Planlegging av virtuelle arrangementer i 2026: 10 tips for å lykkes
På denne tiden i fjor bodde jeg i en hytte i skogen, der jeg ledet virtuelle workshops med begrenset internettilgang og rikelig med teknologiske utfordringer. Til tross for min omfattende planlegging av virtuelle arrangementer, hendte det noen ganger at internett bare … falt ut.
Men det å arbeide innenfor rammene av dette dilemmaet fikk meg til å utvikle en liste over beste praksiser. Jeg bestemte meg for å perfeksjonere de delene av de virtuelle arrangementene mine som jeg hadde kontroll over, slik at jeg, når kreftene utenfor min kontroll uunngåelig forsøkte å sabotere meg, så vidt kunne unngå nederlag.
Hvis du planlegger virtuelle arrangementer, er moderator, arrangementskoordinator eller vert, er jeg sikker på at disse 10 tipsene vil hjelpe deg med å gjennomføre et førsteklasses virtuelt arrangement … enten fra de mest avsidesliggende delene av villmarken eller fra en travel storby med stabil internettilgang.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er et virtuelt arrangement?
Virtuelle arrangementer ligner på fysiske arrangementer, bortsett fra at grupper møtes i et nettbasert forum. Selv om folk ikke møtes ansikt til ansikt, kan virtuelle arrangementer fortsatt tilby mange av de samme funksjonene som fysiske arrangementer, blant annet teambygging, muligheter for nettverksbygging, sponsorboder og til og med hovedinnlegg på en digital «scene».
Hvorfor arrangere et virtuelt arrangement?
Virtuelle arrangementer har eksplodert i popularitet siden pandemien. Selv om reiserestriksjonene er opphevet og virtuelle arrangementer ikke lenger er en nødvendighet, er det fortsatt etterspørsel etter virtuelle (eller i det minste hybride) alternativer.
94 % av arrangørene har planlagt virtuelle arrangementer for det kommende året, og 48 % planlegger å øke antallet virtuelle arrangementer de holder neste år.
Hvorfor?
Noen av fordelene med virtuelle arrangementer er:
- Ingen reisekostnader
- Større global rekkevidde (uavhengig av tidssoner)
- Svært skalerbare
- Publikum kan se innholdet når det passer dem
- Umiddelbar innsikt i publikum i sanntid
- Kan delta på – eller arrangere – arrangementet fra komforten av sin egen stue!
10 tips for å arrangere et vellykket virtuelt arrangement
Hvis du er i startfasen av planleggingen av et virtuelt arrangement, bør du gå gjennom tipsene nedenfor for å sikre at din virtuelle konferanse, webinar, messe, direktesending eller nettverksarrangement gjennomføres problemfritt.
1. Begynn med et mål i tankene
Hvorfor arrangerer du dette virtuelle arrangementet i utgangspunktet? Ønsker du å øke kjennskapen til merkevaren din? Samle inn potensielle kunder til et nytt betalt tilbud? Skape muligheter for nettverksbygging?
Forstå målene dine på forhånd, slik at du kan utvikle arrangementsstrategien din deretter. Bruk de samme målene til å måle resultatene dine etter arrangementet.
2. Velg en plattform
Plattformen for det virtuelle arrangementet kan være avgjørende for om arrangementet lykkes eller mislykkes. Selv om det er mulig å strømme direkte fra Zoom eller Instagram, finnes det mange plattformer som kan hjelpe deg med å skape en virkelig engasjerende digital opplevelse for gjestene dine.
Begynn søket med å avklare hvor mange deltakere du forventer, hvilke funksjoner du ønsker å inkludere i arrangementet (for eksempel muligheter for nettverksbygging, arbeidsgrupper, hovedinnlegg, webinarer osv.) og budsjettet ditt.
Ta deretter en titt på vår praktiske liste over de beste plattformene for virtuelle arrangementer på markedet i dag, inkludert fordeler og ulemper, priser, oversikter og skjermbilder fra hver av dem.
3. Bestem tidspunktet
En av de største fordelene med å arrangere et virtuelt arrangement er at deltakerne kan se opptaket selv om de går glipp av direktesendingen. Når det er sagt, anbefaler jeg at du setter deg inn i hvilken tidssone som gjelder for størstedelen av målgruppen din, og velger et tidspunkt som passer for dem.
Det er noe eget ved å se et arrangement utfolde seg i sanntid. Et livlig og engasjert publikum vil også få frem det beste i foredragsholderne dine.
4. Markedsfør, markedsfør, markedsfør
Er du på sosiale medier? Del innlegg, historier og videoer, og inkluder landingssiden for arrangementet i lenkene i biografien din. Har du en e-postmarkedsføringsliste? Send invitasjonen til alle i databasen din.
Skal arrangementet ditt ha gjesteforelesere? Dra nytte av nettverkene deres for å øke deltakelsen! Vurder å gi dem grafikk som de enkelt kan dele på sosiale medieplattformer, eller en PDF på én side med punktvise høydepunkter fra arrangementet, slik at de enkelt kan inkludere informasjonen i sine egne innlegg.
