Les 8 meilleures pratiques d’intégration des employés
Les organisations qui pratiquent efficacement l'intégration des employés comprennent que le processus d’intégration d’une nouvelle recrue au sein d’une entreprise et de sa culture va bien au-delà d’une simple lettre de bienvenue, d’une première journée réussie ou d’un programme d’orientation la première semaine. Un logiciel d’intégration est un atout incontournable pour rendre ce processus fluide.
Lorsqu’il s’agit d’intégrer de nouveaux employés dans votre organisation, une excellente première impression ne se traduit pas toujours par une excellente impression durable. Selon Sapling HR, un fournisseur populaire de solutions logicielles RH (HRIS), « Les meilleurs programmes d’intégration des employés se prolongent au-delà des 90 premiers jours… afin de garantir que les nouvelles recrues soient pleinement soutenues durant leur montée en compétence jusqu’à leur productivité maximale. »
Cet article se concentre sur quelques meilleures pratiques qui vous aideront à créer votre propre programme d’intégration, adapté à votre organisation et aux besoins de vos collaborateurs.
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Pourquoi l’intégration des employés est-elle importante ?
Les études montrent que la mise en place d’un processus d’intégration des nouvelles recrues efficace (souvent accompagné d’un programme d’orientation structuré) peut avoir un impact très positif sur le succès de l’entreprise et sur l’engagement, la fidélisation et la productivité des employés à long terme.
Voici quelques avantages de l’intégration des employés :
- Maximiser la rétention et la fidélité : selon Click Boarding, une société spécialisée dans les logiciels d’intégration, 69 % des employés ont plus de chances de rester au sein d’une entreprise pendant trois ans s’ils ont bénéficié d’une bonne intégration.
- Renforcer la culture d’entreprise : un processus d’intégration efficace aide les nouveaux membres de l’équipe à comprendre la vision, la mission et les valeurs de l’entreprise, en rappelant les comportements et attitudes attendus qui constituent la culture organisationnelle.
- Favoriser l’inclusion et le sentiment d’appartenance : 93 % des répondants à l’enquête Deloitte 2020 Global Human Capital Trends ont indiqué qu’un sentiment d’appartenance stimule la performance organisationnelle. Une bonne intégration peut réduire considérablement l’anxiété et augmenter le sentiment d’appartenance d’un nouvel employé envers son équipe.
- Booster la productivité : selon une étude de Glassdoor, un processus d’intégration renforcé peut améliorer la productivité de plus de 70 %, en clarifiant les attentes relatives au poste et à l’organisation, en réduisant les erreurs, et en économisant du temps et des frustrations.
- Réduire les risques pour l’entreprise : il faut signer des contrats de travail, remplir des formulaires de paie, et examiner les politiques ainsi que les procédures de l’entreprise. La plupart de ces démarches sont destinées à protéger l’entreprise comme l’employé.
- Diminuer les coûts liés au turnover : selon le rapport Human Capital Benchmarking de la SHRM, le coût moyen d’un recrutement aux États-Unis était de 4 129 $, et le délai moyen pour pourvoir un poste de 42 jours. Une bonne intégration peut stimuler l’engagement sur le long terme.
- Attirer les meilleurs talents : le monde est petit, et des sites comme Glassdoor et LinkedIn permettent aux employés de partager leur expérience avec d’autres candidats potentiels. Une excellente expérience d’intégration qui accompagne réellement les nouveaux arrivants fera vite parler d’elle.
Quels sont les facteurs clés de réussite d’un processus d’intégration efficace ?
Les meilleures pratiques énoncées dans cet article ne donneront de bons résultats que si vous gardez aussi à l’esprit plusieurs facteurs clés :
- Avoir un objectif clair : Ayez une vision précise de l’importance de l’intégration, du ressenti que vous souhaitez susciter chez une nouvelle recrue, voire de ce que vous aimeriez qu’elle publie sur les réseaux sociaux et sur des plateformes comme Glassdoor.
- Limiter les surprises : Il peut être difficile pour toute personne d’arriver dans un environnement inconnu. Réduisez les surprises pour la nouvelle recrue, en commençant par l’informer sur le code vestimentaire, à quoi ressembleront sa première journée et sa première semaine de travail, etc.
- Être prêt : Votre nouveau collaborateur se présentera le premier jour prêt à se lancer – à vous d’en faire autant. Commencez par mettre en place une checklist d’intégration. Programmez à l’avance les réunions et formations, préparez son équipement informatique et son espace de travail, et mobilisez les membres de l’équipe pour l’accueillir. J’ai même créé un modèle de checklist d’intégration pour vous aider.
- Faire preuve de patience : Votre nouveau membre d'équipe fera presque certainement des erreurs, oubliera des parties de son programme d'intégration et sautera peut-être une ou deux étapes à mesure qu'il prend ses marques. « La patience est une vertu », surtout lorsqu'il s'agit d'intégrer de nouveaux employés.
