Entretiens individuels : guide essentiel + modèle

Que sont les réunions individuelles ?

Une réunion individuelle est une conversation régulière et planifiée entre un manager et un membre de son équipe, généralement organisée chaque semaine ou toutes les deux semaines.

Ces réunions sont conçues pour favoriser une communication ouverte et permettre aux membres de l’équipe de discuter de leurs performances, de poser des questions, de demander des conseils, de partager leurs retours et d’aborder leurs préoccupations. L’utilisation d’un logiciel de réunions individuelles peut simplifier ce processus (vous pouvez également bénéficier de ces avantages d’un logiciel de gestion des réunions).

C’est également un espace où les managers peuvent fournir un soutien personnalisé, donner des retours et s’aligner sur les objectifs.

Conseil de pro : Jenni Catron

Dans la plupart des contextes professionnels, les réunions hebdomadaires ou bimensuelles sont idéales. Organiser des réunions moins de deux fois par mois n’est généralement pas efficace pour favoriser la communication, la connexion et l’accompagnement qu’une réunion individuelle devrait apporter.—Jenni Catron, fondatrice et PDG de The 4Sight Group.

Avantages des réunions individuelles

Les réunions individuelles sont des outils importants de la boîte à outils de la gestion des personnes, car elles offrent une plateforme de communication ouverte entre les managers et les membres de leur équipe.

Les principaux avantages sont les suivants :

1. Renforcer les relations : des échanges réguliers contribuent à créer des liens et à instaurer la confiance, afin que les membres de l’équipe se sentent écoutés et valorisés.
2. Clarifier les attentes : les managers et leurs collaborateurs peuvent s’aligner sur les objectifs, définir les priorités et clarifier les tâches et les attentes.
3. Fournir un soutien personnalisé : ces réunions permettent aux managers de proposer des retours adaptés, de relever les difficultés et de soutenir le développement en fonction des besoins individuels.
4. Encourager les retours des employés : les employés disposent d’un espace sûr qui leur est dédié pour faire part de leurs préoccupations, proposer des suggestions et demander du soutien. Elles comptent parmi mes outils préférés pour recueillir les retours des employés.
5. Favoriser la responsabilisation : des mises à jour régulières aident les deux parties à rester responsables de leurs objectifs et à respecter leurs engagements, ce qui améliore les performances.

Globalement, des réunions individuelles efficaces contribuent à renforcer l’engagement, la gestion continue des performances et une culture de travail plus positive et solidaire. 

Elles sont particulièrement importantes pour gérer des équipes à distance, lorsqu’il est plus difficile de prendre le pouls des membres de l’équipe.

Qui est responsable de la réunion individuelle ?

Le collaborateur qui rend directement compte au manager devrait être principalement responsable de l’ordre du jour d’une réunion individuelle. Cela lui donne l’espace nécessaire pour aborder ses besoins, ses objectifs et les éventuelles difficultés dont il souhaite discuter, en orientant davantage la réunion vers son développement et son engagement. 

Lorsqu’il définit l’ordre du jour, cela lui permet de prendre en main son développement et garantit que la réunion est adaptée à ses priorités.

Cependant, les managers devraient également contribuer à l’ordre du jour, notamment pour les mises à jour sur les performances, l’alignement avec les objectifs de l’équipe ou les retours. 

Une approche équilibrée peut consister pour le collaborateur à envoyer un projet d’ordre du jour à l’avance, puis pour le manager à ajouter les points supplémentaires qu’il souhaite aborder. 

Ainsi, la réunion est à la fois productive et alignée sur les objectifs de l’organisation, tout en accordant la priorité au développement et aux préoccupations du collaborateur.

Conseil de pro : Jenni Catron

Clarifiez vos attentes, cherchez à comprendre les attentes de votre collaborateur, puis convenez ensemble de la manière dont vous utiliserez cette réunion. Par exemple, avec mon équipe, je précise que l’objectif de leur réunion individuelle avec moi est de leur consacrer un temps dédié pour les accompagner dans leur travail. Ils peuvent s’attendre à ce que je sois pleinement présente et engagée dans la conversation, prête à donner et à recevoir des commentaires, ainsi qu’à fournir un accompagnement et un encadrement si nécessaire. De plus, je précise qu’il leur incombe d’arriver à la réunion avec un ordre du jour.

Comment les managers et les employés doivent-ils aborder les réunions individuelles ?

