Slik bruker du ERP-programvare: nybegynnerveiledning
ERP-programvare samler alle forretningsprosessene dine på ett sted for å gjøre de daglige oppgavene enklere og mer organiserte. Hvis du vil vite hvordan du bruker ERP-programvare, vil du lære det grunnleggende om å navigere i disse systemene, hva de gjør, og hvordan du kan øke effektiviteten på jobben ved å beherske dem.
Jeg skal gå gjennom de enkle trinnene jeg bruker for å håndtere ERP-verktøy.
Hva er et ERP-system?
Et ERP-system er programvare som styrer, administrerer og integrerer forretningsfunksjoner og -prosesser gjennom komplementære og sammenkoblede moduler. Virksomheter bruker hovedsakelig et system for virksomhetsressursplanlegging for å forbedre kommunikasjonen mellom avdelinger, optimalisere prosesser og sikre bedre tilgang til alle forretningsoperasjoner.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Viktige funksjoner i ERP-systemer omfatter lagerstyring, styring av forsyningskjeden, kunderelasjonshåndtering, regnskap, frakt, leveringsplanlegging, salg, timelister og mye mer.
ERP-systemer integrerer forretningsprosesser, øker oversikten over den daglige driften og forbedrer beslutningstakingen.
Hvis du vil gå mer i dybden, kan du lese artikkelen vår om ERP-systemer og hvordan de fungerer.
Hvilke ulike typer ERP-systemer finnes?
Det finnes tre hovedtyper ERP-implementeringer: lokale, hybride og skybaserte systemer. Hver type ERP-implementering har ulike fordeler og ulemper.
Lokalt ERP-system
Du installerer og kjører et lokalt ERP-programvaresystem på interne servere på steder du kontrollerer. Det gir deg kontrollen og sikkerheten som følger med å bruke egen IT-infrastruktur som kobler sammen medarbeiderne, systemene og prosessene dine.
Lokale ERP-systemer er enklere å tilpasse og endre etter virksomhetens spesifikke behov. De er ideelle for virksomheter som trenger å sikre og overvåke systemdata. Du trenger spesifikke integrasjoner med andre systemer for de daglige forretningsprosessene dine. Du trenger også dedikerte IT-ressurser til å håndtere vedlikehold av applikasjoner og servere.
Skybasert ERP-system
Dette er en ERP-programvareløsning som ligger på en plattform for nettskyen, i motsetning til lokale systemer som kjører på stedet. Den gjør det mulig for virksomheter å få tilgang til tjenester via internett. Leverandører drifter skybasert ERP-programvare og leverer den til virksomheter. Dette eliminerer negative faktorer som forhåndsbetalte lisensavgifter.
Etterspørselen etter skybasert ERP-programvare fortsetter å øke, og ifølge GlobeNewswire forventes den å nå en CAGR på over 17 prosent fra 2020 til 2025. Veksten i etterspørselen skyldes muligheten til å analysere og få tilgang til data i sanntid.
Hybrid ERP
En hybrid ERP- eller totrinnsmodell for ERP kombinerer funksjoner og egenskaper fra både lokale og skybaserte ERP-systemer. Det er en modulær ERP-applikasjon, et system med flere kilder for moderne digitale virksomheter.
En totrinnsmodell viser til en hybrid ERP-arkitektur der ERP-funksjonene er bevart i en lokal løsning, mens ERP-applikasjoner er distribuert i nettskyen. Virksomheten din bruker det eksisterende lokale ERP-systemet til å håndtere konsernfunksjoner og legger til skybasert ERP-programvare for å støtte mindre forretningsenheter.
Relatert lesning: 5 eksempler på ERP-implementering i store selskaper
Slik bruker du ERP-programvare
Det er en stor investering for enhver virksomhet å kjøpe et ERP-system, så du må få mest mulig ut av det. Når ERP-systemer utnyttes fullt ut, øker de effektiviteten og kvaliteten, reduserer kostnader og feil og forbedrer virksomhetens resultater, produktivitet og lønnsomhet. Slik bruker du ERP-programvare og får mest mulig ut av den.
Gå gjennom forretningsprosessene dine
Det er viktig å gjennomgå forretningsdriften når du skal velge det beste ERP-systemet. Dette hjelper deg med å kartlegge hvilke prosesser som trenger forbedring (og hvordan), slik at du kan måle dem etter lanseringen av ERP-systemet for å kontrollere avkastningen på investeringen.
Dette trinnet kan også hjelpe deg med å avgjøre hvilke forretningsprosesser som trenger mest oppmerksomhet, siden dette vil påvirke hvilken ERP-programvare du ender opp med å kjøpe. Trenger du for eksempel en løsning med robuste regnskapsfunksjoner? Eller er fokuset ditt i større grad på personalressurser? Hvis svaret ditt er «alt det ovennevnte», vet du at du bør se etter en dyrere løsning som dekker alle behovene.
Noe du kanskje vil se nærmere på: Hva er egentlig programvare for etikk og etterlevelse?
Invester i opplæring
Du bør aldri undervurdere verdien av opplæringen du gir de ansatte og eventuelle andre sluttbrukere av ERP-løsningen. Opplærte brukere får mest mulig ut av enhver programvareløsning og kan raskt tilpasse seg oppdateringer og endringer. I tillegg kan en dyp forståelse av ERP-programvaren hjelpe dem med å ta informerte forretningsbeslutninger raskere.
Mange virksomheter gjør den feilen at de antar at den innledende opplæringen er nok til å få brukerne i gang. Slik er det imidlertid ikke. Etter hvert som ERP-systemene fortsetter å utvikle seg, bør også de ansatte og brukerne dine gjøre det. Hvis du samarbeider med ERP-leverandøren din om å sette opp løpende opplæringsprogrammer, kan brukerne videreutvikle kunnskapen sin etter hvert som programvaren blir mer avansert.
Fokuser på datakvalitet
ERP-systemet hjelper deg med å håndtere hvorfor, når, hvor og hvordan data flyter. Disse dataene må være omfattende, nøyaktige og tilgjengelige, ellers er det ingen vits i å ha dem. Sett av litt tid til å utforme standarder for dataregistrering, inkludert navnekonvensjoner og hvordan dokumentversjonering skal håndteres. Sørg for at alle i virksomheten har tilgang til beste praksis for data som er samordnet på tvers av avdelinger.
Bruk også datarevisjoner og batchrensing til å gjennomføre periodiske stikkprøver av om standardene blir fulgt. Det kan ta utallige timer å rydde opp i feilaktige data, så det er langt bedre å gjøre det riktig første gang.
Det kan virke smålig å henge seg opp i om brukerne skriver inn dagen eller måneden først i datofeltet ... men du vil endre mening når du eksporterer til et Excel-ark og ikke enkelt kan skille mellom handlinger utført i februar og handlinger utført den 2. hver måned.
Tilpass ERP-plattformen
Det meste av ERP-programvare leveres som en allsidig løsning utviklet for å passe virksomheter av alle typer. Å utforme en standardløsning som passer virksomhetens behov, er én måte å sikre at du får mest mulig ut av ERP-programvaren på.
For å oppnå best mulig resultater bør du be tjenesteleverandøren om hjelp til å tilpasse systemet. Noen av tilpasningene du kan forvente, er å skjule unødvendige felt, slå bestemte funksjoner av eller på, legge til obligatoriske felt og mye mer.
Du kan også tilpasse ERP-plattformen i mindre grad ved hjelp av integrasjoner og programtillegg. Husk å spørre ERP-leverandøren hvilke alternativer som er tilgjengelige når det gjelder å koble til andre apper eller implementere nisjefunksjoner.
Fremtidssikre ERP-systemet
ERP-systemer fortsetter, i likhet med alle andre programvareområder, å utvikle seg fra dag til dag. ERP-programvaren du bruker i dag, kan se ganske annerledes ut om fem, ti eller tjue år. Spør ERP-leverandøren hvordan det fremtidige veikartet deres ser ut. I hvilken grad investerer de i forskning og utvikling? Hvilke ytterligere funksjoner håper de å implementere? Hvor ofte lanserer de oppdateringer?
Et godt ERP-system vil ikke være en statisk monolitt. Det vil være et økosystem i utvikling og endring som tilpasser seg nye fremskritt innen forretningsteknologi.
Vurder integrasjonsalternativer
ERP-integrasjoner kan hjelpe deg med å forbedre virksomhetens operasjonelle effektivitet ved å legge til funksjoner i verktøykassen din. Integrasjoner kobler sammen to separate applikasjoner og lar dem kommunisere med hverandre. Noen integrasjoner er svært omfattende, slik at informasjon som legges inn i én applikasjon, sømløst kan hentes frem i en annen.
Vanlige integrasjoner med ERP-systemer kan omfatte ting som produksjon og design, kunderelasjonshåndtering (CRM), forsyningskjedehåndtering (SCM) og lagerstyringssystemer (WMS).
Utnytt mobilapper
En moderne ERP-løsning leveres sannsynligvis med en app for smartenheter med iOS og/eller Android. Dra nytte av dette, ettersom det gir mange fordeler for brukerne dine. Mobilapper gir økt tilgjengelighet og bedre oversikt over ERP-systemene dine.
Apper gjør det også enkelt for de ansatte og brukerne dine å få tilgang til viktig informasjon eksternt. Dette er en enkel måte for alle, uansett hvor de befinner seg, å holde seg oppdatert på all virksomhetens drift.
Vurder de totale eierkostnadene (TCO)
Å investere i et ERP-system er en stor investering for de fleste virksomheter. En kostnadsbevisst virksomhet som skal sette opp et system, bør se på de totale eierkostnadene for å avgjøre hvilken type ERP-system den trenger. Programvare koster penger – for ikke å nevne andre investeringsfaktorer som kjøp av maskinvare, bruk av interne ressurser, vedlikehold og fremtidige oppgraderingskostnader. Se på helheten og sammenlign den med tiden og pengene du forventer å spare.
Ta en titt på dette: De 10 beste ERP-systemene for små virksomheter med begrenset budsjett
Sørg for at toppledelsen er med
Støtte fra toppledelsen er en viktig indikator på hvordan implementeringen av ERP-systemet ditt kommer til å gå. Det er ikke et krav at toppledelsen involverer seg i implementeringsprosessen. Samarbeid med dem gjør det imidlertid mulig å planlegge ressursene på riktig måte, noe som ofte er en betydelig suksessfaktor under implementeringen.
Opprett et tverrfunksjonelt team
For å sikre en smidig implementeringsprosess bør du sette sammen et implementeringsteam med personer fra ulike avdelinger. Dette sikrer at alle viktige områder av virksomheten blir ivaretatt, og bidrar til å samle inn tilbakemeldinger fra de ulike teamene som forventes å bruke systemet.
Til syvende og sist blir alle organisatoriske funksjoner integrert i ERP-systemet ditt. Sørg for at alle avdelinger er representert i lanseringsprosessen.
Mål systemets levetid
Avkastningen på investeringen du får fra ERP-systemet ditt, avgjør om det var en levedyktig beslutning for virksomheten. Den varierer over tid, og du kan derfor måtte justere og følge opp målene dine fra tid til annen. Det ideelle systemet bør gi deg god verdi for pengene og en imponerende ROI.
Konklusjon
Mange virksomheter bruker ERP-programvare, men ikke alle opplever systemets fulle potensial. Hvis du forstår funksjonene og egenskapene til løsningen du har valgt, kan det hjelpe deg med å få mest mulig ut av den. ERP-systemet ditt er et viktig verktøy for virksomhetens suksess fordi det hjelper deg med å øke effektiviteten, redusere feil, øke produktiviteten og til syvende og sist forbedre lønnsomheten.
Mange ledere gjør feilen å overse viktige hensyn, som å opprette et mangfoldig implementeringsteam, involvere toppledelsen, ignorere opplæring, overse systemoppgraderinger og unnlate å planlegge for fremtiden.
Selv om det å forstå hvordan ERP-systemet fungerer gjør det mulig for deg å få mest mulig ut av det, er det måten de ansatte og brukerne utnytter det på, som avgjør verdien. Selv om det koster mye, bør det riktige ERP-systemet gi deg imponerende ROI på lang sikt.
Relatert lesning: ERP vs. MRP: En nyttig veiledning og tre forskjeller du bør kjenne til
For enda mer informasjon fra eksperter kan du melde deg på People Managing People-nyhetsbrevet. Mens du er i gang, kan du også skrive deg på ventelisten for å bli med i fellesskapet!
