Rekrutteringsteam: Størrelse, Struktur Og Utkontraktering

1. Rekruttereren

Rekruttereren håndterer hele ansettelsesprosessen, fra publisering av stillingsbeskrivelser til gjennomgang av CV-er, gjennomføring av intervjuer og utsendelse av jobbtilbud.

De fungerer som bindeledd mellom kandidater og selskapet, sørger for en god kandidatopplevelse og samarbeider tett med ansettelsesansvarlige for å gjøre forbedringer.

Noen organisasjoner har en egen rekrutterer, mens rekrutteringen i andre organisasjoner håndteres av HR-lederen.

Å bygge en sterk rekruttererfunksjon starter med å sørge for at teamet har gjennomført grunnleggende kurs i rekruttering.

2. Den ansettelsesansvarlige

Den ansettelsesansvarlige definerer kravene til rollen og samarbeider med rekruttereren om å utforme intervjuprosessen. Personen gjennomfører intervjuer for å vurdere teknisk kompetanse og teamtilpasning, og tar den endelige ansettelsesbeslutningen. Den ansettelsesansvarlige bidrar også i introduksjonsprosessen for nyansatte.

Ved rekruttering i oppstartsbedrifter vil den ansettelsesansvarlige ta på seg rekrutteringsansvar.

3. Rekrutteringskoordinatoren

Rekrutteringskoordinatoren håndterer logistikk, som å planlegge intervjuer og koordinere kommunikasjonen mellom kandidater og intervjuteamet. Personen sørger for at intervjuprosessen går smidig, håndterer det løpende vedlikeholdet som kreves for å holde rekrutteringssystemet fungerende, og støtter rekruttererne med andre administrative oppgaver.

4. Markedsføreren av arbeidsgivermerkevaren

Markedsførere av arbeidsgivermerkevaren skaper og markedsfører innhold som viser frem selskapets unike merkevare og kultur for å tiltrekke seg talenter. De administrerer kanaler for rekrutteringsmarkedsføring, som selskapets karriereside, sosiale medier og stillingsannonser, og sørger for at arbeidsgivermerkevaren er i tråd med rekrutteringsarbeidet.

5. Kandidatkartleggeren

En kandidatkartlegger har ansvar for å identifisere, engasjere og bygge en pipeline med potensielle kandidater, det vil si kandidatkartlegging.

De søker proaktivt etter kandidater gjennom ulike kanaler, for eksempel programvare for kandidatkartlegging, LinkedIn, jobbportaler, sosiale medier og nettverksarrangementer.

Kandidatkartleggere fokuserer på passive kandidater som kanskje ikke aktivt søker på jobber, tar den første kontakten og forhåndsvurderer kandidater før kvalifiserte kandidater videreformidles til rekruttererne.

6. Individuelle bidragsytere

Som en del av en samarbeidsbasert ansettelsesprosess deltar teammedlemmer noen ganger i intervjuer for å vurdere kandidater med hensyn til kulturtilpasning og tekniske ferdigheter, samt gi kandidaten et innblikk i teamet og mulighet til å stille spørsmål.

I tillegg kan individuelle bidragsytere bidra til å finne kandidater gjennom anbefalinger og delta i aktiviteter innen rekrutteringsmarkedsføring.

7. Gründer eller administrerende direktør

I mindre selskaper er gründeren eller den administrerende direktøren ofte involvert i utformingen av ansettelsesstrategier, gjennomføringen av intervjuer for seniorroller og arbeidet med å sikre samsvar med selskapets visjon og verdier. De kan gi endelig godkjenning av viktige ansettelser og påvirke den overordnede rekrutteringstilnærmingen.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Slik finner du riktig størrelse på rekrutteringsteamet

Størrelsen på rekrutteringsteamet ditt vil i stor grad bestemmes av følgende faktorer:

1. Ansettelsesvolum

• Ta hensyn til de årlige ansettelsesmålene dine. Jo flere personer dere trenger å ansette, desto større bør rekrutteringsteamet være. En vanlig tommelfingerregel er én rekrutterer per 25–40 årlige ansettelser, men dette kan variere avhengig av hvor komplekse rollene er.
• Beregn arbeidsmengden per rekrutterer. Rekrutterere kan håndtere ulikt antall ansettelser avhengig av om rollene er på begynnernivå, mellomnivå eller svært spesialiserte.

