Hva er forberedende introduksjon? En ekspertveiledning 2026

Det organisasjonen din gjør, eller ikke gjør, i denne perioden kan utgjøre hele forskjellen når det gjelder produktivitet, virksomhetsrisiko (tenk kontrakter), medarbeideropplevelse og det å beholde ansatte.

Likevel får 64 % av nyansatte ingen opplevelse av forhåndsintroduksjon.

Med dette i tankene kan du gå glipp av mye dersom du lager et introduksjonsprogram som utelater forhåndsintroduksjon.

Det er en enkel måte å effektivisere introduksjonsprosessen på.

Forhåndsintroduksjon kontra introduksjon

Introduksjon av ansatte er prosessen med å integrere en nyansatt i organisasjonen. Introduksjonsprosessen tar vanligvis rundt 90 dager, men kan i noen tilfeller vare i opptil ett år.

Ved slutten av introduksjonsprosessen er målet at den nyansatte skal være integrert i bedriftskulturen og ha oversikt over rollen, forventningene, prioriteringene og målene sine.

Forhåndsintroduksjon er den første delen av den bredere introduksjonsprosessen for ansatte.

Hensikten er å forberede noen på den første arbeidsdagen og gi dem en smakebit på kulturen og rollen deres.

Aktivitetene omfatter å fylle ut nødvendige dokumenter, lese personalhåndbøker, opprette e-postkontoer og få tilgang til portaler og opplæringsmateriell.

En god forhåndsintroduksjonsfase vil hjelpe deg med å maksimere avkastningen på introduksjonen ved å frigjøre tid til å fokusere på oppgaver som gir større merverdi, for eksempel å møte nye teammedlemmer.

Forhåndsintroduksjon	Introduksjon
Før den første arbeidsdagen	90+ dager etter oppstart
Støtter orienteringen	Fortsetter orienteringen
Begrenset oppfølging	Full integrering

Hva bør forhåndsintroduksjonsprosessen inneholde?

Før vi går inn på detaljene, er dette noen beste praksiser for introduksjon og mål som forhåndsintroduksjonsprosessen bør oppnå:

• Gi den nyansatte informasjon, for eksempel om hvordan den første uken vil se ut, eller praktiske detaljer som parkering og hva man skal ha på seg på kontoret.
• Presenter kulturen og teamet ytterligere, og demp nervøsiteten.
• Sørg for at vedkommende har alt utstyret og alle ressursene som trengs før den første arbeidsdagen.
• Vis at vedkommende har tatt det riktige valget ved å takke ja til jobbtilbudet og bli en del av organisasjonen.

Det var tross alt sannsynligvis ikke det eneste jobbtilbudet vedkommende fikk. Det er vanlig at de lurer på om de burde ha takket ja til det andre tilbudet eller svart på meldingen fra rekruttereren som tok kontakt med dem på LinkedIn. 

Med dette i tankene er her en liste over sju ting du bør ta med i sjekklisten for forhåndsintroduksjonsprosessen.

1. Presenter arbeidsavtalen for den nyansatte

En arbeidsavtale er en formell avtale mellom en arbeidsgiver og en nyansatt som beskriver ansettelsesforholdets vilkår og betingelser. Den fungerer som et juridisk bindende dokument som beskriver begge parters ansvar, rettigheter og roller.

Å presentere en nyansatt for en arbeidsavtale er et viktig skritt for å etablere tydelige forventninger og beskytte interessene til både arbeidsgiveren og arbeidstakeren.

Sjekkliste for arbeidsavtale:

• Hva skal inkluderes:
  • Stillingsbeskrivelse og stillingstittel
  • Startdato og ansettelsens varighet
  • Lønn og ytelser
  • Arbeidstid og ferieordning
  • Konfidensialitetsavtale
  • Vilkår for oppsigelse

Fordeler

Arbeidsavtalen gir juridisk klarhet og beskyttelse, fastsetter tydelige forventninger til rollen og beskriver personens lønn og ytelser på en klar måte.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Noe å huske på

Før du presenterer avtalen, bør du gå gjennom den for å sikre at alle vilkårene er rettferdige og i samsvar med loven. Under presentasjonen bør du forklare hver del tydelig og gi den nyansatte god tid til å lese og forstå avtalen. Oppmuntre dem til å stille spørsmål eller søke juridisk rådgivning ved behov.

