Mestre talentgjennomgangen med 9-boksmodellen: En veiledning for HR-folk

I bunn og grunn er talentgjennomgangen med 9-boksmodellen et rutenett på 3 x 3 som brukes til å vurdere ansatte basert på de to sentrale aksene jeg nevnte tidligere:

• Prestasjon: Hvor godt en ansatt presterer i rollen sin for øyeblikket.
• Potensial: En ansatts evne til å utvikle seg, ta på seg mer ansvar eller utvikle lederegenskaper.

Dette rammeverket plasserer ansatte i én av ni kategorier, avhengig av hvor de befinner seg med hensyn til både prestasjon og potensial. Avhengig av hvilket verktøy for prestasjonsstyring du bruker, kan du kanskje bruke funksjonalitet i programvaren til å etterligne dette eller i det minste integrere dataene derfra i prosessen.

Formål

9-boksmodellen har flere viktige funksjoner innen talentstyring:

• Identifisere høyt presterende ansatte og ansatte med stort potensial: Den bidrar til å synliggjøre ansatte som kan bli organisasjonens fremtidige ledere.
• Veilede utviklingsplaner: For ansatte som viser lovende takter, men trenger støtte for å utvikle seg, bidrar modellen til å prioritere målrettede utviklingstiltak.
• Støtte etterfølgerplanlegging: Ved å identifisere ansatte med stort potensial kan HR-team planlegge lederskifter og bygge en sterk talentpipeline.

«Talentgjennomgangen med 9-boksmodellen er et verktøy for talentstrategi som brukes til å vurdere og kalibrere ansatte med tanke på beslutninger om kompensasjon, etterfølgerplaner og så videre», sa Heather Doshay, leder for talentarbeid i SignalFire. «Den identifiserer topptalenter, stabile prestasjoner og ansatte som trenger utvikling. Styrken ligger i enkelheten. Den gir en visuell oversikt som gjør det mulig å vurdere personer og ta beslutninger raskt, men har også mange svakheter.»

Hvorfor den er verdifull

9-boksmodellen er, i hvert fall i teorien, et datadrevet verktøy for beslutningstaking. Ved å plassere ansatte etter prestasjon og potensial kan HR-ledere ta informerte beslutninger om forfremmelser, karriereutvikling og etterfølgerplanlegging. Denne strukturerte tilnærmingen reduserer skjevheter, øker åpenheten og sikrer at talentstyringen er i tråd med selskapets mål.

For å få ytterligere innsikt i de praktiske fordelene ved dette verktøyet snakket vi med Heather Doshay, en ledende ekspert på talentstyring. Ifølge Doshay «skaper 9-boksmodellen et tydelig og objektivt rammeverk for å diskutere talentutvikling, noe som hjelper ledere med å ta bedre beslutninger og til syvende og sist styrker organisasjonens resultater».

Elementer i en talentgjennomgang med 9-boksmodellen

9-boksmodellen er populær på grunn av enkelheten. La oss se nærmere på de viktigste komponentene som ligger til grunn for tankegangen bak den. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Prestasjonsaksen

Prestasjonsaksen evaluerer en ansatts nåværende arbeidsprestasjoner, inkludert faktorer som:

• Oppnåelse av KPI-er (nøkkelindikatorer for prestasjon)
• Stabilitet i leveringen av resultater
• Arbeidskvalitet og oppmerksomhet på detaljer
• Tilbakemeldinger fra kolleger, ledere og kunder

En høyt presterende ansatt på denne aksen kan for eksempel være en medarbeider som konsekvent overgår salgsmålene sine, yter utmerket kundeservice og er kjent for å være pålitelig.

Potensialaksen

Potensialaksen måler en ansatts evne til å utvikle seg og ta på seg fremtidig ansvar. Dette omfatter faktorer som:

• Lederskap: Viser medarbeideren potensial til å lede team eller håndtere større prosjekter?
• Tilpasningsevne: Kan vedkommende ta på seg nye utfordringer eller tilpasse seg endrede forretningsbehov?
• Læringssmidighet: Tilegner vedkommende seg raskt nye ferdigheter og trives i ukjente situasjoner?

