Hva er booking av kontorplasser? Komplett veiledning for hybride kontorer

Hva er en kontorhotellordning?

En kontorhotellordning er en fleksibel strategi for administrasjon av arbeidsplasser som gir ansatte mulighet til å reservere skrivebord, kontorer eller møterom etter behov, i stedet for å ha permanent tildelte arbeidsplasser.

Denne tilnærmingen er vanlig i virksomheter som benytter fleksible arbeidsordninger, for eksempel fjernarbeid eller hybride arbeidsmodeller, der ansatte ikke trenger en fast arbeidsplass hver dag.

Hvordan fungerer en kontorhotellordning?

Ved hjelp av en nettbasert bestillingsplattform, for eksempel plattformer for administrasjon av kontorlokaler eller programvare for booking av fleksible arbeidsplasser, kan ansatte velge en arbeidsplass basert på behovene sine og registrere seg ved ankomst. 

Noen systemer integreres med kalendere og kontorkart, slik at ansatte kan velge plasser i nærheten av kolleger eller ressurser de trenger.

Ved ankomst registrerer de ansatte seg via en kiosk, mobilapp eller QR-kode for å bekrefte reservasjonen.

Ved slutten av reservasjonen sjekker de ansatte ut, og arbeidsplassen kan rengjøres før neste bestilling. 

Mange organisasjoner bruker også analyser fra kontorhotellsystemet til å overvåke bruken av arealene, justere tilgjengeligheten av sitteplasser og forbedre kontorets effektivitet.

I tillegg til en «ren» kontorhotellordning innfører noen organisasjoner en hybrid tilnærming. For eksempel kan bare en del av arbeidsplassene være satt av til ordningen, eller det kan være bestemte soner for hver avdeling der de ansatte kan velge skrivebord innenfor teamets område.

Fordeler med en kontorhotellordning

Organisasjoner kan bruke kontorhotellordninger til å utnytte kontorlokalene mer effektivt og støtte fjernarbeidere og hybridarbeidere. Mulige fordeler omfatter:

• Optimalisering av areal: Reduserer behovet for store kontorlokaler ved at virksomheter kan utnytte plassen mer effektivt. Mindre plass betyr selvsagt vanligvis lavere leie- og vedlikeholdskostnader.
• Fleksibilitet: Ansatte kan velge hvor de vil arbeide ut fra behovene den aktuelle dagen (f.eks. stille områder for konsentrert arbeid eller samarbeidsområder for teammøter).
• Fremmer samarbeid: Ansatte fra ulike avdelinger eller team kan sitte i nærheten av hverandre på en hvilken som helst dag, noe som fremmer kommunikasjon og samarbeid på tvers av funksjoner.
• Medarbeidertilfredshet: Kontorhotellordninger gir ansatte fleksibilitet og selvbestemmelse til å velge arbeidsmiljø, noe som kan forbedre jobbtilfredshet og balanse mellom arbeid og fritid.
• Bedre data om kontorbruken: Organisasjoner kan følge mønstre i arealutnyttelsen og gjøre nødvendige justeringer, slik at kontorløsningen optimaliseres for å dekke arbeidsstyrkens faktiske behov bedre.
• Miljøfordeler: Når det kreves færre ressurser til oppvarming, kjøling og vedlikehold av store kontorlokaler, kan virksomheter redusere miljøavtrykket sitt ved å ta i bruk kontorhotellordninger.

Typer organisasjoner som vanligvis har størst nytte av kontorhotellordninger

Organisasjoner som har størst nytte av kontorhotellordninger, har vanligvis hybride eller voksende arbeidsstyrker. Dette omfatter:

• Hybride virksomheter og virksomheter med fjernarbeid som utgangspunkt: Virksomheter der ansatte deler tiden mellom hjemmet og kontoret, kan redusere antallet ubrukte skrivebord og utnytte plassen bedre.
• Konsulentvirksomheter og profesjonelle tjenesteytere: Virksomheter med ansatte som ofte reiser, arbeider med kunder eller bytter team, har nytte av fleksible sitteplasser.
• Oppstartsbedrifter: Virksomheter i rask vekst med teamstrukturer i utvikling kan bruke kontorhotellordninger til å skalere arbeidsplassen uten unødvendig utvidelse av lokalene.
• Hovedkontorer og delte kontorer: Store virksomheter med flere avdelinger eller kontorfellesskap kan forbedre samarbeidet og optimalisere bruken av kontorlokalene.
• Helse- og legemiddelvirksomheter: Salgsteam som arbeider ute i felt, forskere eller spesialister som ikke trenger et fast skrivebord hver dag, kan ha nytte av fleksible kontorhotellplasser.
• Utdannings- og forskningsinstitusjoner: Universiteter, forskningssentre og innovasjonsmiljøer kan bruke kontorhotellordninger til å administrere delte kontorer og samarbeidsområder effektivt.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Utfordringer med kontorhotellordninger

