Tilbake til kontoret: Fordeler, ulemper og tips for å lykkes

Hvordan ser returen til kontoret ut i dag?

Det er noen år siden pandemien gjorde fjernarbeid nødvendig, og vi har sett ganske mange organisasjoner gå tilbake på løftene sine når det gjelder dette alternativet.

Ifølge en rapport om hybridarbeid fra Gallup, publisert i mai 2024, arbeider 27 % av organisasjonene nå eksternt, 53 % har en hybridmodell, og 21 % arbeider fullt ut på stedet.

Som du kan se av grafen nedenfor, krever flere organisasjoner at arbeidstakerne kommer tilbake til kontoret i en hybridmodell. I tillegg viste en nylig KPMG-undersøkelse blant 1 500 toppledere at 64 % av dem forventer en full retur til kontoret innen 2026. 

Spørsmålet er: hvorfor?

Potensielle fordeler ved å vende tilbake til kontoret

Organisasjoner er svært opptatt av at arbeidstakerne skal vende tilbake til kontoret, og viser til økt samarbeid og en sterkere kultur som de viktigste grunnene. 

Men er disse påstandene underbygget? Hva sier forskningen om de potensielle fordelene ved at arbeidstakere vender tilbake til kontoret?

Forbedret tverrfaglig samarbeid

• MIT-studie: En studie fra MIT viste at akademikere som arbeidet nær hverandre, styrket tverrfaglig forskning på artikler og patenter.
• Studie fra Stanford-universitetet: Forskning fra Stanford-universitetet viste at selv om fjernarbeid kan øke produktiviteten for enkelte oppgaver, kan det redusere samarbeid og innovasjon sammenlignet med kontorarbeid, der spontane samtaler oppstår lettere.
• Universitetet i Chicago: Forskning fra UoC viste at de ansatte begrenset kommunikasjonssfærene sine og samhandlet med færre personer og forretningsenheter, både internt og eksternt i virksomheten.

Bedre møter for store grupper

• CEPR: Forskning fra CEPR viser at fjernarbeid stort sett rapporteres å være svært effektivt for små team, mens møter ansikt til ansikt er bedre for store grupper.
• MRFR-analyse: Markedet for programvare for bestilling av møterom forventes å vokse fra $1.1(USD Billion) i 2023 til $2.51 (USD Billion) innen 2032, noe som viser at det forventes at flere vil organisere seg fysisk, sammen.

Yngre arbeidstakere setter pris på noe tid ansikt til ansikt

• Seramount: Nyere forskning fra Seramount viste at 74 % av respondentene fra generasjon Z foretrekker en eller annen form for hybrid arbeidsordning sammenlignet med  52 % av alle andre demografiske grupper blant ansatte. Bare 11 % av respondentene fra generasjon Z foretrakk å arbeide fullt ut eksternt, sammenlignet med 34 prosent av andre arbeidstakere.

Flere muligheter for veiledning

• Forskningsprosjektet Arbeid hjemmefra (WFH): En studie utført av forskningsprosjektet Arbeid hjemmefra (WFH) fant at ansatte på kontoret bruker nesten 40 % mer tid på å veilede teammedlemmer enn de som jobber hjemmefra.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Sterkere forbindelser

• Atlassian: ​​Team hos Atlassian møtes på et av kontorene deres omtrent tre ganger i året for å knytte bånd og videreutvikle viktige prosjekter. Forskningen deres viser at slike bevisste teamsamlinger fører til en 27 % økning i følelsen av tilhørighet, særlig blant nyutdannede og nyansatte, og at denne effekten varer i ~4–5 måneder.

Utfordringer ved å vende tilbake til kontoret

På den annen side, hvilke potensielle utfordringer innebærer det å innføre RTO?

Misfornøyde ansatte

• Mindre fleksibilitet: Mange har blitt vant til fleksibiliteten ved fjernarbeid. Ifølge forskning fra FlexJobs ønsker 95 % av arbeidstakerne en eller annen form for fjernarbeid.
• Reise til og fra jobb: En annen undersøkelse fra FlexJobs viste at 79 % av respondentene anså det å unngå arbeidsreisen som den viktigste grunnen til at de foretrakk fjernarbeid.

Lavere produktivitet for enkelte ansatte

• Forstyrrelser på kontoret: Ikke alle ansatte jobber bedre i kontormiljøer. Enkelte ansatte kan oppleve forstyrrelser på kontoret (f.eks. støy og hyppige avbrytelser). Forskning fra Pew viste at 56 % av arbeidstakerne sier at WFH hjelper dem med å få arbeidet gjort og overholde tidsfrister.