2. Ønsk den nyansatte velkommen med en telefonsamtale og e-post

Å ønske en nyansatt velkommen med en telefonsamtale og e-post er det første steget for å få dem til å føle seg verdsatt og som en del av teamet.

Denne personlige tilnærmingen bidrar til å dempe eventuell uro de måtte ha, og setter en positiv tone for deres videre reise i selskapet. Det er en enkel, men effektiv måte å begynne å bygge et sterkt forhold mellom arbeidsgiver og arbeidstaker på.

I velkomst-e-posten bør du ha en gjennomarbeidet melding som bidrar til å besvare de viktigste spørsmålene.

Noen punkter som bør tas med:

• Startdato og tidspunkt
• Informasjon om ankomst
• Antrekk
• Hva som skal medbringes
• Agenda for første dag
• Personalhåndbok
• Tilgang til opplæringsmateriell
• Kontaktopplysninger for eventuelle spørsmål de måtte ha før oppstart.

Ifølge Lorie Corcuera, medgrunnlegger av Vancouver-baserte SPARK Creations: “Selv om du har en HR-person som gjør dette, er det betydelig mer meningsfullt å høre fra deg [lederen deres], og det er viktig for å skape psykologisk trygghet og en følelse av tilhørighet.”

Fordeler

En god velkomstsamtale og e-post gir et varmt og innbydende førsteinntrykk, samtidig som de viser selskapets støttende kultur. God gjennomføring av denne tidlige kommunikasjonen vil bidra til å dempe nervøsiteten hos den nyansatte.

Eksperttips: “Send en velkomst-e-post eller -video til selskapet der du introduserer den nyansatte, og del noen morsomme fakta om dem. Dette er en flott måte for folk i organisasjonen å bli kjent med sitt nye teammedlem på.” - Lorie Corcuera

3. Send en velkomstpakke til den nyansatte

Alle blir glade når de mottar en uventet gave i posten eller levert på døren.

Ifølge Corcuera kan en velkomstpakke til den nyansatte inneholde ting som:

• Håndskrevet kort, signert av deg og de nye kollegaene deres
• Bedriftens profilartikler, for eksempel t-skjorter, kaffekrus, penner og notatblokker
• Personalhåndbok, i fysisk format eller (helst) digitalt på en USB-minnepinne
• Nøkkelkort/-brikker, for tilgang til bedriftens lokaler
• Hefte om personalgoder, som beskriver helse- og sykeforsikringsordningene 
• Dokumentasjon for nyansatte, for eksempel lønns- og forsikringsskjemaer 

Fordeler

En velkomstpakke til en nyansatt setter en positiv og innbydende tone for den ansattes videre reise i bedriften, og fremmer en følelse av tilhørighet og verdsettelse fra første dag. Den gir også viktig informasjon og nyttige ressurser som bidrar til en smidig og informert overgang til den nye rollen.

Noe å huske

Sørg for at det nye teammedlemmet mottar velkomstpakken i god tid før den første arbeidsdagen, og helst bare én eller to dager etter velkomstsamtalen.

4. Send en orienterings-e-post til den nyansatte

En orienterings-e-post til den nyansatte vil inneholde betydelig mer informasjon om hvilke ytterligere opplysninger den nye medarbeideren kan forvente å motta før den første arbeidsdagen, og hva vedkommende kan forvente den første arbeidsdagen og den første arbeidsuken. 

I hovedsak oppsummerer den resten av trinnene i sjekklisten vår for nyansatte.

Hva bør en orienterings-e-post til en nyansatt inneholde?

Her er noen typer informasjon du kan inkludere i denne e-posten. 

• Starttidspunkt og sted: når og hvor vedkommende skal møte den første dagen. Hvis det finnes spesielle instruksjoner for parkering, må du sørge for å ta dem med.
• Viktige kontaktpersoner: oppgi hvem vedkommende først skal møte den første dagen (vanligvis personalavdelingen, ledere og nærmeste teammedlemmer), samt andre personer vedkommende sannsynligvis vil ha behov for i løpet av den første uken.
• Kleskode: Dette er et aspekt ved den første dagen som ofte overses. Ved å informere om hva kleskoden er, hvis det finnes en slik, kan du bidra til å unngå unødvendige pinlige situasjoner.
• Plan for den første uken: Gi den nyansatte tid til å forberede seg mentalt, men hold informasjonen på et overordnet nivå. For eksempel: Dag 1 – møte teamet og omvisning i bygningen. Dag 2 – oversikt over virksomheten.
• Teammedlemmer: Gi vedkommende et organisasjonskart som inkluderer teamet ditt. Dette kan brukes sammen med LinkedIn for å gjøre seg kjent med de nye kollegaene.
• Viktige retningslinjer og prosesser: Fremhev 2–3 av de viktigste som vil påvirke vedkommende den første dagen. Hvis du har sendt en personalhåndbok, kan du vise til de relevante delene.

