Den hybride arbeidsmodellen: komplett veiledning & beste praksiser

Siden pandemien har hybridarbeid blitt den vanligste arbeidsmodellen i USA. På bare noen få år har hybridarbeid gått fra å være sjeldent til å bli standard, og selv om det er svært ettertraktet blant ansatte, kan det være vanskelig å administrere på riktig måte.

Bruk denne veiledningen til å forstå hybridmodellen, avgjøre om den passer for deg og i hvilken form, samt lære om beste praksis for hybridarbeid.

Hva er en hybrid arbeidsmodell?

En hybrid arbeidsmodell kombinerer fjernarbeid og arbeid på kontoret, slik at ansatte kan dele tiden sin mellom de to arbeidsmiljøene.

Modellen kan variere mye mellom organisasjoner – noen kan ha bestemte dager satt av til arbeid på kontoret, mens andre kan la ansatte selv bestemme når de skal komme inn på kontoret.

Målet er å balansere fordelene ved fjernarbeid – som rom for konsentrert arbeid og mindre pendling – med fordelene ved ansikt-til-ansikt-interaksjon, som samarbeid og relasjonsbygging.

Hvilke typer hybride arbeidsmodeller finnes?

Som nevnt finnes hybridarbeid i flere ulike varianter:

Kontorbasert med begrenset fjernarbeid

• Ansatte jobber hovedsakelig på kontoret, med mulighet for enkelte dager med fjernarbeid.
• Vanligvis finnes det bestemte retningslinjer for hvor ofte ansatte kan jobbe hjemmefra (for eksempel én eller to dager i uken).
• Denne modellen legger vekt på samarbeid ansikt til ansikt, samtidig som den gir noe fleksibilitet.

Kontorbasert med omfattende fjernarbeid

• I likhet med den første modellen får ansatte større frihet til å jobbe eksternt, potensielt flere dager i uken.
• Organisasjonen verdsetter arbeid på kontoret, men anerkjenner fordelene ved fleksibelt fjernarbeid. Målet er å opprettholde et sterkt teamsamspill og samtidig imøtekomme individuelle ønsker om fjernarbeid.

Digitalt først, med et kontor

• Organisasjonen opererer hovedsakelig i et eksternt eller digitalt miljø, men har et fysisk kontor for samarbeid, møter eller arrangementer.
• Fellesområder, som konferanserom, kan ofte reserveres med en løsning for booking av møterom eller noe lignende.
• Ansatte kan ha fjernarbeid som sin primære arbeidsform og bruke kontoret etter behov for bestemte oppgaver eller samhandling i teamet.
• Denne modellen legger vekt på digitale HR-apper og fleksibilitet, samtidig som den tilbyr et fysisk arbeidssted for dem som foretrekker det.

Digitalt først, uten kontor

• Organisasjonen opererer utelukkende eksternt, uten et bestemt kontorlokale.
• Ansatte jobber hvor de selv ønsker, og er avhengige av digitale verktøy for kommunikasjon og samarbeid.
• Denne modellen er fullt fleksibel og utformet for en fjernarbeidsorientert kultur, og tiltrekker seg ofte talenter som ønsker full integrasjon mellom arbeid og privatliv.

Hvilke faktorer driver hybridarbeid?

Som du utvilsomt er svært klar over, presset covid-19 mange over i fullstendig fjernarbeid. Siden den gang har arbeidstakere (motvillig) vendt tilbake til kontoret, hovedsakelig i en hybrid arbeidsform. Faktorer som driver innføringen av hybride arbeidsmodeller:

1. Ansattes preferanser: Mange ansatte foretrekker hybridarbeid for å være produktive og oppnå en bedre balanse mellom arbeid og fritid.
2. Tiltrekke og beholde talenter: Ettersom mange arbeidstakere setter pris på hybridarbeid, kan det hjelpe bedrifter med å tiltrekke seg og beholde de beste talentene, særlig i konkurransepregede arbeidsmarkeder.
3. Teknologiske fremskritt: Forbedrede verktøy for kommunikasjon og samarbeid gjør det enklere for team å samarbeide eksternt.
4. Kostnadsbesparelser: Med effektiv forvaltning av kontorlokaler og bruk av metoder som fleksible kontorplasser og kontorhotell kan organisasjoner redusere faste kostnader knyttet til kontorlokaler og strøm ved å ta i bruk hybridmodeller.
5. Globalisering: Når selskaper ekspanderer globalt, gjør hybridarbeid det mulig å få tilgang til en større talentpool uten geografiske begrensninger.
6. Fokus på resultater: Mange organisasjoner går fra å fokusere på antall arbeidede timer til å måle prestasjoner basert på resultater, noe som gjør fleksibilitet mer gjennomførbart.
7. Miljøhensyn: Redusert pendling og lavere energibruk på kontoret kan være i tråd med bærekraftsmål og appellere til miljøbevisste ansatte og organisasjoner.

Hva er fordelene med hybridarbeid?

Hybridarbeid er litt som jordbær. De er søte og deilige, men også sunne – det beste fra begge verdener!

Hvordan hybridarbeid gagner ansatte

1. Varierte arbeidsmiljøer: Arbeidstakere kan dra nytte av fordelene ved både hjemmekontor og kontor, og tilpasse seg det som passer oppgavene og humøret deres.
2. Mindre pendling: Fjernarbeid kan redusere reisetid og tilhørende stress, noe som gir mer tid til privatlivet og en bedre balanse mellom arbeid og fritid.
3. Økt selvstendighet: Større kontroll over arbeidsmiljøet kan øke motivasjonen og produktiviteten.

Hvordan hybridarbeid gagner organisasjoner

1. Økt produktivitet: Mange studier viser at ansatte kan være mer produktive når de har fleksibilitet til å arbeide i de miljøene de foretrekker. Forskning fra Pew viste at 56 % av arbeidstakerne sier at WFH hjelper dem med å utføre arbeidet og overholde tidsfrister.
2. Tiltrekke og beholde talenter: Hybridarbeid kan gjøre en organisasjon mer attraktiv for potensielle ansatte, særlig i konkurransepregede arbeidsmarkeder.
3. Kostnadsbesparelser: Selskaper kan redusere utgifter knyttet til kontorlokaler og strøm, slik at midlene kan investeres på nytt i andre områder.
4. Tilgang til en bredere talentpool: Organisasjoner kan potensielt ansette talenter fra ulike geografiske områder, noe som kan føre til en mer mangfoldig arbeidsstyrke.
5. Innovasjon og samarbeid: Hybridmodeller kan fremme kreativitet ved å la ansatte samarbeide fysisk når det er nødvendig, samtidig som de drar nytte av selvstendigheten ved fjernarbeid.

Utfordringer ved hybridarbeid

Som med det meste som involverer virksomhet og mennesker, er hybridarbeid ikke uten utfordringer:

• Misnøye blant arbeidstakere: Ikke alle er fornøyde med å bli bedt om å komme tilbake til kontoret, og det kan oppstå uenighet om hvor mange dager som skal tilbringes på kontoret kontra eksternt, og hvem som skal bestemme dette.
• Utnyttelse av kontorlokaler: Nedskalering kan føre til fleksible kontorplasser, noe som krever koordinering og tilpasninger av kontorlokalene.
• Teknologi: Bytte mellom kontorarbeid og fjernarbeid krever en solid teknologisk infrastruktur (nettverk, maskinvare og samarbeidsverktøy). Det kan også være nødvendig å ta i bruk nisjepregede digitale løsninger, som samarbeidsbaserte tavler eller løsninger for elektroniske signaturer.
• Datasikkerhet: Økt risiko for datainnbrudd krever bedre sikkerhetsprotokoller for eksterne arbeidsmiljøer.
• Introduksjon av nyansatte: Det kreves ekstra planlegging for å integrere nye ansatte, særlig juniorer, i bedriftskulturen og nettverkene.
• Inkludering og likeverd: Det er en risiko for at ansatte på kontoret favoriseres fremfor eksterne ansatte, noe som potensielt kan påvirke synlighet og nettverksmuligheter.
• Effektivt samarbeid: Ansatte som arbeider eksternt eller fra satellittkontorer, kan møte samarbeidsutfordringer med team på kontoret.
• Utmattelse fra virtuelle møter: Kognitiv belastning ved å bytte mellom verktøy, mangel på ikke-verbale signaler og konstant skjermtid fører til utmattelse.

