Qu’est-ce qu’un logiciel d’éthique et de conformité ?
L'éthique et la conformité industrielle sont nécessaires pour que l'entreprise fonctionne sans heurts. Des sociétés comme Facebook et Apple ont connu les conséquences du non-respect de la conformité de première main.
Il ne s'agit pas seulement des amendes, mais aussi des perturbations et des dommages à votre réputation qui peuvent vous porter préjudice.
Lorsque les entreprises font de la conformité une priorité, le moral au travail s'améliore, les fautes diminuent (tout comme les éventuelles conséquences juridiques) et la réputation de l'entreprise s'envole au sein du secteur et de la communauté.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Bien entendu, une culture d'entreprise éthique et conforme ne se construit pas du jour au lendemain. Les entreprises doivent investir dans la conformité en offrant des formations complètes et en appliquant des politiques de conformité lors du recrutement au sein de leur organisation.
Au-delà de ça, votre programme, vos politiques et vos actions doivent être réellement efficaces pour encourager les bons comportements à tous les niveaux de l'organisation.
Cela peut représenter un défi pour toutes les structures, petites ou grandes — c’est pourquoi beaucoup utilisent des logiciels de conformité pour améliorer l'efficacité et se concentrer sur les aspects les plus importants.
Dans cet article, nous aborderons
- Qu'est-ce qu'un logiciel d'éthique et de conformité ?
- Comment un logiciel d'éthique et de conformité peut-il aider votre entreprise ?
En tant que responsable d'une équipe fournissant un logiciel de conformité couvrant plus de 6 millions de salariés, je suis là pour vous aider à comprendre exactement comment cette technologie fonctionne et comment elle peut bénéficier à votre organisation.
Qu'est-ce qu'un logiciel de conformité ?
La conformité consiste à respecter un ensemble de règles et de réglementations.
Les organisations de tous secteurs sont confrontées à un renforcement des exigences de conformité nationales et internationales. Il est donc nécessaire pour les entreprises d'avoir un programme de conformité solide intégrant toutes les obligations, et c'est là qu'un logiciel de conformité est utile.
Un logiciel de conformité est un système numérique qui centralise et simplifie le respect des normes légales et professionnelles propres à un secteur. Ce système comprend généralement des outils de formation pour les salariés, des logiciels de signalement d'incidents (y compris une ligne d'alerte anonyme), et la collecte de données pour permettre aux responsables de suivre l'avancement et l'efficacité des politiques de conformité.
Avec un logiciel de conformité, la direction peut s'assurer que tout le personnel respecte l'ensemble des normes professionnelles et réglementaires. En suivant la formation des employés et en permettant d'effectuer rapidement des signalements, l'organisation peut évaluer l'efficacité de sa conformité — et utiliser un logiciel centralisé est la meilleure solution pour suivre ces données essentielles.
Principaux éléments d'un logiciel de gestion de la conformité
La conformité de l'entreprise est particulièrement importante, mais, comme tout responsable conformité vous le dira, elle est aussi extrêmement complexe.
De nombreux éléments sont à prendre en compte, depuis l'intégration des nouveaux collaborateurs jusqu'au suivi et à l'ajustement des politiques pour répondre aux nouvelles exigences sectorielles. Un système de gestion de la conformité réunit tout ce dont une organisation a besoin dans un espace facile à utiliser, facilitant ainsi la gestion de la conformité.
Les fonctionnalités fréquentes d'un logiciel de conformité sont :
- Modules de formation : Courtes vidéos, scripts de formation et autres outils pour accompagner la formation des employés.
- Gestion des tâches : Des flux de travail optimisés afin de garantir que tous les employés respectent les règlementations du secteur lors de leurs activités quotidiennes.
- Fonctionnalités de signalement : Systèmes permettant aux employés de signaler de façon anonyme des cas d'inconduite, de non-conformité ou tout autre comportement inapproprié.
- Gestion des incidents : Un flux de travail garantissant que tous les incidents signalés sont rigoureusement examinés et que les responsables conformité prennent les mesures nécessaires pour résoudre chaque problème.
- Notifications et alertes : Le logiciel alerte aussi bien les employés que la direction lorsque l’organisation n’est pas totalement conforme (par exemple, lorsqu’un incident est signalé ou lorsqu’un employé n’a pas terminé sa formation, etc.).
- Aperçu des données : Rapports de données réguliers pour démontrer où l’organisation réussit en matière de conformité et où elle peut s'améliorer.
