Slik opprettholder du kandidatopplevelsen under rask skalering

Hva er kandidatopplevelse?

Kandidatopplevelsen er den opplevelsen kandidatene har når de går gjennom rekrutteringsprosessen din.

Den påvirkes av faktorer som kommunikasjon, lengde, vanskelighetsgrad, kvaliteten på intervjuene og hvor effektiv prosessen er totalt sett.

Hvorfor er kandidatopplevelsen viktig?

Å legge ned arbeidet som kreves for å skape en positiv kandidatopplevelse, har mange fordeler, blant annet:

1. Gjennomføre flere ansettelser
2. Motta kandidater av bedre kvalitet
3. Ta bedre ansettelsesbeslutninger
4. Spare tid og interne ressurser
5. Skape en sterkere arbeidsgivermerkevare.

Det kan til og med påvirke medarbeiderengasjement og -bevaring, ettersom medarbeiderne dine sannsynligvis legger merke til hvordan du behandler kandidatene—noen av dem kan være personer de selv har anbefalt!

Slik skaper du en flott kandidatopplevelse

Her er strategiene mine for å balansere vekst i stor skala med kandidatopplevelse, slik at du ikke får et rykte for at selskapet ditt behandler kandidater som tall i en lottomaskin.

Når du ser på punktene nedenfor, er det viktig å tenke på alle kontaktpunktene du vil ha, og hvordan du kan bruke dem best mulig til å videreutvikle selskapets relasjoner til kandidatene.

Lag en tydelig kompetanseplan

Det virker grunnleggende og kanskje mindre direkte relatert, men det er avgjørende å starte med en god kompetanseplan, enten ved begynnelsen av kvartalet eller året, eller til og med etter en finansieringsrunde.

Møt alle lederne i virksomheten og sørg for at du setter av tid til å snakke om tilstanden i teamet deres og hvordan virksomhetens mål vil påvirke hvilke ressurser det vil være behov for.

I møtene mine tar jeg alltid opp følgende punkter:

Nåværende kompetanseressurser

• Hva har de opplevd som enkelt, og hva er det nåværende teamets sterkeste side? 
• Hvem er stjernene, finnes det en mulig kandidat som er på vei mot en forfremmelse, og trenger vi å finne en erstatter?

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kompetansegap

• Hva har teamet hatt problemer med? 
• Hva trenger de å ansette noen til, sammenlignet med hva som kan utvikles internt i teamet (eventuelt i samarbeid med opplæring og utvikling)? 
• Hvem presterer under forventningene, og må vi begynne å vurdere å erstatte dem? 

Stillingsbeskrivelsene og de strukturerte intervjuene er avhengige av at dette er nøyaktig. 

Det kan ofte være fristende å gjenbruke gamle stillingsbeskrivelser, annonser og intervjuspørsmål, men jeg vil oppfordre deg til å gjennomgå dem og se om de faktisk er nyttige for disse ansettelsene.

Det vil spare deg for mye tid senere hvis du slipper å fortsette å revidere stillingsbeskrivelsen.

Ansetter vi for å håndtere vekst, eller ansetter vi for å skape vekst?

Dette er faktisk et svært viktig skille. Vanligvis handler ansettelser i team som produkt, utvikling eller brukerstøtte om å håndtere vekst, mens kommersielle team skal skape vekst. 

Sørg for å snakke med ledelsen, slik at det er en balanse mellom de to typene ansettelser (inntektsgenererende roller bør nesten alltid prioriteres!).

Hva skjer hvis vi ikke ansetter?

Dette er et godt utgangspunkt for alle – både Talent og virksomheten – for å forstå og ha i mente hvilken innvirkning dette vil ha. Det vil holde Talent i gang med å lete etter de rette personene og virksomhetslederen engasjert i å ta beslutninger.

Prioritering mellom roller

Hvis det er flere roller, og du samarbeider med mange forretningspartnere, vil du ikke kunne fylle alle rollene samtidig – spesielt når du begynner å komme opp i over 30 roller som hver krever mye sourcing. 

Hvis du får virksomhetslederen til å tenke på prioritering i begynnelsen, vil det hjelpe deg senere med å prioritere for deg selv og Talent-teamet.

Dette bør bety at når du er klar til å legge ut en rolle, unngår du å sløse bort kandidatenes tid ved å involvere dem og deretter fryse rollen uten forvarsel, eller ved å måtte omarbeide hva rollen innebærer gjennom hele prosessen.

Å sløse bort tid er en av hovedårsakene til en dårlig kandidatopplevelse, tett fulgt av frustrerende intervjuprosesser.

For en grundigere gjennomgang kan du lese artikkelen min om å lage en bærekraftig ansettelsesplan.

