Hva er fleksible arbeidsplasser? Fordeler, ulemper og hvordan du innfører det

Hva er fleksibel plassdeling?

Fleksibel plassdeling er en fleksibel arbeidsplassmodell der ansatte bruker tilgjengelige pulter etter først til mølla-prinsippet, i stedet for å ha permanent tildelte plasser. Denne tilnærmingen, som også kalles pultdeling eller fleksibelt arbeid, støtter den hybride arbeidsplassen ved å redusere ubrukt kontorplass og oppmuntre til teamsamarbeid.

Moderne fleksibel plassdeling er ofte avhengig av verktøy for pultbestilling eller programvare for administrasjon av kontorarealer for å holde oversikt over tilgjengelighet, analysere utnyttelsen av arbeidsplassen og skape en smidig brukeropplevelse for de ansatte. Ved å optimalisere hvordan kontorplassen brukes, hjelper fleksibel plassdeling virksomheter med å redusere eiendomskostnadene samtidig som de tilpasser seg mer fleksible arbeidsplaner.

Etter hvert som flere organisasjoner tar i bruk hybride arbeidsplaner, reduserer mange organisasjoner kontorstørrelsen og går bort fra permanente pulter til fordel for fleksibel plassdeling. Fleksibel plassdeling og andre mer avanserte plattformer for administrasjon av kontorarealer kan gjøre denne prosessen betydelig enklere.

Finnes det ulike modeller for fleksibel plassdeling?

Ja! Fleksibel plassdeling kan ta flere former, avhengig av hvor mye struktur eller fleksibilitet organisasjonen din ønsker. Noen modeller tillater helt åpne plasser, mens andre inkluderer systemer for pultbestilling eller angitte soner som støtter bestemte team eller arbeidsstiler.

For å hjelpe deg med å finne det som passer best for behovene dine, har jeg forklart hver type fleksibel plassdeling mer detaljert nedenfor.

Nå må du bære over med meg, for terminologien er i ferd med å bli litt forvirrende ...

Fleksibel plassdeling sammenlignet med fritt valg av arbeidsplass

Selv om fleksibel plassdeling og fritt valg av arbeidsplass noen ganger brukes om hverandre, finnes det en subtil forskjell.

Fleksibel plassdeling viser vanligvis til et system etter først til mølla-prinsippet, der ansatte tar en ledig pult når de kommer. Mange selskaper bruker imidlertid nå programvare for bestilling av fleksible arbeidsplasser (både betalte og gratis alternativer er tilgjengelige) for å gjøre prosessen mer strukturert, slik at brukerne kan se og reservere pulter i sanntid.

Fritt valg av arbeidsplass eliminerer også tildelte plasser, men inkluderer vanligvis sanntidsdata om belegg som samles inn fra IoT-aktiverte pultsensorer og plattformer for arbeidsplassadministrasjon. Denne teknologidrevne tilnærmingen gir de ansatte bedre oversikt og kontroll over hvor de sitter, og kan hjelpe driftsteam med å følge trender i bruken.

Begge modellene har som mål å bryte ned hierarkier, fremme spontant samarbeid og styrke kulturen for hybridarbeid ved å oppmuntre til kommunikasjon på tvers av funksjoner og et felles ansvar for kontorplassen.

Fleksibel plassdeling sammenlignet med kontorhotell

Den viktigste forskjellen mellom fleksibel plassdeling og kontorhotell er hvordan pultene tildeles.

• Ved fleksibel plassdeling tas pultene etter først til mølla-prinsippet.
• Ved kontorhotell reserverer de ansatte en pult på forhånd, omtrent som når man bestiller et hotellrom.

Begge modellene eliminerer permanent tildelte pulter og er avhengige av tilgjengelighet i sanntid, men kontorhotell gir større forutsigbarhet – særlig for team som må koordinere timeplaner eller sikre tilgang til bestemte ressurser.

Etter hvert som hybride arbeidsplaner blir mer komplekse, kombinerer mange organisasjoner elementer fra begge modellene ved hjelp av programvare for pultbestilling for å støtte de ansattes selvstendighet og samtidig opprettholde struktur og ansvarlighet.

Filosofien bak fleksibel plassdeling

Fleksibel plassdeling handler ikke bare om en strategi for sitteplasser – det er også en tankemåte.

Ved å fjerne permanent eierskap til pulter oppmuntrer fleksibel plassdeling til ansvarlighet, ryddighet og et felles ansvar. De ansatte er mer tilbøyelige til å rydde arbeidsplassen ved slutten av dagen når de vet at den skal brukes av noen andre neste dag.

