Comment mener des enquêtes RH équitables : guide en 6 étapes
Au cours de mes plus de 10 années en tant que généraliste RH, j’ai mené de nombreuses enquêtes en entreprise et tiré de précieuses leçons sur la meilleure façon de les réaliser.
Dans cet article, nous allons expliquer pourquoi une enquête peut être nécessaire, les éléments clés d’une enquête réussie, puis fournir un guide étape par étape pour mener une enquête RH.
Quand peut-on avoir besoin de mener une enquête RH ?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une enquête interne peut être nécessaire au sein d'une organisation. Examinons quelques raisons courantes que rencontrent généralement les professionnels RH.
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- Des plaintes d’employés telles que le harcèlement, la discrimination, l’intimidation ou des fautes mineures. Dans ce cas, une enquête RH est généralement lancée à partir de la plainte afin de rassembler des faits, évaluer la situation et déterminer la marche à suivre appropriée.
- Un employé est soupçonné d’avoir enfreint des politiques internes, comme s’être livré à un comportement non éthique, rompu la confidentialité ou enfreint les protocoles de sécurité. Une enquête RH doit être lancée pour établir les faits et prendre les mesures disciplinaires adaptées.
- Allégations de faute grave, notamment fraude, détournement de fonds, vol ou toute autre activité illégale au sein de l’organisation. Cela garantit un processus équitable et impartial pour établir la vérité et traiter toute violation légale ou éthique.
- Dans les cas où des conflits surgissent entre employés ou départements, une enquête RH peut aider à révéler les problèmes sous-jacents, rassembler les informations pertinentes et faciliter une résolution pour améliorer le climat social.
- Garantir la conformité aux obligations légales et réglementaires. Par exemple, une enquête RH peut s’avérer nécessaire face à de potentielles violations du droit du travail, de la sécurité au travail ou de normes spécifiques à un secteur.
- Si les performances d’un employé restent constamment en dessous des attentes, une enquête RH peut aider à identifier les causes sous-jacentes, fournir un accompagnement ou une formation si besoin, et définir les actions à mettre en place, telles que des plans d’amélioration.
De quoi une enquête RH a-t-elle besoin pour réussir ?
Si vous parcourez un fil Reddit RH suffisamment longtemps, vous verrez nombre d’histoires où les enquêtes se passent mal, mais peu d’exemples réussis. Avec le temps, j’ai appris qu’une enquête efficace doit être :
Rapide
Réagissez rapidement à toute plainte, mais prenez le temps nécessaire pour mener une enquête approfondie et confidentielle avec la rigueur requise (plus d’informations à ce sujet plus loin).
Équitable et objective
Traitez toutes les parties avec respect et dignité. Ne préjugez pas du résultat d’une enquête avant que toutes les parties aient été entendues et que tous les documents pertinents aient été examinés.
Cela permettra d’assurer un résultat équitable et objectif ainsi que des mesures appropriées fondées sur l’enquête.
Impartiale
Gardez-vous d’exprimer une opinion lors des entretiens et concentrez-vous sur la recherche des faits. Les entretiens doivent rester sérieux, professionnels, et vous devez demeurer calme et maître de la situation. Vous aurez probablement un avis sur l’affaire, mais il est essentiel de rester impartial.
Organisée
Préparez-vous en établissant un plan de travail et une liste de questions à poser aux différentes parties.
Cependant, prévoyez de la flexibilité dans votre plan à mesure que vous aurez une meilleure compréhension des faits au cours de l’enquête.
Utiliser un logiciel de gestion des dossiers RH est un moyen simple de rester organisé durant et après les enquêtes. Si vous n’y avez pas accès, organiser les dossiers dans des répertoires individuels sur un espace sécurisé du réseau est également efficace.
Bien documentée
Consignez le contenu des entretiens et retranscrivez précisément ce que dit la personne interrogée, en utilisant autant que possible des citations directes.
Il est préférable d’obtenir des déclarations écrites ou dictées des témoins rédigées dans leurs propres mots, en plus de vos prises de notes d’entretien.
Documentez également toute preuve supplémentaire qui vous serait transmise lors des entretiens, en précisant la personne concernée et la date.
Encore une fois, ce n’est pas l’endroit où exprimer vos propres interprétations, croyances ou suppositions ; juste les faits !
Étapes pour mener une enquête RH
Avant de débuter le processus d’enquête RH, il convient de déterminer qui va la conduire.
Tandis que je m'occupe de la majorité des enquêtes dans mon lieu de travail, la Directrice des Ressources Humaines prend en charge les enquêtes impliquant toute personne de niveau Vice-Président ou supérieur. Et, si l'affaire concerne un membre de l'équipe RH, c'est notre conseil juridique général qui mènera l'enquête.
Rappelez-vous, le déroulement d'une enquête peut varier selon les circonstances spécifiques et les politiques de votre organisation, et il peut être nécessaire de demander conseil à un avocat lors de votre processus d'enquête.
Plongeons dans un cadre que vous pouvez utiliser pour mener des enquêtes dans votre environnement de travail.
Première étape - Rencontrer la personne qui soulève le problème
Rencontrez la personne qui soulève les préoccupations afin de discuter de l'affaire ; cette personne peut ou non être directement touchée par le problème en question. Vous voudrez obtenir des détails concernant qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment la situation s'est produite.