Le rôle du manager

Lors d’une réunion individuelle, le rôle du manager est de faciliter une communication ouverte et réciproque qui favorise le développement personnel et professionnel de son collaborateur direct, tout en alignant son travail sur les objectifs de l’équipe et de l’organisation. Ses principales responsabilités sont les suivantes :

1. Écouter activement : Les managers doivent créer un espace sûr permettant à leurs collaborateurs directs de partager leurs idées, leurs préoccupations et leurs commentaires. Cela instaure un climat de confiance et aide les managers à comprendre les problèmes auxquels l’employé peut être confronté.
2. Fournir des commentaires : Donner des commentaires constructifs sur les performances, reconnaître les réussites et aborder les points à améliorer.
3. Soutenir le développement : Discuter des aspirations professionnelles et des besoins de développement de l’employé afin d’identifier les formations, les projets ou les possibilités de mentorat qui favoriseront sa progression.
4. Définir et aligner les objectifs : Examiner ensemble les progrès réalisés par rapport aux objectifs actuels et définir des attentes claires pour le travail à venir. Cela garantit l’alignement sur les objectifs de l’équipe et de l’entreprise.
5. Résoudre les problèmes : Si l’employé rencontre des difficultés, le manager peut l’aider à trouver des solutions, à lever les obstacles ou à obtenir les ressources nécessaires à sa réussite.

Favoriser l’engagement : Des réunions individuelles régulières montrent à l’employé que le manager accorde de l’importance à son bien-être et à sa carrière, ce qui renforce sa motivation et son engagement.

Conseil de l’auteur

Bien qu’il soit important de donner des commentaires positifs et de célébrer les réussites, une enquête de Zenger Folkman a révélé que 94 % des répondants estiment que les commentaires correctifs ont amélioré leurs performances.

Le rôle du collaborateur direct

Le rôle du collaborateur direct consiste à s’impliquer de manière ouverte et proactive, afin de garantir que la conversation soit productive et utile pour sa progression et son alignement sur les objectifs de l’équipe. Ses responsabilités sont les suivantes :

1. Se préparer à l’avance : Examiner le travail récent, les progrès réalisés par rapport aux objectifs et les sujets à aborder. Arriver préparé aide à maintenir une conversation ciblée et efficace.
2. Partager des informations : Donner un aperçu de ses progrès, de ses réussites et des difficultés rencontrées. Cela permet au manager de rester informé et facilite un accompagnement rapide.
3. Demander des commentaires : Solliciter des commentaires constructifs et rester ouvert aux points à améliorer. Cela témoigne d’un engagement envers la progression et encourage un dialogue réciproque.
4. Communiquer ses objectifs et ses besoins : Partager ses aspirations professionnelles, ses besoins de développement ou les ressources qui pourraient l’aider à améliorer ses performances. Cela contribue à aligner son travail sur les futures possibilités d’évolution.
5. Aborder les difficultés : Être honnête au sujet des obstacles ou des préoccupations, qu’ils concernent la charge de travail, les difficultés liées à un projet ou les dynamiques sur le lieu de travail. Cela permet de résoudre les problèmes et de clarifier les attentes.
6. Assurer le suivi : Après la réunion, prendre des mesures pour mettre en œuvre les commentaires reçus, travailler sur les actions convenues et rester sur la bonne voie par rapport aux objectifs. Un suivi constant renforce la responsabilisation et les progrès.

En résumé, le rôle du collaborateur direct consiste à prendre en main sa progression et son travail, en utilisant les réunions individuelles pour demander des conseils, faire le point et clarifier les attentes.

Que discuter lors d’une réunion individuelle ?

Lors d’une réunion individuelle, la conversation doit être structurée de manière à répondre aux besoins immédiats, à favoriser la progression à long terme et à assurer l’alignement sur les objectifs. 

Bien que les sujets abordés lors d’une réunion 1:1 varient d’une réunion à l’autre et selon le style de management, il est important de créer une structure générale qui s’applique à chaque discussion. 

Voici un exemple d’ordre du jour pour une réunion de 30 minutes que vous pouvez utiliser :

Point avec le membre de l’équipe (5 minutes)

C’est l’occasion d’établir un contact personnel. Posez des questions ouvertes afin de créer un environnement propice à l’écoute. Il est important de prévoir un :

• Point sur l’énergie et l’état émotionnel : demandez au membre de l’équipe comment il va et se sent, quel est son niveau d’énergie et ce qui lui vient principalement à l’esprit. Si son énergie est faible, qu’il est stressé ou que quelque chose le préoccupe, cela aura une incidence sur le reste de la conversation individuelle.
• Contact personnel : intéressez-vous à sa vie personnelle. Demandez-lui comment vont son conjoint ou ses enfants, ou montrez de l’intérêt pour son loisir. Cela est essentiel pour créer une relation et gagner sa confiance, et prépare le terrain pour le reste de la réunion.

Point professionnel avec le membre de l’équipe (10 minutes)

C’est à ce moment que la conversation individuelle passe du personnel au professionnel. N’oubliez pas que si vous avez l’impression qu’un sujet mérite une conversation plus importante et plus longue, planifiez une réunion distincte pour en discuter.

