Sjekkliste for planlegging av virtuelle arrangementer: Før, under og etter
La oss være ærlige: Arrangementsplanlegging er beryktet for å være stressende. Arrangementsplanleggere har utallige faktorer å ta hensyn til når de forbereder og lanserer et arrangement, og med så mange baller i luften er det lett å glemme en viktig detalj og sende teamet ut i en stressende situasjon.
En sjekkliste for planlegging av virtuelle arrangementer kan gjøre planleggingsprosessen mindre uforutsigbar. Jeg har laget denne for å dekke hele prosessen – før, under og etter – og forhåpentligvis også få blodtrykket ditt et par hakk ned.
Sjekkliste for planlegging av virtuelle arrangementer
Enten du er helt i startfasen av planleggingen av et virtuelt arrangement og bare drømmer om temaet, eller du er på oppløpssiden og snart skal gå live, har denne omfattende sjekklisten det du trenger. La oss sette i gang.
Før arrangementet
Fastsett målene dine
Hvorfor arrangerer du dette arrangementet? For å samle inn potensielle kunder til et nytt tilbud? For å øke bevisstheten rundt merkevaren din? For å skape en nettverksmulighet for fellesskapet ditt? Skriv ned mellom 3 og 5 hovedmål for arrangementet som du ønsker å oppnå. Velg spesifikke, målbare og realistiske måltall som du kan følge opp.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Få oversikt over budsjettet
Budsjettet for arrangementet vil påvirke hvor mye du kan bruke på ting som hovedtalere, fordeler for deltakerne og til og med prisen på teknologien for det virtuelle arrangementet. Ha oversikt over budsjettet fra starten av, og hold deg til det for å sikre et lønnsomt virtuelt arrangement.
Velg en type virtuelt arrangement
Det finnes mange ulike typer virtuelle arrangementer, blant annet:
- Virtuelle møter
- Virtuelle messer
- Nettseminarer
- Virtuelle konferanser
- Direktesendinger
- Hovedinnlegg
- Nettverksarrangementer
- Hybride arrangementer (arrangementer som inkluderer digitale elementer og fysiske elementer i sanntid)
Når du velger den arrangementstypen som passer for deg, bør du tenke på hvem målgruppen din er, og hvor mye tid de sannsynligvis vil bruke. Hvis du vil vite mer om de ulike typene virtuelle arrangementer, kan du lese artikkelen min om 7 typer virtuelle arrangementer du kan arrangere.
Ta kontakt med sponsorer
Hvis budsjettet ditt trenger litt ekstra støtte, bør du vurdere å finne sponsorer. På samme måte som ved et fysisk arrangement får sponsorer muligheten til å nå målgruppen din ved å opprette sponsede områder, økter, annonser og stands på nettarrangementet ditt.
Utvikle innholdet ditt
Nå som du har oversikt over målene, formatet og budsjettet, kan du begynne å lage innhold. Noen spørsmål du bør stille deg selv i denne fasen, er:
- Hva ønsker målgruppen din å lære? Hvilke utfordringer opplever de nå?
- Er innholdet ditt strømlinjeformet? For å holde på oppmerksomheten til målgruppen bør du redigere bort eller fjerne alt som ikke tilfører verdi.
- Hvordan involverer du målgruppen din? Legg til spillifisering, avstemninger og undersøkelser.
- Setter du av tid til vanlige spørsmål og/eller nettverksmuligheter?
Med disse svarene i tankene kan du fastsette et tema og kontakte hovedtalere og andre presentatører for å begynne å utforme foredragene eller workshopene deres.
Velg en plattform for virtuelle arrangementer
Teknologien for virtuelle arrangementer har utviklet seg mye de siste årene. I dag finnes det mange plattformer som kan skape en fullstendig oppslukende virtuell opplevelse for gjestene dine. For å levere et virkelig minneverdig virtuelt arrangement bør du vurdere å gå lenger enn Zoom og samarbeide med programvare for arrangementsadministrasjon som tilbyr funksjoner som:
- Sponsorstands
- Virtuell lobby
- Virtuell scene for hovedinnlegg
- Spillifisering
- Arbeidsøkter
- Nettverksområder
- Tilpasset merkevarebygging
Mange plattformer tilbyr et nettlesergrensesnitt i tillegg til mobilapper, slik at deltakerne kan velge hvordan de vil koble seg til. Ta en titt på listen vår over de beste plattformene for virtuelle arrangementer for å finne den som passer for deg.
Markedsføring av arrangementet
Bruk kanalene dine i sosiale medier og e-postlisten din til å markedsføre arrangementet i og utenfor nettverket ditt. Del innlegg, videoer og historier i sosiale medier, og bruk relevante emneknagger med søkeord for å nå ut til flere. Hvis du vil ha mer informasjon om markedsføring av virtuelle arrangementer, kan du lese artikkelen vår:
Registrer deltakerne
Hvordan skal deltakerne registrere seg og kjøpe billetter til det virtuelle arrangementet ditt? På en landingsside for arrangementet? Via et Google-skjema? De fleste plattformer for virtuelle arrangementer tilbyr registreringsfunksjonalitet som kan ta imot betaling, registrere deltakerne dine og til og med gi dem et unikt merke eller en QR-kode som de kan bruke for å få tilgang til bestemte funksjoner i arrangementet.
