Lista di Controllo per la Pianificazione di Eventi Virtuali: Prima, Durante e Dopo
Siamo onesti: organizzare eventi è notoriamente stressante. Gli organizzatori devono considerare innumerevoli fattori durante la preparazione e la realizzazione di un evento e, con così tanti elementi in gioco, è facile dimenticare un dettaglio fondamentale e mandare nel panico tutto il team.
Avere una checklist virtuale per la pianificazione dell’evento può togliere un po’ di incertezza dal processo organizzativo. Ho creato questa lista per coprire tutto il processo – prima, durante e dopo – e magari anche abbassare un po’ la tua pressione sanguigna.
Checklist per la Pianificazione di un Evento Virtuale
Che tu sia nelle primissime fasi della pianificazione di un evento virtuale e stia ancora solo fantasticando sul tema, oppure che tu sia ormai agli sgoccioli e pronto per andare live, questa checklist completa ti guida in ogni passo. Immergiamoci insieme.
Prima dell’Evento
Definisci i tuoi Obiettivi
Perché stai organizzando questo evento? Per raccogliere contatti per una nuova offerta? Per aumentare la notorietà del tuo marchio? Per creare un’opportunità di networking per la tua community? Scrivi tra 3 e 5 obiettivi principali che vorresti raggiungere. Scegli metriche specifiche, misurabili, realistiche che possano essere monitorate.
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Comprendi il tuo Budget
Il budget dell’evento influenzerà quanto puoi spendere per cose come keynote speaker, vantaggi per i partecipanti e persino il costo delle tecnologie per eventi virtuali. Definisci il budget in anticipo e rispettalo per garantire l’efficacia economica dell’evento.
Decidi il Tipo di Evento Virtuale
Esistono molte tipologie di eventi virtuali, tra cui:
- Riunioni virtuali
- Fiere virtuali
- Webinar
- Conferenze virtuali
- Live streaming
- Keynote
- Eventi di networking
- Eventi ibridi (eventi che includono elementi digitali e incontri in presenza in tempo reale)
Quando scegli il tipo di evento più adatto a te, valuta chi è il tuo pubblico di riferimento e quanto tempo è disposto a investire. Per approfondire le diverse tipologie di eventi virtuali, dai un’occhiata al mio articolo che descrive 7 Tipi di Eventi Virtuali da Ospitare.
Coinvolgi Sponsor
Se il tuo budget necessita di un piccolo aiuto, valuta la possibilità di trovare degli sponsor. Come negli eventi in presenza, gli sponsor possono raggiungere il tuo pubblico creando spazi sponsorizzati, sessioni, annunci e stand al tuo evento online.
Sviluppa i tuoi Contenuti
Ora che hai chiari obiettivi, formato e budget, puoi iniziare a creare i contenuti. Alcune domande utili durante questa fase:
- Cosa desidera apprendere il tuo pubblico di riferimento? Quali sono le loro attuali difficoltà?
- I tuoi contenuti sono essenziali? Per mantenere alta l’attenzione del pubblico, elimina o riduci tutto ciò che non aggiunge valore.
- Come coinvolgi il pubblico? Aggiungi elementi di gamification, sondaggi e questionari.
- Lasci spazio a domande frequenti e/o momenti di networking?
Con queste risposte puoi definire un tema e coinvolgere keynote speaker e altri relatori per iniziare a sviluppare i loro interventi o workshop.
Scegli una Piattaforma per Eventi Virtuali
La tecnologia per eventi virtuali si è evoluta moltissimo negli ultimi anni. Oggi esistono molte piattaforme in grado di creare un’esperienza virtuale completamente immersiva per i tuoi ospiti. Per offrire un’esperienza davvero memorabile, valuta soluzioni oltre Zoom e lavora con software di event management che includano funzionalità come:
- Stand per sponsor
- Lobby virtuale
- Palco keynote virtuale
- Gamification
- Sessioni parallele
- Spazi di networking
- Personalizzazione grafica
Molte piattaforme offrono un'interfaccia browser oltre alle app mobile per dare agli ospiti la possibilità di scegliere come connettersi. Dai un'occhiata alla nostra lista delle migliori piattaforme per eventi virtuali per trovare quella giusta per te.