Fordeler

Ved å tydelig beskrive hvordan den første dagen og de første ukene vil se ut for en nyansatt, bidrar orienterings-e-posten til å dempe eventuell innledende usikkerhet ved å skape klare forventninger og gi en plan for de første dagene i rollen.

Praktiske råd

E-posten kan bli ganske lang, avhengig av hvilken informasjon du inkluderer, så det kan være lurt å innlede den med en beskjed til det nye teammedlemmet om å ta seg god tid til å gå gjennom alt innholdet.

For mer veiledning og en praktisk mal kan du lese artikkelen min: Velkomstbrev til nye medarbeidere før den første arbeidsdagen [eksempel]

5. Sørg for at dokumentasjonen for den nyansatte blir ferdigstilt

Ifølge Sapling HR får den gjennomsnittlige nyansatte tildelt tre dokumenter som skal signeres, lastes opp eller bekreftes. 

Dokumentasjon for nyansatte er en nødvendig, men ofte kjedelig, del av introduksjonsprosessen, så oppmuntre det nye teammedlemmet til å fylle ut så mange av de obligatoriske skjemaene som mulig før den første arbeidsdagen. 

Dette frigjør tid for dere begge, slik at dere kan fokusere på viktigere og mer spennende sider ved den nye jobben. 

Hvilken type dokumentasjon må en ny medarbeider fylle ut?

Som en generell regel bør all føderal eller delstatsrelatert dokumentasjon som gjelder identitetsbekreftelse, for eksempel I-9-skjemaer, eller skatt (f.eks. TD1 i Canada og W-4 i USA), være ferdig utfylt innen utgangen av den ansattes første arbeidsdag, av hensyn til overholdelse av kravene til introduksjonsprosessen.

Avhengig av organisasjonen din må den nyansatte fylle ut skjemaer knyttet til:

• Lønn / direkte innbetaling
• Aksept av vilkår og betingelser for bruk av selskapets eiendom
• Medisinsk dekning (f.eks. MSP i Canada)
• Utvidet helseforsikring
• Påmelding til kollektiv RRSP / 401(k)
• Generell medarbeiderinformasjon (f.eks. fødselsdato og nødkontakter)

Forfattertips

Generelt sett er det best å fylle ut disse skjemaene så snart som mulig, så det er god praksis å sørge for at de leveres på en strømlinjeformet måte når tilbudsbrevet er akseptert og signert.

På den måten blir ikke den ansattes første dager fylt utelukkende med omfattende administrative oppgaver, og du kan hjelpe dem med å fokusere på å komme raskt i gang.

6. Klargjør arbeidsverktøyene og ressursene til den nyansatte

Det er viktig å forberede alt den nye medarbeideren trenger for å lykkes i sin nye rolle, så langt det er mulig.

Du må sannsynligvis ha mange av disse tingene klare før den første arbeidsdagen, mens andre kan vente, avhengig av planene dine for introduksjon og opplæring.

Hvilke ressurser bør jeg klargjøre for en nyansatt? 

Nedenfor følger en eksempelliste over arbeidsverktøy og ressurser du kan trenge å ha klare, avhengig av hvor den nye medarbeideren skal jobbe (fjernarbeid hjemmefra eller på kontoret), hva de skal gjøre, og hva du allerede kan ha inkludert i velkomstpakken for nyansatte.

