur direct doit idéalement piloter l’ordre du jour d’une réunion individuelle. Cela lui permet de soulever ses besoins, objectifs et éventuelles difficultés, rendant la réunion plus ciblée sur sa progression et son engagement.
Lorsqu’il établit l’ordre du jour, il prend en main son développement et s’assure que la réunion correspond à ses priorités.
Toutefois, les managers doivent aussi apporter leur contribution à l’ordre du jour, notamment pour faire le point sur la performance, s’aligner avec les objectifs d’équipe ou donner du feedback.
Une approche équilibrée pourrait consister à ce que le collaborateur envoie un projet d’ordre du jour à l’avance, afin que le manager puisse y ajouter les points qu’il souhaite aborder.
Cela permet de rendre la réunion à la fois productive et conforme aux objectifs de l’organisation, tout en mettant en avant le développement et les préoccupations du collaborateur direct.
Comment les managers et les collaborateurs doivent-ils aborder les réunions individuelles ?
Le rôle du manager
Lors d’un entretien individuel, le rôle du manager est de favoriser une communication ouverte et bilatérale qui soutient le développement personnel et professionnel de son collaborateur tout en alignant son travail avec les objectifs de l’équipe et de l’organisation. Les responsabilités principales incluent :
- Écouter activement : Les managers doivent créer un climat de confiance où les collaborateurs peuvent partager leurs idées, préoccupations et retours. Cela renforce la confiance et aide le manager à comprendre les éventuelles difficultés rencontrées par l’employé.
- Donner du feedback : Offrir des retours constructifs sur la performance, reconnaître les réussites et aborder les axes d’amélioration.
- Soutenir le développement : Échanger sur les aspirations de carrière et les besoins de développement, pour identifier des formations, projets ou opportunités de mentorat afin de favoriser la progression.
- Définir et aligner les objectifs : Examiner ensemble les progrès sur les objectifs actuels et fixer des attentes claires pour les prochaines missions. Cela garantit l’alignement avec les objectifs d’équipe et d’entreprise.
- Résoudre les problèmes : Si le collaborateur rencontre des difficultés, le manager peut aider à trouver des solutions, lever les obstacles ou fournir les ressources nécessaires à sa réussite.
Favoriser l’engagement : Des entretiens réguliers montrent au collaborateur que le manager valorise son bien-être et sa carrière, renforçant ainsi sa motivation et son engagement.
Le rôle du collaborateur
Le collaborateur doit s’impliquer de manière ouverte et proactive afin de garantir que l’échange soit productif et bénéfique pour sa progression et l’alignement avec les objectifs de l’équipe. Ses responsabilités incluent :
- Se préparer en amont : Faire le point sur les réalisations récentes, l’avancée des objectifs et les sujets à aborder. Arriver préparé permet de garder une discussion efficace et centrée.
- Partager les avancées : Communiquer sur ses progrès, ses succès ainsi que sur les éventuels défis rencontrés. Cela tient le manager informé et facilite un soutien rapide.
- Demander du feedback : Solliciter des retours constructifs et rester ouvert à l’amélioration. Cela démontre une volonté de progresser et encourage l’échange dans les deux sens.
- Exprimer objectifs et besoins : Évoquer ses aspirations professionnelles, besoins de montée en compétences ou ressources utiles pour mieux performer. Cela favorise l’adéquation entre le travail actuel et les perspectives d’évolution.
- Aborder les difficultés : Être transparent sur les obstacles ou préoccupations, qu’il s’agisse de la charge de travail, de blocages sur un projet ou de questions liées à l’ambiance. Cela permet de trouver des solutions et d’éclaircir les attentes.
- Assurer un suivi : Après la réunion, mettre en œuvre les retours reçus, travailler sur les points convenus et rester concentré sur les objectifs fixés. Une régularité dans le suivi renforce la responsabilisation et la progression.
En résumé, le collaborateur doit prendre en main sa progression et son travail, en utilisant ces entretiens pour demander conseil, partager ses avancées et clarifier les attentes.
Quels sujets aborder lors d’un entretien individuel ?
Lors d’une réunion individuelle, la discussion doit être structurée pour répondre aux besoins immédiats, soutenir la progression à long terme et garantir l’alignement sur les objectifs.
Si les sujets abordés dans un 1:1 peuvent varier d’une réunion à l’autre et selon le style de management, il est important d’établir une structure générale applicable à chaque échange.
