Den hybride arbeidsmodellen: komplett guide & beste praksis

Modellen kan variere mye mellom organisasjoner – noen kan ha bestemte dager avsatt til arbeid på kontoret, mens andre kan la de ansatte bestemme når de vil komme inn på kontoret.

Målet er å balansere fordelene ved fjernarbeid – som muligheten for konsentrert arbeid og mindre pendling – med fordelene ved ansikt-til-ansikt-interaksjon, som samarbeid og relasjonsbygging.

Hvilke typer hybride arbeidsmodeller finnes?

Som nevnt finnes hybridarbeid i flere ulike varianter:

Arbeidsplassbasert med begrenset fjernarbeid

• De ansatte jobber hovedsakelig på kontoret, med mulighet for enkelte dager med fjernarbeid.
• Vanligvis finnes det bestemte retningslinjer for hvor ofte ansatte kan jobbe hjemmefra (for eksempel én eller to dager i uken).
• Denne modellen legger vekt på samarbeid ansikt til ansikt, samtidig som den gir en viss fleksibilitet.

Arbeidsplassbasert med omfattende fjernarbeid

• I likhet med den første modellen får de ansatte større frihet til å jobbe eksternt, potensielt flere dager i uken.
• Organisasjonen verdsetter arbeid på kontoret, men anerkjenner fordelene ved fleksibelt fjernarbeid. Målet er å opprettholde et godt teamsamspill samtidig som individuelle ønsker om fjernarbeid imøtekommes.

Digitalt først med en arbeidsplass

• Organisasjonen opererer hovedsakelig i et eksternt eller digitalt miljø, men har et fysisk kontorlokale for samarbeid, møter eller arrangementer.
• Fellesområder, som møterom, kan ofte reserveres med en løsning for bestilling av møterom eller noe lignende.
• De ansatte kan ha fjernarbeid som sin primære arbeidsform og bruke arbeidsplassen ved behov for bestemte oppgaver eller samhandling med teamet.
• Denne modellen legger vekt på digitale HR-apper og fleksibilitet, samtidig som den tilbyr et fysisk sted for dem som foretrekker det.

Digitalt først uten arbeidsplass

• Organisasjonen opererer utelukkende eksternt, uten et fast kontorlokale.
• De ansatte jobber fra hvor de måtte ønske og er avhengige av digitale verktøy for kommunikasjon og samarbeid.
• Denne modellen er fullt fleksibel og utformet for en fjernarbeidsorientert kultur. Den tiltrekker seg ofte talenter som ønsker full integrering av arbeid og privatliv.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hvilke faktorer driver hybridarbeid?

Som du utvilsomt er svært klar over, førte covid-19 til at mange gikk over til fullt fjernarbeid. Siden den gang har arbeidstakere (motvillig) vendt tilbake til kontoret, hovedsakelig i en hybrid form. Faktorer som driver innføringen av hybride arbeidsmodeller:

1. Ansattes preferanser: Mange ansatte foretrekker hybridarbeid for å være produktive og for å oppnå en bedre balanse mellom arbeid og fritid.
2. Tiltrekking og bevaring av talenter: Siden mange arbeidstakere verdsetter hybridarbeid, kan det hjelpe bedrifter med å tiltrekke seg og beholde de beste talentene, særlig i konkurranseutsatte arbeidsmarkeder.
3. Teknologiske fremskritt: Forbedrede verktøy for kommunikasjon og samarbeid gjør det enklere for team å jobbe sammen eksternt.
4. Kostnadsbesparelser: Med effektiv håndtering av kontorlokaler og bruk av metoder som fleksible arbeidsplasser og kontorhotell kan organisasjoner redusere faste kostnader knyttet til kontorlokaler og forsyninger ved å ta i bruk hybridmodeller.
5. Globalisering: Når bedrifter ekspanderer globalt, gjør hybridarbeid det mulig å få tilgang til en større talentbase uten geografiske begrensninger.
6. Fokus på resultater: Mange organisasjoner går fra å fokusere på antall arbeidede timer til å måle prestasjoner basert på resultater, noe som gjør fleksibilitet mer gjennomførbart.
7. Miljøhensyn: Redusert pendling og lavere energibruk på kontoret kan være i tråd med bærekraftsmål og appellere til miljøbevisste ansatte og organisasjoner.

