Slik ansetter du din første medarbeider: 7-trinnsprosess

Hvorfor ansette en medarbeider?

Å ansette en ny medarbeider er et stort ansvar og en betydelig kostnad, så hvorfor gjøre det?

• Økt produktivitet: Med flere medarbeidere kan prosjekter fullføres mer effektivt, noe som øker den samlede produktiviteten. En travel gründer kan for eksempel trenge å ansette en assistent.
• Nye ideer: Nye medarbeidere kommer med friske perspektiver og innovative ideer, noe som kan føre til kreative løsninger og forbedringer av prosessene.
• Spesialiserte ferdigheter: Nyansatte med spesifikk ekspertise kan fylle hull i teamets kompetanse, slik at organisasjonen kan påta seg nye prosjekter eller forbedre eksisterende drift.
• Mindre stress: Å dele på arbeidsmengden kan redusere stressnivået og bidra til en bedre balanse mellom arbeid og fritid.

Ansvar ved å ansette noen

Det er selvsagt en omfattende oppgave å ansette noen. Plutselig har du ansvar for:

• Rettferdig lønn og betaling: Å betale medarbeidere rettferdig og i tide, samt overholde lover om minstelønn, regler for overtidsarbeid og trekk og rapportering av skatt.
• Trygge arbeidsforhold: Å tilby en trygg og sunn arbeidsplass som overholder lover om arbeidsmiljø og sikkerhet.
• Rimelig tilrettelegging: Å sørge for rimelig tilrettelegging for medarbeidere med funksjonsnedsettelser, slik loven krever.
• Personalgoder: Å tilby goder som helseforsikring, pensjonsordninger og betalt permisjon når det er relevant og lovet i arbeidsavtalene.
• Balanse mellom arbeid og fritid: Å støtte balansen mellom arbeid og fritid gjennom rimelig arbeidstid, fleksibel planlegging og permisjonsordninger.
• Opplæring og karriereutvikling: Å gi nødvendig opplæring slik at medarbeiderne kan utføre arbeidet effektivt og sikkert, samt tilby muligheter for faglig vekst og karriereutvikling.

Ved å benytte rekrutteringsløsninger for små bedrifter kan du gjøre det enklere å ansette din første medarbeider.

Slik ansetter du din første medarbeider: Prosess i 7 trinn

Arbeidsgivere som ansetter for første gang, kan ha nytte av konferanser om bemanning, der de lærer effektive strategier for å gjøre sin første ansettelse. Men jeg har også laget en enkel oversikt som du kan bruke her. Følg denne prosessen i 7 trinn for å ansette din første medarbeider på en vellykket måte.

1. Gjør virksomheten juridisk klar

Før du ansetter noen, må du sørge for at du er lovlig registrert som arbeidsgiver og har infrastrukturen på plass for å betale folk og så videre.

Administrasjon, hurra!

Heldigvis er det ikke så komplisert:

1. Etabler virksomheten din: Først må du etablere virksomheten din juridisk. Dette kan innebære å registrere deg som enkeltpersonforetak, ansvarlig selskap, LLC eller aksjeselskap. Strukturen du velger, vil påvirke skattene dine, ansvaret ditt og andre juridiske forhold.
2. Skaff et arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN): Søk om et EIN hos USAs skatteetat (IRS). Dette er et unikt nummer som identifiserer virksomheten din for skatteformål, og som kreves for å rapportere informasjon om de ansatte dine. 
3. Registrer deg hos delstatsmyndighetene: Avhengig av hvor du befinner deg, kan det hende du må registrere deg hos ulike delstatsmyndigheter:
   • Delstatens arbeidsdepartement: For arbeidsledighetsforsikring.
   • Delstatens skattemyndighet: For å håndtere trekk av delstatsskatt.
   • Yrkesskadeforsikring: Registrer deg for yrkesskadeforsikring, som er obligatorisk i de fleste delstater.
4. Opprett lønnssystem og trekk skatt: Etabler et lønnssystem med lønnsutbetaling annenhver uke for å trekke føderal skatt og delstatsskatt. Dette omfatter inntektsskatt, trygdeordningen Social Security og helseforsikringen Medicare. Send regelmessig inn disse skattetrekkene til IRS og delstatens skattemyndighet.
5. Publiser påkrevde oppslag: Arbeidsgivere må vise bestemte oppslag om arbeidsrett på arbeidsplassen, slik at de ansatte blir informert om rettighetene sine i henhold til arbeidslovgivningen. Disse oppslagene varierer etter delstat og virksomhetstype.
6. Følg regelverket for arbeidsmiljø og sikkerhet: Sett deg inn i og følg regelverket fra Arbeidsmiljø- og sikkerhetsmyndigheten (OSHA) for å sikre et trygt arbeidsmiljø.
7. Følg arbeidslovgivningen: Vær kjent med ulike føderale, delstatlige og lokale arbeidslover, inkludert lover om minstelønn, overtidsarbeid, diskriminering i arbeidslivet og familiepermisjon.
8. Lag en personalhåndbok: Selv om det ikke er et lovkrav, kan en personalhåndbok bidra til å tydeliggjøre virksomhetens retningslinjer og prosedyrer og sikre at reglene praktiseres konsekvent.
9. Søk juridisk rådgivning: Vurder å rådføre deg med en advokat som spesialiserer seg på arbeidsrett, for å sikre at alle juridiske krav er oppfylt og holde deg oppdatert på endringer i lovverket.