På den annen side omfatter noen mulige utfordringer ved kontorhotellordninger:

• Konflikter ved bestilling: Ansatte kan oppleve problemer med å sikre seg den arbeidsplassen de foretrekker, spesielt på dager med mange på kontoret, noe som kan føre til frustrasjon.
• Tap av personlig plass: Ansatte kan føle seg frakoblet eller mindre komfortable uten en fast arbeidsplass de kan tilpasse etter egne behov. En Reddit-bruker beskrev at arbeidstakere føler seg som «bortkomne stebarn».
• Opptak av skrivebord: Dette skjer når ansatte reserverer skrivebord unødvendig i lengre perioder, noe som begrenser tilgjengeligheten og reduserer effektiviteten i arealutnyttelsen.
• Avhengighet av teknologi: Kontorhotelløsninger er i stor grad avhengige av bestillingssystemer, og tekniske problemer kan forstyrre prosessen.

Profftips

Det er avgjørende å investere i et virtuelt, mobilvennlig system for romreservasjoner med automatiske kanselleringer hvis ingen møter opp til reservasjonen, slik at andre kan bruke tiden. Kommuniser også rutinene jevnlig. — Katrina Magdol, grunnlegger og hovedkonsulent, Amalou Consulting

Kontorhotelløsninger sammenlignet med aktivitetsbaserte arbeidsplasser

Kontorhotelløsninger lar ansatte reservere skrivebord eller arbeidsområder på forhånd, noe som gir forutsigbarhet og bedre arealstyring gjennom et bestillingssystem. 

Aktivitetsbaserte arbeidsplasser fungerer derimot etter først til mølla-prinsippet, der ansatte velger ledige skrivebord når de ankommer. Dette gir større spontanitet, men mindre struktur. 

Kontorhotelløsninger passer bedre for planlagte besøk på kontoret, mens aktivitetsbaserte arbeidsplasser fungerer for fleksible, ikke-planlagte arbeidsdager.

Du kan lese mer i artikkelen vår om kontorhotelløsninger sammenlignet med aktivitetsbaserte arbeidsplasser.

Hvordan vet du om en kontorhotelløsning passer for virksomheten din?

Som nevnt kan de fleste organisasjoner dra nytte av kontorhotelløsninger på et eller annet nivå. Her er noen tegn du bør se etter:

1. Sammensetningen av arbeidsstyrken

• Hybrid eller fjernarbeidende arbeidsstyrke: Hvis en betydelig del av arbeidsstyrken din jobber eksternt eller hybrid, kan en kontorhotelløsning hjelpe deg med å utnytte plassen mest mulig effektivt.
• Mobile eller reisende ansatte: Hvis teamet ditt ofte reiser i forbindelse med jobben, kan en kontorhotelløsning tilby midlertidige arbeidsplasser når de besøker kontoret.

2. Utnyttelse av kontorarealet

• Underutnyttet areal: Hvis du legger merke til at kontoret har mange tomme skrivebord eller møterom i løpet av dagen, særlig når hybrid- og fjernarbeid blir stadig vanligere, kan en kontorhotelløsning hjelpe deg med å maksimere bruken av den tilgjengelige plassen.
• Eiendomskostnader: Hvis du betaler for store kontorlokaler, men oppdager at de ikke utnyttes fullt ut, kan en kontorhotelløsning redusere arealbehovet og dermed de løpende kostnadene uten at det går ut over de ansattes produktivitet.

3. Behov for fleksibilitet

• Endringer i teamstørrelse eller lokasjon: Hvis virksomheten din vokser raskt eller gjennomgår hyppige omorganiseringer, kan en kontorhotelløsning gi den fleksibiliteten som trengs for å skalere opp eller ned uten å binde seg til langsiktige leieavtaler eller omkonfigurere permanente arbeidsplasser.
• Prosjektbasert arbeid: Team som opprettes og avvikles basert på bestemte prosjekter, kan dra nytte av en kontorhotelløsning fordi de kan bestille plasser etter behov. Dette fremmer samarbeid og reduserer behovet for faste sitteplasser.