5. Ta med alt du trenger, og ikke noe mer
Mennesker har kort oppmerksomhetsspenn. Dette gjelder i møter ansikt til ansikt, men enda mer på nettet. Du konkurrerer om oppmerksomheten med naboens katt, tekstmeldinger fra mor, e-postvarsler, personen som leverer Amazon-pakken, og så videre.
Lag innholdet ditt, og bruk deretter tid på å redigere det. Hvordan kan du strømlinjeforme det? Er lysbildene dine tydelige og konsise? Ta med all relevant informasjon, og fjern resten.
6. Ikke tillat hat – moderer!
Det er en beklagelig sannhet at mennesker ikke alltid er vennlige … spesielt når de kan gjemme seg bak en skjerm.
Vurder å ha én eller to moderatorer til stede under arrangementet. Disse moderatorene kan gå gjennom chatten, sørge for at alle oppfører seg respektfullt, og til og med fjerne deltakere hvis noen viser upassende atferd.
7. Få publikum med
Gjester er ikke passive observatører. De er verdifulle deltakere! Hvis du oppmuntrer dem til å delta i arrangementet, vil det ikke bare få dem til å føle seg mer engasjert og knyttet til deg, men også gi deg verdifull innsikt hentet fra dem.
Vurder å legge til spillifisering, avstemninger og undersøkelser. Be moderatorene dine holde oversikt over vanlige spørsmål i sanntid. Legg også til nettverksmuligheter og arbeidsgrupper for å knytte publikummere sammen.
8. Ta høyde for «hva hvis»
Min tommelfingerregel for virtuelle arrangementer er denne: Gå ut fra at det vil oppstå et teknisk problem på et eller annet tidspunkt.
Enda bedre: Gå ut fra at dette tekniske problemet vil oppstå i løpet av de første 5 minuttene.
Jeg vet – det er kjedelig. Men etter min erfaring stemmer det.
Når du vet dette, kan du planlegge på forhånd. Her er noen eksempler:
- Be presentatørene dine møtes 20–30 minutter på forhånd for å kontrollere at teknologien deres fungerer
- Ha flere mikrofon- og hodetelefonalternativer tilgjengelig
- Start datamaskinen på nytt før du begynner
- Ha en ekstra enhet tilgjengelig med alle relevante apper og verktøy lastet ned
- Utnevn et annet teammedlem til å hoppe inn og underholde gjestene (eller lede en spillifiseringsaktivitet) dersom en presentatør må ta en pause
9. Følg opp etter arrangementet
En av de mest verdifulle sidene ved et virtuelt arrangement er muligheten til å skaffe nye potensielle kunder og utvide nettverket ditt. Bruk tid på å utvikle strategien din for tiden etter arrangementet. Hvordan skal du holde kontakten med deltakerne? Hvilke produkter ønsker du å fremheve?
Send ut korrespondanse innen 48 timer etter arrangementet. Hvis du tar kontakt mens arrangementet fortsatt er friskt i minnet, kan du dra nytte av fremdriften du skapte mens dere var sammen.
10. Skriv ned det du har lært
Det er lett å gå rett fra målstreken til startstreken for et annet prosjekt. Men det er slik vi mister verdifull innsikt. Bruk heller tid etter arrangementet på å snakke med interessentene dine. Hva gikk bra? Hva gikk galt? Hva kunne vært bedre?
Mange plattformer for virtuelle arrangementer registrerer statistikk for deltakelse og engasjement. Gå gjennom tallene, feir seirene dine og identifiser svakhetene dine. Samle dataene i notater med læringspunkter som teamet ditt kan bruke når dere planlegger neste virtuelle arrangement.
Les mer om teknologi for virtuelle arrangementer
Programvaren for arrangementsadministrasjon spiller en viktig rolle for hvordan innholdet ditt leveres, hvor profesjonelle foredragsholderne høres ut, og hvor enkelt og hyggelig det er for gjestene dine å logge inn og delta.
Derfor har vi gjort hjemmeleksen vår og undersøkt mange av de beste teknologiverktøyene for virtuelle arrangementer, slik at du slipper:
Hvis du vil lære mer om administrasjon av virtuelle arrangementer og engasjering av en digital arbeidsstyrke, bør du ikke gå glipp av disse artiklene fra fagekspertene våre:
- De 7 beste aktivitetene for teambygging på avstand
- 15 retningslinjer for etikette i virtuelle møter
- 7 typer virtuelle arrangementer du kan arrangere
- En sjekkliste for planlegging av virtuelle arrangementer før, under og etter
- Sjekkliste for planlegging av virtuelle arrangementer – gratis nedlasting
Før du går, kan du abonnere på nyhetsbrevet vårt fra People Managing People for å holde deg oppdatert på de nyeste innsiktene fra bransjeeksperter!
