Che cos’è un OKR? Lo strumento che guida le aziende di maggior successo al mondo
Grandi aziende come Google, LinkedIn e Airbnb utilizzano una soluzione OKR per aiutarle a fissare e perseguire obiettivi allineati in tutta l'organizzazione. Interessato?
Questo articolo spiega il framework OKR in modo più dettagliato e perché dovresti considerare di utilizzarlo in tutta la tua organizzazione. Definiremo cosa sono gli OKR, perché le aziende li utilizzano, come impostare gli OKR e degli esempi pratici di OKR in azione.
Entriamo nel dettaglio.
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Cos'è un Objective and Key Result (OKR)?
Il framework OKR (Objectives and Key Results) è una metodologia di definizione degli obiettivi che le aziende utilizzano per fissare traguardi e monitorare i progressi verso il loro raggiungimento. Il termine è stato coniato da Andy Grove e reso popolare da John Doerr nel suo libro Measure What Matters.
I cinque componenti di ciascun obiettivo OKR sono che dovrebbero essere:
- Direzionale: L'obiettivo è allineato con gli obiettivi aziendali della società.
- Chiaro: L'obiettivo dovrebbe essere facile da comprendere per tutti.
- Positivo: Il raggiungimento dell'obiettivo dovrebbe portare a un cambiamento positivo.
- Sfidante: Gli obiettivi dovrebbero essere ambiziosi e difficili da raggiungere.
- Ispirante: I dipendenti dovrebbero sentirsi motivati dall'OKR a raggiungere di più.
Come usare gli OKR
Gli OKR sono spesso utilizzati per promuovere allineamento, concentrazione e responsabilizzazione all'interno dei team, e incoraggiano obiettivi ambiziosi con risultati misurabili.
Prima di approfondire, chiarifichiamo cosa intendiamo per "obiettivi" e "risultati chiave".
- Obiettivi delineano gli obiettivi misurabili che un'organizzazione o un individuo mira a raggiungere.
- Risultati chiave sono metriche specifiche, quantificabili e vincolate nel tempo che misurano i progressi verso gli obiettivi.
La filosofia del framework OKR è che le aziende che raggiungono il 100% dei loro obiettivi stanno fissando obiettivi troppo facili. Il punto ideale per il raggiungimento degli OKR dovrebbe essere tra il 60% e il 70%.
Quando dovresti usare gli OKR?
Imposta un OKR quando vuoi concentrare il tuo team su un obiettivo ambizioso, quantificabile e positivo per l'azienda. Ad esempio, supponi che il tuo obiettivo sia ridurre il turnover del personale dal 5% al 4%. Se il tasso di turnover alla fine del trimestre è del 4,3%, hai completato il 70% del tuo obiettivo (0,7 sulla scala OKR). Se riesci a ottenere un tasso di turnover del 4% entro la fine del trimestre, dovresti rivedere l'obiettivo perché potrebbe essere stato troppo semplice da raggiungere.
Qual è la differenza tra OKR e KPI?
Mentre gli OKR sono pensati per essere obiettivi e punti di riferimento di alto livello, i KPI (Key Performance Indicators) sono metriche specifiche utilizzate per valutare le prestazioni di un dipartimento o di un individuo rispetto a obiettivi o traguardi specifici.
I KPI sono tipicamente più focalizzati sulla misurazione continua delle performance e fungono da parametri di riferimento pratici per valutare il successo e guidare il processo decisionale. Ad esempio, i manager esaminano i KPI di un collaboratore diretto durante una valutazione delle performance, mentre la leadership dell'organizzazione guida i vari dipartimenti dell’azienda per raggiungere i propri OKR.
Esempi di OKR
Gli OKR possono essere impostati per tutti i dipartimenti, inclusi HR, operations e contabilità. Generalmente, questi appariranno come obiettivi di alto livello con diversi risultati chiave che definiscono cosa significa successo. Ecco alcuni esempi di OKR:
OKR per le Risorse Umane
Ecco due esempi di OKR per le Risorse Umane:
1. Obiettivo: Essere la migliore azienda per cui lavorare in Nord America
Risultati chiave:
- Sottoporre il 100% del personale dell'organizzazione a un'indagine per valutare il coinvolgimento, la soddisfazione e i bisogni dei dipendenti entro la fine del trimestre.