I en arbeidsplass etter pandemien er denne kulturen for felles ansvar avgjørende for å opprettholde hygiene og tillit. Kontorer som støtter fleksibel plassdeling, tilbyr ofte desinfeksjonsstasjoner, retningslinjer for ryddige skrivebord og berøringsfrie bestillingsverktøy for å hjelpe de ansatte med å føle seg trygge og ha kontroll.

Tenk på det som et system for bestilling av møterom, men for hele kontoret – delte ressurser, effektivt administrert og brukt av alle.

Historien bak begrepet

Begrepet kan spores tilbake til et uttrykk fra marinen. Til enhver tid må noen arbeide på et skip. For å utnytte plassen mer effektivt deler man lugarer, og sjøfolkene bytter på å bruke en køye når den ene går på vakt og den andres skift er over. Dette ble kalt “varm køyeordning”, fordi køyene alltid ville være varme etter den siste personen som brukte dem.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Fordeler og ulemper ved fleksibel plassdeling

Fordeler ved fleksibel plassdeling

Organisasjoner velger å innføre fleksibel plassdeling av flere grunner:

Optimal utnyttelse av plassen

Fleksibel plassdeling gjør det mulig å utnytte kontorplassen mer effektivt ved at de ansatte deler skrivebord. Dette gjelder særlig for hybride arbeidsstyrker, der de ansatte er på kontoret etter behov.

Kostnadsbesparelser

Ved å redusere behovet for individuelle arbeidsstasjoner kan fleksibel plassdeling føre til lavere eiendomskostnader for virksomheter.

En interessant datamodell for hvor mye man kan spare ved å bruke ulike kontorutforminger, finnes i CBREs rapport «Matematikken bak den hybride arbeidsplassen», som anslår at selskaper som går over til hybridarbeid og tenker nytt om lokalene sine, vil oppnå mellom 10 % og 50 % besparelser på areal.

Fleksibilitet og selvbestemmelse

De ansatte står fritt til å velge arbeidsplass basert på behovene og preferansene sine, noe som fremmer fleksibilitet og selvbestemmelse. Det er ikke nødvendig å bestille på forhånd, noe som betyr at de også kan være fleksible i planleggingen.

Bedre samarbeid

I motsetning til en ordning med nabolagsbaserte skrivebord, der faste plasser fjernes, men bestemte team plasseres sammen slik at personer innenfor samme forretningsområde fortsatt deler et område, oppmuntrer fleksibel plassdeling til samhandling mellom ansatte fra ulike team og avdelinger. Dette fremmer samarbeid og kunnskapsdeling.

Økt kreativitet og produktivitet

Varierte arbeidsmiljøer kan stimulere kreativiteten og produktiviteten blant de ansatte. Fleksibel plassdeling plasserer imidlertid fortsatt de ansatte i bestemte områder, mens arbeidsformer basert på aktiviteter gjør at de ansatte finner det riktige miljøet for arbeidet de utfører til enhver tid.

«Det aktivitetsbaserte designet handler om valg og frihet», sa Rebecca Swanner, leder for arbeidsplassdesign hos HED, i en nylig episode av podkasten People Managing People. «Å gi folk frihet, enten det gjelder hvilke dager de kommer inn, hvor ofte de kommer inn, eller hvilke områder på kontoret de bruker når de er der, er et fritt gode du kan tilby, og som folk virkelig setter pris på.

«Det ligger mye kraft i å gi noen muligheten eller makten til å bestemme hvordan de kan gjøre sitt beste arbeid. Aktivitetsbasert design handler derfor virkelig om å sørge for at lokalene ikke er utformet med bare én type arbeidsområde.»

Hør hele episoden mens du leser:

Fremme av bærekraft

Deling av arbeidsplasser fremmer en mer bærekraftig tilnærming til kontordesign og ressursfordeling, noe som reduserer organisasjonens karbonavtrykk og i det minste bringer den nærmere oppfyllelsen av noen av ESG-målene som ofte loves, men ikke innfris.

Mulighet til å kombinere arbeidsplassfilosofier

Ettersom det skjer etter førstemann til mølla-prinsippet, kan deling av arbeidsplasser kombineres med andre filosofier for administrasjon av kontorlokaler, for eksempel fleksible arbeidsområder, som tilbyr en rekke flerbruksområder som kan deles, og som lar ansatte bevege seg fritt rundt på kontoret.

Potensielle ulemper ved deling av arbeidsplasser

Selv om deling av arbeidsplasser har mange fordeler, er det alltid lurt å vurdere potensielle ulemper ved en slik tilnærming. Her er noen du bør ha i mente.

