Élaborer une Politique RH à l’Ère des Nomades Numériques

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David Rice : En quelques années, les nomades numériques sont passés d’un groupe relativement restreint de professionnels à une présence normale dans la main-d’œuvre. Désormais, plus de 17 millions d’Américains se définissent comme nomades numériques alors qu’ils naviguent dans des environnements de travail à distance. Beaucoup d’entreprises découvrent aujourd’hui qu’un mélange de nomades et d’employés traditionnels, présents au bureau ou en mode hybride, constitue une bonne combinaison. Mais comment créer des politiques qui assurent aux nomades une bonne expérience, les intègrent à la culture d’entreprise et leur permettent de servir l’entreprise comme n’importe quel autre employé ?

Bienvenue dans le podcast People Managing People. Notre mission : bâtir un monde du travail meilleur et vous aider à créer des environnements professionnels heureux, sains et productifs. Je suis votre hôte, David Rice.

Mon invitée aujourd’hui est Audra Nichols. Elle est directrice des opérations chez MBO Partners. Nous allons parler des politiques liées aux nomades numériques, de l’intégration de ces derniers dans une main-d’œuvre hybride et de la manière de les soutenir dans votre organisation.

Audra, bienvenue.

Audra Nichols : Merci. Ravie d’être ici, David.

David Rice : Alors, pour commencer, parlez-nous un peu de vous, de votre travail chez MBO Partners. Qu’est-ce qui vous a mené chez eux et vous a donné envie de soutenir cette vision du futur du travail ?

Audra Nichols : Absolument. J’ai consacré la majeure partie de ma carrière aux services professionnels. C’est vraiment mon domaine de prédilection. J’ai ainsi passé un peu plus de 18 ans et demi chez PwC, où j’ai eu une carrière formidable, c’était chez moi, j’avais le meilleur job du monde. J’ai développé la pratique du conseil, créé le modèle de livraison global, géré toutes les acquisitions pour le conseil. Fait intéressant, après presque 19 ans, j’ai eu l’opportunité de tenter quelque chose de nouveau au sein d’une entreprise plus petite.

J’ai donc toujours été impliquée dans des entreprises de très grande taille. Je fais partie de ceux qui n’ont pas de regrets. Alors je me suis dit : « Je dois essayer. » Je suis donc allée dans un cabinet de conseil juridique plus restreint. Le tout premier partenaire que j’ai fait entrer dans l’entreprise a été MBO Partners. Et je l’ai fait parce que j’ai vu le développement du conseil juridique, mon modèle global.

J’avais vraiment besoin d’un modèle de main-d’œuvre flexible que nous n’avions pas forcément. Chez PwC, j’ajouterais aussi que j’étais une fervente utilisatrice de consultants indépendants via MBO Partners. J’étais ce qu’on appelle une utilisatrice active, puis je suis allée chez UnitedLex où je suis devenue la cliente, le sponsor exécutif, cette fois pour une entreprise. Et avec Miles, notre PDG, on discutait alors que je dirigeais l’activité, plus tard chez UnitedLex.

On se demandait comment améliorer l’impact sur le collaborateur et sur l’organisation, ce qui me passionne vraiment car j’en ai fait l’expérience sous tous les angles. Et au fil de ces conversations, il a fini par me convaincre que je serais un excellent choix pour rejoindre MBO et y devenir directrice des opérations, afin de développer cette approche avec passion, parce que – faute de meilleur terme – j’ai une vision à 360 degrés.

J’ai été une power user, j’ai engagé des indépendants sur mes missions, j’étais sponsor et cliente principale. Désormais, en tant que directrice des opérations chez MBO, j’ai l’opportunité de concilier ces perspectives réelles pour développer l’entreprise et impacter véritablement les organisations.

David Rice : Ce n’est jamais une ligne droite, n’est-ce pas ?

Audra Nichols : Ce n'est jamais linéaire, mais c’est une excellente décision, et j’aime vraiment ce que je fais.