• Arbeidsplass – kontor, avlukke eller delt arbeidsområde; skrivebord og stol (vurder et skrivebord som kan brukes sittende eller stående); arkivskap; kontorrekvisita og skrivesaker.
• Datautstyr – bærbar eller stasjonær datamaskin og/eller nettbrett; skjerm(er); dokkingstasjon; mus og tastatur.
• Kommunikasjon – mobiltelefon; fasttelefon; utstyr til videokonferanser.
• Nettverkstilgang – delte nettverksstasjoner; selskapets intranett; e-postadresse; tilgang til e-postlister; ekstern nettverkstilgang.
• Programvarelisenser – kontorproduktivitet; prosjektstyring; FoU-applikasjoner.  
• Tilgang til kontor/lokaler – nøkkelkort eller brikke; koder til byggets alarm; ID-kort.
• Reiseressurser – visittkort; sett for produktdemonstrasjoner; firmaprofilert bekledning.
• Invitasjoner til profiloppsett – (e-post, Slack-konto, medarbeiderportal, HRIS.)

Praktiske råd

Du kan gå gjennom hele sjekklisten over med den nye medarbeideren den første dagen, men det kan raskt bli overveldende.

Det er bedre å gå gjennom punktene etter behov og involvere ledere og personer som har ansvar for å administrere bestemte verktøy eller plattformer etter hvert som medarbeideren blir mer involvert.

7. Lag agendaen for introduksjonsprogrammet

Introduksjonsprogrammet ditt, som er en del av en mye lengre opplærings- og innfasingsprosess, vil sannsynligvis vare rundt en uke, men kan vare opptil en måned.

En agenda for introduksjonen av den nyansatte fungerer som en egen sjekkliste for å sikre at ingenting blir oversett i medarbeiderens første dager og uker med opplæring.

Hva er noen typiske aktiviteter i et introduksjonsprogram?

Se på introduksjonsprogrammet som om du bygger et tårn. Det begynner med å legge et solid fundament som de kontinuerlig kan bygge videre på med ny læring. 

De første dagene til den nye medarbeideren kan for eksempel inneholde noen av følgende aktiviteter:

Fordeler

Introduksjonsprogrammet er en flott mulighet til å ha en strukturert samtale om roller, bedriftskultur og forventninger. Denne omfattende introduksjonen styrker tidlig engasjement og legger grunnlaget for langsiktig jobbtilfredshet og produktivitet.

Eksperttips

Fokuser på å skape en engasjerende og informativ opplevelse. Integrer elementer av moro og varme for å få nyansatte til å føle seg genuint velkomne og verdsatt, og sørg for at programmet kan tilpasses og oppdateres jevnlig basert på tilbakemeldinger.

Legg til rette for medarbeideropplevelsen

En godt utformet prosess før oppstart legger grunnlaget for en positiv medarbeideropplevelse ved å:

• Sikre tydelig kommunikasjon: Detaljert informasjon om bedriftens kultur, verdier og forventninger hjelper nyansatte med å føle seg informert og verdsatt.
• Legge til rette for tidlig engasjement: Oppmuntring til kontakt med fremtidige kolleger og deltakelse på bedriftsarrangementer før startdatoen fremmer en følelse av tilhørighet.
• Tilby støtteressurser: Tilgang til ressurser som vanlige spørsmål, organisasjonskart og informasjon spesifikk for rollen kan redusere usikkerheten før første dag.

Bruk forberedelsene før oppstart til å øke produktiviteten og beholde medarbeidere

Det anslås at 20 % av medarbeiderturnoveren skjer i løpet av de første 45 dagene. Effektive forberedelser før oppstart hjelper medarbeidere med å finne seg til rette og føle at de har tatt riktig beslutning, noe som øker både medarbeiderbevaring og produktivitet.

Vær imidlertid oppmerksom på at du ikke overbelaster folk. Programmet for forberedelser før oppstart bør ikke utgjøre ubetalt arbeid.

I stedet skal det bidra til å forberede noen på introduksjonsuken og gjøre dem entusiastiske for rollen.

Det viktigste er å gi dem alt de bør vite, men er redde for eller glemmer å spørre om under en introduksjonsprosess, og hjelpe dem med å komme i gang og redusere denne usikkerheten. 

Viktigste punkter

• Forberedelser før oppstart er en del av introduksjonsprosessen og finner sted etter at noen har akseptert et tilbud, men før første arbeidsdag
• Forberedelser før oppstart skal hjelpe den nyansatte med å forberede seg til første arbeidsdag og bli entusiastisk for rollen og organisasjonen din
• Effektive forberedelser før oppstart gjør nyansatte raskere produktive og bidrar til at flere blir værende i virksomheten.