• Vanskeligheter med å finne ledig plass: I perioder med høy belastning kan ansatte oppleve det som utfordrende å finne ledige skrivebord, noe som kan føre til frustrasjon og redusert produktivitet.
• Mindre samhold i teamet: Stadig skiftende arbeidsområder kan hindre samhold og kommunikasjon i teamet, ettersom ansatte ikke alltid befinner seg i nærheten av teammedlemmene sine.
• Hygieneproblemer: Delte skrivebord kan øke risikoen for spredning av bakterier og sykdommer dersom gode rengjøringsrutiner ikke følges konsekvent.
• Sikkerhetsrisikoer: Deling av arbeidsplasser kan innebære sikkerhetsrisikoer dersom konfidensiell informasjon blir liggende synlig på delte skrivebord, eller dersom uvedkommende får tilgang til sensitive områder.
• Håndtering av personlige eiendeler: En gang i tiden møtte du opp på jobb, låste personlige eiendeler inn i skrivebordet ditt og fortsatte dagen. Ved deling av arbeidsplasser er det lite sannsynlig at ansatte kan gjøre dette, noe som krever at du tilbyr en form for skap- eller oppbevaringssystem.
• Mulighet for distraksjoner: Arbeid i et åpent og delt miljø kan føre til flere distraksjoner og påvirke konsentrasjonen og fokuset. Sørg for at det finnes stille soner som kan bestilles, slik at disse utfordringene reduseres.

Slik innfører du deling av arbeidsplasser i organisasjonen

Overgang til en modell med deling av arbeidsplasser krever nøye planlegging av kontorlokaler og kommunikasjon. Her er noen trinn du kan følge:

1. Evaluer og analyser dagens utnyttelse av kontorlokalene for å identifisere områder der deling av arbeidsplasser kan innføres.
2. Gi ansatte opplæring og støtte i hvordan de skal forholde seg til den nye organiseringen av arbeidsplassen og bruke de tilgjengelige verktøyene for kontorteknologi.
3. Forklar årsakene til endringen og fordelene ansatte kan forvente ved deling av arbeidsplasser.
4. Vurder å innføre ny kontorteknologi, for eksempel et bookingsystem for fleksible arbeidsplasser eller programvare for kontoradministrasjon, slik at ansatte kan sjekke tilgjengelighet og reservere arbeidsplasser på forhånd. Disse systemene kan ha en mobilapp som tilbyr sanntidskart over sitteplasser, slik at ansatte kan finne plass og utnyttelsen av skrivebordene forblir høy.
5. Innhent jevnlig tilbakemeldinger fra ansatte og gjør justeringer for å håndtere eventuelle bekymringer eller utfordringer som oppstår.

Slik overvinner du utfordringer ved innføring av deling av arbeidsplasser

Innføring av deling av arbeidsplasser kan by på enkelte utfordringer, men med nøye planlegging og strategiske løsninger kan de håndteres effektivt. Her er noen eksempler:

Motstand mot endring

Ansatte kan i utgangspunktet motsette seg endringen fordi de er bekymret for å miste sin personlige plass. Regelmessig kommunikasjon, opplæring og åpen håndtering av bekymringene deres kan bidra til å redusere denne motstanden. En forklaring av fordelene, for eksempel økt fleksibilitet og samarbeid, kan gjøre overgangen enklere.

I tillegg kan muligheter for personlig tilpasning, som skap for personlige eiendeler, gjøre ansatte mer komfortable med det nye oppsettet.

Sikre rettferdighet og tilgjengelighet

Etablering av tydelige retningslinjer og regler vil sikre en rettferdig fordeling av skrivebord og hindre ansatte i å beslaglegge attraktive arbeidsplasser.

Et bookingsystem for skrivebord kan bidra til å administrere tilgjengeligheten, slik at ansatte kan reservere skrivebord på forhånd og redusere frustrasjon som skyldes konkurranse om plassene.

Disse systemene har ofte sanntidsoppdateringer om tilgjengeligheten av skrivebord, noe som gjør prosessen mer transparent og effektiv og eliminerer mange HR-klager eller tjenestehenvendelser.

Overvåking og håndtering av støynivåer

Åpne kontorlandskaper kan føre til økt støynivå, noe som kan distrahere ansatte og påvirke produktiviteten.

Innføring av avgrensede stille soner, lydisolerte arbeidskabiner eller tilbud om støyreduserende hodetelefoner kan hjelpe ansatte med å konsentrere seg.

I tillegg kan tydelige retningslinjer for støynivå i fellesområder bidra til å opprettholde en balanse mellom samarbeid og rolige arbeidsområder.

Måling av resultater

Et av de viktigste verktøyene for å overvinne utfordringer med delte arbeidsplasser er dataanalyse, som kan bidra til å optimalisere kontorutformingen og sikre at skrivebordene brukes effektivt. Måledata som tilstedeværelsesdata, arealutnyttelse og beleggsgrad gir verdifull innsikt i hvor ofte skrivebordene brukes, hvilke områder som er mest populære, og hvor godt arealet dekker arbeidsstyrkens behov.