- Adopter un rythme raisonnable : Personne n’aime être submergé d’informations dès le début. Évitez donc de les inonder d’informations, ce qui peut entraîner des oublis ou des éléments importants négligés. Essayez de vous rappeler combien de temps il vous a fallu pour tout apprendre !
- Fournir des ressources : Présentez-leur les personnes clés, et montrez-leur où trouver des ressources telles que les manuels d’employés et les politiques d’entreprise.
- Intégrer de la flexibilité : Après la COVID-19, de nombreuses entreprises ont adopté le télétravail et d’autres pratiques virtuelles. Intégrez de la flexibilité dans vos processus d’intégration afin qu’ils puissent être adaptés aux employés en présentiel comme à distance.
- Apprentissage et développement : Intégrer la formation et le développement dans le processus d'intégration implique de créer des plans de développement personnalisés, alignés à la fois sur les objectifs de l'organisation et sur les aspirations individuelles. Cette approche permet non seulement d’équiper les nouveaux employés des compétences nécessaires, mais démontre aussi un engagement envers leur développement professionnel en proposant un parcours structuré vers la compétence.
- Gérer la surcharge d'informations : Gérez la diffusion des contenus de manière stratégique. La mise en œuvre de parcours d’apprentissage personnalisés permet aux employés d’assimiler l’information à leur propre rythme, améliorant ainsi la rétention et l’engagement. L’utilisation de techniques de micro-apprentissage, telles que des modules courts et ciblés, peut rendre la formation plus digeste et moins intimidante.
8 meilleures pratiques pour l'intégration des employés
Il peut falloir plusieurs mois pour former un nouvel employé aux connaissances, compétences et comportements nécessaires pour qu’il puisse commencer à contribuer au succès de l’organisation.
En raison de la longue durée de l’intégration, qui peut se poursuivre pendant la première année d’emploi, il est presque impossible de créer un agenda, un calendrier ou un modèle d’intégration précis.
Essayez plutôt de suivre quelques-unes de ces meilleures pratiques en créant les objectifs à plus long terme et les indicateurs pour déterminer si l'intégration est réussie.
Meilleure pratique n°1 : Commencez l’intégration avant le premier jour de travail de votre nouvel employé
Après ce qui, espérons-le, a été un processus de recrutement fluide et efficace, de nombreuses organisations commettent l’erreur d’attendre le premier jour de travail du nouvel employé pour commencer l’orientation et l’intégration.
Dans de nombreux cas, cependant, il s’écoulera des jours, des semaines, voire des mois entre la réception d’une offre d’emploi et le début du nouvel employé dans son poste.
Ce délai est une excellente occasion pour vous d’utiliser ce temps avant le jour J pour susciter l’enthousiasme, les aider à se sentir bienvenus et commencer à leur transmettre progressivement les informations dont ils auront besoin pour être rapidement opérationnels.
La phase entre l’acceptation d’une offre et la date de début s’appelle le préboarding. Voici quelques ressources pour vous aider : Comment réussir le préboarding d’un nouvel employé
Meilleure pratique n°2 : Mettez en place un processus d’embauche et d’accueil exemplaire
Créer une expérience d’intégration remarquable permet de donner une première impression durable et positive. Cette expérience, toutefois, comprend bien plus que l’envoi d’une tasse ou d’une liste de politiques de l’entreprise à vos nouveaux collègues.
Pour aider votre nouvel employé à prendre un bon départ et à être prêt non seulement pour son premier jour mais aussi pour son premier mois, pensez à élaborer une checklist d’accueil comprenant les pratiques suivantes :
- Accueillir le nouvel arrivant par un appel téléphonique et un e-mail de bienvenue
- Envoyer un pack de bienvenue (qui peut contenir quelques goodies)
- Préparer les outils et ressources de travail du nouvel arrivant
- Préparer un programme d'intégration et un agenda
- Offrir des occasions de rencontrer les collègues
Tracy McDonald de Thinkific, partage sur LinkedIn le pack de bienvenue qu’elle a reçu de la part de l'entreprise.
Meilleure pratique n°3 : Impliquer les dirigeants pour insuffler la culture d'entreprise
L'intégration n'est pas seulement la responsabilité de votre équipe des ressources humaines. Bien que les professionnels RH participent souvent à la création d'un programme d'intégration des nouvelles recrues, toute l'organisation — membres de l'équipe, managers et dirigeants — est responsable de la mise en œuvre des activités d'intégration.
Impliquer un dirigeant, comme un fondateur par exemple, lui donne l'opportunité d'aider les nouveaux employés à comprendre la culture d'entreprise, leur expliquer l'histoire de l'organisation, et présenter les valeurs ainsi que les comportements attendus.
