Een functiebeschrijving schrijven: een gids van een expert

Het dient als leidraad voor zowel potentiële kandidaten als wervingsmanagers en andere leden van het wervingsteam.

De functieomschrijving moet voldoende informatie bevatten om de interesse van werkzoekenden te wekken en hen te motiveren verder te gaan met het wervingsproces.

Het is ook een gelegenheid om een indruk te geven van de cultuur, missie en waarden van je bedrijf en helpt verwachtingen tussen werkgevers en werknemers op elkaar af te stemmen.

Onderdelen van een functieomschrijving

Functietitel

Vermeld duidelijk de functietitel, die een juiste weerspiegeling moet zijn van de functie en het niveau ervan binnen de organisatie.

Voorbeelden: operationeel directeur (COO), marketingdirecteur, senior softwareontwikkelaar, teamleider verkoop, HR-coördinator, klantenservicemedewerker.

Doel van de functie

Geef een kort overzicht van de functie, waarin het hoofddoel ervan wordt beschreven en wordt uitgelegd hoe deze binnen de organisatie past.

Taken en verantwoordelijkheden

Vermeld de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden die bij de functie horen. Gebruik opsommingstekens voor de duidelijkheid en begin elk punt met een werkwoord (bijv. "Beheren", "Ontwikkelen", "Coördineren").

Vereiste kwalificaties

Beschrijf de vereiste kwalificaties, waaronder opleiding, certificeringen, de vereiste mate van ervaring en vaardigheden.

Opleiding

Specificeer de opleidingskwalificaties die nodig zijn om de taken en verantwoordelijkheden van de functie effectief uit te voeren. Vermeld duidelijk de relevante studierichtingen, soorten diploma's of specifieke specialisaties die de vereiste kennis voor succes in deze functie bieden.

Ervaring

Specificeer het minimale aantal jaren voltijdse werkervaring dat vereist is voor de functie, samen met de relevante soorten ervaring die nodig zijn om in aanmerking te komen.

Als stages, werkervaring tijdens de bacheloropleiding of assistentschappen voor afgestudeerden als aanvaardbare ervaring worden beschouwd, vermeld dit dan duidelijk als kwalificerende ervaring.

Kennis, vaardigheden en capaciteiten

Definieer duidelijk het kennisniveau dat vereist is om in de functie te beginnen door de benodigde diepgang van inzicht te specificeren. Gebruik de volgende definities als richtlijn:

• Praktische kennis: Basiskennis van principes en terminologie, waarmee eenvoudige problemen kunnen worden opgelost.
• Algemene kennis: Voldoende deskundigheid op het vakgebied om standaardtaken en typische werksituaties uit te voeren, met inbegrip van vertrouwdheid met belangrijke aspecten van het onderwerp.
• Grondige kennis: Gevorderd inzicht in het onderwerp, waarmee complexe problemen kunnen worden opgelost, technisch advies kan worden gegeven en als vraagbaak voor anderen kan worden gefungeerd.
• Uitgebreide kennis: Beheersing op expertniveau, met diepgaand begrip, innovatief denkvermogen en de ontwikkeling van nieuwe concepten of benaderingen (gebruik dit niveau spaarzaam voor zeer gespecialiseerde functies).

Vermeld daarnaast specifieke vaardigheden en capaciteiten die essentieel zijn voor succes in de functie en voeg eventuele vereiste vergunningen of certificeringen toe.

Gewenste kwalificaties

Een uitgebreidere lijst met gewenste kwalificaties kan helpen om het potentieel van een kandidaat voor succes en productiviteit in de functie verder te beoordelen.

Hoewel deze kwalificaties niet essentieel zijn voor het uitvoeren van de kerntaken van de functie, vergroten ze het vermogen van een kandidaat om uit te blinken. 

Gewenste kwalificaties worden beschouwd als "mooi meegenomen" en omvatten aanvullende opleiding, relevante ervaring, gespecialiseerde kennis, geavanceerde vaardigheden en specifieke capaciteiten die aansluiten bij de doelstellingen van de functie en de behoeften van de organisatie.