2. Rollekompleksitet

• Tekniske eller spesialiserte roller. Roller som er vanskelige å besette eller som krever nisjekompetanse, tar vanligvis lengre tid å rekruttere til. Det kan derfor være nødvendig med flere rekrutterere eller medarbeidere som arbeider med kandidatsøk.
• Roller med høy turnover. For stillinger med høy utskifting kan det være nødvendig med økt rekrutteringskapasitet for å håndtere det konstante behovet.

3. Selskapets vekstfase

• Oppstartsbedrift kontra etablert selskap. Oppstartsbedrifter kan ha et lite og fleksibelt rekrutteringsteam som skaleres etter behov, mens større eller raskt voksende selskaper trenger et mer strukturert team med dedikerte roller (rekrutterere, medarbeidere som arbeider med kandidatsøk og koordinatorer).
• Planlagt ekspansjon. Hvis dere forbereder dere på aggressiv vekst eller går inn i nye markeder, trenger dere et større team for å håndtere økningen i antall ansettelser.

4. Effektiviteten i rekrutteringsprosessen

• Teknologi og verktøy. Hvis selskapet bruker et system for kandidatsporing (ATS) eller verktøy basert på kunstig intelligens, kan deler av prosessen automatiseres. Dermed kan et mindre team håndtere flere kandidater.
• Utkontraktering og byråer. Hvis dere setter ut rekrutteringen av enkelte roller til byråer eller bruker eksterne rekrutteringstjenester, kan dere kanskje opprettholde et mindre internt rekrutteringsteam.

5. Bransjestandarder

• Se på bransjenormene. Undersøk typiske forholdstall mellom rekrutterere og ansatte i bransjen deres. Teknologiselskaper har for eksempel ofte lavere forholdstall (1:15–1:25), mens selskaper innen detaljhandel eller hotell- og restaurantbransjen kan ha høyere forholdstall (1:50 eller mer).

6. Arbeidsgiverprofilering og kandidatopplevelse

• Prioriter arbeidsgiverprofilering. Hvis selskapet legger stor vekt på arbeidsgiverprofilering, kan dere trenge et større team for å lage innhold, administrere sosiale medier og kommunisere med kandidater, særlig i konkurranseutsatte bransjer.
• Prioriteringer knyttet til kandidatopplevelsen. Et rekrutteringsteam som prioriterer en tett og personlig kandidatopplevelse, kan trenge flere ressurser, blant annet koordinatorer som håndterer planlegging og kommunikasjon.

Sammensetning av rekrutteringsteamet

Selv om ingen organisasjoner arbeider helt likt, er dette hvordan rekrutteringsteam sannsynligvis vil være sammensatt i små, mellomstore og store organisasjoner.

1. Oppstartsbedrifter

• Sammensetning: Små og svært fleksible team der rollene ofte kombineres.
• Teamstruktur: Består vanligvis av 1–2 rekrutterere eller bare én person som håndterer HR og rekruttering. I svært tidlige oppstartsbedrifter kan ansettelser håndteres av grunnleggerne eller avdelingslederne. Medarbeidere som arbeider med kandidatsøk, og rekrutteringskoordinatorer er uvanlig, og rekruttererne håndterer hele prosessen. Fokuset er ofte på å ansette nøkkelkompetanse raskt, og alle teammedlemmene bidrar der det er nødvendig.
• Kjennetegn: Smidig og tilpasningsdyktig, med fokus på å fylle kritiske roller som kan bidra til vekst. Rekrutteringsprosessene er mindre formaliserte og baserer seg på personlige nettverk, anbefalinger og direkte kontakt.

