Comment utiliser un logiciel ERP : Guide du débutant
Le logiciel ERP regroupe tous vos processus métier en un seul endroit pour faciliter et organiser les tâches quotidiennes. Si vous souhaitez savoir comment utiliser un logiciel ERP, vous apprendrez les bases de la navigation dans ces systèmes, ce qu’ils font et comment leur maîtrise peut accroître votre efficacité professionnelle.
Je vais détailler les étapes simples que j’utilise pour gérer les outils ERP.
Qu’est-ce qu’un système ERP ?
Un système ERP est un logiciel qui contrôle, gère et intègre les fonctions et processus métiers grâce à des modules complémentaires et interconnectés. Les entreprises utilisent principalement un système de planification des ressources de l’entreprise pour améliorer la communication interservices, optimiser les processus et favoriser un accès fiable à toutes les opérations.
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Les principales fonctions des systèmes ERP incluent la gestion des stocks, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, la gestion de la relation client, la comptabilité, l'expédition, la planification des livraisons, les ventes, la gestion des feuilles de temps, et bien plus encore.
Les systèmes ERP intègrent les processus métiers, renforcent la visibilité sur les opérations quotidiennes et améliorent la prise de décision.
Pour en savoir plus, voici notre article sur les systèmes ERP et leur fonctionnement.
Quels sont les différents types de systèmes ERP ?
Il existe trois principaux types de mise en œuvre d’ERP : sur site, hybride et dans le cloud. Chaque type d’implémentation ERP présente des avantages et des inconvénients différents.
ERP sur site
Vous installez et exécutez un logiciel ERP sur site sur des serveurs internes situés dans des locaux sous votre contrôle. Ce système offre le contrôle et la sécurité d’utiliser votre propre infrastructure informatique, connectée à vos équipes, systèmes et processus.
Les ERP sur site sont plus faciles à personnaliser et à adapter à vos besoins spécifiques. Ils conviennent parfaitement aux entreprises qui doivent sécuriser et superviser les données du système. Vous avez besoin d’intégrations spécifiques avec d’autres systèmes pour vos processus métier quotidiens. Des ressources informatiques dédiées sont aussi nécessaires pour assurer la maintenance des applications et des serveurs.
ERP basé sur le cloud
Il s’agit d’une solution ERP hébergée sur une plateforme d’informatique en nuage, contrairement aux systèmes sur site qui s'exécutent localement. Elle permet aux entreprises d’accéder aux services via Internet. Les fournisseurs hébergent le logiciel ERP cloud et le fournissent aux entreprises, éliminant ainsi des facteurs négatifs comme les frais de licence initiaux.
La demande pour les logiciels ERP dans le cloud ne cesse d’augmenter et, selon GlobeNewswire, elle devrait atteindre un taux de croissance annuel moyen de plus de 17 pour cent entre 2020 et 2025. Cette hausse est tirée par la possibilité d’analyser et d’accéder aux données en temps réel.
ERP hybride
Une suite ERP hybride ou à deux niveaux combine des fonctions et des capacités d’ERP sur site et cloud. Il s’agit d’une application ERP modulaire, un système multi-sources conçu pour les entreprises numériques modernes.
Un modèle à deux niveaux désigne une architecture ERP hybride où des capacités ERP sont conservées dans une solution sur site tandis que des applications ERP sont déployées dans le cloud. Votre entreprise utilise le système ERP sur site actuel pour gérer les fonctions d'entreprise et ajoute une solution ERP cloud pour prendre en charge des unités plus petites.
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Comment utiliser un logiciel ERP ?
L’achat d’un système ERP représente un investissement important pour toute entreprise : il est donc essentiel d’en tirer le meilleur parti. Lorsqu’ils sont pleinement exploités, les systèmes ERP améliorent l’efficacité, la qualité, réduisent les coûts et les erreurs et améliorent la performance, la productivité et la rentabilité de votre entreprise. Voici comment utiliser un logiciel ERP et en tirer le meilleur profit.
