Gestione delle Prestazioni d’Impresa: Guida Completa al Processo
Una gestione efficace delle performance aziendali (EPM) è la chiave del successo di un'impresa.
Avere una grande strategia aziendale è solo il primo passo per far crescere un'azienda sostenibile. Sono necessari anche obiettivi chiaramente definiti e processi efficaci che forniscano struttura e direzione per il raggiungimento di tali traguardi.
Ma, forse ancora più importante, serve un sistema per monitorare e misurare le performance, così da poter continuare a migliorare i risultati.
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Parafrasando il guru del management Peter Drucker, non puoi gestire ciò che non puoi misurare. Con le piattaforme HR aziendali, le aziende possono monitorare gli indicatori di performance in tutti i reparti e apportare miglioramenti basati sui dati.
Una grande sfida per qualsiasi azienda è bilanciare le priorità strategiche di lungo termine con quelle operative di breve periodo. Non riuscire a bilanciare esigenze strategiche e operative porta ad un rendimento inferiore dell’organizzazione.
Se ci si concentra troppo sulle urgenze operative del momento, gli obiettivi strategici vengono trascurati. Allo stesso modo, se tutta l’attenzione è rivolta ai grandi obiettivi, spesso non si riconoscono e risolvono tempestivamente problemi operativi critici. Questo può provocare ritardi, insufficienza di risorse e un alto turnover del personale.
Questo equilibrio fa parte delle responsabilità di dirigenti e manager. Gestirlo è più semplice con il giusto sistema di management.
In questo articolo vedremo come un sistema di gestione delle performance aziendali consenta ai manager di tradurre le priorità strategiche in azioni operative e di misurare—e migliorare—l’efficacia di entrambe.
Cos’è la gestione delle performance aziendali (EPM)?
La gestione delle performance aziendali (EPM) si riferisce ai sistemi e processi necessari per definire gli obiettivi strategici, tradurli in obiettivi misurabili, pianificare le operazioni e allocare le risorse, e monitorare i risultati rispetto a questi obiettivi.
L’EPM consiste nel raccogliere e analizzare attivamente i dati per fornire report sulle performance passate, prevedere scenari futuri di successo o fallimento, e pianificare e attuare interventi strategici per il miglioramento continuo.
A livello strategico, l’EPM è ambito delle decisioni dei dirigenti—CFO in particolare. Viene utilizzata per la pianificazione operativa, il budgeting e il monitoraggio e reporting dei KPI da parte di unità o dipartimenti in tutta l’organizzazione. Questo riguarda risorse umane, IT, prodotto, marketing, vendite, customer service e finanza.
La gestione delle performance aziendali viene anche denominata business performance management (BPM), corporate performance management (CPM) e pianificazione finanziaria e analisi (FP&A).
EPM vs pianificazione delle risorse aziendali (ERP)
Sebbene l’EPM sia spesso utilizzata insieme all’ERP, non sono intercambiabili.
L’ERP, abilitato tramite i sistemi ERP, si occupa delle attività transazionali quotidiane per la gestione delle operazioni. L’analisi EPM va oltre i dati operativi, offrendo un livello ulteriore di approfondimenti gestionali per informare le decisioni strategiche.
Vantaggi della gestione delle performance aziendali
Nella sua essenza, la funzione della gestione delle performance aziendali è migliorare l’efficienza organizzativa bilanciando la strategia d’impresa con la performance operativa.
Ecco alcuni vantaggi dell’EPM:
Migliore allineamento strategico
Avere obiettivi chiari e piani concreti su come realizzarli (e misurare i progressi) si traduce in una struttura organizzativa più chiara e obiettivi prioritari.
Questa chiarezza di intenti offre a tutti i dipendenti una maggiore stabilità e un senso più forte di direzione e unità—che a sua volta si riflette in un miglior allineamento strategico tra i reparti.
Business intelligence potenziata
Stabilendo obiettivi chiari e monitorando attivamente le performance rispetto agli indicatori chiave (KPI) in tutta l’azienda, manager e team dispongono di una visione unificata dello stato attuale del business.
Questi dati consentono al management di effettuare proiezioni, individuare opportunità e minacce, e prendere decisioni informate per aumentare efficienza e redditività.
Maggiore redditività
Monitorando costantemente la performance finanziaria dell’azienda e controllando i margini, l’EPM può aiutare i leader aziendali a prevedere la redditività di iniziative e scenari futuri.
Questo permette di adeguare la strategia per cogliere opportunità ed evitare rischi, eliminando inefficienze e massimizzando i rendimenti.
Maggiore controllo normativo e conformità
Dati accurati e in tempo reale dai punti di contatto dell’azienda facilitano il rispetto delle normative.
Molti sistemi EPM moderni offrono funzionalità che aiutano le aziende a generare report dettagliati. Questo rende la chiusura finanziaria più semplice grazie all'automazione della reportistica finanziaria aziendale e della dichiarazione fiscale.
Processi finanziari semplificati
Promuovendo proiezioni dettagliate delle spese, l'EPM facilita una pianificazione e un'analisi finanziaria migliori, con il risultato di budget più accurati.
