Che cos’è esattamente un software per l’etica e la conformità?
Il software di conformità è una soluzione digitale che ti aiuta a gestire, monitorare e applicare le politiche aziendali per rispettare le normative di settore e mantenere la tua attività dalla parte giusta della legge.
Automatizzando le attività di conformità, questo software riduce i rischi, aumenta il morale sul posto di lavoro e protegge la tua reputazione. Ti spiegherò come funziona il software di conformità e come rende più facile ed efficiente il rispetto delle normative per organizzazioni di qualsiasi dimensione.
Cos’è il software di conformità?
La conformità è l’atto di attenersi a un insieme di regole e regolamenti.
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Le organizzazioni di tutti i settori stanno affrontando un aumento degli obblighi di conformità sia a livello nazionale che internazionale. Questo richiede alle aziende di avere un programma di conformità solido che copra tutti i requisiti di conformità, ed è qui che entra in gioco il software di conformità.
Il software di conformità è un sistema digitale che centralizza e semplifica il rispetto degli standard legali e professionali da parte di un’azienda per il proprio settore. Questo sistema è solitamente composto da strumenti per la formazione dei dipendenti, software per la segnalazione di incidenti (compresa una linea anonima per le segnalazioni) e la raccolta di dati per consentire ai responsabili di monitorare il progresso e l’efficacia delle politiche di conformità.
Grazie al software di conformità, la direzione può garantire che tutto il personale osservi tutti gli standard professionali e le normative vigenti. Tracciando la formazione dei dipendenti e consentendo segnalazioni rapide di incidenti, un’organizzazione può valutare l’efficacia della propria conformità – e utilizzare un unico software centralizzato è il modo più semplice per monitorare questi dati essenziali.
Componenti chiave del software di gestione della conformità
La conformità aziendale è particolarmente importante, ma, come può confermare qualsiasi responsabile della conformità, è anche estremamente complessa.
Ci sono molti aspetti da gestire, dall’inserimento di nuovi dipendenti al monitoraggio e all’adeguamento delle politiche per rispondere a nuovi requisiti di settore. Un sistema di gestione della conformità raccoglie tutto ciò di cui un’organizzazione ha bisogno in un’unica piattaforma intuitiva, rendendo più semplice restare aggiornati sulle normative.
Le funzionalità comuni nei software di conformità sono:
- Moduli di formazione: Brevi video, script di formazione e altri strumenti di supporto per la formazione dei dipendenti.
- Gestione delle attività: Flussi di lavoro ottimizzati per assicurare che tutti i dipendenti rispettino le normative di settore nelle attività quotidiane.
- Funzionalità di segnalazione: Sistemi che consentono ai dipendenti di segnalare in modo anonimo episodi di illeciti, non conformità o altri comportamenti scorretti.
- Gestione degli incidenti: Un flusso di lavoro che garantisce la completa indagine su tutti gli incidenti segnalati e che i responsabili della conformità intervengano nella risoluzione di ogni problema.
- Notifiche e avvisi: Il software avvisa sia i dipendenti sia la direzione quando l’organizzazione non è pienamente conforme (ad esempio, quando viene segnalato un incidente, quando un dipendente non ha terminato la formazione, ecc.).
- Panoramica dei dati: Report periodici che mostrano dove l’organizzazione è conforme e dove invece ci sono margini di miglioramento.
- Gestione del rischio: Determina il tuo livello di rischio e risolvi le criticità nella sicurezza per minimizzare il rischio di non conformità.
- Gestione degli audit: Pianifica e monitora gli audit per garantire che vengano sempre svolti come previsto dalle normative.
- Integrazione con terze parti: Integra lo strumento di gestione della conformità con il tuo HRMS, CRM e altri strumenti o app, per ridurre al minimo i compiti manuali e concentrare l’attenzione su attività strategiche come gestione delle policy, rimedi e gestione del cambiamento.
