Che Cos’è Esattamente un Software per l’Etica e la Conformità?
Il software di conformità è una soluzione digitale che aiuta a gestire, monitorare e far rispettare le politiche aziendali per soddisfare le normative di settore e mantenere la tua azienda dalla parte giusta della legge.
Automatizzando i compiti legati alla compliance, questo software riduce i rischi, migliora il morale sul posto di lavoro e protegge la tua reputazione. Ti spiegherò come funziona il software di conformità e come rende più semplice ed efficiente, per le organizzazioni di qualsiasi dimensione, restare conformi.
Che cos’è il software di conformità?
La conformità è l'atto di attenersi a un insieme di regole e regolamenti.
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Le organizzazioni di tutti i settori si trovano ad affrontare un crescente carico di conformità sia a livello nazionale che internazionale. Ciò richiede alle aziende di avere un programma di conformità solido che tenga conto di tutti i requisiti di conformità, ed è proprio qui che il software di conformità risulta utile.
Il software di conformità è un sistema digitale che centralizza e semplifica l’adesione di un’azienda agli standard legali e professionali specifici del proprio settore. Questo sistema è tipicamente composto da strumenti per la formazione dei dipendenti, software per la segnalazione degli incidenti (compresa una linea anonima per le segnalazioni) e raccolta dati per i manager, in modo da monitorare i progressi e l’efficacia delle proprie politiche di compliance.
Con un software di conformità, la direzione può assicurarsi che tutto il personale rispetti tutti gli standard professionali e le normative. Tracciando la formazione dei dipendenti e permettendo una rapida segnalazione degli incidenti, un’organizzazione può valutare l’efficacia della propria compliance – e utilizzare un sistema centralizzato è il modo più semplice per monitorare questi dati essenziali.
Componenti chiave del software di gestione della conformità
La compliance aziendale è particolarmente importante, ma, come potrà confermare qualsiasi responsabile della conformità, è anche estremamente complessa.
Ci sono molti elementi da affrontare, dalla fase di onboarding dei nuovi dipendenti fino al monitoraggio e all’adeguamento delle politiche per soddisfare i nuovi requisiti di settore. Un sistema di gestione della compliance racchiude tutto ciò di cui un’organizzazione ha bisogno in un unico spazio facile da usare, rendendo più semplice tenere sotto controllo la conformità.
Le funzionalità comuni del software di conformità sono:
- Moduli di formazione: Brevi video, script di formazione e altri strumenti per supportare la formazione dei dipendenti.
- Gestione delle attività: Flussi di lavoro ottimizzati per assicurare che tutti i dipendenti rispettino le normative di settore durante le attività quotidiane.
- Funzionalità di segnalazione: Sistemi che permettono ai dipendenti di segnalare in modo anonimo casi di illeciti, inosservanza delle regole o altre irregolarità.
- Gestione degli incidenti: Un flusso operativo che assicura che tutti gli incidenti segnalati siano approfonditamente investigati e che i responsabili della compliance adottino le misure appropriate per risolvere ogni problema.
- Notifiche e avvisi: Il software avvisa sia i dipendenti che la direzione quando l’organizzazione non è pienamente conforme (ad esempio, quando viene segnalato un incidente, quando un dipendente non ha completato la formazione, ecc.).
- Panoramica dati: Report periodici per mostrare dove l’organizzazione ha successo nella compliance e dove invece ci sono margini di miglioramento.
- Gestione dei rischi: Determina il tuo livello di rischio e gestisci le vulnerabilità nella sicurezza con una gestione dei rischi per minimizzare il rischio di non conformità.
- Gestione degli audit: Pianifica e monitora gli audit per assicurarti di completare sempre quelli prescritti dalle normative.
- Integrazione con terze parti: Integra lo strumento di gestione della compliance con il tuo HRMS, CRM e altri strumenti o app per ridurre le attività manuali e concentrarti su aspetti strategici come la gestione delle politiche, la remediation o il change management.
