Kostnaden ved dårlig opplæring

Det er ikke bare kostnaden for programvare til opplæring av ansatte som påvirker virksomheten; kostnaden ved all denne bortkastede innsatsen gjør også det.

Når dette summeres over flere tiår og utallige ansatte i tusenvis av selskaper verden over, utgjør det milliarder av dollar.

La oss regne konservativt på dette: én ansatt x $500 i årlig kostnad + antall timer uten verdiskaping [si 40 timer per år, i den lave enden, til en gjennomsnittlig totalkostnad på $40 per time] = $1,300 per ansatt. 

Utgiftene til opplæring i USA passerte for første gang grensen på $100 milliarder i 2021–2022, ifølge Training magazines rapport om opplæringsbransjen fra 2022. (Figur 1) 

Figur 1. https://trainingmag.com/2022-training-industry-report/

For å gjøre saken enda verre er de fleste av disse opplæringskursene ute av takt med behovene som følger av organisatoriske og regulatoriske/sertifiseringsmessige endringer, med flere ukers og i mange tilfeller flere måneders forsinkelse. 

Selv med alle kostnadene setter tiden det tar å lage nye eller oppdaterte kurs, selskaper i fare på grunn av ansatte som mangler ferdigheter og informasjon. 

Så hva betyr alt dette? Vi trenger nye tilnærminger til opplæring i virksomheter, jobbferdigheter og innholdsproduksjon. 

Heldigvis har brikkene falt på plass de siste par årene, og vi har nå verktøyene og metodene som skal til for å gjennomføre disse endringene. 

I denne artikkelen skal jeg ta for meg hver av disse og gi deg en rekke tiltak du kan gjennomføre i dag for å hjelpe selskapet ditt med å få opplæring raskere ut til de ansatte, redusere de samlede kostnadene og fremskynde læringen.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Skriv så raskt du kan

I 2018 ba jeg innovasjonsteamet mitt innen læring og utvikling i Wells Fargo om å gjennomføre et stort eksperiment. Jeg var overbevist om at vi kunne automatisere mye av prosessen med å utvikle kurs, inkludert å skrive årlige kurs med oppdateringer av regelverk som man klikker seg gjennom. 

For å gjøre dette måtte jeg imidlertid lære teamet mitt Python (det faktiske språket for kunstig intelligens). Siden Python også egner seg godt til å utvikle verktøyapplikasjoner på serversiden, lot jeg dem begynne kompetansehevingen med å lage verktøy for å automatisere organiseringen av opplæringsmateriell og kursressurser, slik at de kunne støtte kollegene våre innen undervisningsdesign. 

Som i mange organisasjoner stilte ledergruppen spørsmål ved hvorfor jeg «kastet bort tid» på å la teamet mitt gjennomføre dette arbeidet. 

Heldigvis satset jeg på noen raske gevinster, og i ett tilfelle laget teamet mitt et verktøy som konverterte alt eldre innhold som var laget i et verktøy som nå var avviklet, til PDF-format, flyttet alle filene til en ny server og opprettet en hovedtabell for å holde oversikt over alt innholdet med lenker til materialet. 

Det opprinnelige anslaget for en rent menneskelig tilnærming var to årsverk. Etter mindre enn 60 timer med Python-skripting var hele arbeidet gjort på noen få timer. Denne suksessen stoppet motstanden, og vi begynte å lage flere verktøy for å automatisere så mye som mulig av det trivielle arbeidet uten verdiskaping.

Neste trinn i kompetansehevingen var å få teamet til å utvikle med AI. Vi begynte med en tidlig versjon av OpenAIs GPT. Vi tok små skritt ved å bruke «lekeplassen» deres og ba den forsøke å generere vurderingstester med tilhørende distraktorsvar. 

De første resultatene var lovende, men langt fra gode nok til å inkluderes i kursene våre. Det vi hadde, var et potensial og en visjon for hvor vi kunne ta dette dersom vi fikk lov. Vi hadde til og med øret til patentteamet vårt. 

Ledelsen i læringsorganisasjonen hadde dessverre ikke den samme visjonen og mente at vi kastet bort alles tid og selskapets ressurser. Arbeidet ble avbrutt, og prosjektet døde ut midt under covid-årene. 

Spol frem til november 2022. ChatGPT lanseres. Tekniske skribenter og undervisningsdesignere kan nå produsere kursinnhold på sekunder, noe som tidligere tok timer, uker eller måneder. Verden er nå vitne til at visjonen vår blir virkelighet, og selv om det ikke endrer fortiden, kan det endre selskapets fremtid.

Hvorfor du ønsker en AI-revolusjon

AI skaper bølger innen læring og utvikling i virksomheter og varsler et avgjørende skifte i opplæringsmetodikk. 

For det første forventer generasjon Z at AI brukes i karriereutviklingen deres, og de vil dra organisasjonen din inn i denne virkeligheten hvis du ikke styrer den dit.

Dette handler ikke bare om teknologiske hjelpemidler, men om å fundamentalt endre hvordan vi formidler og tilegner oss kunnskap i profesjonelle miljøer, enten det dreier seg om å bruke teknologi eller å benytte AI-pionerer til kunnskapsdeling.

Som World Economic Forum påpeker, går AI utover det å være et moteord innen bedriftsopplæring – det er snarere en transformativ kraft. De bemerker: 

• AI handler ikke om å erstatte opplærere med maskiner, men om å styrke dem.
• Tilretteleggere kan nå bruke mindre tid på administrative oppgaver og mer tid på det de brenner for – å lære opp og engasjere medarbeidere.
• Opplærere kan nå bruke AI til å effektivisere eller til og med automatisere oppgavene knyttet til utvikling av opplæringsmoduler, evaluering av prestasjoner og tilpasning av innhold.
• AI kan tilpasse opplæringsopplevelsen slik at den passer alles behov.
• Med AI-forbedrede LxP-er (læringsopplevelsesplattformer) kan opplæringen nå tilpasses slik at ingen medarbeidere føler seg oversett.
• Denne tilnærmingen fremmer helhetlig og personlig tilpasset utvikling.

Hva betyr dette for fremtiden til bedriftsopplæring? Vi står på terskelen til en ny æra. Et opplæringsmiljø der AI håndterer detaljene, slik at opplærere får frihet til å vekke en lidenskap for læring hos medarbeiderne sine. 

Det er en arena der medarbeidere ikke bare er mottakere av informasjon, men aktive deltakere på en personlig tilpasset læringsreise.

Læring er en reise

Selv om eksempler fra virkeligheten og målbare data først nå begynner å bli tilgjengelige for de fleste organisasjoner, finnes det måter å begynne å transformere opplærings- og læringsprogrammene på som bygger videre på eksisterende undervisningsmodeller. 

Noen av disse innebærer å tenke nytt om hvordan vi lærer, for eksempel ved å gå over til en mer sokratisk tilnærming nå som AI kan gi svar på spørsmål ved behov.

Andre områder innebærer å endre hvilke ferdigheter som kreves for å møte behovene til den nå omveltede arbeidsstyrken. 

For å begynne på en reisebasert tilnærming til læring som integrerer AI-assistanse og -funksjonalitet, kan du følge disse 12 trinnene for å maksimere resultatene dine:

1. Definer læringsmålene dine

Identifiser fagområdet du ønsker å lære om eller forbedre, og sett spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbestemte (SMART) mål for læringsreisen din.

AI kan hjelpe deg med å formulere disse målene ved å stille deg en rekke spørsmål, eller du kan be AI-en om anbefalinger basert på fagområdet ditt. Sørg for å inkludere læring om AI og robotikk som ett av disse målene.

2. Gjør deg kjent med AI-verktøy og -ressurser

Utforsk AI-funksjoner som chatboter, anbefalingsmotorer og interaktivt innhold. Vurder begrensninger for bruk basert på organisasjonens risikotoleranse, og lær hvordan du får tilgang til støtte og flere ressurser ved behov.

For eksempel kan innsikt fra en AI-basert rekrutteringsløsning hjelpe opplærere med å utvikle bedre introduksjonsprosesser basert på datadrevne evalueringer av kandidater.

3. Velg riktig AI-forsterket læringsplattform

Velg en plattform som tilbyr AI-funksjoner som personlig tilpassede læringsstier, adaptivt innhold og resultatsporing. Sørg for at plattformen støtter fagområdet du er interessert i, og husk at plattformen kan være så enkel som en chatagent eller så kompleks som et fullstendig AI-integrert læringsstyringssystem.

4. Opprett en personlig profil

Legg inn ditt nåværende kunnskapsnivå, dine læringspreferanser og målene dine i AI-systemet.

Læringsstyringssystemer kan allerede ha denne informasjonen og trenger bare å kobles til AI-agenten din (dette kan kreve IT-støtte i større organisasjoner). AI-en kan bruke denne informasjonen til å tilpasse læringsopplevelsen etter behovene dine.

5. Delta i en innledende vurdering

Fullfør eventuelle innledende vurderinger eller diagnostiske tester som tilbys av AI, for å kartlegge utgangspunktet ditt. Disse vurderingene kan gjelde generelle fagområder eller kunnskaper, ferdigheter og atferd knyttet til en spesifikk rolle.

AI vil analysere prestasjonene dine og tilpasse læringsløpet ditt deretter.

6. Start læringsreisen din

Begynn med innholdet og øvelsene AI-systemet anbefaler basert på vurderingsresultatene dine. Benytt deg av multimodale ressurser (videoer, artikler, quizer) for å finne en tilnærming som fungerer best for deg.

7. Samhandle regelmessig med AI-støtte

Bruk AI-drevne verktøy, som virtuelle veiledere, for forklaringer og tilbakemeldinger. Still spørsmål og be om avklaringer for å sikre forståelse, og dra nytte av AIs evne til å forenkle komplekse fagområder.

8. Følg med på fremgangen din

Se regelmessig på analysene og fremdriftsrapportene AI genererer, for å se hvordan du gjør fremskritt mot målene dine. Du kan justere læringstempoet og fokusområdene dine basert på innsikten du får.

La AI proaktivt tilby ytterligere opplæring eller støtte basert på fremgangen din.

9. Reflekter og juster

Se tilbake på det du har lært, og på hvordan AI har tilpasset seg behovene dine. Gi deretter tilbakemeldinger til AI-systemet for å videreutvikle læringsopplevelsen.

10. Se etter muligheter for samarbeidslæring

Delta i AI-fasiliterte fellesskap eller grupper med kolleger for diskusjon og samarbeidslæring. Du kan dele innsikter og lære av andres erfaringer og perspektiver.

11. Gjenta og utvid

Når du har nådd de opprinnelige målene dine, kan du sette deg nye mål for å fortsette læringsreisen. Bruk AI til å utforske relaterte fagområder eller fordype ekspertisen din innen bestemte temaer.

12. Hold deg oppdatert og tilpass deg

Følg med på oppdateringer av AI-plattformen og nye funksjoner som kan forbedre læringen din. Vær åpen for å tilpasse læringsstrategiene dine etter hvert som AI-teknologiene utvikler seg.

Disse trinnene ligner på dem opplæringseksperter lenge har brukt for å lære mennesker nye ferdigheter. Men nå har du større kontroll over læringen din, den kan tilpasses bedre til deg, og du kan få din egen personlige læringsplan mye raskere. 

AI blir stadig bedre og vil fortsette å forbedre måten vi lærer på. Men du må være involvert og klar til å endre hvordan du lærer, slik at du kan forberede deg på nye utfordringer i jobben og virksomheten din. Det viktigste for å lykkes med AI i læringen er å være aktivt involvert og åpen for å endre hvordan du lærer, basert på det AI anbefaler.

Hva betyr dette for deg og medarbeiderne dine?

Som jeg påpeker i boken min, «Det finnes AI i teamet», er AI nå en del av lærings- og utviklingsorganisasjonen. Med plattformer som tjeneste kan designere og utviklere nå enkelt legge AI til verktøykassen sin. 

Fra oppsummering av side etter side med notater fra fageksperter og lydtranskripsjoner til generering av komplette mikroleksjoner og åpne vurderinger – mulighetene for hvordan AI kan styrke utviklingen av opplæring, er nærmest ubegrensede. 

AI-drevne verktøy kan gjøre det mulig for undervisere å lage undervisningsmateriell av høy kvalitet på en effektiv måte. Dette forbedrer læringsopplevelsen samtidig som arbeidsbelastningen for underviserne reduseres. 

I noen tilfeller gjør disse nye verktøyene for instruksjonsdesign med AI det mulig for undervisere å lage korte læringsprogrammer fra privat faginnhold på bare noen sekunder, ikke timer eller dager.

Dette inkluderer designverktøy som ikke bare er smarte, men også utrolig brukervennlige. Det handler ikke bare om å få ting til å se pene ut, men om å gi både instruksjonsdesignere og medarbeidere muligheten til å lage design på profesjonelt nivå med noen få klikk. 

Mens mange kommentatorer snakker om dette i generelle vendinger –  alt dette er nytt, og datagrunnlaget som skal underbygge det, er fortsatt under utvikling – er mange av spådommene deres i ferd med å bli virkelighet, og vi ser resultater i form av økt produktivitet, i hvert fall når det gjelder utvikling av kurs og innhold (se figur 2).

Figur 2. Eksempel på AI i prosessen for kursutvikling. 

Vi har imidlertid ikke fjernet mennesket fra prosessen. Selv om AI er utmerket til idéutvikling, førsteutkast og korrekturlesing, er mennesker fortsatt avgjørende i analysen og i utkastene fra andreutkast til endelig utkast for å sikre at innholdet er gyldig (uten hallusinasjoner) og relevant for målgruppen. Dette samspillet mellom AI og menneskelig intelligens er avgjørende for å lykkes.

Det vi egentlig ønsker å oppnå her, er å utnytte disse verktøyene til å gjøre læringsopplevelser rikere og mer effektive. 

Dette er spesielt effektivt for nyansatte. Ved å integrere atferdsvitenskap med maskinlæring kan AI-verktøy vurdere en medarbeiders kognitive og emosjonelle egenskaper, og bidra til å identifisere områder der opplæring kan være nødvendig.

Etter hvert som de setter seg inn i virksomhetens begreper og krav, kan innholdet du oppretter én gang, tilpasses medarbeiderens behov gjennom automatisk omformulering, forenkling eller bruk i en spesifikk jobb.

Du får bedre opplæring sammen med AI

AI er her. Ånden er sluppet ut av flasken. Skal du inngå et samarbeid med AI, eller bli erstattet av noen som gjør det? Heldigvis finnes det tiltak du kan iverksette allerede nå for å samarbeide proaktivt med AI og forbedre læringen i organisasjonen din.

1. Tilby kontinuerlige muligheter for omskolering og kompetanseheving til medarbeidere slik at de kan holde tritt med det raskt skiftende arbeidsmarkedet, ved å utnytte AIs allsidighet og tilpasningsevne for å legge til rette for en reisebasert tilnærming til læring.
2. Implementer adaptive læringssystemer som justerer vanskelighetsgraden og tempoet i undervisningsinnholdet basert på elevens fremgang og prestasjoner, opprettholder et passende utfordringsnivå og holder elevene motiverte og engasjerte. 
3. Opprett AI-drevne veiledere som gir elevene umiddelbare tilbakemeldinger, hint og forklaringer, simulerer opplevelsen av individuell veiledning og forbedrer læringsprosessen. 
4. Bruk AI til automatisk å vurdere og sette karakter på besvarelser fra elever, for eksempel essay, kortsvar og til og med kode, slik at lærere sparer tid og elever får umiddelbare tilbakemeldinger. Her er noen ChatGPT-forespørsler for HR som kan hjelpe med dette.
5. Bruk AI til å legge til rette for automatisk oversettelse av utdanningsinnhold, slik at det blir tilgjengelig for et bredere publikum av elever som snakker ulike språk, og til å lage verktøy som gir språkstøtte i sanntid, for eksempel hjelp med grammatikk og uttale. 
6. Bruk generativ AI og maskinlæring til å skape engasjerende, interaktive læringsopplevelser, for eksempel spill og simuleringer som tilpasser seg elevenes evner og fremgang, og som fremmer bedre engasjement og resultater. 
7. Bruk AI til å lage læringsverktøy og plattformer som er mer tilgjengelige for elever med funksjonsnedsettelser, for eksempel tekst-til-tale, tale-til-tekst og automatisk teksting av bilder. 
8. Invester i utdanningskoboter for å styrke menneskelige lærere og muliggjøre tilpasset hjelp og sanntidsanalyse av prestasjoner for enkeltstudenter, samtidig som rutineoppgaver håndteres. 

Risikoen er å ikke bruke AI i utdanningen

Integreringen av AI i læringssektoren er ikke bare en akademisk forbedring; det er et strategisk forretningstiltak.

Ved å ta i bruk AI kan utdanningsinstitusjoner effektivisere driften, forbedre læringsresultatene og posisjonere seg for fremtidig suksess. 

Etter hvert som AI fortsetter å utvikle seg, vil dens rolle i å omforme bedriftslæring og opplæring bare bli viktigere. Den eneste reelle risikoen for organisasjonen din er å ikke forstå hvordan du kan samarbeide med AI for å forberede arbeidsstyrken effektivt på endringene som allerede er i gang.