Hva er fordelene med hybridarbeid?

Hybridarbeid er litt som jordbær. De er søte og deilige, men også sunne – det beste fra begge verdener!

Hvordan hybridarbeid gagner ansatte

1. Varierte arbeidsmiljøer: Arbeidstakere kan dra nytte av fordelene ved både hjemmet og kontoret, og tilpasse seg det som passer oppgavene og humøret deres.
2. Redusert pendling: Fjernarbeid kan redusere reisetid og tilhørende stress, noe som gir mer tid til seg selv og en bedre balanse mellom arbeid og fritid.
3. Økt selvstendighet: Større kontroll over arbeidsmiljøet kan øke motivasjonen og produktiviteten.

Hvordan hybridarbeid gagner organisasjoner

1. Økt produktivitet: Mange studier viser at ansatte kan være mer produktive når de har fleksibilitet til å jobbe i de omgivelsene de foretrekker. Forskning fra Pew viste at 56 % av arbeidstakerne sier at WFH hjelper dem med å få gjort arbeidet og overholde frister.
2. Tiltrekking og bevaring av talenter: Hybridarbeid kan gjøre en organisasjon mer attraktiv for potensielle ansatte, særlig i konkurranseutsatte arbeidsmarkeder.
3. Kostnadsbesparelser: Bedrifter kan redusere utgifter knyttet til kontorlokaler og forsyninger, slik at midlene kan investeres på nytt i andre områder.
4. Tilgang til en bredere talentbase: Organisasjoner kan potensielt ansette talenter fra ulike geografiske områder, noe som kan føre til en mer mangfoldig arbeidsstyrke.
5. Innovasjon og samarbeid: Hybridmodeller kan fremme kreativitet ved å gi ansatte mulighet til å samarbeide ansikt til ansikt når det er nødvendig, samtidig som de drar nytte av selvstendigheten ved fjernarbeid.

Utfordringer ved hybridarbeid

Som med det meste som involverer virksomheter og mennesker, er hybridarbeid ikke uten utfordringer:

• Misnøye blant ansatte: Ikke alle er fornøyde med å bli bedt om å komme tilbake til kontoret, og det kan oppstå uenighet om hvor mange dager som skal tilbringes på kontoret kontra eksternt, og hvem som skal bestemme dette.
• Utnyttelse av kontorlokaler: Nedskalering kan føre til fleksible arbeidsplasser, noe som krever koordinering og tilpasninger av kontorutformingen.
• Teknologi: Det å bytte mellom kontorarbeid og fjernarbeid krever en solid teknologisk infrastruktur (nettverk, maskinvare og samarbeidsverktøy). Det kan også være nødvendig å ta i bruk nisjepregede digitale løsninger, som digitale samarbeidsflater eller løsninger for elektroniske signaturer.
• Datasikkerhet: Økt risiko for datainnbrudd krever forbedrede sikkerhetsprotokoller for eksterne arbeidsmiljøer.
• Introduksjon av nyansatte: Det kreves ekstra planlegging for å integrere nye ansatte, særlig juniorer, i bedriftskulturen og nettverkene.
• Inkludering og likeverd: Det er en risiko for at ansatte på kontoret favoriseres fremfor eksterne ansatte, noe som potensielt kan påvirke synlighet og muligheter for nettverksbygging.
• Effektivt samarbeid: Ansatte som jobber eksternt eller fra satellittkontorer, kan møte samarbeidsutfordringer med team på kontoret.
• Tretthet etter virtuelle møter: Kognitiv belastning fra å bytte mellom verktøy, mangel på ikke-verbale signaler og konstant skjermtid fører til utmattelse.

Vi skal gå gjennom noen beste praksiser for å overvinne disse utfordringene senere i artikkelen.

