Espaces de bureaux dynamiques pour une main-d’œuvre moderne

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David Rice : Partout dans le monde, les entreprises se débattent avec la question de savoir s'il faut ramener les employés au bureau ou non. Beaucoup ont opté au moins pour un retour partiel au bureau, mais cela suscite peu d'enthousiasme de la part des collaborateurs, dont beaucoup ne regrettaient pas les trajets quotidiens et ont apprécié l'autonomie et la flexibilité du télétravail. Alors, comment les entreprises peuvent-elles revitaliser leurs espaces de travail afin d'attirer leurs employés à revenir ? Comment concevoir des espaces pour les activités que de nombreux dirigeants estiment manquer dans les environnements de travail à distance post-pandémie ?

Bienvenue sur le podcast People Managing People. Notre mission est de bâtir un meilleur univers professionnel et de vous aider à créer des environnements de travail heureux, sains et productifs. Je suis votre hôte, David Rice.

Mon invitée aujourd'hui est Rebecca Swanner. Elle est responsable de la conception des environnements de travail chez HED. Nous allons parler de la manière de concevoir des espaces de bureaux pour les salariés post-pandémie et d'améliorer l'expérience du retour au bureau.

Bienvenue, Rebecca !

Rebecca Swanner : Merci de m'accueillir, je suis ravie d'être ici.

David Rice : La première question que je veux vous poser concerne le retour obligatoire au bureau, n'est-ce pas ? C'est un sujet que nous analysons depuis pas mal de temps. Nous avons vu émerger des tendances folles à mesure que les employeurs tentent de mettre en place ces politiques.

Je pense que cela est central dans la réflexion autour de la conception des espaces de bureaux, non ? Les travailleurs du secteur de la connaissance, par exemple, ont compris ces dernières années qu'ils n'ont pas besoin d'être attachés à un bureau. Ils attendent désormais de la flexibilité, mais il est important de noter que les espaces de bureaux ont encore leur utilité et peuvent donner envie aux gens de venir.

D'après vous, quelle est l’erreur que commettent beaucoup d’entreprises dans leur politique ? Où doit-on changer de mentalité ?

Rebecca Swanner : Je pense que la principale erreur, c'est de croire au modèle unique. Personnellement, je fais partie d'une grande organisation nationale, et nos politiques de retour au travail varient selon les bureaux.

Et je crois que ces consignes uniques, ces mandats, ne fonctionnent pas vraiment. Ils ne sont pas flexibles. Une chose qu’on a apprise après la pandémie, c’est qu’il faut remettre l’humain au centre du lieu de travail. Cela suppose vraiment de traiter les cas individuels différemment, et d’analyser quels types de travaux chaque service accomplit au bureau.

Cela peut orienter la politique de retour au bureau qui a du sens pour eux. La plus grande erreur qu'une entreprise puisse commettre, c'est de juger un employé en fonction de sa présence au bureau plutôt que sur ses résultats. Au final, en tant qu’employeur, vous ne devriez pas vous préoccuper du nombre de minutes pendant lesquelles quelqu’un reste assis sur sa chaise.

Ce qui importe, c’est vos résultats, et leur capacité à bien faire leur travail tout en ayant une bonne santé mentale, ce qui leur permet d'être performants. C’est là-dessus qu’il faut porter l'attention. Ce renversement d’état d’esprit est crucial : changer la manière dont on mesure et ce sur quoi on se concentre, à savoir les résultats.

David Rice : Je suis curieux, car beaucoup d’employés ont résisté à ces politiques, ou ont cherché à partir pour des entreprises plus respectueuses de leur flexibilité. Vous m’avez dit plus tôt « inspirer, et non exiger », inciter les gens à revenir. Y a-t-il selon vous des profils qui devraient être, dans une certaine mesure, obligés de venir au bureau ?

Par exemple, en discutant avec un expert récemment, il disait que les jeunes employés avaient peut-être besoin de plus d’accompagnement et de management de proximité, ou alors les nouvelles recrues pendant leur période d’essai. Y a-t-il des populations qu’on devrait obliger à revenir plus au bureau ?

Rebecca Swanner : Oui, les recherches récentes montrent (et c’est une généralisation) que pour être le plus productif, l’employé moyen devrait être au bureau environ 60% du temps. C’est le chiffre idéal constaté, mais il ne s’applique pas à tous les secteurs. Donc, existe-t-il différentes populations à cibler ?