4. De ansattes preferanser

• Ønske om fleksibilitet: Hvis de ansatte har uttrykt interesse for fleksible arbeidsordninger, kan en kontorhotelløsning støtte dette ved å la dem velge hvor de vil arbeide når de kommer på kontoret.
• Samarbeidskultur: Hvis samarbeid på tvers av avdelinger eller team er viktig, kan en kontorhotelløsning fremme samhandling på tvers av funksjoner ved å la ansatte bestille arbeidsplasser i nærheten av kolleger eller prosjektteam.

5. Kompleksitet i arealstyringen

• Flere kontorlokasjoner: Hvis virksomheten din opererer på flere lokasjoner, kan kontorhotell bidra til å standardisere prosessen for arealforvaltning på tvers av ulike steder og gi de ansatte en enhetlig opplevelse, uansett hvor de arbeider.
• Bestilling av møterom og ressurser: Kontorhotell integreres ofte med andre bestillingssystemer, for eksempel verktøy for planlegging av møterom og støtte for ressursforvaltning (f.eks. skjermer og projektorer). Hvis den nåværende prosessen for å administrere disse ressursene er kompleks eller ineffektiv, kan kontorhotell forenkle den.

Beste praksis for kontorhotell

Husker du utfordringene som ble nevnt tidligere? Kontorhotell kan være svært nyttig, men det krever gjennomtenkt forvaltning av kontorarealer. 

Følg disse anbefalte fremgangsmåtene for å unngå dem og få fullt utbytte av fordelene med kontorhotell i virksomheten din.

1. Planlegg ut fra de ansattes behov

• Forstå arbeidsmønstre: Gjennomfør undersøkelser eller intervjuer for å kartlegge hvordan de ansatte foretrekker å arbeide (eksternt, hybrid eller på kontoret), og tilpass kontorhotellordningen til disse behovene ved å tilby ulike arbeidsplassalternativer (stille soner, samarbeidsområder osv.).
• Del inn kontoret: Avsett bestemte områder til ulike typer arbeid (f.eks. samarbeidsområder og individuelle arbeidsplasser). Dette sikrer at de ansatte enkelt kan finne egnede arbeidsplasser basert på dagens oppgaver.

2. Utarbeid tydelige regler og retningslinjer

• Definer bestillingsregler: Fastsett tydelige regler, for eksempel hvor lang tid i forveien arbeidsplasser kan reserveres, bestillingsbegrensninger, prosedyrer for avbestilling samt regler for rengjøring og personlige eiendeler. 
• Fastsett tidsbegrensninger: Oppmuntre de ansatte til å bestille bare for de timene eller dagene de trenger, slik at man unngår at noen legger beslag på arbeidsplasser. En tidsbegrensning for bruk av arbeidsplasser kan bidra til rettferdig tilgang til delte områder.
• Håndtering av uteblivelser: Etabler en prosedyre for håndtering av personer som ikke møter opp, for eksempel ved å frigjøre ubesatte arbeidsplasser automatisk etter en bestemt tidsperiode.

Author's Tip

Bruk automatiske påminnelser i Slack eller Teams, for eksempel: “Du har reservert en arbeidsplass i morgen i 5. etasje. Trenger du å avbestille?” Dette reduserer antall uteblivelser og frigjør plass til andre uten behov for manuell oppfølging.

3. Tilby tilstrekkelige fasiliteter

• Ergonomiske møbler: Sørg for at arbeidsplassene er utstyrt med komfortable og justerbare møbler. Ansatte som bytter mellom arbeidsplasser, bør ha tilgang til samme grad av ergonomisk støtte som de som har faste arbeidsplasser.
• Standardisert teknologi: Utstyr alle arbeidsplasser i kontorhotellordningen med standardisert utstyr som skjermer, dokkingstasjoner, strømuttak osv.
• Personlig oppbevaring: Tilby skap eller andre oppbevaringsløsninger der de ansatte kan oppbevare personlige eiendeler og arbeidsmateriell på en trygg måte når de ikke er på kontoret.