Gjør det til en samarbeidsinnsats

Hvis noen av dere har jobbet for et Amazon-selskap, er dere kanskje lei av å høre dette, så her er en ny formulering: «Hva skal til for å få oss dit?».

Du bør ha en omtrentlig idé om tall som ansettelsesrater, for eksempel at virksomheten din kanskje har 4 aksepterte tilbud for hver 5. tilbudte stilling. Hvis du har det nøyaktige tallet for virksomheten din, begynner du å regne bakover – en pyramide i stedet for en trakt.

Dette gir en omtrentlig idé om arbeidsomfanget. Deretter kan du begynne å bruke det i ditt foretrukne prosjektstyringsverktøy – for eksempel Kanban for en oversikt eller Gantt hvis du har en kortvarig ansettelsesinnsats.

Nedenfor ser du et eksempel på et Kanban-kort fra meg, med i det minste omtrentlige tall å sikte mot.

Det neste steget er svært viktig – del prosjektkartet med ansettelseslederen og ansettelsesteamet!

Gjør dette til en samarbeidsinnsats og inviter dem til å delta. På den måten kan du hjelpe dem med å ta mer eierskap.

Alle må vite hva som kommer i kalenderen, og hvis skalering er det virksomheten trenger, må alle virkelig prioritere ansettelser. Det betyr å vite hvor mye tid de må sette av til rekrutteringsprosessen.

Uansett hvor strømlinjeformet ansettelsesprosessen din er, er den tidkrevende. Ved å gjøre ansettelser mer samarbeidsbaserte kan dere dele på arbeidsbelastningen og forbedre opplevelsen for alle.

Sørg for at intervjuene er effektive og engasjerende

Når jeg sier effektiv, må du ikke umiddelbart tenke at intervjuprosessen må gå raskt – slett ikke! 

Men hvis du skalerer raskt, kan det hende du må gjennomføre mange intervjuer, så det er avgjørende å utnytte tiden du har best mulig.

Her er en enkel veiledning om hva du bør se på for å sikre at kandidatene dine får en positiv opplevelse.

Steg 1: Standardiser intervjuprosessen.

Dette vil gjøre det mulig for deg å sammenligne kandidater raskt og redusere forekomsten av enkelte skjevheter.

Steg 2: Gå gjennom intervjuspørsmålene du stiller, og når du stiller dem.

Begynn med spørsmålene som gir deg innsikt i ferdighetene du har vurdert som avgjørende for denne rollen, og gå deretter videre til de mer ønskelige ferdighetene. På den måten går du fra kvalifiserte kandidater til de beste kandidatene.

Sørg for at spørsmålene er godt utformet og har som mål å komme til bunns i erfaringen. Hvis du er i tvil, bør du alltid spørre hva, hvordan og hvorfor. 

Fortell meg om en gang da du landet en avtale med en spesielt krevende kunde. Hva gjorde kunden krevende? Hvordan snudde du situasjonen? Hvorfor brukte du akkurat denne fremgangsmåten/informasjonen/strategien fremfor en annen?

Steg 3: Gå gjennom vurderingene

Sørg for at alle vurderinger er egnet for formålet og for rollen du skal besette. De må være utfordrende, men heller ikke for tidkrevende for kandidaten å gjennomføre eller for deg å vurdere. Du vil ikke havne i territoriet for vampyrrekruttering.

Hvis du vil ha mer dybde om fokuserte og engasjerende intervjuer, kan du lese artikkelen min om hvordan du intervjuer noen.

Ikke glem det grunnleggende

Med all denne praten om effektive intervjuer må du ikke glemme at intervjuet, når det gjelder kandidatopplevelsen, virkelig kan være avgjørende. 

Det er her kandidatene tilbringer mest tid sammen med deg, og selv om du ikke har hatt tid til å lage en svært flott karriereside med interaktivitet overalt, kan det å skape en god intervjuopplevelse veie opp for det.

Det betyr ikke at intervjuet skal være enkelt! De fleste kandidater foretrekker faktisk intervjuer som utfordrer dem og får dem til å tenke over fagområdet sitt, så rådene ovenfor om effektive intervjuer gjelder fortsatt.

Det jeg imidlertid vil rette oppmerksomheten din mot, er det grunnleggende som, når du gjør det riktig, sannsynligvis ikke får overstrømmende ros, men som vil føre til berettiget kritikk hvis du gjør det feil. 

Sørg alltid for å:

• Presentere deg selv og fortelle hva du gjør i selskapet
• Presentere selskapet også hvis dette er det første intervjuet
• Gi kontekst for hva du ønsker å ta opp i dette intervjuet
• Forsikre kandidaten om at de, enten intervjuet foregår på nett eller fysisk, kan ta en pause for å hente vann eller gå på toalettet hvis de trenger det. Vi er alle mennesker
• Sørge for at du har gått gjennom CV-en deres på forhånd og er forberedt med spørsmål som er relevante for dem
• Sørge for at du er presis (som vert bør du til og med være litt tidlig ute)
• Følge med på tiden og sørge for at kandidaten får tid til å stille spørsmål
• Smile og være nysgjerrig på personen overfor deg! 

