Qu’est-ce que l’hôtellerie de bureau ? Guide complet pour les bureaux hybrides
Le bureau en mode "hoteling" est une tendance croissante alors que les organisations adaptent leurs modes de travail afin de favoriser plus de flexibilité, d'efficacité et de collaboration.
La mise en place du "hoteling" peut permettre d'utiliser l'espace de bureau de manière plus efficace et de soutenir les horaires hybrides ou les équipes mobiles.
Utilisez ce guide pour découvrir comment le "hoteling" pourrait bénéficier à votre organisation grâce à quelques bonnes pratiques pour le mettre en place.
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Qu'est-ce que le bureau en mode "hoteling" ?
Le bureau en mode "hoteling" est une stratégie flexible de gestion des espaces de travail qui permet aux employés de réserver des bureaux, des bureaux privés ou des salles de réunion en fonction de leurs besoins, au lieu d'avoir des postes de travail attribués de façon permanente.
Cette approche est courante dans les entreprises qui offrent des modes de travail flexibles, comme le télétravail ou les modèles hybrides, où il n'est pas nécessaire pour les employés de disposer d'un espace de travail dédié chaque jour.
Comment fonctionne le bureau en mode "hoteling" ?
En utilisant une plateforme de réservation en ligne telle que des plateformes de gestion d'espaces de bureaux ou un logiciel de "hoteling", les employés peuvent choisir un espace de travail en fonction de leurs besoins et signaler leur présence à l'arrivée.
Certains systèmes s'intègrent aux calendriers et aux plans des bureaux, ce qui permet aux employés de sélectionner des espaces près de leurs collègues ou des ressources dont ils ont besoin.
À leur arrivée, les employés s'enregistrent via une borne, une application mobile ou un QR code pour confirmer leur réservation.
À la fin de la réservation, les employés signalent leur départ, et l'espace de travail peut être nettoyé avant la prochaine utilisation.
De nombreuses organisations utilisent également les analyses fournies par le système de "hoteling" pour suivre l'utilisation de l'espace, ajuster la disponibilité des places assises et améliorer l'efficacité du bureau.
En plus d'un "hoteling" pur, certaines organisations adoptent une approche hybride. Par exemple, seule une partie des espaces de travail peut être dédiée au "hoteling", ou il existe des zones spécifiques pour chaque département où les employés peuvent choisir un bureau dans l'espace de leur équipe.
Avantages du bureau en mode "hoteling"
Les organisations peuvent utiliser le "hoteling" pour gérer plus efficacement leur espace de bureau et soutenir les travailleurs à distance et hybrides. Les avantages potentiels incluent :
- Optimisation de l'espace : Réduit le besoin d'une surface de bureau importante en permettant une utilisation plus efficace de l'espace. Bien sûr, moins d'espace signifie généralement des coûts de loyer et d'entretien plus faibles.
- Flexibilité : Les employés peuvent choisir où ils travaillent en fonction de leurs besoins du jour (par exemple, des espaces calmes pour se concentrer ou des espaces collaboratifs pour les réunions d'équipe).
- Favorise la collaboration : Les employés de différents départements ou équipes peuvent s'asseoir à proximité les uns des autres chaque jour, ce qui encourage la communication interfonctionnelle et la collaboration.
- Satisfaction des employés : Le "hoteling" offre de la flexibilité et de l'autonomie aux employés dans le choix de leur environnement de travail, ce qui peut améliorer la satisfaction au travail et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
- Meilleures données sur l'utilisation des bureaux : Les organisations peuvent suivre les schémas d'utilisation de l'espace et s'adapter en conséquence, optimisant l'aménagement pour mieux répondre aux besoins réels de leurs équipes.
- Bénéfices environnementaux : Avec moins de ressources nécessaires pour chauffer, climatiser et entretenir de grands bureaux, les entreprises peuvent réduire leur empreinte environnementale en adoptant le "hoteling".