Het opnemen van dergelijke criteria geeft een duidelijker beeld van de ideale kandidaat en biedt tegelijkertijd flexibiliteit in het wervingsproces.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Arbeidsomstandigheden

Beschrijf de arbeidsomstandigheden en fysieke vereisten die rechtstreeks verband houden met de essentiële taken van de functie, om naleving van de Americans with Disabilities Act (ADA) te waarborgen. 

Specificeer het type, de intensiteit (inspanning), frequentie (hoe vaak) en duur (tijdsduur) van de vereiste fysieke of mentale capaciteiten.

Houd rekening met de volgende factoren:

• Werkomgeving: Specificeer of het werk binnen (bijvoorbeeld op kantoor) of buiten wordt uitgevoerd en vermeld relevante omgevingsfactoren.
• Blootstellingsrisico's: Vermeld eventuele blootstelling aan gevaarlijke stoffen, extreme temperaturen, hard geluid of andere omgevingsrisico's.
• Fysieke vereisten: Neem essentiële fysieke taken op, zoals klimmen, staan, hurken, bukken of typen.
• Tillen/fysieke inspanning: Definieer het vereiste niveau van fysieke inspanning:
  • Zittend: Tot 10 pond
  • Licht: Tot 20 pond
  • Gemiddeld: Tot 50 pond
  • Zwaar: Meer dan 50 pond
• Werkschema: Geef aan of de functie vereist dat er 's nachts, in het weekend of regelmatig stand-by wordt gewerkt.
• Locatie en reisvereisten: Specificeer de locatie en of reizen vereist is, inclusief de frequentie en bestemmingen indien van toepassing.
• Aanwijzing als noodpersoneel: Verduidelijk of de functie tijdens noodsituaties of kritieke werkzaamheden als essentieel wordt beschouwd.

Deze informatie zorgt ervoor dat de verwachtingen voor de functie duidelijk zijn omschreven en ondersteunt tegelijkertijd een inclusief wervingsproces dat aan de voorschriften voldoet.

Missie, visie en waarden van het bedrijf

Beschrijf duidelijk de missie, visie en kernwaarden van de organisatie om het doel en de langetermijndoelstellingen over te brengen.

Dit helpt kandidaten de leidende principes en culturele verwachtingen van het bedrijf te begrijpen, evenals de manier waarop hun rol bijdraagt aan het algehele succes.

Salaris, extra's en bonussen

Overweeg om het salaris, de extra's en de bonusstructuur voor de functie te beschrijven, zodat kandidaten duidelijke verwachtingen hebben. 

Je kunt een salarisrange, arbeidsvoorwaarden, bonussen en provisiestructuur opnemen, evenals de extra's die je biedt.

Door deze aspecten duidelijk te communiceren, begrijpen kandidaten het totale beloningspakket en kunnen ze de volledige waarde van de functie beoordelen.

Een functieomschrijving schrijven: proces in 4 stappen

1. Maak een eenvoudige en begrijpelijke functietitel

Begin met de functietitel. Mijn motto is om eenvoudige en begrijpelijke taal te gebruiken.

Als er al een naamgevingsconventie bestaat voor een bepaalde functie, hoef je niet creatief te zijn met de functietitel. Anders zullen mensen moeite hebben om op basis van de titel te bepalen of de functie bij hen past. 

Voorbeeld: Als de functie Accountmanager is, noem die dan zo in plaats van bijvoorbeeld "Goeroe klantrelaties" of iets dergelijks.

2. Bepaal verantwoordelijkheden en resultaten

Beschrijf vervolgens de verantwoordelijkheden van de functie en hoe deze bijdragen aan je organisatiedoelstellingen. Kandidaten willen deze informatie graag hebben!

Als je moeite hebt met het opstellen van de verantwoordelijkheden, maak dan een lange lijst van alle functiespecificaties die je kunt bedenken en die de persoon in deze rol moet uitvoeren.