Det virker grunnleggende, men jeg ser fortsatt situasjoner der folk glemmer et eller annet av dette, og det merkes alltid. 

Det ovennevnte koster ingenting å gjøre, men kan gi deg mange poeng for kandidatopplevelsen i et hav av arbeidsgivere som hopper over dette, men prøver å kompensere med prangende karrieresider.

Sett opp noen automatiseringer for å effektivisere arbeidet

Legg merke til bruken av ordet «noen»!

Den vanlige formelen er at jo mer tid en jobbsøker har brukt på intervjuer med rekruttereren, desto mer tid må du bruke på å gi vedkommende tilbakemeldinger, veiledning og oppmerksomhet.

Det er et gjensidig forhold; gode tilbakemeldinger til kandidater vil hjelpe både dem og teamet ditt med å bli bedre.

Vil det være 1–2 kandidater blant de mange som utnytter dette? 

Ja, men det vil også være alle de andre som du gjorde en forskjell for ved å menneskeliggjøre det som noen ganger kan føles som et svært stressende jobbsøk.

Moderne systemer for kandidatoppfølging (ATS) og rekrutteringsprogramvare har alle mulige former for automatisering. Her er noen du kan dra nytte av:

• Masseutsendelser/planlagte e-poster—kan brukes til avslag, varsler eller til å avtale neste steg med kandidater
• Administrasjon av karrieresiden for et godt førsteinntrykk
• Spørsmål i jobbsøknaden—ved å stille noen av de enkle «kryss-av»-spørsmålene tidlig kan du bidra til å effektivisere søknadsprosessen
• Chatboter som kan svare på enkelte vanlige spørsmål fra kandidater
• Undersøkelser av kandidatopplevelsen—automatisert på bestemte tidspunkter i intervjuprosessen (min anbefaling er på slutten).

Du kan for eksempel automatisere vanlige avslagsgrunner ved gjennomgang av CV-er—kanskje de ikke oppfyller kompetansekravene eller bor i feil tidssone. Du kan lage noen maler som passer til de vanligste årsakene.

Det tar kanskje to ekstra sekunder å finne riktig årsak, og selv om det finnes en frykt for at kandidater kan gå i forsvarsposisjon eller reagere og klage over den angivelig negative kandidatopplevelsen, vil avviste kandidater som oftest sette pris på at du har vurdert situasjonen deres og reagert på den.

Det gjenspeiler bedriftskulturen deres, og kandidatene vil også vite om de bør søke på de neste stillingene deres!

Du kan også automatisere enkelte e-poster når du flytter en potensiell kandidat mellom stadier og oppfølginger, for eksempel kan du i e-posten for å planlegge de første stadiene ha en forhåndsinnspilt video/Loom (eller et annet verktøy for videointervjuer) som forteller dem hva det neste steget i jobbsøknadsprosessen vil innebære.

Jeg har erfart at det er nyttig å lage en visuell fremstilling av hvordan rekrutteringsprosessen vil se ut for dem – som et kart!

Når du ikke bør automatisere

Som nevnt ovenfor bør jobbsøkeren få færre automatiserte meldinger jo mer tid vedkommende bruker på intervjuer.

Så snart de begynner å komme til de senere stadiene, bør du begynne å ringe dem og ha kontakt (dette kan være deg eller den rekrutterende lederen).

Du må begynne å vurdere om den nyansatte er entusiastisk med tanke på rollen. Entusiasme vil ikke være lik hos alle, så sørg for å gå dypere inn i motivasjonen deres! 

Vær nysgjerrig på mennesker og kandidatenes forventninger – de kan snart bli kollegaen din! Dette vil også hjelpe senere i tilbudsstadiet.

Her er et eksempel på en prosess jeg bruker:

Noen av dere sier kanskje allerede: «Dette er mye arbeid!» Ja, det er det, men skalering krever mye arbeid, og du kan ikke automatisere deg bort fra menneskelige relasjoner. 

Det er mennesker som ansetter mennesker, ikke selskaper, algoritmer eller Zapier.

Husk avslag som ikke er automatiserte

Du vil ha noen jobbkandidater som du har vurdert, eller som har gått gjennom X trinn i intervjuprosessen uten å bestå.

Igjen: Jo mer tid de har tilbrakt med selskapet ditt, desto mer oppmerksomhet vil avslaget deres kreve.

