Påbud om tilbakevending til kontoret: Feil eller bra for virksomheten?

Det var bare ett problem: Da hun hadde fullført den én time lange reisen til kontoret, fikk hun vite at møtet var utsatt fordi en sentral deltaker ikke kunne komme. 

Denne historien er i seg selv ikke så alvorlig hvis det er en isolert hendelse, eller hvis arbeidsgivere åpner for litt fleksibilitet for å kompensere for den tapte hjemmekontordagen – noe hun, i likhet med så mange andre ansatte i kunnskapsøkonomien, setter stor pris på. 

Men den peker på større problemer knyttet til standarder, forventninger til kontortilstedeværelse og beste praksis for hybride arbeidsmodeller, som nå bare er ett av tre alternativer en virksomhet har til rådighet. 

«Det er respektløst, og det er en type respektløshet som skaper avstand mellom mennesker og jobben deres», sier Jan van der Hoop, president i Fit First Technologies, en plattform for matching av talenter med fokus på jobbtilpasning. «Organisasjonen må lytte og si at vi trenger noen grunnregler for hvor ofte vi skal møtes, og med hvilket formål. Hvis vi skal møtes et visst antall dager i uken eller måneden, så la oss bli enige om hvilke dager det skal være, slik at vi alle møter opp med kunnskap om hva vi er der for å oppnå.»

Presset for å vende tilbake til kontorene og drive virksomheten slik man gjorde før pandemien, var uunngåelig, om ikke av noen annen grunn enn at de svært kostbare næringseiendommene selskapene hadde investert i, ville stå ubrukt mens alle jobbet hjemmefra. Men dette handler om mer enn bare leiekostnader.

Hvorfor organisasjoner innfører krav om tilbakevending til kontoret

Ofte er samarbeid den viktigste grunnen til å vende tilbake til kontoret, basert på oppfatningen om at møter ansikt til ansikt og det å ha folk samlokalisert vil øke produktiviteten og forbedre resultatoppfølgingen. 

«Organisasjoner vender tilbake til kontoret for å gjøre driften mer effektiv», sa Harrison Tang, administrerende direktør og medgrunnlegger av personsøkemotoren Spokeo. «Arbeidsplassen på avstand har gjort det vanskelig å kommunisere, og dermed forsinkes viktige beslutninger.»

Spokeo har mer enn 180 ansatte. For å oppmuntre til en tilbakevending til kontoret innhentet Tang tilbakemeldinger og bekymringer fra dem og iverksatte tiltak for å løse problemene de tok opp. Mange ansatte var for eksempel bekymret for pendlingen, så selskapet tilbød seg å sørge for transport. 

Tang innførte også fleksible arbeidsordninger, med hybride arbeidsplaner som lar ansatte velge kontordagene sine. Denne fleksibiliteten kan bidra til å gjøre overgangen enklere og ta hensyn til individuelle ønsker om å ikke jobbe fem dager på kontoret.

Å gå tilbake til det tradisjonelle arbeidsmiljøet kan potensielt være fordelaktig for ansatte når det gjelder følelsen av jobbsikkerhet og tilliten til egen inntektsevne. Data fra en ADP-rapport med tittelen «Folk på jobb 2023: Et globalt arbeidsstyrkeperspektiv» viser at: 

• 51 % av fjernarbeiderne forventer lønnsøkning det kommende året, sammenlignet med 61 % av kontorarbeiderne og 67 % av hybridarbeiderne.
• 31 % av fjernarbeiderne forventer en bonus det kommende året, sammenlignet med 38 % av kontorarbeiderne og 48 % av hybridarbeiderne.
• 49 % av fjernarbeiderne føler seg ikke trygge i jobben, sammenlignet med 36 % av kontorarbeiderne og 36 % av hybridarbeiderne.

Retningslinjene for tilbakevending til kontoret som er innført, har ikke blitt møtt med særlig entusiasme, og denne reaksjonen har en kostnad. Data fra Gallup viser at bare 29 % av de ansatte som jobber på stedet, er engasjerte, sammenlignet med 37 % av de fjernarbeidende. 