Passez en revue vos processus métier
Il est important de procéder à un examen des processus de vos opérations lors du choix du système ERP le plus adapté. Cela vous aide à identifier quels processus nécessitent des améliorations (et comment), afin de pouvoir les mesurer après le lancement de l’ERP et évaluer le retour sur investissement.
Cette étape vous aide aussi à déterminer quels processus métiers nécessitent le plus d’attention, ce qui influencera le choix du logiciel ERP que vous achèterez. Par exemple, avez-vous besoin d’une solution de comptabilité robuste ? Ou votre priorité concerne-t-elle davantage la gestion des ressources humaines ? Si votre réponse est « tout cela à la fois », vous saurez alors qu’il vous faut une solution plus onéreuse, capable de répondre à tous ces besoins.
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Investissez dans la formation
Vous ne devez jamais sous-estimer la valeur d'une formation offerte à vos employés ainsi qu'à tous les autres utilisateurs finaux de votre solution ERP. Les utilisateurs formés tirent le meilleur parti de toute solution logicielle et peuvent rapidement s'adapter aux mises à jour et aux changements. De plus, une compréhension approfondie du logiciel ERP peut les aider à prendre des décisions d'affaires éclairées plus rapidement.
Beaucoup d'entreprises commettent l'erreur de croire qu'une formation initiale suffit pour démarrer leurs utilisateurs. Or, ce n'est pas le cas. Comme les systèmes ERP continuent d’évoluer, vos employés et vos utilisateurs doivent en faire autant. Collaborer avec votre fournisseur ERP pour mettre en place des programmes de formation continue permet aux utilisateurs d'approfondir leurs connaissances à mesure que le logiciel devient plus avancé.
Concentrez-vous sur la qualité des données
Votre système ERP vous aide à gérer le pourquoi, le quand, le où et le comment du flux de données. Ces données doivent être riches, précises et accessibles, sinon il n’y a aucune raison de les posséder. Prenez le temps de définir vos standards d’entrée de données, y compris la nomenclature et la gestion des versions de documents. Assurez-vous que chacun dans l’entreprise a accès aux meilleures pratiques de gestion des données et qu'elles soient unifiées dans tous les départements.
De plus, réalisez des audits de données et des opérations de nettoyage par lots pour vérifier périodiquement le respect de vos standards. Corriger des données incorrectes peut gaspiller d’innombrables heures, il vaut donc bien mieux faire les choses correctement dès la première fois.
Cela peut sembler insignifiant d’insister pour que les utilisateurs saisissent le jour ou le mois en premier dans le champ date... mais vous changerez d’avis au moment d’exporter dans une feuille Excel et de ne pas pouvoir facilement faire la distinction entre les actions effectuées en février et celles réalisées le 2 de chaque mois.
Personnalisez votre plateforme ERP
La plupart des logiciels ERP sont conçus comme des solutions polyvalentes, créées pour répondre à tous les types d’entreprises. Concevoir une solution clé en main, qui s’adapte spécifiquement à vos besoins d’affaires, est un excellent moyen de tirer le maximum de votre logiciel ERP.
Pour obtenir les meilleurs résultats, demandez à votre prestataire de services de vous aider à personnaliser votre système. Les personnalisations possibles incluent la dissimulation de champs non nécessaires, l’activation ou la désactivation de certaines fonctionnalités, l’ajout de champs obligatoires, et bien plus encore.
De plus, vous pouvez personnaliser votre plateforme ERP de manière plus limitée grâce à des intégrations et des plug-ins. N’hésitez pas à demander à votre fournisseur ERP quelles options sont disponibles pour connecter d’autres applications ou ajouter des widgets spécifiques.
Anticipez l'avenir de votre système ERP
Les systèmes ERP, comme tout autre secteur logiciel, continuent d’évoluer au fil du temps. Le logiciel ERP que vous exploitez aujourd’hui pourrait être assez différent dans cinq, dix ou vingt ans. Demandez à votre fournisseur ERP de vous présenter sa feuille de route : Dans quelle mesure investissent-ils dans la R&D? Quelles nouvelles fonctionnalités espèrent-ils ajouter? À quelle fréquence proposent-ils des mises à jour?
