Slik gir du tilbakemeldinger: 5 måter å forbli konstruktiv i vanskelige samtaler

5 måter å gi tilbakemeldinger på

Effektive tilbakemeldinger er en hjørnestein i personlig og profesjonell utvikling. De fremmer forbedring, oppmuntrer til kommunikasjon og bygger tillit. Måten tilbakemeldinger gis på, er imidlertid like viktig som selve tilbakemeldingen.

Effektive måter å håndtere problematiske ansatte på begynner ofte med å gi tilbakemeldinger som er direkte, konstruktive og løsningsorienterte.

Vi skal se på 5 teknikker som øker effekten av tilbakemeldingene dine. Enten du er leder, kollega eller mentor, er disse strategiene utformet for å sikre at tilbakemeldingene dine er konstruktive, empatiske og gir mottakeren større handlingskraft.

1. Ta vanskelige samtaler så snart som mulig
2. Skriv ned mål, forventninger og tilbakemeldinger
3. Fjern tvetydighet
4. Dra nytte av kunnskapen om hjernen
5. Frem kontinuerlige tilbakemeldinger

1. Ta vanskelige samtaler så snart som mulig

Selv om hjernen vår er programmert til å unngå konflikter, er ærlighet og ansvarlighet den eneste måten å kommunisere effektivt med ansatte på. 

Alle liker å høre positive tilbakemeldinger, men det kan føles følelsesmessig vanskelig å sette seg ned med et teammedlem og fortelle dem hvor de ikke lever opp til forventningene. På samme måte er det ingen som ønsker å motta negative tilbakemeldinger.

Kunsten å gi konstruktiv kritikk

Gjennom min erfaring med å veilede ledere har jeg erfart at de fleste ledere vegrer seg for å ta vanskelige samtaler fordi de ikke ønsker at folk skal «føle seg dårlige», og fordi de er bekymret for at de vil reagere negativt på kritiske tilbakemeldinger.

Følgelig tar ikke ledere opp bekymringene sine direkte med et teammedlem. Når de kommer til meg for å få hjelp, har en ansatts manglende måloppnåelse nådd et så alvorlig nivå at de føler at det ikke finnes noen vei tilbake på rett spor.

Praktiske råd

Her er noen tips for å sikre at kritikken din blir godt mottatt og får effekt.

• Gi tilbakemeldinger i tide – Ikke vent til de har gått videre til noe annet eller har etablert dårlige vaner.
• La samtalen handle om deres suksess – Det er mer effektivt å bygge opp under den ansattes potensial og arbeid enn å dvele ved feilene deres og få dem til å føle seg usikre.
• Vær direkte og tydelig – En vag tilnærming kan forvirre ansatte ytterligere og føre til at budskapet ditt går tapt. Det er alltid bedre å komme til poenget med fokus på tydelighet.
• Møt den ansatte med empati – Du vet ganske enkelt ikke hva noen sliter med utenfor jobben. Husk at dette er et menneske som kan ha utfordringer med relasjoner eller psykisk eller fysisk helse.

Ifølge Gallup vil 98 % av de ansatte ikke være engasjert dersom lederen deres gir dem lite eller ingen tilbakemeldinger. Effektive tilbakemeldinger er derfor avgjørende for å fremme høy ytelse og medarbeiderengasjement.

2. Skriv ned alle mål, forventninger og tilbakemeldinger

Den viktigste måten å fjerne tvetydighet rundt forventninger på er å skrive dem ned et sted som er lett tilgjengelig for alle parter. Dette gjelder ikke bare tilbakemeldinger, men også overordnede mål og forventninger til teammedlemmer. 

Det er god praksis for ledere å ha regelmessig planlagte 1:1-samtaler med hver av sine direkte rapporterende, helst ukentlig. Mitt forslag er å bruke en 1:1-mal som oppdateres før det tilbakevendende møtet, slik at alle parter er samkjørte og holder seg på rett spor. 

Når du samler inn forventninger og tilbakemeldinger, sikrer bruk av verktøy for medarbeiderevaluering at tilbakemeldingene dine er basert på målbare prestasjonsindikatorer.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Fordeler med en mal

Ved å bruke en mal for 1:1-møter blir det enklere å organisere samtalen, tydeliggjøre prioriteringer og følge fremdriften mot målene over tid. Det er også en utmerket måte å forberede en medarbeider på en kommende tilbakemeldingssamtale.

Det finnes situasjoner der ledere må møte et teammedlem separat for å gjennomgå en hendelse eller ha en formell prestasjonssamtale. 