Voici un exemple d’ordre du jour pour une réunion de 30 minutes :
Accueil du collaborateur (5 minutes)
C’est le moment de créer une connexion sur le plan personnel. Posez des questions ouvertes qui instaurent un climat d’écoute. Il est important d’avoir :
- Évaluation de l'énergie et de l'état émotionnel : Vérifiez auprès du membre de l'équipe comment il se porte et ce qu'il ressent, quel est son niveau d'énergie et ce qui le préoccupe actuellement. Si son énergie est faible, s'il est stressé ou préoccupé par quelque chose, cela affectera le reste de la discussion en tête-à-tête.
- Connexion personnelle : Prenez des nouvelles de sa vie personnelle. Demandez comment vont son conjoint ou ses enfants, ou montrez de l'intérêt pour un de ses loisirs. Cela est essentiel pour établir une relation de confiance et poser les bases de la suite de la réunion.
Mise à jour du travail du membre de l'équipe (10 minutes)
C'est à ce moment que la conversation en tête-à-tête passe du personnel au professionnel. Souvenez-vous, si un sujet mérite une discussion plus longue, planifiez une réunion séparée pour en parler.
- Points d'action précédents : Demandez au membre de l'équipe de faire le point sur l'avancement des actions décidées lors du dernier entretien individuel. Vérifiez si des obstacles l'empêchent de les réaliser.
- Avancée sur les projets et objectifs : Faites le point sur les mises à jour concernant les objectifs à long terme, projets ou tâches qui lui ont été confiés. Quel est son niveau de satisfaction au travail et qu'est-ce qui l'influence ?
Point manager et perspectives (10 minutes)
C'est maintenant votre tour. Utilisez cette partie de la conversation pour :
- Partager des informations et mises à jour importantes : Il peut s'agir de nouvelles politiques d'entreprise ou de procédures, mais uniquement celles qui ont un impact direct sur le membre de l'équipe.
- Gestion de la performance non urgente : C'est l'occasion de formuler des attentes générales concernant la performance ou de donner un retour constructif général. Offrez également votre soutien !
- Nouveaux objectifs, missions ou responsabilités : Un entretien individuel est le moment idéal pour discuter de l'avenir. Cela inclut tout changement concernant les objectifs professionnels, aspirations de carrière, poste ou responsabilités du collaborateur. Veillez à recueillir son avis.
Temps flexible (5 minutes)
Comme pour toute réunion, prévoyez toujours un court moment pour approfondir un sujet essentiel, résumer les actions à retenir, ou tout simplement finir la réunion en avance !
À quoi NE DOIVENT PAS servir les entretiens 1:1 ?
En général, les 1:1 ne doivent pas être le principal outil utilisé pour la gestion de la performance, le développement professionnel, ou la gestion de projets et de tâches.
Essayer de tout caser dans ces petits rendez-vous réguliers n'est tout simplement pas réaliste.
L'objectif est davantage l'engagement des employés, alors voici quelques exemples de points qui ne doivent PAS être abordés lors d'un 1:1 et qui méritent une réunion spécifique :
- Retour urgent sur la performance : Si un membre de l'équipe a commis une erreur grave, il est important de lui faire un retour rapidement et de clarifier les attentes sans délai, afin d'éviter que cela ne se reproduise. Attendre jusqu'au prochain 1:1 serait trop tard.
- Formation aux compétences professionnelles. Un entretien individuel ne doit pas servir de session de formation pour enseigner à quelqu'un les compétences spécifiques à son poste. Préférez organiser une session dédiée à cet effet, afin de ne pas manquer de temps ou bâcler d'autres sujets.
- Mises à jour détaillées sur l’état d’avancement d’un projet. Un 1:1 est approprié pour obtenir une vue d’ensemble (par exemple : est-ce que tout avance globalement/du retard/avance ?), mais les discussions détaillées doivent avoir lieu lors d’un point de suivi ou d’une réunion projet spécifique.