- Raggiungere un punteggio eNPS di 80 entro la fine dell'anno fiscale.
- Mantenere un tasso di retention annuale dei dipendenti superiore al 90%.
2. Obiettivo: Offrire ai membri del team l'opportunità di svilupparsi e crescere
Risultati chiave:
- Trovare e implementare un nuovo sistema di gestione dell'apprendimento con capacità di formazione personalizzata per questo trimestre.
- Assicurarsi che i membri del team utilizzino il 100% del tempo e del budget dedicati alla formazione entro la fine dell'anno fiscale.
- Favorire promozioni interne o spostamenti laterali per il 15% dei dipendenti entro il prossimo anno.
OKR per Operations
Ecco degli esempi di OKR per operations:
1. Obiettivo: Migliorare l'efficienza dei costi di produzione
Risultati chiave:
- Aumentare l'efficienza della produttività del lavoro del 10% in questo anno fiscale.
- Ridurre il costo di acquisizione dei materiali del 15% entro la fine del prossimo anno.
- Diminuire la produzione di rifiuti del 20% entro il terzo trimestre.
2. Obiettivo: Ottimizzare il capitale circolante investito nelle scorte
Risultati chiave:
- Ridurre il valore delle scorte detenute del 20% entro la fine dell'anno.
- Aumentare la proporzione dell’articolo A a rapida movimentazione del 10% entro il secondo trimestre.
- Ridurre la proporzione dell’articolo B a lenta movimentazione del 15% entro il quarto trimestre.
OKR per la contabilità
1. Obiettivo: Ridurre il costo dei processi contabili
Risultati chiave:
- Ridurre l'importo speso per l'esternalizzazione delle attività contabili del 30%
- Ridurre il tempo dedicato a queste attività del 70% grazie all'automazione
- Diminuire il costo medio per transazione contabile del 15%
2. Obiettivo: Gestire meglio la liquidità
Risultati chiave:
- Ridurre il capitale circolante investito nelle scorte e nei crediti verso clienti del 20%
- Trovare cinque nuovi fornitori per aumentare il saldo medio dei debiti verso fornitori del 20%
- Diminuire del 20% il numero medio di giorni necessari per incassare i crediti verso clienti
Tipi di OKR
Non tutti gli OKR servono allo stesso scopo. Il tipo di OKR utilizzato dipende da ciò che si spera di ottenere. In generale, esistono tre tipi di OKR:
1. OKR Committati
Gli OKR committati sono obiettivi su cui tutti i membri del team concordano debbano essere raggiunti. Questi obiettivi rappresentano comunque una sfida, ma sono ragionevoli.
2. OKR Aspirazionali
Gli OKR aspirazionali sono obiettivi che si sa che il team non riuscirà a raggiungere completamente nel periodo definito. Sono pensati per incentivare il team a spingersi oltre.
3. OKR di Apprendimento
Gli OKR di apprendimento sono obiettivi sperimentali utilizzati per esplorare nuove idee. Vengono assegnati quando non si è in grado di determinare con certezza quale sarà il risultato finale di un OKR.
Vantaggi degli OKR
Gli OKR offrono cinque vantaggi, come spiega John Doeer nella sua intervista con la Harvard Business Review. Utilizza l'acronimo F.A.C.T.S. per indicare questi cinque vantaggi:
1. Focus
L'85% delle organizzazioni non definisce i risultati chiave abbastanza chiaramente da coinvolgere i dipendenti a tutti i livelli. Gli OKR aiutano a definire gli obiettivi in modo più chiaro e meno opprimente. Fissando meno di dieci OKR per ciclo (in genere un trimestre o un anno), si garantisce che ogni OKR possa essere riassunto in una sola riga.
2. Allineamento
Gli OKR fanno sì che l’impegno di ogni dipendente sia allineato agli obiettivi complessivi dell’azienda. Ad esempio, se l'obiettivo dell'azienda è raggiungere il volume di vendite più alto del settore, ogni OKR di team rifletterà questo traguardo.
3. Impegno
Gli obiettivi nati dal basso sono generalmente più efficaci degli ordini imposti dall’alto. La partecipazione dei dipendenti è fondamentale: chi è realmente coinvolto negli obiettivi li raggiungerà più rapidamente. Senza impegno, i dipendenti tenderanno semplicemente a fare il minimo indispensabile per accontentare il capo.
