9 avantages de la signature électronique à considérer
Imaginez finaliser une affaire cruciale, mais devoir attendre que les signatures traditionnelles la retardent. Ça vous parle ?
Désormais courantes grâce à la transformation numérique et à la tendance du travail à distance induite par la pandémie, les outils de signature électronique offrent une solution rapide, sécurisée et pratique à ce goulet d'étranglement habituel des entreprises.
Contrairement au passé, où les réunions en personne étaient nécessaires pour signer, la majorité de la paperasse d’aujourd’hui est efficacement réalisée de façon électronique. Les systèmes RH de niveau entreprise prennent désormais en charge les signatures électroniques, améliorant la gestion des contrats et les flux documentaires.
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Les documents papier redeviendront-ils un jour la norme ? Peu probable. Intéressé par les avantages des signatures électroniques ? Découvrons-les ensemble.
Aller à :
- Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
- Quand faut-il utiliser une e-signature ?
- Avantages de la signature électronique
- Comment fonctionnent les signatures électroniques ?
- Les signatures électroniques sont-elles légales ?
- Logiciel de signature électronique
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Les signatures électroniques sont des signatures numériques que vous pouvez apposer sur un document en ligne sans avoir à être physiquement présent pour fournir votre « signature manuscrite » (signature à la main, encre sur papier). Les documents électroniques peuvent être signés à distance depuis un ordinateur ou un appareil mobile, puis envoyés de manière sécurisée et directe à d’autres parties prenantes pour signature ou relecture.
L’adoption des signatures électroniques s’intègre parfaitement à la gestion RH stratégique, contribuant à optimiser les flux documentaires et à réduire les délais administratifs.
Quand faut-il utiliser une e-signature ?
En règle générale, une signature électronique est utilisée pour exactement la même raison qu’une signature manuscrite : servir de preuve que la partie signataire a pris connaissance et accepte les termes du document.
De nombreuses solutions logicielles RH intègrent désormais la technologie de signature électronique, améliorant davantage l’efficacité des processus. C’est une option sans papier qui accélère les délais de traitement et fluidifie le circuit de validation en diminuant la nécessité de rencontres en personne. Et cela permet aussi d’économiser énormément de papier !
Avantages de l’utilisation des signatures électroniques
Il existe de nombreux avantages à utiliser les signatures électroniques plutôt que les signatures manuscrites. Voici, selon moi, les 6 plus importants :
Écoresponsable
Puisque les signatures électroniques éliminent le papier, elles constituent une excellente façon pour les entreprises soucieuses du climat de joindre l’acte à la parole. Elles montrent à vos clients que votre engagement pour la durabilité va au-delà de votre communication de marque et s’applique concrètement à vos opérations quotidiennes.
Rentable
Signer électroniquement des documents génère des économies immédiates en réduisant le nombre d’heures facturables de votre équipe. Plutôt que d’organiser une rencontre physique, les signatures peuvent être recueillies à distance, réduisant ainsi les coûts liés à l’affranchissement, l’impression ou l’archivage.
Réduction des erreurs humaines
Lors de la préparation d’un document électronique, de nombreuses parties du formulaire peuvent être préremplies, ce qui limite le risque d’erreur humaine lors de la signature. De nombreuses solutions de signature électronique, telles qu’Adobe ou DocuSign, signalent également automatiquement chaque emplacement nécessitant une signature dans votre document numérique, garantissant qu’aucune étape n’est oubliée par inadvertance.
Sécurité
Les méthodes d’authentification numérique et les fonctionnalités de sécurité renforcées garantissent la vérification des signatures électroniques, vous aidant à répondre à toutes les exigences de conformité réglementaire. Ce type de logiciel protège également les documents contre toute altération, préservant l’intégrité du document.
La collecte des signatures de façon électronique crée aussi une piste d’audit pouvant être analysée facilement en cas de besoin.
Automatisation des workflows
Dans un document électronique, les validations sont automatisées. Cela signifie que le processus de signature s’effectue de manière fluide, selon le flux de travail que vous souhaitez. De nombreux logiciels proposent des fonctionnalités intégrées de signature électronique pour optimiser cette étape.
L’utilisation d’un logiciel de base de données RH couplé à la signature électronique accélère la gestion et l’approbation des documents en permettant la sollicitation, le stockage et le tri des documents et des signatures au même endroit.
Visibilité & Transparence
Tous les signataires peuvent voir qui a signé le document et reçoivent instantanément une copie entièrement signée une fois qu’il a été approuvé par toutes les parties concernées. La plupart des solutions de signature électronique stockent également les documents signés à des fins d’archivage, les rendant faciles à retrouver par la suite.