Hybridarbeid: arbeidstakere kontra ansatte

Amazon kunngjorde nylig til arbeidstakerne at de fra og med januar 2025 må returnere til kontoret på heltid. Ifølge rapporter søker ansatte i sinne på andre jobber.

Faktum er at mange har blitt vant til fleksibiliteten ved fjernarbeid. Ifølge forskning fra FlexJobs ønsker 95 % av arbeidstakerne en eller annen form for fjernarbeid.

En annen undersøkelse utført av FlexJobs viste at 79 % av respondentene anså det å unngå pendlingen som den viktigste grunnen til at de foretrakk fjernarbeid.

Som nevnt er hybridarbeid et godt kompromiss mellom fullstendig fjernarbeid og arbeid utelukkende på kontoret. Denne redaktøren har vanskelig for å forstå hvorfor de som kan jobbe hjemmefra, ikke får lov til det i minst 2–3 dager i uken.

Hva er en hybrid arbeidsplan?

En hybrid arbeidsplan viser til en arbeidsordning der ansatte deler tiden mellom å jobbe eksternt og å jobbe på kontoret. 

Denne planen kan variere mye avhengig av organisasjonens retningslinjer og den enkelte ansattes preferanser.

Her er noen vanlige varianter av hybride arbeidsplaner:

1. Fastlagte dager: Ansatte jobber på kontoret på bestemte dager (for eksempel mandager og onsdager) og eksternt de andre dagene (for eksempel tirsdager, torsdager og fredager).
2. Fleksibel planlegging: Ansatte står fritt til å velge når de skal jobbe hjemmefra eller på kontoret, basert på behovene og oppgavene de har den aktuelle uken.
3. Teambasert plan: Teamene samordner kontordagene sine for å sikre at alle er til stede under viktige møter eller samarbeidsøkter, samtidig som den enkelte har fleksibilitet de andre dagene.
4. Kjernetid: Ansatte jobber et fast antall timer på kontoret (for eksempel fra kl. 10 til 15), men kan velge å jobbe eksternt utenom disse tidene.
5. Kontorbruk ved behov: Ansatte kan komme inn på kontoret ved behov uten en fast plan, noe som gir mer fleksible arbeidsordninger basert på prosjektbehov eller personlige preferanser.

Beste praksis for en hybrid arbeidsstyrke

Hybridarbeid er en relativt ny modell for de fleste organisasjoner, og mange prøver fortsatt å finne den rette balansen. Her er noen beste praksiser for å optimalisere hybridarbeid på arbeidsplassen din.

Innhent tilbakemeldinger fra de ansatte

Som når man utformer noe for mennesker, er det god praksis å involvere dem i prosessen, og hybridarbeid er ikke noe unntak.

Som American Express oppdaget, er det en viktig del av å hjelpe de ansatte med å ta i bruk endringen og sikre at hybridmodellen passer dem best mulig, å innhente tilbakemeldinger fra dem på et tidlig tidspunkt for å utforme tilnærmingen til hybridarbeid sammen med dem.

Det kreves imidlertid en viss bevissthet for å få frem den riktige informasjonen som trengs for å innarbeide de ansattes tilbakemeldinger i planene dine. Priya Parker formulerer dette på en glimrende måte:

«Å spørre de ansatte om de ønsker å «vende tilbake til kontoret», er å stille feil spørsmål. Ledere bør i stedet spørre: Hva lengtet du etter da vi ikke kunne møtes fysisk? Hva savnet du ikke, og er klar til å kvitte deg med? Hvilke former for møter fant du opp under pandemien av nødvendighet, og som overraskende nok fungerte? Hva kan vi eksperimentere med nå?»

Fastsett tydelige retningslinjer

Kaos trives i tvetydighet, og derfor er det viktig å utvikle detaljerte retningslinjer for hybridarbeid som beskriver forventningene til tilstedeværelse og kommunikasjon, for eksempel ved å publisere månedlige eller ukentlige oppdateringer i delte kanaler.

