Stai pensando a un Intranet Aziendale? Leggi Questo Prima
Quindi stai pensando a un'intranet aziendale, o forse ne hai già una ma non sta funzionando come dovrebbe.
Se utilizzate correttamente, le soluzioni di intranet per dipendenti possono essere una risorsa preziosa, creando efficienza e migliorando l’esperienza dei dipendenti.
Cos’è un’intranet per dipendenti?
Un’intranet per dipendenti è una rete chiusa in cui i collaboratori di un’azienda possono comunicare internamente e condividere notizie, documenti e policy.
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Sono particolarmente diffuse tra le organizzazioni di grandi dimensioni e distribuite a livello internazionale per condividere informazioni e migliorare la comunicazione aziendale in un ambiente di lavoro largamente digitale.
La comunicazione interna è semplificata da un punto di accesso unico dove i dipendenti possono scambiarsi idee e condividere risorse. Tuttavia, la sfida delle intranet è che spesso vengono ‘dimenticate in soffitta’ come la povera Miss Havisham.
Gli alti tassi di abbandono sono dovuti al fatto che molte intranet sono afflitte da problemi come informazioni duplicate e interfacce disordinate. Come spiega Dhiraj Sharma:
Col tempo, il sistema [intranet] diventa un deposito di contenuti—nessun dipendente vuole esaminarlo perché, come un cassetto disordinato, non ha logica, senso o valore. Quello che dovrebbe essere un punto d’accesso pratico e unico si trasforma in un’ondata indesiderata di informazioni. Il personale finisce per abbandonarlo e cercare risposte, più facilmente, altrove.”
Come garantire che i dipendenti utilizzino la tua intranet
Il 24% delle aziende non è soddisfatto dell’interfaccia utente della propria intranet, e il 15% trova inadeguato il proprio strumento di ricerca. Evidentemente, molte intranet presentano diversi problemi.
La chiave per assicurare una implementazione e un utilizzo di successo di un’intranet per dipendenti è identificare gli ostacoli prima della messa in funzione e affrontarli immediatamente.
Ecco alcuni modi per ottenere il coinvolgimento dei dipendenti riguardo all’intranet della tua azienda.
1. Concentrati sul miglioramento dell’UX
Migliorare l’UX (user experience) è il modo più efficace per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti tramite la tua intranet. Quando si cerca di migliorare l’UX, l’obiettivo dev’essere quello di progettare una soluzione con una curva di apprendimento agevole.
L’UX è diversa dall’UI (user interface), ma sono strettamente legate. Una UI pulita e coerente migliora l’UX perché semplifica la navigazione e permette all’utente di trovare rapidamente ciò che cerca.
Come avviene per qualsiasi applicazione web, l’obiettivo è portare gli utenti lì dove vogliono arrivare con il minor numero di click possibile. Questo significa prendersi il tempo per fare una ricerca sui tuoi utenti e pianificare una vera architettura delle informazioni che organizzi pagine e sezioni secondo una gerarchia logica.
2. Dai il buon esempio usando l’intranet ai livelli dirigenziali
La mancata adozione dell’intranet a livello manageriale può avere un impatto negativo sull’adesione dei dipendenti. Quando i dirigenti non interagiscono tramite l’intranet o non condividono aggiornamenti frequentemente, i dipendenti sono meno motivati nell’utilizzare tale risorsa.
Lasciare ai responsabili di reparto la gestione dei sistemi intranet può essere un’ottima soluzione.
Ad esempio, un responsabile HR dovrebbe occuparsi della manutenzione della sezione HR della piattaforma. Può pubblicare le nuove policy sui benefit, i processi di onboarding per i neoassunti, FAQ o altri aggiornamenti relativi alle risorse umane sul sistema intranet.
3. Sfrutta differenti forme di contenuti
Le intranet possono essere usate per favorire il coinvolgimento dei dipendenti creando entusiasmo attorno alle notizie e agli eventi aziendali. Possono essere impiegate anche per raccogliere feedback tramite funzionalità interattive come i sondaggi.
Utilizzare diversi tipi di contenuti renderà più "vivace" (per mancanza di un termine migliore) l’esperienza utente e porterà a un maggiore coinvolgimento. È un costo di welfare che si ripaga tenendo il personale informato ogni giorno.
4. Usa le metriche per ottimizzare
I moderni software di intranet aziendale dovrebbero permetterti di misurare il coinvolgimento sui contenuti pubblicati così da poterli ottimizzare nel tempo—proprio come faresti con il tuo sito web o sui social media.
Implementa un software di monitoraggio dei dipendenti per tracciare i clic degli utenti sulla homepage e sulle principali pagine di destinazione. Questo ti permetterà di identificare i link e le call to action più efficaci, consentendoti di dare priorità ai contenuti critici e ottimizzare il coinvolgimento degli utenti. Non farlo comporterà esperienze d'uso insoddisfacenti e un calo dei tassi di conversione.