Il existe de nombreuses manières d'impliquer les dirigeants, telles que :
- Faire une présentation de l'entreprise ;
- Faire une visite du bâtiment ou des locaux ;
- Aborder un thème de formation spécifique ; et / ou
- Inviter le nouveau membre de l'équipe à prendre un café ou déjeuner.
Meilleure pratique n°4 : Utiliser un logiciel d'intégration
Un processus d'intégration efficace se compose de nombreuses tâches et activités différentes, de la gestion des documents administratifs pour les nouvelles recrues à l'organisation d'une session d'orientation et de programmes de formation.
De nombreux systèmes d'information des ressources humaines disposent de solutions intégrées d'automatisation de l'intégration qui suppriment la saisie redondante de données, réduisent l'utilisation de formulaires papier et rationalisent l'ensemble du processus.
Ils permettent également d’éviter que des tâches importantes ne soient oubliées lors des premiers jours grâce à des rappels et des workflows visuels.
Vous pouvez également exploiter des logiciels de workflow RH pour automatiser les tâches d'intégration répétitives telles que les validations, les notifications, et le partage de documents.
Meilleure pratique n°5 : Établir un pacte de confiance vivant avec votre employé
Un pacte de confiance constitue la base d’une relation de travail positive, que ce soit entre les membres d’un groupe, ou entre un manager et ses collaborateurs. Ce pacte doit être réalisé de façon collaborative, couché par écrit, et être régulièrement révisé et mis à jour comme un document vivant.
Selon Lorie Corcuera, Responsable RH chez DNEG, « Le recrutement et le processus d'intégration sont des moments clés pour favoriser le sentiment d'appartenance. Pour compléter votre programme d'intégration, travaillez avec votre employé pour établir un pacte de confiance. Demandez à la nouvelle recrue de définir et partager ce dont elle a besoin pour se sentir incluse. Partagez aussi votre propre réponse. Cela montre que l'inclusion et le sentiment d'appartenance comptent pour vous. »
Meilleure pratique n°6 : Organiser régulièrement des entretiens individuels
L'objectif principal des entretiens individuels (1 :1) réguliers (aussi appelés « check-ins ») avec vos collaborateurs est de favoriser des relations positives et productives entre vous (le manager) et chaque membre de votre équipe.
Il est important d’intégrer ces entretiens individuels à la routine de travail de votre nouvel employé, et d’en faire une habitude le plus tôt possible. Dans le cadre de leur programme d'intégration et d'orientation, envisagez d'organiser un premier entretien dès le premier jour. Cela favorisera la bonne mise en place des échanges futurs.
Meilleure pratique n°7 : Offrir des occasions de créer des liens avec les collègues
Il peut être difficile d’être le nouveau dans l'équipe. Il existe de nombreuses façons de soutenir votre nouvel employé dans ses efforts pour créer des liens avec ses nouveaux collègues et l'aider à ressentir un sentiment d’inclusion et d’appartenance, notamment :
- Planifiez de courtes réunions d'introduction avec les collègues.
- Demandez à un membre existant de l'équipe de servir de mentor ou de parrain à votre nouvel employé.
- Organisez un déjeuner d'équipe ou un événement de team building pour créer un environnement plus détendu et informel favorisant les échanges.
- Partagez une vidéo de bienvenue avec le nouveau collaborateur, avant son premier jour de travail, pour présenter les membres de sa nouvelle équipe.
- Pour l'intégration globale ou l'intégration de travailleurs à distance, si possible, je recommande de les faire venir au bureau pendant la première semaine ou les deux premières.
Bonne pratique n°8 : recueillir des retours
L'onboarding comprend bon nombre d'activités, dont plusieurs visent à créer une excellente expérience employé. Un moyen de renforcer cela consiste à recueillir des retours via des dispositifs tels que des entretiens, des enquêtes d'intégration et les points de suivi évoqués plus haut.
Les retours issus de ces recherches vous aideront à optimiser le processus d'intégration.
L'intégration dépasse la première semaine
Un processus d'intégration efficace doit garantir que l'employé se sente prêt et motivé dans son nouveau poste, et qu'il ait fait le bon choix en rejoignant l'entreprise.
Prendre le temps d'investir dans un véritable processus d'onboarding portera ses fruits en termes de productivité et de fidélisation, et améliorera votre retour sur investissement de l'intégration.
Cela vous aidera aussi, ce qui est important, à respecter la législation du travail relative à la conformité de l'intégration.
Même si vous devez investir dans des formations à l’intégration pour vos managers et équipes RH, cet investissement sera bénéfique.
Comme mentionné plus haut, l’onboarding ne se limite pas à la première semaine et il peut falloir jusqu’à un an pour qu’une personne soit pleinement opérationnelle dans son nouveau rôle.
On s’accorde généralement à dire qu’il est souhaitable de prévoir un programme d’intégration pour les 90 premiers jours environ.
Pour vous aider à en créer un, consultez Comment rédiger un plan 30 60 90 jours pour l'intégration dans votre organisation + modèle