For eksempel kan en medarbeider som tar initiativ til å veilede andre, eller som har uttrykt interesse for lederutvikling, skåre høyt på potensialaksen.

Ifølge Doshay innebærer det å redusere en persons bidrag til virksomheten til de to aksene i 9-boks-tilnærmingen en overforenkling og krever enkelte justeringer fra din side. 

«Disse to enkle variablene, prestasjon og potensial, er ikke optimale inngangsverdier når de er de eneste to variablene som brukes til å ta så viktige beslutninger, fra beslutninger om forfremmelse til bonusresultater», skrev Doshay i et innlegg på SignalFires blogg. «Det er avgjørende å justere akselinjene slik at de passer best mulig til den aktuelle bruken, for å sikre at verktøyet fungerer for deg og ikke mot deg.» 

De 9 kategoriene

9-boks-rutenettet er delt inn i ni ulike bokser basert på kombinasjonen av prestasjon og potensial. Her er en rask oversikt:

1. Høytytende medarbeidere / høyt potensial: Dette er medarbeidere som konsekvent presterer godt og har betydelig utviklingspotensial, og som ofte ses på som fremtidige ledere.
2. Høytytende medarbeidere / moderat potensial: Disse medarbeiderne gjør det godt i sine nåværende roller, men kan ha mindre lederpotensial. De bidrar utmerket, men kan trenge spesifikke utviklingsplaner for å vokse.
3. Moderatpresterende medarbeidere / høyt potensial: Disse medarbeiderne har rom for forbedring i sine nåværende roller, men viser lovende tegn på utvikling og lederskap.
4. Moderatpresterende medarbeidere / moderat potensial: Disse medarbeiderne er pålitelige i sine nåværende roller, men kan trenge betydelig støtte for videre utvikling.
5. Lavtpresterende medarbeidere / høyt potensial: Disse medarbeiderne presterer under forventning, men har kapasitet til å forbedre seg og potensielt utmerke seg med riktig utvikling og støtte.
6. Lavtpresterende medarbeidere / moderat potensial: Disse medarbeiderne trenger umiddelbar prestasjonsforbedring og kan ha begrenset potensial.
7. Lavtpresterende medarbeidere / lavt potensial: Disse medarbeiderne kan ha utfordringer både når det gjelder prestasjon og potensial, noe som potensielt gjør dem til kandidater for en ny vurdering eller avslutning av arbeidsforholdet.
8. Moderatpresterende medarbeidere / lavt potensial: Medarbeidere i denne kategorien kan opprettholde sine nåværende roller, men er kanskje ikke egnet for langsiktig karriereutvikling.
9. Høytytende medarbeidere / lavt potensial: Disse medarbeiderne utmerker seg i sine nåværende stillinger, men vil sannsynligvis ikke være egnet for fremtidig lederskap eller mer avanserte roller.

Så la oss et øyeblikk se på hvordan dette faktisk vil se ut. 

Visualisering

La oss si at vi ønsker å se på de ulike typene medarbeidere i et team, og hvordan organisasjonen vurderer potensialet deres fremover. Dette kan være en del av en bredere vurdering av teamets prestasjoner. Tenk deg noe i denne retningen. 

9-boks-rutenettet presenteres vanligvis som en matrise med 3 x 3 felt. For å gjøre det oversiktlig kan HR-medarbeidere lage rutenettet ved hjelp av verktøy som Excel-maler eller HR-programvare.

Ved å plassere medarbeiderne på denne måten kan du identifisere forbedringsområder, talentmangler og fremtidige lederkandidater.

Utfordringer og løsninger

Som alle verktøy har 9-boks-rutenettet sine utfordringer. Et vanlig problem er skjevhet i vurderingene. Det er viktig å sikre at vurderingene er basert på objektive data – som prestasjonsmålinger og tilbakemeldinger – snarere enn subjektive inntrykk.

