Hybrid arbeidsplan: En fleksibel tilnærming til moderne arbeid

Denne modellen fikk større utbredelse da perioden med pålagt hjemmekontor under covid-19-pandemien tok slutt, og bedrifter begynte å pålegge ansatte å vende tilbake til kontoret.

Mange bedrifter oppdaget at en hybrid arbeidsmodell ga langsiktige fordeler, blant annet fleksibilitet, produktivitet og økt medarbeidertilfredshet. 

Det finnes imidlertid logistiske utfordringer som må løses. Verktøy som programvare for booking av fleksible kontorplasser kan bidra til å standardisere tilnærminger til den hybride arbeidsplanen, men slike løsninger er ennå ikke like utbredt som andre HR-programvareløsninger. 

Hvorfor hybride arbeidsplaner blir stadig mer populære

Hybride arbeidsplaner foretrekkes i økende grad av bedrifter og ansatte av flere grunner. Blant annet:

• Fleksibilitet: Ansatte får større kontroll over arbeidsmiljøet sitt, noe som fører til økt jobbtilfredshet.
• Kostnadseffektivitet: Arbeidsgivere reduserer driftskostnadene ved å redusere kontorarealet og spare på strøm og andre driftsutgifter.
• Talenttiltrekning: Bedrifter kan få tilgang til en større talentmasse ved å ansette kvalifiserte medarbeidere fra ulike steder.

En annen faktor er at stadig flere toppledere innser følgende: det er upopulært blant ansatte å vende tilbake til kontoret på heltid, at dette faktisk er dårlig for virksomheten, og at det også er dårlig for å beholde ansatte – med mindre du bruker pålegg om retur til kontoret for å øke frivillig turnover i stedet for å si opp folk.

Korn Ferry påpekte nylig at toppledere motvillig aksepterer en hybrid fremtid fordi de innser at oppgraderte kontorlokaler ganske enkelt ikke er nok til å få folk til å fortsette å pendle, at påleggene er vanskelige å håndheve, og at arbeidstakere svarer med å være fysisk til stede uten å være produktive og med å omfavne trender som «kaffemerking» – eller, enda verre, ved ganske enkelt å slutte.

Tre typer arbeidsmodeller

Så hvilke alternativer har ledere når de skal velge arbeidsmodellen de vil innføre på lang sikt? Kort sagt er det de samme tre primære arbeidsmodellene som bedrifter hele tiden har måttet vurdere:

Fullt fjernbasert

I en fullt fjernbasert arbeidsmodell jobber ansatte utelukkende utenfor kontoret. All kommunikasjon og alt samarbeid foregår via digitale plattformer, og ansatte har ikke noe krav om å møte opp på et fysisk kontor. 

Denne modellen gir størst mulig fleksibilitet, men kan skape utfordringer når det gjelder å bygge en samstemt bedriftskultur og sikre sømløs kommunikasjon, med mindre organisasjonen har velutviklede digitale prosesser på plass.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

På kontoret

Den tradisjonelle kontorbaserte modellen krever at ansatte er fysisk til stede på heltid. Denne modellen er åpenbart fordelaktig for roller som krever konstant samhandling ansikt til ansikt, for eksempel jobber innen produksjon, helsevesen eller varehandel. 

For kunnskapsarbeid, derimot, hvor mye av arbeidet kan gjøres uavhengig av hvor en person befinner seg, begrenser modellen fleksibiliteten og er kanskje ikke like attraktiv for ansatte som har blitt vant til fjernarbeid.

Hybrid

En hybrid arbeidsmodell lar ansatte jobbe både eksternt og på kontoret, og tilbyr fleksibilitet samtidig som fordelene ved samarbeid ansikt til ansikt beholdes. 

I motsetning til den fullt fjernbaserte modellen oppmuntrer hybride løsninger til regelmessig samhandling ansikt til ansikt, noe som kan være avgjørende for teamarbeid, kreativitet og relasjonsbygging. Modellen skaper en balanse mellom fleksibilitet og struktur, og derfor blir den den foretrukne modellen for mange organisasjoner.

Fordeler og utfordringer ved en hybrid arbeidsplan

Som med alt annet i livet må man ta det gode med det dårlige når det gjelder en hybrid arbeidsplan, enten man er ansatt eller leder i et slikt system. La oss se på begge deler.

Fordeler

1. Forbedret balanse mellom arbeid og fritid: Hybride arbeidsordninger gir ansatte fleksibiliteten til å håndtere privatliv og arbeidsliv mer effektivt, noe som reduserer stress og utbrenthet.
2. Økt produktivitet blant ansatte: Studier har vist at ansatte ofte føler seg mer produktive når de kan velge arbeidsmiljø. Tallrike studier har vist at fjernarbeidere har en tendens til å være mer produktive fordi distraksjonene er færre, de ikke bruker tid på å pendle i løpet av dagen, og de har en tendens til å ta mindre fri. 
3. Reduserte driftskostnader: Bedrifter kan spare betydelige beløp på kontorlokaler, strøm og andre faste kostnader ved å redusere antallet ansatte som fysisk er til stede på kontoret.
4. Tilgang til en større talentbase: Med muligheter for fjernarbeid kan virksomheter ansette talenter fra ulike geografiske områder, utvide rekkevidden sin og rekruttere de beste kandidatene uten geografiske begrensninger.