Utnytt teknologien

Invester i den riktige kombinasjonen av samarbeidsverktøy for fjernarbeid og verktøy for arbeid på kontoret som støtter hybridarbeid (for eksempel videokonferanseprogramvare og prosjektstyringsprogramvare), for å øke produktiviteten og samarbeidet.

Du kan også ta i bruk teknologi som programvare for bestilling av fleksible arbeidsplasser og programvare for kontoradministrasjon for å utnytte kontorlokalene effektivt.

Tilby opplæring og støtte

Tilby opplæring for både ansatte og ledere i beste praksis for fjernarbeid, tidsstyring og effektiv bruk av teknologi.

Hvis arbeidstakerne ikke har vært i et kontormiljø på en stund, kan det være nyttig å tilby ressurser eller opplæring for å hjelpe ansatte med å tilpasse seg kontormiljøet på nytt, for eksempel workshops om tidsstyring eller gjenoppretting av ferdigheter innen kommunikasjon ansikt til ansikt, konfliktløsning og ansatterelasjoner.

Hvis du har ansatt medarbeidere eksternt, bør du vurdere et eget introduksjonsprogram som bruker introduksjonsprogramvare for å hjelpe dem med å bli kjent med kontorkulturen og -miljøet.

Vær bevisst på kontordagene

Å styrke samarbeid og kommunikasjon bør være hjørnesteinen i de ansattes opplevelse av kontoret. 

Men det krever god planlegging og koordinering for å sikre at medarbeiderne får disse fordelene.  

Vurder følgende for å hjelpe teamene med å få mest mulig ut av dagene de er samlet fysisk:

• Optimaliser de fysiske lokalene: Hvis kontorlokalene dine ser ut som det tradisjonelle kontorlandskapets ødemark, med cellekontorer så langt øyet kan se, kan det være på tide å modernisere. Bruk PMPs veiledning om planlegging av kontorlokaler for å få hjelp.
• Koordiner med teammedlemmene: Forventningene bør avklares på forhånd for å sikre at teamets timeplaner er samkjørte, og at medarbeiderne er tilgjengelige og enige om målene for tiden de skal tilbringe sammen.
• Legg til rette for teammøter og én-til-én-samtaler: Viktige kontaktpunkter som teammøter og én-til-én-møter er en god bruk av tiden når dere møtes fysisk. 
• Prioriter samarbeidsopplevelser: Workshops, idémyldringer og andre samarbeidsmøter egner seg spesielt godt for fysisk samvær.
• Nettverksbygging og sosial tid: Sett av tid til nettverksbygging og sosialt samvær. Dette er spesielt nyttig for yngre og nyansatte medarbeidere.

Bruk data

Bruk tilbakemeldinger fra ansatte, data om kontorbruk og produktivitetsdata for å følge med på hvor effektiv modellen er, og gjør justeringer etter behov.

Hvordan bygger jeg en hybrid arbeidskultur?

Nøkkelen til vellykket hybridarbeid er å skape en effektiv hybrid arbeidskultur. Her er noen råd:

Definer verdiene dine

Som Hope Horner, administrerende direktør i Lemonlight, med rette påpeker: «Å bygge en sterk hybridkultur handler ikke om å prøve å gjenskape det gamle kontormiljøet. Det handler om å forme kulturen på nytt slik at den passer til denne nye virkeligheten, og om å utnytte modellens styrker bevisst samtidig som man reduserer svakhetene.»

Det kan være lurt å tilpasse verdiene dine noe for hybridarbeid. For eksempel ved å legge vekt på selvstendighet, fleksibilitet, tillit, inkludering og samarbeid.

Kommuniser mer enn du tror er nødvendig

Å være en del av en kultur handler om å føle seg knyttet til den, og derfor er kommunikasjon på alle nivåer avgjørende.

Som Horner fremhever: «Du må kommunisere mer enn du tror er nødvendig. Vi snakker om regelmessig kommunikasjon fra toppledere, allmøter, hyppige oppfølginger og å nå folk fra alle kanter: e-post, Slack, videosamtaler. Det handler om å sørge for at alle er orientert, uansett hvor de jobber fra.»