2. Skriv en tydelig stillingsbeskrivelse

Du er klar over hvilke ferdigheter du mangler for å utvikle virksomheten din, og du vet hvilken profil personen du ønsker å tiltrekke deg, har.

På tide å skrive en stillingsbeskrivelse!

En stillingsbeskrivelse (forkortet JD) er et dokument som beskriver kravene til stillingen, ferdighetene, kvalifikasjonene, aktivitetene, ansvarsområdene og arbeidsoppgavene knyttet til en bestemt rolle i en virksomhet. Den kan også inneholde detaljer som lønnsspenn (dette er faktisk lovpålagt i enkelte delstater).

Formålet med en JD er å markedsføre stillingen overfor potensielle kandidater og informere dem om rollen og virksomheten din.

Den bør inneholde nok informasjon til å vekke interessen til en jobbsøker og motivere vedkommende til å gå videre i ansettelsesprosessen.

Det er også en mulighet til å gi et innblikk i virksomhetens kultur, formål og verdier.

Med dette i tankene kan du skrive den slik.

1. Lag en enkel og lett forståelig stillingstittel
2. Definer ansvarsområder og resultater
3. Beskriv de nødvendige ferdighetene og egenskapene
4. Fremhev hvorfor virksomheten din er et godt sted å jobbe.

Hvis du vil gå mer i dybden, kan du lese Mariya Hristovas utmerkede artikkel om hvordan du skriver en stillingsbeskrivelse.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Finn kandidater

Med stillingsbeskrivelsen klar er det på tide å markedsføre stillingen og kanskje også aktivt oppsøke noen kandidater. Hvis rekrutteringsbudsjettet ditt tillater det, vil en kombinasjon av disse metodene for å utarbeide en strategi for kandidatsøk gi bedre kandidater.

Noen mulige steder der du kan publisere stillingsbeskrivelsen og lete etter folk.

• Nettstedet ditt (bruk denne veiledningen for å lage en attraktiv karriereside).
• Nettbaserte jobbportaler: Indeed, LinkedIn, Glassdoor osv. Sett av litt tid til å undersøke hvilken som passer best for bransjen og rollen din.
• Sosiale medier: Instagram, Facebook, TikTok
• Fagforeninger og bransjeorganisasjoner: Mange faggrupper og bransjeorganisasjoner har egne jobbportaler eller nyhetsbrev der du kan legge ut stillinger rettet mot fagpersoner i bestemte bransjer.
• Nettbaserte fellesskap: Finn ut hvor potensielle kandidater oppholder seg, og se om du kan legge ut stillingsbeskrivelsen din der. Hvis reglene ikke er tydelige, må du sørge for å spørre om tillatelse først!
• Rekrutteringsbyråer: Disse kan være spesielt nyttige for spesialiserte roller eller for å håndtere ansettelsesprosessen på dine vegne. De har ofte tilgang til en gruppe kvalitetssikrede kandidater.
• Karrieretjenester ved høyskoler og universiteter: For praksisplasser og stillinger på begynnernivå kan kontakt med høyskoler og universiteter hjelpe deg med å få tilgang til en gruppe nye talenter.
• Rekrutteringsarrangementer: Det finnes mange rekrutteringsarrangementer rettet mot ulike kandidatgrupper. Det finnes for eksempel rekrutteringsmesser for nyutdannede, oppstartsbedrifter, teknologispesifikke roller osv.
• Praksisprogrammer: Et strategisk tilpasset praksisprogram bidrar til å rekruttere talenter, tilfører nye ideer og perspektiver og påvirker arbeidsgivermerkevaren din positivt. 
• Returprogrammer: En form for betalt praksis utviklet spesielt for personer som har hatt et langt avbrekk fra arbeidslivet eller er undersysselsatte.