David Rice : Lors de nos échanges précédents, un sujet évoqué était justement la montée en puissance des nomades numériques, et on observe effectivement cette prolifération au fil des années. Je sais que vous publiez également un excellent rapport à ce sujet sur votre site.

Parlez-nous un peu des conclusions de ce rapport et de ce qu’il révèle sur l’état du marché du travail.

Audra Nichols : Bien sûr. Nous le faisons depuis environ cinq ans : le dernier rapport date d’août 2023, c’est notre dernière version. Ce qui est intéressant, c’est que je suis passionnée par l’optimisation des effectifs dans les grandes organisations. Avant de venir ici, je ne m’étais jamais vraiment questionnée sur ce qu’est un nomade numérique. À vrai dire, j’avais en tête l’image d’un mec dans un van avec son ordinateur portable et une capuche. Mais saviez-vous que l’âge moyen d’un nomade numérique est en fait de 39 ans ? Je ne m’en rendais pas compte. Ce qui est fascinant, c’est qu’en 2023, il y avait 17,3 millions de nomades numériques.

David, cela représente une hausse par rapport à 2019, et on attribue naturellement beaucoup de ces changements à la période Covid. Mais de 2019 à 2023, il y a eu une hausse de 131 %. Si on observe l’évolution sur un graphique – il y en a un dans le rapport disponible sur le site – on constate qu’historiquement, il s’agissait essentiellement de travailleurs indépendants.

Plutôt des indépendants, auto-entrepreneurs qui choisissent où, comment et avec qui travailler. Mais ce qui est vraiment marquant, c’est qu’avec le Covid, la proportion de salariés à plein temps a explosé. C’est vraiment cette poussée vers les 17,3 millions. En 2023, depuis ce point, les indépendants ont encore augmenté de 14 %, tandis que le nombre de salariés à temps plein a chuté de 4 %. Pourquoi ? C’est lié à la fin du Covid et à la reprise des politiques de retour au bureau ; cela pose de nouveaux défis dans les organisations.

Donc, si vous êtes nomade, ou selon la définition traditionnelle, quelqu’un qui travaille depuis un Starbucks à Amsterdam un jour, puis depuis son appartement à Londres ou New York, le retour au bureau change la donne pour les salariés. Mais la trajectoire reste très intéressante.

Voilà ce qu’est un nomade numérique. Et figurez-vous que 21 % d’entre eux sont de la génération Z, et 37 % sont des milléniaux. On observe donc aussi un changement dans la répartition par âge, ce qui fait sens. Il ne s’agit pas seulement de “jeunes mecs dans un van”. Si on regarde ceux dont les enfants ont grandi, qui n’ont plus de contraintes de garde, qui ont remboursé leur crédit immobilier, sont au sommet de leur carrière et disposent de flexibilité, c’est de plus en plus le profil des personnes qui font ce choix d’agilité.

David Rice : Ce mouvement de retour au bureau a fait émerger un nouveau terme, les « nomades attachés ». Pouvez-vous nous définir ce concept et expliquer son impact sur les comportements professionnels ?

Audra Nichols : Oui, un « nomade attaché » désigne quelqu’un contraint d’être présent physiquement pour une période déterminée. Actuellement, 80 % des travailleurs américains sont soumis à une obligation de présence au bureau sous une forme ou une autre. Ce n’est pas nécessairement cinq jours sur cinq, même parmi vos collègues ; beaucoup doivent être présents deux à trois jours.

Cela change réellement les choix pour les nomades : ils veulent et doivent y participer. Ainsi, dans notre rapport, même ceux qui auraient voyagé à l’étranger préfèrent désormais rester proches de chez eux pour pouvoir venir au bureau quand nécessaire, des visites de plus en plus reconnues et appréciées.

Mais le niveau d’attente a évolué, et cela impacte autant le collaborateur que l’organisation. Je soutiens que faire cohabiter nomades, indépendants et main-d’œuvre classique exige aujourd’hui des compétences managériales plus intentionnelles que par le passé.