En annen utfordring er overdreven bruk av rutenettet, noe som kan føre til «boksutbrenthet» eller at man gjør seg avhengig av rutenettet for å løse alle HR-problemer. For å unngå dette bør HR-team bruke 9-boks-rutenettet som en del av en bredere talentvurderingsprosess, i stedet for å stole på det alene.

Hva skal man gjøre med analysen?

Kommunikasjon er en stor hindring for effektiviteten, men kanskje ikke på den måten du skulle tro. 9-boksmodellen er et verktøy for talentvurdering som ikke er ment å deles med personen som vurderes på denne måten. Det er ikke utelukkende et verktøy for resultatstyring, men snarere et verktøy for talentvurdering og etterfølgerplanlegging. 

Reaksjoner som den du ser fra en Reddit-bruker ovenfor, er ikke uvanlige når ansatte blir eksponert for 9-boksanalysen. Kommentatorene i tråden påpeker at uansett hvor de ansatte plasseres i matrisen, er det best at kun lederen deres og ledergruppene får tilgang til denne informasjonen. 

En moderne tilnærming

9-boksmodellen er ikke noe nytt, og derfor er mange ansatte og personer som analyserer trender i arbeidsstyrken raske til å påpeke svakhetene. Av denne grunnen er den ofte lite populær.

Doshay fremmer en modernisert prosess for 9-boksvurdering der ledere kan plassere prestasjoner i tre ulike 9-boksformater. De er: 

• Prestasjonsfokusert, der X-aksen = prestasjon; Y-aksen = atferd (verdiforankring)
• Forfremmelsesfokusert, der X-aksen = individuell beredskap; Y-aksen = virksomhetens behov
• Etterfølgerfokusert, der X-aksen = rollens verdi/kritikalitet; Y-aksen = risiko for å slutte

Den prestasjonsfokuserte 9-boksmodellen ligner ganske mye på den tradisjonelle modellen, mens de to andre kartlegger de neste stegene for ledelsen. De fokuserer særlig på målsetting og utvikling. Doshay har sett at de brukes effektivt til å danne grunnlag for diskusjoner om lønn og andre ytelser samt forfremmelser. 

«De gir større verdi hvis en virksomhet prøver å finne ut hvordan den skal tilpasse en resultatbasert lønnsstrategi, men samtidig ønsker å holde kulturell atferd høyt på agendaen», sier hun. «Jeg har sett at vår moderne 9-boksmodell brukes der de erstatter potensial med "kulturell tilpasning" og klarte å tilpasse beløpene for belønninger etter den kalibrerte boksen.»

Hvordan fungerer det?

Prosessen for 9-boksvurdering av talenter består av fire hovedtrinn som hjelper deg med å vurdere, plassere og analysere de ansattes prestasjoner og potensial på en effektiv måte. Hvert trinn er avgjørende for å sikre at du tar datadrevne beslutninger og prioriterer de riktige utviklingsstrategiene for arbeidsstyrken din.

Trinn 1: Vurder prestasjonene

Det første trinnet i prosessen for 9-boksvurdering av talenter er å vurdere den ansattes nåværende prestasjoner. Resultatvurderinger utført av opplærte ledere bidrar til å identifisere hvor godt en ansatt utfører rollen sin og når arbeidsrelaterte mål. Slik kan du gå frem:

• Definer tydelige måleparametere: Begynn med å etablere spesifikke prestasjonsindikatorer som samsvarer med rollens ansvarsområder og virksomhetens mål. Disse måleparameterne kan omfatte KPI-er (nøkkelresultatindikatorer), andel fullførte prosjekter eller kundetilfredshet.
• Innhent tilbakemeldinger: Prestasjonsvurderinger handler ikke bare om tall. Tilbakemeldinger fra ledere, kolleger og til og med underordnede gir et helhetlig bilde av den ansattes bidrag. Verktøy for 360-graders tilbakemeldinger bidrar til å redusere skjevheter og gir en mer balansert vurdering.
• Vurder konsekvens: Se etter vedvarende prestasjoner over tid. Enkeltstående suksesser eller feil kan være misvisende. En ansatt som konsekvent når salgsmålene over flere kvartaler, bør for eksempel vurderes høyere enn en som bare presterte godt i én periode, men har problemer med å opprettholde nivået.
• Bruk objektive data: Sørg for å bruke objektive, målbare data, for eksempel månedlige salgsmål, kundetilbakemeldinger eller rapporter om ansattes produktivitet. Unngå subjektive vurderinger som kan gjøre evalueringen skjev. Vurder å ta i bruk verktøy som resultatvurderinger, psykometriske tester, ledervurderinger, atferdsvurderinger og produktivitetsanalyser som støtte for evalueringen.

«En 9-boksmodell kan gi deg en indikasjon på dybden og bredden i talentene dine, men den er meningsløs uten kontekst», sa Tim Toterhi, CHRO og coach hos Ploterline Leadership. «Prosessen for talentvurdering bør begynne med en status for virksomheten eller avdelingen, som ser på fremtidige behov. Du kan ha fremragende medarbeidere i dag, men hvis bransjen eller markedet endrer seg, er kanskje ikke engang dine beste prestasjoner gode nok for morgendagens behov.

"Talentgjennomganger og etterfølgerplaner er ubrukelige uten tiltak som fører planen videre. Hvis planene deres ser like ut år etter år, har dere mislyktes."

Steg 2: Vurder potensialet

Det neste steget er å vurdere en ansatts potensial – evnen deres til å utvikle seg, ta på seg mer ansvar eller gå inn i lederroller i fremtiden. Det kan være mer subjektivt å vurdere potensial enn prestasjoner, men det finnes viktige metoder og indikatorer som kan hjelpe. 

Vurder potensialet ved å se på indikatorer som lederegenskaper, læringsevne og tilpasningsevne. Verktøy som undersøkelser om karriereambisjoner, evalueringer av lederopplæring og talentvurderinger av ansatte kan hjelpe deg med å vurdere en ansatts utviklingspotensial mer nøyaktig.

Til syvende og sist prøver du å forstå hvordan personen skårer på følgende områder:

• Tilpasningsevne: Se på hvordan ansatte håndterer endringer eller navigerer i nye utfordringer. Trives de i usikre situasjoner? En ansatt som raskt tilpasser seg nye teknologier eller prosesser, har sannsynligvis høyt potensial.
• Lederegenskaper: Vurder en ansatts lederegenskaper ved å observere hvordan de motiverer og støtter andre. Dette omfatter evnen deres til å inspirere kolleger, delegere oppgaver og fremme samarbeid.
• Læringsevne: Vurder en ansatts vilje og evne til å lære nye ferdigheter. Ansatte som viser nysgjerrighet, tar initiativ til å lære nye teknologier eller er ivrige etter å forbedre seg selv, har ofte høyt potensial.
• Fremtidig beredskap: Gå gjennom karriereambisjoner og samsvar med fremtidige roller. Bruk talentvurderinger og atferdsbaserte intervjuer for å avdekke utviklingsmuligheter og beredskap for større ansvar.

Involver ledere 

Ledernes innsikt i en ansatts evne til å ta på seg mer ansvar eller håndtere komplekse prosjekter er noe av den mest verdifulle informasjonen du har til rådighet. Deres innspill om en ansatts potensial for vekst og utvikling vil veilede beslutninger om hvordan vedkommende skal plasseres i rutenettet.

Eksempel: En IT-spesialist som proaktivt løser problemer, veileder mindre erfarne kolleger og viser interesse for lederopplæring, kan anses å ha høyt potensial. Evnen deres til å lære opp andre og skape innovasjon gjør dem til en god kandidat for fremtidige lederroller.