Ma, oltre ad analizzare le metriche, puoi anche chiedere il feedback dei dipendenti alla fine di una sessione utilizzando domande come “hai trovato quello che cercavi oggi?” e “Quanto è stato facile trovare ciò che cercavi?”
È inoltre una buona pratica distribuire i contenuti in base alla rilevanza. Sebbene i dipendenti siano generalmente curiosi, ottimizzare il feed delle notizie di un dipendente per la pertinenza lo mantiene ordinato. Per garantirlo, verifica se il tuo intranet offre la possibilità di distribuire contenuti solo a un gruppo specifico di dipendenti.
Esempi di intranet aziendali
A questo punto spero che tu abbia un'idea di come dovrebbe essere una buona intranet aziendale. Per aiutarti, ecco alcuni esempi di intranet aziendali realizzate con successo.
1. DBS Bank
DBS Bank ha vinto il premio Modern Intranet of the Year nel dicembre 2021, quindi quale esempio migliore da seguire?
Il pregio di questo sistema è che consente ai dipendenti di accedere all'intranet tramite diversi canali, tra cui:
- OneBot Virtual Assistant: un'interfaccia conversazionale per svolgere compiti e rispondere a domande.
- DBS Search: una funzione che permette ai dipendenti di cercare tra i contenuti e i dati dell'azienda.
- OneMobile: un'interfaccia mobile per il sistema intranet dell'azienda.
L'intranet offre ai dipendenti un ambiente digitale completo in cui prosperare grazie a tre piattaforme che si concentrano su diversi aspetti dell'esperienza dei dipendenti:
- F3W (Future of Work, Workplace, and Workforce): Un forum sul futuro del lavoro
- iHealth app: Una risorsa di benessere per i dipendenti DBS
- Life@DBS: Il social network interno dove i dipendenti possono connettersi e costruire relazioni extra lavorative
L'intranet DBS è anche un ottimo esempio di piattaforma guidata dai dipendenti. DBS incoraggia gli utenti a valutare il sistema e a fare suggerimenti e l'EJC (Employee Journey Council) cerca di individuare i gap da colmare per migliorare l'esperienza degli utenti.
DBS è un eccellente esempio di intranet ben realizzata perché offre ai dipendenti un'esperienza piacevole, accesso multicanale e un'esperienza personalizzata che promuove la cultura DBS in un ambiente di lavoro digitale.
2. 3M Go
3M, un conglomerato industriale multinazionale con sede negli Stati Uniti, aveva un'intranet terribilmente progettata con un'interfaccia caotica che i dipendenti non utilizzavano mai davvero. Era un insieme disordinato di link e sistemi intranet per le altre filiali di 3M.
Il design offriva una pessima esperienza utente perché per i dipendenti era difficile navigare. Avevano molte difficoltà a cercare i contenuti di cui avevano bisogno.
Rendendosi conto di ciò, l'azienda 3M ha trasformato il suo sistema intranet legacy in una piattaforma esteticamente gradevole, facile da utilizzare e dotata di un insieme di funzioni meglio adatte ai dipendenti. Ora i collaboratori hanno accesso a un sistema che risolve le esigenze senza richiedere troppo tempo per la navigazione.
3M Go ha un design accattivante con un feed di notizie personalizzato sulla homepage. Il nuovo design ha aiutato 3M a migliorare coinvolgimento e produttività tra i dipendenti.
Dopo l'intervento di redesign, 3M Go ha conquistato il primo posto nella 10 Best Intranet List di Nielsen Norman Group del 2019.
Costruita su misura o preconfezionata
Quando valuti una intranet, hai due opzioni: costruirne una su misura o acquistare una soluzione chiavi in mano.
Le intranet Microsoft Sharepoint sono semplici da creare, ma mancano di funzionalità. Sviluppare una soluzione di intranet da zero significa poterla personalizzare completamente come desideri, ma può richiedere tempo ed essere costoso. Ad esempio, sebbene le intranet personalizzate possano avere app mobili, richiedono molto lavoro di sviluppo.
Potresti anche dover assumere uno specialista interno o esternalizzare il supporto per la manutenzione e l'assistenza di una intranet su misura. Inoltre, mentre le intranet aziendali personalizzate richiedono una formazione approfondita, i sistemi intranet preconfezionati richiedono tipicamente una formazione minima.
Non lasciare che la tua intranet aziendale accumuli polvere
Gli intranet aziendali sono una risorsa preziosa; non lasciarli inutilizzati. Se il tuo sistema intranet è stato trascurato per un po', non è mai troppo tardi per rimetterne insieme i pezzi e ricominciare a usare l'intranet.
Un intranet aziendale dotato di un sistema di gestione dei contenuti robusto ti aiuterà a portare la cultura aziendale online. Potrai condividere aggiornamenti on-demand ed eseguire con facilità i tuoi processi e flussi di lavoro aziendali.
Se vuoi implementare un nuovo sistema intranet, valuta una soluzione già pronta invece di crearne uno da zero.
Guarda questo: Come costruire veramente un'azienda incentrata sui dipendenti