2. Mellomstore organisasjoner

• Sammensetning: Mer strukturert, med spesialiserte roller som begynner å ta form.
• Teamstruktur: Omfatter dedikerte rekrutterere, og noen selskaper legger til medarbeidere som arbeider med kandidatsøk, eller rekrutteringskoordinatorer for å håndtere ansettelser i stort volum. Rekrutteringsteamene samarbeider tettere med HR om introduksjon og å beholde ansatte, og det kan være en rekrutteringsleder eller -sjef som har ansvar for prosessen.
• Kjennetegn: En balanse mellom effektivitet og spesialisering, med evne til å skalere ved behov uten betydelig kompleksitet.

3. Organisasjoner i rask vekst

• Konfigurasjon: Skalerbare, svært strukturerte team med definerte roller.
• Teamstruktur: En kombinasjon av rekrutterere, kandidatsøkere, koordinatorer og markedsførere for arbeidsgivermerkevaren. Rekrutteringsledere eller -sjefer kan ha ansvar for å føre tilsyn med spesifikke team eller avdelinger, slik at rekrutteringen kan holde tritt med det raske ansettelsesbehovet. Noen ganger brukes også frilansrekrutterere eller rekrutteringsbyråer for å fylle akutte stillinger.
• Kjennetegn: Rask rekruttering i stort volum krever godt koordinerte team som er forberedt på å skalere raskt med strømlinjeformede prosesser.

4. Store organisasjoner

• Konfigurasjon: Svært strukturerte, med tydelig definerte roller og avdelinger.
• Teamstruktur: Omfatter spesialiserte rekrutterere for ulike forretningsområder (f.eks. teknologi, salg og drift), dedikerte kandidatsøkere, rekrutteringskoordinatorer, team for arbeidsgivermerkevare og dataanalytikere. Det kan finnes regionale eller avdelingsbaserte rekrutteringsledere, med et team for rekrutteringsdrift som fører tilsyn med prosesser, etterlevelse og rapportering. Arbeidsgivermerkevare og strategi for talenterverving kan være separate avdelinger.
• Kjennetegn: Høy kompleksitet, med fokus på effektivitet og skala, samt veldefinerte prosesser og verktøy som ATS- og CRM-systemer for å håndtere mengden kandidater og ledige stillinger.

Definere måltall og KPI-er

Det som måles, blir fulgt opp. Her er noen vanlige rekrutteringsmåltall og KPI-er som brukes av rekrutteringsteam for å identifisere problemer og forbedre prosessen.

1. Tid til ansettelse/tid til besettelse

• Definisjon:
  • Tid til ansettelse viser til antall dager fra en kandidat kommer inn i rekrutteringsløpet (f.eks. sender inn en søknad) til vedkommende takker ja til jobbtilbudet.
  • Tid til besettelse er det totale antallet dager fra en stilling blir utlyst til en kandidat blir ansatt.
• Betydning: Disse måltallene måler effektiviteten i rekrutteringsprosessen. Kortere tid til ansettelse/besettelse betyr raskere ansettelser, noe som kan forhindre produktivitetstap og redusere rekrutteringskostnadene.

2. Kvaliteten på ansettelsen

• Definisjon: Et måltall som evaluerer verdien en nyansatt tilfører organisasjonen, ofte basert på medarbeidersamtaler, hvor lenge ansatte blir værende, og hvor raskt de når viktige milepæler.
• Betydning: Dette er en viktig indikator på hvor effektiv rekrutteringen er, og måler hvor godt nyansatte bidrar til selskapets suksess.

3. Antall søkere

• Definisjon: Det totale antallet kandidater som søker på en bestemt stilling eller på tvers av alle ledige stillinger.
• Betydning: Dette måltallet bidrar til å vurdere rekkevidden og attraktiviteten til stillingsutlysninger, samt effektiviteten til kanalene for kandidatsøk. Et høyt antall søkere kan tyde på god arbeidsgiverprofilering og markedsføring, men det er også viktig å balansere kvantitet med kvalitet.