• Tilstedeværelsesdata: Dette registrerer når ansatte fysisk er på kontoret, slik at virksomheter kan identifisere perioder med høyest bruk og ta datadrevne beslutninger om tilgjengelighet av skrivebord og behov for kapasitet.
• Arealutnyttelse: Ved å måle hvor ofte arbeidsstasjoner, møterom og fellesområder brukes, kan virksomheter optimalisere utformingen, potensielt redusere ubenyttede arealer og omfordele ressurser til områder med større etterspørsel.
• Belegg: Overvåking av beleggsnivåer bidrar til å opprettholde balanse i delte arealer og sikre at ingen områder blir for overfylte mens andre er lite brukt. Denne innsikten kan gi grunnlag for beslutninger om hvor stille soner eller samarbeidsområder bør plasseres, basert på de ansattes faktiske bevegelsesmønstre og bruk av skrivebord.

Retningslinjer for god etikette ved delte arbeidsplasser

For å sikre et harmonisk og produktivt miljø med delte arbeidsplasser er det opp til deg som HR-leder å etablere tydelige retningslinjer for etikette.

Disse retningslinjene bidrar til å fremme respekt og opprettholde en effektiv og komfortabel arbeidsplass for alle. Viktige prinsipper for god etikette omfatter:

• Respektere personlig plass og eiendeler: Selv om skrivebordene deles, er det viktig å respektere kollegenes personlige plass. Unngå å ta i bruk andres arbeidsstasjoner eller bruke deres personlige eiendeler uten tillatelse.
• Rydde etter bruk: Forlat alltid arbeidsplassen ryddig og klar for neste bruker. Tørk av overflater, legg fellesutstyr tilbake på riktig plass, og fjern personlige eiendeler eller arbeidsrelatert rot. Et ryddig skrivebord sikrer en god opplevelse for neste person og fremmer god hygiene på arbeidsplassen.
• Opprettholde et passende støynivå: Vær oppmerksom på støynivået, særlig i åpne kontorlandskaper. Hold samtaler på et moderat volum, bruk hodetelefoner til lyd, og gå til avgrensede områder for telefonsamtaler eller gruppediskusjoner. Dette bidrar til å opprettholde et konsentrert og rolig miljø for alle.
• Ta hensyn til andres preferanser og behov: Delte arbeidsplasser krever hensyn til kolleger med ulike arbeidsstiler. Respekter ønsker om ro, og legg til rette for teammedlemmer som kan trenge bestemte verktøy eller oppsett til arbeidsoppgavene sine.
• Tips for personlig tilpasning av arbeidsplassen: Selv om delte arbeidsplasser kan begrense langsiktig personlig tilpasning av skrivebordet, kan ansatte fortsatt sette et personlig preg på arbeidsplassen for dagen. Oppmuntre medarbeidere til å ta med små gjenstander, for eksempel en favorittkopp, notatbok eller til og med en liten plante, for å skape en følelse av hjemlighet.
• Få mest mulig ut av fellesområdene: Delte oppslagstavler kan være et flott sted for teammedlemmer å henge opp inspirerende sitater, oppdateringer eller morsomme bilder, noe som bidrar til å skape et mer engasjerende og personlig kontormiljø.

Å skape fremtidens kontorer

Overgangen til fjernarbeid og hybridarbeid har ført til at mange organisasjoner har redusert kontorarealet og redesignet sine smarte arbeidsplasser for å utnytte arealet bedre og forhåpentligvis fremme større samarbeid, samtidig som det legges til rette for bestemte aktiviteter.

Delte arbeidsplasser vil fortsatt spille en viktig rolle ved å optimalisere bruken av kontorarealet og fremme en kultur preget av fleksibilitet og teamarbeid.

Hvis du ikke allerede ser deg om etter en løsning for arealstyring, er dette et godt tidspunkt å begynne. Disse verktøyene gjør det mulig for medarbeiderne dine å gjøre hybridarbeid til den arbeidsmodellen som 71% av amerikanske arbeidsgivere håpet den kunne bli da de innførte den.

Funksjoner for scenarioplanlegging gjør det også mulig for organisasjoner å eksperimentere med ulike utforminger av arbeidsplassen, slik at kontordesignene blir tilpasningsdyktige og kan utvikle seg i takt med endrede arbeidsmønstre.

Fremtidens kontor er avhengig av slik teknologi for å opprettholde effektiviteten og møte behovene til en arbeidsstyrke i stadig endring.

Hvis du vil vite mer, kan du høre på podkasten vår om Dynamiske kontorlokaler for en moderne arbeidsstyrke.

Abonner på nyhetsbrevet vårt

Likte du det du så her? Abonner på People Managing People-nyhetsbrevet og motta en ukentlig oversikt over våre nyeste artikler, podkaster, ressurser og inspirasjon om alt innen talentledelse.