Slik kan du gå frem i denne typen samtale:

• Organiser tilbakemeldingene i minst 3, men ikke mer enn 5, temaer med støttende eksempler på hvert område med manglende måloppnåelse eller atferd som må tas opp. 
• Beskriv konsekvensene den manglende måloppnåelsen eller den spesifikke atferden har for kunder, interessenter og kolleger.
• Vær så spesifikk som mulig, med konkrete eksempler på det du har observert, og på hva du ønsker å se i stedet.
• Be medarbeideren om innspill, inkludert forslag til hvordan ting kan forbedres, og hvilke forpliktelser vedkommende kan påta seg fremover.
• Bekreft at du støtter medarbeideren, at målet ditt er å hjelpe vedkommende med å lykkes, og at du er der for å tilby ressurser og veiledning underveis.
• Avklar neste steg ved å gi oppsummeringspunkter og tiltak som er tydelige for begge parter.

Praktiske råd

Når du har en mer formell samtale, bør du sørge for å følge opp med en skriftlig oppsummering på e-post. 

Jeg liker å bruke et manus som begynner slik: «Jeg vil gjerne oppsummere samtalen vår i dag ved å oppsummere det vi diskuterte, og hvilke steg vi skal ta videre.» 

Dette bekrefter at leder og teammedlem har en felles forståelse, og gir dem noe å se tilbake på.

3. Fjern uklarhet: Håndter manglende måloppnåelse ved å identifisere gapet

I noen roller er det enkelt å identifisere områder med manglende måloppnåelse. En selger oppfyller for eksempel enten salgskvoten sin eller ikke. Men hva om resultatene og den samlede prestasjonen er mindre håndgripelige, som i en rolle innen økonomi eller HR?

Det kan være utfordrende for ledere å beskrive nøyaktig hva som ikke fungerer for en av medarbeiderne deres på disse områdene, særlig når det gjelder myke ferdigheter. Men spesifisitet og tydelighet er avgjørende for enhver strategi for prestasjonsforbedring.

Praktiske råd

Modellen for kritisk ansvarlighet tilbyr en enkel tilnærming til å overvinne denne utfordringen: 

• Beskriv forventningen
• Beskriv det du observerer som avviker fra forventningen
• Avstanden mellom disse kalles «gapet».

Den videre samtalen bør dreie seg om hva medarbeideren må gjøre for å lukke dette gapet. 

Trenger vedkommende flere ressurser eller mer veiledning? Handler det om å utvikle nye ferdigheter?

For å støtte medarbeideren i å innfri forventningene fullt ut må det være tydelig for vedkommende hvordan det ser ut å lykkes.

4. Dra nytte av kunnskapen om hjernen

David Rock, grunnleggeren av NeuroLeadership Institute, introduserte SCARF-modellen som et referanseverktøy for samarbeid med andre, blant annet for å gi og motta tilbakemeldinger. 

Ideen er enkel: Hvis hjernen oppfatter det du skal til å si som en sosial trussel, går den inn i en «bort fra»-tilstand, altså en form for kamp- eller fluktmodus, og hindrer medarbeideren i å bearbeide det du skal fortelle.

Ifølge SCARF-modellen er de 5 områdene som lettest kan utløse en sosial trussel:

• Status – vår relative betydning for andre. Eksempel: «Blir jeg verdsatt? Har meningen min betydning?»
• Forutsigbarhet – evnen til å se hva som ligger foran oss. Eksempel: «Hva vil fremtiden bringe for rollen min eller for selskapet?»
• Autonomi – vår følelse av kontroll over hendelser.  Eksempel: «Får jeg verktøyene jeg trenger for å påvirke mitt eget resultat? Kan jeg ta mine egne beslutninger?»
• Tilhørighet – hvor trygge vi føler oss sammen med andre. Eksempel: «Kan jeg stole på dem rundt meg? Er jeg en del av teamet?»
• Rettferdighet – opplevelsen av rettferdig behandling. Eksempel: «Blir jeg behandlet på samme måte som kollegene mine?»

Hvis et negativt svar utløser en «bort fra-tilstand» i hjernen, vil medarbeideren bli distrahert og urolig, og sannsynligvis ikke huske mye av det du forteller dem videre. 

Praktiske råd

Målet er å gå inn i samtalen og formulere tilbakemeldingen slik at medarbeiderens hjerne går inn i en «mot-tilstand». Da er hjernen i stand til å tenke klart, ta imot innsikter og løse problemer.

Noen forslag til hvordan du kan skape en mot-tilstand for tilbakemeldinger:

• Gi beskjed på forhånd og sørg for en tydelig agenda før møtet
• Tilbakemeldingssamtalen bør holdes ansikt til ansikt (eller på Zoom), slik at medarbeideren kan se lederens kroppsspråk og ansiktsuttrykk
• Spør medarbeideren om det passer å ha en samtale om tilbakemeldinger
• Gå inn i samtalen med utgangspunkt i hvordan du kan støtte
• Gi også positive tilbakemeldinger, og fortell medarbeideren hva hen gjør bra.