Hvis du ønsker mer dybde, kan du se disse nyttige artiklene om rekrutteringsmarkedsføring og kandidatsøk.

4. Sil ut kandidater

Nå har du mottatt noen søknader, og det er på tide å skille klinten fra hveten, for å si det slik.

Dette er delvis en kunst og delvis en vitenskap, og jeg anbefaler å lese Mariyas artikkel om kandidatsiling, men her er noen generelle beste praksiser og ting du bør se etter:

• Finnes det omtale av de riktige ferdighetene?
• Finnes det omtale av de riktige ferdighetene på uventede måter?
• Kan du undersøke om de har de riktige ferdighetene?
• Har kandidaten oppgitt stillingstittel og ansvarsområder tydelig for hver rolle?
• Er det fokus på resultater og forståelse av hvilken innvirkning arbeidet deres har hatt?
• Beskriver CV-en tydelig hvordan karriereveien deres har vært så langt?
• Inneholder CV-en de riktige ferdighetene og erfaringen du ser etter?
• Hvis bakgrunnen (f.eks. selskapets størrelse, beliggenhet osv.) er viktig for rollen, er disse kravene dekket?
• Med mindre det gjør CV-en uleselig, må du huske at søkersporingssystemet (ATS) noen ganger kan ødelegge formateringen av en CV.

5. Intervju kandidater

Nå er sannsynligheten stor for at du på et tidspunkt i karrieren har gått ut fra et intervju uten egentlig å vite hva du skulle synes.

Kanskje hadde det oppstått en misforståelse rundt rollen, eller spørsmålene som ble stilt, var litt merkelige og irrelevante.

Intervjuer går begge veier. Kandidaten må selvsagt imponere, men kandidaten vurderer også deg. Intervjuer er avgjørende for en god kandidatopplevelse!

Som med det meste ligger nøkkelen til å gjennomføre et godt intervju i forberedelsene. Jeg anbefaler på det sterkeste å lese Mariyas grundige veiledning om hvordan du intervjuer noen, men her er en oppsummering som kan hjelpe deg i gang.

Trinn 5.1: Fastsette et mål

Det første trinnet er å fastsette et mål for intervjuene dine. Er formålet å teste teknisk kompetanse, atferd eller kanskje begge deler?

For å forstå dette må du først skrive ned alt du trenger å vite om en person for å kunne ansette vedkommende trygt i stillingen. Dette bør danne grunnlaget for både intervjustrukturen og innholdet.

Prioriter deretter hvilke spørsmål du trenger svar på aller mest, slik at du kan bruke mest tid på disse og begynne å lage spørsmålsmalene.

Når du har fastsatt målet, som danner grunnlaget for utformingen av spørsmålene dine, kan du tenke på hvordan strukturen bør være.

Mariya anbefaler å strukturere intervjuet som en trakt, med de viktigste ferdighetene i de første fasene og de valgfrie ferdighetene i de påfølgende fasene. 

Steg 5.2: Forberede spørsmål

Nøkkelen til et godt intervjuspørsmål er å involvere kandidaten i en samtale.

For å oppnå dette bør du stille åpne spørsmål (hvem, når, hvordan, hvorfor, hvor) eller be om eksempler. Dette vil gi lengre svar som gir langt større verdi gjennom de grundige detaljene.

Bruk disse spørsmålene til å forstå personens erfaring og beslutningstaking. Jeg har lært så mye av å intervjue mennesker!

Det nest viktigste: å grave dypere med oppfølgingsspørsmål.

Disse kjennetegner ekspertene innen fagfeltet og hjelper personer med størst potensial med å skille seg ut. Vanligvis vil noen som prøver å finne på en historie for å gi inntrykk av at de har erfaring, avsløres ved det andre eller tredje oppfølgingsspørsmålet.

6. Gi et tilbud

Du har lagt ned mye hardt arbeid med å publisere stillingsbeskrivelser, finne kandidater, vurdere dem og holde dem engasjert gjennom hele ansettelsesprosessen.

Den valgte kandidaten passer svært godt, så du ønsker å gi vedkommende et jobbtilbud. Spennende tider! Men hvordan går du frem med tilbudet og en eventuell forhandling?