More Articles

• 10 beste WorkBoard-konkurrenter for OKR-styring i 2026

Steg 3: Plasser ansatte i rutenettet

Når prestasjoner og potensial er vurdert, er neste steg å plassere de ansatte nøyaktig i 9-boks-rutenettet. Dette krever at du:

• Bruker et konsekvent poengsystem: Sørg for at både prestasjoner og potensial vurderes etter en konsekvent skala for alle ansatte. Du kan for eksempel vurdere både prestasjoner og potensial på en skala fra 1 til 5, der 1 er lavt og 5 er høyt.
• Er objektiv og konsekvent: Vær så objektiv som mulig når du plasserer ansatte i rutenettet. Sørg for at vurderingene dine er i tråd med virksomhetens evalueringsstandarder.
• Dokumenterer begrunnelsen: Oppgi konkrete eksempler eller bevis som støtter hvorfor en ansatt ble plassert i en bestemt boks. Hvis en ansatt plasseres i boksen «Middels presterende / høyt potensial», bør du notere de konkrete prosjektene eller atferden som viser utviklingspotensialet deres, til tross for utfordringer med nåværende prestasjoner.
• Bruker HR-programvare eller maler: Verktøy som HR-programvareplattformer eller til og med Excel-maler kan forenkle denne prosessen ved å la deg spore og visualisere hvor ansatte er plassert i rutenettet. Disse verktøyene kan også bidra til å analysere trender og gi innsikt i organisasjonens styrker og svakheter.

Steg 4: Analyser og tolk resultatene

Når de ansatte er plassert i rutenettet, er det på tide å analysere og tolke resultatene. Det er her du begynner å avdekke trender og fastslå hvilke strategiske tiltak som må iverksettes.

• Identifiser kompetansegap: Se etter mønstre som mangel på ansatte i kvadranten «Høyt potensial/høy prestasjon». Hvis de fleste ansatte er samlet i kategorien «Lav prestasjon/lavt potensial», tyder dette på behov for bedre rekruttering, opplæring eller prosesser for prestasjonsstyring.
• Ta tak i utviklingsbehov: Analysen bør peke ut ansatte som trenger umiddelbar oppfølging. For eksempel kan de som befinner seg i kategorien «Lav prestasjon/høyt potensial», trenge målrettede planer for prestasjonsforbedring, mens de som befinner seg i kategorien «Middels prestasjon/lavt potensial», kan ha nytte av karriereveiledning eller en ny vurdering.
• Prioriter ressurser: Bruk matrisen til å fordele ressurser strategisk. Ansatte med høy prestasjon og høyt potensial bør prioriteres for rask utvikling, mens ansatte med lav prestasjon kan trenge mer omfattende opplæring eller, i enkelte tilfeller, en ny vurdering av om de passer inn i organisasjonen.

«Jeg samarbeidet en gang med en HRBP om å lede en økt med et salgsteam på rundt 15 personer. Før øvelsen vurderte lederne i teamet alle som høyt presterende og med høyt potensial. Da vi introduserte verktøyet og satte det opp på en tavle, og teamet sammen gikk gjennom og plasserte hvert teammedlem, ble det tydeligere for dem hvordan de to faktorene skiller seg fra hverandre, og hvordan de ansatte skiller seg fra hverandre basert på kriteriene», sa Catherine Rymsha, forfatter av Ledelsesbeslutningen og foreleser i ledelse av ledere ved University of Massachussetts Lowell.

«Verktøyet, sammen med å plassere ansatte som ledergruppe og snakke seg gjennom vurderingene, gir øvelsen mer verdi totalt sett. Det er avgjørende å lære ledere hvorfor dette er viktig, og å segmentere kompetansen på riktig måte.»

Hva skjer videre?

Hvis du vil holde deg oppdatert på de nyeste trendene innen prestasjonsstyring og kompetansevurdering, kan du abonnere på nyhetsbrevet fra People Managing People. Du får alle de nyeste utviklingene, ekspertinnsiktene og tipsene rett i innboksen!