Kommunikasjon om ansattgoder: En komplett veiledning

Vanlige utfordringer ved kommunikasjon om personalgoder

Den klassiske leken hviskeleken/telefonleken er et godt eksempel på hvor vanskelig tydelig kommunikasjon kan være, og hvor lett budskap kan misforstås.  

Det er utfordrende å kommunisere med de ansatte om strategien for personalgoder på grunn av:

• Informasjonens kompleksitet: Personalytelser kan være komplekse og innebære detaljer om kvalifisering, alternativer og konsekvensene av bestemte valg. Det kan være vanskelig å forenkle denne informasjonen uten å miste viktige detaljer.
• Engasjement: Det kan være krevende å fange og opprettholde de ansattes oppmerksomhet midt i travle timeplaner og med ulike interesser. Folk kan gå glipp av kommunikasjon eller overse informasjon de oppfatter som irrelevant eller for kompleks.
• Mangfoldige arbeidsstyrker: Arbeidsstyrker består ofte av et mangfold av ansatte med ulike behov, preferanser, språk, ferdigheter (for eksempel teknologiferdigheter) og forståelsesnivåer.
• Overholdelse av lover og forskrifter: Kommunikasjon om personalgoder må overholde relevante lover og forskrifter. Disse kan komplisere kommunikasjonsprosessen ved å begrense hvordan informasjon presenteres, og ved å kreve at viss informasjon inkluderes, 
• Ressursbegrensninger: Det kan kreve mye ressurser å utarbeide, vedlikeholde og levere effektiv kommunikasjon om personalgoder. Du kan møte begrensninger når det gjelder tid, budsjett og bemanning.

Du kan også vurdere en sertifisering innen personalgoder for å lære hvordan du bedre kan kommunisere om vanlige utfordringer og komplekse personalgoder til ansatte og til og med toppledelsen.

7 effektive metoder for kommunikasjon om personalgoder

Med utfordringene ovenfor i tankene får du her noen effektive metoder for å kommunisere all planlegging av personalgoder på en god måte.

Velkomstpakker for nyansatte

Gi omfattende informasjon om personalgodene i velkomstpakker til nyansatte. Dette bør omfatte detaljerte beskrivelser av alle personalgodene, hvordan man melder seg på, og hvem man kan kontakte med spørsmål. 

En effektiv velkomstpakke bør også inneholde følgende ressurser: 

Sammendrag av personalgoder og dekning

Dette dokumentet gir de ansatte en oversikt over de viktigste egenskapene ved personalgodeordningen, for eksempel hvilke helsetjenester som dekkes, regler for kostnadsdeling, begrensninger i dekningen og unntak, ved hjelp av lett forståelig terminologi. Det vil fungere som en av de beste ressursene for å sammenligne ordninger. 

Enhetlig ordliste over begreper

For å kunne avgjøre om personalgodene i virksomheten dekker behovene deres, må de ansatte først forstå hvordan ordningene fungerer.

En vanlig hindring de ansatte møter, er språket som brukes i ressursene om personalgodene. Dette dokumentet forklarer vanlig terminologi i helseordninger, som «egenandel», «medforsikring» og «egenbetaling» med mer, slik at de ansatte forstår hvordan de kan bruke personalgodene effektivt. 

Vær oppmerksom på at gruppebaserte helseordninger i henhold til loven om pasientbeskyttelse og rimelig helsehjelp (PPACA) med jevne mellomrom må dele disse dokumentene med deltakerne i ordningen. Du kan be leverandørene av personalgodene om disse dokumentene.

E-postoppdateringer

Send jevnlige e-poster som oppdaterer de ansatte om endringer eller tillegg i fordelspakken, minner dem på påmeldingsperioder og gir tips om hvordan de kan få mest mulig ut av personalgodene.

En god praksis ved utarbeidelse av e-postkommunikasjon er å inkludere lenker til ressursene om personalgodene. 