Encore une fois, il s’agit de comprendre vos collaborateurs et d’adapter la politique selon ce qui a du sens pour eux. Ce n’est pas logique de contraindre quelqu’un à venir au bureau 40 heures par semaine juste pour faire de la saisie de données, sans interactions avec personne. Ça n'a aucun sens.

En revanche, un salarié qui ne vient que deux jours, mais pendant ces deux jours, vit des expériences enrichissantes, collabore avec ses collègues, reçoit du mentorat ou bien apporte du mentorat, là ça prend son sens. Il faut donc aborder la question par l'humain.

Si un employeur exprime clairement à son salarié : je veux t’offrir la flexibilité dont tu as besoin, je veux que tu aies un bon équilibre entre ta vie professionnelle et ta vie privée. Je me concentre sur ton bien-être global, mais on forme une équipe. Et la recherche montre que nous avons besoin de temps en présentiel pour réussir.

Quelle est la bonne proportion ? Et travailler là-dessus avec votre équipe RH. Là encore, la politique peut varier selon les sites ou les régions. L’un des éléments majeurs qui freine le retour au bureau, c’est le temps de trajet. Si vos bureaux sont dans un centre-ville où les collaborateurs doivent passer 1h30 dans les embouteillages parce qu’ils ne peuvent pas vivre près du bureau, payer un parking 25 € par jour, etc… Il y a de nombreux freins.

Dans ce cas, ils ne viendront que deux fois par semaine. Tandis que dans des bureaux de banlieue où il est possible d’habiter à 15 minutes, cela ne gêne pas de venir quatre fois par semaine. Le changement majeur de mentalité, c’est qu’on ne peut plus appliquer des mandats uniques à tous. C’est fondamental.

David Rice : Vous parliez de la collaboration, point qui intéresse beaucoup d’employeurs en ce moment. Nous avons évoqué précédemment la conception basée sur les activités. Quels sont pour vous les meilleurs exemples de « design d’activités » et comment plus d’organisations peuvent-elles adopter cette approche pour leurs espaces physiques ?

Rebecca Swanner : Ce qui est formidable avec le design basé sur l’activité, c’est qu’il repose sur le choix et la liberté. Offrir ce choix — que ce soit sur les jours de présence ou sur les lieux où s’installer dans le bureau — c’est un bénéfice gratuit qui a beaucoup de valeur pour les collaborateurs.

Il y a beaucoup de pouvoir lorsqu’on permet à quelqu’un de décider comment il va être le plus efficace. Pour appliquer ce type de stratégie, il faut que chaque espace ne soit pas uniquement conçu pour une seule tâche.

Plutôt que d’avoir uniquement des postes de travail où, quelle que soit la tâche du jour, on attend la même chose de tout le monde, il faut proposer la possibilité de choisir son lieu de travail dans le bureau. Par exemple, s'il y a un problème à résoudre en équipe, il existe un coin « salon » avec une table basse, des tableaux blancs, un environnement ouvert. Pour un appel client, il y a une cabine téléphonique insonorisée, idéale pour les calls ou les réunions Zoom. Il existe donc une palette de types d’espaces.

Nous avions discuté de la façon dont les équipes RH peuvent préparer et accompagner les collaborateurs dans ces nouveaux environnements. En partie, cela dépend des RH, mais aussi de la conception même des espaces, qui doit être didactique et intuitive. Quand vous entrez dans un Starbucks, pourquoi comprenez-vous immédiatement comment utiliser l’espace ?

C’est l’odeur du café, la musique, beaucoup de gens qui portent des écouteurs, ce sont des signaux. Vous savez alors qu'il ne s'agit pas d’un open mic, qu’il faut travailler en silence, mais que vous pouvez téléphoner, taper sur votre clavier ; cela crée une ambiance sonore de fond.

Quels signaux architecturaux peut-on intégrer pour orienter l’usage des espaces ? Quels sont les espaces calmes, quels sont les locaux bruyants, et comment disposer le tout pour éviter que le calme et le bruit ne se côtoient ?

David Rice : C'est intéressant, vous évoquez l’ambiance « salon » et si l'on remonte cinq ou six ans, beaucoup d’entreprises misaient sur les poufs, les tables de ping-pong, tout un univers ludique. Observez-vous un éloignement de cette tendance ? Qu’est-ce qui, à votre avis, séduit les collaborateurs en 2024 dans l’espace de travail ?