Veiled deltakerne
Før arrangementet begynner, bør du sende flere meldinger til dem som har registrert seg. Del trinnvise instruksjoner om hvordan de blir med på arrangementet og navigerer i det virtuelle konferanseområdet. Fortell dem alt som deltakeropplevelsen på arrangementet ditt vil tilby, og hvordan de kan dra nytte av det som er tilgjengelig.
Under arrangementet
Planlegg for problemløsing
Uforutsette problemer i siste liten er ikke bare en mulighet ved et virtuelt arrangement – de er en sikkerhet. Planlegg for dem ved å be moderatorene om å hjelpe deltakerne med spørsmål i chatten. Be foredragsholderne om å bli med minst 30 minutter før arrangementet, slik at dere kan teste teknologien deres. Ha en reserveenhet tilgjengelig med alle relevante apper lastet ned. Arrangører av virtuelle arrangementer bør alltid ha en plan B i bakhodet for å holde ting i gang uten problemer.
Skap kontakt med publikum
Hvordan ville du ha ønsket publikum velkommen på et fysisk arrangement? Publikumsengasjement er like viktig i et nettbasert forum, og du kan oppnå en lignende kontakt virtuelt hvis du investerer tid i det. På arrangementsdagen kan du stille deltakerne spørsmål og samle inn svarene deres i chatten eller via en spørreundersøkelse eller direkteavstemning. Bruk spillifisering for å tilføre litt moro. Sørg for at deltakerne vet at du setter pris på tiden og oppmerksomheten deres.
Legg til rette for nettverksbygging
Nettverksbygging er en viktig del av enhver konferanseopplevelse, enten den foregår fysisk eller på nettet. Når det er relevant, kan du bruke plattformen for virtuelle arrangementer til å opprette områder for nettverksbygging. Noen verktøy lar til og med deltakerne se hverandres LinkedIn-profiler mens de chatter. Funksjoner som dette oppmuntrer deltakerne til å komme i kontakt med hverandre og gjør det enkelt for dem å følge opp etter arrangementet.
Samle inn data
Et område der virtuelle arrangementer utmerker seg, er analyse. Det er vanskelig å få folk til å fylle ut spørreundersøkelser på papir! Men plattformer for virtuelle arrangementer samler inn data som oppmøteprosent og hvor lenge deltakerne ble værende i øktene. Resultatene fra spørreundersøkelser og avstemninger kan også brukes til å utvikle nytt innhold til neste arrangement.
Etter arrangementet
Følg opp deltakerne
Etter arrangementet bør du sende en e-post til alle deltakerne innen 48 timer. Noen ting du kan inkludere i e-posten, er:
- Spørreundersøkelse etter arrangementet
- Opptak av direktesendingen som kan ses når det passer
- Liste over kommende arrangementer
- Eventuelle produkter eller betalte tilbud du ønsker å fremheve
Gå gjennom dataene sammen med interessentene
Gå grundig gjennom analysene for arrangementet. Ser du noen mønstre? Hva var det mest populære aspektet? Hvilke typer funksjoner for virtuelle arrangementer ble brukt minst? Var dette et resultat av dårlig markedsføring av arrangementet, eller klarte ikke publikumsmedlemmene å se verdien av disse aspektene? Samle teammedlemmene dine til en evaluering i etterkant og del tankene dine.
Dokumenter funnene for fremtidige arrangementer
Når du har forstått dataene, skriver du dem ned i et sentralt dokument. På denne måten kan arrangementsplanleggerne dine ha informasjonen tilgjengelig når de utarbeider strategien for ditt neste virtuelle arrangement.
Skap et vellykket virtuelt arrangement
Virtuelle arrangementer er ikke lenger det triste alternativet når fysiske arrangementer ikke er tilgjengelige. Tvert imot har de etter pandemien blitt et førstevalg. 77,2 % av fagfolk i næringslivet sier at de foretrekker virtuelle arrangementer fordi de er så enkle å delta på.
For å hjelpe deg med å komme i gang med en gang har jeg lagt ut en tilpassbar versjon av min sjekkliste for virtuelle arrangementer, som du kan laste ned gratis fra ressursbiblioteket vårt her.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du arrangerer et vellykket virtuelt arrangement, kan du ta en titt på disse artiklene:
- De 10 beste programvarene for virtuelle konferanser og digitale arrangementer
- 15 retningslinjer for etikette i virtuelle møter
For å holde deg oppdatert på den nyeste innsikten fra bransjeekspertene våre, må du ikke glemme å abonnere på nyhetsbrevet vårt!