Juridiske utfordringer

• Søksmål: Ansatte som ble ansatt som fullt ut fjernarbeidende, kan ha rett til å saksøke arbeidsgiveren dersom de blir sagt opp fordi de nekter å vende tilbake til kontoret. Hvor holdbart kravet deres er, avhenger av om de kan sies opp uten begrunnelse eller bare av saklig grunn.
• Vern av fjernarbeid: I enkelte jurisdiksjoner kan ansatte ha juridisk beskyttelse som støtter retten deres til å fortsette med fjernarbeid under bestemte vilkår. I land som Tyskland finnes det for eksempel regler som beskytter ansatte mot å bli tvunget tilbake til kontoret med mindre arbeidsgiveren kan dokumentere et tungtveiende forretningsbehov.
• Loven om amerikanere med funksjonsnedsettelser (ADA): I henhold til ADA i USA kan ansatte med helsetilstander som innebærer høyere risiko for COVID-19 eller andre helseproblemer, be om rimelige tilpasninger for å fortsette å jobbe eksternt.

Flere personalrelaterte problemer

• Mer konflikt: I arbeidet med artikkelen sin om samarbeid kontra konflikt ved RTO fant Gleb Tsipursky at 57 % av respondentene oppga at de opplevde flere personalrelaterte problemer mens de jobbet på kontoret. Til sammenligning oppga bare 12 % at slike problemer forekom oftere mens de jobbet eksternt.

Ulike retningslinjer for å vende tilbake til kontoret

Så hvilke alternativer har du hvis du vurderer å innføre RTO?

Valgfri RTO

Valgfri RTO lar ansatte velge om de vil jobbe fra kontoret eller eksternt, og gir maksimal fleksibilitet. Noen velger kanskje å komme inn hver dag, noen én eller to ganger i uken, mens andre kommer inn sjelden.

Potensielle fordeler omfatter at ansatte blir værende, rekruttering og produktivitet

Hybridmodell

Ansatte må møte på kontoret et bestemt antall dager i uken. Det er fortsatt mulig å tilby en viss fleksibilitet, for eksempel når det gjelder antall dager, hvilke dager eller hvor lenge hver dag.

Potensielle fordeler omfatter bedre samarbeid på tvers av fagområder og sterkere teamtilhørighet.

RTO på heltid

Alle ansatte må returnere til kontoret på heltid, med få unntak. Når jeg ser på forskningen og snakker med virkelige mennesker, er jeg ærlig talt usikker på hvilke potensielle fordeler dette har sammenlignet med hybridarbeid, bortsett fra kanskje større kontroll over hvordan folk bruker tiden sin på kontoret. En pen måte å si det på ville være å ha full oversikt over hva folk gjør til enhver tid (ikke et miljø denne redaktøren ville likt å jobbe i).

6 tips for en vellykket strategi for retur til kontoret

Følg disse beste praksisene for RTO for å oppnå den ønskede effekten:

1. Kommuniser tydelig og transparent

Det bør være liten tvil om RTO-planen. Dette innebærer å gi detaljert informasjon, inkludert tidslinjer, arbeidsplaner og forventninger.

I tillegg er det viktig å være åpen om årsakene bak beslutningen. Som Matt Erhard, administrerende partner i Summit Search Group, fremhever: «Det første du bør gjøre, før du begynner å utforme RTO-retningslinjene dine, er å avklare nøyaktig hvorfor du ønsker å få de ansatte tilbake til kontoret.

Det er to grunner til dette. For det første vil det være mer sannsynlig at arbeidstakerne forstår og aksepterer pålegget om retur til kontoret dersom det støttes av tydelige begrunnelser – og, i forlengelsen av dette, dersom du deler denne begrunnelsen og «hvorfor» bak beslutningen med dem.

Den andre grunnen er at dette er avgjørende for å opprettholde de ansattes engasjement gjennom denne overgangen og utforme retningslinjene på en slik måte at de uttalte målene ikke bare nås, men utgjør selve kjernen i endringene.

Hvis du for eksempel sier at du får folk tilbake til kontoret slik at de kan samarbeide bedre, bør RTO-planen din sørge for at teammedlemmer som jobber sammen på prosjekter, er på kontoret samtidig.

Hvis du ikke viser hvordan det å være på kontoret vil bidra til å nå målene dine med pålegget, vil begrunnelsen din fremstå som en tom og uærlig unnskyldning for de ansatte, og du vil sannsynligvis miste noen teammedlemmer som følge av dette.»

Et annet tips er å gi de ansatte god tid til å tilpasse seg de nye kravene, spesielt hvis de må gjøre personlige tilpasninger, for eksempel knyttet til barnepass eller transport. Amazon har for eksempel i det minste gitt de ansatte hele tre måneder til å planlegge en fullstendig RTO.