Rebecca Swanner : Encore une fois, il s’agit de proposer une grande variété d’espaces, du plus privé au plus ouvert, des espaces type « agora », sans oublier l’isolation acoustique. Du point de vue des services, une tendance forte aujourd’hui, c’est que les équipements « exotiques » ou gourmands en surface — telles qu’une grande salle de jeux, une salle de gym ou un centre de conférence — sont moins pris en charge par les locataires.

On voit apparaître un transfert de responsabilité vers le bailleur ou le promoteur, qui fournit ces lieux à l’échelle de l’immeuble ou du site, et non plus de l’entreprise elle-même.

Cela signifie que si une entreprise souhaite adopter ce design d’activités, y compris une très grande salle de formation, mais que cette salle ne servira qu’une fois par mois, elle ne peut rentabiliser ce poste immobilier. Elle se tournera alors vers le bailleur : « disposez-vous d’une salle de formation dans l’immeuble ou le campus ? »

C’est donc une façon d’offrir plus de types d’espaces, sans assumer tout le coût d’investissement. Car il ne faut pas rêver d’espaces totalement flexibles miracles — il existe une logique de spécialisation pour chaque type d’espace dédié à une tâche spécifique, si on veut que cela fonctionne réellement.

Il ne s’agit pas d’un gadget du type Inspecteur Gadget, avec des boutons magiques qui transforment totalement le lieu. C’est important d’être réaliste au sujet de la flexibilité du lieu de travail.

David Rice : Y a-t-il une dimension psychologique à la création d’un espace où l’on a envie de venir ? Quels éléments de design font que l’on se sent bien, que l’on a envie d’utiliser un espace pour différentes fonctions ? Qu’espérez-vous atteindre sur le plan psychologique ?

Rebecca Swanner : C’est pertinent de parler de la tendance du « gaming » car, à une époque, l’ambiance s’est beaucoup décontractée, voire juvénile, et aujourd’hui, on note un retour à des codes hôteliers. En entrant dans un espace, tout est pensé pour votre confort, on sent que la marque prend soin de vous.

Le design hôtelier s’infiltre de plus en plus dans les lieux de travail modernes. Dans les hôtels actuels, on trouve plein de détails qui vous font vous sentir chez vous, pris en compte, reconnu.

C’est la même dynamique au bureau : mixer convivialité de la maison et services hôteliers. Une nouveauté émergente dans les bureaux et dans les immeubles consiste à proposer une conciergerie.

Quand vous arrivez dans un espace pas fréquenté 40 à 50 heures par semaine, il existe un point d’accueil pour s’orienter en cas d’oubli. Vous avez oublié quelque chose, comme votre souris (vu que vous ne venez que trois jours/semaine), il y a quelqu’un avec le sourire pour vous aider. Une sorte d’ambassadeur du lieu, c’est important, d’autant plus que si l’on utilise les espaces différemment, il faut expliquer comment s’en servir. On en revient aux signaux architecturaux.

Mais avoir une personne réelle chargée d'accueillir et de guider les gens, leur présenter les outils à disposition, est tout aussi bénéfique. Le rôle de la conciergerie pourrait être capital. Je dirais aussi que la charge ne doit pas reposer uniquement sur la RH ou sur la facility management.

C’est la direction qui doit donner l’exemple. Par exemple, si vous avez un café de travail et que vous souhaitez inciter les collaborateurs à y travailler avec leur ordinateur portable, il faut que des responsables montrent l’exemple en sortant de leur bureau pour s’y installer. Ainsi, être vu ailleurs qu’à son poste ne sera plus jugé négativement, et on comprend qu’on reste productif ailleurs.

Il s’agit de varier les postures, d’alterner station assise et debout, d’encourager le mouvement dans tout le bâtiment. On parlait de l’ascenseur tue-l’activité : bouger d’un espace à un autre selon la tâche, c’est excellent pour le bien-être.

David Rice : Vous venez de mentionner le changement de tâches, c’était justement ma prochaine question. Selon vous, y a-t-il des tâches qui sont plus adaptées au bureau ? Beaucoup de gens apprécient le télétravail pour la concentration, alors que les réunions semblent meilleures en présentiel. Quels sont, selon vous, les types de missions propres au bureau ?