È fondamentale valutare diversi software HR per la conformità per trovare quello più adatto alle esigenze della tua organizzazione.
Vantaggi del software di conformità per le risorse umane
Il reparto risorse umane della tua azienda è senza dubbio molto impegnato, la conformità è complessa e può essere facile non accorgersi di aggiornamenti normativi.
Attraverso l’automazione, il software gestirà la conformità in background, avvisando le risorse umane solo quando c’è un problema da segnalare o un dato da esaminare.
Ad esempio, l’immagine sopra mostra i dati relativi alle segnalazioni di incidenti in tutta un’organizzazione. Si può vedere che i dati indicano la gravità di un incidente, dove è situato e se la segnalazione è stata anonima.
Le risorse umane possono utilizzare questi dati per determinare quali elementi di conformità il personale deve rivedere, quali regioni stanno avendo più difficoltà con comportamenti scorretti e altri modi in cui la tua organizzazione può diventare più etica e conforme.
La tua azienda può mantenere il controllo sulle politiche e sulle procedure di conformità senza dover sovraccaricare i tuoi dipendenti!
Ti aiuta a svolgere la formazione sulla conformità
La formazione è la prima linea di difesa contro la non conformità. Quando il tuo personale è formato in modo approfondito ed efficace, è più probabile che ricordi gli standard e le normative a cui deve attenersi nel tuo settore. Tuttavia, far sì che il personale memorizzi queste informazioni può essere una vera sfida—ed è qui che entra in gioco il software di conformità.
Il software di gestione della conformità include numerosi trucchi per coinvolgere il personale e rendere la formazione più piacevole e memorabile. Ad esempio, il nostro software è dotato di video brevi, giochi da svolgere durante la formazione e altri metodi unici per fare in modo che la formazione rimanga davvero impressa. Questi strumenti sono anche personalizzabili in base alle esigenze formative specifiche della tua organizzazione.
Inoltre, la maggior parte delle soluzioni software per la conformità consente di tracciare i progressi dei dipendenti durante il percorso formativo. Le risorse umane riceveranno report sui progressi di ciascun dipendente, così come un rapporto quando avranno completato la formazione sulla conformità.
Grazie a questo software, un manager può chiedere ai dipendenti di svolgere la formazione in autonomia (guardando video o facendo quiz), liberando tempo al manager e dando l’opportunità al dipendente di lavorare con i propri tempi.
Ti aiuta a monitorare i comportamenti scorretti
Questo potrebbe essere l’elemento più importante del software di conformità. Un’azienda non può avere una cultura etica o conforme se non esiste un sistema per segnalare comportamenti scorretti. I dipendenti hanno bisogno di un modo sicuro e semplice per segnalare la non conformità e il software di conformità è pensato proprio per fornire questo strumento.
Come puoi vedere nell’immagine sopra, i dipendenti possono segnalare problemi di non conformità o questioni di interesse attraverso moduli online anonimi inclusi nel software per le segnalazioni interne. Questo permette ai tuoi dipendenti di parlare liberamente quando assistono a comportamenti scorretti, senza il rischio di conseguenze ingiuste da parte di colleghi o responsabili.
Inoltre, molti programmi software per la conformità consentono alle risorse umane di impostare una catena di segnalazione, come nell’immagine sotto. Questo flusso di lavoro avviserà automaticamente determinate persone durante un’indagine interna, garantendo che tutti svolgano il proprio dovere e che l’organizzazione affronti correttamente i comportamenti scorretti.
Semplifica il processo decisionale
Un software di conformità raccoglierà tutte le informazioni necessarie in un’unica dashboard. Il management può controllare tutti gli aspetti relativi alla conformità e monitorare eventuali problemi senza dover cercare a fondo le informazioni. La disponibilità dei dati in tempo reale semplifica le decisioni e garantisce la conformità alle normative.
Riduce il rischio di non conformità
Alcuni settori sono fortemente regolamentati. Ad esempio, le aziende nel settore sanitario devono rispettare le normative HIPAA e restare aggiornate sui cambiamenti normativi per evitare sanzioni.