- Gestion des risques : Déterminez votre niveau de risque et corrigez les failles dans votre sécurité avec la gestion des risques afin de minimiser les risques de non-conformité.
- Gestion des audits : Planifiez et suivez les audits afin de toujours réaliser les contrôles système prescrits par la réglementation.
- Intégration tierce : Intégrez l’outil de gestion de la conformité avec votre HRMS, CRM, et d’autres outils ou applications afin de limiter les tâches manuelles et de vous concentrer sur des aspects stratégiques comme la gestion des politiques internes, les actions correctives ou la gestion du changement.
Il est essentiel d’explorer différentes solutions de logiciels de conformité RH pour trouver celle qui convient le mieux aux besoins de votre organisation.
Avantages des logiciels de conformité pour les ressources humaines
Le département ressources humaines de votre entreprise est sans aucun doute une équipe très sollicitée, la conformité est complexe et il est facile de manquer des changements réglementaires.
Grâce à l’automatisation, le logiciel gère la conformité en arrière-plan et ne prévient les RH qu’en cas de problème ou de donnée à examiner.
Par exemple, l’image ci-dessus montre les données concernant les rapports d'incidents à l’échelle d’une organisation. Vous pouvez voir que les informations affichent la gravité de chaque incident, l’emplacement ainsi que le caractère anonyme du signalement.
Les RH peuvent utiliser ces données pour déterminer quels éléments de conformité votre personnel doit revoir, quelles régions rencontrent le plus de difficultés en matière d’inconduite et de quelle manière votre organisation peut renforcer son éthique et sa conformité.
Votre entreprise peut facilement rester à jour sur les politiques et procédures de conformité sans surcharger vos employés !
Vous aide à réaliser des formations de conformité
La formation est la première ligne de défense contre la non-conformité. Lorsque votre personnel est formé de façon complète et efficace, il est plus susceptible de se souvenir des normes et règlements attendus dans votre secteur. Cependant, faire en sorte que vos collaborateurs retiennent ces informations peut s’avérer difficile—c’est là que le logiciel de conformité entre en jeu.
Un logiciel de gestion de la conformité propose de nombreux outils pour engager votre personnel et offrir une expérience de formation plus agréable et mémorable. Par exemple, notre logiciel est doté de vidéos courtes, de jeux à utiliser pendant la formation, et d’autres méthodes uniques pour que la formation s’imprègne réellement. Ces outils sont également personnalisables pour répondre aux besoins de formation spécifiques de votre organisation.
En outre, la plupart des solutions de conformité vous permettent probablement de suivre la progression de chaque employé durant le processus de formation. Les RH reçoivent ainsi des rapports sur l’avancement de chaque collaborateur et un rapport lorsqu'ils ont terminé leur formation de conformité.
Avec ce type de logiciel, un responsable peut demander aux employés de suivre eux-mêmes la formation (en visionnant des vidéos ou en passant des quiz), libérant ainsi du temps au manager et permettant à l’employé d’avancer à son propre rythme.
Vous aide à surveiller les incidents d’inconduite
C’est probablement l’un des éléments les plus essentiels d’un logiciel de conformité. Une entreprise ne peut prétendre à une culture éthique et conforme sans système de signalement des incidents. Les employés doivent disposer d’un moyen sûr et simple pour signaler la non-conformité, et le logiciel de conformité répond parfaitement à ce besoin.
Comme vous pouvez le voir sur l’image ci-dessus, les employés peuvent signaler les manquements à la conformité ou des problèmes de préoccupation grâce à des formulaires en ligne anonymes inclus avec le programme. Cela permet à vos employés de s’exprimer lorsqu’ils constatent une mauvaise conduite, sans risque de représailles injustes de la part de collègues ou de supérieurs.
De plus, de nombreux logiciels de conformité permettent aux RH de mettre en place une chaîne de signalement, comme dans l’image ci-dessous. Ce flux de travail alertera automatiquement certaines personnes pendant le déroulement d’une enquête sur un employé, garantissant ainsi que chacun fasse preuve de diligence et que l’organisation traite correctement les cas de mauvaise conduite.
Prise de décision rationalisée
Un logiciel de conformité regroupera toutes les informations nécessaires sur une plateforme centralisée. Les gestionnaires peuvent cocher toutes les cases liées à la conformité et surveiller les problèmes sans avoir à chercher longuement l’information. La disponibilité des données en temps réel permet de fluidifier la prise de décision et de garantir la conformité réglementaire.