Con l'automazione dei processi e il monitoraggio continuo, l'EPM semplifica la consolidazione finanziaria eliminando gran parte delle attività amministrative che richiedono tempo. Riduce inoltre gli errori nel processo di riconciliazione dei conti per la chiusura finanziaria.
Il processo di Enterprise Performance Management
Ecco come appare tipicamente il processo EPM:
1. Consulta i dati di tutte le unità aziendali
Dati dettagliati e aggiornati consentono alle aziende di prendere decisioni di pianificazione strategica basate sulle prestazioni passate e su proiezioni informate. Più processi aziendali vengono digitalizzati e automatizzati, più sarà facile consolidare questi dati. Un software EPM dotato di buone capacità di analisi dei dati ti aiuterà a creare modelli di previsione realistici in base ai dati delle prestazioni passate.
2. Sviluppa una strategia
Dopo aver analizzato i dati, identifica nuovi obiettivi strategici che possano migliorare le prestazioni e la redditività dell'organizzazione. Più sarai specifico riguardo ai risultati desiderati e alle azioni necessarie per raggiungerli, meglio sarà. Crea obiettivi chiari e definisci metriche o KPI con cui monitorarli.
3. Budget e risorse
Elabora un piano dettagliato (con un certo grado di flessibilità previsto) che descriva il capitale e le risorse necessari per eseguire le iniziative descritte nella tua strategia. Ancora una volta, i dati degli anni precedenti ti aiuteranno a informare questo processo. Tuttavia, assicurati di consultare gli stakeholder chiave delle unità per stabilire collaborativamente stime di costo accurate, soprattutto per i nuovi progetti (mai realizzati prima).
4. Esegui, monitora e crea report
Monitora continuamente le prestazioni di tutte le unità della tua organizzazione utilizzando metriche predefinite che misurano se le iniziative sono in linea con gli obiettivi strategici aziendali. Prepara cruscotti e report che facilitino l'identificazione di successi, gap, colli di bottiglia e altre informazioni chiave utili a determinare se (e dove) siano necessari aggiustamenti della strategia o dei flussi di lavoro. Scopri la nostra guida approfondita sulle frasi per le valutazioni delle prestazioni per migliorare le tue sessioni di feedback.
5. Analizza e valuta
Esamina i tuoi report per vedere quanto bene le prestazioni dell'azienda si siano allineate agli obiettivi strategici. Identifica le opportunità di miglioramento e indaga sulle cause principali delle aree meno performanti. Utilizza queste informazioni aziendali per guidare e informare la tua strategia per il ciclo successivo.
L'enterprise performance management è un processo iterativo, il che significa che potrebbe volerci qualche ciclo per perfezionarlo.
Una delle insidie più comuni in cui molte aziende cadono è quella di non tradurre gli obiettivi ambiziosi in traguardi e azioni specifici che i manager possano comprendere, implementare e misurare efficacemente.
Per aiutare in questo, l’articolo di Liz Lockhart su cascading goals è un ottimo punto di partenza.
Se desideri approfondire l’enterprise performance management, consulta il sistema di gestione closed-loop sviluppato da Robert S. Kaplan e David P. Norton.
Pubblicato su HBR nel 2008, ormai è un po’ datato (cioè non tiene conto delle capacità di analisi dei dati dei software disponibili oggi), ma resta comunque una lettura interessante e le intuizioni strategiche che offre sono solide.
Fonte: HBR
Software EPM
Il software EPM è ciò che sta alla base dell’enterprise performance management nelle organizzazioni di oggi.
Queste soluzioni facilitano per le aziende il monitoraggio, la gestione e il miglioramento delle prestazioni consolidando i dati provenienti da una moltitudine di fonti attraverso le diverse unità aziendali.
I manager possono monitorare l’efficienza operativa tracciando i KPI, confrontando i dati finanziari con le proiezioni e gli obiettivi e applicando analisi per identificare tendenze e modellare gli scenari futuri.
Invece di fare affidamento sui tradizionali fogli di calcolo in Excel—che richiedono una grande quantità di inserimenti manuali di dati e sono soggetti a errori—manager e dirigenti possono accedere ai dati in tempo reale tramite dashboard visive. Queste raccolgono automaticamente i dati da altri strumenti chiave per la pianificazione aziendale come il software di contabilità, CRM, ERP, software per il monitoraggio della catena di approvvigionamento, strumenti di gestione progetti e altro ancora.
Esistono molte soluzioni software EPM sul mercato a vari livelli di prezzo, inclusi sistemi on-premises, cloud-based e ibridi. Tra le soluzioni SaaS più popolari ci sono Oracle e SAP.
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Come gestisci le performance aziendali?
Le aziende di tutti i settori beneficiano dell'implementazione di una corretta gestione delle performance aziendali. Ovviamente, le esigenze varieranno e le organizzazioni inizieranno da punti di partenza differenti.
I leader aziendali oggi hanno il vantaggio concreto di tecnologie che utilizzano il machine learning per automatizzare gran parte del lavoro pesante relativo a reportistica, analisi dei dati e previsione.
Si tratta solo di scegliere la soluzione EPM più adatta al caso.
Per vedere quali opzioni sono disponibili, e scegliere la soluzione giusta per la tua azienda, dai un'occhiata alla nostra selezione dei migliori software per la gestione delle performance aziendali disponibili oggi sul mercato.
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