Utfordringer

1. Kommunikasjonsbarrierer: Fjernarbeid og hybride arbeidsmiljøer kan gjøre det vanskeligere for team å kommunisere effektivt, noe som kan føre til misforståelser eller forsinkelser.
2. Utfordringer med ledelse: Det kan være krevende å følge opp teamets prestasjoner når ansatte er spredt over ulike steder, noe som krever nye verktøy og strategier for ledelse.
3. Mulig isolasjon: Fjernarbeidere kan føle seg frakoblet fra kollegene og bedriftskulturen, noe som kan påvirke engasjement og samarbeid.
4. Cybersikkerhetsrisikoer: Når ansatte får tilgang til virksomhetens data fra ulike steder utenfor kontoret, står bedrifter overfor en økt risiko for cybertrusler. Det er avgjørende å investere i robuste tiltak for cybersikkerhet for å redusere disse risikoene.

Typer hybride arbeidsordninger

Det finnes flere typer hybride arbeidsordninger som bedrifter kan ta i bruk, og hver av dem tilbyr ulike nivåer av fleksibilitet og struktur. La oss se nærmere på fire av de mest populære.

Kontor først

I denne modellen jobber ansatte hovedsakelig på kontoret, men har fleksibilitet til å jobbe eksternt enkelte dager. Dette passer godt for bedrifter som fortsatt ønsker å opprettholde en sterk tilstedeværelse på kontoret, samtidig som de tilbyr mulighet for fjernarbeid av og til.

Fjernarbeid først

I modellen med fjernarbeid først jobber ansatte hovedsakelig hjemmefra og kommer bare til kontoret for teammøter eller viktige prosjekter. Denne modellen passer godt for virksomheter som ikke trenger hyppig personlig samhandling, men som fortsatt verdsetter samarbeid ansikt til ansikt med jevne mellomrom.

Fleksibel hybrid

En fleksibel hybrid arbeidsordning gir ansatte frihet til å velge hvor de jobber på en hvilken som helst dag. De kan bestemme når de vil jobbe eksternt eller komme inn på kontoret, noe som gir maksimal fleksibilitet til å ivareta både personlige og profesjonelle behov.

Fast hybrid

Denne modellen fastsetter bestemte dager for arbeid på kontoret og setter av de resterende dagene til fjernarbeid. Ansatte kan for eksempel være pålagt å komme inn på kontoret mandager og onsdager, mens de jobber eksternt resten av uken.

Beste praksis for en hybrid arbeidsordning

For å innføre en vellykket hybrid arbeidsordning bør organisasjoner følge noen beste praksiser som hjelper dem med å få støtte fra de ansatte og redusere logistiske utfordringer som kan oppstå

Tydelig kommunikasjon

Det er avgjørende å etablere kommunikasjonsrutiner i et hybrid arbeidsmiljø. Sørg for at fjernarbeidere og ansatte på kontoret kan samarbeide sømløst gjennom kommunikasjonsprogramvare for ansatte. Disse verktøyene utvikler seg til å bli mer dynamiske og skaper nye måter for ansatte å samarbeide og uttrykke seg på. 

«For hybride team må du holde kommunikasjonslinjene åpne», sier Crystal Pinney-Ramos, HR-teknologistrateg hos cClearHR. «Opprett tydelige tidsblokker for arbeid og bruk verktøy til å vise når du tar en pause, for eksempel i Slack. Det handler om åpenhet og om å bevare tilliten.»

Regelmessige oppfølginger, oppdateringer og åpne kommunikasjonslinjer bidrar til å unngå misforståelser og styrke samholdet i teamet.

Teknologi og verktøy

Det er avgjørende å investere i riktig teknologi for å lykkes med hybridarbeid. Plattform for prosjektstyring, som Trello eller Asana, kombinert med verktøy for videokonferanser, gjør det enkelt for team å samarbeide og følge fremdriften, uavhengig av hvor de fysisk befinner seg.

Autonomi for ansatte

La de ansatte velge det arbeidsmiljøet de foretrekker, enten det er hjemme, på kontoret eller en kombinasjon av begge deler. Samtidig som du tilbyr fleksibilitet, bør du stille tydelige forventninger og sikre ansvarlighet for å opprettholde høy ytelse.

Ha fokus på inkludering

Den amerikanske kommisjonen for like arbeidsmuligheter, Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), utstedte nylig retningslinjer som pålegger arbeidsgivere å sørge for rimelig tilrettelegging i henhold til Americans with Disabilities Act (ADA) for ansatte som oppgir behov for å jobbe hjemmefra av psykiske helsemessige årsaker. Andre ansatte som ble ansatt under høydepunktet for fjernarbeid, kan kanskje ikke komme seg fysisk til kontoret eller ha tilstander som gjør kontorarbeid vanskeligere. 

Det er viktig å være inkluderende og imøtekomme behovene til disse ansatte. 

For å sikre at fjernansatte ikke føler seg utenfor, bør du involvere dem i møter, teamaktiviteter og beslutningsprosesser. Vurder å bruke virtuelle isbrytere, teambyggingsøvelser og samarbeidsverktøy som skaper et mer inkluderende arbeidsmiljø.

Du kan bruke programvare for rombestilling til møter og arrangementer for å tilby en kalender med gruppearrangementer og tilpassede varsler som holder folk involvert.

Regelmessige oppfølgingssamtaler

Planlegg regelmessige én-til-én-møter med fjernansatte for å følge med på fremdriften deres, tilby støtte og få innsikt i hvordan de har det. Dette bidrar til å opprettholde en sterk forbindelse mellom ledere og eksterne teammedlemmer.

Vil du holde deg oppdatert på den nyeste utviklingen innen hybridarbeid og ledelse? Meld deg på People Managing People-nyhetsbrevet, så får du alle de nyeste trendene, innsiktene og rådene rett i innboksen din.