Autrefois, tout le monde était sous vos yeux. Avec la crise Covid, les leaders doivent apprendre à réunir différents profils avec une intention claire pour livrer au client.

David Rice : D’un point de vue politique, intégrer des nomades numériques requiert de réfléchir à des éléments comme la fiscalité, la juridiction ou la législation du travail.

Quels points les employeurs doivent-ils garder à l’esprit au moment de rédiger une politique en la matière ?

Audra Nichols : Je précise : je ne suis ni avocate ni comptable même si j’ai longtemps été entourée des deux ! C’est amusant car je viens de cabinets de services professionnels puis d’un cabinet juridique.

Je pense que quelques points clés imposent de consulter ces spécialistes. Si vous laissez faire les choses sans vous informer sur la législation applicable et ses implications fiscales, vous pourriez vous retrouver dans une situation délicate. Les lois fiscales varient non seulement entre pays, mais aussi selon les états, les comtés, voire les villes. Il faut recourir à quelqu’un qui maîtrise l’ensemble.

Fait marquant : 17 % des personnes se déclarant nomade numérique n’informent pas leur manager. Cela peut s’avérer problématique, non seulement en terme de conformité mais aussi de sécurité. 14 % disent informer leur manager, mais ne savent pas si une politique existe.

Il y a deux lectures possibles. D’un côté, il vous faut un partenaire comme MBO Partners qui comprend la conformité associée : cela change la façon de rémunérer, selon qu’il s’agisse d’un salarié (W-2) ou d’un indépendant (1099), et le lieu de travail. Côté sécurité : imaginez découvrir qu’un de vos collaborateurs travaille en Turquie. Que se passe-t-il en cas de problème ou de maladie ? Vous en êtes responsable.

Les grandes entreprises suivent ces aspects. Chez PwC, j’étais localisée et je savais vers qui me tourner en cas de souci.

D’autres aspects concernent la technologie : voulez-vous en parler David ? Par exemple, travaillez-vous dans un Starbucks ? Allumez-vous systématiquement votre VPN ? Êtes-vous conscient des risques si ce n’est pas le cas alors que vous manipulez des données client sensibles ?

Tout cela doit figurer dans une politique claire, laquelle sera construite avec des experts adaptés à votre entreprise.

Il ne faut pas surcontrôler. Il s’agit de permettre à chacun de livrer le meilleur de lui-même dans l’environnement qui lui convient, tout en fixant des limites pragmatiques et des modalités claires pour la conformité, sans excès de contraintes.

David Rice : Oui, tout à fait. Nous avons récemment publié sur le site un article à propos de la continuité d’activité à l’international. L’auteur y exposait un scénario réaliste lors d’un conflit, prenons Israël : comment gérer le passage de frontières pour vos collaborateurs ? Et quand vous évoquez la part de ceux qui n’informent pas leur manager, c’est effectivement risqué.

Audra Nichols : Oui, ça renvoie à la nécessité pour les leaders d’établir un climat de confiance avec l’ensemble de l’équipe, salariés comme prestataires.

Créer cet environnement de confiance est devenu plus crucial qu’auparavant. J’affirme à mes équipes : peu importe votre lieu de travail, tant que vous êtes disponible aux heures convenues et livrez votre travail. Cette transparence me permet de mettre en place ce qu’il faut – notamment sur des fuseaux horaires différents : Australie, côte ouest des États-Unis, Londres ou l’Indiana, ce n’est pas simple. On se lève à 2 heures du matin et on s’adapte !

Ce lien de confiance requiert aujourd’hui plus d’instinct, de compassion et de franchise de la part des managers que par le passé.

David Rice : Absolument. Vous avez aussi évoqué la technologie. Selon vous, quels défis soulèvent les nomades numériques ?

On pourrait penser que tout ce dont on a besoin est désormais courant, après des années de télétravail lié à la pandémie. Pourtant, avec les évolutions constantes de la tech, à quoi doivent penser les entreprises ?