Je kunt een vergelijkbaar raamwerk gebruiken als het raamwerk dat je zou opstellen voor je strategie voor het vinden van kandidaten, om je gedachten te structureren.

Maak vervolgens de lange lijst met taken die je hebt opgesteld korter. Het doel is om informatief te zijn zonder de lezer met informatie te overladen. 4-6 opsommingstekens voor verantwoordelijkheden en hetzelfde aantal voor vaardigheden is een goede richtlijn.

Nadat je hebt besloten welke verantwoordelijkheden je wilt opnemen, denk je terug aan je missie als bedrijf. Misschien heb je enkele OKR's of doelstellingen voor het team waaraan deze taken zullen bijdragen.

Begin deze als resultaten te formuleren en voeg ze toe aan de lijst. Zo kun je een specifieke reeks verantwoordelijkheden aan een resultaat koppelen.

Voorbeeld

Stel dat je een technische talentpartner werft. Je zou deze verantwoordelijkheden en gewenste resultaten in de functieomschrijving kunnen opnemen:

• Kandidaten binnen productontwikkeling en engineering werven, benaderen en selecteren om ons te helpen in de komende 9 maanden op te schalen van X naar XX medewerkers.
• Samenwerken met leidinggevenden die personeel aannemen om wervings- en inwerkplannen en prioriteiten op te stellen ter ondersteuning van schaalvergroting en groei, en tegelijkertijd te zorgen voor een geweldige ervaring voor nieuwe medewerkers.

Blijf steeds verwijzen naar de missie van het bedrijf en waarom jullie bestaan. Dit creëert een gevoel van verbondenheid met de functie en daarmee ook een gevoel van verbondenheid bij de potentiële kandidaat die de tekst leest.

3. Beschrijf de noodzakelijke vaardigheden en eigenschappen

Ga van daaruit nadenken over de vaardigheden, relevante ervaring, opleiding, certificeringen en eigenschappen die vereist zijn om iemand als gekwalificeerde kandidaat te beschouwen.

Dit moet echt zijn afgestemd op de doelgroep voor je openstaande functie.

Vaardigheden en eigenschappen voor functies op instapniveau

Als je iemand werft voor een functie op instapniveau, vermeld dan niet dat er 2-3 jaar ervaring in X vereist is.

Deze vicieuze cirkel van "ervaring nodig hebben om ervaring op te doen" komt zo vaak voor dat er een populaire meme van is gemaakt.

Richt je bij een functie op instapniveau meer op de eigenschappen en ambities van de potentiële kandidaat. Als je bijvoorbeeld iemand werft voor een administratieve functie op instapniveau, neem dan zaken op zoals:

• Oog voor detail
• Organisatievermogen
• Vermogen om prioriteiten te stellen

Ervaring hiermee kan op veel manieren worden opgedaan en hoeft niet noodzakelijk voort te komen uit eerdere administratieve werkzaamheden.

Vaardigheden en eigenschappen voor functies boven instapniveau

Voor functies boven instapniveau moet je specifieke ervaring, vereisten of zelfs kwalificaties opnemen om de juiste kandidaten aan te trekken.

Het vermelden van het minimale aantal jaren ervaring is een verdeeld onderwerp. Sommige bedrijven zweren erbij, terwijl andere het liever vaag houden.

Een valkuil waar je echter op moet letten, is dat je niet meer jaren ervaring vraagt dan de technologie bestaat, zoals in het onderstaande voorbeeld:

Deze laat ik aan jou over, omdat ik beide kanten van het argument zie. Persoonlijk denk ik wel dat een globale richtlijn nuttig kan zijn voor mensen, maar dat deze niet als absolute waarheid moet worden beschouwd, en ik neig ernaar deze niet te gebruiken.

4. Benadruk waarom je bedrijf een geweldige plek is om te werken

Hoe beter de kandidaat, hoe meer carrièremogelijkheden diegene heeft; dat is gewoon een feit.

Hoewel het dus belangrijk is om informatie over de functie te geven, is het net zo belangrijk om potentiële sollicitanten een voorproefje te geven van wat je bedrijfscultuur te bieden heeft.

