Comment utiliser un logiciel ERP : guide du débutant
Les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ou logiciels ERP) sont devenus suffisamment répandus pour que tout professionnel se sente désormais à l’aise de les utiliser. Les gestionnaires continuent d’adopter l’idée de regrouper les processus d’entreprise au sein d’un seul package complet ; ils rechercheront ainsi des employés capables de naviguer aisément dans ces systèmes.
Un rapport de 2019 montre que plus de 50 % des entreprises prévoient de mettre en place ou de mettre à niveau un système ERP cette année. Cela explique pourquoi le marché des logiciels de planification des ressources d’entreprise continue de croître rapidement, alors que de plus en plus d’entreprises rejoignent le mouvement. Les études suggèrent que le marché des systèmes ERP connaîtra une croissance annuelle moyenne (CAGR) de 8,5 % pour dépasser une valeur de marché de plus de 71,63 milliards $ d’ici 2026.
Cet article vous aidera à comprendre ce qu’est un logiciel ERP et comment l’utiliser afin de pouvoir suivre ces évolutions.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Qu’est-ce qu’un système ERP ?
Un système ERP est un logiciel qui contrôle, gère et intègre les fonctions et processus d’entreprise grâce à des modules complémentaires et interconnectés. Les entreprises utilisent principalement un système de planification des ressources d’entreprise pour améliorer la communication entre départements, optimiser les processus et faciliter un accès fiable à l’ensemble des opérations de l’entreprise.
Les fonctions clés des systèmes ERP incluent la gestion des stocks, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion de la relation client, la comptabilité, l’expédition, la planification des livraisons, les ventes, les feuilles de temps, et bien plus encore.
Les systèmes ERP intègrent les processus métier, augmentent la visibilité sur les opérations quotidiennes et améliorent la prise de décision.
Pour approfondir le sujet, voici notre article sur les systèmes ERP et leur fonctionnement.
Quels sont les différents types de systèmes ERP ?
Il existe trois principaux types de mises en œuvre ERP : sur site (on-premise), hybride et basé sur le cloud. Chaque type d’implémentation ERP présente ses propres avantages et inconvénients.
ERP sur site (On-Premise)
Vous installez et exécutez un système logiciel ERP sur site sur des serveurs internes, dans des lieux que vous contrôlez. Cela offre le contrôle et la sécurité d’une infrastructure informatique personnelle, connectée à vos équipes, systèmes et processus.
Les ERP sur site sont plus faciles à personnaliser et à adapter à vos besoins métier spécifiques. Ils sont idéaux pour les entreprises qui souhaitent sécuriser et superviser les données du système. Vous aurez besoin d’intégrations spécifiques avec d’autres systèmes pour vos processus métiers quotidiens. Il est aussi nécessaire de disposer de ressources informatiques dédiées pour la maintenance des applications et des serveurs.
ERP basé sur le cloud
Il s’agit d’une solution logicielle ERP hébergée sur une plateforme cloud, contrairement aux systèmes sur site exécutés localement. Cela permet aux entreprises d’accéder aux services via Internet. Les fournisseurs hébergent le logiciel ERP cloud et le mettent à disposition des entreprises, éliminant ainsi les coûts initiaux de licences.
La demande pour les logiciels ERP cloud continue de croître et, selon GlobeNewswire, elle devrait atteindre un taux de croissance annuel (CAGR) de plus de 17 % entre 2020 et 2025. Cette croissance résulte de la capacité d’analyser et d’accéder aux données en temps réel.
ERP hybride
Un ERP hybride ou modèle ERP à deux niveaux combine à la fois des fonctions et des capacités ERP sur site et dans le cloud. Il s’agit d’une application ERP modulaire, un système multi-sources pour les entreprises digitales modernes.
Un modèle à deux niveaux fait référence à une architecture ERP hybride où des fonctionnalités ERP sont conservées sur une solution installée sur site et des applications ERP sont déployées sur le cloud. Votre entreprise conserve son ERP sur site pour gérer les fonctions d’entreprise et ajoute un logiciel ERP cloud pour soutenir des unités opérationnelles plus petites.
À lire également : 5 exemples de mises en œuvre d’ERP dans de grandes entreprises
Comment utiliser un logiciel ERP ?