Un bon système ERP ne doit pas être un monolithe statique. Il doit constituer un écosystème vivant et évolutif, capable de s’adapter aux nouvelles avancées technologiques dans le monde des affaires.
Envisagez les options d’intégration
Les intégrations ERP peuvent vous aider à améliorer l’efficacité opérationnelle de votre entreprise en ajoutant des fonctionnalités à votre boîte à outils. Les intégrations relient deux applications distinctes et leur permettent de communiquer. Certaines intégrations vont très loin, au point que les données saisies dans l’une peuvent être automatiquement accessibles dans l’autre.
Les intégrations ERP les plus courantes couvrent des domaines comme la production et la conception, la gestion de la relation client (CRM), la gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM) et la gestion des entrepôts (WMS).
Exploitez les applications mobiles
Une solution ERP moderne sera probablement accompagnée d’une application dédiée pour appareils intelligents sur iOS et/ou Android. Profitez-en, car cela présente de nombreux avantages pour vos utilisateurs. Les applications mobiles favorisent une accessibilité accrue et une meilleure visibilité de vos systèmes ERP.
Les applications permettent également à vos employés et utilisateurs d’accéder facilement aux informations cruciales à distance. C’est une façon simple de permettre à chacun, peu importe où il se trouve, de rester informé de toutes les opérations de l’entreprise.
Considérez le coût total de possession (TCO)
L’achat d’un système ERP représente un investissement conséquent pour la plupart des entreprises. Une organisation soucieuse de ses coûts devrait examiner le coût total de possession pour déterminer le type d’ERP dont elle a besoin. Un logiciel coûte de l’argent—sans compter d’autres facteurs d’investissement tels que l’achat de matériel informatique, l’utilisation de ressources internes, la maintenance et les coûts liés aux futures mises à niveau. Prenez en compte l’ensemble du tableau et comparez-le au temps et à l’argent que vous comptez économiser.
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Assurez-vous que votre direction générale soit impliquée
L'adhésion de la direction générale est un facteur clé qui prédit la réussite de la mise en œuvre de votre système ERP. Il n'est pas indispensable que votre haute direction participe activement au processus de mise en place. Cependant, collaborer avec elle permet une planification adéquate des ressources, ce qui constitue souvent un facteur de succès majeur lors de l'implémentation.
Constituer une équipe interfonctionnelle
Pour garantir un processus d’implémentation fluide, créez une équipe composée de membres issus de différents départements. Cela permet de couvrir tous les secteurs clés de votre entreprise et de recueillir les retours des différentes équipes qui utiliseront le système.
En fin de compte, toutes les fonctions de l'organisation se retrouvent intégrées dans votre système ERP. Assurez-vous que chaque service soit représenté lors du lancement.
Évaluer la durée de vie de votre système
Le retour sur investissement (ROI) que vous obtenez de votre système ERP détermine si la décision était judicieuse pour l’entreprise. Il fluctue dans le temps et peut nécessiter d’ajuster et de suivre régulièrement vos objectifs. Le système idéal doit vous offrir une réelle valeur pour votre argent ainsi qu'un ROI impressionnant.
Conclusion
De nombreuses entreprises utilisent des logiciels ERP, mais toutes ne parviennent pas à exploiter pleinement leur potentiel. Comprendre les capacités et les fonctions de la solution choisie peut vous aider à en tirer le meilleur parti. Votre système ERP est un outil essentiel pour la réussite de votre entreprise, car il vous permet d'accroître l'efficacité, de réduire les erreurs, d'améliorer la productivité et, en définitive, d’optimiser la rentabilité.
Beaucoup de responsables commettent l’erreur de négliger des aspects cruciaux comme la constitution d'une équipe diversifiée pour l’implémentation, l'implication de la direction, la formation, la mise à niveau du système ainsi que la planification à long terme.
Si comprendre le fonctionnement de votre système ERP est fondamental pour l'exploiter au mieux, la façon dont vos employés et utilisateurs l’utilisent détermine sa véritable valeur. Bien que coûteux, un ERP adapté doit vous offrir un excellent retour sur investissement sur le long terme.
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