4. Tilby fleksible arbeidsplassalternativer

• Ulike typer områder: Moderne kontorer tilbyr en blanding av arbeidsmiljøer, som åpne arbeidsplasser, private kontorer, samarbeidsområder og stille soner. Dette sikrer at de ansatte kan finne de riktige omgivelsene for de spesifikke oppgavene sine.
• Hybridmøterom: Sørg for at møterommene er utstyrt med videokonferanseutstyr og andre samarbeidsverktøy for å støtte hybridmøter med både teammedlemmer på kontoret og eksternt.

Author's Tip

Gruppér funksjoner eller team med lignende oppgaver i “nabolag” basert på bestillingstrender og behov knyttet til arbeidsflyten. Det gir kontorhotellordningen et mer bevisst og helhetlig preg, selv om folk ikke er der hver dag.

5. Følg med på og optimaliser utnyttelsen av arealene

• Spor bruksdata: Bruk analyser fra kontorteknologiene til å følge med på utnyttelsen av arbeidsområdene og identifisere trender, for eksempel underutnyttede områder eller tidspunkter med høyest belegg.
• Kontoradministrator: Utnevn en kontoradministrator som følger med på hvem som faktisk er på plassen sin, i stedet for bare å ha booket den for å reservere den. Dette har bidratt til bedre tilgjengelighet.
• Juster planløsningen basert på etterspørselen: Bruk bruksdata til å konfigurere kontorlokalene på nytt for å møte etterspørselen, for eksempel ved å legge til flere samarbeidsområder eller stille soner ved behov.
• Analyser kostnadsbesparelser: Analyser regelmessig de økonomiske fordelene ved kontorhotellordningen, for eksempel reduserte eiendomskostnader og energibesparelser, for å vurdere hvor vellykket ordningen er.
• Innhent tilbakemeldinger jevnlig: Bruk spørreundersøkelser eller fokusgrupper for å måle medarbeidernes tilfredshet med kontorhotellsystemet.

Slik velger du en løsning for kontorhotell

Som nevnt er kontorhotellordningen avhengig av spesialisert kontorteknologi for å fungere effektivt. Her er noen viktige faktorer du bør vurdere når du skal velge den beste løsningen for dine behov:

1. Brukervennlighet: Se etter en plattform med et enkelt og intuitivt grensesnitt som gjør det mulig for medarbeiderne å enkelt bestille pulter, møterom og andre områder uten forvirring.
2. Integrasjon med eksisterende systemer: Sørg for at løsningen integreres med programvaren du allerede bruker, for eksempel kalendere, HR-apper, kommunikasjonsverktøy og programvare for administrasjon av kontorlokaler. Se etter løsninger som Deskfound, som støtter enkel pålogging (SSO) og andre sikkerhetstiltak for å være i tråd med IT-infrastrukturen din.
3. Mobil tilgjengelighet: Se etter en løsning som støtter mobiltilgang, slik at medarbeiderne kan bestille plasser mens de er på farten og sjekke tilgjengelighet i sanntid.
4. Sanntidsstyring av lokaler: Systemet bør gi sanntidsinnsikt i tilgjengeligheten av pulter og belegget på kontoret, slik at det blir enklere å optimalisere og følge med på bruken av lokalene. OfficeSpace har for eksempel nyttige verktøy for å administrere kontorplanløsninger, optimalisere belegg og følge med på bruksdata.
5. Tilpasningsmuligheter: Vurder løsninger som kan tilpasses virksomhetens spesifikke behov, for eksempel ved å angi soner for team, støtte faste og fleksible pulter eller tilby gjentakende reservasjoner. Eden s funksjon for organisering i nabolag er et godt eksempel på dette.
6. Analyser og rapportering: Det er nyttig om løsningen tilbyr detaljerte rapporter om bruken av lokalene, slik at du kan ta datadrevne beslutninger for å optimalisere planleggingen av kontorlokaler, inkludert formatering og ressursfordeling. 

Leverandørstøtte og skalerbarhet: Les anmeldelser og bruk nettverket ditt for å finne en leverandør med god kundestøtte og en løsning som kan skaleres etter hvert som virksomheten vokser eller behovene for arbeidslokaler endres.

Abonner på People Managing People-nyhetsbrevet

Er du klar til å modernisere kontoret med en smart, ny utforming av arbeidsplassen? Hvis du vil ha flere råd om hvordan du utnytter kontorlokalene dine på best mulig måte, kan du abonnere på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere. Du får alt vårt nyeste innhold, som hjelper deg med å utvikle karrieren din og skape større innvirkning i organisasjonen din.