Obtenez autant de précisions que possible lors de votre entretien. Posez des questions ouvertes pour encourager l'interlocuteur à répondre ; essayez d'éviter les questions fermées par oui/non.
Par exemple :
- « De votre point de vue, dites-moi ce que vous avez vu lorsque vous êtes revenu du déjeuner ce jour-là » au lieu de « Avez-vous vu cet incident se produire ? ».
- « Pouvez-vous me dire ce que vous avez entendu lors de cette réunion ? » à la place de « Les avez-vous entendus se disputer pendant la réunion ? »
Demandez s'il existe des témoins ou personnes ayant connaissance de l'incident discuté ainsi que l'étendue de leur savoir (nous reviendrons plus loin sur ce point).
De même, demandez s'il existe des éléments de preuve susceptibles d'éclairer les accusations soulevées, comme des courriels, des notes, des enregistrements audio/vidéo, des textos, etc.
Deuxième étape - Rencontrer les témoins potentiels
Rencontrez les témoins potentiels qui ont été nommés lors de la première étape. Il se peut aussi que d'autres témoins apparaissent au fil de votre enquête.
En préparant vos questions pour les témoins, réfléchissez à des formulations qui minimisent ou éliminent la nécessité de divulguer la source des faits sous-jacents à vos questions. Gardez à l'esprit, cependant, qu'en fonction de la nature de l'affaire, cela pourrait ne pas être possible.
Avant d'interroger chaque témoin, expliquez l'importance de donner des réponses honnêtes et complètes et rappelez-leur la politique de l'entreprise contre les représailles. Si nécessaire, indiquez-leur que l'enquête est en cours et demandez la confidentialité pendant toute la durée de l'investigation.
Rassemblez tout élément de preuve fourni par les témoins qui corrobore leurs déclarations ou concerne l'affaire, et conseillez à l'interviewé de vous contacter s'il se rappelle de nouveaux détails ou s'il a de nouvelles préoccupations, y compris des représailles.
Troisième étape - Rencontrer le salarié mis en cause
Rencontrez le salarié mis en cause. Comme pour vos questions préparées pour les témoins, il convient de limiter la nécessité de révéler la source des faits.
En fonction de vos entretiens avec le plaignant et les témoins, vous disposerez d'une liste de questions auxquelles le mis en cause devra répondre. Il est important de rester objectif et de ne pas exprimer d'opinions lors de cet entretien.
Recueillez tout élément de preuve que le salarié mis en cause pourrait avoir en lien avec l'affaire. Il peut s'agir des mêmes documents que ceux reçus précédemment, mais ils doivent quand même être collectés.
Encore une fois, expliquez la nécessité d'une coopération totale et rappelez-lui la politique anti-représailles de l'entreprise avant de commencer l'entretien.
Quatrième étape - Examiner et analyser
Passez en revue et analysez toutes les informations recueillies au cours de l'enquête. Recherchez d'éventuelles incohérences, des schémas ou des éléments de preuve supplémentaires qui pourraient vous aider à parvenir à une conclusion juste et impartiale.
Rédigez un rapport d'enquête détaillé consignant vos constatations. Incluez un résumé de la plainte ou de l'incident, les entretiens réalisés, les déclarations écrites, tous les éléments de preuve collectés, ainsi que les conclusions tirées.
En fonction des résultats de l'enquête, déterminez la marche à suivre appropriée. Cela peut impliquer des actions correctives ou disciplinaires, une médiation, une résolution de conflit ou toute autre action, selon la gravité et la nature du problème.
Cinquième étape - Communiquer les résultats et les actions proposées
Partagez les résultats et les mesures envisagées avec la direction en priorité, selon la situation. Indiquez les actions qui seront prises ainsi que les étapes de suivi.
Ensuite, informez la personne mise en cause de la décision finale et prenez les mesures décidées à l'étape 5 pour remédier à la situation, si cela est approprié.
Enfin, communiquez les résultats de l'enquête au plaignant, mais ne révélez aucune information confidentielle, ce qui peut inclure l'issue et les actions prises à l'encontre du salarié mis en cause. Cela peut être une conversation délicate qui doit être menée de façon appropriée.
Sixième étape - Évaluer l'efficacité
Prenez l'habitude de réévaluer régulièrement l'efficacité des mesures prises et surveillez la situation afin de vous assurer que le problème a bien été résolu.
Faites un suivi avec les parties concernées si besoin. Cette étape est cruciale, mais souvent négligée, ce qui peut conduire à une aggravation du problème, voire à des représailles.
Une note sur les représailles
Les représailles constituent le motif de discrimination le plus fréquemment invoqué, selon la EEOC.
Il est mentionné à plusieurs étapes ci-dessus de rappeler aux participants à l’enquête la politique anti-représailles de votre entreprise. Toutes les parties doivent comprendre qu’aucune forme de représailles n’est tolérée dans l’environnement de travail.
Une enquête RH opportune, impartiale et équitable
Il est important de noter que les enquêtes RH doivent être menées avec équité, confidentialité, et dans le respect des exigences légales et des politiques de l’entreprise. L’objectif principal est d’assurer un environnement de travail sûr, inclusif et conforme, tout en traitant les problèmes susceptibles de survenir.
En suivant les étapes ci-dessus, votre prochaine enquête devrait être menée de manière opportune, impartiale et équitable.
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Voici quelques ressources supplémentaires pour vous aider dans la gestion des relations avec les employés :