Overweeg een samenvatting en enkele opsommingstekens over de volgende eigenschappen toe te voegen:

• Missie en waarden van het bedrijf
• Type werkomgeving (d.w.z. op kantoor, op afstand of hybride)
• Extra's (d.w.z. een informele kledingcode of gratis lunches op vrijdag)
• Arbeidsvoorwaarden (d.w.z. ziektekostenverzekering, tandheelkundige zorg en dekking voor geestelijke gezondheidszorg)
• Initiatieven voor gezondheid en welzijn
• Mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling
• Beleid voor vakantiedagen en betaald verlof
• Beleid rondom eerlijke en/of diverse werving

Onthoud dat je vacature reclame maakt voor je bedrijf als geheel, en niet alleen voor de openstaande functie.

Hierbij zal een duidelijke waardepropositie voor werknemers (EVP) je enorm helpen. In wezen is een EVP een reeks unieke voordelen en aanbiedingen die een werkgever belooft aan zijn werknemers te leveren in ruil voor hun vaardigheden, expertise en inzet. 

Zie het als de waarde die een organisatie aan haar werknemers biedt in ruil voor hun bijdragen.

Beste praktijken voor het schrijven van een functieomschrijving

1. Maak een standaardtemplate voor functieomschrijvingen

Hier komt je werkgeversmerk om de hoek kijken en werk je idealiter samen met je marketingmanager. 

Je wilt een identiteit creëren waarin bepaalde zaken gestandaardiseerd en herkenbaar zijn, bijvoorbeeld koppen die de blik door de pagina leiden en de bedrijfsinformatie.

2. Gebruik een consistente toon

De toon is ook iets waarbij marketing je kan helpen, omdat deze een onderdeel vormt van de merkidentiteit van een werkgever. Als je niet bekend bent met wat ik bedoel met 'toon', volgen hier enkele voorbeelden van de rol die toon speelt in functieomschrijvingen.

Voorbeelden van toon

1. Jij versus de lijdende vorm. Ik ben er groot voorstander van om "jij" te gebruiken in functieomschrijvingen. Ik denk dat dit een band met de kandidaat creëert en helpt om de ervaring te visualiseren en menselijk te maken. Dit staat in contrast met de lijdende vorm, die bijvoorbeeld klinkt als: "De ideale kandidaat voor deze functie dient..."
2. Formaliteit van de taal. Sommige bedrijven communiceren op een zeer formele toon, terwijl andere meer ontspannen taal gebruiken—beide zijn prima en beide zeggen iets over de cultuur van de organisatie. Maar als de toon van je bedrijf informeel is en je functieomschrijvingen lezen als een uitnodiging voor een koninklijk gala, kun je je bedrijf onbedoeld verkeerd voorstellen en kandidaten in verwarring brengen.

3. Houd het eenvoudig 

Gebruik eenvoudige en toegankelijke taal (tenzij je het over specifieke technische termen hebt). Niemand zal onder de indruk zijn als iemand een synoniemenwoordenboek nodig heeft om je functieomschrijving te begrijpen —tenzij je een schrijver van synoniemenwoordenboeken aanneemt!

4. Houd het korter 

Elke functie omvat een berg aan verantwoordelijkheden en taken. Maar als je alles uitschrijft, krijg je een muur van tekst die maar weinig mensen zullen lezen. 

Opsommingstekens zijn je beste vriend en het is mogelijk om sommige taken te groeperen en samen te vatten in één opsommingsteken (zie het voorbeeld van Tech Talent Partner hierboven).

5. Koppel verantwoordelijkheden aan resultaten

Probeer de persoon te helpen zichzelf in de functie voor te stellen door de verantwoordelijkheden te koppelen aan resultaten en de resultaten aan team- of bedrijfsdoelen. 

Je wilt ervoor zorgen dat de juiste kandidaat zich al voorstelt hoe diegene met je bedrijf zal meegroeien.

6. Experimenteer

Net als bij alle zaken rondom recruitmentmarketing loont het om dingen fris te houden en een beetje te experimenteren. 