Gi kandidatene ordentlige tilbakemeldinger

Tilbakemeldinger er svært viktige av 2 grunner:

1. Det gir kandidatene noe å jobbe mot
2. Det holder rekrutterende ledere og rekrutteringsteam ansvarlige for grunnene til at de avslår kandidater. Det betyr at det ikke lenger holder å si «de passer ikke inn i kulturen» uten å forklare hvorfor. Noen ganger er svarene på «hvorfor» ikke særlig gode, så talentanskaffelsen må gå grundigere til verks. Jeg håper dere ikke avdekker noe negativt, men det er fullt mulig!

I EMEA kan tilbakemeldinger ikke lenger nektes på grunn av økningen i DSAR-er drevet av GDPR, slik at kandidater kan be om all informasjonen sin, inkludert skjemaene og vurderingsskjemaene. 

Sørg for at rekrutteringsteamene er klar over dette, slik at de virkelig tenker over hvorfor de går videre med eller avslår noen. Be dem presentere det som en forretningsmessig begrunnelse.

Selv Amazon kan ikke lenger si at de ikke gir tilbakemeldinger – det vet jeg, for jeg behandlet DSAR-er der!

Gå jevnlig gjennom kandidatenes tilbakemeldinger og vurderingsskjemaer

Gå jevnlig gjennom vurderingsskjemaene fra intervjupanelet for å sjekke at de holder mål! 

Noen spørsmål du kan stille:

• Gir de en ordentlig forretningsmessig begrunnelse?
• Finnes det en tydelig oversikt over spørsmålene som ble stilt, og svarene som ble gitt? 
• Er det tilstrekkelig detaljert? 
• Samsvarer den endelige konklusjonen med de samlede tilbakemeldingene, eller er de partiske et sted?

Alt dette vil gi deg en idé om hvor du kanskje må gripe inn og korrigere intervjuerne som ikke stiller kandidatene like grundige spørsmål eller som gir dem en dårlig opplevelse.

Et vurderingsskjema på tre setninger fra et 45-minutters intervju får meg til å lure på om vedkommende fulgte med i intervjuet!

Du kan kontrollere mye ved prosessen, men samspillet under intervjuet vil utgjøre hoveddelen av kandidatopplevelsen. Du må følge med og påpeke det når du ser at standardene ikke blir oppfylt.

Når du snakker med kandidaten etter intervjuene, eller på det siste stadiet, kan du spørre hvordan de har opplevd intervjuprosessen så langt.

Bonustips

Husk at folk har større sannsynlighet for å legge igjen en negativ omtale enn en positiv. Sørg for at færre får en virkelig negativ opplevelse, og følg opp tilbakemeldinger fortløpende.

Vil én eller to kandidater falle fra underveis i prosessen? 

Kanskje – ingen prosess er perfekt – men du vil ikke bli kjent som selskapet som aldri gir folk tilbakemelding, bare prioriterer kandidater som går gjennom prosessen, og lar de andre bli ignorert.

Noen bonustips:

• Ha færre møter: Hvis du har fulgt rådene ovenfor, og de ansvarlige for talentarbeidet, ansettelseslederen og ansettelsesteamet er samkjørte – ha færre møter. Hvis du har mer enn fire roller med samme ansettelsesleder, kan det være nødvendig med to møter i uken, men ellers bør du begrense det til ett.
• Ikke spar på planleggingen. Bruk 10 % mer tid på planlegging enn du tror du trenger.
• Ta telefonen og ring personen. Jeg vet at du synes du har det veldig travelt og ikke har tid, men hvis en samtale tar tre minutter (for eksempel et avslag eller noe annet) – bare gjør det. Når du først setter i gang, kan du komme gjennom så mange samtaler på en halvtime!
• Følg med på rekrutteringsmåltall og data. Bruk ett prosjektstyringsverktøy, for eksempel Kanban, som sannhetskilden for om du når milepælene i tide. Hvis ikke, bør du varsle tidligere fremfor senere og være klar til å hente inn støtte fra teamet eller ansettelseslederne (få dem også til å finne kandidater!).

Husk at det å skape en bedre kandidatopplevelse, selv under rask oppskalering, ikke betyr at du tar forhastede avgjørelser eller gjennomfører enkle intervjuer. Det betyr at du har en smidig ansettelsesprosess og at du intervjuer med et formål.

Bli med i samtalen

Lykke til med oppskaleringsarbeidet, og vurder å bruke noen verktøy for automatisering av rekruttering hvis du trenger hjelp på dette området.

Hvis du har spørsmål eller innsikter du vil dele, kan du finne meg i People Managing People-fellesskapet – et støttende fellesskap for HR- og bedriftsledere som deler kunnskap og ideer for å hjelpe deg med å utvikle karrieren din og gjøre en større forskjell i organisasjonen din.