Hva er et ERP-system – hvordan fungerer det og hvorfor bruke et?

Han definerer det som et «system av integrerte programvareapplikasjoner som standardiserer, effektiviserer og integrerer forretningsprosesser på tvers av økonomi, menneskelige ressurser, innkjøp, distribusjon og andre avdelinger.» 

Det amerikanske multinasjonale dataselskapet Oracle definerer ERP som «en type programvare som organisasjoner bruker til å håndtere daglige forretningsaktiviteter, som regnskap, innkjøp, prosjektstyring, risikostyring og etterlevelse samt drift av forsyningskjeden.» 

Oracle legger til at en ERP-pakke må inneholde programvare som hjelper organisasjoner med planlegging, styring av virksomhetens resultater, budsjettering, prognoser og utarbeidelse av rapporter med detaljer om organisasjonens økonomiske resultater for å kunne defineres som komplett.  

ERP-systemer kan også utvides med tredjepartsapplikasjoner for å få tilgang til funksjoner som styring av produktets livssyklus, elektroniske innkjøp, produktdatastyring, datautvinning og andre lignende funksjoner. ERP-systemet utvides vanligvis gjennom grensesnitt levert av leverandøren.

En kort historie om ERP  

ERP-systemer ble introdusert rundt 1990 hovedsakelig for bruk av produksjonsbedrifter. Konseptet sprang ut fra systemer som materialbehovsplanlegging II (MRP II), utviklet i 1983, MRP i 1964 og økonomisk ordrekvantum (EOQ), som oppsto i 1913. 

Ifølge leverandøren av programvare for ressursplanlegging for virksomheten, QAD.Inc, ble begrepet ERP innført av Gartner Group for å skille ERP-systemer fra MRP-systemer på 1990-tallet. QAD.Inc sier at ERP-systemer i denne perioden begynte å bli utviklet for å inkludere forretningsinnsikt «samtidig som de håndterte andre funksjoner, som salgsstyrkeautomatisering (SFA), markedsføringsautomatisering og netthandel.»  

På grunn av noen av utfordringene med lokale ERP-systemer begynte leverandørene å utvikle skybasert ERP for å tilby et SaaS-ERP-system (ERP levert som en programvaretjeneste av leverandører). Noen av ulempene ved implementering av lokale ERP-systemer er blant annet kostnadene for implementering og lisenser samt lang implementeringstid. 

Til sammenligning er SaaS enkelt og rimeligere å implementere, siden du vanligvis betaler et månedlig abonnement. Brukerne kan tilpasse programvaren basert på bransjespesifikke behov. Dette gjør systemet egnet selv for en liten bedrift.   

De viktigste kjennetegnene ved ERP-systemet 

Et system for ressursplanlegging for virksomheten har fire hovedkjennetegn: modulær utforming, fleksibilitet, en åpen og sentralisert database samt automatisk generering av informasjon. Dette programvaresystemet fungerer i sanntid fra en felles database som støtter all programvaren. Dette gir et ensartet utseende og enhetlig brukeropplevelse på tvers av alle ERP-moduler.

Det primære målet med en ERP-programvareløsning er å samle alle enhetene i virksomheten for å nå driftsmål raskt. Alle virksomhetsprosesser integreres på tvers av alle forretningsenhetene i en helhetlig tilnærming for å effektivisere prosesser og informasjonsflyt i hele organisasjonen.

Perkins gir et utmerket eksempel på hvordan ERP bruker sanntidsdata til å integrere ulike forretningsprosesser. Han bruker eksempelet med en virksomhet som krever at kundene legger inn bestillinger på nett. Så snart en ny bestilling er fullført, kontrollerer ERP-systemet automatisk prisen og starter en kredittsjekk ved behov. Det kontrollerer om produktet er tilgjengelig og varsler enheten som skal planlegge leveringen. Så snart bestillingen er levert, sendes en faktura, og bokføringsenheten kan oppdatere regnskapet. 