Types d'organisations qui bénéficient généralement le plus du bureau en mode "hoteling"
Les organisations qui bénéficient le plus du "hoteling" sont généralement celles dont la main-d'œuvre est hybride ou en pleine croissance. Cela inclut :
- Entreprises hybrides et axées sur le travail à distance : Les entreprises où les employés alternent entre domicile et bureau peuvent réduire le nombre de bureaux inutilisés et améliorer l'efficacité de l'espace.
- Conseil et services professionnels : Les cabinets dont les employés voyagent fréquemment, travaillent chez les clients ou changent d'équipe tirent profit d'une configuration flexible des espaces de travail.
- Start-up : Les entreprises à forte croissance avec des équipes en évolution constante peuvent utiliser le "hoteling" pour adapter leur espace sans expansion immobilière inutile.
- Sièges sociaux et bureaux partagés : Les grandes entreprises avec de multiples départements ou des espaces de co-working peuvent favoriser la collaboration et optimiser l'utilisation de leurs bureaux.
- Entreprises de santé et pharmaceutiques : Les équipes de commerciaux terrain, chercheurs ou spécialistes qui n'ont pas besoin d'un bureau fixe tous les jours peuvent bénéficier des espaces de "hoteling".
- Établissements d'enseignement et centres de recherche : Universités, centres de recherche et pôles d'innovation peuvent gérer efficacement des bureaux partagés et des espaces collaboratifs grâce au "hoteling".
Défis du bureau en mode "hoteling"
À l'inverse, certains défis potentiels du "hoteling" incluent :
- Conflits de réservation : Les employés peuvent avoir des difficultés à obtenir l’espace de travail souhaité, surtout lors des journées de forte affluence au bureau, ce qui entraîne de la frustration.
- Perte d’espace personnel : Les employés peuvent se sentir déconnectés ou moins à l’aise sans espace de travail attitré à personnaliser. Un utilisateur de Reddit a décrit le ressenti des salariés comme des « enfants adoptifs perdus ».
- Accaparement des bureaux : Ceci survient lorsque des employés réservent inutilement des bureaux pour de longues périodes, limitant la disponibilité et réduisant l’efficacité d’utilisation de l’espace.
- Dépendance à la technologie : Le "hoteling" repose fortement sur des systèmes de réservation et des problèmes techniques peuvent perturber le processus.
Hoteling de bureau versus "hot desking"
Le hoteling de bureau permet aux employés de réserver à l’avance des bureaux ou des espaces, offrant prévisibilité et une meilleure gestion de l’espace via un système de réservation.
Le hot desking, en revanche, fonctionne selon le principe du premier arrivé, premier servi, les employés choisissant un bureau disponible à leur arrivée, ce qui offre plus de spontanéité mais moins de structure.
Le hoteling est plus adapté aux visites planifiées au bureau, tandis que le hot desking convient aux journées de travail flexibles et non planifiées.
Pour en savoir plus, consultez notre article sur le hoteling vs hot desking.
Comment savoir si le hoteling de bureau convient à votre entreprise ?
Comme mentionné, la plupart des organisations peuvent profiter du hoteling à un certain niveau. Voici quelques signes à surveiller :
1. Composition de la main-d’œuvre
- Équipe hybride ou à distance : Si une grande partie de votre personnel travaille à distance ou en mode hybride, mettre en place le hoteling vous aidera à optimiser l’utilisation de l’espace disponible.
- Employés mobiles ou itinérants : Si vos équipes se déplacent fréquemment pour le travail, le hoteling de bureau peut leur fournir des espaces temporaires lors de leurs passages au bureau.
2. Utilisation de l’espace de bureau
- Espace sous-utilisé : Si vous remarquez que de nombreux bureaux ou salles de réunion restent inoccupés pendant la journée, surtout avec le développement du travail hybride ou à distance, le hoteling peut vous aider à maximiser l’utilisation de l’espace disponible.