L’achat d’un système ERP est un investissement considérable pour toute entreprise, il convient donc d’en tirer le meilleur parti. Lorsqu’ils sont pleinement utilisés, les systèmes ERP améliorent l’efficacité, la qualité, réduisent les coûts et les erreurs, et augmentent la performance, la productivité et la rentabilité de votre entreprise. Voici comment utiliser un logiciel ERP et en tirer le meilleur parti.
Passez en revue vos processus métiers
Il est important d’effectuer une analyse des processus de vos opérations lorsque vous choisissez le meilleur système ERP. Cela vous permet d’identifier quels processus doivent être améliorés (et comment) afin de pouvoir les mesurer après le lancement de l’ERP pour vérifier le retour sur investissement.
Cette étape peut également vous aider à décider quels processus métier nécessitent le plus d'attention, car cela influencera le choix du logiciel ERP que vous achèterez. Par exemple, avez-vous besoin d'une solution de comptabilité robuste ? Ou votre priorité concerne-t-elle davantage les ressources humaines ? Si votre réponse est « tout ce qui précède », alors vous saurez qu'il vous faut vous tourner vers une solution plus onéreuse capable de couvrir tous les besoins.
Un sujet à considérer : Qu'est-ce qu'un logiciel d'éthique et de conformité ?
Investir dans la formation
Vous ne devez jamais sous-estimer la valeur tirée de la formation de vos employés et de tous autres utilisateurs finaux de votre solution ERP. Les utilisateurs formés tirent le meilleur parti de toute solution logicielle et peuvent s'adapter rapidement aux mises à jour et évolutions. De plus, une compréhension approfondie du logiciel ERP les aide à prendre des décisions commerciales informées plus rapidement.
De nombreuses entreprises commettent l’erreur de croire qu’une formation initiale suffit à lancer les utilisateurs. Cependant, ce n’est pas le cas. Au fur et à mesure que les systèmes ERP évoluent, vos employés et utilisateurs doivent également progresser. Collaborer avec votre fournisseur ERP pour mettre en place des programmes de formation continue permet aux utilisateurs de renforcer leurs connaissances à mesure que le logiciel s'enrichit.
Miser sur la qualité des données
Votre système ERP vous aide à gérer le pourquoi, quand, où et comment du flux de données. Ces données doivent être riches, précises et accessibles, sinon elles perdent tout intérêt. Prenez le temps de définir vos normes de saisie des données, y compris les conventions de nommage et la gestion des versions des documents. Assurez-vous que tous les collaborateurs de l’entreprise ont accès à des bonnes pratiques de gestion des données unifiées entre les départements.
En outre, tirez parti des audits de données et du nettoyage par lots pour effectuer des contrôles ponctuels périodiques afin de vérifier que les normes sont respectées. Corriger des données erronées peut faire perdre un temps considérable, il est donc bien préférable de le faire correctement du premier coup.
Cela peut paraître anodin de vérifier si les utilisateurs saisissent le jour ou le mois en premier dans le champ de date... mais vous changerez d’avis lorsque vous exporterez vers Excel et ne pourrez pas facilement distinguer les actions réalisées en février de celles réalisées le 2 de chaque mois.
Personnaliser votre plateforme ERP
La plupart des logiciels ERP sont proposés comme des solutions généralistes conçues pour s’adapter à tous types d’entreprises. Concevoir une solution standard qui réponde à vos besoins métier est l’une des manières de garantir une utilisation optimale de votre ERP.
Pour de meilleurs résultats, demandez à votre prestataire de vous aider à personnaliser votre système. Parmi les personnalisations envisageables figurent la dissimulation de champs inutiles, l’activation ou la désactivation de certaines fonctionnalités, l’ajout de champs obligatoires, et bien d’autres.
Vous pouvez également personnaliser votre plateforme ERP dans une moindre mesure à l’aide d’intégrations et de plug-ins. Demandez à votre fournisseur ERP quelles options sont disponibles pour connecter d’autres applications ou installer des modules spécialisés.
Préparez votre système ERP pour l’avenir
Les systèmes ERP, comme tout logiciel, évoluent continuellement. Le logiciel ERP que vous utilisez aujourd'hui pourrait être tout à fait différent dans cinq, dix ou vingt ans. Demandez à votre fournisseur ERP à quoi ressemble sa feuille de route pour l’avenir. Dans quelle mesure investissent-ils dans la recherche et le développement ? Quelles fonctionnalités supplémentaires espèrent-ils implémenter ? À quelle fréquence sont déployées les mises à jour ?