La oss se nærmere på de ulike funksjonene i et moderne ERP-system: 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Ensartet utseende og brukeropplevelse

Det konsekvente utseendet og brukeropplevelsen i ERP-systemet hjelper en virksomhet med å redusere kostnadene til opplæring. Perkins påpeker at de tidlige leverandørene innså at et konsekvent utseende og en konsekvent brukeropplevelse hjelper organisasjonen med å fremstå mer profesjonell. Ansatte som arbeider på ulike områder i en virksomhet, kan basere seg på den samme informasjonen når de arbeider med å møte kundenes spesifikke behov.  

ERP-integrasjonen gjør det mulig for en organisasjon å presentere et konsekvent uttrykk mot markedet, enten man ser på regnskapsprogramvaren, lagerstyringssystemet eller enkle regneark over de manuelle prosessene.

Alle applikasjoner støttes fra en felles database

En av de betydelige utfordringene organisasjoner står overfor, er at ulike avdelinger arbeider i siloer (usammenhengende enheter). Dette kan føre til pinlige situasjoner der ulike avdelinger gir kundene motstridende informasjon, noe som gir et dårlig inntrykk av kvaliteten på kundeservicen.

Et ERP-system sørger for at en delt database støtter alle applikasjoner for å sikre kundesuksess. Det betyr at medarbeidere i ulike enheter kan stole på den samme informasjonen fra databasen i det daglige arbeidet og for alle virksomhetens behov.

Fungerer i sanntid

I tingenes internett (IoT), der enheter stadig kobles sammen ved hjelp av teknologier som kantdatabehandling, sørger sanntidsfunksjonen for at hver forretningsprosess raskt kan få tilgang til informasjonen den trenger. Kantdatabehandling er et system som flytter datalagring og databehandling nærmere stedet der den skal brukes. 

ERP-systemets sanntidsfunksjon bidrar til å identifisere problemer raskt og gir virksomhetens ledere tid til å rette opp eventuelle problemer. 

Typer ERP-systemer

Det finnes i hovedsak tre ulike ERP-systemer: lokalt installert programvare, skybasert programvare og hybridprogramvare. Den spesifikke typen en organisasjon trenger, avhenger først og fremst av virksomhetens størrelse, tilgjengelige databehandlingsenheter og systemets evne til å dekke virksomhetens behov. 

La oss se nærmere på de tre typene: 

Lokalt installert ERP-programvare

Som navnet antyder, installeres lokalt installert ERP-programvare på stedet. Den kontrolleres i hovedsak av virksomheten etter installasjonen eller av en ERP-konsulent. Dette er ERP-løsningen du trenger hvis du ønsker full kontroll over sikkerheten i ERP-systemet. Implementering av denne typen ERP-applikasjon krever imidlertid at du har dedikerte IT-ressurser på stedet til å håndtere vedlikehold av applikasjon og server. 

Lokalt installert ERP-programvare har flere fordeler, blant annet: 

• De konfidensielle dataene dine trenger ikke å håndteres av en tredjepart. 
• Alle ERP-moduler kan tilpasses virksomhetens spesifikke behov. 
• Gir gode integrasjonsmuligheter med de andre systemene dine (inkludert CRM-programvaren).

Skybasert ERP-system

Denne typen ERP-system omtales ofte som programvare som tjeneste (SaaS), noe som innebærer at en tredjepart administrerer tjenesten. Den fleksible utformingen gjør det mulig for de ansatte å lagre og bla gjennom data via alle enheter med internettforbindelse. Vanligvis er prisen basert på et periodisk abonnement. 

Den største ulempen ved denne typen ERP-implementering er at du må stole på at en ERP-leverandør håndterer noen av de sensitive dataene dine. Den har imidlertid flere fordeler. Du trenger for eksempel ikke å gjøre en betydelig førstegangsinvestering for å ta systemet i bruk. Du trenger heller ikke spesialisert utstyr eller spesialkompetanse før du implementerer systemet.  

Hybrid-ERP-system

Hybrid-ERP-systemet kalles noen ganger et tolagdelt ERP-system. Det gjør det mulig for virksomheten å kombinere skybaserte ERP-systemer og lokalt installerte ERP-systemer. Dette er et system du vil velge hvis du ønsker å dra nytte av det beste fra begge verdener. Du kan for eksempel benytte deg av ERP-konsulentens ekspertise uten å måtte gi konsulenten tilgang til all informasjonen din.