Exemples de questions à poser lors d'un entretien individuel selon le type
1. Questions générales
- « Comment s’est passée votre semaine ? Des moments forts ou des difficultés ? »
- « Qu’est-ce dont vous êtes particulièrement fier depuis notre dernier point ? »
- « Y a-t-il des obstacles ou des frustrations pour lesquels je pourrais vous aider ? »
- « Comment va [projet ou activité personnelle] ? »
2. Définition des objectifs
- « Quels objectifs souhaitez-vous fixer pour le prochain trimestre et comment s’alignent-ils sur vos aspirations professionnelles à long terme ? »
- « De quoi avez-vous besoin de ma part pour atteindre ces objectifs, et existe-t-il des ressources ou des formations spécifiques qui vous seraient utiles ? »
- « Comment allez-vous mesurer le succès de ces objectifs et quelles étapes envisagez-vous pour les atteindre ? »
3. Discussion sur la croissance
- « Y a-t-il des compétences ou des domaines de connaissances que vous souhaiteriez approfondir, soit dans votre rôle actuel, soit pour vos objectifs de carrière futurs ? »
- « Quels types de projets ou d’expériences trouveriez-vous enrichissants pour votre développement au cours de l’année à venir ? »
- « Que pensez-vous de votre trajectoire professionnelle actuelle et y a-t-il des ajustements ou de nouvelles directions que vous aimeriez explorer ? »
4. Questions liées à la performance
- « Comment percevez-vous vos performances récentes et y a-t-il quelque chose que vous aimeriez améliorer ou sur lequel vous souhaitez vous concentrer ? »
- « Quels commentaires avez-vous récemment reçus de la part de collègues ou de clients et comment y avez-vous donné suite ? »
- « Rencontrez-vous des difficultés particulières dans votre travail qui pourraient avoir un impact sur vos performances ? Comment puis-je vous aider ? »
5. Premier entretien individuel avec un nouveau membre de l’équipe
- « Qu’est-ce qui vous enthousiasme le plus dans ce poste et qu’aimeriez-vous accomplir dans les prochains mois ? »
- « Disposez-vous des outils et des ressources nécessaires pour commencer ? Y a-t-il quelque chose de spécifique sur lequel je peux vous accompagner ? »
- « Comment préférez-vous recevoir des retours, et qu’est-ce que vous trouvez le plus utile de la part d’un manager ? »
6. Questions à poser lors d’un entretien skip-level (si vous êtes le manager de leur manager)
- « Comment sentez-vous l’ambiance générale dans votre équipe ? Pensez-vous qu’il y ait des aspects à améliorer ? »
- « Y a-t-il des éléments concernant vos projets ou objectifs actuels qu’il serait utile d’aborder ensemble ? »
- « Selon vous, que pourrait faire votre équipe ou votre manager pour mieux vous soutenir dans votre rôle ? »
Bonnes pratiques pour les entretiens individuels
Des entretiens individuels efficaces reposent sur la régularité, l’efficacité, l’ouverture et la confiance. Voici quelques bonnes pratiques pour y parvenir :
- Fixez un planning régulier : Maintenez les réunions à une fréquence fixe (hebdomadaire, bi-hebdomadaire ou mensuelle) et respectez cet engagement pour montrer son importance. Toutefois, il est possible de sauter une session s’il n’y a rien à discuter.
- Gardez de l’informalité : Les 1:1 servent à établir une relation de confiance, alors veillez à garder une ambiance détendue et accordez du temps aux discussions informelles.
- Préparez un ordre du jour : Les deux parties doivent arriver avec des sujets ou questions à aborder. Les points courants incluent mises à jour des projets, défis, retours et objectifs de carrière.
- Créez un environnement confortable : Assurez une atmosphère sûre et confidentielle pour faciliter une communication honnête, sans distractions ni interruptions.
- Concentrez-vous sur l’écoute : Laissez l’employé s’exprimer librement et privilégiez la compréhension de son point de vue avant de répondre.
- Célébrez les réussites : Complimenter lorsque c’est mérité est important pour favoriser la performance et les comportements attendus.
- Donnez un feedback constructif : Fournissez des retours précis et actionnables, appuyés par des exemples. Le guide d’Alana Fallis sur comment donner un feedback est une excellente ressource à ce sujet.
- Favorisez le feedback bidirectionnel : Invitez à donner un retour sur votre style de management et à proposer des suggestions d’amélioration pour l’équipe ou les flux de travail.
- Discutez de l’évolution et du développement : Parlez des objectifs de carrière, des opportunités d’apprentissage et des axes de développement des compétences pour montrer votre engagement envers leur évolution.
- Faites le point sur les actions : Terminez par des prochaines étapes claires et des engagements, puis faites un suivi lors des réunions suivantes.
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