Ofte har vi så mye å kommunisere, men er begrenset av hvor mye vi kan ta med i en e-post. Jo lengre e-posten er, desto større er sannsynligheten for at den ikke blir lest i sin helhet, og det kan føre til at de ansatte går glipp av viktig informasjon om personalgodene.

Ved å dele viktige detaljer, som endringer, datoer og nødvendige handlinger, og lenke til mer detaljerte ressurser, kan de ansatte tilegne seg informasjonen på en god måte samtidig som dere legger til rette for en selvbetjeningsmodell.

Intranett eller medarbeiderportal

Vedlikehold en oppdatert seksjon på virksomhetens intranett eller medarbeiderportal der all informasjon om personalgodene er lett tilgjengelig, inkludert vanlige spørsmål, kontaktinformasjon til leverandører av personalgoder og instruksjonsvideoer.

Alle forstår informasjon på forskjellige måter, og når du bygger intranettet ditt, er det viktig å inkludere ressurser som tar hensyn til ulike læringsstiler. 

For visuelle lærende vil trinnvise veiledninger med bilder som referanse være mest tilgjengelige, mens videoopptak fungerer best for auditive lærende. Husk alltid å møte de ansatte der de er.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Interaktive økter

Organiser spørsmål og svar-økter, webinarer eller workshops der ansatte kan stille spørsmål og få umiddelbare svar om fordelene sine. Dette bidrar til å avklare usikkerhet og ta informerte beslutninger.

Det er viktig å være bevisst på øktene dine og sørge for at innholdet er nyttig for de ansatte. Før du koordinerer et arrangement, bør du derfor spørre de ansatte hva de ønsker å lære mer om, eller hva de har utfordringer med å forstå.

Hvis du har et billettsystem, kan du kjøre rapporter og se hvor de vanligste spørsmålene dine samler seg, eller sende ut en undersøkelse to ganger i året for å høre fra de ansatte. Hvis du involverer de ansatte i denne prosessen, vil du oppdage at det er mye mer sannsynlig at de deltar. 

Det er også viktig å merke seg at noen ansatte kanskje ønsker å delta, men kan være dobbeltbooket. Hvis det er mulig, bør du derfor ta opp øktene og publisere dem på bedriftens intranett. 

Fysisk materiell

Brosjyrer, løpesedler og trykte veiledninger som deles ut på arbeidsplassen eller sendes hjem, er nyttige for å øke bevisstheten og fremme bruk.

Eksperttips: Ta alltid kontakt med forsikringsleverandørene dine, siden de vanligvis allerede har laget materiell som kan distribueres og deles med teamet ditt. 

Individuelle konsultasjoner

Tilby personlige møter med en HR-representant eller en fordelsspesialist som kan gi de ansatte tilpassede råd basert på deres spesifikke behov.

Ansatte føler seg kanskje ikke komfortable med å stille spørsmål i en gruppesituasjon fordi de trenger konfidensialitet for å diskutere spesifikke spørsmål eller bekymringer knyttet til fordelene, eller fordi de synes det er flaut å spørre om det de oppfatter som et «enkelt spørsmål».

Ved å tilby et trygt rom kan de ansatte stille spørsmål, og de vil være mer åpne om behovene sine og dermed engasjere seg mer i fordelstilbudene.

Eksperttips: Darcy Mayfield: Ta inn en økonomisk rådgiver for kostnadsfrie kvartalsvise økonomiske planleggingsøkter for enkeltpersoner, for eksempel én time per kvartal.

Fordelsmesser

Organiser årlige eller halvårlige arrangementer der representanter fra ulike fordelsleverandører kan presentere tilbudene sine og samhandle direkte med de ansatte.

Hvis de gjennomføres riktig, kan fordelsmesser være et komplett tilbud der ansatte kan få svar på alle spørsmål og bekymringer knyttet til fordelene direkte fra de aktuelle leverandørene, og lære om de nyeste fordelstilbudene. 