Hvordan fungerer et ERP-system?

Et ERP-system fungerer ved å redusere antallet ressurser som trengs for å drive virksomheten optimalt, samtidig som det sikrer lønnsomhet og forbedring av virksomheten. 

ERP-systemet skiller seg fra en enkeltstående applikasjon fordi det lar andre virksomhetsmoduler i selskapet arbeide fra én database. 

Systemet samler inn data fra ulike deler av virksomheten. Det plasserer dataene på et sentralt sted der ansatte som trenger dem, kan få tilgang. Det bryter ned siloene som mange virksomheter er rammet av, og sørger for at tilstrekkelig informasjon er tilgjengelig for dem som trenger den.  

Tenk deg at bedriftens ERP-system er nesten fullstendig automatisert. ERP utfører dataregistreringen for deg i bakenden og utveksler også informasjonen med andre enheter som trenger den. 

For eksempel, når en forsendelsesordre opprettes for den siste varen på lager, må lagerstyringsmodulene registrere denne informasjonen og varsle relevante avdelinger slik at lageret kan fylles opp igjen. Salgsteamet vil også bli informert, slik at det ikke lover noe det ikke kan levere.  

Les mer om hvordan ERP fungerer, og hvordan du kan bruke det til din fordel her.

Hvorfor kan du trenge et ERP-system?

La oss se på noen av grunnene til at virksomheter av ulik størrelse kan ha nytte av å implementere ERP. 

Deling av informasjon: ERP-systemet kan automatisk dele viktig informasjon på tvers av de ulike avdelingene i virksomheten din, og som et resultat fremmer det samarbeid gjennom integrert informasjonsdeling.

Forbedret forretningsytelse: Det integrerte systemet sørger for at avdelingene bruker tiden på å administrere kjernevirksomheten sin i stedet for å prøve å skaffe informasjonen som kan hjelpe dem med dette. Et ERP-system kan for eksempel forbedre virksomhetens salgsprognoser gjennom ordresporing, inntektsoppfølging og generering av innkjøpsordrer.

Enkelt å administrere: Med den raske teknologiske utviklingen blir ERP-systemer stadig enklere å administrere og bruke. Dette gjelder spesielt for virksomheter som kanskje ikke har kompetansen eller ressursene som kreves for å integrere systemene sine. For store virksomheter kan ERP redusere ressursene som kreves for å drifte separate systemer. 

Standardisert rapportering: Hvis du vil at organisasjonen din skal kommunisere med markedet, må alle i organisasjonen lese fra samme bok. ERP sørger for at informasjonen organisasjonen din formidler, er sammenhengende. 

Reduserte kostnader: Ifølge Business Automation Specialists, en leverandør av ERP-, regnskaps- og automatiseringsløsninger, «Produksjonsbedrifter med beste praksis i klassen som benyttet ERP-systemer, klarte å redusere lagernivåene med 22 %.» De legger til: «De samme bedriftene opplevde også en reduksjon i de totale kostnadene på nesten 20 %.» 

Hvis du vil fordype deg ytterligere, kan du lese denne artikkelen om 9 fordeler med ERP-programvare.

Ser du etter mer?

Hvis du ser etter annen programvare enn ERP-programvare, kan du ta en titt på følgende:

• Programvare for personaladministrasjon (HCM) — programvare utviklet for å administrere ansatte, gjennomføre bemanningsplanlegging, håndtere talenter og optimalisere arbeidsstyrken. 
• Programvare for prestasjonsstyring — programvare for å administrere prestasjonene og arbeidsatferden til individuelle ansatte i en organisasjon.
• Programvare for arbeidsstyring — programvare for å administrere aspekter ved en organisasjons arbeidsstyrke, inkludert planlegging, oppmøte, permisjon, innfasing og mer.

Til slutt: Hvis du ikke er sikker på om du trenger et ERP- eller CRM-system, kan det hende du faktisk trenger begge deler! Denne artikkelen går gjennom likhetene og forskjellene mellom ERP- og CRM-programvare for å hjelpe deg med å finne ut av det.