Vi skal gå gjennom noen beste praksiser for å overvinne disse utfordringene senere i artikkelen.

Hybridarbeid: arbeidstakere kontra ansatte

Amazon kunngjorde nylig til arbeidstakerne at de fra og med januar 2025 må komme tilbake til kontoret på heltid. Ifølge rapporter søker ansatte i sinne på andre jobber.

Faktum er at mange har blitt vant til fleksibiliteten ved fjernarbeid. Ifølge forskning fra FlexJobs ønsker 95 % av arbeidstakerne en eller annen form for fjernarbeid.

En annen undersøkelse fra FlexJobs viste at 79 % av respondentene anså det å slippe pendlingen som den viktigste grunnen til at de foretrakk fjernarbeid.

Som nevnt er hybridarbeid et godt kompromiss mellom fullstendig fjernarbeid og arbeid utelukkende på kontoret. Denne redaktøren synes det er vanskelig å forstå hvorfor de som kan jobbe hjemmefra, ikke får lov til det i minst 2–3 dager i uken.

Hva er en hybrid arbeidsplan?

En hybrid arbeidsplan viser til en arbeidsordning der ansatte deler tiden mellom å jobbe eksternt og å jobbe på kontoret. 

Denne planen kan variere betydelig avhengig av organisasjonens retningslinjer og de enkelte ansattes preferanser.

Her er noen vanlige varianter av hybride arbeidsplaner:

1. Faste dager: Ansatte jobber på kontoret bestemte dager (f.eks. mandager og onsdager) og eksternt de andre dagene (f.eks. tirsdager, torsdager og fredager).
2. Fleksibel planlegging: Ansatte står fritt til å velge når de skal jobbe hjemmefra eller på kontoret, basert på behovene og oppgavene deres den aktuelle uken.
3. Teambasert plan: Team koordinerer dagene de er på kontoret, slik at alle er til stede for viktige møter eller samarbeidsøkter, samtidig som de har individuell fleksibilitet de andre dagene.
4. Kjernetid: Ansatte jobber et fast antall timer på kontoret (f.eks. fra kl. 10 til 15), men kan velge å jobbe eksternt utenom dette tidsrommet.
5. Kontorbruk ved behov: Ansatte kan komme inn på kontoret ved behov uten en fast plan, noe som gir mer fleksible arbeidsordninger basert på prosjektkrav eller personlige preferanser.

Beste praksis for en hybrid arbeidsstyrke

Hybridarbeid er en relativt ny modell for de fleste organisasjoner, og mange prøver fortsatt å finne den rette balansen. Her er noen beste praksiser for å optimalisere hybridarbeid på arbeidsplassen.

Innhent tilbakemeldinger fra de ansatte

Som når man utformer noe for mennesker, er det god praksis å involvere dem i prosessen, og hybridarbeid er ikke noe unntak.

Som American Express oppdaget, er det å innhente tilbakemeldinger fra de ansatte på forhånd for å bidra til å utvikle tilnærmingen til hybridarbeid sammen med dem, en viktig del av å hjelpe dem med å ta imot endringen og sikre at hybridmodellen fungerer best mulig for dem.

Det kreves imidlertid en viss grad av målrettethet for å få frem den riktige informasjonen som trengs for å innarbeide de ansattes tilbakemeldinger i planene. Priya Parker beskriver dette på en treffende måte:

«Å spørre de ansatte om de ønsker å «komme tilbake til kontoret», er å stille feil spørsmål. I stedet bør ledere spørre: Hva lengtet du etter da vi ikke kunne møtes fysisk? Hva savnet du ikke, og er du klar til å legge det bort? Hvilke former for møter fant du opp under pandemien av nødvendighet, og som overraskende nok fungerte? Hva kan vi eksperimentere med nå?»