4. Antall intervjuer

• Definisjon: Antallet intervjuer som gjennomføres per ledige stilling, fra den innledende vurderingen til de avsluttende intervjuene.
• Betydning: Sporing av dette måltallet gir innsikt i effektiviteten til intervjuprosessen. Hvis det er nødvendig med for mange intervjuer, kan det tyde på en unødvendig komplisert prosess eller vanskeligheter med å identifisere den rette kandidaten. Det kan også avdekke potensielle flaskehalser.

5. Konverteringsgrad

• Definisjon: Prosentandelen av kandidater som går videre fra ett trinn i rekrutteringsprosessen til det neste, for eksempel fra vurdering til intervjuer eller fra intervjuer til tilbud.
• Betydning: Dette hjelper rekrutterere med å identifisere hvor kandidater faller fra i rekrutteringsløpet. Høy frafallsrate på et bestemt trinn kan tyde på problemer med kandidatens egnethet, tydeligheten i stillingsbeskrivelsen eller intervjuprosessene.

6. Kvaliteten på kilden

• Definisjon: Dette måler hvor effektive ulike rekrutteringskanaler (f.eks. stillingsportaler, anbefalinger og LinkedIn) er når det gjelder å finne kandidater av høy kvalitet. Det vurderer hvor vellykkede ansettelser kommer fra, og følger med på prestasjonene eller hvor lenge de blir værende i selskapet.
• Viktighet: Å forstå hvilke kilder som gir de beste kandidatene, gjør det enklere å optimalisere arbeidet med å finne kandidater. Dermed kan rekrutterere fokusere på de mest effektive kanalene og redusere kostnader og tiden det tar å fylle stillinger.

7. Kostnad per ansettelse

• Definisjon: De totale kostnadene forbundet med å ansette en ny medarbeider, inkludert annonsering, honorarer til rekrutteringsbyråer, rekruttererlønninger, bakgrunnssjekker og andre ansettelsesrelaterte utgifter, delt på antallet gjennomførte ansettelser.
• Viktighet: Denne målingen hjelper selskaper med å administrere og optimalisere rekrutteringsbudsjettet. Å redusere kostnaden per ansettelse samtidig som kvaliteten på de ansatte opprettholdes eller forbedres, er et vanlig mål innen rekruttering.

8. Kandidattilfredshet

• Definisjon: Et mål på hvor fornøyde kandidatene er med rekrutteringsprosessen, ofte innhentet gjennom undersøkelser etter intervjuet eller etter at ansettelsesbeslutningen er tatt.
• Viktighet: Kandidattilfredshet gjenspeiler den samlede kandidatopplevelsen og påvirker arbeidsgiverprofileringen. Høy tilfredshet kan tiltrekke seg flere dyktige talenter, selv om kandidaten ikke får jobben, siden vedkommende kan anbefale selskapet eller søke på nytt senere.

More Articles

• 11 funksjoner i søkersporingssystemer for smartere ansettelser
• PEO vs. EOR: Viktige forskjeller som hjelper deg å velge
• HRIS-, HRMS- og HCM-systemer: Hva er forskjellen?

Utkontraktering av rekrutteringsprosessen 

Noen ganger velger organisasjoner å sette ut enkelte deler av rekrutteringsprosessen, hovedsakelig arbeidet med å finne kandidater. Når det gjelder utkontraktering av rekruttering, finnes det flere alternativer som dekker de fleste behov:

RPO ved behov (utkontraktering av rekrutteringsprosessen)

• Definisjon: RPO ved behov gir fleksibel, kortsiktig rekrutteringsstøtte som kan benyttes etter behov. Det egner seg godt til å håndtere midlertidige topper i ansettelsesbehovet, for eksempel et midlertidig behov for flere rekrutterere under sesongbasert rekruttering eller i forbindelse med et spesialprosjekt.
• Slik fungerer det: Et selskap samarbeider med en RPO-leverandør for å styrke den interne rekrutteringsinnsatsen når det er behov for ekstra hjelp. Leverandøren kan stille med rekrutterere og kandidatsøkere, eller bruke sin egen teknologi og sine egne verktøy til å støtte selskapets rekruttering i en begrenset periode.
• Fordeler:
  • Skalerbarhet og fleksibilitet til å håndtere plutselige ansettelsesbehov uten langsiktige forpliktelser.
  • Kostnadseffektivt, siden tjenestene bare benyttes når det er nødvendig.
  • Raskere ansettelser uten behov for å øke det faste interne rekrutteringsteamet.
• Best egnet for: Selskaper med sporadiske topper i ansettelsesbehovet, prosjektbaserte behov eller begrensede interne rekrutteringsressurser.