• Actions précédentes : demandez au membre de l’équipe de vous informer de l’état d’avancement des actions définies lors de la dernière réunion individuelle. Vérifiez s’il rencontre des obstacles qui l’empêchent de mener à bien une action particulière.
• Avancement des projets et des objectifs : concentrez-vous sur les mises à jour concernant les objectifs importants à long terme, les buts, les projets ou les tâches qui lui ont été attribués. Dans quelle mesure est-il satisfait de son travail et qu’est-ce qui influence sa satisfaction professionnelle ?

Actualités du responsable et perspectives (10 minutes)

C’est maintenant à votre tour. Utilisez cette partie de la conversation pour :

• Partager des informations et des mises à jour importantes : il peut s’agir de nouvelles politiques de l’entreprise ou de nouveaux processus, mais uniquement de ceux qui ont une incidence directe sur le membre de l’équipe.
• Gestion des performances non urgente : c’est l’occasion de définir des attentes générales en matière de performances ou de fournir des commentaires constructifs généraux. Profitez-en également pour proposer votre soutien !
• Nouveaux objectifs, buts ou responsabilités : une réunion individuelle est un bon moment pour discuter de l’avenir. Cela inclut tout changement concernant les objectifs et les aspirations professionnelles du membre de l’équipe, son rôle ou ses responsabilités. Veillez à recueillir son avis.

Temps flexible (5 minutes)

Comme pour toute réunion, prévoyez toujours un court laps de temps pour permettre une discussion plus approfondie sur un sujet particulièrement important, résumer les principales actions à mener ou simplement terminer la réunion plus tôt !

Conseil de l’auteur

Un document partagé pour les réunions individuelles est un excellent moyen de consigner les commentaires et les actions à mener. Vous pouvez également utiliser des outils de gestion des performances à cette fin.

À quoi les réunions individuelles ne doivent-elles PAS servir ?

En général, les réunions individuelles ne doivent pas être considérées comme le principal mécanisme de gestion des performances, d’apprentissage et de développement, ni de gestion des projets et des tâches.

Essayer d’intégrer ces sujets à vos courtes réunions récurrentes n’est tout simplement pas pratique. 

Il s’agit davantage de l’engagement des employés. Voici donc quelques exemples de sujets qui ne doivent PAS être abordés lors d’une réunion individuelle et qui doivent faire l’objet de réunions distinctes :

• Commentaires urgents sur les performances : si un membre de l’équipe a commis une erreur grave, il est important de lui fournir rapidement un retour d’information et de définir sans attendre les attentes afin de s’assurer que cela ne se reproduise pas. Attendre votre prochaine réunion individuelle serait trop tard.
• Formation aux compétences professionnelles. Une réunion individuelle ne doit pas servir de session de formation pour enseigner à quelqu’un les compétences spécifiques nécessaires à l’exercice de son travail. Planifiez une session distincte pendant laquelle vous ne serez pas pressé par le temps et ne devrez pas aborder d’autres sujets.
• Mise à jour détaillée de l’état d’avancement d’un projet. Une réunion individuelle est un endroit approprié pour obtenir des informations générales (par exemple, savoir si les choses avancent normalement, sont en retard ou en avance), mais les mises à jour détaillées et les discussions doivent être traitées dans un rapport d’avancement ou lors d’une réunion de projet.

Exemples de questions pour une réunion individuelle par type

1. Questions générales

• "Comment les choses se sont-elles passées pour vous cette semaine ? Des moments marquants ou des difficultés ?"
• "De quoi êtes-vous particulièrement fier depuis notre dernier point ?"
• "Y a-t-il des obstacles ou des frustrations que je peux vous aider à résoudre ?"
• “Comment avance [le projet ou le centre d’intérêt de votre vie personnelle] ?”

2. Définition des objectifs

• "Quels objectifs aimeriez-vous fixer pour le prochain trimestre et comment s’alignent-ils sur vos aspirations professionnelles à long terme ?"
• "De quoi avez-vous besoin de ma part pour atteindre ces objectifs et existe-t-il des ressources ou des formations spécifiques qui pourraient vous aider ?"
• "Comment mesurerez-vous la réussite de ces objectifs et quelles étapes envisagez-vous de suivre pour les atteindre ?"

3. Discussion sur le développement

• "Y a-t-il des compétences ou des domaines de connaissances que vous aimeriez davantage développer, que ce soit dans votre poste actuel ou en vue de vos futurs objectifs professionnels ?"
• "Quels types de projets ou d’expériences seraient utiles à votre développement au cours de l’année prochaine ?"
• "Que pensez-vous de l’évolution actuelle de votre carrière et y a-t-il des ajustements ou de nouvelles orientations que vous aimeriez explorer ?"