Beste praksis for kommunikasjon om ansattfordeler

Med de ovennevnte utfordringene og metodene i tankene følger her noen anbefalte fremgangsmåter som kan hjelpe deg med å utforme strategien og kommunikasjonen din.

Kommuniser regelmessig om fordelene 

Kommunikasjonsarbeidet bør strekke seg lenger enn den årlige innmeldingsperioden. Ved å kommunisere regelmessig med de ansatte bidrar du til å holde fordelene øverst i bevisstheten hos de ansatte og utvikle en kultur for velvære. 

Det er avgjørende å bruke en rekke kommunikasjonsmetoder, som de som er nevnt ovenfor. E-post vil ikke alltid være den beste kommunikasjonsmetoden. 

• For raske påminnelser har teamkommunikasjonsplattformer som Teams og Slack varslingsfunksjoner du kan konfigurere slik at de deles med organisasjonen eller en målrettet gruppe
• For nyheter eller kunngjøringer om fordeler kan en e-post med overordnet informasjon som lenker til bedriftens intranett eller et lignende sted med detaljerte ressurser, være mest nyttig.
• Ved mer nyanserte endringer eller kunngjøringer kan det også være nødvendig med direktesendte informasjonsøkter for å skape et rom der spørsmål og bekymringer kan tas opp. 

Sørg for at den valgte kommunikasjonsmetoden oppfyller behovene til budskapet. 

Forstå målgruppen din

For å tilpasse kommunikasjonen effektivt må du forstå målgruppen din. 

For å forstå målgruppens kommunikasjonspreferanser og kunnskapsnivå bedre:

• Bruk data om de ansatte, for eksempel demografiske data og gjeldende fordelspakke
• Send ut undersøkelser
• Gjennomfør fokusgrupper

Ved hjelp av denne informasjonen kan du lage personaer som gir deg et rammeverk for å tilpasse kommunikasjonen om fordelene til de ansatte.

Bruk teknologi

Verktøy som programvare for administrasjon av personalgoder, læringsstyringssystemer og intranett kan brukes til å lagre informasjon om personalgoder og prosessen for å velge dem.

Programvare for administrasjon av personalgoder er spesielt nyttig her, ettersom mange også inkluderer en selvbetjeningsportal som hjelper ansatte med å velge personalgoder.

Samarbeid med markedsføringsteamet ditt

Markedsføring handler i stor grad om kommunikasjon, og organisasjonens markedsavdeling vil kunne hjelpe deg med å kommunisere informasjon om personalgoder til ansatte med samme profesjonalitet og merkevareprofil som de bruker overfor organisasjonens kunder. 

Benytt partnerskap med leverandører

Leverandører kjenner produktene sine ut og inn og er best egnet til å gi informasjon og svare på spørsmål. De har normalt lett tilgjengelige ressurser som du kan distribuere, og er også villige til å samarbeide om eller lede opplæringsøkter om personalgoder. 

Utform for enkelhet

Når du formidler og sprer informasjon, bør du forsøke å være så grundig som mulig og bruke et enkelt språk. 

Husk at du ikke trenger å gi alle detaljene i én enkelt kommunikasjon, så lenge du fremhever hvor ansatte kan få tilgang til mer detaljerte ressurser og mer støtte ved behov. 

Verktøy som Hemingway Editor kan hjelpe deg med å utforme lettleste e-poster og annet kommunikasjonsmateriell. Igjen kan markedsavdelingen hjelpe deg her.

Mål effektiviteten

Den viktigste indikatoren på at kommunikasjonsarbeidet ditt lykkes, er påmelding og bruk av personalgoder.

Du kan imidlertid også måle effektiviteten av kommunikasjonsarbeidet ditt ved å se på data som åpningsfrekvens for e-poster, brukeratferd i programvaren for administrasjon av personalgoder/intranettet/læringsstyringssystemet og tilbakemeldinger fra ansatte.