Expérience utilisateur améliorée
Les signatures électroniques améliorent l’expérience client en rendant les documents plus simples et plus rapides à signer. Si vous préparez des documents pour un cadre occupé qui voyage fréquemment, pas de problème ! Il peut les signer depuis l’aéroport en embarquant pour son vol.
Flexibilité
Les signatures électroniques n’exigent pas d’armoires de classement remplies de papiers. Elles peuvent être envoyées à n’importe qui, depuis n’importe où, à tout moment, et être conservées électroniquement pour de futures références.
ROI - Retour sur investissement
L’utilisation d’un logiciel pour collecter des signatures numériques peut renforcer le retour sur investissement d’une entreprise en optimisant les flux de travail, en accélérant la conclusion des contrats (nécessitant moins d’heures de travail) et en réduisant les coûts liés au papier, à l’encre et à l’envoi postal.
Comment fonctionnent les signatures électroniques ?
Les signatures électroniques facilitent la gestion des contrats en authentifiant, suivant et stockant les informations des signataires. Elles jouent le même rôle qu’une signature manuscrite et sont uniques à chaque partie signataire.
Les signataires peuvent choisir d’utiliser un stylet pour créer leur signature électronique ou d’opter pour une signature dactylographiée. Typiquement, au début du document, le signataire sélectionne l’option qu’il préfère et la conserve pour le reste du document.
Pour les membres d’équipe novices en signature électronique, il peut être utile de proposer une formation d’intégration. Ainsi, ils pourront accompagner vos utilisateurs dans le processus et répondre aux éventuelles questions.
Les signatures électroniques sont-elles légales ?
Les signatures électroniques sont légales et reconnues par de nombreux cadres réglementaires comme la réglementation electronic Identification, Authentication, and trust Services (eIDAS) dans l’Union européenne, et l’Uniform Electronic Transactions Act (UETA) aux États-Unis.
La légalité des signatures électroniques varie selon la localisation géographique et, parfois, même au sein d’un même pays, les exigences diffèrent selon l’état ou la province où vous exercez.
Il est préférable de vérifier que votre cas spécifique entre bien dans le cadre réglementaire avant de choisir d’adopter un processus de signature électronique.
Quand les signatures électroniques ne sont-elles pas acceptées ?
Il existe encore quelques domaines où les signatures manuscrites sont généralement exigées. Cela concerne :
- Documents pour le transport de matières dangereuses
- Testaments, fiducies, et autres documents juridiques
- Avis de rappel pour la santé publique et la sécurité
- Avis de résiliation pour une assurance santé ou vie
- Notifications de saisie, d’expulsion ou de défaut de paiement concernant la résidence principale d’un individu
- Ordonnances judiciaires et documents officiels
- Documents concernant le divorce, l’adoption et le droit de la famille.
Logiciel de signature électronique
Pour finaliser des documents à l’aide de signatures électroniques sécurisées, vous devrez choisir une solution logicielle. Il existe de nombreux fournisseurs de services, chacun avec ses avantages spécifiques.
Lors du choix d’une solution, il est conseillé de commencer par un essai gratuit. Vous pourrez ainsi tester les fonctionnalités et vérifier qu’elles répondent à vos besoins professionnels spécifiques. Assurez-vous également que votre solution de signature électronique s’intègre aux plateformes que votre équipe utilise déjà.
Fonctionnalités clés et cas d’utilisation
Lorsque vous comparez les solutions de signature électronique, je recommande de porter une attention particulière à ces fonctionnalités clés :
- Fonctionnalités d’édition et de commentaire : Le logiciel doit vous permettre d’ajouter des commentaires utiles (comme des explications ou des instructions) et de modifier le document selon les besoins.
- Sécurité : Assurez-vous que le logiciel dispose de fonctionnalités d’authentification, de vérification d’identité et de chiffrement des données.
- Modèles : Pour plus de simplicité, recherchez des solutions logicielles qui proposent des modèles sur lesquels vous pouvez vous appuyer.
- Flux de travail automatisé : Assurez-vous que votre logiciel vous permet de créer des automatisations pour des tâches comme les confirmations et les validations.
- Stockage : L’archivage des documents permet d’économiser du temps et de l’espace qui seraient consacrés au classement de documents papier.
- Pistes d’audit : Choisissez une solution qui vous permet de consulter l’historique en cas de problème.
- Fonctionnalité mobile : Pour toucher le plus grand nombre de clients, veillez à ce que votre solution soit compatible à la fois avec les ordinateurs et les appareils mobiles.
- Personnalisation de la marque : Inclure votre logo et vos couleurs dans vos documents leur donne un aspect professionnel.
En savoir plus sur la gestion documentaire
Choisir le bon logiciel de signature électronique adapté à vos besoins professionnels demande du temps et de la réflexion.
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