Nyhetsbildet har vært fullt av historier om ansatte som forlater selskapene sine etter at et slikt krav er innført, og om bedriftsledere som rettferdiggjør kravene med påstander om tapt produktivitet og at folk utnytter fleksibiliteten.

Dette er en ofte brukt og lat fortelling fra selskaper som ikke har klart å lære hvordan de skal følge opp ansattes prestasjoner i fjernarbeidssituasjoner, og som iverksetter RTO-ordrer for å ta tilbake kontrollen over hvordan folk arbeider.

Selv om det kan virke som en god idé, kan krav om tilbakevending til kontoret belaste forholdet mellom arbeidsgiver og ansatt, særlig i tilfeller der den ansatte kan føle at fjernarbeid ikke har noen innvirkning på prestasjonene, eller at vedkommende har flyttet til et nytt sted fordi det virket som om arbeid på kontoret ikke kom tilbake. 

«Bedrifter som presser på for en retur til kontoret, må revurdere tilnærmingen sin», sier Crystal Pinney-Ramos, strateg innen HR-teknologi hos cClearHR. «I stedet for å tvinge folk tilbake bør man fokusere på å tilby de riktige verktøyene for fjernarbeid og stole på at de ansatte kan styre tiden sin selv.»

Legg nå til de potensielle utfordringene knyttet til etterlevelse av loven om amerikanere med funksjonsnedsettelser (ADA).

Hva som er riktig for den enkelte organisasjon og arbeidstaker, avhenger i stor grad av behovene. Men realiteten er at behovene til de beste talentene må respekteres. 

«Jeg tror ikke det finnes ett enkelt svar som passer for alles behov. Det varierer fra person til person og fra kultur til kultur», sa van der Hoop. «Alle selskaper som pålegger alle å komme fullt tilbake til kontoret, risikerer å miste sine beste talenter. Disse menneskene har flest valgmuligheter i arbeidsmarkedet. De beste medarbeiderne kan ta med seg ferdighetene sine og finne en ny jobb. Og jeg kan fortelle deg av egen erfaring, etter å ha snakket med arbeidsgivere som har satt foten ned, at de har mistet folk.»

Hvorfor noen organisasjoner fortsetter med fjernarbeid

Det finnes mange grunner til å fortsette med fjernarbeid, ikke bare de ansattes tilfredshet med selskapets fleksibilitet og de åpenbare tiltakene for å øke medarbeiderbevaringen.

Pandemien viste oss hvor mye som kunne oppnås utenfor den tradisjonelle modellen der alle jobber på samme sted, og nå forventer mange ansatte å ha fjernarbeid som et tilgjengelig gode. 

For organisasjonen innebærer det å være fullt ut fjernbasert besparelser på kostnadene ved å forsøke å opprette og administrere kontorlokaler. Dette gjelder særlig mindre bedrifter, som kanskje ikke har budsjett til å konkurrere med de overdådige kontorlokalene til større selskaper. 

Linda Ho, personaldirektør i Seismic, mener ikke at en full retur til kontoret er nødvendig. Hun vil heller legge til rette for at de ansatte kan være produktive på egne premisser enn å se at medarbeiderne fysisk utfører oppgaver fra dag til dag.

«Vår høyeste prioritet er – og har alltid vært – å holde medarbeiderne våre fornøyde og produktive», sa Ho. «Hvis det å komme inn på kontoret ikke gir dette resultatet for enkelte ansatte, er de velkomne til å fortsette å jobbe eksternt.»

Fra et talentperspektiv har det å tilby fjernjobber den åpenbare fordelen at geografien fjernes som en viktig faktor, og at talentbasen utvides. 

«Vi har tatt i bruk en fullt ut fjernbasert modell», sa Daniel Cooper, administrerende partner i Lolly, et britisk programvareutviklingsbyrå. «Vi var et hybridselskap frem til covid-19 rammet, men de uventede fordelene ved å bli fullt ut fjernbasert førte til at vi stengte kontoret for godt. En av de største fordelene er at vi nå kan ansette de beste talentene, uavhengig av hvor de befinner seg geografisk. Dette har utvidet talentbasen vår betydelig og gitt oss et konkurransefortrinn.»