Audra Nichols : Effectivement, cela devrait être courant. J’ai deux points de vue à ce sujet. Premier point : la gestion du risque. Comme mentionné, il y a la question du VPN. Autre exemple, si vos collaborateurs utilisent leurs propres ordinateurs et ne sont pas salariés de votre entreprise mais missionnés pour une période, cela suppose d’envisager tous les risques, car même en bureau virtuel, un téléchargement peut rester sur l’ordi personnel. Cela concerne le service informatique : SSO, sécurité… tout paraît courant, mais la formation et l’audit des connaissances sont selon moi plus importants qu’avant. Une formation annuelle ne suffit plus ; il faut suivre les entrées et sorties permanentes de stagiaires et freelances. Côté équipe, comment souder un groupe, créer une culture à distance ? Je suis surprise du nombre d’appels sans caméra activée ! Avec mon équipe, je la veux allumée : c’est comme être dans la même pièce. Voilà comment on construit du lien.

Bien sûr, certains jours, caméra éteinte, le vendredi par exemple, mais il faut en parler : les bases de la collaboration ne vont pas de soi sinon on tombe vite dans l’isolement, hors cam, sans prise de parole. Construire un esprit collectif et encourager la collaboration passe par l’énonciation claire de ces fondamentaux. Côté tech, il faut aussi que l’IT soit encore plus vigilant qu’avant.

Si vous voyagez et que vous ne connectez pas au VPN, vos logiciels ne seront pas à jour, ce qui accroît le risque. Le rôle du département IT est donc essentiel, bien plus qu’avant Covid.

C’est donc à la fois les soft skills et la clarté sur l’organisation, l’engagement, les politiques technologiques, la formation, le contrôle permanent qui limitent le risque pour l’entreprise, volontairement ou non.

David Rice : Nous avons évoqué certains aspects réglementaires, mais sur le plan culturel, comment favoriser la création de liens entre l’employeur et ces collaborateurs à distance, ou entre les nomades et les figures clés de l’entreprise ? Quels conseils donneriez-vous pour qu’ils se sentent vraiment inclus ?

Audra Nichols : Je pense que c’est plus simple aujourd’hui qu’avant car l’environnement distanciel s’est banalisé au fil de la pandémie. Il y a cinq ans encore, si quelqu’un disait “Je pars bosser deux mois chez un ami en Californie alors que je vis à New York”, la réaction aurait été “Quoi ? Impossible !”. Aujourd’hui, c’est plus accepté et donc plus facile. D’un point de vue culturel, il ne suffit pas d’encourager la collaboration au quotidien.

En tant que leader, connaissez-vous le profil MBTI de vos collaborateurs ? Les moments de convivialité en présentiel sont essentiels. Je peux travailler avec vous trois mois en distanciel, mais quand on se retrouve autour d’un repas, la connexion est différente.

Ce que j’appelle la connexion ultime, c’est quand on partage un repas. C’est indispensable à mon sens. Connaissez-vous le profil de vos équipiers, leurs intro/extraversion ? Car les exigences de la visioconférence masquent parfois la vraie personnalité.

Il faut donc encourager la connaissance mutuelle, la prise de conscience de qui est qui, les forces et les modes de fonctionnement de chacun, qu’on soit en présence ou à distance. Exemple : j’ai embauché une jeune femme en début de carrière comme chief of staff peu avant le Covid. Diplômée, jamais mise les pieds au bureau. Un an plus tard, elle m’a dit ne plus supporter le distanciel, vouloir travailler en bureau car elle en avait besoin. Son entreprise à Chicago n’en avait plus, je l’ai soutenue pour qu’elle trouve un poste où venir deux à trois jours par semaine.

Sans cette relation, elle aurait juste démissionné. Au lieu de cela, elle m’a expliqué sa motivation et j’ai pu l’accompagner dans sa transition et son évolution. J’ai apprécié sa transparence, ce qui m’a permis de la soutenir.