Tips – prosessen startet faktisk allerede tidlig i ansettelsesprosessen!

Jeg anbefaler igjen å lese Mariyas artikkel om hvordan du gir et jobbtilbud for en fullstendig gjennomgang, men her er noen gode fremgangsmåter:

Bygg en god relasjon

Det er viktig å bygge en god relasjon til kandidaten, slik at du kan forstå vedkommende og motivasjonen for et mulig jobbskifte. 

Selv om lønn alltid vil være en viktig faktor (folk har regninger å betale!), vil det sannsynligvis være andre faktorer som påvirker beslutningen, for eksempel reisetid, utviklingsmuligheter og fleksibilitet.

Det er din jobb å finne ut hva disse faktorene er, slik at du også kan se om jobbtilbudet ditt oppfyller disse kravene.

«Selg» organisasjonen din

«Selg» står i anførselstegn fordi dette er ganske annerledes enn å selge tomater på markedet!

Først og fremst bør jobben din være å gi informasjon.

Nå som du har en idé om hva som motiverer dem, er her noen forslag til hvordan du kan knytte dette til virksomheten din:

• Snakk om selskapets potensial, de siste lanseringene eller kapitalinnhentingen, og ambisjonene deres
• Presenter muligheten – ikke vær redd for å hjelpe kandidater med å regne på markedspotensialet!
• Del produktplanen, hva dere planlegger å bygge fremover, og hvordan denne rollen passer inn
• Snakk om de andre i teamet og deres kompetansenivå
• Snakk om utvikling (ikke nødvendigvis karriereutvikling) og hva kandidatene kan lære (og hva du kan lære av dem til gjengjeld). I stedet for utviklingsrammeverk (det er for mye usikkerhet til det), kan du kanskje fortelle din egen historie om vekst i selskapet når det gjelder påvirkning og ansvar.
• Snakk om hvordan du og teamet ditt lever etter verdiene deres hver dag, for eksempel en gang da du eller noen i teamet brukte verdiene deres til å styre beslutningstakingen.

Tips: Tjenester for bekreftelse av ansatte eller tjenester for rusmiddeltesting kan bidra til at nødvendige bakgrunnssjekker gjennomføres smidig og effektivt.

7. Introduksjon av nyansatte

Det klaffet! Kandidaten har akseptert tilbudet ditt, og dere er villige til å gi hverandre en sjanse.

Men du vet, ingenting er hugget i stein, og du ønsker å videreføre den gode opplevelsen de har hatt så langt.

Det viktigste du må fokusere på her, er å være tydelig på hva de neste stegene er, og å få alt juridisk forberedt.

Noen gode fremgangsmåter:

• Hold jevnlig kontakt med den nyansatte.
• Sørg for at så mye dokumentasjon som mulig er ferdigstilt før den nyansatte begynner.
• Sørg for at du snakker kandidaten gjennom denne delen av prosessen (ikke sender tekstmelding eller e-post). Det er en merkelig tid å vente på å begynne i en ny jobb, så hold kontakten med vedkommende.
• Automatiser så mye som systemene dine tillater i denne delen av prosessen (alt som automatiseres, vil også støtte en fjernansettelsesprosess).
• Sørg for at det er helt tydelig for den nye medarbeideren hva som vil skje den første dagen, uken og måneden.

Noen flere ressurser finner du i guidene våre om før onboarding, hvordan du lager en 30/60/90-dagers onboardingplan, og hvordan du fullfører alt nødvendig papirarbeid for nyansatte.

Ansettelse av din første medarbeider: beste praksis 

Folk er folk, og de gjør merkelige ting. Det er ikke alltid tydelig hva som motiverer dem, og livet skjer.

Vellykket rekruttering bygger på tillit, åpenhet, organisering, ståpåvilje og kommunikasjon. 

Her er noen gode råd som kan hjelpe deg med å tiltrekke deg og beholde talentene du trenger.

Lag et arbeidsgiverløfte (EVP) 

Et EVP er et sett med unike fordeler og tilbud som en arbeidsgiver lover å levere til medarbeiderne sine i bytte mot deres ferdigheter, ekspertise og engasjement.

Det er i hovedsak verdien en organisasjon gir medarbeiderne sine i bytte mot deres bidrag.