Allo stesso modo, esistono altre normative, specifiche per settore o generali, a cui le aziende devono attenersi, come ISO, OSHA o la Sarbanes-Oxley.
Garantire la conformità può essere una sfida per le aziende che operano in un ambiente molto regolamentato. Un software di conformità assicura che tu sia conforme agli standard e ai requisiti di legge applicabili, riducendo così il rischio di non conformità.
Libera risorse
La conformità richiede molte risorse. Valutazioni periodiche dei rischi e un monitoraggio continuo della conformità sono costosi, ma necessari. Non si possono trascurare, ma si possono automatizzare con il software. Automatizzare i processi di conformità con il software giusto consente di risparmiare ore di lavoro e migliorare l’utilizzo delle risorse.
Aumenta la credibilità
Investire nella sicurezza e nella conformità ti fa guadagnare credibilità. I clienti preferiscono fornitori di cui si fidano. Offrire una sicurezza dei dati di alto livello ti fa apparire credibile e più probabilmente scelto dai clienti rispetto ad altri fornitori meno aggiornati.
Conformità con la FLSA
Il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti (DoL) ha pubblicato un Field Assistance Bulletin (FAB No.2020-5) il 24 agosto 2020, per offrire indicazioni ai datori di lavoro riguardo alla conformità con il Fair Labor Standards Act (FLSA) in un contesto di lavoro da remoto.
Secondo la FLSA, i datori di lavoro devono retribuire i dipendenti non solo per le ore programmate ma anche per lo straordinario. La FLSA consente inoltre ai datori di lavoro di assicurarsi che nessun compito indesiderato, come le faccende personali, venga svolto durante le ore retribuite.
La non conformità alla FLSA comporta multe salate. Il team HR deve seguire le linee guida specifiche stabilite dalla FLSA. Gli errori possono costare caro, anche più del costo di una soluzione di conformità, che può garantire che tu sia sempre conforme alla FLSA.
Una cultura aziendale etica e conforme può anche includere un audit sull'equità retributiva, ovvero l'utilizzo di soluzioni per l'equità retributiva per valutare i dati sulle retribuzioni, individuare le disparità e promuovere pratiche di retribuzione eque e trasparenti.
Conformità I-9
Le aziende sono tenute a far compilare il modulo I-9 ai nuovi dipendenti il primo giorno di lavoro o anche prima. Se non sei in regola e Immigration and Customs Enforcement (ICE) bussa alla tua porta, potresti metterti nei guai.
I team HR e i datori di lavoro non conformi faranno sì che l'azienda debba pagare una sanzione civile determinata in base a fattori come dimensioni dell'impresa, gravità e precedenti, tra gli altri.
Uno strumento di conformità può notificarti la compilazione dei moduli I-9, la loro conservazione e il monitoraggio delle tue attività I-9 così da essere sempre aggiornato. Una soluzione di compliance SaaS potrebbe anche offrire integrazioni che ti aiutano a convertire i moduli cartacei in documenti digitali per la loro archiviazione.
La tua soluzione potrebbe anche offrire un'integrazione con E-Verify per permetterti di assicurarti rapidamente che i tuoi dipendenti siano autorizzati a lavorare negli Stati Uniti.
Scegli un software di conformità, scegli un luogo di lavoro sicuro
Come puoi vedere, il software di conformità può rendere molto più facile il compito monumentale e importante di gestire la conformità.
Con un unico sistema software, puoi aiutare la tua organizzazione a diventare un luogo più etico – e tutti nel tuo ambiente di lavoro te ne saranno grati.
Convinto? Dai un'occhiata alla selezione di People Managing People dei migliori software HR per la conformità disponibili oggi sul mercato. Oppure, se vuoi esternalizzare completamente la gestione della conformità, una società di compliance HR potrebbe essere la scelta giusta per te.
Altre risorse utili:
