Hva er ansvarsforsikring for feil i administrasjonen av ansattgoder?

Denne artikkelen tar for seg alt du trenger å vite om EBL, hvordan det fungerer, og hvorfor det er viktig for selskapet ditt.

Slik fungerer ansvarsforsikring for personalgoder

La oss si at en ny ansatt begynner i selskapet ditt, og at HR-lederen ved et uhell ikke registrerer vedkommende i selskapets helseforsikring.

Noen uker går, og den nyansatte blir involvert i en bilulykke, bare for å oppdage at vedkommende ikke har helseforsikring.

I et slikt scenario kan en EBL-dekning redusere virksomhetens eksponering som følge av at den ansatte ikke ble registrert i selskapets helseforsikringsordning.

I tillegg beskytter ansvarsforsikring for personalgoder arbeidsgivere mot visse krav i henhold til loven om rimelig helsedekning (ACA) og yrkesskadeforsikring.

La oss for eksempel si at du har en frilanser som arbeider i virksomheten din. Personen det gjelder, går deretter til søksmål mot selskapet ditt og hevder at vedkommende feilaktig ble klassifisert som en selvstendig oppdragstaker, og argumenterer for at selskapet ditt burde anse vedkommende som heltidsansatt.

I henhold til bestemmelsene i ACA ville dette i praksis gjøre vedkommende kvalifisert for helseforsikring og flere andre ordninger for ansattgoder.

EBL-dekning ville beskytte virksomheten din mot et slikt søksmål i et slikt scenario.

(Merk: Hvis du planlegger å ansette internasjonale frilansere, kan bruk av en tjeneste for formell arbeidsgiver eller en plattform for rekruttering av frilansere også hjelpe deg med å redusere problemer knyttet til feilklassifisering).

Typer goder som dekkes av ansvarsforsikring for personalgoder

Husk at selv om EBL-dekning kan bidra til å redusere selskapets eksponering som følge av feil gjort i forbindelse med planlegging og administrasjon av personalgoder, er den på ingen måte en erstatning for risikostyring.

Med dette i mente følger her en liste over noen av godene som dekkes av ansvarsforsikring for personalgoder.

• Tannforsikring
• Uføreforsikring
• Helseforsikring
• Arbeidsledighetsforsikring
• Livsforsikring og andre frivillige goder
• Permisjon ved fødsel
• Goder fra pensjonsordninger
• Trygdeytelser
• Ferieytelser beregnet av ledende lønnssystemer
• Yrkesskadeforsikring

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

EBL kontra FLC

Selv om EBL-forsikring kan høres ut som tillitsansvarsforsikring (FLC), er de ikke det samme (selv om de har enkelte likhetstrekk).

EBL-dekning er spesielt utformet for å beskytte arbeidsgivere mot feil og unnlatelser i flere ulike typer ytelsesordninger.

Tillitsansvarsforsikring er utformet for å beskytte arbeidsgivere mot urettmessige handlinger i strid med bestemmelsene i loven om sikkerhet for inntekt fra pensjon for ansatte (ERISA).

Tillitsansvarsforsikring har derfor et langt bredere dekningsområde enn en EBL-forsikring.

Den dekker administrative feil, unnlatelser og uaktsomme handlinger utført i strid med tillitsplikten under administrasjonen av ansattgodtgjørelsesordninger.

EBL-forsikringer unntar spesifikt alle krav som direkte følger av brudd på bestemmelsene i ERISA. Disse dekkes av tillitsansvarsforsikring.

Begrepet «tillitsansvarlig», slik det brukes i en tillitsansvarsforsikring, er definert av loven som enhver person eller enhet som er ansvarlig for administrasjonen av ytelsesordninger.

Ifølge lovbestemmelsen kan en persons personlige eiendeler brukes til å dekke tap knyttet til tillitsansvaret.

EBL kontra EPL

EBL skiller seg også fra EPL – en forkortelse for ansvarsforsikring for ansettelsespraksis.

Den sistnevnte brukes til å beskytte virksomheter mot eksponering som kan følge av arbeidsrelaterte krav. Dette kan omfatte diskriminering, urettmessig oppsigelse og seksuell trakassering.

Selv om ansvarsforsikring for personalgoder finnes for å redusere arbeidsgiveres ansvar som følge av eventuelle mangler i dekningen til kommersielle ansvarsforsikringer, er den ikke en kopi av den generelle ansvarsforsikringen.

Det betyr at selv om EBL kan dekke feil og unnlatelser begått av HR-avdelinger i administrasjonen av personalgoder, finnes det tilfeller der enkelte lite gjennomtenkte handlinger er unntatt fra dekningen. Nedenfor finner du noen eksempler på vanlige unntak.

• Bedragerske, uærlige, ondsinnede eller straffbare handlinger begått under arbeidsgiverens ansvarsforsikring (dette dekkes vanligvis av en underslagsforsikring)
• Manglende midler til å betale premier eller finansiere et personalgodeprogram
• Dårlige økonomiske råd og HR-retningslinjer som påvirker et personalgodeprogram
• Skade på eiendom, personskade som kan føre til et erstatningskrav etter yrkesskadeordningen, reklameskade, personlig krenkelse og enhver annen type arbeidsgiveransvar som dekkes av den generelle ansvarsforsikringen
• Søksmål, krav eller anklager mot en føderalt ansatt
• ERISA-brudd og kvalifiserende krav etter yrkesskadeordningen i henhold til loven
• EPL-vurderte praksiser som dekkes av arbeidsgiverens ansvarsforsikring.

Begrensninger i ansvarsforsikring for personalgoder

EBL-forsikring har vanligvis to separate begrensninger: en begrensning per ansatt og en samlet begrensning.

Begrensning per ansatt

Begrensningen per ansatt viser til det maksimale beløpet en forsikringsgiver er villig til å betale for ansvar som påløper for en enkelt ansatt, vedkommendes nærmeste pårørende eller begunstigede.

Noen forsikringer inneholder klausuler som setter et tak på kravets verdi i stedet for på en enkelt ansatt.

Andre ansvarsforsikringer inkluderer en egenandel som representerer den maksimale kostnaden en arbeidsgiver må betale av egen lomme for hver ansatt som fremmer et krav.

Samlet begrensning

Den samlede begrensningen viser til det maksimale beløpet en forsikringsgiver er villig til å betale for ansvar som oppstår som følge av administrative feil og unnlatelser. En god EBL-dekning bør beskytte virksomheten din i følgende administrative situasjoner:

1. Feilaktig beskrivelse av personalgodeplaner og deres respektive regler for kvalifisering
2. Manglende oppføringer eller filer i HR-informasjonssystemer knyttet til personalgoder
3. Manglende oppsigelse av, registrering av eller administrasjon av begunstigede under personalgoder.

Jo mer omfattende forsikringen er når det gjelder dekningsomfanget, desto bedre beskyttet vil virksomheten din være dersom det oppstår et krav.

Vanlige krav knyttet til ansvar for personalgoder

Vanlige krav knyttet til ansvar for personalgoder (EBL) dreier seg ofte om administrasjon og håndtering av personalgodeprogrammer.

Disse programmene kan omfatte helseforsikring, pensjonsordninger, livsforsikring, uføreforsikring og mer. Her er noen typiske situasjoner der EBL-krav kan oppstå:

• Avslag på ytelser: Krav fremsatt av ansatte eller tidligere ansatte som mener at de urettmessig har fått avslag på ytelser de hadde krav på i henhold til arbeidsgiverens ytelsesordning.
• Administrative feil: Feil i administrasjonen av et ytelsesprogram, for eksempel at en ansatt ikke meldes inn i en ordning til tross for at vedkommende er berettiget, feilaktig håndtering av personopplysninger som fører til tap av ytelser, eller feil i ytelsesoppgaver.
• Uriktig fremstilling: Krav som oppstår som følge av påstander om at en arbeidsgiver eller administratoren av en ytelsesordning har gitt uriktige opplysninger om ytelser, dekning eller kvalifikasjonskrav, noe som fører til økonomisk tap eller manglende dekning for den ansatte.
• Uriktig rådgivning eller veiledning: Situasjoner der ansatte mottar uriktige råd eller feilaktig veiledning om sine ytelsesalternativer, noe som fører til valg som ikke dekker deres behov eller forventninger, eller som medfører økonomisk skade.
• Manglende overholdelse av plandokumenter: Krav som oppstår når ytelser ikke administreres i samsvar med plandokumentene eller arbeidsgiverens fastsatte retningslinjer, noe som kan føre til tvister om kvalifikasjon og ytelser.
• Diskriminering: Krav knyttet til diskriminerende praksis ved administrasjon av ansattytelser, for eksempel at det gis ulike ytelsesnivåer basert på alder, kjønn, rase eller andre beskyttede kjennetegn.
• Brudd på forvalterplikten: I henhold til lover som Employee Retirement Income Security Act (ERISA) i USA har forvaltere som administrerer ytelsesordninger for ansatte, plikt til å handle i deltakernes beste interesse. Krav kan oppstå dersom forvalterne ikke oppfyller disse forpliktelsene, for eksempel ved å foreta uforsvarlige investeringer eller unnlate å overvåke kostnadene ved ordningen.
• Forsinkede eller feilaktige ytelsesutbetalinger: Problemer som oppstår når ytelsesutbetalinger er forsinket, feilaktige eller ikke foretas i samsvar med vilkårene i ordningen, noe som fører til økonomiske vanskeligheter for mottakerne.
• Manglende informasjon eller oppdatering: Krav basert på at en arbeidsgiver ikke informerer de ansatte ordentlig om endringer i ytelsesordninger, alternativer eller kvalifikasjonskrav, noe som kan føre til tap av dekning eller ytelser.
• COBRA-brudd: I USA gir Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) arbeidstakere og familiene deres som mister helseytelser, rett til å velge å fortsette med helseytelser gjennom en gruppeordning under visse omstendigheter. Brudd på eller feilaktig håndtering av disse rettighetene kan føre til krav.

Slik reduserer du risikoene og ansvaret knyttet til ansattytelser

Å redusere risikoene og ansvaret knyttet til ansvar for ansattes ytelser (EBL) innebærer en kombinasjon av grundig planlegging, overholdelse av juridiske standarder, effektiv kommunikasjon og strategier for risikostyring.

Slik kan du håndtere disse utfordringene:

• Forstå juridiske forpliktelser. Gjør deg kjent med alle gjeldende lover og forskrifter, for eksempel loven om pensjonssikkerhet for ansatte (ERISA) i USA, som regulerer ordninger for ansattgoder. Det er avgjørende å sikre at disse forskriftene overholdes.
• Implementer robuste administrative prosesser. Utvikle og oppretthold grundige administrative prosesser for å håndtere påmeldinger, avslutninger og endringer i ansattgoder på en nøyaktig måte. Automatiserte systemer kan redusere feil, men de krever også regelmessige revisjoner og oppdateringer.
• Informer de ansatte. Gi de ansatte tydelig og omfattende informasjon om ordningene for ansattgoder. Regelmessige informasjonsmøter og lett tilgjengelige ressurser kan hjelpe de ansatte med å ta informerte beslutninger og redusere misforståelser.
• Gjennomgå plandokumentene regelmessig. Sørg for at alle plandokumenter er oppdaterte og gjenspeiler vilkårene for de ansattgodene som tilbys på en nøyaktig måte. Samsvar mellom plandokumentene og faktisk praksis er avgjørende for å unngå tvister.
• Sørg for riktig forsikringsdekning. Vurder å kjøpe ansvarsforsikring for ansattgoder for å beskytte deg mot potensielle krav som oppstår som følge av administrative feil og unnlatelser i håndteringen av ordninger for ansattgoder.
• Utnevn kvalifisert personell eller kvalifiserte samarbeidspartnere. Sørg for at de som har ansvar for å administrere ordninger for ansattgoder, har de nødvendige kvalifikasjonene og erfaringen. Vurder å samarbeide med anerkjente eksterne administratorer dersom interne ressurser ikke er tilstrekkelige.
• Innta en transparent tilnærming. Skap et miljø preget av åpenhet og god kommunikasjon når det gjelder retningslinjer for ansattgoder og eventuelle endringer i disse. De ansatte bør føle seg trygge på å stille spørsmål og ta opp bekymringer.
• Etabler en prosess for gjennomgang av krav og klager. Ha en formell prosess for å gjennomgå og behandle krav og klager fra de ansatte knyttet til ansattgodene deres. Denne prosessen bør være rettferdig, rask og i samsvar med juridiske krav.
• Regelmessig opplæring og oppdatering. Gi regelmessig opplæring til HR-ansatte og alle som deltar i administrasjonen av ansattgoder, slik at de holdes oppdatert på de nyeste lovene, beste praksis og teknologiene.
• Overvåk og gjennomfør revisjoner: Gjennomfør regelmessige revisjoner av prosessen for administrasjon av ansattgoder for å identifisere og korrigere feil på et tidlig tidspunkt. Dette kan omfatte både interne og eksterne revisjoner.
• Dokumentasjon og arkivering: Oppbevar detaljerte opptegnelser over alle beslutninger, all kommunikasjon og alle transaksjoner knyttet til ansattgoder. Gode rutiner for arkivering kan være avgjørende for å forsvare seg mot potensielle krav.

Søk profesjonell rådgivning: Når du er usikker, bør du søke råd fra juridiske rådgivere eller fagpersoner innen administrasjon av ansattgoder. Eksterne konsulenter kan gi verdifull innsikt i strategier for risikohåndtering og spørsmål knyttet til etterlevelse.

Kostnadene ved ansvarsforsikring for ansattgoder

Kostnadene for EBL-forsikringer varierer betydelig. Til syvende og sist avhenger det av hvor mange ansatte forsikringen skal dekke.

Du kan også forvente en egenandel på omtrent $1,000 for hvert innsendt krav. Likevel er denne typen dekning fortsatt blant de rimeligste forsikringene som er tilgjengelige for virksomheter.

For å finne en ansvarsforsikring for ansattgoder som passer virksomhetens budsjett, må du ta kontakt med en anerkjent forsikringsleverandør og be om et tilpasset tilbud basert på budsjettet og behovene dine for dekning.

Hold deg oppdatert på alt som gjelder ansattgoder ved å abonnere på People Managing People-nyhetsbrevet, en ukentlig dose med inspirerende og praktisk innhold som kan hjelpe deg med å utvikle karrieren din og skape større innvirkning i organisasjonen din.