EVP-et bidrar til å tiltrekke, beholde og engasjere talenter ved å kommunisere og tydeliggjøre hva som gjør organisasjonen til et attraktivt sted å jobbe. Det omfatter ulike komponenter, for eksempel:

• Formål, visjon og misjon
• Organisasjonens verdier
• Total kompensasjon
• Organisasjonskultur
• Muligheter for karriereutvikling
• Fleksibilitet
• Balanse mellom arbeid og fritid
• Den helhetlige medarbeideropplevelsen. 

Hvis du vil gå mer i dybden, anbefaler jeg Mariyas utmerkede guide om hvordan du lager et EVP.

Bygg en sterk arbeidsgivermerkevare

Etter at du har laget EVP-et, bør du bygge arbeidsgivermerkevaren din.

I praksis er arbeidsgivermerkevaren ditt omdømme som arbeidsgiver. Det handler om hvordan du presenterer deg i sosiale medier, stillingsbeskrivelser, intervjuer og alt som er rettet mot kandidater.

Det handler også om hvordan du opptrer som selskap. Er dere etiske, blir medarbeiderne behandlet godt, og lever dere etter verdiene deres?

Et sitat om merkevarebygging som alltid har festet seg hos meg, er fra Warren Buffet: «Det tar 20 år å bygge et omdømme og fem minutter å ødelegge det. Hvis du tenker over det, vil du gjøre ting annerledes.»

Hvis du vil gå mer i dybden, kan du lese Mariyas guide om arbeidsgivermerkevarebygging.

Bruk en strukturert intervjuprosess

Vi var inne på hvor viktig intervjuer er ovenfor, og jeg gjentar poenget her.

Det er viktig å etablere en konsekvent intervjustruktur for å sikre at alle kandidater vurderes ut fra de samme kriteriene. Dette bidrar til å skape en konsekvent kandidatopplevelse, redusere skjevheter og gjøre prosessen mer rettferdig.

Ta i bruk teknologi

I begynnelsen kommer du sannsynligvis langt med et enkelt system for medarbeideradministrasjon som kan hjelpe deg med å bygge teamet ditt.

Hvis rekrutteringen øker, finnes det imidlertid nyttige verktøy som kan forbedre prosessen for alle involverte parter. Behovene dine kan gå utover fordelene verktøy for medarbeideradministrasjon tilbyr.

Den ubestridte kongen eller dronningen av rekrutteringsprogramvare er et søkersporingssystem (ATS). Disse systemene bruker automatisering til å publisere stillinger, planlegge intervjuer, følge opp og kommunisere med kandidater gjennom hele ansettelsesprosessen, gjennomgå CV-er og tolke tilbakemeldinger.

Hvis du vil vite mer, kan du se vårt utvalg av de beste søkersporingssystemene.

Benytt deg av fagfolk

Det er kjent at ansettelser kan være krevende, særlig arbeidet med å finne kandidater, så noen ganger kan det lønne seg å ansette eller inngå kontrakt med en fagperson. Du har noen alternativer:

• Bygg et internt rekrutteringsteam.
• Sørg for å ha et spesialisert rekrutteringsbyrå, enten på fast avtale eller med betaling ved levering. Disse er ofte spesielt nyttige ved rekruttering av ledere eller kandidater som er vanskelige å finne.
• Ta i bruk en profesjonell arbeidsgiverorganisasjon eller en registrert arbeidsgiver. Disse er særlig nyttige ved rekruttering av talenter utenfor hjemjurisdiksjonen din, der regelverksetterlevelse innen rekruttering kan være utfordrende.

Hvis du vil vite mer, kan du lese artikkelen vår om hvordan du ansetter en rekrutterer.

Lær mer om ansettelser

Hvis du ønsker å holde deg oppdatert på den nyeste utviklingen innen ansettelser, er det noen ting du kan gjøre.

Én ting er å vurdere å ta et kurs i ansettelser som kan hjelpe deg med å holde den nyeste teknologien og markedets behov i perspektiv når det gjelder virksomheten din.

Det andre er å abonnere på nyhetsbrevet fra People Managing People. Vi jobber alltid med å holde oss oppdatert på hva som skjer innen ansettelser, og deler innsikt fra panelsamtaler og intervjuer med eksperter. Du kan få alt rett i innboksen din!

Vanlige spørsmål om å ansette den første medarbeideren

Hva er de juridiske kravene for å ansette en medarbeider?

Hva bør jeg inkludere i arbeidsavtalen?

Hvordan lager jeg en konkurransedyktig kompensasjonspakke?

Hvordan håndterer jeg lønn og skatt?

Hvilke registre må jeg oppbevare?

Trenger jeg bedriftsforsikring når jeg ansetter medarbeidere?