Stai pensando a un intranet aziendale? Leggi questo prima
Quindi stai pensando a un'intranet, o forse ne hai già una ma non funziona come vorresti.
Se utilizzate correttamente, le soluzioni intranet per dipendenti possono essere una risorsa preziosa, creando efficienza e migliorando l’esperienza dei dipendenti.
Qui tratteremo:
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- Cos’è una intranet aziendale
- Come assicurarsi che i dipendenti usino la tua intranet?
- Esempi di intranet aziendali
Iniziamo subito.
Cos’è un’intranet aziendale?
Un’intranet aziendale è una rete chiusa in cui i dipendenti possono comunicare internamente e condividere notizie, documenti e procedure.
Sono particolarmente diffuse tra le organizzazioni più grandi e distribuite a livello internazionale per condividere informazioni e migliorare la comunicazione aziendale in un luogo di lavoro ormai prevalentemente digitale.
La comunicazione interna viene facilitata grazie a un punto unico in cui i dipendenti possono scambiarsi idee e condividere risorse. Tuttavia, la sfida delle intranet è che spesso vengono “abbandonate in soffitta” come la povera Miss Havisham.
Gli alti tassi di abbandono sono dovuti al fatto che molte intranet sono afflitte da problemi come informazioni duplicate e interfacce confuse. Come spiega Dhiraj Sharma:
Col tempo, il sistema [intranet] diventa un deposito di contenuti—un luogo che nessun dipendente vuole esplorare perché, come un cassetto disordinato, non ha logica, né senso, né valore. Ciò che dovrebbe essere uno sportello unico e accessibile, diventa un fastidioso accumulo d’informazioni. Il tuo staff finisce per abbandonarla, cercando risposte più facilmente altrove.”
Come assicurarsi che i dipendenti usino la tua intranet
Il 24% delle aziende non è soddisfatto dell’interfaccia della propria intranet e il 15% trova il proprio strumento di ricerca inadeguato. Evidentemente, molte intranet in circolazione hanno la loro buona dose di problemi.
La chiave per garantire una buona implementazione e un uso efficace di un’intranet aziendale è identificare gli ostacoli prima della messa in funzione e affrontarli sin dall’inizio.
Qui di seguito trovi alcuni modi per ottenere la partecipazione dei dipendenti alla tua intranet aziendale.
1. Concentrarsi sul miglioramento della UX
Migliorare la UX (user experience) è il modo più efficace per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti con la tua intranet. Quando cerchi di migliorare la UX, il tuo obiettivo dovrebbe essere progettare una soluzione con una curva di apprendimento semplice.
La UX è diversa dalla UI (interfaccia utente), anche se sono strettamente collegate. Un’interfaccia chiara e coerente migliora la UX perché rende la navigazione facile e consente all’utente di trovare velocemente ciò che cerca.
Come per qualsiasi applicazione web, l’obiettivo è portare gli utenti dove vogliono in meno click possibile. Ciò significa prendersi il tempo di fare una ricerca sui propri utenti e pianificare un’architettura informativa ben organizzata, che disponga pagine e sezioni in una gerarchia logica.
2. Dai il buon esempio usando la intranet a livello dirigenziale
La scarsa partecipazione alla intranet a livello manageriale può influire negativamente sull’adesione da parte dei dipendenti. Quando i dirigenti non interagiscono o non pubblicano aggiornamenti regolarmente tramite l’intranet, i dipendenti sono meno propensi a usare quella risorsa.
Affidare la gestione della intranet ai responsabili di reparto può essere una soluzione eccellente.
Ad esempio, il responsabile HR dovrebbe occuparsi della sezione HR della intranet aziendale. Potrebbe pubblicare le politiche aggiornate sui benefits, i processi di onboarding per i nuovi assunti, le FAQ o altri aggiornamenti legati alle risorse umane nel sistema intranet.
3. Utilizza diversi tipi di contenuto
Le intranet possono essere utilizzate per favorire il coinvolgimento dei dipendenti, creando entusiasmo attorno alle novità e agli eventi aziendali. Possono anche essere sfruttate per raccogliere feedback grazie a funzionalità interattive come i sondaggi.
L'utilizzo di diverse tipologie di contenuti "ravviverà" (per mancanza di una parola migliore) l'esperienza utente e porterà a livelli di coinvolgimento più elevati. È un costo per il benessere dei dipendenti che si ripaga mantenendo lo staff quotidianamente informato.
4. Usa le metriche per ottimizzare
I moderni software per intranet aziendali dovrebbero permetterti di valutare il coinvolgimento dei contenuti che pubblichi così da poterli ottimizzare continuativamente—proprio come faresti per il tuo sito web o i social media.
Implementa un software di monitoraggio dei dipendenti per tracciare i click degli utenti sulla homepage e sulle pagine chiave di destinazione. Questo ti permetterà di identificare i link e le call to action più efficaci, consentendoti di dare priorità ai contenuti critici e ottimizzare il coinvolgimento degli utenti. Non farlo porterà a esperienze utente scadenti e tassi di conversione ridotti
Ma, oltre ad analizzare le metriche, puoi anche chiedere ai dipendenti un feedback al termine di una sessione utilizzando domande come “hai trovato ciò che cercavi oggi?” e “Quanto è stato facile trovare ciò che cercavi?”