Cooper innrømmer at det byr på utfordringer å opprettholde bedriftskulturen i det nye miljøet. Den må utvikles bevisst og konsekvent.

For å få til dette har Lolly jevnlig arrangert virtuelle teambyggingsaktiviteter og oppmuntret til åpen kommunikasjon gjennom en rekke kanaler for å holde kulturen levende og teamet sammensveiset. 

«Interessant nok har vi sett en betydelig økning i prestasjonene siden vi gikk over til fjernarbeid. Fleksibiliteten og komforten ved å jobbe hjemmefra har økt produktiviteten», sa Cooper. «Dette har også skapt en ny utfordring – å forebygge utbrenthet. Når arbeids- og hjemmeområdene flyter sammen, er det lett for ansatte å jobbe for mye.»

Disse utfordringene gjelder imidlertid ikke for alle. Noen ansatte hadde allerede erfaring med hybrid- eller fjernarbeid før pandemien og har funnet ut hvordan de kan maksimere prestasjonene sine i en slik arbeidssituasjon. Andre kan fortsatt ha behov for strukturen og fordelene ved å jobbe fysisk på kontoret.

«Hvis ansatte befinner seg på et tidspunkt i livet der karrieren deres på en måte er etablert, og de har lært å være tilpasningsdyktige og få det til å fungere via Zoom for å holde kontakten med teamene og lederne sine og få ting gjort, kommer du til å miste dem hvis de ikke ønsker å pendle to timer hver dag. Hvis du sier at de bare må bite tennene sammen, kommer du til å miste dem», sa van der Hoop.  

Behovet for balanse

Holdningen Ho har inntatt i Seismic, skyldes verken egeninteresse eller et ønske om å spare på kostnadene til næringseiendom.

Selskapet kunngjorde nylig åpningen av et nytt kontor i San Diego, men har valgt å ikke pålegge de ansatte å komme tilbake til kontoret, for å gi hver enkelt medarbeider den arbeidshverdagen de foretrekker. 

«Beste praksis i bransjen er ikke tilstrekkelig for å være ledende innen medarbeidernes trivsel, så hver medarbeideropplevelse tilpasses de unike behovene til den enkelte», sa hun. «Vi har utformet kontorlokalene våre og retningslinjene for hybridarbeid med vekt på fleksibilitet og tilpasning til arbeidsstyrkens skiftende behov.»

Ser man på RTO-strategier gjennom et slags DEI-perspektiv, har alle ulike behov når det gjelder balansen mellom arbeid og fritid. Så hvem er en god kandidat for å vende tilbake til kontoret? 

«Ulike mennesker har ulike behov avhengig av alderen deres og hvor de befinner seg i karrieren», sa van der Hoop. «Yngre mennesker har ofte behov for sosial tilknytning og veiledning på en annen måte enn noen som er litt mer etablert. Det er bare et faktum i livet for mange mennesker at det sosiale nettverket deres delvis er forankret i arbeidsnettverket. Når man utvikler seg, lærer og utfordrer seg selv, er det viktig å ha dette sosiale nettverket i nærheten på en måte som er vanskelig å oppnå gjennom fjernkommunikasjon.»

Svaret på om man bør vende tilbake til kontoret, kan være kontekstavhengig, men lærdommen mange selskaper ser ut til å ta til seg nå – noen på den harde måten – er at det ikke er riktig vei å gå å pålegge det. 

«Alt koker ned til respekt og det å verdsette forholdet», sa van der Hoop. «I ethvert respektfullt forhold setter man ikke foten ned og sier at dette er slik det kommer til å bli. Man snakker sammen om hva som er viktig, og hvorfor det er viktig, og kommer frem til enighet. Enhver organisasjon som innfører et toppstyrt pålegg, dømmer seg selv til å sitte igjen med bare de menneskene som ikke har noe annet valg enn å være der. De som føler seg som fanger.»

Sørg for å få de nyeste nyhetene og innsiktene fra People Managing People ved å abonnere på nyhetsbrevet vårt, og bli med i samtalen i People Managing People Community.