Lista di Controllo per la Pianificazione di Eventi Virtuali: Prima, Durante e Dopo
Diciamoci la verità: organizzare eventi è notoriamente stressante. Gli organizzatori devono considerare un’infinità di fattori quando preparano e lanciano un evento, e con così tanti elementi da gestire contemporaneamente, è facile dimenticare un dettaglio critico e mandare tutto il team nel panico.
Avere una checklist per la pianificazione di eventi virtuali può togliere un po’ di incertezza al processo di organizzazione. Ho creato questa lista per coprire l’intero processo – prima, durante e dopo – e sperare così di abbassare anche un po’ la pressione sanguigna.
Checklist per la pianificazione di eventi virtuali
Che tu sia nelle prime fasi della pianificazione di un evento virtuale e stia solo fantasticando sul tema, o ti trovi ormai agli ultimi preparativi prima di andare online, questa checklist completa ti supporterà in ogni passaggio. Vediamo insieme ogni punto.
Prima dell’evento
Definisci i tuoi obiettivi
Perché stai organizzando questo evento? Per acquisire contatti per una nuova offerta? Per aumentare la notorietà del tuo brand? Per creare un’opportunità di networking per la tua community? Scrivi tra 3 e 5 obiettivi principali che desideri raggiungere. Scegli metriche specifiche, misurabili e realistiche che puoi monitorare.
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Comprendi il tuo budget
Il budget dell’evento ha un impatto diretto su quanto puoi spendere per, ad esempio, keynote speaker, benefit per i partecipanti e persino il costo della piattaforma tecnologica scelta. Devi conoscere fin dall’inizio il budget disponibile e rispettarlo per assicurare la sostenibilità economica dell’evento virtuale.
Scegli una tipologia di evento virtuale
Esistono molte diverse tipologie di eventi virtuali, tra cui:
- Meeting virtuali
- Fiere virtuali
- Webinar
- Conferenze virtuali
- Live streaming
- Keynote
- Eventi di networking
- Eventi ibridi (eventi che integrano elementi digitali e in presenza in tempo reale)
Quando scegli la tipologia di evento più adatta, considera chi è il tuo pubblico target e quanto tempo può realisticamente investire. Per saperne di più sulle diverse tipologie esistenti, dai un’occhiata al mio articolo 7 Tipologie di Eventi Virtuali da organizzare.
Collegati con sponsor
Se il budget ha bisogno di una mano in più, considera la ricerca di sponsor. Proprio come per un evento dal vivo, gli sponsor hanno l’opportunità di raggiungere il tuo pubblico attraverso spazi sponsorizzati, sessioni, annunci pubblicitari e stand all’interno del tuo evento online.
Sviluppa i tuoi contenuti
Ora che hai chiari obiettivi, formato e budget, puoi iniziare a creare i contenuti. Alcune domande da porti in questa fase sono:
- Cosa vuole imparare il tuo pubblico target? Quali sono i loro problemi principali in questo momento?
- I tuoi contenuti sono chiari ed essenziali? Per mantenere alta l’attenzione del pubblico, elimina o riduci ciò che non aggiunge valore.
- Come coinvolgi il tuo pubblico? Aggiungi elementi di gamification, sondaggi e questionari.
- Stai lasciando spazio per domande frequenti e/o momenti di networking?
Con queste risposte alla mano, puoi definire un tema e contattare keynote speaker e altri relatori per iniziare a strutturare i loro talk o workshop.
Scegli una piattaforma per eventi virtuali
La tecnologia per eventi virtuali ha fatto passi da gigante negli ultimi anni. Oggi ci sono molte piattaforme in grado di creare un’esperienza virtuale pienamente immersiva per i tuoi ospiti. Per offrire un evento virtuale davvero indimenticabile, valuta soluzioni più avanzate di Zoom utilizzando un software di gestione eventi che offra, ad esempio:
- Stand per sponsor
- Lobby virtuale
- Palco virtuale keynote
- Gamification
- Sessioni parallele
- Spazi di networking
- Branding personalizzato
Molte piattaforme offrono un'interfaccia browser oltre alle app mobile per permettere agli ospiti di scegliere come connettersi. Dai un'occhiata alla nostra lista delle migliori piattaforme per eventi virtuali per trovare quella più adatta alle tue esigenze.