5. Frem en kultur for kontinuerlige tilbakemeldinger og feir seire

En kultur for kontinuerlige tilbakemeldinger betyr at tilbakemeldinger ikke begynner og slutter med medarbeidersamtaler. Det betyr at både ledere og medarbeidere ber om tilbakemeldinger fortløpende, og at organisasjonskulturen er slik at det er normalt å diskutere tilbakemeldinger ofte.

Dette innebærer å lære opp lederne dine til å be om regelmessige tilbakemeldinger fra medarbeiderne sine. Fordelene med denne strategien er mange:

• Skaper et tillitsfullt miljø 
• Gjør det mulig å håndtere bekymringsområder proaktivt
• Forbedrer kommunikasjonsevnen til både ledere og teammedlemmer
• Gir medarbeiderne mulighet til å ta ansvar for sin egen utvikling ved å kunne håndtere utfordringer.

Praktiske råd

Å arbeide mot en kultur for kontinuerlige tilbakemeldinger trenger ikke å være et stort, formelt initiativ. Det starter med at lederne dine gir og ber om tilbakemeldinger regelmessig. I selskapet jeg jobber i nå, gjør vi dette på følgende måter:

• Oppmuntre ledere til å anerkjenne og belønne medarbeidere for godt arbeid, både privat og offentlig, ved å bruke Slack-kanalen vår for «anerkjennelser».
• Veiled ledere i å be om tilbakemeldinger regelmessig og takke teammedlemmer når de får dem
• Sett av en del av medarbeidersamtalene til tilbakemeldinger til lederen.
• Planlegg hyppige oppfølgingssamtaler mellom leder og direkte rapporterende medarbeider for å holde kommunikasjonen åpen.

Bruk en modell for å utvikle tilbakemeldingsprosessen

Ved å integrere en strukturert modell i tilbakemeldingsprosessen kan du forbedre effektiviteten og tydeligheten betydelig. Ulike modeller passer til ulike sammenhenger og behov. La oss se på noen populære modeller:

1. COIN-modellen

COIN står for kontekst, observasjon, påvirkning og neste steg.

Eksempel: På møtet i går (kontekst) la jeg merke til at du avbrøt flere ganger (observasjon). Det virket som om dette forstyrret flyten, og de andre virket nølende med å bidra (påvirkning). På fremtidige møter kan vi arbeide med å la alle snakke ferdig (neste steg).

2. SBI (situasjon-atferd-påvirkning)

Fokuserer på en spesifikk situasjon, observert atferd og dens innvirkning.

Eksempel: Under teamverkstedet (situasjon) løste du det tekniske problemet effektivt (atferd). Dette hjalp oss med å holde tidsplanen og gjorde et godt inntrykk på kunden (innvirkning).

3. STAR (Situasjon–oppgave–handling–resultat)

Legger vekt på konteksten rundt en situasjon, samt oppgaven, handlingen som ble utført og resultatet som ble oppnådd.

Eksempel: På det kvartalsvise salgsmøtet (situasjon) var oppgaven din å presentere den nye strategien (oppgave). Den grundige forberedelsen og tydelige presentasjonen din (handling) førte til teamets entusiastiske støtte og en tydelig handlingsplan (resultat).

4. Pendleton-modellen

Oppmuntrer først til egenevaluering, etterfulgt av positive tilbakemeldinger og forslag til forbedringer.

Eksempel: Hvordan synes du presentasjonen din gikk? Jeg synes du engasjerte publikum på en effektiv måte (positiv tilbakemelding), men kanskje du kan inkludere mer data neste gang (forslag).

5. BOOST (Balansert, observert, objektiv, spesifikk, tidsriktig)

Sikrer at tilbakemeldingen er balansert, basert på observert atferd, objektiv, spesifikk og tidsriktig.

Eksempel: Jeg observerte (observert) i de siste prosjektmøtene (tidsriktig) at innsikten din (spesifikk) er godt underbygd av undersøkelser (objektiv). Hvis du balanserer dette med mer samhandling med teamet (balansert), vil det være enda mer fordelaktig.

6. Tilbakemelding fra 360 grader

Omfattende tilbakemeldinger som er samlet inn fra ulike kilder, som kolleger, underordnede og ledere.