- Coûts immobiliers : Si vous payez pour de grands locaux qui ne sont pas entièrement utilisés, le hoteling permet de réduire votre empreinte immobilière et ainsi baisser les frais généraux, sans nuire à la productivité.
3. Besoin de flexibilité
- Évolution de la taille des équipes ou des emplacements : Si votre entreprise connaît une croissance rapide ou des réorganisations fréquentes, le hoteling offre la flexibilité nécessaire pour s’adapter sans s’engager dans des baux longue durée ou réaménager des postes de travail permanents.
- Travail par projet : Les équipes qui se constituent et se dissolvent en fonction des projets bénéficient du hoteling, car elles peuvent réserver des espaces selon leurs besoins pour favoriser la collaboration et éviter les postes fixes.
4. Préférences des employés
- Souhait de flexibilité : Si vos employés expriment leur intérêt pour des modalités de travail flexibles, le hoteling de bureau peut soutenir cela en leur offrant le choix de leur emplacement lors de leurs venues.
- Culture de travail collaborative : Si la collaboration entre services ou équipes est cruciale, le hoteling favorise les interactions transversales en permettant aux employés de réserver un espace près de leurs collègues ou des équipes projet.
5. Complexité de la gestion de l’espace
- Plusieurs sites de bureau : Si votre entreprise opère sur plusieurs sites, l'hôtelling de bureau peut aider à standardiser le processus de gestion des espaces dans différents établissements, offrant une expérience cohérente aux employés quel que soit leur lieu de travail.
- Réservation de salles de réunion et de ressources : L'hôtelling de bureau est souvent intégré à d'autres systèmes de réservation, comme les outils de planification de salles de réunion et la gestion des ressources (par exemple, moniteurs, projecteurs). Si votre processus actuel de gestion de ces ressources est complexe ou inefficace, l’hôtelling peut le simplifier.
Meilleures Pratiques pour l’Hôtelling de Bureau
Vous vous souvenez des défis mentionnés précédemment ? L’hôtelling peut être très avantageux mais il exige une bonne gestion de l’espace de bureau et une planification réfléchie.
Suivez ces bonnes pratiques pour les éviter et profiter pleinement des avantages de l’hôtelling dans votre organisation.
1. Planifiez selon les besoins des employés
- Comprendre les modes de travail : Réalisez des sondages ou des entretiens pour évaluer la façon dont les employés préfèrent travailler (à distance, hybride ou sur site) et adaptez l’hôtelling pour répondre à leurs besoins en proposant divers types d’espaces (zones calmes, espaces collaboratifs, etc.).
- Segmenter le bureau : Désignez des zones spécifiques pour différents types de travail (par exemple, espaces collaboratifs, espaces individuels). Ceci garantit que les employés trouvent facilement un espace adapté selon leurs missions quotidiennes.
2. Créez des politiques et des consignes claires
- Définir les règles de réservation : Précisez clairement les règles sur l’anticipation des réservations, les limitations, les procédures d’annulation, ainsi que les consignes pour le nettoyage et les objets personnels.
- Attribuer des limites de temps : Encouragez les employés à ne réserver que pour les heures ou jours nécessaires, afin d’éviter « l’accaparement » de bureaux. La mise en place d’une limite de temps d’utilisation favorise un accès équitable aux espaces partagés.
- Gestion des absences non signalées : Mettez en place un protocole pour gérer les absences, comme la libération automatique des bureaux inoccupés après un certain délai.
3. Fournissez des commodités adéquates
- Mobilier ergonomique : Assurez-vous que les postes de travail disposent de meubles confortables et ajustables. Les travailleurs « nomades » doivent bénéficier du même niveau de confort ergonomique que ceux ayant un bureau fixe.
- Technologie standardisée : Équipez tous les espaces de travail d’hôtelling du même matériel (moniteurs, stations d’accueil, prises électriques, etc.).