Promozione dell'Evento
Utilizza i tuoi canali social media e la tua mailing list per promuovere l’evento all’interno della tua rete e oltre. Condividi post, video e storie sui social utilizzando hashtag con parole chiave pertinenti per estendere la portata. Per maggiori informazioni sul marketing di eventi virtuali, consulta il nostro articolo:
Registra i Tuoi Ospiti
Come si registreranno i tuoi ospiti e acquisteranno i biglietti per il tuo evento virtuale? Su una landing page dell'evento? Un modulo Google? La maggior parte delle piattaforme per eventi virtuali offre funzionalità di registrazione che possono gestire i pagamenti, registrare i tuoi ospiti e persino fornire loro un badge unico o un codice QR da utilizzare per accedere a determinate funzionalità dell’evento.
Guida i Tuoi Ospiti
Prima che l’evento inizi, invia più comunicazioni a chi si è registrato. Condividi istruzioni dettagliate su come partecipare all’evento e muoversi all’interno dello spazio virtuale. Spiega loro tutto ciò che l’esperienza dell’evento offrirà e come potranno sfruttare tutte le opportunità disponibili.
Durante il Tuo Evento
Pianifica il Supporto Tecnico
Problemi all’ultimo minuto non sono solo una possibilità negli eventi virtuali — sono una certezza. Prevedili chiedendo ai moderatori di assistere i partecipanti nelle chat con le loro domande. Invita i relatori a collegarsi con almeno 30 minuti di anticipo per testare la loro tecnologia. Tieni sempre a portata di mano un dispositivo di riserva con tutte le app necessarie già scaricate. I pianificatori di eventi virtuali dovrebbero sempre avere un piano B per garantire che tutto funzioni senza intoppi.
Collegati con il Pubblico
Come accoglieresti il tuo pubblico in un evento dal vivo? Il coinvolgimento del pubblico è altrettanto importante anche online, e puoi ottenere una connessione simile virtualmente se dedichi tempo. Nel giorno dell’evento, poni domande ai tuoi ospiti e raccogli le loro risposte nella chat, tramite sondaggio o sondaggi live. Usa la gamification per aggiungere un po’ di divertimento. Assicurati che i tuoi ospiti sappiano che apprezzi il loro tempo e la loro attenzione.
Favorisci il Networking
Il networking è un aspetto chiave di qualsiasi conferenza, sia di persona che online. Quando opportuno, utilizza la piattaforma per creare spazi di networking virtuali. Alcuni strumenti permettono persino ai partecipanti di visualizzare i profili LinkedIn degli altri mentre chattano. Queste funzionalità incentivano gli ospiti a conoscersi e facilitano i contatti dopo l’evento.
Raccogli i Dati
Un ambito in cui gli eventi virtuali brillano sono le analisi. È difficile convincere le persone a compilare questionari cartacei! Ma le piattaforme virtuali catturano dati come i tassi di partecipazione e la durata della presenza degli ospiti nelle sessioni. I risultati di questionari e sondaggi possono anche essere utili per sviluppare nuovi contenuti per il prossimo evento.
Dopo il Tuo Evento
Follow-Up con gli Ospiti
Dopo l’evento, invia una mail a tutti gli ospiti entro 48 ore. Alcuni elementi che puoi includere nella mail sono:
- Sondaggio post-evento
- Replay on-demand dell’evento live
- Elenco dei tuoi prossimi eventi
- Eventuali prodotti o offerte a pagamento che vuoi evidenziare
Analizza i Dati con gli Stakeholder
Esamina attentamente le analisi dell’evento. Noti dei pattern? Qual è stato l’aspetto più popolare? Quali funzionalità degli eventi virtuali sono state poco sfruttate? È dipeso da una promozione dell’evento poco efficace o il pubblico non ha trovato valore in queste aree? Riunisci il tuo team per un debrief e condividi le tue osservazioni.
Registra i Risultati per Eventi Futuri
Una volta compresi i dati, annotali in un documento centrale. In questo modo, i tuoi organizzatori di eventi avranno le informazioni a portata di mano quando dovranno elaborare la strategia per il prossimo evento virtuale.
Crea un evento virtuale di successo
Gli eventi virtuali non sono più la triste seconda scelta da considerare solo quando non è possibile organizzare eventi in presenza. Al contrario, dopo la pandemia stanno emergendo come veri protagonisti. Il 77,2% dei professionisti aziendali afferma di preferire gli eventi virtuali perché sono molto semplici da seguire.
Per aiutarti a partire con il piede giusto, ho pubblicato una versione personalizzabile della mia Checklist per Eventi Virtuali che puoi scaricare gratuitamente dalla nostra Libreria di Risorse qui.
Per ulteriori informazioni su come organizzare un evento virtuale di successo, consulta questi articoli:
- 10 migliori software per conferenze virtuali per eventi digitali
- 15 linee guida per l’etichetta delle riunioni virtuali
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