Funksjonsgruppebasert RPO

• Definisjon: Funksjonsgruppebasert RPO innebærer å sette ut rekrutteringen for en bestemt avdeling, jobbfunksjon eller forretningsenhet i selskapet (f.eks. IT, salg, markedsføring osv.). Det er en målrettet tilnærming til utkontraktering for bestemte roller eller grupper.
• Slik fungerer det: RPO-leverandøren overtar rekrutteringen for en bestemt funksjon eller et bestemt team i organisasjonen. De håndterer alt fra kandidatsøk, intervjuer og onboarding til arbeidsgiverprofilering for denne funksjonen. Det interne HR-teamet håndterer andre områder, mens RPO-leverandøren blir en forlengelse av selskapets team for talentanskaffelse for den aktuelle gruppen.
• Fordeler:
  • Spesialisert ekspertise innen rekruttering til bestemte funksjoner, noe som gir kandidater av høyere kvalitet.
  • Gjør det mulig for interne rekrutterere å fokusere på andre deler av virksomheten.
  • Skalerbart og tilpasningsdyktig etter behovene i en bestemt avdeling eller divisjon.
• Best egnet for: Organisasjoner som trenger spesialisert rekrutteringsstøtte på områder som krever nisjekompetanse, eller som opplever høyere etterspørsel, for eksempel tekniske roller eller salgsroller.

3. Fullstendig RPO

• Definisjon: Full RPO er når en ekstern HR-tjenesteleverandør overtar hele rekrutteringsprosessen for en organisasjon. Dette inkluderer alt fra talentsøk, screening, intervjuer, tilbudshåndtering og onboarding til talentstrategi og arbeidsgiverprofilering.
• Slik fungerer det: RPO-leverandøren integreres fullt ut i organisasjonen og bruker ofte selskapets merkevare og verktøy til å håndtere all rekrutteringsaktivitet. De blir en langsiktig strategisk partner som håndterer alle aktiviteter knyttet til talenterverving i virksomheten. Dette inkluderer ofte bruk av avansert teknologi, rekrutteringsanalyse og strategier for arbeidsgiverprofilering.
• Fordeler:
  • Omfattende støtte til rekruttering, slik at interne HR-team kan fokusere på andre områder.
  • Ekspertise innen håndtering av storskala rekruttering og strategi for talenterverving.
  • Tilgang til avanserte verktøy, teknologi og markedsinnsikt.
  • Kan føre til ansettelser av bedre kvalitet, kortere tid til ansettelse og generelt forbedrede rekrutteringsprosesser.
• Passer best for: Større organisasjoner med stort rekrutteringsbehov, selskaper i rask vekst eller virksomheter som ønsker å optimalisere og sette ut hele rekrutteringsprosessen.

Alternativer for RPO inkluderer dedikerte RPO-selskaper, profesjonelle arbeidsgiverorganisasjoner eller, særlig ved internasjonal rekruttering, en formell arbeidsgiver.

Bli med i People Managing People-fellesskapet

For mer innsikt i rekrutteringsteam og talenterverving generelt, bli med i vårt støttende fellesskap av HR- og virksomhetsledere som deler kunnskap og ekspertise for å hjelpe deg med å utvikle karrieren din og skape større gjennomslag i organisasjonen din.

Vanlige spørsmål om rekrutteringsteam

Hva gjør et rekrutteringsteam?

Hva er den ideelle størrelsen på et rekrutteringsteam?

Hva er outsourcing av rekrutteringsprosessen?