- Rangements individuels : Proposez des casiers ou des solutions de stockage où les employés peuvent sécuriser effets personnels et documents lorsqu’ils ne sont pas au bureau.
4. Offrez des options flexibles d’espaces de travail
- Espaces variés : Les bureaux modernes offrent un éventail d’environnements de travail tels que des postes ouverts, des bureaux privés, des espaces collaboratifs et des zones calmes. Cela garantit aux employés de trouver l’espace adapté à leurs tâches.
- Salles de réunion hybrides : Veillez à ce que les salles de réunion disposent de visioconférence et d’outils collaboratifs pour des réunions hybrides entre les membres présents et à distance.
5. Surveillez et Optimisez l’Utilisation de l’Espace
- Suivez les données d'utilisation : Utilisez les analyses fournies par les technologies de bureau pour suivre l’utilisation de l’espace de travail et identifier les tendances, telles que les zones sous-utilisées ou les périodes de forte occupation.
- Administration du bureau : Désignez un(e) administrateur(trice) de bureau chargé(e) de suivre qui occupe réellement sa place par rapport à ceux qui réservent sans y aller, ce qui améliore la disponibilité.
- Adaptez la disposition selon la demande : En vous basant sur les données d’utilisation, reconfigurez les espaces de bureau pour répondre à la demande, en ajoutant plus d'espaces de collaboration ou de zones calmes selon les besoins.
- Analysez les économies réalisées : Analysez régulièrement les bénéfices financiers de l’hoteling, tels que la réduction des coûts immobiliers et les économies d’énergie, pour évaluer la réussite du programme.
- Recueillez des retours régulièrement : Utilisez des enquêtes ou des groupes de discussion pour mesurer la satisfaction des employés vis-à-vis du système d’hoteling.
Comment choisir une solution d’Office Hoteling
Comme mentionné, l’hoteling s’appuie sur des technologies de bureau spécialisées pour fonctionner efficacement. Voici quelques facteurs clés à considérer pour choisir la meilleure solution adaptée à vos besoins :
- Simplicité d’utilisation : Optez pour une plateforme dotée d'une interface intuitive et simple à utiliser, permettant aux employés de réserver facilement des bureaux, des salles de réunion et d'autres espaces sans confusion.
- Intégration avec les systèmes existants : Assurez-vous que la solution s'intègre avec vos logiciels actuels, tels que les calendriers, les applications RH, outils de communication et logiciels de gestion des espaces de bureau. Recherchez des solutions comme Deskfound qui prennent en charge l’authentification unique (SSO) et d’autres mesures de sécurité pour s’aligner avec votre infrastructure informatique.
- Accessibilité mobile : Privilégiez une solution accessible sur mobile, permettant aux employés de réserver des espaces en déplacement et de vérifier la disponibilité en temps réel.
- Gestion des espaces en temps réel : Le système doit offrir des informations en temps réel sur la disponibilité des bureaux et l’occupation des espaces, afin de mieux optimiser et suivre l’utilisation de l’espace. Par exemple, OfficeSpace propose des outils utiles pour gérer la disposition des bureaux, optimiser l’occupation et suivre les données d’utilisation.
- Personnalisation : Envisagez des solutions qui peuvent être adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise, par exemple en définissant des zones par équipe, en prenant en charge des bureaux fixes ou flexibles, ou en proposant des réservations récurrentes. La fonctionnalité « neighborhooding » d’Eden en est un bon exemple.
- Analyses et rapports : Il est utile que la solution propose des rapports détaillés sur l’utilisation de l’espace, vous aidant à prendre des décisions éclairées pour optimiser la planification de l’espace de bureau, y compris la mise en page et l’allocation des ressources.
Support du fournisseur et évolutivité : Lisez les avis et sollicitez votre réseau pour choisir un fournisseur proposant un bon support client et une solution évolutive selon la croissance ou l’évolution des besoins de votre organisation.
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