Schrijf misschien een paar functieomschrijvingen voor elke functie en voer een A/B-test uit om te zien welke beter presteert wat betreft het aantal en, nog belangrijker, de kwaliteit van de kandidaten.

Je zult functieomschrijvingen na verloop van tijd natuurlijk ook moeten bijwerken als er binnen de organisatie dingen veranderen.

5 dingen om op te letten in een functieomschrijving

1. Opvulvereisten

Ik ben er stellig van overtuigd dat je de persoon die je voor de functie nodig hebt niet goed genoeg kent als alles wat je schrijft "goede communicatieve vaardigheden" of "oog voor detail" is.

Je moet nadenken over welke soorten communicatieve vaardigheden vereist zijn en explicieter zijn. Vage of ronduit belachelijke functie-eisen jagen toptalent snel weg.

Een productmanager moet bijvoorbeeld beschikken over "aantoonbare cross-functionele communicatieve vaardigheden, waarbij diegene zowel zakelijke als technische behoeften kan begrijpen".

Dit biedt meer houvast.

2. Opleidingsvereisten

Dit is een gevoelig onderwerp, maar wat ik wil zeggen is: denk na over wat absoluut noodzakelijk is.

Als er een specifieke kwalificatie of certificering vereist is, is het absoluut logisch om die te vermelden.

Maar een "minimumcijfer van 2:1 aan een top-20-universiteit" sluit ongelooflijk veel mensen uit. We moeten proberen afstand te nemen van deze praktijk, zeker gezien de vele alternatieve routes naar een carrière.

3. Uitsluitende taal

Uitsluitende taal in functieomschrijvingen kan diverse kandidaten afschrikken en een niet-inclusieve sfeer creëren. 

Het is belangrijk om inclusieve taal te gebruiken om een bredere talentenpool aan te trekken, de reputatie van het bedrijf te verbeteren en naleving van de wet te waarborgen.

Voorbeelden hiervan zijn het gebruik van genderneutrale termen en het vermijden van leeftijdsgebonden of cultureel bevooroordeelde formuleringen.

4. Opmaak op vacaturebanken

Let goed op hoe je opmaak op verschillende vacaturebanken kan worden weergegeven. Ik heb vaak veel werk gestoken in mooie koppen en opsommingstekens, om vervolgens te zien dat de vacaturebank een muur van tekst toont wanneer je de vacature bekijkt.

Zoek naar een knop voor een voorbeeldweergave, bekijk de opmaakregels van de vacaturebank (meestal op de pagina met de editor), of zorg er op zijn minst voor dat je de gepubliceerde vacature direct na plaatsing bekijkt om de opmaak te controleren. 

5. Salarisbereik

In steeds meer rechtsgebieden is het verplicht om een salarisschaal of salarisbereik in een JD te vermelden.

Ik vind dit een interessante stap om het speelveld gelijker te maken en kandidaten meer macht te geven tijdens onderhandelingen. 

Als je van plan bent salarissen aan te passen afhankelijk van de locatie van een kandidaat die op afstand werkt, zorg er dan voor dat je dat specificeert.

Hulpmiddelen

Een functieomschrijving helemaal opnieuw schrijven kan leiden tot een ernstig geval van het 'legepagina-syndroom'—de aandoening waarbij je naar een lege pagina staart en merkt dat je gedachten net zo leeg zijn. Hier zijn enkele hulpmiddelen die je kunnen helpen:

Lees andere functieomschrijvingen om een beginpunt te vinden

Hoe eenvoudig het ook klinkt: als je echt vastloopt bij het beschrijven van een functie (dit gebeurt vaak bij junior- of operationele functies), kijk dan hoe andere bedrijven deze beschrijven. 

Bekijk enkele voorbeelden van concurrenten en misschien ook een paar van volledig andere bedrijven, om te zien wat de overeenkomsten en verschillen zijn (als je bijvoorbeeld een B2B SaaS-bedrijf bent, kijk dan hoe bedrijven in de consumentengoederenbranche over deze functie schrijven).