Fastsett tydelige retningslinjer

Kaos trives i uklarhet, og derfor er det viktig å utvikle detaljerte retningslinjer for hybridarbeid som beskriver forventningene til tilstedeværelse og kommunikasjon, f.eks. publisering av månedlige eller ukentlige oppdateringer i delte kanaler.

Ta i bruk teknologi

Invester i den riktige kombinasjonen av verktøy for bruk på kontoret og verktøy for eksternt samarbeid som støtter hybridarbeid (f.eks. videokonferanseprogramvare og programvare for prosjektstyring), for å øke produktiviteten og samarbeidet.

Du kan også ta i bruk teknologi som programvare for booking av fleksible arbeidsplasser og programvare for kontoradministrasjon for å utnytte kontorplassen effektivt.

Tilby opplæring og støtte

Tilby opplæring for både ansatte og ledere i beste praksis for fjernarbeid, tidsstyring og effektiv bruk av teknologi.

Hvis arbeidstakerne ikke har vært i et kontormiljø på en stund, kan det være nyttig å tilby ressurser eller opplæring for å hjelpe ansatte med å tilpasse seg kontormiljøet igjen, for eksempel workshops om tidsstyring eller gjenoppretting av ferdigheter innen kommunikasjon ansikt til ansikt, konflikthåndtering og ansatterelasjoner.

Hvis du har ansatt medarbeidere på avstand, bør du vurdere et eget introduksjonsprogram med bruk av programvare for introduksjon av nyansatte for å hjelpe dem med å bli kjent med kontorkulturen og kontormiljøet.

Vær bevisst på kontordagene

Å styrke samarbeid og kommunikasjon bør være hjørnesteinen i de ansattes opplevelse på kontoret. 

Men det krever god planlegging og koordinering for å sikre at medarbeiderne får disse fordelene.  

Vurder følgende for å hjelpe teamene med å få mest mulig ut av dagene de er samlet fysisk:

• Optimaliser de fysiske lokalene: Hvis kontorlokalene dine ser ut som det tradisjonelle kontorlandskapet med avlukker som strekker seg så langt øyet kan se, kan det være på tide å modernisere. Bruk PMPs veiledning om planlegging av kontorlokaler som hjelp.
• Koordiner med teammedlemmene: Forventningene bør avklares på forhånd for å sikre at teamets timeplaner er samordnet, og at de ansatte er tilgjengelige og enige om målene for tiden de tilbringer sammen.
• Legg til rette for teammøter og møter én til én: Viktige kontaktpunkter som teammøter og møter én til én er en god måte å bruke tiden sammen på. 
• Prioriter samarbeidsopplevelser: Workshops, idédugnader og andre samarbeidsmøter egner seg spesielt godt for tid sammen fysisk.
• Nettverksbygging og sosial tid: Sett av tid til nettverksbygging og sosialt samvær. Dette er særlig nyttig for yngre og nyansatte medarbeidere.

Bruk data

Bruk tilbakemeldinger fra ansatte, data om kontorbruk og produktivitetsdata for å følge med på hvor effektiv modellen er, og juster den deretter.

Hvordan bygger jeg en hybrid arbeidskultur?

Nøkkelen til vellykket hybridarbeid er å skape en effektiv hybrid arbeidskultur. Her er noen råd:

Definer verdiene dine

Som Hope Horner, administrerende direktør i Lemonlight, med rette påpeker: «Å bygge en sterk hybridkultur handler ikke om å forsøke å gjenskape det gamle kontormiljøet. Det handler om å omforme kulturen slik at den passer til denne nye virkeligheten, og om å utnytte modellens styrker på en bevisst måte samtidig som svakhetene begrenses.»

Det kan være lurt å tilpasse verdiene dine noe for hybridarbeid. Det kan for eksempel innebære å vektlegge selvstendighet, fleksibilitet, tillit, inkludering og samarbeid.

Kommuniser mer enn nødvendig

Å være en del av en kultur handler om å føle seg knyttet til den, og derfor er kommunikasjon på alle nivåer avgjørende.