David Rice : En effet, c’est vraiment différent une fois qu’on a déjà rencontré ses collègues en vrai. J’ai moi-même travaillé entièrement à distance ces quatre dernières années. En arrivant, après un mois, on s’est retrouvés à un grand sommet au Mexique. Rencontrer les collègues, partager des dîners, c’est une autre dynamique. Les réunions à distance ensuite prennent un autre sens, on se sent plus « entier » lors des conversations.

Audra Nichols : Oui, il y a plus de décontraction, d’humour… Je pense que le concept de nomade numérique nous a permis de repenser l’importance du collectif, qui doit rester un moteur pour une équipe soudée.

David Rice : En effet, on peut avoir des équipes 100 % à distance si des moments sont créés pour abolir les murs et permettre à chacun d’être humain. Après, le collectif devient naturel.

Audra Nichols : Exactement. Et il n’est pas nécessaire que ce soit à travers le travail ! J’ai par exemple récemment revu une indépendante qui voyage beaucoup et qui m’a appelée pour me voir lors de son passage en Floride : nous avons partagé dîner et déjeuner, quatre ans après avoir collaboré. Sa flexibilité a permis ce lien qui continue d’exister. Cela fait toute la différence.

David Rice : Aujourd’hui, on a le sentiment que de plus en plus d’entreprises souhaitent articuler une combinaison de télétravail, mode hybride, présentiel… Quels conseils donneriez-vous à ceux qui cherchent la meilleure manière d’optimiser le mix de talents ?

Audra Nichols : Première chose : évaluez votre clientèle. Êtes-vous dans les services ? Je viens du conseil : en temps normal on accepte l’impossibilité de voyager, mais pour certains métiers stratégiques, la présence physique chez le client s’impose parfois. Pas nécessairement cinq jours par semaine, bien sûr.

Ensuite, pensez à l’expérience collaborateur et à la bonne combinaison entre travail distant, en personne, sous contrat salarié ou indépendant, et ce que cela implique pour la composition des équipes.

Il n’existe pas une seule bonne réponse. Si, par exemple, je choisis de ne jamais venir au bureau, mon évolution de carrière sera-t-elle semblable à celle de celui qui voyage constamment ? C’est une question de politique RH, de trajectoire, chaque entreprise a ses choix. Partez de votre client, puis réfléchissez à la manière dont vous ferez évoluer vos collaborateurs.

Le but, c’est d’atteindre “les bonnes personnes, au bon endroit, qui font leur meilleur travail”. Les trajectoires évolueront aussi. Enfin, sur la pure optimisation, il faut penser aux profits, à la souplesse, aux coûts : c’est un sujet vaste, qui mélange compétences internes à valoriser, futurs dirigeants et apport d’indépendants pour ajuster la flexibilité.

Je suis très attachée au staffing basé sur les compétences et à l’agilité que cela confère pour s’adapter aux fluctuations de marché et répondre à une diversité de clients.

Donc, trois points clés pour optimiser votre effectif, et enfin : assurez-vous que vos leaders ont les compétences pour diriger aujourd’hui et non avec les réflexes du passé. Cela nécessite de nouvelles qualités : authenticité, empathie, adaptabilité.

David Rice : Avant de conclure, parlez-nous un peu de la manière de vous contacter et de vos activités actuelles.

Audra Nichols : Bien sûr. LinkedIn d’abord, c’est évident. J’y suis active, même si je n’avais pas de comptes personnels avant cette année ! Je publie chaque mercredi une citation. Ce sont de courtes citations, de personnes célèbres ou non, qui me parlent. Je rédige aussi personnellement un court texte autour de la citation – pas de “ghostwriter”, pas de ChatGPT, c’est toujours moi ! Lisez-en quelques-unes pour me connaître un peu mieux.

Je rédige aussi un article toutes les quatre à six semaines, en général sur le leadership, à partir de mon vécu. Je suis aussi membre de Chief (groupe de femmes dirigeantes) depuis un an et demi environ, dans la section C-suite. Nous nous réunissons chaque mois en visioconférence, et je dois dire que ces échanges m’enrichissent énormément.