4. Questions liées à la performance

• "Que pensez-vous de vos performances récentes et y a-t-il quelque chose que vous aimeriez améliorer ou sur lequel vous concentrer ?"
• "Quels retours avez-vous récemment reçus de la part de membres de l’équipe ou de clients et comment en avez-vous tenu compte ?"
• "Rencontrez-vous des difficultés particulières dans votre travail qui pourraient avoir une incidence sur vos performances ? Comment puis-je vous aider ?"

Ces discussions peuvent également fournir un contexte utile pour les entretiens d’évaluation des performances ultérieurs.

 5. Premier entretien individuel avec un nouveau membre de l’équipe

• "Qu’est-ce qui vous enthousiasme le plus dans ce poste et qu’espérez-vous accomplir au cours des prochains mois ?"
• "Avez-vous les outils et les ressources nécessaires pour démarrer ? Y a-t-il quelque chose de précis pour lequel je peux vous aider ?"
• "Comment aimez-vous recevoir des retours et qu’est-ce qui vous est le plus utile de la part d’un responsable ?"

6. Questions à un niveau hiérarchique supérieur (si vous êtes le supérieur de son responsable)

• "Comment pensez-vous que les choses se passent globalement dans votre équipe ? Y a-t-il quelque chose qui pourrait, selon vous, être amélioré ?"
• "Y a-t-il quelque chose que je devrais savoir sur vos projets ou objectifs actuels et qu’il serait utile que nous abordions ?"
• "Que pensez-vous que votre équipe ou votre responsable pourrait faire pour mieux vous accompagner dans votre rôle ?"

Bonnes pratiques pour les entretiens individuels

Les entretiens individuels efficaces reposent sur la régularité, l’efficacité, la transparence et la confiance. Voici quelques bonnes pratiques pour y parvenir :

• Définissez un calendrier régulier : Maintenez des réunions régulières (hebdomadaires, toutes les deux semaines ou mensuelles) et respectez le temps prévu afin de montrer leur importance. Cependant, il est acceptable d’en sauter une de temps en temps s’il n’y a rien à discuter.
• Rendez la réunion informelle : Les réunions individuelles sont un espace pour établir une relation de confiance et une bonne entente. Essayez donc de conserver une atmosphère détendue et de prévoir du temps pour discuter de manière générale.
• Préparez un ordre du jour : Les deux parties doivent apporter des sujets ou des questions à aborder. Les points courants comprennent les mises à jour des projets, les difficultés, les retours et les objectifs de carrière.
• Créez un environnement confortable : Faites-en un espace sûr et confidentiel permettant une communication honnête, à l’abri des distractions et des interruptions.
• Concentrez-vous sur l’écoute : Laissez l’employé s’exprimer ouvertement et donnez la priorité à la compréhension de son point de vue avant de répondre.
• Célébrez les réussites : Il est important de féliciter les personnes lorsque cela est mérité afin de favoriser la performance et les comportements attendus.
• Donnez un retour constructif : Fournissez un retour précis et exploitable, étayé par des exemples. Le guide d’Alana Fallis sur la manière de donner un retour constitue une excellente ressource à ce sujet.
• Encouragez les retours dans les deux sens : Demandez un retour sur votre style de management ainsi que des suggestions pour améliorer l’équipe ou les flux de travail.
• Discutez de la progression et du développement : Parlez des objectifs de carrière, des possibilités d’apprentissage et des domaines de développement des compétences afin de montrer votre engagement envers leur progression.
• Assurez le suivi des actions à mener : Terminez par des prochaines étapes et des engagements clairs, puis vérifiez l’avancement lors des réunions suivantes.

Conseil de l’auteur

Si possible, changez de temps en temps le cadre de la réunion individuelle : allez par exemple prendre un café, installez-vous dans une cour ou dans un espace extérieur, ou allez même déjeuner ou dîner. Cela contribue à rendre la réunion moins formelle

Votre modèle de réunion individuelle 

J’ai créé un modèle simple pour vous aider à mener une conversation individuelle efficace. Ce modèle pratique de réunion individuelle peut être imprimé pour faciliter son utilisation et comprend :

• Un guide de démarrage rapide présentant les bonnes pratiques essentielles des réunions individuelles
• Un cadre simple pour l’ordre du jour de votre réunion individuelle
• Des exemples de questions à poser lors d’une réunion individuelle
• Des espaces pour prendre des notes

Il vous suffit de saisir votre adresse e-mail ci-dessous et de cliquer sur « envoyer » pour obtenir le modèle.

Vous pouvez également envisager de suivre une formation à la gestion des réunions afin d’améliorer vos compétences dans ce domaine.

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