Som Horner fremhever: «Du må kommunisere mer enn nødvendig. Vi snakker om regelmessig kommunikasjon fra ledelsen, allmøter, hyppige oppfølginger og å nå folk fra alle kanter: e-post, Slack og videosamtaler. Det handler om å sørge for at alle er orientert, uansett hvor de jobber fra.»

Anerkjenn når medarbeidere etterlever selskapets verdier​​

En god måte å innarbeide verdiene dine og den organisasjonsatferden de fremmer på, er å anerkjenne medarbeidere som etterlever dem.

Selskapet ditt kan for eksempel bruke kanaler i Slack eller Teams, plattformer for medarbeideranerkjennelse eller nyhetsbrev til å feire når et teammedlem viser en av verdiene på en positiv måte.

Som Horner sier: «Du må omfavne hybridmodellens unike fordeler. Fleksibiliteten, selvstendigheten og fokuset på resultater fremfor tid ansikt til ansikt. Vi legger vekt på å feire disse tingene og fremheve hvordan de gjør kulturen vår spesiell.»

Styrk relasjonene

Skap muligheter for teambygging, både virtuelt og fysisk. Regelmessige teambyggingsaktiviteter, sosiale arrangementer og uformelle oppfølginger kan bidra til å styrke relasjonene.

Gå foran som et godt eksempel

Ledere og mellomledere bør være rollemodeller for den ønskede atferden i en hybridkultur. Deres engasjement for fleksibilitet, kommunikasjon og inkludering setter tonen for resten av organisasjonen.

Hva er den beste samarbeidsløsningen for hybridarbeid?

Jeg har nevnt teknologi ganske mye, så jeg tenkte å anbefale noen nyttige verktøy som kan legge til rette for effektivt hybridarbeid.

• Kommunikasjonsplattformer: Verktøy som legger til rette for direktemeldinger, videokonferanser og talesamtaler. Disse hjelper team med å holde kontakten uavhengig av hvor de befinner seg.
• Prosjektstyringsverktøy: Programvare for prosjektstyring som hjelper team med å organisere oppgaver, sette tidsfrister, fordele ansvar og følge fremdriften. Disse verktøyene sørger for at alle er samkjørte når det gjelder prosjektmål og tidsplaner.
• Dokumentsamarbeid: Dokumenthåndteringssystemer som lar flere brukere opprette, redigere og kommentere dokumenter i sanntid. Dette muliggjør sømløst samarbeid om rapporter, presentasjoner og andre delte filer.
• Virtuelle tavler: Digitale tavler som lar team idémyldre, visualisere ideer og samarbeide i sanntid. De er nyttige i kreative prosesser og planleggingsmøter.
• Løsninger for fildeling og lagring: Tjenester som muliggjør sikker lagring og enkel deling av filer mellom teammedlemmer. Disse verktøyene sørger for at alle har tilgang til de nødvendige ressursene.
• Tidsstyrings- og planleggingsverktøy: Applikasjoner som hjelper team med å planlegge møter, administrere kalendere og koordinere tilgjengelighet. De kan bidra til å unngå planleggingskonflikter i hybride arbeidsmiljøer.
• Tilbakemeldings- og undersøkelsesverktøy: Plattformer som undersøkelsesprogramvare gjør det mulig for team å innhente innspill og tilbakemeldinger fra medlemmer om ulike temaer, noe som bidrar til å sikre at alles stemme blir hørt.
• Plattformer for læring og kunnskapsdeling: Verktøy som læringsstyringssystemer som legger til rette for opplæring, introduksjon og kunnskapsforvaltning, slik at team kan dele ressurser og lære av hverandre, uavhengig av hvor de befinner seg.
• Profesjonelle tjenester: Tjenester som EORs og PEOs kan hjelpe med å finne og ansette fjernarbeidere og gi veiledning om hybridarbeid.

Abonner på nyhetsbrevet fra People Managing People

Hvis du vil vite mer om hybridarbeid og andre strategier for talentforvaltning, kan du abonnere på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere, som deler kunnskap og beste praksis for å hjelpe deg med å utvikle karrieren din og skape større innvirkning i organisasjonen din.