Slik utvikler du kommunikasjonsstrategien for personalgoder

Med de ovennevnte utfordringene, metodene og beste praksisene i tankene er det på tide å samle alt for å utvikle kommunikasjonsstrategien din for personalgoder.

Definer mål

Begynn med å definere tydelig hva du ønsker å oppnå med kommunikasjonsstrategien din. Ønsker du å øke kjennskapen til virksomhetens retningslinjer, styrke engasjementet, legge til rette for endring eller sikre at alle forstår personalgodene sine? Tydelige mål vil veilede utviklingen av strategien din.

Forstå målgruppen din

Analyser arbeidsstyrken din for å forstå behovene, preferansene, demografien og kommunikasjonsatferden deres. 

Ta hensyn til faktorer som alder, kulturell bakgrunn, stillingsroller, geografisk plassering og teknologibruk.

Velg de riktige kanalene

Basert på målgruppeanalysen din bør du finne ut hvilke kanaler som er mest effektive for kommunikasjon. 

Dette kan omfatte e-poster, intranett, nyhetsbrev, møter, sosiale medier, mobilapper eller fysiske oppslagstavler. Det er ofte effektivt å bruke en blanding av digitale og tradisjonelle metoder for å nå alle.

Uansett hvordan du administrerer personalgodene dine, bør du ha en form for HR-saksbehandlingssystem for direkte kommunikasjon om eventuelle problemer. Sentralisert håndtering av henvendelser gir ansatte mulighet til å sende inn spørsmål eller forespørsler om ulike HR-relaterte temaer, som lønn, personalgoder eller fri.

Utvikle hovedbudskap

Lag tydelige, konsekvente og relevante budskap som samsvarer med målene dine og treffer målgruppen din. Budskapene bør være enkle å forstå og gjenspeile virksomhetens verdier og kultur.

Planlegg innholdet ditt

Utvikle en innholdskalender som planlegger regelmessige oppdateringer, kunngjøringer og engasjementstiltak. 

Planlegg ulike typer innhold basert på målgruppeprofilene dine og ressursene du har tilgjengelig.

Involver ledere og mellomledere

Sørg for at ledere og mellomledere er aktivt involvert i kommunikasjonsprosessen. De bør få opplæring i å kommunisere effektivt og fungere som pådrivere for strategien, slik at de kan bidra til å spre informasjon og gi tilbakemeldinger.

Tilbakemeldingsmekanisme

Inkluder mekanismer som gjør det mulig for ansatte å gi tilbakemeldinger på kommunikasjonen de mottar. Dette kan skje gjennom spørreundersøkelser, forslagskasser eller uformelle kanaler. Tilbakemeldinger vil hjelpe deg med å vurdere hvor effektiv strategien din er, og gjøre nødvendige justeringer.

Mål suksess

Etabler måleparametere for å evaluere hvor effektiv kommunikasjonen din er. Måleparametere kan omfatte engasjementsgrad, kvaliteten på tilbakemeldingene, forståelsestester eller konkrete forbedringer i prestasjoner. Bruk denne innsikten til å videreutvikle og forbedre strategien din over tid.

Kontinuerlig forbedring

Gå jevnlig gjennom og oppdater kommunikasjonsstrategien din for å tilpasse den til nye utfordringer, endringer i arbeidsstyrken eller endringer i selskapets retning. Ved å holde strategien dynamisk kan du bidra til å opprettholde effektiviteten.

Opplæring og ressurser

Gi ansatte opplæring og ressurser slik at de kan forstå og få mest mulig ut av kommunikasjonsverktøyene som er tilgjengelige for dem. Gi også kommunikasjonsteamet opplæring i beste praksis og nye verktøy, slik at de kontinuerlig kan forbedre ferdighetene sine.

Bli med i fellesskapet People Managing People

For mer innsikt i personalgoder, bli med i vårt støttende fellesskap for HR- og virksomhetsledere som deler kunnskap og beste praksis for å hjelpe deg med å utvikle karrieren din og skape større innvirkning i organisasjonen din.