È fondamentale esplorare i diversi software HR per la compliance per trovare quello più adatto alle esigenze della tua organizzazione.
Vantaggi del software di conformità per le risorse umane
Il reparto risorse umane della tua azienda è sicuramente molto impegnato, la conformità è complessa e può essere facile non accorgersi delle modifiche normative.
Utilizzando l'automazione, il software gestirà in background la compliance, avvisando le risorse umane solo quando c’è un problema da segnalare o dei dati da esaminare.
Ad esempio, l’immagine sopra mostra i dati sulle segnalazioni di incidenti in un’organizzazione. Puoi vedere che i dati indicano la gravità di un incidente, dove si è verificato e se la segnalazione era anonima.
Le risorse umane possono utilizzare questi dati per capire quali elementi di conformità il personale deve rivedere, quali aree stanno avendo più difficoltà con le violazioni e altri modi in cui la tua organizzazione può diventare più etica e conforme.
La tua azienda può rimanere al passo con le politiche e le procedure di conformità senza dover sovraccaricare i dipendenti!
Ti aiuta a svolgere la formazione sulla conformità
La formazione è la prima linea di difesa contro la mancata conformità. Quando il tuo personale è formato in modo approfondito ed efficace, è più probabile che ricordi gli standard e i regolamenti richiesti nel tuo settore. Tuttavia, far sì che i dipendenti assimilino queste informazioni può essere una vera sfida—ed è qui che entra in gioco un software di gestione della conformità.
Il software di gestione della conformità offre molti strumenti per coinvolgere il personale, rendendo la formazione più piacevole e memorabile. Ad esempio, il nostro software è dotato di video brevi, giochi da fare durante la formazione e altri metodi innovativi per far sì che la formazione "resti impressa". Tutte queste opzioni sono inoltre personalizzabili per soddisfare le esigenze formative specifiche della tua organizzazione.
Inoltre, la maggior parte delle soluzioni di software di conformità consente di monitorare i progressi dei dipendenti durante il percorso di formazione. Le risorse umane ricevono report sui dati di avanzamento di ciascun dipendente, oltre a una segnalazione quando hanno completato la formazione sulla conformità.
Con questo software, un responsabile può chiedere ai dipendenti di completare la formazione in autonomia (guardando i video o facendo quiz), liberando così tempo per i responsabili e offrendo ai dipendenti l'opportunità di procedere secondo i propri ritmi.
Ti aiuta a monitorare le violazioni
Questo potrebbe essere l'aspetto più importante di un software di conformità. Un’azienda non può avere una cultura etica o conforme se non dispone di un sistema per segnalare le violazioni. I dipendenti hanno bisogno di un modo sicuro e semplice per segnalare non conformità e il software di conformità è studiato appositamente per offrire questa possibilità.
Come si può vedere nell'immagine sopra, i dipendenti possono segnalare casi di non conformità, problemi o questioni di interesse tramite moduli online anonimi inclusi nel programma. Questo consente ai dipendenti di sentirsi liberi di denunciare le violazioni senza il rischio di subire conseguenze ingiuste da parte di colleghi o dirigenti.
Inoltre, molti programmi di software di conformità permettono alle risorse umane di impostare una catena di segnalazione, come nell'immagine qui sotto. Questo flusso di lavoro notificherà automaticamente determinate persone durante un'indagine sui dipendenti, garantendo che ciascuno svolga la propria parte e che l'organizzazione gestisca le violazioni in modo corretto.
Processo decisionale semplificato
Un software di conformità raccoglie tutte le informazioni rilevanti in un’unica dashboard. I manager possono controllare tutti gli aspetti e monitorare le questioni legate alla conformità senza dover cercare ulteriormente le informazioni. La disponibilità dei dati in tempo reale semplifica il processo decisionale e garantisce la conformità alle normative.
Riduce il rischio di non conformità
Alcuni settori sono altamente regolamentati. Ad esempio, le aziende nel settore sanitario devono rispettare le norme HIPAA e rimanere aggiornate sui cambi normativi per evitare sanzioni.