Un bon système ERP ne doit pas être un monolithe figé. Il doit former un écosystème en constante évolution capable de s’adapter aux progrès technologiques dans les entreprises.
Étudiez les possibilités d’intégration
Les intégrations ERP peuvent vous aider à améliorer l’efficacité opérationnelle de votre entreprise en ajoutant des fonctionnalités à votre boîte à outils. Les intégrations relient deux applications distinctes et leur permettent de communiquer entre elles. Certaines sont très poussées, de sorte que l’information saisie dans l’une peut être instantanément accessible dans l’autre.
Les intégrations courantes pour les systèmes ERP couvrent des domaines tels que la production et le design, la gestion de la relation client (CRM), la gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM) et la gestion d'entrepôt (WMS).
Exploitez les applications mobiles
Une solution ERP moderne sera probablement accompagnée d’une application pour appareils intelligents sur iOS et/ou Android. Profitez-en, car cela offre de nombreux avantages à vos utilisateurs. Les applications mobiles confèrent une accessibilité accrue et une meilleure visibilité de vos systèmes ERP.
Les applications permettent également à vos employés et utilisateurs d’accéder facilement à des informations essentielles à distance. C’est un moyen simple de permettre à tout le monde, où qu’il se trouve, de rester informé de l’ensemble de l’activité de l’entreprise.
Considérez le coût total de possession (TCO)
L’acquisition d’un système ERP constitue un investissement conséquent pour la plupart des entreprises. Une société soucieuse des coûts doit analyser le coût total de possession pour déterminer le type d’ERP dont elle a besoin. Les logiciels coûtent de l’argent — sans compter d’autres postes d’investissement tels que l’achat de matériel, l’utilisation des ressources internes, la maintenance et les futures mises à niveau. Faites une analyse globale et comparez-la au temps et à l’argent que vous pensez économiser.
À consulter : 10 meilleurs systèmes ERP pour les petites entreprises avec un budget restreint
Assurez-vous que votre haute direction est impliquée
L’adhésion de la haute direction est un indicateur clé pour prédire comment se déroulera la mise en place de votre système ERP. Il n’est pas obligatoire que la direction s'implique activement dans le processus d’implémentation. Cependant, collaborer avec elle permet une bonne planification des ressources, ce qui constitue souvent un facteur de réussite important lors du déploiement.
Mettre en place une équipe interfonctionnelle
Pour un processus d’implémentation fluide, composez une équipe projet composée de membres issus de différents départements. Cela garantit que tous les domaines clés de votre entreprise sont pris en compte et permet de recueillir les retours des différentes équipes qui utiliseront le système.
Au final, toutes les fonctions de l’organisation seront intégrées à votre système ERP. Veillez à ce que chaque département soit représenté lors du lancement.
Évaluez la durée de vie de votre système
Le retour sur investissement (ROI) que vous tirez de votre système ERP détermine s’il s’agissait d’une décision viable pour l’entreprise. Il évolue au fil du temps et peut vous obliger à ajuster et contrôler régulièrement vos objectifs. Le système idéal doit vous offrir un bon rapport qualité-prix et un retour sur investissement impressionnant.
Conclusion
De nombreuses entreprises utilisent un logiciel ERP mais peu en exploitent tout le potentiel. Comprendre les capacités et les fonctions de la solution choisie vous aidera à en tirer le meilleur parti. Votre système ERP est un outil essentiel à la réussite de votre entreprise car il améliore l’efficacité, réduit les erreurs, augmente la productivité et, au bout du compte, la rentabilité.
Beaucoup de responsables font l’erreur de négliger des aspects cruciaux comme la constitution d’une équipe de projet diversifiée, l’implication de la direction, la formation, la mise à niveau du système ou encore la planification à long terme.
Même si comprendre l’utilisation de votre système ERP permet d’en maximiser les avantages, c’est la manière dont vos collaborateurs et utilisateurs s’en servent qui en détermine réellement la valeur. Bien qu’il représente un investissement conséquent, un bon système ERP doit vous offrir un retour sur investissement impressionnant à long terme.
Lecture associée : ERP vs MRP : Guide utile et 3 différences à connaître
Pour encore plus d’informations d’experts, inscrivez-vous à la newsletter People Managing People. Profitez-en aussi pour vous inscrire sur la liste d’attente afin de rejoindre la communauté !