Promozione dell’evento
Usa i tuoi canali social e la lista di email marketing per promuovere l’evento nella tua rete e oltre. Condividi post, video e storie sui social utilizzando gli hashtag giusti per ampliare la portata. Per ulteriori informazioni sul marketing degli eventi virtuali, consulta il nostro articolo:
Registra i tuoi ospiti
Come si registreranno e acquisteranno i biglietti i tuoi ospiti per l’evento virtuale? Su una landing page dell’evento? Un modulo Google? La maggior parte delle piattaforme per eventi virtuali offre funzionalità di registrazione che possono gestire i pagamenti, registrare gli ospiti e persino fornire loro un badge unico o un codice QR per accedere a determinate funzionalità dell’evento.
Guida i tuoi ospiti
Prima dell’evento, invia diverse comunicazioni a coloro che si sono registrati. Condividi istruzioni dettagliate su come partecipare all’evento e muoversi nella piattaforma della conferenza virtuale. Spiega tutto ciò che l’esperienza dell’evento offrirà e come sfruttare al meglio le opportunità disponibili.
Durante l’evento
Pianifica la risoluzione dei problemi
Gli imprevisti dell’ultimo minuto non sono solo una possibilità in un evento virtuale, ma una certezza. Preparati chiedendo ai moderatori di assistere i partecipanti nelle domande via chat. Chiedi ai relatori di unirsi almeno 30 minuti prima dell’evento per testare la tecnologia. Tieni a portata di mano un dispositivo di riserva con tutte le app necessarie già scaricate. Gli organizzatori di eventi virtuali dovrebbero sempre avere un piano B per garantire che tutto fili liscio.
Collegati con il pubblico
Come accoglieresti il tuo pubblico a un evento in presenza? Il coinvolgimento del pubblico è altrettanto importante online, e puoi ottenere una connessione simile anche virtualmente se ci dedichi il giusto tempo. Nel giorno dell’evento, rivolgi domande ai partecipanti e raccogli le loro risposte nella chat, in un sondaggio o tramite un sistema di polling dal vivo. Usa la gamification per rendere tutto più divertente. Fai sapere ai tuoi ospiti quanto apprezzi il loro tempo e la loro attenzione.
Favorisci il networking
Il networking è una parte fondamentale di ogni esperienza di conferenza, sia in presenza sia online. Dove è opportuno, usa la piattaforma virtuale per creare spazi dedicati al networking. Alcuni strumenti consentono persino ai partecipanti di visualizzare i profili LinkedIn reciproci durante la chat. Funzionalità di questo tipo incoraggiano gli ospiti a connettersi tra loro e a proseguire i contatti anche dopo l’evento.
Raccogli i dati
Uno dei punti forti degli eventi virtuali è rappresentato dall’analisi dei dati. È difficile far compilare questionari cartacei! Ma le piattaforme per eventi virtuali raccolgono dati come il tasso di partecipazione e il tempo di permanenza nelle sessioni. I risultati di sondaggi e poll potranno essere utilizzati anche per sviluppare nuovi contenuti per il prossimo evento.
Dopo l'evento
Segui i tuoi ospiti dopo l’evento
Dopo l’evento, invia una mail a tutti i partecipanti entro 48 ore. Alcuni elementi che potresti includere nella mail sono:
- Sondaggio post-evento
- Replay on-demand dell’evento live
- Elenco dei prossimi eventi
- Prodotti o offerte a pagamento che desideri mettere in evidenza
Analizza i dati con gli stakeholder
Osserva attentamente le analisi dell’evento. Noti qualche schema ricorrente? Qual è stato l’aspetto più apprezzato? Quali tipologie di funzioni degli eventi virtuali sono state poco utilizzate? È stato un problema di promozione o i partecipanti non ne hanno percepito il valore? Riunisci il tuo team per un debrief e condividi le vostre riflessioni.
Registra i risultati per i prossimi eventi
Una volta compresi i dati, annotali in un documento centrale. In questo modo, i tuoi organizzatori di eventi avranno le informazioni a portata di mano quando elaboreranno la strategia per il prossimo evento virtuale.
Organizza un Evento Virtuale di Successo
Gli eventi virtuali non sono più la scelta di ripiego quando le opzioni in presenza non sono disponibili. Al contrario, dopo la pandemia stanno emergendo come una delle soluzioni preferite. Il 77,2% dei professionisti aziendali afferma di preferire gli eventi virtuali perché sono molto facili da seguire.
Per aiutarti a partire subito, ho pubblicato una versione personalizzabile della mia Checklist per Eventi Virtuali che puoi scaricare gratuitamente dalla nostra Libreria di Risorse qui.
Per ulteriori informazioni su come organizzare un evento virtuale di successo, dai un'occhiata a questi articoli:
- I 10 migliori software per conferenze virtuali per eventi digitali
- 15 regole di etichetta per riunioni virtuali
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