Als je eenmaal een aanpak hebt gekozen, kan software voor het beheren van functieomschrijvingen helpen om omschrijvingen voor verschillende functies te standaardiseren en bij te houden.

Gebruik een genderdecoder om uitsluitende taal te herkennen

Onderzoek na onderzoek heeft twee belangrijke verschillen aangetoond in de manier waarop mannen en vrouwen naar banen solliciteren. 

Vrouwen proberen over het algemeen te voldoen aan 100% van de vereisten voor een functie voordat ze solliciteren (vandaar dat je samenvat en het bij minder opsommingstekens houdt), en ze zullen minder snel reageren op overdreven agressief of uitsluitend taalgebruik.

Onlangs zag ik "Hij/Zij komt in een team van 4 mannen te werken". Goed gedaan met Hij/Zij (beter zou Je zijn), maar vervolgens lieten ze het afweten met het team van 4 mannen. Is het een gebruikelijke formulering—ja. Kan het uitsluitend zijn—ook ja.

Hiervoor bestaan meerdere hulpmiddelen. Datapeople en Textio zijn betaalde hulpmiddelen met geavanceerde functies, zoals taaldecoders en bepaalde vormen van AI (ze herkennen bijvoorbeeld bepaalde formuleringen), en Genderdecoder is eenvoudiger maar gratis. 

Het zal je misschien verbazen wat als uitsluitend taalgebruik kan worden beschouwd, vooral als je je schrijfwerk nooit kritisch hebt hoeven bekijken. Uit een recent onderzoek bleek dat taal zelfs invloed kan hebben op de gemiddelde leeftijd van je sollicitanten.

ChatGPT

ChatGPT en andere chatbots kunnen je helpen bij het schrijven van functieomschrijvingen door duidelijke, inclusieve en aantrekkelijke teksten te leveren die zijn afgestemd op je behoeften. Volg bij het gebruik van ChatGPT voor het schrijven van functieomschrijvingen deze aanbevolen werkwijzen:

1. Geef duidelijke details: Beschrijf duidelijk de verantwoordelijkheden van de functie, de vereiste vaardigheden, kwalificaties en eventuele specifieke bedrijfswaarden of culturele aspecten, zodat de inhoud accuraat en relevant is.
2. Richt je op inclusiviteit: Benadruk het gebruik van inclusieve taal om een diverse groep kandidaten aan te trekken en vermijd termen die bepaalde groepen onbedoeld kunnen uitsluiten.
3. Controleer en bewerk: Controleer en verfijn de gegenereerde inhoud altijd op nauwkeurigheid, toon en aansluiting bij de communicatiestijl van je bedrijf zoals beschreven in het werkgeversmerk.
4. Zorg voor naleving van de wet: Controleer of het gebruikte taalgebruik voldoet aan de wetgeving inzake gelijke kansen op werk en andere relevante regelgeving.

Voorbeeldprompt:

"Schrijf een gedetailleerde functieomschrijving voor de functie [Functietitel]. Neem een aantrekkelijke functieomschrijving, de belangrijkste verantwoordelijkheden, vereiste kwalificaties (opleiding, ervaring, vaardigheden), gewenste kwalificaties, arbeidsomstandigheden, fysieke vereisten en eventuele relevante extra's of voordelen op. Stem de toon af op [professioneel/informeel/aansprekend] en laat de inhoud aansluiten bij de branchenormen."

Sollicitantvolgsystemen

Tot slot beschikken sommige sollicitantvolgsystemen (ATS) ook over sjablonen voor functieomschrijvingen die je kunt gebruiken en tips om je vacatures te optimaliseren voor SEO, zodat ze bij de juiste mensen onder de aandacht komen.

Bekijk die zeker en overleg, als je een interne SEO-specialist hebt, misschien met die persoon wat je nog meer kunt doen.

Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People

Voor meer advies over het schrijven van een functieomschrijving en werving in het algemeen kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om je te helpen vooruitgang te boeken in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.