Dernier point : j’ai eu l’honneur cette année de rejoindre le conseil consultatif du magazine Consulting Magazine – qui fait beaucoup pour notre secteur. Je serai notamment à Chicago le 11 avril pour la cérémonie annuelle “Rising Stars”. J’espère intervenir lors d’une session sur la résilience de carrière, et un autre événement leaders & tech aura lieu à Dallas en mai. Ces rencontres me nourrissent : après 25 ans dans le secteur, je pense recevoir bien plus de mes consœurs et confrères que ce que je transmets. Voilà, n’hésitez pas à me contacter !

David Rice : Dernière petite tradition du podcast : je vous laisse me poser une question à votre tour.

Audra Nichols : Une seule ou deux ?

David Rice : Commençons par une !

Audra Nichols : Je sais que vous venez de Tampa, vous avez étudié à l’USF, et j’habite à Sarasota, juste au sud – toutes deux sur la côte du Golfe du Mexique. Est-ce que le Golfe vous manque ? La mer, l’océan, la saison des ouragans ?

David Rice : Petite précision pour les auditeurs : je vis maintenant à Atlanta, en Géorgie. Non, je dis souvent que j’ai eu chaud pendant 34 ans.

Ça me suffit ! Atlanta est presque aussi chaud en été que la Floride, mais je préfère ce climat. Ce matin, j’ai découvert un icicle d’un demi-mètre parce que j’avais laissé couler un robinet dehors – ce qui m’a beaucoup amusé. Non, je ne regrette pas la chaleur, ni la mer. Les étés, l’eau du golfe est à 32°C, c’est comme le bain ! Ce n’est même plus rafraîchissant…

Audra Nichols : C’est invivable. Mon père, qui est originaire de l’état de New York et adore la neige, m’a rendu visite en juillet : il m’a dit par texto en arrivant que “cet endroit n’est pas fait pour les humains à cette saison” ! Je vais poser une vraie question business maintenant : vous, journaliste et rédacteur de carrière, est-ce qu’il vous arrive que l’écriture devienne difficile ?

Personnellement, j’aime écrire mais j’ai parfois du mal à aligner mes pensées, alors que ceux dont c’est le métier doivent écrire “à la demande”. Avez-vous un secret pour vous lancer ?

David Rice : Quand on écrit sous pression, mieux vaut revenir aux bases : aller droit au but, trouver les faits essentiels, quitte à retravailler ensuite, mais il faut d’abord poser ce qu’on sait. Dès qu’on commence, on voit la direction à prendre, on affine au fur et à mesure. Oui, il m’arrive moi aussi de bloquer, surtout quand il y a moins d’urgence. Sous pression, c’est paradoxalement plus facile. Plus la thématique est dense, plus il faut se montrer compréhensif avec soi-même, structurer ses idées, corriger après coup. Si ce n’était pas difficile, ce ne serait pas aussi gratifiant : c’est en abordant des sujets complexes qu’on progresse.

Audra Nichols : Excellents conseils, je vais essayer de les suivre ! J’aurais dû publier mon dernier article LinkedIn cette semaine, il sortira sûrement la semaine prochaine. Je vais rester factuelle et concrète, grâce à vous.

David Rice : Il est facile de s’éparpiller, d’avoir envie de traiter mille sujets en une fois… Il faut toujours revenir à l’essentiel et garder les digressions pour un prochain article. J’ai récemment écrit une enquête sur l’IA et j’aurais voulu en faire un article à part sur les dérives du “rabbit hole”… Peut-être la prochaine fois !

Merci beaucoup d’être venue, Audra, pour ces belles questions.

Audra Nichols : Merci à vous, j’ai beaucoup apprécié.

David Rice : À nos auditeurs : pour suivre toute l’actualité RH, nomadisme numérique, retour au bureau, etc., rendez-vous sur peoplemanagingpeople.com/subscribe pour recevoir notre newsletter.

Et d’ici là, lisez une citation inspirante d’Audra, postez du positif sur LinkedIn, et à très bientôt !