Allo stesso modo, esistono altri regolamenti, specifici di settore o meno, ai quali le aziende devono attenersi, come ISO, OSHA o la Sarbanes-Oxley.
Garantire la conformità può essere una sfida importante per le aziende che operano in ambienti altamente regolamentati. Un software di conformità assicura che tu sia conforme alle normative e ai requisiti legali rilevanti, riducendo di conseguenza il rischio di non conformità.
Libera risorse
La conformità richiede molte risorse. Le valutazioni periodiche del rischio e il monitoraggio continuo della conformità sono costosi, ma necessari. Non puoi trascurarli, ma puoi automatizzarli tramite il software. Automatizzare i processi di conformità con gli strumenti giusti ti farà risparmiare ore di lavoro e migliorerà l’utilizzo delle tue risorse.
Aumenta la credibilità
Investire nella sicurezza e nella conformità ti fa guadagnare credibilità. I clienti preferiscono fornitori considerati affidabili. Offrire la migliore sicurezza dei dati ti fa apparire credibile e ti rende più appetibile rispetto a concorrenti meno aggiornati.
Conformità con la FLSA
Il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti (DoL) ha pubblicato un Field Assistance Bulletin (FAB No.2020-5) il 24 agosto 2020, per offrire orientamenti ai datori di lavoro sull’adeguamento alla Fair Labor Standards Act (FLSA) nei casi di lavoro a distanza.
Secondo la FLSA, i datori di lavoro devono compensare i dipendenti non solo per le ore programmate, ma anche per gli straordinari. La FLSA consente inoltre ai datori di lavoro di assicurarsi che durante le ore retribuite non vengano svolti compiti indesiderati come faccende personali.
La non conformità alla FLSA comporta pesanti sanzioni. Il team HR deve attenersi alle linee guida specifiche stabilite dalla FLSA. Gli errori possono essere costosi, anche più del costo di una soluzione di conformità, che invece può garantirti di essere sempre in regola con la FLSA.
Una cultura aziendale etica e conforme può anche includere un audit sull'equità retributiva, che consiste nell'utilizzare soluzioni per l'equità retributiva per analizzare i dati retributivi, individuare disparità e promuovere pratiche di pagamento eque e trasparenti.
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Conformità I-9
Le aziende sono tenute a far compilare il Modulo I-9 ai nuovi dipendenti il giorno stesso dell’assunzione o prima. Se non sei conforme e Immigration and Customs Enforcement (ICE) si presenta alla tua porta, potresti trovarti nei guai.
I team HR e i datori di lavoro che non sono conformi porteranno l’azienda a pagare una sanzione civile determinata in base a fattori come la dimensione dell’impresa, la gravità, la recidiva e altri ancora.
Uno strumento di conformità può segnalarti la compilazione dei moduli I-9, la loro conservazione e il monitoraggio delle attività correlate per tenerti sempre aggiornato. Una soluzione di conformità basata su SaaS potrebbe anche offrire integrazioni che ti aiutano a convertire i moduli cartacei in documenti digitali da archiviare.
La tua soluzione potrebbe inoltre offrire un'integrazione con E-Verify per consentirti di verificare rapidamente che i tuoi dipendenti siano autorizzati a lavorare negli Stati Uniti.
Scegli un software di conformità, scegli un ambiente di lavoro sicuro
Come puoi vedere, un software di conformità può rendere molto più semplice l’enorme e importante compito della gestione della conformità.
Con un unico sistema software, puoi aiutare la tua organizzazione a diventare un luogo più etico – e tutti nel tuo ambiente di lavoro te ne saranno grati.
Convinto? Dai un'occhiata alla selezione di People Managing People dei migliori software HR per la conformità oggi sul mercato. Oppure, se preferisci esternalizzare completamente la gestione della conformità, una società HR per la conformità potrebbe essere più adatta.
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