Eksempel: Kollegene dine setter pris på evnen din til å samarbeide, de yngre medarbeiderne dine beundrer lederegenskapene dine, og som lederen din setter jeg pris på engasjementet ditt. Denne 360-graders tilbakemeldingen viser at du har sterke ferdigheter innen teambygging.

7. Stopp–start–fortsett

En enkel metode som beskriver hvilken atferd en medarbeider bør stoppe med, starte med og fortsette med.

Eksempel: Du bør slutte å utsette de ukentlige rapportene, begynne å bidra mer i teamdiskusjoner og fortsette med den utmerkede oppfølgingen av kundene.

Beste praksis for å gi tilbakemeldinger

Å gi effektive tilbakemeldinger er en kunst som krever omtanke og ferdigheter. La oss se på noen gode fremgangsmåter som kan gjøre tilbakemeldingene dine mer virkningsfulle og konstruktive.

1. Vær spesifikk og objektiv

• Fokuser på observerbar atferd eller konkrete resultater: Konsentrer deg om handlinger og resultater som kan observeres direkte, i stedet for subjektive tolkninger.
• Bruk et objektivt og tydelig språk: Unngå tvetydige begreper, og vær presis i beskrivelsene dine.
• Unngå generaliseringer og personlige vurderinger: Hold deg til fakta, og unngå antakelser om personlige egenskaper eller intensjoner.

2. Fokuser på innsikt som kan omsettes til handling

• Gi veiledning om hvordan positiv atferd kan forbedres eller opprettholdes: Gi tydelige og praktiske råd om hva som kan gjøres annerledes eller videreføres.
• Kom med konkrete forslag eller trinn for forbedring: Spesifikke tiltak som kan omsettes til handling, gjør det enklere å omsette tilbakemeldinger til reell endring.
• Sørg for at tilbakemeldingen fører til praktiske og oppnåelige handlinger: Sett realistiske forventninger og oppnåelige mål.

3. Oppretthold en balanse mellom positive og konstruktive tilbakemeldinger

• Anerkjenn og verdsett styrker og suksesser: Anerkjennelse av godt arbeid fremmer motivasjon og selvtillit.
• Ta opp områder som trenger forbedring, uten å overskygge det positive: Sørg for at konstruktive tilbakemeldinger ikke opphever anerkjennelsen av suksesser.
• Bruk en støttende tone for å oppmuntre og motivere: En positiv tone kan gjøre tilbakemeldingen lettere å akseptere og mer effektiv.

4. Vær tidsriktig

• Gi tilbakemelding kort tid etter den relevante hendelsen eller observasjonen: Rask tilbakemelding sikrer at detaljene fortsatt er ferske og lettere å relatere seg til.
• Sørg for at tilbakemeldingen er relevant og passende i konteksten: Tilpass tilbakemeldingen til de aktuelle omstendighetene og målene.
• Rask tilbakemelding øker tilbakemeldingens relevans og innvirkning: Umiddelbar tilbakemelding blir oftere oppfattet som relevant og viktig.

5. Frem en toveis dialog

• Oppmuntre mottakeren til å dele sitt perspektiv og sine tanker: Dette fremmer forståelse og viser respekt for vedkommendes synspunkt.
• Lytt aktivt til svarene og bekymringene deres: Aktiv lytting viser empati og åpenhet for dialog.
• Legg til rette for et samarbeidsmiljø for gjensidig utvikling: Tilbakemeldinger er en toveis prosess og bør brukes som et verktøy for felles utvikling.

Gi de riktige tilbakemeldingene på riktig tidspunkt

Tilbakemeldinger er en avgjørende del av prestasjonshåndtering. Bruk ideene som presenteres her til å sette ledere og mellomledere i organisasjonen i stand til å gi og be om tilbakemeldinger på riktig måte.

Dette vil gjøre det mulig for organisasjonen å ta tak i problemer før de blir uhåndterlige, samtidig som det bidrar til bedre prestasjoner og medarbeiderengasjement. 

I tillegg til å skape en kultur for kontinuerlige prestasjonstilbakemeldinger bør du følge med på trender innen tilbakemeldinger mellom kolleger og teknologiske forbedringer som kan bidra til å skape en tilbakemeldingssløyfe.

Og husk at tilbakemeldinger er en toveisprosess. Vær alltid åpen for tilbakemeldinger oppover fra teammedlemmene dine om hvordan du kan forbedre deg som leder, hvordan ledelsen kan forbedres, eller hvordan organisasjonen generelt kan bli bedre.

Som Mariya Hrsitova påpeker i artikkelen sin om eksempler på negative tilbakemeldinger: "Ingen er perfekte til å gi eller motta tilbakemeldinger! Det er en læringsreise for oss alle, og det er også viktig å være menneskelig overfor hverandre på veien".