4. Monitoraggio
Idealmente, ogni risultato chiave avrà degli output misurabili e sarà basato su un parametro da raggiungere in un periodo stabilito. I migliori software OKR possono aiutarti a monitorare i risultati chiave e ridurre il lavoro manuale. Strumenti OKR come WorkBoard permettono inoltre di creare report e visualizzare i dati per avere maggiori informazioni. Esistono anche molti altri vantaggi dei software OKR.
5. Sfida
Porsi obiettivi leggermente oltre i limiti del possibile è parte integrante del metodo OKR. Come recita il famoso detto, “Mira alla luna. Anche se manchi, atterrerai tra le stelle.” Pur non essendo sempre raggiungibili, gli obiettivi sfidanti (stretch goal) permettono di avvicinarsi molto di più di quanto non si otterrebbe puntando a mete facilmente conquistabili.
Valutazione/Punteggio degli OKR
Il progresso di un OKR viene misurato su una scala da 0 a 1, che rappresenta essenzialmente la percentuale dell'obiettivo raggiunto. 1 (o 100%) rappresenta il conseguimento totale dell'obiettivo.
Il punteggio intermedio, ad esempio 0,6 o 0,7, mostra quanta strada è stata fatta. È come dire: "Ehi, ci stiamo arrivando, ma resta ancora del lavoro da fare." Questa valutazione aiuta i team e i singoli a vedere cosa sta funzionando, cosa necessita di aggiustamenti e dove concentrare gli sforzi per continuare ad avanzare.
Come impostare gli OKR
Scrivere OKR non è facile quando si parte da zero, motivo per cui molti leader iniziano da un modello. Tuttavia, gli OKR che imposterai saranno unici per ogni organizzazione, a seconda degli obiettivi aziendali. Ecco come impostare gli OKR:
Passo 1: Identifica le tue priorità
Qual è il prossimo passo per la tua azienda? Su quali obiettivi stai lavorando? Hai problemi da risolvere per far funzionare l'attività in modo più efficiente?
Rispondere a queste domande offre un ottimo punto di partenza. Ad esempio, se lo scorso anno non hai raggiunto la tua quota di vendite, approfondisci e scopri il perché. Il tuo obiettivo potrebbe essere risolvere quella ragione ed aumentare le vendite del 15%.
Passo 2: Coinvolgi il team
Rendi la definizione degli OKR un processo inclusivo, invece di limitarti a fornire un elenco di OKR al team. Richiedi il loro feedback sui modi migliori per raggiungere uno specifico obiettivo. Chiedi se riescono a pensare ad altri obiettivi di priorità superiore rispetto a quelli discussi. Incoraggiali a fissare obiettivi ambiziosi e a spiegare perché è importante.
Passo 3: Quantifica l'OKR
Quantifica ogni OKR basandoti su parametri di riferimento o dati storici. Ad esempio, "potrebbe essere quello di aumentare le vendite del 15% attraverso campagne di vendita super mirate. Se la tua crescita storica delle vendite o la crescita media del settore è stata dell'8-10%, il 15% potrebbe essere un buon obiettivo di stretch.
Passo 4: Monitora i progressi
Ora che hai impostato e assegnato gli OKR, devi monitorarne i progressi. Durante il monitoraggio, chiedi al team se hanno bisogno di aiuto anche se sembra che tutto vada bene. Se un membro del team riscontra difficoltà, aiutalo a individuare il problema e a superarlo.
Usa gli OKR per una crescita focalizzata
Le organizzazioni utilizzano la metodologia OKR per concentrarsi su ciò che conta di più per la loro crescita. Queste iniziative aiutano i dipendenti a focalizzarsi sui compiti specifici necessari a raggiungere la visione più ampia della tua azienda.
Punti chiave:
- Gli OKR sono obiettivi ambiziosi volti ad allineare i reparti e a indirizzarli verso risultati positivi per il business.
- Gli Obiettivi presentano la meta in termini generali, mentre i Risultati Chiave quantificano come l’organizzazione definisce il successo.
- Gli OKR vengono valutati tra 0 e 1, con i risultati espressi in decimali.
- Buoni OKR dovrebbero essere difficili da raggiungere—raggiungere il 60-70% dell’OKR (un punteggio tra 0,6-0,7) è un’aspettativa di base realistica.
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