È anche buona prassi distribuire i contenuti in base alla rilevanza. Sebbene i dipendenti siano generalmente curiosi, ottimizzare il feed di notizie di un dipendente per la pertinenza lo mantiene ordinato. Per garantirlo, verifica se la tua intranet offre la funzionalità di distribuire i contenuti solo a un determinato gruppo di dipendenti.
Esempi di intranet aziendale
Ormai spero tu abbia un'idea di come sia una buona intranet aziendale. Per aiutarti, ecco un paio di esempi di intranet aziendali ben realizzate.
1. DBS Bank
DBS Bank ha vinto il premio Modern Intranet of the Year a dicembre 2021, quindi quale esempio migliore utilizzare?
Il punto di forza di questo sistema è che permette ai dipendenti di accedere all'intranet tramite diversi canali, tra cui:
- OneBot Virtual Assistant: un'interfaccia conversazionale per svolgere attività e rispondere a domande.
- DBS Search: una funzione che consente ai dipendenti di cercare all'interno dei contenuti e dei dati aziendali.
- OneMobile: un'interfaccia mobile per il sistema intranet aziendale.
L'intranet offre ai dipendenti un ambiente digitale completo in cui prosperare con tre piattaforme focalizzate su diversi aspetti dell'esperienza del dipendente:
- F3W (Future of Work, Workplace, and Workforce): Un forum sul futuro del lavoro
- iHealth app: Una risorsa sul benessere dei dipendenti di DBS
- Life@DBS: Il social network interno dell’azienda dove i dipendenti possono connettersi e costruire relazioni extra-lavorative
L'intranet DBS è anche un ottimo esempio di piattaforma guidata dai dipendenti. DBS incoraggia gli utenti a valutare il sistema e a fare proposte mentre l’EJC (Employee Journey Council) cerca di individuare le lacune da colmare per migliorare l’esperienza utente.
DBS è un ottimo esempio di intranet realizzata correttamente perché offre ai dipendenti un'esperienza piacevole, accesso multicanale e un'esperienza personalizzata che rafforza la cultura DBS in un ambiente lavorativo digitale.
2. 3M Go
3M, una multinazionale del settore industriale con sede negli Stati Uniti, aveva un'intranet progettata malissimo, con un'interfaccia caotica che i dipendenti non utilizzavano mai. Era una raccolta disordinata di link e sistemi intranet per le altre sedi di 3M.
Il design offriva una pessima esperienza utente perché era difficile per i dipendenti orientarsi. Avevano molte difficoltà a trovare i contenuti di cui avevano bisogno.
Riconoscendo questo problema, 3M ha trasformato il suo sistema intranet legacy in una piattaforma dal look piacevole, semplice da usare e dotata di una gamma di funzionalità più adatte. I dipendenti ora accedono a un sistema che consente loro di portare a termine le attività senza perdere troppo tempo nella navigazione.
3M Go presenta un design accattivante con un feed notizie personalizzato sulla homepage. Il nuovo design ha aiutato 3M a migliorare il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti.
Dopo il restyling, 3M Go si è aggiudicata il primo posto nella 10 Best Intranet List 2019 della Nielsen Norman Group.
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Sviluppare da zero vs soluzione pronta
Quando prendi in considerazione un’intranet hai due opzioni: svilupparla da zero oppure acquistare una soluzione chiavi in mano.
Le intranet di Microsoft SharePoint sono semplici da creare, ma mancano di funzionalità. Creare una soluzione intranet da zero significa poterla personalizzare completamente secondo le proprie esigenze, ma può richiedere tempo ed essere costoso. Ad esempio, mentre le intranet personalizzate possono avere app mobile, richiedono molto lavoro di sviluppo.
Potresti anche aver bisogno di assumere uno specialista interno o esternalizzare il supporto e la manutenzione per una intranet creata su misura. Inoltre, mentre le intranet aziendali personalizzate richiedono una formazione approfondita, i sistemi intranet preconfezionati richiedono solitamente una formazione minima.
Non lasciare che la intranet dei tuoi dipendenti venga dimenticata
Le intranet per i dipendenti sono una risorsa preziosa; non permettere che vengano sottoutilizzate. Se il tuo sistema intranet è stato trascurato per un po', non è mai troppo tardi per riprenderlo in mano e tornare a usarlo.
Una intranet aziendale con un solido sistema di gestione dei contenuti ti aiuterà a portare la cultura aziendale online. Potrai condividere aggiornamenti on-demand ed eseguire i processi e i flussi di lavoro aziendali senza problemi.
Se desideri avere un nuovo sistema intranet, valuta una soluzione preconfezionata invece di crearne una da zero.
Guarda qui: Come costruire una vera azienda employee-first