Réduction du risque de non-conformité
Certains secteurs sont fortement réglementés. Par exemple, les entreprises du secteur de la santé doivent se conformer à la réglementation HIPAA et rester à jour quant à l’évolution de la réglementation pour éviter les sanctions.
De même, il existe d’autres réglementations, spécifiques à certains secteurs ou non, auxquelles les entreprises doivent se conformer, comme l’ISO, l’OSHA ou la loi Sarbanes-Oxley.
Garantir la conformité peut être complexe pour les entreprises opérant dans un environnement très réglementé. Un logiciel de conformité vous assure d’être conforme aux normes et exigences légales applicables, réduisant ainsi le risque de non-conformité.
Libère des ressources
La conformité est gourmande en ressources. L’évaluation périodique des risques et le suivi continu de la conformité sont coûteux, mais indispensables. Vous ne pouvez pas les négliger, mais vous pouvez les automatiser grâce à un logiciel. Automatiser vos processus de conformité à l’aide du bon logiciel permet d’économiser des heures de travail et d’améliorer l’utilisation de vos ressources.
Renforce la crédibilité
Investir dans la sécurité et la conformité vous confère davantage de crédibilité. Les clients préfèrent les prestataires qu’ils jugent dignes de confiance. Garantir une sécurité des données de haut niveau vous permet de gagner en crédibilité et augmente vos chances d’être choisi par les clients face à des concurrents moins avancés sur ces sujets.
Conformité avec la FLSA
Le ministère américain du Travail (DoL) a publié un Bulletin d’assistance sur le terrain (FAB n°2020-5) le 24 août 2020 afin de fournir des orientations aux employeurs sur la conformité à la Fair Labor Standards Act (FLSA) dans le cadre du travail à distance.
Selon la FLSA, les employeurs doivent rémunérer les employés non seulement pour les heures prévues, mais aussi pour les heures supplémentaires. La FLSA permet également aux employeurs de s'assurer qu’aucune tâche non souhaitée, comme des tâches personnelles, ne soit effectuée pendant les heures rémunérées.
Le non-respect de la FLSA entraîne de lourdes amendes. L’équipe RH doit suivre scrupuleusement les directives définies par la FLSA. Les erreurs peuvent coûter cher, parfois plus que le prix d’une solution de conformité, laquelle peut vous garantir une conformité constante à la FLSA.
Une culture d’entreprise éthique et respectueuse de la conformité peut également impliquer un audit d’équité salariale, ce qui consiste à utiliser des solutions d’équité salariale afin d’analyser les données de rémunération, identifier les disparités et promouvoir des pratiques salariales justes et transparentes.
Conformité I-9
Les entreprises sont tenues de faire remplir le formulaire I-9 aux nouveaux employés au plus tard le premier jour de travail. En cas de non-respect, et si l’Immigration and Customs Enforcement (ICE) effectue un contrôle, vous pourriez vous retrouver en difficulté.
Les équipes RH et les employeurs qui ne respectent pas cette obligation exposent l’entreprise à devoir payer une amende civile calculée selon différents facteurs comme la taille de l’entreprise, la gravité, les antécédents, etc.
Un outil de conformité peut vous alerter sur la complétion des formulaires I-9, leur conservation et le suivi de vos activités liées à l'I-9 afin que vous soyez toujours à jour. Une solution de conformité basée sur un modèle SaaS peut également proposer des intégrations pour convertir vos formulaires papier en documents numériques afin de les archiver.
Votre solution peut aussi offrir une intégration E-Verify pour vous permettre de vérifier rapidement que vos employés sont autorisés à travailler aux États-Unis.
Choisissez un logiciel de conformité, choisissez un environnement de travail sûr
Comme vous pouvez le constater, un logiciel de conformité peut rendre la gestion de cette tâche monumentale et cruciale bien plus simple.
Avec un seul logiciel, vous pouvez aider votre organisation à devenir un lieu plus éthique – et l’ensemble de vos collègues vous en seront reconnaissants.
Convaincu ? Consultez la sélection par People Managing People des meilleurs logiciels de conformité RH sur le marché aujourd'hui. Ou, si vous souhaitez externaliser entièrement vos tâches de gestion de la conformité, une entreprise spécialisée en conformité RH pourrait mieux vous convenir.
D'autres ressources :