2. Frem åpen dialog og tilbakemeldinger

Opprett kanaler for å lytte til de ansatte, for eksempel programvare for medarbeiderundersøkelser, slik at de ansatte kan uttrykke bekymringer eller preferanser knyttet til returen til kontoret.

American Express baserte seg for eksempel i stor grad på medarbeiderundersøkelser for å utforme og videreutvikle sitt hybride Amex Flex-program.

3. Støtt overgangen og tilpasningen

Som Gleb Turpinsky oppdaget, har noen glemt hvordan det er å jobbe på et kontor, og noen unge arbeidstakere har kanskje aldri gjort det!

Derfor er det klokt å tilby ressurser eller opplæring som hjelper de ansatte med å finne seg til rette på nytt i kontormiljøet, for eksempel kurs i tidsstyring eller i å gjenopprette ferdigheter innen kommunikasjon ansikt til ansikt, konflikthåndtering og relasjoner mellom ansatte.

Hvis du har ansatt medarbeidere som jobber eksternt, bør du vurdere et eget introduksjonsprogram med bruk av programvare for introduksjon av nyansatte for å hjelpe dem med å bli kjent med kontorkulturen og -miljøet.

Noen organisasjoner tilbyr også ekstra frynsegoder, som dekning av parkerings- og kollektivtransportutgifter, for å hjelpe de ansatte med å redusere kostnadene ved å pendle til og fra arbeid.

I tillegg gjør systemer for kontoradministrasjon det mulig for bedrifter å opprettholde trygge arbeidsmiljøer samtidig som de legger til rette for at ansatte vender tilbake til kontoret.

4. Gå foran med et godt eksempel

Som alltid må ledere gå foran med et godt eksempel når det gjelder RTO. Dette innebærer å sørge for at ledelsen også er til stede på kontoret og viser vei for resten av organisasjonen.

I tillegg er det viktig at alle ledere og mellomledere har en felles forståelse av budskapet om returen til kontoret, slik at de fremstår samlet.

5. Ta hensyn til individuelle behov og situasjoner

Med mulige juridiske konsekvenser i tankene bør du erkjenne at noen ansatte kan ha gyldige grunner til å foretrekke eller ha behov for å fortsette å jobbe eksternt (f.eks. helseproblemer eller omsorgsansvar).

Tilpass tilnærmingen din basert på rollene og ansvarsområdene til ulike team eller enkeltpersoner. Roller som balanserer behovet for dyp konsentrasjon og samarbeid, kan for eksempel ha nytte av fortsatt fleksibilitet. 

Som Gevorg Nazaryan, CTO og medgründer av Docus, fremhever: «Vi har erfart at tilstedeværelse på kontoret for kritiske og samarbeidsorienterte aktiviteter, som intensive workshops for produktdesign, er nødvendig – og ikke noe annet. Ellers brukes digitale verktøy til å holde kontakten med det globale teamet.»

6. Oppgrader kontoret

For å utnytte kontorlokalene best mulig og potensielt spare kostnader til eiendom, innfører noen organisasjoner fleksible arbeidsplasser eller kontorhotell for å oppmuntre til dette. 

Disse benytter programvare for bestilling av fleksible arbeidsplasser eller programvare for administrasjon av kontorlokaler for å gi medarbeiderne fleksibilitet når det gjelder hvor de jobber på kontoret.

I likhet med effektive RTO-retningslinjer er effektiv planlegging av kontorlokaler fokusert på de ansattes og organisasjonens behov.

Arkitektfirmaet HUB brukte for eksempel tilbakemeldinger fra medarbeiderne og data om kontorbruk til å utforme nye hybride kontorer med den rette blandingen av arbeidsområder, i tråd med designprosessen deres.

Redaktørens vurdering

Jeg ser noen fordeler med en hybridmodell, men den bør være svært fleksibel. Som en som jobber eksternt 90 % av tiden, er den sporadiske tiden sammen fysisk nyttig for å sette i gang samtaler med kolleger fra ulike team, jobbe seg gjennom krevende prosjekter og knytte bånd. Jeg vet fra samtaler med kolleger at de føler det samme.

I tillegg bidrar det å være på et kontor til å motvirke sosial isolasjon, gjøre det enklere å ta pauser og skape grenser mellom privatliv og arbeidsliv. Av disse grunnene drar noen av kollegene mine som har mulighet til kontoret, dit nesten hver dag.

Personlig synes jeg en kort arbeidsreise, helst en gå- eller sykkeltur på 20–30 minutter, kan være ganske behagelig og bidra til å skille arbeid og privatliv.

Abonner på nyhetsbrevet People Managing People

Hvis du vil lese mer om RTO samt hybridt og fleksibelt arbeid, kan du abonnere på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere, som deler kunnskap og beste praksis for å hjelpe deg med å utvikle karrieren din og skape større innvirkning i organisasjonen din.