Anerkjenn når medarbeidere etterlever selskapets verdier​​

En god måte å innarbeide verdiene dine og den organisatoriske atferden de fremmer på, er å anerkjenne medarbeidere som etterlever dem.

Det kan for eksempel være at selskapet bruker kanaler i Slack eller Teams, plattformer for medarbeideranerkjennelse eller nyhetsbrev til å feire når et teammedlem viser en av verdiene på en positiv måte.

Som Horner sier: «Du må omfavne hybridmodellens unike fordeler. Fleksibiliteten, selvstendigheten og fokuset på resultater fremfor tid ansikt til ansikt. Vi gjør et poeng av å feire disse tingene og fremheve hvordan de gjør kulturen vår spesiell.»

Bygg relasjoner

Skap muligheter for teambygging, både virtuelt og fysisk. Regelmessige teambyggingsaktiviteter, sosiale arrangementer og uformelle oppfølginger kan bidra til å styrke relasjonene.

Gå foran som et godt eksempel

Ledere og mellomledere bør være eksempler på den ønskede atferden i en hybridkultur. Deres engasjement for fleksibilitet, kommunikasjon og inkludering setter tonen for resten av organisasjonen.

Hva er den beste samarbeidsløsningen for hybridarbeid?

Jeg har nevnt teknologi ganske mye, så jeg tenkte å anbefale noen nyttige verktøy for å legge til rette for effektivt hybridarbeid.

• Kommunikasjonsplattformer: Verktøy som legger til rette for direktemeldinger, videokonferanser og taleanrop. Disse hjelper team med å holde kontakten uavhengig av hvor de befinner seg.
• Prosjektstyringsverktøy: Prosjektstyringsprogramvare som hjelper team med å organisere oppgaver, sette tidsfrister, fordele ansvar og følge fremdriften. Disse verktøyene sørger for at alle er samkjørte når det gjelder prosjektmål og tidsplaner.
• Dokumentsamarbeid: Dokumenthåndteringssystemer som lar flere brukere opprette, redigere og kommentere dokumenter i sanntid. Dette muliggjør sømløst samarbeid om rapporter, presentasjoner og andre delte filer.
• Virtuelle tavler: Digitale tavler som lar team gjennomføre idémyldring, visualisere ideer og samarbeide i sanntid. De er nyttige for kreative prosesser og planleggingsøkter.
• Løsninger for fildeling og lagring: Tjenester som muliggjør sikker lagring og enkel deling av filer mellom teammedlemmer. Disse verktøyene sørger for at alle har tilgang til de nødvendige ressursene.
• Verktøy for tidsstyring og planlegging: Applikasjoner som hjelper team med å planlegge møter, administrere kalendere og koordinere tilgjengelighet. De kan bidra til å unngå planleggingskonflikter i hybride arbeidsmiljøer.
• Verktøy for tilbakemeldinger og spørreundersøkelser: Plattformer som programvare for spørreundersøkelser lar team samle inn synspunkter og tilbakemeldinger fra medlemmene om ulike emner, slik at alles stemme blir hørt.
• Plattformer for læring og kunnskapsdeling: Verktøy som læringsstyringssystemer som legger til rette for opplæring, introduksjon og kunnskapshåndtering, slik at team kan dele ressurser og lære av hverandre, uavhengig av hvor de befinner seg.
• Profesjonelle tjenester: Tjenester som EOR-er og PEO-er kan hjelpe med å finne og ansette fjernarbeidere og gi veiledning om hybridarbeid.

Abonner på People Managing People-nyhetsbrevet

Hvis du vil vite mer om hybridarbeid og andre strategier for talenthåndtering, kan du abonnere på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere, som deler kunnskap og beste praksis for å hjelpe deg med å utvikle karrieren din og skape større innvirkning i organisasjonen din.

Vanlige spørsmål om hybridarbeid

Er hybridarbeid og fjernarbeid bra eller dårlig for medarbeiderengasjementet?

Er det forskjell på hybridarbeid og å jobbe hjemmefra?