Rebecca Swanner : Je suis tout à fait d’accord. Il y a certaines tâches mieux adaptées au bureau, et notamment la collaboration. Travailler en groupe, créer, innover ensemble, c’est évidemment plus enrichissant en présentiel.

Si quelqu’un vient juste pour travailler en mode « plongée », ce n'est pas très logique... sauf exceptions : l’alternant qui vit dans un micro-appartement avec 17 chats, deux chiens et trois colocataires sera sans doute plus productif pour travailler au calme au bureau.

Mais de manière générale, la collaboration en personne reste supérieure. Je ne pense pas que cela restera toujours ainsi : aujourd’hui, collaborer à distance reste difficile à cause des limites technologiques, mais la technologie finira par rattraper le besoin, j’en suis convaincue.

David Rice : D’un point de vue gestion du changement, la pilule est parfois dure à avaler pour les RH : ils doivent inciter les collaborateurs à profiter des bureaux. Quels conseils leur donneriez-vous pour faciliter ce retour ou en améliorer l’expérience ?

Rebecca Swanner : L’adhésion des salariés est primordiale. Parfois, il suffit de leur donner voix au chapitre. S’ils sont impliqués, ils deviennent des relais enthousiastes dans leurs équipes. Il suffit d’un groupe d’ambassadeurs pour diffuser leur motivation et leur enthousiasme à propos des évolutions à venir.

Dans notre entreprise, on réalise beaucoup de stratégie de lieux de travail, notamment des enquêtes, avant de commencer à dessiner quoi que ce soit. Et le plus important dans ce processus, c’est que si vous posez des questions, il faut accepter les réponses. Souvent, on ne connaît pas à l’avance la teneur des réponses, il faut accepter ce qui émergera, même si cela va à l’encontre des agendas individuels. Car, au final, il ne s’agit pas de définir ses propres attentes de la présence.

Ce qui compte, c’est la santé économique, certes, mais elle est indissociable du bien-être humain : des collaborateurs loyaux, écoutés, respectés dans leur équilibre profitent in fine à la performance globale.

C’est tout l’écosystème qui est en jeu, tout bouge dans le bon sens.

David Rice : Avant de terminer, je voulais vous laisser l’opportunité d’expliquer aux auditeurs où vous contacter et en savoir plus sur vous.

Rebecca Swanner : Oui, je m’occupe de la stratégie de conception pour les lieux de travail à Los Angeles chez HED.

Nous sommes un cabinet national de design, architecture intérieure et ingénierie. Notre site web est hed.design et je reste à disposition pour échanger, n’hésitez pas à me contacter sur LinkedIn Rebecca Swanner. Swanner, comme l’oiseau.

David Rice : Enfin, nous avons une petite tradition dans le podcast : l’invité peut me poser une question, donc je vous laisse la parole pour me demander ce que vous voulez.

Rebecca Swanner : J’aime beaucoup celle-ci, je me la pose souvent. Si vous aviez un super-pouvoir, lequel serait-ce, et pourquoi ?

David Rice : C’est amusant, ce n’est pas une question à laquelle je réfléchis souvent, mais probablement la capacité de voir l’avenir, juste pour mieux planifier.

Rebecca Swanner : Non, moi je voudrais revenir dans le passé, revivre certains moments, dire ou ne pas dire des choses… C’est intéressant, nous sommes les opposés là-dessus.

David Rice : Oui, je me méfie du pouvoir de revenir dans le passé, j’aurais peur de ne plus apprécier le présent, sachant que je pourrais toujours revenir en arrière. C’est un peu comme regarder la télévision en direct alors qu’on peut mettre en pause ou streamer plus tard.

Donc, on saute les pubs plus tard.

Rebecca Swanner : Oui.

David Rice : Merci beaucoup de nous avoir rejoints aujourd’hui, Rebecca. Je vous remercie pour votre temps.

Rebecca Swanner : Avec plaisir ! Ravie d’avoir été là.

David Rice : Et pour nos auditeurs, si vous souhaitez rester informés sur tout ce qui concerne le retour au bureau, la conception des espaces de travail, les RH ou la gestion des collaborateurs, rendez-vous sur peoplemanagingpeople.com/subscribe pour vous inscrire à notre newsletter.

Et d’ici là, si vous êtes au nord, faites un bonhomme de neige, profitez du froid, buvez un chocolat chaud. Portez-vous bien !